УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства области от__________№_____ КОНЦЕПЦИЯ повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года 1. Описание проблемы и обоснование целесообразности ее решения Реформирование системы государственного управления в России является одним из важных условий ускорения социально-экономического развития страны и повышения ее мировой конкурентоспособности. В Послании Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2007 год основным препятствием на пути экономических реформ названа недостаточная эффективность государственного аппарата. Результаты российских и региональных исследований состояния системы государственного управления подтверждают необходимость повышения эффективности деятельности государственной власти. Повышение эффективности и качества государственного управления является одним из базовых условий обеспечения стабильности и устойчивого социально-экономического развития региона, повышения благосостояния населения. При этом система методов государственного управления в целом должна трансформироваться от командно-административных к преимущественно экономическим, от отраслевых (функциональных) к межфункциональным (командным). В целях формирования Стратегии повышения эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области (далее - ОИВ ЯО) был проведен SWOT-анализ (приложение 1 к Концепции), который показал, что Стратегия повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО должна учитывать сильные и слабые стороны ОИВ ЯО, связанные со следующими основными сферами: - организационной культурой ОИВ ЯО; - уровнем ориентации на потребности внешних (потребители государственных и бюджетных услуг) и внутренних потребителей; - кадровым потенциалом, знаниями и умениями гражданских служащих; - системой управления стратегией развития области; - инструментами и технологиями менеджмента в государственном управлении; - внутренними и внешними коммуникациями и информационным пространством; 2 уровнем использования современных информационнотелекоммуникационных (далее – ИT) технологий в управлении. К сильным сторонам, в частности, относятся: наличие политической воли со стороны руководства области в совершенствовании деятельности ОИВ ЯО; достаточный уровень материально-технического оснащения и ИTоснащения ОИВ ЯО, наличие необходимых ресурсов; стабильный кадровый состав и стабильные условия работы; наличие специалистов по вопросам менеджмента качества, управления по результатам бюджетирования, ориентированного на результат; опыт реализации ряда проектов по сертификации деятельности ОИВ ЯО на соответствие стандартам менеджмента качества; здоровые бюрократические традиции, опыт в регламентации процедур; наличие концептуальной, нормативной и организационной основы реализации административной реформы; значительные ресурсы, выделяемые на повышение квалификации гражданских служащих и решение задач информатизации. Среди слабых сторон можно отметить: доминирование функционального подхода, ориентация на «выполнение функций», а не на достижение конкретных результатов; недостаточно высокий уровень ориентации на потребности внешних и внутренних потребителей, отсутствие эффективной обратной связи с потребителями услуг; отсутствие четких стратегических приоритетов в деятельности ОИВ ЯО, доминирование «текущих дел» в организации работы; высокий уровень консерватизма организационной культуры и сопротивления изменениям; ведомственная разобщенность, слабая командная работа, наличие дублирования функций органами власти; отсутствие единой системы управления знаниями, низкая эффективность коммуникаций; непонимание процессных подходов и методов проектного управления, отсутствие последовательного описания и стандартов основных бизнеспроцессов; отсутствие стандартов и административных регламентов массовых социально значимых государственных и бюджетных услуг; низкоэффективная и громоздкая система документооборота; недостаточный уровень компетентности гражданских служащих в вопросах менеджмента в государственном управлении и ИT-технологий; недостаточный уровень ИT-поддержки бизнес-процессов, существенное различие в уровне ИT-обеспечения различных ОИВ ЯО и различных рабочих мест; 3 неэффективная организация значительного количества рабочих мест и рабочего пространства. Выявление сильных и слабых сторон ОИВ ЯО важно, прежде всего, в контексте анализа возможностей и угроз, которые позволяют им реализоваться в том или ином направлении. К возможностям следует отнести: динамичное развитие ИT-технологий для решения управленческих задач; политическая, нормативная и содержательная поддержка реформы государственного управления на федеральном уровне; возможность ОИВ ЯО привлечения дополнительных средств в рамках федеральных целевых программ, в том числе на реализацию проектов административной реформы; доступность для изучения и адаптации лучших практик в российском и зарубежном опыте государственного управления; наличие вузов и преподавательских кадров, позволяющих системно решать задачи развития компетентности гражданских служащих; постоянно растущие уровень доступа населения к ИT-средствам и уровень компьютерной грамотности; относительно развитые институты коммуникаций для информирования жителей о целях и задачах реформы государственного управления, вовлечения их в решение практических вопросов реформы. Из данных возможностей наиболее значимыми являются динамичное развитие ИT-технологий для решения управленческих задач и доступность для изучения и адаптации лучших практик в российском и зарубежном опыте государственного управления. Высокая степень развития информационнокоммуникационных технологий, в частности, позволит в сжатые сроки реализовать областную Концепцию электронного документооборота, утвержденную постановлением Правительства Ярославской области от 18.06.2008 № 276-п « О единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области», а изучение лучших практик в российском и зарубежном опыте государственного управления - создать систему проектного управления и освоить методы командной работы. Кроме