И. Сильванович Электронная таблица Microsoft Excel

advertisement
И. Сильванович
Электронная таблица Microsoft Excel
1. Характеристика программы
Программа Excel предназначена для создания вычисляемых таблиц. Вычисляемой называется
такая таблица, ряд ячеек которой, расчитывается по формулам в зависимости от других ячеек этой же
таблицы. Примерами вычисляемых таблиц могут служить балансы предприятий, расчёты по выплате
заработной платы и даже классный журнал, в котором четвертные отметки расчитываются как среднее
арифметическое текущих отметок. Программа Excel позволяет красочно оформить таблицу,
отформатировать данные, содержащиеся в ней, построить по этим данным диаграмму любой требуемой
формы, отсортировать данные таблицы, распечатать итоговый документ целиком или частично. Excel
имеет встроенную программу проверки орфографии и встроенный графический редактор.
Файловые команды программы Excel совпадают с аналогичными командами других программ
Windows: сохранение документа в файл производится командами “Файл - Сохранить как” (для новых
документов) и “Файл - Сохранить” (для новых версий существующих документов). Документы,
созданные в программе Excel имеют расширение “.xls”. Загрузка ранее созданного документа
осуществляется командой “Файл - Открыть”. Создание нового документа производится по команде
“Файл - Создать”.
Для импортирования данных внутри программы Excel и между программами среды Windows
используется буфер обмена. Для работы с ним в Excel имеются типовые команды “Правка - Вырезать”,
“Правка - Копировать” ,“Правка - Вставить”.
2. Ввод данных в ячейки
Рабочее поле Excel представляет собой сетку, столбцы которой пронумерованы буквами, а строки числами. В соответствии с этим каждая ячейка имеет свое собственное имя (адрес), состоящее из имени
столбца и имени строки - А2, В4, АС78 и т.п. Перемещение по всему рабочему полю можно
осуществлять с помощью линеек прокрутки находящихся справа и снизу.
Каждая ячейка может содержать число, текст или формулу (состоящую, в свою очередь, из чисел и
имен других ячеек). Содержание ячейки (значение), на которой находится курсор в данный момент,
отображается в так называемой “строке формул” (находится под панелью инструментов), где слева
обозначено имя ячейки, а справа - ее значение. Если ячейка вычисляется по формуле, то в самой ячейке
будет находиться ее численное значение, а в строке формул - соответствующая формула.
Перемещать курсор по ячейкам следует с помощью клавиш управления курсором или с помощью
мыши (щелчок левой клавишей на требуемой ячейке).
Чтобы внести числовые данные или текст в какую-либо ячейку следует:
 установить курсор на требуемую ячейку;
 осуществить ввод данных;
 нажать клавишу Enter или переместиться на другую ячейку.
Если данные в ячейке необходимо изменить, то можно или ввести их заново (наиболее простой
способ) или воспользоваться следующим правилом: курсор устанавливается на требуемую ячейку,
производится щелчок мышью в строке формул и, после внесения необходимых изменений, нажимается
клавиша Enter.
Удаление данных и формул из ячейки (очистка) осуществляется установкой курсора на ячейку и
нажатием клавиши Delete. Для удаления содержания группы ячеек их вначале выделяют. Следует
помнить, что в этой программе можно выделять и разрозненные ячейки, для этого надо держать нажатой
клавишу Ctrl.
О ячейках, содержащих числа, необходимо помнить следующее: каждое число, введенное в ячейку,
будет автоматически округляться до определенного числа знаков после запятой. Для увеличения
разрядности дробной части нужно воспользоваться кнопкой разрядов:
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Уроки”
2
Каждое нажатие на эту кнопку увеличивает разрядность дробной части на один разряд. Рядом с этой
экранной кнопкой находится другая, выполняющая обратную операцию - уменьшающая разрядность
дробной части.
