Проблемы автоматизации процессов

Анализ опыта внедрений
системы BPM (Business
Process Management)
Проблемы и инструментарий для их
разрешения
Андреев Владимир
Директор компании DocsVision
Цель внедрения
Внедрить систему автоматизации
документооборота
–
создать среду для
простой автоматизации широкой
номенклатуры процессов, не охваченных
другими информационными системами,
закрепленными в административных
управленческих регламентах или доселе
неформализованных
www.docsvision.com
Слайд: 2
Простая автоматизация бизнес процессов ≠
Автоматизация простых бизнес процессов
 Простые процессы не обязательно
автоматизировать
 В природе не существует простых бизнеспроцессов
 Модель процессов усложняются по мере их
автоматизации
 Чтобы автоматизация стала простой инструмент
должен быть мощным
www.docsvision.com
Слайд: 3
План
 Проблемы возникающие при внедрении
WorkFlow системы
 Требования которые необходимо учитывать при
выборе системы
 Пример реализации
www.docsvision.com
Слайд: 4
Проблемы автоматизации
процессов
 Реальные бизнес-процессы:
• Процессов много
• Апериодические выполнение функций в
процессе
• Процессы изменчивы
• Необходимость последовательной
автоматизации и постепенного улучшения
• Необходимо иметь консолидированные
средства анализа эффективности процессов
www.docsvision.com
Слайд: 5
Проблемы автоматизации
процессов
 Реальные бизнес-процессы:
• охватывают различные подразделения
компании
• включают этапы работы с контрагентами
• редко протекают в рамках одной подсистемы
информационной системы (Портал, ERP,
CRM…)
• часто включают как ручные так и
автоматизированные этапы
www.docsvision.com
Слайд: 6
Примеры:
• Командировка
• Заявка, утверждение, регистрация в кадровой
системе, регистрация в финансовой системе,
информирование администратора…
• Заключение договора
• Согласование и утверждение, передача контрагенту,
регистрация в CRM, регистрация в ERP, фиксация в
архиве, учет исполнения этапов, формирование
актов…
• Проведение аттестации
• Согласование плана аттестации, фиксация в
кадровой системе, генерация теста, рассылка и сбор
результатов анкетирования, фиксация итогов в
кадровой системе…
www.docsvision.com
Слайд: 7
План
 Проблемы возникающие при внедрении
WorkFlow системы
 Требования которые необходимо учитывать при
выборе системы
 Пример реализации.
www.docsvision.com
Слайд: 8
Важно
 Мощность языка описания процессов
 Требуют унифицированного доступа ко всем
ручным этапам – общая очередь задания
 Насыщенность функций обработки ручных
этапов
 Средства накопления статистики
 Средства реинженеринга процессов
 Средства интеграции
www.docsvision.com
Слайд: 9
Мощность языка описания
 Не достаточно функций маршрутизации
документов и программных функций
 Условные ветвления
 Циклы
 Переборы коллекций
 Обмен и преобразования данных
 Синхронизация по времени и по событиям
 Средства расширения языка
 Декомпозиция
= визуальный язык программирования
www.docsvision.com
Слайд: 10
Управление процессами
Передача данных из свойств
карточки счета в переменные
процесса
Обнаружение нового счета
на оплату
Уведомление
автора счета
Оплата счета
НЕТ
ДА
Сумма счета <
1000$?
ДА
НЕТ
Оплатить?
www.docsvision.com
Согласование
счета
Слайд: 11
Управление процессами
Передача данных из свойств
карточки счета в переменные
процесса
Обнаружение нового счета
на оплату
Уведомление
автора счета
Оплата счета
НЕТ
ДА
Сумма счета <
1000$?