того, возможность использования научно-образовательного комплекса Российской Федерации и региона позволит нивелировать влияние такой слабой стороны, как недостаточный уровень подготовленности работников органов власти в сфере современного менеджмента и ИT-технологий. Комплексная и системная реализация проектов, учитывающих возможности и сильные стороны, имеющиеся в ОИВ ЯО, в целом создаст механизмы постоянного совершенствования деятельности ОИВ ЯО и эффективного управления стратегией развития Ярославской области и реализации стратегии Правительства области. Перечень угроз выглядит следующим образом: 4 непоследовательная и «половинчатая» реализация реформы государственного управления; снижение уровня доверия жителей к ОИВ ЯО в силу непонимания населением мер, направленных на развитие ОИВ ЯО, отсутствие уверенности в успешности реформы государственного управления; «кадровый голод» на рынке труда, значительные трудности с привлечением высококвалифицированных специалистов; растущие затраты, связанные с повышением эффективности и результативности ОИВ ЯО: стоимость обучения, приобретения и внедрения ИT-решений; «пробелы» в федеральном законодательстве по вопросам реформы государственного управления, управления качеством государственных и бюджетных услуг; отсутствие конкурентной среды в сфере предоставления государственных и бюджетных услуг. Наиболее существенными являются такие угрозы, как непонимание населением мер, направленных на развитие ОИВ ЯО, неготовность ОИВ ЯО в сфере повышения качества предоставления государственных и бюджетных услуг. При этом следует отметить, что совокупность слабых сторон и угроз при неэффективной деятельности органов власти может стать причиной возникновения социальной напряженности. Отсутствие целенаправленной работы по повышению эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО может иметь своим следствием нарастающее отставание модернизации системы исполнительной власти региона по сравнению с темпами развития в других сферах общественной и экономической жизни. Решение проблем повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО возможно только на межфункциональной основе, с вовлечением в эту работы всех ОИВ ЯО и высших должностных лиц. Речь должна идти не об отдельных улучшениях, а реализации системных комплексных решений. Поэтому необходимы областные целевые программы как механизм комплексной реализации межфункциональных задач, нацеленный на достижение значимых конкретных результатов. Актуальность этих и других вопросов со всей очевидностью подчеркивалась Президентом Российской Федерации Д.А. Медведевым на заседании президиума Государственного совета Российской Федерации «О реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации» в г. Петрозаводске 17.07.2008. Среди приоритетных были выделены такие задачи, как: - активное внедрение информационных технологий, прежде всего, электронного документооборота, в деятельность органов власти; - повышение уровня компьютерной грамотности гражданских служащих; 5 - повышение качества предоставления государственных услуг на основе регламентации и стандартизации административных процедур. Основным содержанием реформы государственного управления, проводимой в стране, является переход от управления затратами к управлению результатами. В Ярославской области предполагается расширить данное направление. Кроме четкой формулировки целей и задач деятельности органов государственной власти, а также показателей, характеризующих их выполнение, предлагается организовать работу по внедрению непосредственно в процесс государственного управления принципов современного менеджмента. Среди современных управленческих технологий приоритетными для ОИВ ЯО являются: система проектного управления и командной работы, непрерывного совершенствования, межфункционального сотрудничества, эффективного использования служебного времени. При этом основными условиями для внедрения современных методов управления являются формирование адаптивной организационной культуры и обеспечение высокой внутренней мотивации гражданских служащих. Для решения этих задач разработана Концепция повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО на период до 2014 года (далее – Концепция). В рамках данной Концепции эффективность деятельности ОИВ ЯО рассматривается как отношение между достигнутым ОИВ ЯО результатом и использованными ресурсами, а также как степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов. Правовую основу Концепции составляют нормативные правовые акты Российской Федерации и Ярославской области: - Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р; - Стратегия социально-экономического развития Ярославской области до 2030 года, утвержденная постановлением Губернатора Ярославской области от 22.06.2007 № 572 «О Стратегии социально-экономического развития Ярославской области до 2030 года»; - губернаторская целевая программа «Проведение административной реформы в Ярославской области» на 2007-2008 годы, утвержденная постановлением Губернатора области от 27.04.2007 № 338 «Об утверждении губернаторской целевой программы «Проведение административной реформы в Ярославской области» на 2007-2008 годы; - Концепция управления по результатам и бюджетирования, ориентированного на результат, в Ярославской области, утвержденная постановлением Правительства Ярославской области от 12.03.2008 № 103-п «О Концепции управления по результатам и бюджетирования, ориентированного на результат, в Ярославской области»; - план мероприятий по реализации административной реформы в Ярославской области на 2006-2008 годы, утвержденный постановлением Губер- 6 натора области от 02.06.2006 № 457 «Об утверждении планов мероприятий по реализации административной реформы». 