Итоги проведения кадровых аудитов в органах государственной власти Ярославской области в 2014 году

Итоги проведения
кадровых аудитов
в органах государственной власти
Ярославской области в 2014 году
•
агентство по туризму ЯО ( 1 квартал)
ОГВ, в которых
проводился кадровый • департамент здравоохранения и
аудит
фармации ЯО (3 квартал),
• департамент имущественных и
земельных отношений ЯО (4
квартал)
Направления кадровых аудитов
АпоТ
ДЗиФ
ДИЗО
Основные документы, регламентирующие статус и организационно-штатную
структуру ОГВ
Соблюдение законодательства о гражданской службе и ведение кадрового
делопроизводства
Работа с кадровым резервом на гражданской службе
Обеспечение социальных
и иных гарантий
Организация обучения
гражданских служащих
Система кадровой работы в департаменте
Кадровая работа в
отношении
руководителей
подведомственных
учреждений
Основные документы, регламентирующие статус и
организационно-штатную структуру
Что должно быть
Нарушения
Рекомендации

Должны быть разработаны
положения о структурных
подразделениях ОГВ

Положения не разработаны

Разработать необходимые
положения и документы

Должностные регламенты
служащих соотносятся с
функционалом структурного
подразделения, а количественное
и качественное наполнение
должностных обязанностей, как
правило, увеличивается по мере
увеличения статуса должности

Функционал сотрудника не связан с
функционалом структурного
подразделения.


Объем должностных обязанностей не
соответствует уровню должности
(завышается либо занижается)
Проанализировать
содержание должностных
обязанностей служащих и
скорректировать при
необходимости
Квалификационные требования к
должностям гражданской службы
соответствуют требованиям
законодательства

Работа по уточнению
квалификационных требований не
завершена (12-з).
Квалификационные требования
завышены по сравнению с законом

Привести квалификационные
требования в соответствие с
законом
Должностной регламент
составляется под должность, а не
под человека

«Именные» должностные регламенты

Убрать ФИО из должностных
регламентов (кроме записи
об ознакомлении)


 Должны быть разработаны,
заведены и вестись все документы ,
необходимые в кадровой работе

 Имеются не все из необходимых
документов (например, отсутствует
служебный распорядок)
 Документы ведутся в электронном виде
вместо бумажного (журналы
регистрации приказов, выдачи
командировочных удостоверений и пр.)
 Сформировать все
необходимые кадровые
документы (журналы и пр.)
 Разработать недостающие
документы (если их наличие
предусмотрено
законодательством)
Ведение кадрового делопроизводства
Нарушение
Рекомендации
 Приобщение к личным делам «лишних»
документов, отсутствие необходимых документов
 Руководствоваться указом Президента № 609 + требованиями
законодательства
 Некорректное заполнение анкеты
 Заполнять все обязательные поля
 Вместо прочерков указывать «не имею», «не владею»
 Заверять анкеты подписью кадровика
 Отсутствие реквизитов (дат, номеров) на
документах, связанных с орг.-штатными
мероприятиями
 Проставлять реквизиты, даты, так как они могут иметь юридическое
значение
 Нарушение хронологии приобщения материалов к
личному делу
 Приобщать документы в хронологическом порядке
 Не «разрывать» набор документов одного события документами
другого события (например, по аттестации).
 Внесение в трудовые книжки записей об итогах
аттестации
 Не вносить такие записи.
 Некорректные записи в трудовых книжках
(«назначен на должность», но нет «принят на
гражданскую службу»; отсутствие актуальных
данных на титульной странице, неполное
наименование классного чина)
 Соблюдать требования законодательства
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе
Нарушение
Рекомендации
 Формальный подход к отзывам для аттестации,
годовым отчетам
 Проводить работу по качественному содержательному
наполнению отзывов, годовых отчетов
 Небрежное оформление аттестационных листов
 Фиксировать задаваемые вопросы, ответы на них,
прописывать количество членов комиссии, заполнять все
необходимые графы и т.д.
 Непроведение аттестации в течение длительного
срока службы
 Контролировать соблюдение сроков проведения аттестации
 Утверждение итогов аттестации приказом
 Прекратить данную практику, так как это не предусмотрено
законодательством. Приказом необходимо опосредовать
только те решения, по которым есть соответствующая оговорка
(включение в резерв, необходимость повышения
квалификации и пр.)
 Присвоение классного чина, не предусмотренного
соответствием классных чинов (пост. 46 от 20.01.2006)
 Проверять соответствие классных чинов замещаемым
должностям
 Присвоение классного чина с более ранней даты, чем
издан приказ; написание заявления на присвоение
классного чина ранее даты наступления права
 Соблюдать требования ч. 3 ст. 6 Закона ЯО «О гос. гражданской
службе ЯО»
 Предоставление отпуска в рабочих днях (например,
5 дней с понедельника по пятницу)
 Предоставлять отпуск в календарных днях (7 дней с
понедельника по воскресенье)
 Несоблюдение требований законодательства при
проведении адаптации (непроведение адаптации;
несоответствие разделов планов адаптации
предусмотренным распоряжением)
 Учитывать требования распоряжения Губернатора области от
08.04.2011 № 134-р
 Включать в планы адаптации курсы повышения квалификации
для вновь принятых гражданских служащих
Вопросы профессионального развития гражданских служащих
Критерии оценки по данному направлению:
- количество гражданских служащих, имеющих индивидуальные планы
профессионального развития;
- выполнение планов проф. развития
- соблюдение периодичности обучения
Рекомендации:
-
формировать инд.планы профессионального развития на 3-хлетний период
(в некоторых случаях имеет место 2-хлетний период)
предусматривать средства на обучение сотрудников в объеме, достаточном
для обучения каждого из служащих 1 раз в 3 года;
использовать процедуру адаптации для обучения вновь принятых
гражданских служащих;
участвовать в работе Корпоративного университета.
Работа с кадровым резервом на гражданской службе
Анализировались:
-
списочный состав лиц, включенных в кадровый резерв;
персональные дела лиц, включенных в кадровый резерв
документация по проведению конкурсов (состав комиссии, оценочные
процедуры и т.п.) и аттестаций.
Рекомендации:
1) оценить перспективную потребность в кадрах и сформировать резерв на все
группы должностей;
2) использовать для формирования кадрового резерва не только процедуры
аттестации, но и конкурсные процедуры;
3) По возможности активизировать работу с кадровым резервом.
Кадровая работа в отношении руководителей
подведомственных учреждений
Анализировались:
- личные дела руководителей подведомственных учреждений
- протоколы заседаний по формированию отраслевого резерва управленческих
кадров
- информация о назначениях, продлении срока трудового договора
Рекомендации:
1) Единообразно формировать материалы для каждого заседания комиссии,
которые содержали бы необходимый пакет документов (заявление кандидата,
анкета, согласие на обработку персональных данных, квалификационные
требования и т.д.) ; тщательно оформлять протоколы заседаний комиссии
2) Формировать личные дела руководителей подведомственных учреждений по
аналогии с личными делами гражданских служащих (в частности, приобщать к
ним сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера,
информацию о включении в отраслевой резерв и пр.)
Планы на 2015 год:
1 квартал
2 квартал
3 квартал
Департамент образования
Ярославской области (март)
Агентство по государственным услугам
Ярославской области (июнь)
Департамент региональной
безопасности
Ярославской области (сентябрь)