службы регистрации.

ДОКУМЕНТООБОРОТ
1
Ключевые моменты
1.
2.
3.
4.
5.
Ключевым моментом в реализации проекта является организация службы регистрации. В
границы ответственности которой входит:
•
Регистрация всей входящей и исходящей документации
•
Сканирование финальных документов
•
Маршрутизация документов
Служба регистрации – часть секретариата подчиняющаяся руководителю секретариата. Место
нахождения: АДРЕС, ХХ этаж; количество: 3 человека.
Планируемый первый этап проекта предполагает оптимизацию и автоматизацию процессов:
•
регистрации всей значимой входящей и исходящей документации;
•
согласования договоров.
Вторым этапом возможна организация согласования других документов (актов, счетов, и т.д.) и
реализация дополнительного функционала (просмотр базы регистрации сотрудниками и т.д.)
Техническое оснащение
•
Сканер для службы регистрации
•
Организация рабочих мест доступа к системе (1С) для службы регистрации, юристов,
секретарей.
•
На первом этапе внедрения и развития системы возможно вообще обойтись без сканеров
штрих-кода и устройств их печатающих. Входящие и исходящие номера возможно наносить
на документы обычным способом, например штамп.
2
Вопросы к обсуждению, допущения, ограничения
1.
Нужен ли скан входящих документов?
2.
Конфиденциальные документы не вскрываются, регистрируется входящий
пакет.
3.
На Сыромятниках нет службы регистрации, взаимодействие
происходить как с любыми другими внешними организациями.
4.
Вопросы дальнейшей маршрутизации внутри компании не подписанных
документов решаются через руководителя секретариата.
будет
3
Пожелания для реализации
1.
Автоматизация формирования заявки на курьерскую доставку
2.
Уведомления рассылаемые системой должны быть информативными и
понятными.
3.
На следующих этапах проекта учесть ситуацию, когда договор в процессе
подписания, но по согласованию с топ-менеджментом уже в работе.
4
Общая схема документооборота
Регистрация
входящей
документации
Согласование
контрагент-юристы
Внутреннее
утверждение
Подписание
Хранение
(в т.ч. отправка и возврат
наших экземпляров)
5
Регистрация входящей документации
Необходима организация/выделение
службы ответственной за четкость
выполнения задачи регистрации
Контрагент
Поток документов
(в т.ч. журналы)
Служба регистрации
1. Регистрация всей значимой входящей
документации :
-Вскрытие всех конвертов
-Регистрация документов в системе,
путем заполнения регистрационных
форм.
-Каждый документ получает
уникальный номер, который на нем
проставляется вручную.
-Сканирование договоров
(возвращенных ; подписанных только
контрагентом, для дальнейшего
электронного согласования )
2. Маршрутизация оригиналов
инициатору/ответственному или юристу
Уведомление о
получении документа
(автоматически электронно)
Инициатор/
Ответственный
Документы,
в т.ч. журналы
Документы,
в т.ч. журналы
Да
Договор?
Нет
Документы,
в т.ч. журналы
Заявка на
согласование
(электронно)
Договор
Курьер
Курьер
Договор
Юрист
Юрист, при получении договора от
курьера, не начинает согласование, пока
не поступит заявка от
инициатора/ответственного.
Согласование
контрагент-юристы
6
Согласование контрагент-юристы
Регистрация
входящей
документации
В заявке также должно быть указано:
ответственный на стороне
контрагента
реквизиты для отправки (кому, куда)
Заявка на
согласование
(электронно)
Юрист
Черновик договора
(электронно)
Лист замечаний
(электронно)
Лист замечаний
(электронно)
Контрагент
Инициатор
Черновик договора
(электронно)
Внутреннее
утверждение
Процесс урегулирования замечаний
7
Внутреннее утверждение
Участники цепочки согласования либо согласуют
договор, либо отклоняют с замечаниями
Согласование
контрагент-юристы
Черновик договора
(электронно)
Черновик договора
(электронно)
Лист замечаний
(электронно)
Финансовый
Контролер
Лист замечаний
(электронно)
Черновик договора
(электронно)
(…)
Главный
Бухгалтер
Лист замечаний
(электронно)
Финансовый
Директор
Лист замечаний
(электронно)
Согласованный
черновик договора
(электронно)
Состав участников зависит от текущей политики компаний и
типов согласуемых документов.
Подписание
Подписание
8
Подписание (A4)
Внутреннее
утверждение
Руководитель
Инициатор
Уведомление о
подписании
(электронно)
Согласованный
черновик договора
(электронно)
Юрист готовит оригинал договора для
подписания. Два варианта подготовки:
1. Оригинал уже получен от
контрагента и находится у юриста.
2. Оригинал распечатывается
юристом
Далее юрист:
-Парафирует листы договора
-Распечатывает лист согласований
-Отправляет на подписание оригиналы
с листом согласований (лица
согласовавшие договор, должности,
время согласования)
-Отмечает в системе статус «на
подписании/передано секретарям».
Если после прохождения 2 дней статус
не меняется, начинаются уведомления
Руководителю секретариата и PA.
Оригиналы
договоров
Лист
согласований
3
Юрист
Оригиналы
Лист
Договоров
согласований на подпись
Секретари:
1. Получив договор, меняют статус
«на подписании/передано РА»
2. После получения подписанных
договоров передают оригиналы
службе регистрации
Статус: «подписан/отправлен
службе регистрации».
Подписанные
оригиналы
Договоров
Оригиналы
Лист
Договоров
согласований на подпись
1
Секретари
Персональный
ассистент
2
4
Подписанные
оригиналы
Договоров
Подписанные
оригиналы
Договоров
Хранение
(в т.ч. отправка и возврат
наших экземпляров)
9
Юрист после получения нашего
экземпляра оригинала:
1. Помещает в архив оригинал
2. Изменяет статус договора на
«подписан/на хранении».
Хранение
Подписание
Подписанные
оригиналы
Договоров
Служба регистрации:
1. Договор не подписанный
контрагентом отправляет
курьером контрагенту, через
заявку присваивая ему
исходящий номер, меняя
статус: подписан/передан
контрагенту на подписание.
2. После получения от контрагента
меняет статус на
«подписан/возвращен
контрагентом»
3. Сканирует финальную версию и
сохраняет в системе
4. Направляет оригиналы юристу
Нет
Подписано
контрагентом?
Да
Подписанные1
оригиналы
Договоров
Служба регистрации
Курьер
Подписанные
оригиналы договоров
с нашей стороны
Наши оригиналы
договоров
5
Оригинал
контрагента
1
3
4 Служба регистрации
2
Уведомления
1. «подписан/передан контрагенту
на подписание
2. подписан /получен от контрагента
Инициатор
Юрист
Наши оригиналы
договоров
Заявка на
доставку
Секретари
Контрагент
Подписанные
оригиналы договоров
с нашей стороны Курьер
После прохождения 5 дней, если служба регистрации не зафиксировала возврат оригинала,
начинаются оповещения службе регистрации и инициатору.
Служба регистрации – ее ответственность порядок в документообороте.
Инициатор – несет ответственность за взаимоотношения с клиентом/подрядчиком и имеет
непосредственный с ним контакт. Отвечает за своевременный возврат документов.
10