СЕМИНАР: “Подготовка внутренних аудиторов системы менеджмента качества

ЛЕКТОР: Начальник отдела СМК
КазНМУ им.С.Д.Асфендиярова
СЕИТОВА МАРА УТЕГЕНОВНА,
к.ф.н.
СЕМИНАР:
“Подготовка внутренних
аудиторов системы
менеджмента качества
на основе требований
МС ИСО 9001:2008 и
МС ИСО 19011:2011”
Алматы,2015 г.
Термины и определения
Руководитель
аудиторской группы
п. 3.6
Заказчик
п. 3.9
п. 3.7
Аудиторская
группа
Проверяемая
организация
п. 3.1
Программа
аудита
АУДИТ
п. 3.12
План
аудита
Объем
аудита
Технический
эксперт
Аудитор
п. 3.11
п. 3.13
п. 3.10
п. 3.8
Объект
аудита
Рабочие
документы
п.3.2
Критерии
аудита
WWW.KAZNMU.KZ
Отчет
п. 3.3
Свидетельства
аудита
п. 3.4
Наблюдения
аудита
п. 3.5
Заключение
по аудиту
АУДИТ
систематический,
независимый
и
документированный процесс
получения
свидетельств
аудита и объективного их
оценивания
с
целью
установления
степени
выполнения
согласованных
критериев аудита (3.1)
WWW.KAZNMU.KZ
Типы аудита
Аудит первой стороной (внутренний
аудит)
Проводится обычно самой
Организацией или от ее имени
Аудит второй стороной (внешний
аудит)
Проводится сторонами,
заинтересованными в
деятельности Организации или от
их имени
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит третьей стороной
(внешний аудит)
Проводится внешними
независимыми организациями
WWW.KAZNMU.KZ
Типы аудита
Комплексный аудит
Одновременный аудит двух и
более систем менеджмента
Совместный аудит
Одновременный аудит,
проводимый двумя или
несколькими организациями
WWW.KAZNMU.KZ
КРИТЕРИИ АУДИТА
совокупность политик, процедур
или требований (3.2)
Внутренняя нормативная
документация Организации
(Руководство по качеству,
Политика в области качества,
Документированные
процедуры, инструкции,
и т.д.)
WWW.KAZNMU.KZ
КРИТЕРИИ АУДИТА
Внешняя нормативная
документация
Законные и подзаконные акты
Республики Казахстан,
ведомственные инструкции,
требования ГОСО, т.д.
WWW.KAZNMU.KZ
КРИТЕРИИ АУДИТА
Контрактные требования
Требования МС ИСО 9001:2008
WWW.KAZNMU.KZ
СВИДЕТЕЛЬСТВО АУДИТА
записи, изложение фактов или
другая информация, которая
связана с критериями аудита и
может быть проверена (3.3)
Записи,
произведенные в
процессе
осуществления
деятельности
WWW.KAZNMU.KZ
СВИДЕТЕЛЬСТВО АУДИТА
Записи в журналах регистрации
Планы
WWW.KAZNMU.KZ
СВИДЕТЕЛЬСТВО АУДИТА
Контракты
Записи,
произведенные
аудиторами в процессе проведения
проверки, как результаты опроса
или наблюдений
Документация
WWW.KAZNMU.KZ
НАБЛЮДЕНИЯ АУДИТА
результат оценки свидетельств
аудита
в
соответствии
с
критериями аудита (3.4)
Указывают на несоответствие
критериям аудита
 Указывают на соответствие
критериям
аудита
WWW.KAZNMU.KZ
СВИДЕТЕЛЬСТВО
Указывают
на
улучшения
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТА
возможности
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ
АУДИТА
выходные
данные
аудита,
представленные аудиторской группой
после рассмотрения целей аудита и
всех наблюдений аудита (3.5)
Может быть представлено в
виде отчета по результатам
аудита, содержащего:
WWW.KAZNMU.KZ
Рекомендацию к выдаче сертификата
соответствия системы менеджмента
качества требованиям МС ИСО
9001:2008
Заключение о
соответствии/несоответствии
критериям аудита
WWW.KAZNMU.KZ
Описание
сделанных
всех
наблюдений,
во время проведения
аудита
Рекомендации по улучшению
(если это
являлось одной из целей
аудита)
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТОР
Подготовка в качестве аудитора может быть
проведена организацией, где работает
аудитор, или сторонней организацией.
Опыт проведения аудитов должен быть
получен под управлением и руководством
аудитора, обладающего компетентностью
руководителя аудиторской группы
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТОРСКАЯ ГРУППА
один или несколько аудиторов, проводящих
аудит, которым, при необходимости, помогают
технические эксперты (3.9)
Руководитель аудиторской группы
Являются членами
аудиторской группы
Аудитор-стажер
Технический эксперт
Сопровождающий
Наблюдатель
Не являются членами
аудиторской группы
WWW.KAZNMU.KZ
РУКОВОДИТЕЛЬ АУДИТОРСКОЙ
ГРУППЫ
Один из аудиторов, входящих в
аудиторскую группу, назначается ее
руководителем
Руководитель аудиторской группы
должен обладать дополнительным
опытом проведения аудитов
WWW.KAZNMU.KZ
Обязанности
 Определение объема и критериев
аудита совместно с заказчиком аудита,
а также согласование любых
изменений в объеме и критериях
аудита.