3. Ввод формул в ячейки
Содержание любой формульной ячейки обязательно должно начинаться со знака “=“. Так например,
если ячейка В5 рассчитывается как среднее арифметическое ячеек С6 и Е7, то после установки курсора
на В5 следует набрать “=(С6+Е7)/2” (что отобразится в строке формул) и нажать Enter.
Ниже приведена таблица соответствия некоторых математических операций их обозначениям в
формулах Excel. Операции в таблице расположены в соответствии с последовательностью их выполнения
в формуле.
Операция
Обозначение в формуле
Пример
Возведение в степень
^
3,61^(5/3)
Умножение
*
678,8*56,8
Деление
/
234,89/78,65
Сложение
+
678,4+98,65
Вычитание
89,543-54,296
Обратите внимание, что в качестве разделителя целой и дробной части числа в программе Excel
используется запятая, а не точка.
Формула может содержать функцию. Если в формуле должна содержаться некая функция, то
следует нажать на кнопку “Функция”:
Затем:
 в первом появившемся диалоговом окне следует выбрать требуемую функцию из списка
предложенных (они сгруппированы по категориям); нажать кнопку “Ок”;
 во втором диалоговом окне, в поле “Число” ввести аргумент этой функции, нажать кнопку “Ок”.
Аргументом функции может являться число, имя ячейки с известным значением или диапазон ячеек.
Например, при указании в качестве аргумента записи (A1:B3), операция будет произведена над шестью
ячейками - A1, A2, A3, B1, B2, B3. Ниже приведены названия наиболее распространённых
математических функций.
СУММ - вычисление суммы ячеек, указанных в качестве аргумента;
СРЗНАЧ - вычисление среднего арифметического ячеек, указанных в качестве аргумента;
СЧЁТ - вычисление количества ячеек, указанных в качестве аргумента;
МАКС и МИН - вычисление максимального или минимального значения ячейки из указанных в
качестве аргумента;
СУММЕСЛИ - вычисление суммы только тех ячеек, из указанных в качестве аргумента, которые
отвечают условию; например, если в качестве аргумента указать СУММЕСЛИ(A1:F1;">2"), то
суммироваться будут те ячейки от A1 до F1, значение которых больше 2;
СЧЁТЕСЛИ - вычисление количества только тех ячеек из указанных в качестве аргумента, которые
отвечают условию; например, если в качестве аргумента указать СЧЁТЕСЛИ(A1:B4; "=5"), то будет
подсчитано количество тех ячеек, значение которых равно 5.
При вводе формул можно использовать следующий принцип: вместо того, чтобы вводить в формулу
имя ячейки, достаточно щелкнуть на этой ячейке мышью - имя ячейки появится в формуле
автоматически.
4. Форматирование и оформление данных
Процесс оформления документа в Excel сходен с аналогичной процедурой в программе Word for
Windows: перед проведением той или иной операции фрагмент необходимо выделить, после чего
выполняется команда меню или нажимается экранная кнопка.
Выделение фрагмента в Excel производится так: для выделения блока ячеек надо провести мышью с
нажатой левой клавишей по диагонали блока; для выделения группы строк или столбцов надо провести
мышью соответственно слева или сверху от них. Если необходимо выделить несколько ячеек,
находящихся в разных местах таблицы, то в момент выделения следует нажать клавишу Ctrl и не
отпускать ее до окончания операции.
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Уроки”
3
Перенос таблицы в другое место того же документа посредством мыши начинается с выделения
ячеек таблицы. Затем мышь подводят к любой границе выделенного фрагмента (курсор должен
превратиться в стрелку), нажимается левая клавиша мыши и таблицу “тянут” до ее нового
месторасположения. Если в момент проведения данной процедуры будет нажата клавиша Ctrl, то
произойдет не перенос ячеек, а их копирование. Аналогичные операции можно провести и с помощью
буфера обмена; кроме того, буфер позволяет переносить таблицы между разными документами.
