Обмен юридически значимыми документами между контрагентами (сервис 1С-ЭДО)

Обмен юридически
значимыми документами
между контрагентами
(сервис 1С-ЭДО)
Андрей Чудин
Руководитель отдела 1С
Известно, что использование электронных документов
(в частности, электронных счетов-фактур) помогает
компаниям снижать затраты на сопровождение
хозяйственной деятельности, значительно снижает
риски расхождения данных в учетных системах
контрагентов, а также упрощает взаимодействие с
контролирующими органами.
2
Давайте рассмотрим:
• какие требования предъявляют к первичным и
налоговым документам бухгалтеры и руководители
• как электронный документооборот (ЭДО) через
операторов электронного документооборота
счетов-фактур (ЭДО СФ) может обеспечить
выполнение этих требований
3
Требования бухгалтерии
к первичным и
налоговым документам
• Документы оформлены без ошибок
• Данные по реализациям и поступлениям
совпадают с данными контрагентов, нет расхождений
• Подпись и печать хорошо читаемы
• Покупатель быстро (вовремя) возвращает
подписанные документы
• Документы хранятся в порядке, их можно легко и
быстро найти
4
С ЭДО легче обеспечить
выполнение требований
•
Документы всегда оформлены без ошибок, данные по реализациям
и поступлениям всегда совпадают с данными контрагентов,
потому что …
 документы поступлений создаются автоматически – на основе входящих
электронных документов
 поддерживается автоматическое сопоставление номенклатурных
справочников продавца и покупателя
•
Подпись и печать всегда разборчивы, поскольку…
 используется усиленная квалифицированная электронная подпись,
которая подтверждает полномочия сотрудника
•
Покупатель быстро (вовремя) возвращает подписанные документы
 ведь обмен электронными документами занимает секунды
•
Документы хранятся в порядке и всегда под рукой, потому что …
 архив электронных документов ведется прямо в программе 1С
5
Декларацию по НДС
проще сдать успешно,
если использовать 1С-ЭДО
НЕ ИСПОЛЬЗУЮТ ЭДО
ИСПОЛЬЗУЮТ ЭДО
=
=
≠
=
≠
=
Уточнение по
Декларации
Успешно
сданная
отчетность
6
Требования руководителя
к документам
и работе с ними
• Не тратить время на проверку и подпись большого
количества документов
• Быстрое, дешевое, безопасное и надежное
перемещение документов по стране – при этом
простое как отправка SMS
• Сотрудники имеют доступ только к тем документам,
с которыми им положено работать
• Архивы с документацией не занимают ценное место
в офисе
7
С ЭДО легче обеспечить
выполнение требований
• Можно моментально и просто как SMS отправить
документ в любую точку страны
Отправить электронный документ в один клик прямо из программы 1С через
оператора ЭДО, который гарантирует доставку - легко и безопасно
Отправка одного электронного документа стоит как один звонок про
телефону - 5 рублей. А если отправляете счет-фактуру, то получаете
возможность отправить еще два электронный документа за общую сумму 10
рублей (т.е. 3,33 руб за 1 документ).
• Не нужно тратить время на проверку и подпись большого
количества документов, потому что …
Можно подписывать электронной подписью сразу группу документов,
выбранных с помощью гибкой системы фильтров, в интерфейсах «На
подпись» и «Текущие дела по ЭДО»
8
С ЭДО легче обеспечить
выполнение требований
• Сотрудники всегда имеют доступ только к тем
документам, с которыми им положено работать,
так как…
 обеспечено разграничение прав доступа к электронным
документам и полномочиям по подписанию различных видов ЭД
на трех уровнях:
 зарегистрированных пользователей программы 1С,
 квалифицированных сертификатов электронной подписи,
принадлежащих пользователям,
 настроек доступа пользователей в программе 1С: по договорам,
контрагентам, организациям и т.п.
• Архивы с документацией не занимают место в офисе
 электронные документы хранятся в электронном архиве,
прямо в программе 1С, нет необходимости хранить их бумажные
копии
9
Рекомендации по переходу
на применение электронных
документов
1. Определитесь с контрагентами, с которыми вы
хотели бы обмениваться электронными документами.
2. Заключите соглашение об обмене электронными
документами, указав типы документов, сроки подписания
и другие существенные условия.
3. Проведите пробный обмен по типовой сделке, например,
дублируя бумажные документы.
4. Определите дату перехода на электронные документы
по выбранным типам документов и контрагентам.
5. Удивляйтесь тому, сколько раньше времени и ручного
труда уходило на оформление и доставку документов. ;)
10
Техническое вопросы
подключения и настройки
ЭДО мы поможем решить
Для подключения к 1С-ЭДО можно обратиться по телефону:
(3902) 306-019
 Настройка 1С-ЭДО в вашей программе
 Получение сертификата электронной подписи (1С:Подпись)
 Обучении сотрудников работе с электронными документами
 Настройке 1С-ЭДО у ваших контрагентов
11
Подключайте сервис
1С-ЭДО и переходите
на быстрый и удобной
обмен документами
прямо из программ 1С
Андрей Чудин
Хакасия.ру