 Обеспечение соответствия целей,
объема и критериев аудита характеру
аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
 Определение осуществимости аудита.
При необходимости, установление
первоначального контакта с
проверяемой организацией.
WWW.KAZNMU.KZ
Обязанности
Периодическое доведение до сведения
проверяемой организации и заказчика
аудита информации о ходе аудита и
любых проблемах, если это применимо
Подготовка плана аудита
WWW.KAZNMU.KZ
Разрешение любых возражений со стороны
проверяемой организации (совместно с
представителем проверяемой организации и
заказчиком аудита).
Установление (путем консультаций с
аудиторской группой) ответственности
каждого члена группы за проверку
конкретных
процессов,
функций,
площадок, областей или действий.
WWW.KAZNMU.KZ
РУКОВОДИТЕЛЬ АУДИТОРСКОЙ ГРУППЫ
Обязанности
 Ведение вступительного и заключительного совещания.
 При выявлении невозможности достижения целей аудита,
информирование заказчика аудита и проверяемой организации,
с обязательным указанием причин.
 Руководитель аудиторской группы несет
ответственность за подготовку и содержание
отчета по аудиту.
При наличии только одного аудитора, последний
должен
выполнять
все
обязанности
руководителя аудиторской группы.
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТОР - СТАЖЕР
Аудиторы-стажеры могут быть включены в
аудиторскую
группу,
но
должны
действовать только под руководством и
контролем аудитора.
WWW.KAZNMU.KZ
ТЕХНИЧЕСКИЙ ЭКСПЕРТ
лицо, представляющее аудиторской группе специальные знания или
опыт (3.10)
 Технический эксперт не выступает в роли аудитора, а работает под его
руководством.
 Специальные знания и/или опыт, предоставляемые техническим
экспертом могут включать в себя:
 знания, относящиеся к организации;
 знания и опыт, относящиеся к процессу
или деятельности, подлежащей проверке;
 знание языка (переводчик);
 знание культурных
традиций.
и
социальных
WWW.KAZNMU.KZ
СОПРОВОЖДАЮЩИЙ
Сопровождающие могут сопровождать группу аудиторов, но они не
являются ее членами.
Если сопровождающие были назначены проверяемой организацией, то
они должны помогать аудиторской группе действовать по просьбе ее
руководителя.
WWW.KAZNMU.KZ
НАБЛЮДАТЕЛЬ
Наблюдатели могут сопровождать группу
аудиторов, но они не являются ее членами и не
должны влиять или вмешиваться в проведение
аудита.
Задача наблюдателей заключается в
осуществлении надзора за процессом
аудита. Цель такого надзора может быть
самой различной, как и организации,
делегировавшие
наблюдателю
его
полномочия.
WWW.KAZNMU.KZ
ПРОГРАММА АУДИТА
совокупность одного или нескольких
аудитов, запланированных на конкретные
сроки и направленных на достижение
определенных целей (3.11)
Программа аудита может включать один или
несколько аудитов, в зависимости от размера,
типа и сложности проверяемой организации.
Эти
аудиты
могут
преследовать
разнообразные цели и могут также включать
комплексные или совместные аудиты.
WWW.KAZNMU.KZ
Программа аудита также включает все виды
деятельности,
необходимые
для
планирования и организации различных
типов и количества аудитов, а также
предоставления ресурсов, обеспечивающих
их
результативное
и
эффективное
выполнение в конкретные сроки.
Организация может установить одну или
несколько программ аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
ПЛАН АУДИТА
описание видов деятельности
мероприятий аудита (3.12)
и
WWW.KAZNMU.KZ
ОБЪЕМ АУДИТА
содержание
и границы аудита (3.13)
WWW.KAZNMU.KZ
КОМПЕТЕНТНОСТЬ
продемонстрированные
личные
качества и способность применять
свои знания и умения (3.14)
WWW.KAZNMU.KZ
Цель внутреннего аудита
.
•анализ соответствия
запланированным мероприятиям
•анализ соответствия требованиям.
•определение результативности
(эффективности).
•поиск потенциала улучшения
WWW.KAZNMU.KZ
Основание для проведения аудита
•запланированный анализ (не реже
одного раза в год все процессы, все
подразделения, вся виды продукции,
вся документация).
•анализ новых процессов.
•анализ новых продуктов и технологии.
•исследование «узких» мест для
сокращения затрат качество.
•анализ рекламаций.
•оценка поставщиков.
•анализ эффективности корректирующих
действий WWW.KAZNMU.KZ
Достоинства и недостатки внутреннего аудита
Знание особенностей предприятия
Знание специфических каналов коммуникаций
Знание неформальных лидеров, чья информация
может быть наиболее полезной
для аудитора.