Оформление таблицы после ее выделения осуществляется командой “Формат - Автоформат”, после
чего в диалоговом окне выбирается подходящий стиль оформления. Если результат оформления по
каким-то причинам не устроил Вас, таблицу можно дооформит вручную, используя нижеперечисленные
средства.
Выравнивание данных в выделенных ячейках производится нажатием на соответствующую
экранную кнопку:
Нажатие на эти кнопки выравнивает содержание выделенных ячеек соответственно по левой, правой
границе или по центру.
Для изменения шрифта в выделенном фрагменте служат два крайних левых поля на линейке
форматирования. Нажатие на экранную кнопку со стрелкой, смотрящей вниз, открывает список
используемых типов шрифтов, в котором выбирается требуемый. Аналогично задается размер (высота)
шрифта.
Ширину строк и столбцов таблицы можно легко изменить, если “потянуть” мышью за границу,
находящуюся в поле имен строк и столбцов. Таким образом, в ячейки таблицы можно “уместить” текст
любой длины. Но если текст в ячейке слишком длинный, его целесообразно разместить в несколько
строк. Для этого ячейку с текстом выделяют, выполняют команду меню “Формат - Ячейки”, находят
вкладку “Выравнивание” и ставят галочку в поле “Переносить по словам”.
При создании текстового заголовка таблицы или иных надписей вне ее следует иметь ввиду, что
если текст в ячейке не умещается, он растянется на ячейки находящиеся справа, но только в том случае,
если они свободны.
5. Печать документа
Перед выводом документа на печать следует командой “Файл - Параметры страницы” задать
требуемые параметры:
 во вкладке “Страница” - размеры используемого листа, его ориентацию (“книжная” или
“альбомная”);
 во вкладке “Поля” - размеры отступов от краёв листа и центрирование таблицы;
 во вкладке “Колонтитулы” - содержание верхнего и нижнего колонтитулов на листе (если
колонтитулы не нужны, следует нажать кнопку со стрелкой вниз и выбрать вариант “(нет)”); для
создания собственных колонтитулов используются соответствующие экранные кнопки.
 во вкладке “Лист” - качество печати и указывается, следует ли печатать всю сетку или же её
следует скрыть.
Печать готового документа производится командой «Файл - Печать».
6. Построение диаграмм
Excel предлагает очень простой способ построения всевозможных диаграмм по данным из таблицы.
Прежде всего следует выделить те ячейки таблицы, по данным которых должна быть построена
диаграмма. Причем необходимо выделить и ячейки с текстом, который затем превратиться в подписи к
столбцам или долькам диаграммы.
Затем или выполняется команда “Вставка - Диаграмма”, или нажимается кнопка, запускающая
программу “Мастер диаграмм”:
Затем:
 выбрать требуемый вид и подвид диаграммы; нажать кнопку “Далее”;
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Уроки”
4
 проверить диапазон выделенных ячеек; указать, при необходимости, в столбцах или в строках
находятся числовые данные; нажать кнопку “Далее”;
 ввести название диаграммы и подписи осей; добавить или убрать линии сетки; добавить или
убрать легенду (условное обозначение цветов);
 указать – должна ли диаграмма располагаться на рабочем поле или должна быть создана в виде
отдельной страницы; нажать кнопку “Готово”.
Премиальные выплаты сотрудникам (руб.)
B
C
D
E
F
Фамилия
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Итого
Иванов
530
450
578
1558
Петровский
125
456
432
1013
Сидорович
60
21
47
128
В качестве примера, для приведенной таблицы можно построить два типа диаграмм:
 по данным второй строки (по трем месяцам) построена (рис.1) круговая диаграмма (выделялись
ячейки с числовыми данными C3,D3,E3, и ячейки C2,D2,E2, содержание которых берётся в
качестве подписей к долькам диаграммы или к легенде);
 по данным последнего столбца (рис.2) построена столбчатая диаграмма (гистограмма)
(выделялись ячейки B3,B4,B5,F3,F4,F5 ).