ДА
НЕТ
Оплатить?
www.docsvision.com
Согласование
счета
Слайд: 12
www.docsvision.com
Слайд: 13
Унифицированная
очередь заданий
 Все процессы должны порождать идентичные
задания
 Удобные средства представления и доступа
 Уведомления
 Уведомления по электронной почте
 Интеграция с календарем
www.docsvision.com
Слайд: 14
www.docsvision.com
Слайд: 15
Функция ручной обработки
 Срок исполнения, текущее состояние,
исполнитель
 Документы, формы, ссылки
 Права – модификация, делегирование
 Декомпозиция
 Семантика завершения – параметры
завершения
 Назначение напоминаний
 Гибкая настройка представлений
www.docsvision.com
Слайд: 16
Задание
www.docsvision.com
Слайд: 17
Средства накопления
статистики
 Журнализация всех действий
 Получение реальных временных параметров
исполнения процесса и отдельных этапов
 Средства вычисления параметров в рамках
процесса
 Средства формирования отчетности
Автоматизация сбора метрик KPI
www.docsvision.com
Слайд: 18
Проблемы автоматизации процессов
www.docsvision.com
Слайд: 19
Средства реинженеринга
процессов
 Возможность внесения изменений в
актуальные модели
 Возможность модификации запущенных
процессов
 Средства декомпозиции процессов,
поддержка шаблонов
www.docsvision.com
Слайд: 20
Проблемы автоматизации процессов
www.docsvision.com
Слайд: 21
Средства интеграции
 Процессы интегрируются в инфраструктуру
информационной системы
 Низкоуровневая интеграция – программно
 Высокоуровневая интеграция – путем
настройки программных компонентов
www.docsvision.com
Слайд: 22
Интегрированное решение
www.docsvision.com
Слайд: 23
Типичные сценарии
интеграции
 При размещении новой заявки на обслуживание,
переслать ссылку на нее ответственному менеджеру
 Указанный менеджером исполнитель, фиксируется в
заявке
 Из данных указанных в заявке формируется запись в
системе учета обращений
 В заявке фиксируется информация о ходе ее
обработки
 Создается обсуждение проблемы
 Заявитель уведомляется по электронной почте
 Обработанная заявка перемещается в архив
www.docsvision.com
Слайд: 24
Функции шлюза
 Мониторинг событий в SharePoint:
• появление новой информации
• модификация имеющихся данных
 Синхронизация информации (обмен данными)
между документами и элементами списка и
переменными процесса
 Создание новых объектов SharePoint
 Формирование файлов включающих данные
элементов списка по шаблонам
 Маршрутизация файлов и указателей на
объекты SharePoint
 Изменение бизнес-процессов в зависимости
от состояния объектов SharePoint
 …
www.docsvision.com
Слайд: 25
www.docsvision.com
Слайд: 26
План
 Проблемы возникающие при внедрении
WorkFlow системы
 Требования которые необходимо учитывать при
выборе системы
 Пример реализации
www.docsvision.com
Слайд: 27
Пример
 Процесс: Выполнение заявок на ремонт оборудования
 Требуется:
• Упростить взаимодействие с заказчиком
• Упорядочить и ускорить передачу работ и документов
с этапа на этап
• Наладить оперативный контроль выполнения работ
по заказам
• Получать статистическую информацию для анализа
и улучшения процесса
 За счет этого:
•
•
•
•
Ускорить время выполнения заказов
Сократить непроизводительные потери времени
Снизить количество несоответствий при выполнении работ
Повысить производительность и качество работы
предприятия
• Повысить удовлетворенность клиентов
www.docsvision.com
Слайд: 28
Схема процесса
Запуск процесса
Ввод заявки
Назначение
эксперта
Диспетчер
Клиент
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Акт дефектации
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Плановый срок выполнения заявки
План-график работ
Смета работ
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Публикация
Текущее состояние
Плановый срок этапа
Публикация
Дефектация
Эксперт
Планирование
Плановик
Инженер 1
Изготовление
деталей
Мастер 1
Уведомление
Просмотр
Проектирование
Клиент
Ремонтные
работы
Мастер 2
Проведение
испытаний
Контролер
Нет
Результат
Да
Оформление
документации
Текущее состояние
Документация
Публикация
Инженер 2
www.docsvision.com
Слайд: 29
Ввод заявки
www.docsvision.com
Слайд: 30
Назначение эксперта
www.docsvision.com
Слайд: 31
Просмотр заявки 1
www.docsvision.com
Слайд: 32
Просмотр заявки 2
www.docsvision.com
Слайд: 33
Просмотр заявки 3
www.docsvision.com
Слайд: 34
www.docsvision.com
Слайд: 35
Спасибо за внимание!
ВОПРОСЫ?
Андреев Владимир
Директор DocsVision
Andreev@docsvision.com
www.docsvision.com
Слайд: 36