Возможность пользования Конфиденциальной
информацией Отсутствие дефицита
времени при аудите. Незначительные затраты на
проведение внутреннего аудита
WWW.KAZNMU.KZ
Достоинства и недостатки внутреннего аудита
Возможность предвзятости внутренних аудиторов
По отношению к некоторым сотрудникам предприятия.
Критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается
болезненнее.
Результаты внутреннего аудита нельзя использовать
для рекламы предприятия.
WWW.KAZNMU.KZ
Виды аудита
 В целом аудит качества подразделяется на три
вида аудитов:
 Аудит системы;
 Аудит процесса;
 Аудит продукта
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит
качества
Аудит системы
Аудит процесса
Аудит продукта
Ориентирован
на систему
Ориентирован
на процесс
Ориентирован
на продукт
Проверка
определенных
процедур и
рабочих
процессов на их
соблюдение и
целесообразность
Проверка
небольшого
количество
продуктов на
соответствие
заданным
признакам качества
Оценка отдельных
элементов
системы
менеджмента
качества на их
наличие и
применение
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит системы
При проведении аудита системы нейтральное лицо
 проверяет всю систему менеджмента качества на
 предприятии. Во всяком случае, при этом
 проверяются все важные с точки зрения
 качества документы и процессы,
 производится опрос руководителей и
 исполнителей, проводится выборочный контроль на
местах.

WWW.KAZNMU.KZ
Аудит системы
 Сначала, аудитор уточняет, есть ли в
справочнике менеджмента качества,
методологических, контрольных инструкциях и
др. отклонение от норм, далее он проверяет,
имеются ли отклонения от письменного
изложения заданного производственными
процессами.
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит системы
Анализ соответствия деятельности требованиям, а
также документации СМК.
Установление мероприятий по улучшению
Основа:
Стандарт на систему, справочник по качеству,
процедуры, инструкции, документы заказа,
спецификации, стандарты, законы и записи по качеству.
Охват: все процессы (подразделение)
WWW.KAZNMU.KZ
Пять вопросов во время аудита
 Выполнение требований стандарта описано в полном объеме и




понятно?
Понято ли содержание документа сотрудникам?
Записанные в документации мероприятия известны каждому,
задействованному в этом процессе сотруднику?
Данные мероприятия успешно проведены?
Каким образом доказано их успешное проведение?
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит процесса
 Анализ соответствия требованиям процесса. Анализ
соблюдения и целесообразности отдельных методов и
установление мероприятий по улучшению.
 Основа:
 Карта процесса, процедура, инструкции, документы
по проверке, требования к квалификации персонала.
 Охват: определенные процессы, например,
планирование.
WWW.KAZNMU.KZ
Обязательные документы СМК
 Политика в области качества
 Цели в области качества
 Руководство по качеству
 Управление документацией
 Управление записями
 Внутренние аудиты
 Управление несоответствующей продукцией
 Корректирующие действия
 Предупреждающие действия
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
4.2
4.2.1
Требования к документации
Общие положения

а)
b)
Документация системы менеджмента качества должна
включать:
документально оформленные заявления о
целях в области качества;
руководство по качеству;
WWW.KAZNMU.KZ
политике и
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
с)
d)
е)
документированные
процедуры,
требуемые настоящим международным
стандартом;
документы, необходимые организации
для обеспечения
эффективного
планирования,
осуществления
процессов и управления ими;
записи,
требуемые
настоящим
международным стандартом (4.2.4).
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
 Примечание 1. Там, где в настоящем
международном стандарте встречается
термин "документированная процедура",
это означает, что процедура разработана,
документально оформлена, внедрена и
поддерживается в рабочем состоянии.
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
 Примечание 2. Степень документированности
системы
менеджмента
качества
одной
организации, может отличаться от другой в
зависимости от:
а)
размера организации и вида деятельности;
b)
сложности и взаимодействия процессов;
с)
компетенции персонала.
Примечание 3. Документация может быть в
любой форме или на любом носителе.
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
 4.2.3Управление документацией
 Документами, требуемыми системой менеджмента
качества,
необходимо
управлять.
Записи
специальный вид документов, и ими надо управлять
согласно требованиям, приведенным в п. 4.2.4.
 Для определения необходимых средств управления
должна быть разработана документированная
процедура, предусматривающая:
 а) проверку документов на адекватность до их
 b)
выпуска;
анализ
и
актуализацию
по
необходимости и переутверждение
документов;
WWW.KAZNMU.KZ
мере
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
 с)
 d)
 е)
 f)
 g)
обеспечение идентификации изменений и
статуса
пересмотра документов;
обеспечение наличия соответствующих
версий
документов в пунктах их применения;
обеспечение сохранения документов четкими и
легко
идентифицируемыми;
обеспечение идентификации документов
внешнего
происхождения и управления их
рассылкой;
предотвращение
непреднамеренного
использования
устаревших документов и применение соответствующей
идентификации таких документов, оставленных для какихлибо целей.