2
3
4
5
Премиальные выплаты
Иванову по месяцам
Сравнительные показатели
выплат сотрудникам
2000000
Ок тябрь
1500000
Ноябрь
1000000
Дек абрь
500000
0
Иванов
Рис.1
Петров
ск ий
Сидоро
вич
Рис.2
Размер построенной диаграммы можно изменить, если щелкнуть на ней мышью (выделить) и
“потянуть” за один из квадратиков, окружающих ее.
Диаграмму легко удалить, для чего следует выделить ее и нажать клавишу Delete.
Если следует отредактировать свойства диаграммы (цвета столбцов, цвета фона и т.п.), то
редактируемый объект на диаграмме нужно выделить последовательными щелчками и двойным щелчком
запустить редактор свойств.
Любую диаграмму, построенную в программе Excel, можно аналогично таблице, перенести в другой
документ среды Windows, используя для этой цели буфер обмена.
7. Копирование относительных и абсолютных формул
Excel позволяет значительно упростить расчеты некоторых ячеек путем копирования для них
формул других ячеек. Так, в приведенном ниже примере достаточно рассчитать ячейку F3, а затем
скопировать ее формулу на нижележащие ячейки.
Расходы предприятия за I-й квартал (в т.руб.)
2
3
4
5
6
7
B
Статьи расхода
Государств. налоги
Производст. расходы
Расходы
на
приобретение
материалов
Зарплата сотрудникам
Итого за месяц
C
Январь
D
Февраль
E
Март
5000
13000
6320
5200
14620
7800
4750
12950
6100
8150
8150
8155
F
В среднем за
месяц
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Курс лекций”
5
Правило копирования формул: копируется не абсолютная формула ячейки (в данном случае это
“=(C3+D3+E3)/3”), а относительная формула (“равно среднему трех ячеек, находящихся слева от
данной”). Это свойство копирования весьма удобно, поскольку в противном случае все ячейки
последнего столбца получили бы одинаковое значение, так как рассчитывались бы по одной формуле.
Процедура копирования формул заключается в следующем. После того, как значение F3 рассчитано,
надо установить на эту ячейку курсор, “потянуть” левой клавишей мыши за квадратик в правом нижнем
углу ячейки и развить выделение (штриховая линия) на требуемые нижележащие ячейки. Затем клавиша
мыши отпускается.
Удобный метод копирования относительной формулы не подходит, если мы собираемся подсчитать
содержимое последнего столбца вот такой таблицы:
Индивидуальные вклады коммерческого банка
B
C
D
1
Фамилия вкладчика
Сумма вклада
Доля
от общего
вклада, %
2
Абрамов
10250
3
Алексеев
5830
4
Горелов
25690
5
Званцев
50880
6
Михайлова
19830
7
Итого:
112480
Действительно, формула для определения ячейки D2 такова - “=С2/C7*100”. Но если скопировать ее
на нижележащую ячейку, получится, что эта ячейка D3 должна определяться по формуле “=С3/C8*100”.
Это логично, поскольку мы сдвигаемся вниз на одну клетку и каждая ячейка в формуле так же сдвигается
в том же направлении. Но это неправильно, поскольку записанная в знаменателе формулы ячейка С7
должна присутствовать в формулах постоянно - ведь это величина суммарного вклада клиентов банка.
Как же сделать, чтобы при копировании одни ячейки в формуле менялись (сдвигались), а другие - нет?
Необходимо лишь изменить вид формулы для ячейки D2 и записать ее так - “=C2/$C$7*100”. Знак “$”,
сопровождающий С7 говорит о том, что имя данной ячейки является постоянной и неизменной
величиной в формуле. Теперь, при копировании формулы вниз, С2 в ней будет заменяться на С3, затем на
С4, и так далее, но знаменатель дроби будет всегда постоянным - С7. В таких случаях говорят, что ячейка
С2 при копировании формулы - относительная, а С7 - абсолютная.
