Понятие и виды документов

«Документирование управления
персоналом»
кафедра управления персоналом и
документоведения
преподаватель Смородникова Е.Ю.
Раздел II. Тема 1. Понятие и виды
кадровых документов в сфере
управления персоналом
Понятие документов, опосредующих
процесс управления персоналом
Документы по управлению персоналом (кадровая
документация) – это комплекс документов, включающий в
себя связанные единством происхождения и различающиеся
по функциональному происхождению группы документов,
опосредующие этапы трудовой и тесно связанной с ней
деятельности
Классификация кадровых документов
Все документы по управлению персоналом можно
систематизировать по различным признакам:

По назначению документов;

По сроку хранения документов;

По степени обязательности ведения документов
работодателем;

По целевой принадлежности;

По управленческим задачам решаемых с помощью
соответствующих документов.
Классификация документов
по назначению




Документы по комплектованию персонала;
Документы связанные с перемещением персонала;
Документы связанные с прекращением трудовой
деятельности;
Организационно-управленческие документы по личному
составу.
Классификация документов
по срокам хранения

Документы с постоянным сроком хранения;
Документы с ограниченным сроком хранения (до 5 лет);

Документы долгосрочные (свыше 75 лет).

Классификация по степени обязательности
ведения
документов работодателем



Документы обязательные для ведения любым
работодателем;
Документы носящие, рекомендательный характер;
Документы зависящие от специфики деятельности
работодателя.
Документы обязательные для
ведения любым работодателем
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
правила внутреннего распорядка;
трудовой договор;
дополнительное соглашение к трудовому договору;
учетные книги (трудовой договор и соглашение, вводного и первичного
инструктажа);
приказ о приеме на работу;
трудовая книжка;
штатное расписание;
график отпусков;
табель учета рабочего времени;
личная карточка;
положение о защите персональных данных.
Документы рекомендательного характера






положение об аттестации
коллективный договор
положение об оплате труда
положение об охраняемой законом тайне
должностная инструкция
личное дело
Документы, зависящие от специфики
деятельности работодателя




график сменности;
журнал прохождения предварительных и периодических
медицинских осмотров;
личная карточка на спецодежду, спецобувь и другие
средства индивидуальной защиты;
иные
Классификация документов
по целевой принадлежности




Документы по учету личного состава;
Документы связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией труда;
Документы связанные с вопросами охраны труда;
Документы связанные с вопросами социального
страхования и пенсионного обеспечения.
Классификация по
управленческим задачам, решаемым
с помощью соответствующих
документов




Организационно-правовые документы (локальные акты
внедоговорного характера- положения, инструкции и т.д.);
Персональные документы (трудовая книжка, личное дело,
личная карточка и т.д.);
Договорные документы (трудовой договор,
дополнительное соглашение к трудовому договору,
коллективный договор и т.д.);
Распорядительные документы (приказы, распоряжения.
постановления, указания и т.д.);
Классификация по
управленческим задачам, решаемым
с помощью соответствующих
документов



Учетные документы (табель учета рабочего
времени, учетные книги и журналы и т.д.);
Информационно-справочные документы (справки,
протоколы, акты и т.д.);
Информационно-расчетные документы (графики,
таблицы, расчетные листы и т.д.).
Локальные
нормативные
акты
Информац
ионнорасчетные
документы
Документы,
подтверждаю
щие
трудовую
деятельность
работников
Информацион
но-справочные
документы
Распоряд Журнал
ительные контроля
док-ты
и учета
Личная
карточка
Т-2
Трудовая
книжка
Заявление
работников
Приказ
(распоряж
ение) по
личному
составу
Инструкция по
охране труда
Штатное
расписание
Трудовой
договор
Док-ты по
защите
персональных
данных
работников
График
отпусков
Обязат Правила
ельные внутреннего
док-ты трудового
распорядка
Книга
учета
трудовых
книжек и
вкладышей
к ним
Приходнорасходная
книга по
учету
бланков
трудовых
книжек и
вкладышей
к ним
Журнал
учета
мероприят
ий по
контролю
Локальные
нормативные
док-ты
Обязат
ельные
док-ты
Завися
щие от
специф
ики
органи
зации
Инструкция по
работе с
конфиденциаль
ной
информацией
Информац
ионнорасчетные
документы
Док-ты,
подтверждаю
щие
трудовую
деятельность
работников
Информаци
онносправочные
док-ты
Распоряди
тельные
док-ты
Журнал
контроля
и учета
Табель
учета
рабочего
времени
Журнал
учета
прохожден
ия
инструкта
жа по
охране
труда
График
сменности
Журнал
учета
прохожден
ия
медицинск
их
осмотров
Рекоме
ндатель
ные
док-ты
Локальные
нормативные
док-ты
Информац
ионнорасчетные
документы
Док-ты,
подтверждаю
щие
трудовую
деятельность
работников
Информаци
онносправочные
док-ты
Должностные
инструкции
Личные
дела
Справки о
трудовой
деятельности
Служебные
записки
Копии
приказов о
приеме на
работу и
увольнение
сотрудников
Докладные
записки
Распоряд
ительные
док-ты
Журнал
контроля
и учета
Коллективный
договор
Положение по
оплате труда и
премировании
сотрудников
Журнал
учета
военнообя
занных
Нормативная основа процесса
документирования управления
персоналом
1.
2.
Нормативно правовые акты общего характера;
Нормативно-методическая документация.
Нормативно правовые акты общего
характера






Конституция РФ; Трудовой кодекс Российской Федерации
КоАП РФ;
Гражданский кодекс РФ;
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
Федеральный закон «О персональных данных»
Нормативно правовые акты общего
характера



Федеральный закон «О коммерческой тайне»
Федеральный закон «Об архивном деле в российской
Федерации»;
Постановление Правительства «Об утверждении Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей.
Нормативно-методическая документация




ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов;
Общероссийский классификатор объектов
административно-территориального деления;
Общероссийский классификатор информации о
населении;
Общероссийский классификатор специальностей по
образованию
Нормативно-методическая документация



Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения;
Постановление Минтруда России «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.