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к документации (МС ИСО 9001:2008)
 4.2.4
Управление записями
 Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем
состоянии
для
предоставления
свидетельств
соответствия
требованиям
и
результативности
функционирования системы менеджмента качества.
Они
должны
оставаться
четкими,
легко
идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо
разработать документированную процедуру для
определения средств управления, требуемых при
идентификации, хранении, защите, восстановлении,
определении сроков сохранения и изъятии записей.
WWW.KAZNMU.KZ
Требования к обязательным документированным
процедурам
8.2.2 Внутренние аудиты (проверки)
 Ответственность и требования к планированию и
проведению аудитов, а также к отчету о результатах и
поддержанию в рабочем состоянии записей (4.2.4)
должны быть определены в документированной
процедуре.
WWW.KAZNMU.KZ
8.3
Управление несоответствующей продукцией
 Организация должна обеспечить, чтобы продукция,
которая не соответствует требованиям к продукции,
была идентифицирована и управлялась с целью
предотвращения непреднамеренного использования
или поставки. Средства управления, соответствующая
ответственность и полномочия для работы с
несоответствующей продукцией должны быть
определены в документированной процедуре.
WWW.KAZNMU.KZ
8.5.2 Корректирующие действия
 Организация
должна
предпринимать
корректирующие
действия
с
целью
устранения причин несоответствий, чтобы
предупредить повторное их возникновение.
Корректирующие
действия
должны
соответствовать последствиям выявленных
несоответствий.
 Должна
быть
разработана
документированная
процедура
для
определения требований к:
WWW.KAZNMU.KZ
8.5.2 Корректирующие действия
а)
b)
с)
d)
е)
f)
анализу несоответствий
(включая жалобы
потребителей);
установлению причин несоответствий;
оцениванию необходимости действий, чтобы
избежать повторения несоответствий;
определению и осуществлению необходимых
действий;
записям результатов предпринятых действий
(4.2.4);
анализу
предпринятых
корректирующих
действий.
WWW.KAZNMU.KZ
8.5.3 Предупреждающие действия
 Организация должна определить действия с
целью устранения причин потенциальных
несоответствий
для
предупреждения
их
появления. Предупреждающие действия должны
соответствовать воздействиям потенциальных
проблем.
 Должна быть разработана документированная
процедура для определения требований к:
WWW.KAZNMU.KZ
8.5.2 Корректирующие действия
а)
b)
с)
d)
е)
установлению потенциальных несоответствий
и их причин;
оцениванию необходимости действий с целью
предупреждения появления несоответствий;
определению и осуществлению необходимых
действий;
записям результатов предпринятых действий
(4.2.4); и
анализу предпринятых предупреждающих
действий
WWW.KAZNMU.KZ
4.2.2 Руководство по качеству
 Организация
должна
разработать
и
поддерживать
в
рабочем
состоянии
руководство по качеству, содержащее:
а)
область
применения
системы
менеджмента качества,
включая
подробности и обоснование
любых
исключений (1.2);
b)
документированные
процедуры,
разработанные для
системы
менеджмента качества, или ссылки на
них;
с)
описание взаимодействия процессов
системы
менеджмента качества.
WWW.KAZNMU.KZ
5.4.1 Цели в области качества
 Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели
в области качества, включая те, которые необходимы
для выполнения требований к продукции [7.1 а)],
были
установлены
в
соответствующих
подразделениях и на соответствующих уровнях в
организации. Цели в области качества должны быть
измеримыми и согласуемыми с политикой в области
качества.
WWW.KAZNMU.KZ
5.3
Политика в области качества
Высшее руководство должно обеспечить, чтобы
политика в области качества:
а) соответствовала целям организации;
b) включала
обязательство
соответствовать
требованиям
и
постоянно
повышать
результативность
системы
менеджмента
качества;
с) создавала основы для постановки и анализа
целей в области качества;
d) была
доведена
до
сведения
персонала
организации и понятна ему;
е) анализировалась на постоянную пригодность.
WWW.KAZNMU.KZ
Проведение аудита документации
 До проведения аудита на местах должен быть
проведен анализ документации проверяемой
организации для определения соответствия
документированной
системы
критериям
аудита.
 Анализ должен учитывать размер, тип и
сложность организации, а также цели и объем
аудита. Анализ может быть проведен
непосредственно перед началом проведения
аудита на местах.
WWW.KAZNMU.KZ
Аудит документации
 Если
документация
будет
признана
неадекватной, то руководитель аудиторской
группы должен сообщить об этом заказчику
аудита, лицам, назначенным ответственными
за руководство программой аудита, и
проверяемой организации. Должно быть
принято решение, может ли аудит быть
продолжен или приостановлен до момента
решения всех вопросов по документации.
WWW.KAZNMU.KZ
Подготовка плана аудита
 Руководитель
аудиторской группы должен
подготовить план аудита в качестве основы
соглашения
между
аудиторской
группой,
проверяемой организацией и заказчиком аудита.