Формулы не обязательно должны содержать имена ячеек присутствующих именно в данной
таблице. Документ Excel может включать в себя одновременно несколько таблиц. В этом случае, в
каждой формуле можно использовать имя ячейки, находящейся в любой из таблиц документа - ведь все
эти ячейки находятся в едином адресном пространстве. Таким образом легко создавать связи между
различными таблицами, вычисляемые данные в которых теперь изменятся автоматически при изменении
исходных данных. Эту процедуру необходимо проводить с достаточной аккуратностью, во избежании
получения взаимных и перекрестных связей, когда ячейка рассчитывается по данным другой ячейки, а та,
в свою очередь, зависит от данной.
8. Процентный стиль
Ячейки последнего столбца таблицы из рассмотренного примера проще было считать не в
процентах (“=C2/$C$7*100”), а в долях - (“=C2/$C$7”). Полученный при этом результат ячеек будет,
естественно, меньше единицы. Затем, чтобы превратить полученные доли в проценты, достаточно
выделить ячейки последнего столбца и нажать экранную кнопку процентного представления данных:
При нажатии на эту кнопку число в ячейке автоматически умножается на 100, округляется до целого
числа и к нему пририсовывается знак %. Чтобы вернуть содержание ячеек в числовой вид, следует
нажать на кнопку, на которой нарисовано “1000”.
9. Автосуммирование
Практически в любой таблице приходится проводить операцию суммирования строки или столбца,
когда некоторая ячейка рассчитывается как сумма всех ячеек, находящихся над ней или слева от нее. Для
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Курс лекций”
6
того, чтобы быстро выполнить процедуру суммирования, следует установить курсор на рассчитываемую
ячейку, и нажать экранную кнопку автоматического подсчета суммы:
Завершается операция нажатием на клавишу Enter. Следует всегда обращать внимание на
содержание строки формул, в которой отобразится функция суммы определяемой ячейки; при
необходимости её можно подкорректировать.
Необходимо помнить, что при осуществлении процесса, поиск суммирующихся ячеек будет вестись
от данной ячейки вверх до первой не содержащей числа, а если наверху нет чисел, то поиск будет
вестись влево.
10. Сортировка данных таблицы
В программе Excel существуют две экранные кнопки, позволяющие быстро рассортировать данные
в таблице по любому параметру:
Первая из них сортирует текстовые данные сверху вниз по алфавиту, а числовые - по возрастанию.
Вторая кнопка производит, соответственно, обратную операцию, сортируя данные по убыванию.
Необходимо помнить, что в момент нажатия кнопки курсор должен находиться в любой ячейке в
том столбце, по данным которого следует сортировать таблицу. Выделять при этом ничего не нужно!
Напротив, если будет выделена группа ячеек, то сортировка будет произведена только в выделенном
фрагменте!
11. Фильтры
Часто требуется вывести на печать (а перед этим представить на экране) таблицу в таком виде, когда
будут видны лишь некоторые строки с данными, отвечающими определенным условиям. При этом все
остальные строки будут временно скрыты. Такая процедура называется фильтрацией или выборкой
данных.
Пусть, например, у нас имеется таблица:
Индивидуальные вклады коммерческого банка
Фамилия вкладчика
Сумма вклада, $
Дата вклада
Дудкина
12 000
12.05.94.
Дубинин
45 000
12.05.94.
Карпов
34 000
04.06.95.
Михайлова
50 000
05.07.95.
Смирнов
30 000
15.11.95.
Семкина
40 000
03.04.96.
Шевцов
68 000
15.06.96.
Требуется представить на экране и вывести на печать только те строки таблицы, в которых сумма
вклада больше 40 000.
Сначала всю таблицу следует выделить. Затем выполняется пункт меню “Данные - Фильтр Автофильтр”. После этого вверху каждого столбца появятся кнопки со стрелками, направленными вниз.
