семинар-совещание - Портал органов власти Ярославской

СЕМИНАР-СОВЕЩАНИЕ
«АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ
РАБОТЫ С КОНТРОЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
И ПОРУЧЕНИЯМИ В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА
ПРАВИТЕЛЬСТВА И ИНЫХ ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЯРОСЛАВСКОЙ
ОБЛАСТИ
19 МАРТА 2015 ГОДА
Г. ЯРОСЛАВЛЬ
Основные вопросы для обсуждения
1.
Контроль – фундаментальный элемент
процесса управления.
2.
Организация работы с контрольными
документами и поручениями в системе ЕСЭД
«Директум» - инструкции, отчеты, сценарии.
3.
Алгоритмы действий при работе с контрольными
документами и поручениями.
4.
Основные ошибки, допускаемые
исполнителями при работе в системе ЕСЭД
«Директум»: как их избежать.
5.
Предложения контрольного отдела АКУ по
совершенствованию работы с контрольными
документами и поручениями.
6.
Ответы на вопросы.
Контроль – фундамент процесса управления.
Контроль – это процесс, способствующий достижению
поставленных целей.
Президент Российской Федерации Владимир
Владимирович Путин в 2014 году в послании
Федеральному Собранию Российской Федерации,
а также в ряде своих выступлений неоднократно
уделял внимание вопросам контроля за
исполнением данных им поручений.
Такое внимание Президента РФ к вопросам
контроля говорит о том, что, во-первых имеются
серьезные проблемы с исполнением принятых
решений, а во-вторых, что необходимо навести в
этом вопросе должный порядок.
Президентом были даны конкретные поручения
по наведению в этом вопросе должного порядка,
совершенствованию работы контрольных
органов, разработке программы, которая
позволила бы Президенту РФ в режиме
реального времени видеть всю картину
исполнения его поручений, а также информацию
о нарушении сроков и о должностных лицах,
которые виновны в неисполнении поручений
Президента.
Губернатором Ярославской области в 2014 и уже
в 2015 году также давались указания о
наведении порядка в исполнении контрольных
поручений, совершенствовании процессов
контроля, информировании Губернатора о
состоянии дел, конкретных фактах
неисполнительности.
Даже сегодняшняя наша встреча инициирована в
развитие поручения Губернатора области на
служебную записку о состоянии
исполнительской дисциплины в органах
исполнительной власти Ярославской области по
итогам работы в 2014 году, подготовленную
административно-контрольным управлением.
Википедия
Контроль (фр. contrôle, от contrerôle — список,
ведущийся в двух экземплярах, от лат. contra - против и
rotulus - свиток)
— одна из основных функций системы управления.
Контроль осуществляется на основе наблюдения за
поведением управляемой системы с целью
обеспечения оптимального функционирования
последней (измерение достигнутых результатов и
соотнесение их с ожидаемыми результатами).
На основе данных контроля осуществляется адаптация
системы, то есть принятие оптимизирующих
управленческих решений.
Толковый словарь Ожегова
Контроль
Проверка, а также постоянное наблюдение в целях
проверки или надзора.
`Словарь
синонимов`
Контроль
Инспекция, проверка, наблюдение, надзор,
обследование, ревизия, осмотр, инспектирование,
сличение, управление, отбор, испытание,
осматривание, поверка, ревизовка.
`Философский
словарь`
Контроль
(От франц. contrцle встречная, вторичная запись с
целью проверки первой) – проверка, наблюдение;
часто употребляется в смысле англ, control
(господство, насилие, власть).
`Психологическая
энциклопедия`
Контроль
1. В общих словах, применение научного метода, с
помощью которого различные трактовки в
эксперименте регулируются так, чтобы причинные
факторы могли быть однозначно идентифицированы.
Суть этого термина заключается в том, что ученый
стремится исключить влияние нерелевантных
переменных, "контролируя" их, позволяя изменяться
только экспериментальным переменным.
2. Манипулирование, способность преобразовывать и
изменять поведение посредством систематического
применения соответствующих подкреплений и
наказаний. Это значение термина связано с
убеждением бихевиористов, что одна из основных
целей психологии – контроль над поведением.