План должен облегчить составление графика и
координацию действий по аудиту.
 Степень подробности плана аудита должна
отражать объем и сложность аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
План аудита
 План должен быть достаточно гибким,
чтобы
допускать
изменения,
например, изменение объема аудита,
которое
может
оказаться
необходимым по мере выполнения
аудита на местах.
WWW.KAZNMU.KZ
План должен включать:
а)
б)
в)
г)
д)
е)
ж)
цели аудита;
критерии аудита и любые справочные документы;
объем аудита, включая идентификацию организационных и
функциональных единиц и процессов, подлежащих
проверке;
дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту
на местах;
ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту
на местах, включая совещания с руководством проверяемой
организации и совещания аудиторской группы;
роли и обязанности членов аудиторской группы и
сопровождающих;
выделение соответствующих ресурсов для критических
областей аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
Если применимо, план аудита также должен
включать:
з)
и)
к)
л)
м)
н)
идентификацию представителя проверяемой
организации;
рабочий язык аудита и язык отчетных
документов, если он отличается от языка
аудитора и/или проверяемой организации;
разделы отчета по аудиту;
техническое
обеспечение
(поездки,
оборудование на местах и т.д.);
вопросы конфиденциальности;
любые последующие аудиты.
WWW.KAZNMU.KZ
План аудита
 План
аудита
должен
быть
проанализирован и принят заказчиком
аудита и представлен проверяемой
организации до начала проведения
аудита на местах.Любые возражения со
стороны проверяемой организации
должны быть разрешены. Любой
пересмотренный план должен быть
согласован вовлеченными сторонами до
продолжения аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
План аудита
 План аудита должен быть проанализирован и
принят заказчиком аудита и представлен
проверяемой
организации
до
начала
проведения аудита на местах.
 Любые возражения со стороны проверяемой
организации должны быть разрешены. Любой
пересмотренный план должен быть согласован
вовлеченными сторонами до продолжения
аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
Аудиторская группа
 Если аудит признан осуществимым, должна быть
подобрана аудиторская группа с учетом
требуемой компетентности для достижения
целей аудита.
 При определении размера и состава аудиторской
группы необходимо учитывать:
а)
цели, объем и критерии аудита, а также его
продолжительность;
б)
является ли аудит комплексным или
совместным;
WWW.KAZNMU.KZ
Подбор аудиторской группы
в)
г)
д)
е)
ж)
общую компетентность аудиторской группы,
необходимую для достижения целей аудита;
законодательные,
регламентирующие,
контрактные требования и требования
органов по
сертификации;
необходимость обеспечения независимости
аудиторской
группы
и
исключения
конфликтов
интересов;
способность членов аудиторской группы к
совместной работе и к эффективному
взаимодействию
с
проверяемой
организацией
язык аудита и понимание социальных и
культурных
особенностей
проверяемой
организации.
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТОРСКАЯ ГРУППА
 Процесс
обеспечения
общей
компетентности
аудиторской группы должен включать:
- выявление знаний и умений, необходимых для
достижения целей аудита;
- выбор членов аудиторской группы таким образом, чтобы
аудиторская группа обладала всеми необходимыми
знаниями и умениями.
WWW.KAZNMU.KZ
АУДИТОРСКАЯ ГРУППА
 Если
необходимые
знания
и
умения
обеспечиваются
не полном
объеме,
то
недостающие знания и умения могут быть
восполнены включением в группу технических
экспертов.
 Технические эксперты должны работать под
руководством аудитора.
 Аудиторы-стажеры могут быть включены в
аудиторскую группу, но должны действовать
только под руководством и контролем аудитора.
WWW.KAZNMU.KZ
Руководитель аудиторской группы
 Заказчик
аудита и проверяемая организация
могут попросить о замене конкретных членов
аудиторской группы на разумных основаниях,
исходя из принципов проведения аудита.
 Руководитель аудиторской группы и лица,
ответственные за руководство программой
аудита должны разрешить данную ситуацию
совместно с заказчиком аудита и проверяемой
организацией.
WWW.KAZNMU.KZ
Распределение обязанностей в
аудиторской группе
 Руководитель
аудиторской группы, путем
консультаций с аудиторской группой, должен
установить ответственность каждого члена
группы за проверку конкретных процессов,
функций, площадок, областей или действий.
WWW.KAZNMU.KZ
 Такие назначения должны учитывать необходимость
обеспечения независимости, компетентность и
эффективность использования аудитором ресурсов, а
также различные роли и обязанности аудиторов,
аудиторов-стажеров, и технических экспертов.
 В процессе аудита для достижения его целей в
распределение обязанностей могут быть внесены
изменения.
WWW.KAZNMU.KZ
Подготовка рабочих документов
 Члены
аудиторской
группы
должны
проанализировать
соответствующую
информацию, относящуюся к распределению
обязанностей при проведении аудита, и
подготовить рабочие документы, необходимые как
ссылочный материал и для регистрации
результатов аудита, которые могут включать:
а)
чек-листы и планы выборки для аудита;
б)
формы для регистрации информации, такой
как
дополнительные
свидетельства,
наблюдения аудита и протоколы совещаний.