Необходимо нажать такую кнопку в требуемом столбце (в нашем случае - во втором столбце, поскольку
мы фильтруем именно по величине вклада). В появившемся подменю выбирается команда “Условие”.
Затем на экране возникнет диалоговое окно “Пользовательский автофильтр”, где нужно задать условие
фильтрации (в нашем случае - “>40000 ”). В итоге наша таблица примет вид:
Индивидуальные вклады коммерческого банка
Фамилия вкладчика
Сумма вклада, $
Дата вклада
Дубинин
45 000
12.05.94.
Михайлова
50 000
05.07.95.
Шевцов
68 000
15.06.96.
Фильтрацию можно применять не только к числовым данным, но и к символьным. Такая
возможность позволит, к примеру, представить только те строки, в которых фамилия вкладчика
И.Сильванович “Электронная таблица Microsoft Excel for Windows. Курс лекций”
7
начинается с буквы “Д” (условие фильтрации в этом случае - “ =д* ”). В этом случае следует, конечно,
нажимать на кнопку со стрелкой в первом столбце.
Снять фильтр с таблицы можно повторно выполнив команду “Данные - Фильтр - Автофильтр”.
12. Операции с листами рабочей книги
Документ Excel состоит из нескольких листов, подобно альбому (отсюда - и его название - “рабочая
книга”). Создав новый документ, вначале мы всегда видим верхний лист. Часто этого листа вполне
достаточно для создания любой таблицы, но бывают ситуации, когда требуется создать много похожих
документов, отличающихся лишь незначительными деталями. Например - ежемесячные отчеты (по
продаже, аренде и т.п.) - это совершенно одинаковые по форме таблицы, с одними и теми же формулами,
отличающиеся лишь числовыми данными. Такие одинаковые таблицы можно расположить на разных
листах одного документа. Причем, если сгруппировать листы, то ввод данных будет производиться во все
листы одновременно.
В левом нижнем углу экрана находятся ярлычки листов. Щелкнув на ярлычке нужного листа можно
выложить его на передний план. Слева от ярлычков расположена линейка прокрутки, посредством
которой можно передвигаться по ярлычкам.
Первоначально листы именуются “Лист1”, “Лист2” и т.д. Каждый лист можно назвать и по другому,
в соответствии с его содержанием. Для этого следует щелкнуть правой клавишей мыши на ярлычке
нужного листа, в появившемся меню выполнить команду “Переименовать” и ввести новое имя листа.
Таким образом листам можно присвоить соответствующие конкретному случаю имена, например:
“Январь”, “Февраль”, или: “I квартал”, “II квартал”.
Лишние листы можно удалить. Для этого следует щелкнуть правой клавишей мыши на ярлычке
нужного листа и в появившемся меню выполнить команду “Удалить”.
Для осуществления ввода данных одновременно в несколько листов, их следует сгруппировать, то
есть выделить:
 Для выделения группы листов, идущих подряд, следует щелкнуть левой клавишей мыши на
ярлычке первого листа, нажать клавишу Shift, и не отпуская ее щелкнуть на ярлычке последнего
выделяемого листа.
 Для выделения группы листов, идущих вразбивку, следует щелкнуть левой клавишей мыши на
ярлычке первого листа, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать левой клавишей мыши на
остальных требуемых ярлычках.
По окончании ввода данных во все листы, их надо разгруппировать, для чего следует щелкнуть
правой клавишей мыши на ярлычке любого выделенного листа и выполнить команду “Разгруппировать
листы”.
Лист, на котором уже построена некая таблица, можно просто скопировать. Для этого надо
щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская её, левой кнопкой
мыши перетащить лист по списку ярлычков на одну позицию; затем отпустить левую кнопку мыши и
клавишу Ctrl. Получившуюся копию листа следует переименовать.
UpDate 2006
Скачать