Что делать - Docsvision

Что ожидать от внедрения
системы документооборота.
Анализ рынка спроса и предложения. Что
продают производители и что покупают
заказчики. Возможно ли взаимопонимание.
Андреев Владимир
Директор компании DocsVision
План




Анализ потребностей заказчиков
Что предлагают производители
Ошибки выбора систем
Что делать
www.docsvision.com
Слайд: 2
План




Анализ потребностей заказчиков
Что предлагают производители
Ошибки выбора систем
Что делать
www.docsvision.com
Слайд: 3
Автоматизация документооборота
Внедрить систему автоматизации
документооборота
–
создать среду для
простой автоматизации широкой
номенклатуры процессов, не охваченных
другими информационными системами,
закрепленных в административных
управленческих регламентах или доселе
неформализованных
www.docsvision.com
Слайд: 4
З типа потребностей
 Перенести в область автоматизации то, что
работает «в бумаге»
 Автоматизировать (понять) то, что работает
неизвестно как
 Перейти на новую систему менеджмента электронное государство, электронная Москва…
www.docsvision.com
Слайд: 5
Покупатели
Традиционалисты
 Прагматики
 Наивные
 Системные
www.docsvision.com
Слайд: 6
Покупатели
 Традиционалисты
• Перенос традиционных задач директивного
управления в область автоматизации
• Бумажный документ неискореним
• Автоматизация регистрации документов, учет
местоположения, поручений, отметки об исполнении
• Эффект – упрощение поиска, отчетность по
состоянию исполнения
• + электронный архив, поиск документов
 Электронная канцелярия, + архив
www.docsvision.com
Слайд: 7
Покупатели
 Прагматики
• Имеется бизнес-процесс или группа процессов:
• Сбой которого критичен
• Сопровождение которого дорого
• Руководство требует прослеживаемости
• Нет задачи развития
• Изменение процесса
• Расширение номенклатуры процессов
• Интеграция системы
• Примеры: заявки клиентов на обслуживание,
договорной процесс, аудит СМК
 Прикладной АРМ
www.docsvision.com
Слайд: 8
Покупатели
 Наивные
• Не имеют четких задач и плана внедрения
• Преувеличивают роль программного обеспечения
• Хотят автоматизировать весь документооборот
компании в рамках проекта внедрения системы
 DOCUMENTUM
www.docsvision.com
Слайд: 9
Покупатели
 Системные
• Имеется последовательность процессов, которые
необходимо автоматизировать
• Понимание необходимости интеграции
информационной системы
• Понимание внедрения как итерационного процесса
 Платформа автоматизации управления
документами и процессами
www.docsvision.com
Слайд: 10
Покупатели
 Различные типы проектов для различных
типов потребителей
 В одной организации могут иметься
различные типы потребителей
 Покупатели развиваются
 Неплавный переход между типами
внедрения
 Не будьте наивным покупателями 
www.docsvision.com
Слайд: 11
План




Анализ потребностей заказчиков
Что предлагают производители
Ошибки выбора систем
Что делать
www.docsvision.com
Слайд: 12
Базовые технологии
DMS (Document Management Systems)
 Хранения, обеспечение доступа к файлам
 Documentum, Hummingbird DM, …
GroupWare
 E-Mail, календарное планирование, обсуждения,
быстрая разработка форм
 Lotus Notes …
WorkFlow
 Моделирование и управление процессами
 Altris…
Системы автоматизации канцелярии и АСКИД
 Традиционные АРМ’ы учета документов
 Дело, LanDocs…
www.docsvision.com
…
Слайд: 13
Базовые технологии
DMS
АСКИД
Groupware
Workflow
www.docsvision.com
Слайд: 14
Базовые технологии
DMS
АСКИД
Groupware
Workflow
www.docsvision.com
Слайд: 15
Базовые технологии
DMS
АСКИД
Groupware
Workflow
www.docsvision.com
Слайд: 16
Базовые технологии
DMS
АСКИД
www.docsvision.com
Groupware
Workflow
Слайд: 17
Базовые технологии
DMS
АСКИД
www.docsvision.com
Groupware
Workflow
Слайд: 18
Базовые технологии
DMS
АСКИД
Groupware
Workflow
Система требующаяся
клиентам
www.docsvision.com
Слайд: 19
Попытка Сегментации
 Плохая сегментация – все предлагают все
• Канцелярии
• Дело, Кодекс, LanDocs, Евфрат?
• Наборы приложений
• PayDocs, NauDoc
• Архивы
• Саперион, LanDocs, Эффектофисс
• Lotus Notes +
• Company Media, БОСС-референт
• WorkFlow
• Ultimus
• Платформы
• Documentum, Hummingbird
• Платформы с Российской спецификой (готовое решение)
• DocsVision, Директум, Оптима, Евфрат?
www.docsvision.com
Слайд: 20
Типы внедрения
 Готовое решение (коробка)
• Дело, Кодекс, Эффектофисс
 Проект по внедрению без доработок
 Простой Upgrade
 Низкая стоимость
www.docsvision.com
Слайд: 21
Типы внедрения
 Возможность адаптации готового приложения
• PayDocs, NauDoc, LanDocs, Евфрат? Company Media,
БОСС-референт, Директум