2. Основные принципы повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО В основу повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО положены следующие принципы: - научный подход; - комплексная модернизация системы государственного управления, охватывающая все ОИВ ЯО; - использование опыта лучшей мировой и отечественной практики в области совершенствования государственного управления; - поэтапное осуществление мероприятий по повышению эффективности деятельности ОИВ ЯО; - комплексная технологическая и информационная поддержка процессов повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО. 3. Цели и задачи повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО 3.1. Целями повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО являются: - обеспечение соответствие уровня компетентности гражданских служащих уровню решаемых задач; - формирование клиентоориентированной организационной культуры в ОИВ ЯО; - освоение и внедрение современных управленческих технологий; - создание системы управления стратегией развития области и реализации стратегии Правительства; - создание механизмов постоянного совершенствования деятельности ОИВ ЯО. 3.2. Достижение поставленных целей предполагает последовательное решение следующих задач: - создание обновляемой системы формирования профилей компетентностей для должностей и рабочих мест, усовершенствование на ее основе системы отбора и развития гражданских служащих; - внедрение технологии тайм-менеджмента и повышение культуры рабочих мест; - создание системы проектного управления и освоение методов командной работы; - создание системы бенчмаркинга лучших практик в сфере государственного управления; - создание регулярного процесса развертывания стратегии до уровня планов работы подразделений; 7 - создание стандартов и отработка механизмов открытости для формирования доверительных отношений между Правительством области и институтами гражданского общества, управление ожиданиями с использованием технологии брендинга; - разработка стандартов качества государственных и бюджетных услуг, создание системы мониторинга потребностей и уровня удовлетворенности внешних и внутренних потребителей государственных и бюджетных услуг; - создание процессной модели и документирование основных бизнеспроцессов; - внедрение компонентов электронного правительства, предусмотренных действующим законодательством. 4. Оценка ожидаемой результативности Концепции на период до 2014 года № Наименование показателя п/п 1. Доля гражданских служащих, охваченных системой оценки профессионального уровня 2. Доля услуг (государственных/ бюджетных), для которых установлены стандарты качества 3. Уровень удовлетворенности потребителей (внутренних/внешних) 4. Доля документированных основных бизнес-процессов 5. Доля ОИВ ЯО, переведенных на систему управления по результатам 6. Рейтинг открытости ОИВ ЯО 7. Доля услуг (государственных/ бюджетных), охваченных системой мониторинга качества 8. Доля документооборота, переведенного на безбумажную основу 9. Затраты времени на поиск управленческой информации 10. Сокращение затрат на содержание ОИВ ЯО Единица измерения % % Значение 80-100 90-100/ 50-60 % % 80-90/ 60-70 90-100 % 90-100 % % % 50-70 90-100/ 30-40 60-70 минут 5-10 % 10-15 5. Предложения по основным механизмам реализации мероприятий Концепции В ходе реализации Концепции помимо традиционной деятельности планируется осуществление проектного подхода с созданием проектных команд. В том числе предполагается реализация следующих проектов: - разработка квалифицированных требований к знаниям, навыкам в сфере менеджмента и ИТ-технологий; 8 - создание системы управления знаниями и эффективного доступа к ним на основе реализации Концепции электронного документооборота; - повышение культуры организации рабочего процесса и пространства на основе методологии и инструментов системы 5-S, стандартизации обеспечения рабочих мест (ИТ-технологии и др.); - повышение удобства и качества предоставления государственных услуг на основе создания портала государственных услуг, разработки и внедрения сервисноориентированных регламентов; - повышение информационной открытости ОИВ ЯО на основе активного использования медиавозможностей Интернет и создания портала ОИВ ЯО на современной концептуальной основе; - создание пространственной модели объектов управления ОИВ ЯО на основе Геоинформационной системы Ярославской области (ГИС ЯО), реализованной на базе современных ИТ-технологий; - развертывание системы управления по результатам на основе освоения инструментов декомпозиции целей, задач и регулярного аудита их реализации; - разработка методики оценки качества государственных и бюджетных услуг и формирование системы мониторинга их качества; - создание системы мониторинга и оценки качества жизни населения и делового климата как механизм эффективной обратной связи для Правительства области; - повышение эффективности и результативности процессов подготовки, принятия и реализации решений на основе регламентации бизнеспроцессов и современных технологий электронного документооборота; - создание системы формирования и реализации единой политики по связям с общественностью и освещению деятельности ОИВ ЯО; -создание системы мониторинга и адаптации лучшей практики в системе государственного управления; - освоение и адаптация международных стандартов управления по проектам, создание системы ИТ-поддержки проектной и командной работы; - повышение эффективности и результативности работы гражданских служащих на основе методик и инструментов тайм-менеджмента и стандартизации работ; - повышение качества административно-управленческих процессов через развертывание автоматизированной системы управления общественными финансами в Ярославской области. Концепция разработана до 2014 года. Проекты, реализуемые в рамках Концепции, затронут деятельность всех ОИВ ЯО и предполагают непосредственное участие более пятнадцати структурных подразделений аппарата Правительства области. На первом этапе реализации Концепции (2009-2011 годы) предполагается разработка проекта областной целевой программы «Повышение эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО» на 2009-2010 годы и 9 перспективу до 2011 года, на реализацию которой необходимо выделение средств областного бюджета в сумме 595,3 млн.руб., в том числе: в 2009 году – 205,3 млн.руб.; в 2010 году – 308,0 млн.руб.; в 2011 году – 82,0 млн.руб. Сводная матрица Концепции указана в приложении 2 к Концепции.