Тезисы доклада:

advertisement
Автоматизация оперативно-распорядительного документооборота.
Практический опыт
Аксельрод Александр Викторович – Директор направления
«Документооборот», ООО «Корус Консалтинг»
1. Бизнес-задачи современного предприятия:
a. Повышение эффективности деятельности компании в целом
b. Повышение прозрачности и управляемости компании
c. Повышение уровня информационной безопасности компании
2. Наиболее востребованные функциональные решения:
a. Организационно-распорядительный документооборот
b. Договорной документооборот
c. Управление техническими документами
d. Управление финансовыми документами
e. Работа с архивом документов
f. Управление работой проектных команд
3. Автоматизация организационно-распорядительного документооборота
a. Организационно-распорядительной документооборот (ОРД)
включает в себя работу со следующими типами документов:
входящими, исходящими, организационными (инструкции,
положения, регламенты и т.д.), распорядительными (приказы,
распоряжения и т.п.) и информационно-справочными
(служебные записки, заявки, акты и т.д.).
4. Перечень решаемых задач:
a. Разработка и внедрение регламента работы с документами,
включая перечень всех видов документов, а также шаблонов, по
которым должны создаваться документы
b. Формализация и согласование со всеми заинтересованными
подразделениями маршрутов документов
c. Определение состава атрибутов для всех видов документов
d. Создание единого для всех информационных систем
предприятия справочника организационной структуры
e. Формализация политики безопасности и распределение прав по
работе с документами
f. Определение механизмов для оперативного контроля
исполнительской дисциплины
g. Разработка механизмов интеграции системы ОРД в общую
информационную среду предприятия
5. Этапы проекта
a. Системное проектирование
b. Техническое проектирование
c. Внедрение и обучение персонала
6. Оценка длительности проекта. Качественная оценка:
a. Ввод проектов документов
b. Согласование проектов документов
c. Утверждение документов
d. Регистрация документов
e. Исполнение документов
f. Хранение и поиск документов
g. Контроль и анализ процессов
документооборота
h. Формирование отчетности
7. Оценка длительности проекта. Количественная оценка:
a. Виды документов: входящие – 3 вида, исходящие - 4,
распорядительные – 6, организационные – 6, информационносправочные – 10.
b. Реквизиты: 22 реквизита для каждого вида документа.
c. Подсистемы: 10, например, подсистема создания и
редактирования, подсистема поиска, подсистема согласования и
т.п.
d. Операции: более 50, например, регистрация документа,
нормоконтроль, установка штампа на сканированный образ
документа, электронно-цифровая подпись документа, поддержка
версионности вложений и т.д.
e. … список работ можно дополнить требованиями на справочники,
надежность, разграничение прав и т.д
8. Типовое решение
a. Готовые шаблоны требований (ГОСТ, RUP)
b. Работающий прототип системы, который можно использовать
сразу после развертывания
c. Оптимизированный интерфейс конечного пользователя
d. Оптимизировано для работы «под нагрузкой»
e. Готовые программы обучения сотрудников
f. Готовые шаблоны руководства пользователя и администратора.
g. Опыт внедрения на крупных предприятиях в различных
отраслях.
9. Вывод
Задача автоматизации организационно-распорядительного
документооборота достаточно масштабна и сложна. Разработка
решения, не имея хорошей экспертизы и работающего прототипа
системы, может занять довольно много времени.
Выход – использовать типовое решение и шаблоны требований
(готовые спецификации). Сроки внедрения с использованием
типового решения – 2-3 месяца от старта до промышленной
эксплуатации.
10.Основные результаты от внедрения ОРД. Эффект от поиска
документов в СЭД.
Исследования аналитиков, таких как Gartner и Xerox показывают:
a. 80% документов предприятия непосредственно поддерживают
процессы основной деятельности;
b. 3 часа в день работники тратят на поиск необходимых
документов;
c. В 60% случаев работники не могут найти документы, которые им
необходимо, следовательно, 1,5 часа рабочего времени тратится
впустую;
d. 70% ВСЕГО содержания разрабатывается повторно
Исходя из предположения, что с документами работает не менее 200
сотрудников компании, с ежемесячной ставкой 10 000 рублей, получаем, что
компания теряет около 250 000 Евро в год (в виде выплаченной ЗП), только
из-за того, что сотрудники не могут оперативно найти нужный документ.
(Расчет: 4,5 месяца в год один сотрудник тратит на поиск нужных
документов, или, получаем: 4,5х200х10 000/36=250 000 Евро)
11.Основные результаты от внедрения ОРД. Эффект от отсутствия потери
документов.
Оценим затраты на работу с бумажными документами
 В среднем делается по 4 копии каждого документа;
 Один из каждых 40 документов теряется;
 На повторное создание каждого из потерянных документов тратится
не менее 4 часов рабочего времени;
В год создается и обрабатывается около 500 000 документов (включая
договоры, счета, приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.),
следовательно, при отсутствии системы электронного документооборота
компания тратит более 80 000 Евро (в виде выплаченной ЗП) на
восстановление утерянных документов.
(Расчет: 12 500 документов теряется в год, на их восстановление требуется
284 чел/мес. рабочего времени: 284х10 000/36=78 889 Евро)
Скачать