WWW.KAZNMU.KZ
 Использование чек-листов и форм не должно
ограничивать объем действий по аудиту.
 Рабочие документы, включая записи по результатам
их использования, должны храниться, по крайней
мере, до окончания аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
Преимущества использования чеклистов
 Преимущества:
 подготовка




чек-листов заставляет аудиторов
тщательно изучить документацию;
сокращение времени на аудит;
«памятка» при проведении аудита;
следование чек-листу обеспечивает выполнение
объема аудита;
отчетный
документ
для
фиксирования
наблюдений.
WWW.KAZNMU.KZ
Чек-лист
вопрос
критерий
В чем заключаются 5.5.1 МС ИСО 9001
Ваши должностные
обязанности?
Каким
образом 7.1 МС ИСО 9001
осуществляется
планирование
процесса
производства?
WWW.KAZNMU.KZ
наблюдения
Сбор и проверка информации
 В процессе проведения аудита, информация,
относящаяся к целям, объему и критериям аудита,
включая информацию по взаимодействию
функций, видов деятельности и процессов,
должна собираться методом соответствующей
выборки и должна быть проверяема.
 Только проверяемая информация может стать
свидетельством аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
Свидетельства аудита должны
регистрироваться.
 Свидетельства
аудита основываются на
выборке из имеющейся информации.
Поэтому,
при
проведении
аудита
присутствует элемент неопределенности, и
лица, подготавливающие заключение по
результатам аудита, должны осознавать это.
WWW.KAZNMU.KZ
Источники информации:
а)
опрос сотрудников и других лиц;
б)
наблюдение
за
деятельностью,
производственной средой и условиями;
документы, такие как политика, цели,
планы, процедуры, стандарты, инструкции,
лицензии
и
разрешения,
спецификации, чертежи,
контракты и
заказы;
записи, такие как протоколы контроля,
протоколы совещаний, отчеты по аудитам,
записи по программам мониторинга и
результаты измерений;
в)
г)
WWW.KAZNMU.KZ
д)
е)
ж)
з) к
сводки данных, анализы, индикаторы работы;
информация по программам выборочного
контроля
проверяемой
организации
и
процедурам
выборочного
контроля
и
измерений;
данные из других источников, например,
обратная связь с потребителем, другая
актуальная информация от внешних сторон и
оценка поставщиков;
омпьютерные базы данных и Web-сайты.
WWW.KAZNMU.KZ
При проведении опроса аудитор должен
учитывать следующее:
а)
б)
в)
г)
опрос должен проводиться с лицами на
соответствующих
уровнях
и
с
соответствующими функциями;
опрос должен проводиться в обычное рабочее
время и, по
возможности,
на
обычном
рабочем месте собеседника;
должно быть сделано все возможное, чтобы как
до, так и во
время опроса собеседник не
чувствовал себя скованно;
должна быть разъяснена причина проведения
опроса и
сделанные записи;
WWW.KAZNMU.KZ
 д)
 е)
 ж)
 з)
опрос может начинаться с просьбы к
собеседнику описать
свою работу;
следует избегать вопросов, содержащих
ответ (наводящих вопросов);
результаты опроса должны быть обобщены и
проанализированы совместно с собеседником;
после опроса следует поблагодарить
собеседника за участие и
сотрудничество.
WWW.KAZNMU.KZ
Методы аудита
наблюдение
ОБЪЕКТЫ НАБЛЮДЕНИЯ:
- документация;
- состояние рабочих мест;
- оборудование;
- поведение сотрудников.
WWW.KAZNMU.KZ
анализ
опрос
Общение
-
знайте свою аудиторию;
оценивайте ситуацию;
умейте найти подход к людям;
готовьтесь к общению
WWW.KAZNMU.KZ
 если тема неинтересна, не показывайте этого;
-
оценивайте информацию, а не говорящего;
включайте эмоциональное восприятие;
осознавайте идеи;
ведите записи;
не изображайте внимание, а проявляйте его;
ведите учет времени
WWW.KAZNMU.KZ
-
используйте скорость мысли.
проводите интервью в виде «дружеской беседы»;
проявляйте живой интерес;
осознайте свои предубеждения и игнорируйте их;
внимательно слушайте;
воспринимайте ощущения собеседника;
WWW.KAZNMU.KZ
- относитесь к аудиту позитивно и добивайтесь
этого от аудитируемой персоны;
- ведите грамотный поиск фактов;
- следите за «Языком тела» своего и собеседника;
- проявляйте наблюдательность.