Услуги производителя
Учет потребностей клиента
Средняя стоимость
Проблемы Upgrade
www.docsvision.com
Слайд: 22
Типы внедрения
 Внедрение платформы + разработка
• Documentum, Hummingbird
 Услуги партнера
 Учет потребностей клиента, в рамках
возможностей платформы
 Высокая стоимость
 При правильном использовании платформы
возможен Upgrade
www.docsvision.com
Слайд: 23
Типы внедрения
 Готовое решение + интерактивные инструменты
разработки
• DocsVision, Optima, Директум?
 Услуги партнера
 Возможность дальнейших самостоятельных
доработок
 Учет потребностей клиента, в рамках
возможностей платформы
 Низкая начальная стоимость
 Возможен Upgrade
www.docsvision.com
Слайд: 24
Типы внедрения
 Workflow автоматизация
• Ultimus, DocsVision
 Возможность самостоятельной настройки и
разработки в рамках предоставляемых
инструментов
 Учет потребностей клиента
 Средняя стоимость
 Возможен Upgrade
www.docsvision.com
Слайд: 25
План




Анализ потребностей заказчиков
Что предлагают производители
Ошибки выбора систем
Что делать
www.docsvision.com
Слайд: 26
Ошибки
 Не приступайте к выбору системы без:
• Определения типа внедрения
• Определения номенклатуры автоматизируемых
процессов
• Определения масштаба проекта
• Финансового плана проекта
• Определений системных требований
• Команды проекта
 Не будьте наивными 
www.docsvision.com
Слайд: 27
Ошибки
 Не приступайте к внедрению системы без:
• Наличия демо-версии или тестового внедрения
• Информации о внедрении системы для схожих задач в
компаниях схожего масштаба
 Желательно
• Ознакомится с опытом внедрения
• Заказать пилотный проект
 Не верьте продавцам 
www.docsvision.com
Слайд: 28
План




Анализ потребностей заказчиков
Что предлагают производители
Ошибки выбора систем
Что делать
www.docsvision.com
Слайд: 29
Идеального продукта нет
DMS
АСКИД
Groupware
Workflow
Система требующаяся
клиентам
www.docsvision.com
Слайд: 30
Что выбрать
 Традиционалисты
• Систем автоматизации канцелярии
• Платформу автоматизации документооборота с
готовой канцелярией
 Прагматики
• Заказать проект с нуля или на платформе
 Наивные
• Documentum
 Системные
• Одна из отечественных платформ
www.docsvision.com
Слайд: 31
Что делать
 Этапы:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Формирование команды проекта
Анализ ситуации и задач
Выбор платформы интеграции
Разработка (покупка) приложения-пилота
Внедрение платформы и пилотного
приложения
Доработка недостающих компонент
Внедрение (обучение)
Сопровождение системы
Анализ ситуации
www.docsvision.com
Слайд: 32
Спасибо за внимание!
ВОПРОСЫ?
Андреев Владимир
Директор DocsVision
Andreev@docsvision.com
www.docsvision.com
Слайд: 33