`Социологический
словарь`
Контроль
(От англ. control - управление, руководство, власть,
надзор, проверка, регулирование)
1. Наблюдение с целью проверки.
2. Надзор с целью обеспечения функционирования
системы, в соответствии с принятыми нормами.
`Энциклопедия
Брокгауза и Ефрона`
Контроль
см. Государственный контроль.
Значение слова Контроль по словарю Даля:
Контроль
Учет, поверка счетов, отчетности;
присутственое место, занимающееся
поверкою отчетов.
Контрольный, к контролю относящ.
Контролировать что, кого, поверять,
проверять, быть поверяему.
Контролер поверщик, поверитель,
поверяющий отчетность или пробу металлов
и пр.
Контролерша, жена контролера.
Говоря о контроле, наиболее импонирует
значение - вторичная запись с целью проверки,
сохранения первой. Некая подстраховка.
Вот с этих позиций и самое правильное
трактование работы контрольного отдела АКУ –
всей своей деятельностью подстраховать
исполнителей, помочь, направить информацию
туда, тому, о том…..
Контрольный отдел – часовой на охране
рубежей - с задачей отсечь все не правильное, не
полное, не верное и пропустить то, что поможет в
решении задач, стоящих перед руководством
Ярославкой области.
Основные ошибки
1. Нарушение сроков исполнения поручений.
Срок установлен Губернатором области и для нас с
вами является законом.
Анализ
Не четко подготовлены подчиненные резолюции как в
приемных заместителя Губернатора, так и в
структурных подразделениях по строкам и по
содержанию.
Сроки - в приемной сократят срок на неделю, в
структурном подразделении на неделю и
исполнителю не остается времени на работу –
сотрудник опускает руки - все равно не успею так
чего спешить… и это факты….
Или другая крайность срок устанавливают один и
тот же, что у Губернатора в резолюции, что в
приемной заместителя, что в структурном
подразделении – времени на исправление
доработку не остается.
Не своевременное начало работы с
поручением. Сначала – время еще есть,
потом завертелся, забыл. Работа с
поручением начинается только после
получения из контрольного отдела АКУ
запроса отчета об исполнении поручения –
за 3 дня до наступления срока исполнения.
И как результат – завтра срок исполнения а
исполнитель начинает собирать
информацию, готовить письма в
подчиненные структуры – но уже поздно.
Содержание подчиненной резолюции. Изменить
резолюцию Губернатора области мы не можем.
Но контрольный отдел считает необходимым
уточнить резолюцию по вопросам сроков
предоставления информации, куда и кому
необходимо направить тот или иной итоговый
документ. Многие сотрудники наши дополнения
к резолюциям вообще не читают и к сведению не
принимают. Свои же резолюции формулируют
так, что исполнитель не всегда понимает, что и
когда он должен делать и кому, что и когда
представить. Поэтому, на наш взгляд, резолюции
подчиненные должны быть полновесные и
полносодержательные. Да – это требует времени
– но тогда вопросов по исполнению поручений
будет меньше.
Человеческий фактор. Я говорю не только об
исполнительской дисциплине – когда один не
исполнил, а другой не проверил и не
проконтролировал исполнение – это случается
сплошь и рядом, сейчас я говорю о том, что
сотрудники уезжают в командировки, в том числе и
длительные, различного рода учебы, отпуска,
болезни, наконец. И мы с этим сталкиваемся
каждый день - сотрудника отвечающего за
подготовку поручения документа нет – сделать
ничего не можем. Не можем войти в компьютер
сотрудника, не знаем где у него та или иная
отчетная информация. Если говорить о
компьютерах - то знаете вы или нет, но любой
начальник имеет доступ к папке входящих
документов всех своих сотрудников в системе ЕСЭД
«Директум» и если что-то необходимо отжать –
здесь вопросов быть не должно. Если же у вас в
подразделении не налажена взаимосвязь и
взаимозаменяемость – то тут вопросы к организации
и построению работы внутри … Как это исправить –
чуть позднее.
2. Полнота предоставления отчетной
информации. Здесь важно направить ответ в
нужное место, нужному корреспонденту,
обязательно ссылаться на тот документ, на
который вы отвечаете, ответить на все
поставленные вопросы, послать документ по
всем указанным маршрутам - на бумажном
носителе, по электронной почте, разместить (при
необходимости) на указанных порталах и сайтах.