WWW.KAZNMU.KZ
Типы вопросов
 Закрытый
 Открытый
 Наводящий
 Альтернативный
 Утверждающий
Персонифицирующий
 Разъясняющий
 Затрудняющий общение
WWW.KAZNMU.KZ
Личные качества аудитора
 Аудитор должен быть:
 а)
 б)
 в)
 г)
этичным, т.е. справедливым, правдивым,
искренним, честным и тактичным;
широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть
альтернативные идеи или точки зрения;
дипломатичным, т.е. тактичным в обращении
с людьми;
наблюдательным, т.е. живо воспринимать
окружающую действительность;
WWW.KAZNMU.KZ
 д)
 е)
 ж)
 з)
 и)
проницательным, т.е. интуитивно осознавать и быть
способными понять ситуацию;
гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к
различным ситуациям;
настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение
целей;
решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям,
основанным на логичном рассуждении и анализе; и
самостоятельным, т.е. способным действовать и работать
независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими
WWW.KAZNMU.KZ
Формирование наблюдений аудита
 Свидетельства аудита должны быть оценены с
точки зрения критериев аудита для формирования
наблюдений аудита.
 Наблюдения аудита могут указывать либо на
соответствие, либо на несоответствие критериям
аудита. Если это было определено целями аудита,
наблюдения аудита могут указывать на
возможности для улучшения.
WWW.KAZNMU.KZ
 При необходимости, аудиторская группа должна
собираться для анализа наблюдений аудита на
соответствующих стадиях в процессе аудита.
 Соответствия критериям аудита должны быть
обобщены и соотнесены с подразделениями,
функциями и процессами, которые прошли аудит.
Если это предусмотрено планом аудита, то
отдельные наблюдения аудита о соответствии и
подтверждающие его свидетельства также должны
регистрироваться.
WWW.KAZNMU.KZ
 Несоответствия
и
подтверждающие
их
свидетельства аудита должны регистрироваться.
Несоответствия могут быть классифицированы.
WWW.KAZNMU.KZ
 Они должны быть проанализированы
совместно с представителем проверяемой
организации
для
получения
подтверждения того, что свидетельства
аудита верны и несоответствия понятны.
Должно быть сделано все возможное для
преодоления
любых
разногласий
относительно
свидетельств
и/или
наблюдений аудита, нерешенные вопросы
должны быть зарегистрированы.
WWW.KAZNMU.KZ
Подготовка заключений по результатам аудита
 До
заключительного
совещания
аудиторская группа должна собраться,
чтобы:
 а) проанализировать наблюдения аудита и
любую
другую
соответствующую
информацию,
собранную в процессе
аудита, с точки зрения целей аудита;
 б) согласовать заключения по результатам
аудита,
с
учетом
элемента
неопределенности,
свойственного
процессу аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
в)
подготовить рекомендации, если это
предусмотрено целями аудита;
г)
обсудить последующий аудит, если это было
включено в план аудита.
 Заключение по результатам аудита может
охватывать следующие вопросы:
а)
степень соответствия системы менеджмента
критериям аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
 б)
 в)
результативность внедрения, поддержания и
совершенствования системы менеджмента;
способность процесса анализа со стороны
руководства обеспечить постоянную
пригодность, адекватность, результативность
системы менеджмента и ее
совершенствование.
WWW.KAZNMU.KZ
 Если это было определено целями аудита,
заключение по результатам аудита может
содержать рекомендации, относящиеся к
улучшениям, деловым взаимоотношениям,
сертификации/регистрации или аудитам в
дальнейшем.
WWW.KAZNMU.KZ
Подготовка отчета по аудиту


 а)
 б)
 в)
Руководитель аудиторской группы должен нести
ответственность за подготовку и содержание отчета по
аудиту.
Отчет по аудиту должен предоставлять полные, точные,
четкие и достаточные записи по аудиту, и должен включать
или содержать ссылки на следующее:
цели аудита;
объем аудита, в частности, идентификацию проверенных
организационных и функциональных единиц или процессов
и охваченный период времени;
идентификацию заказчика аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
Подготовка отчета по аудиту
 г)
 д)
 е)
 ж)
 з)
идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;
даты и места, где проводился аудит на местах;
критерии аудита;
наблюдения аудита;
заключения по результатам аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
 Отчет по аудиту должен также включать или содержать
ссылки на следующее, если применимо:
 и)
план аудита;
 к)
перечень
представителей
проверяемой
организации;
 л)
краткое изложение процесса аудита, включая
элемент неопределенности и/или проблемы,
которые могут отразиться на надежности
заключения по результатам аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
 м)
 н)
 о)
 п)
 р)
 с)
 т)
подтверждение, что цели аудита достигнуты;
любые неохваченные области, входящие в
объем аудита;
любые неразрешенные разногласия;
рекомендации по улучшению, если это
предусмотрено целями аудита;
при необходимости, согласованные планы
последующих аудитов;
заявление о конфиденциальном характере
содержания;
лист рассылки отчета по аудиту.
WWW.KAZNMU.KZ
 Отчет по аудиту должен быть выпущен в
согласованные сроки. Если это невозможно, то
причины задержки должны быть доведены до
сведения заказчика аудита, и должна быть
согласована новая дата выпуска.
 Отчет по аудиту должен быть датирован,
проанализирован и утвержден в соответствии с
процедурами по программе аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
 Далее утвержденный отчет по аудиту подлежит
рассылке получателям, определенным заказчиком
аудита.
 Отчет по аудиту является собственностью
заказчика аудита. Члены аудиторской группы, и все
получатели отчета должны учитывать и
обеспечивать конфиденциальность содержания
отчета.
WWW.KAZNMU.KZ
 Аудит считается завершенным, если все действия,
установленные планом аудита, выполнены, и
утвержденный отчет по аудиту разослан.
WWW.KAZNMU.KZ
 Относящиеся к аудиту документы должны быть
сохранены или уничтожены по соглашению между
участвующими сторонами и в соответствии с
процедурами по программе аудита и
применимыми законодательными,
регламентирующими и контрактными
требованиями.
WWW.KAZNMU.KZ
 Относящиеся к аудиту документы должны быть
сохранены или уничтожены по соглашению между
участвующими сторонами и в соответствии с
процедурами
по
программе
аудита
и
применимыми
законодательными,
регламентирующими
и
контрактными
требованиями.
WWW.KAZNMU.KZ
 Примечание
2.
Корректирующее
действие
предпринимается
для
предотвращения
повторного
возникновения
события,
тогда
как
предупреждающее действие
– для
предотвращения возникновения события.
 Примечание 3. Существует различие
между коррекцией и корректирующим
действием.
WWW.KAZNMU.KZ
 коррекция
 действие, предпринятое для устранения
обнаруженного несоответствия.
 Примечание 1. Коррекция может осуществляться
в сочетании с корректирующим действием.
 Примечание 2. Коррекция может включать,
например, переделку или снижение градации.
WWW.KAZNMU.KZ
Требования МС ИСО 9001:2000
 8.5.2
Корректирующие действия
 Организация должна предпринимать
корректирующие действия с целью устранения
причин несоответствий, чтобы предупредить
повторное их возникновение. Корректирующие
действия должны соответствовать
последствиям выявленных несоответствий.
WWW.KAZNMU.KZ
 Должна быть разработана документированная
процедура для определения требований к:
 а) анализу несоответствий (включая жалобы
потребителей);
 b) установлению причин несоответствий;
 с) оцениванию необходимости действий, чтобы
избежать повторения несоответствий;
WWW.KAZNMU.KZ
 d) определению и осуществлению необходимых
 е)
 f)
действий;
записям результатов предпринятых действий
(4.2.4);
анализу предпринятых корректирующих
действий.

WWW.KAZNMU.KZ
Анализ процесса
 Необходимо определить, собирать и анализировать
соответствующие данные, чтобы демонстрировать
пригодность и результативность процесса внутренних
аудитов, а также оценивать, в какой области можно
осуществлять
постоянное
повышение
результативности. Анализируемые данные должны
включать информацию, полученную в результате
мониторинга
и
измерения
и
из
других
соответствующих источников.
WWW.KAZNMU.KZ
 Анализ осуществляет ответственный за
процесс. Частота проведения анализа
определяется самой организацией, исходя из ее
размеров, количества проводимых аудитов и
квалификации персонала.
 Анализ можно проводить исходя из требований к
процессу внутреннего аудита.
WWW.KAZNMU.KZ
 Объем программы аудита зависит от:
а)
б)
в)
г)
объема, цели и продолжительности аудита;
периодичности проводимых аудитов;
проверяемых видов деятельности;
критериев аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
д)
е)
ж)
з)
и)
требований аккредитации или сертификации;
предыдущих аудитов;
языковых, культурных и социальных аспектов;
потребностей заинтересованных сторон;
изменений в организации.
WWW.KAZNMU.KZ
 При осуществлении программы аудита должно
быть учтено следующее:
а)
необходимые финансовые ресурсы;
б)
методы аудита;
в)
компетентность аудиторов и ее поддержание;
г)
наличие аудиторов и технических экспертов
исходя из целей аудита;
д)
объем программы аудита;
е)
поездки, проживание и т.д.
WWW.KAZNMU.KZ
 Должно быть учтено также следующее:
а)
б)
в)
г)
д)
планирование и составление графиков
аудитов;
обеспечение компетентности членов
аудиторской группы;
подбор аудиторских групп;
проведение аудитов;
проведение последующего аудита;
WWW.KAZNMU.KZ
е)
и)
к)
л)
м)
ведение записей по программе аудита;
программы аудита;
доведение программы аудита до сведения
заинтересованных сторон;
координация, составление графика;
процесс оценки аудиторов;
подбор аудиторских групп;
WWW.KAZNMU.KZ
н)
п)
ресурсы;
проведение аудита в соответствии с
программой;
р)
управление записями по аудиту;
с)
анализ, утверждение и рассылка отчетов по
аудиту;
т)
последующий аудит, если применимо.
 На основе вышеперечисленных данных можно
разработать критерии оценки процесса.
WWW.KAZNMU.KZ
Вопросы ? ? ?
WWW.KAZNMU.KZ