Не допускать орфографических ошибок.
Не исполнение вышеперечисленного ведет к
возвращению документа на доработку и, как
следствие, нарушению срока исполнения
поручения.
Основные причины
нарушений срока исполнения контрольных
документов, ошибок допускаемых при подготовке
отчетной информации
Отсутствие в структурных подразделениях аппарата
Правительства, иных органах исполнительной
власти области четкой системы работы с
контрольными документами
Система работы с контрольными документами
предусматривает:
1. Умелое использование электронных баз данных
(анализ и систематизация поступивших
контрольных документов, подготовка подчиненных
резолюций, четкое определение исполнителей по
поручениям и документам, отслеживание движения
документа внутри структурного подразделения,
подготовка промежуточной (при необходимости), и
подготовка полной итоговой информации,
доведение документа или поручения до снятия с
контроля и списания «в дело»);
2. Четкое определение уполномоченных сотрудников,
отвечающих за организацию контроля, в т.ч. один из
заместителей руководителя структурного
подразделения, или наиболее опытный и авторитетный
начальник комитета или отдела (обязателен приказ
руководителя структурного подразделения о
назначении данных сотрудников ответственными за
работу с контрольными документами и поручениями,
включение данных обязанностей в должностные
регламенты сотрудников);
3. Анализ исполнения контрольных документов и
поручений, упреждающий контроль,
еженедельное предоставление руководителю
структурного подразделения информации о
документах, срок исполнения которых –
предстоящая неделя, еженедельное
информирование руководства о документах,
срок исполнения которых нарушен,
дисциплинарная ответственность сотрудников,
допустивших нарушение сроков исполнения
контрольных документов;
4. Отлаженная работа с запросами отчетов.
5. Не достаточная проработка проектов указов и
распоряжений Губернатора области, постановлений
Правительства области в вопросах определения сроков
исполнения контрольных поручений, содержащихся в
документах или полное отсутствие таких сроков;
определение ответственных исполнителей, этапов
исполнения поручений, четкое определение, что
должно получиться или стать итогом работы.
6. Низкая исполнительская дисциплина,
отсутствие системы ответственности
сотрудников, допустивших нарушение срока
предоставления необходимой информации.
Предложения
контрольного отдела АКУ
по организации работы с контрольными
документами и поручениями в структурных
подразделениях аппарата Правительства, иных
органах исполнительной власти области
1. Проведение организационно-штатных
мероприятий. Закрепление за одним из
заместителей начальника структурного
подразделения (начальник отдела) курирование
вопросов контроля.
Закрепление за конкретными сотрудниками
вопросов организации работы с контрольными
документами. Издание приказа по структурному
подразделению.
2. Уполномоченным сотрудникам ежедневно
анализировать состояние работы с
контрольными документами с использованием
возможностей ЕСЭД «Директум», контактировать
с исполнителями, отслеживать сроки исполнения
поручений.
3. Уполномоченным сотрудникам, совместно с
исполнителями своевременно инициировать (при
необходимости) перенос сроков исполнения
поручений и документов.
4. Еженедельно предоставлять руководителям
структурного подразделения полную
информацию о состоянии исполнительской
дисциплины.
5. Ежеквартально (раз в полгода) на оперативных
совещаниях рассматривать вопрос работы с
контрольными документами. Проводить полный
анализ всех документов стоящих на контроле,
принимать решение о переносе срока,
признании утратившими силу, отмене. Принимать
решений по оценке исполнительской дисциплине
сотрудников.
6. Изучение всеми сотрудниками (особенно вновь
принятыми) Регламента Правительства области,
Инструкции по делопроизводству, курсов по
работе в ЕСЭД «Директум», инструкций ЕСЭД
«Директум», закрепление наставников и т.д.
7. Повышение качества принимаемых НПА, четко
указывать контрольные сроки, ответственных, не
допускать размытости формулировок, определять
формы предоставления промежуточной и
итоговой информации (кому и когда).
8. Жесткая привязка вопросов мотивации
сотрудников к исполнительской дисциплине.
9. Периодическое обучение всех сотрудников
вопросам работы с контрольными документами