Презентация "Нормативная документация" 19.04.2013
advertisement
Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Требования системы менеджмента качества к документации образовательного учреждения Санкт-Петербург 2013 СМК нашего Колледжа сертифицирована на соответствие требованиям МС ИСО 9001 с 2005г. В колледже создан качества Отдел – подразделение, обеспечивающее функционирование СМК, в т.ч. ответственное за управление документацией Согласно требованиям МС ИСО 9001:2008 документация организации должна находиться в управляемых условиях. Для определения необходимых средств управления в колледже разработана документированная Процедура управления документами, предусматривающая (языком стандарта ИСО 9001:2008): • Утверждение документов на адекватность до их выпуска • Анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное • • • • • утверждение документов Обеспечение идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов Обеспечение наличия (доступности) соответствующих версий используемых документов в местах их применения Обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения, определённых Колледжем как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества и управление их рассылкой Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов Принятая структура документов СМК Колледжа Документы СМК Колледжа Внешние нормативные документы Правоустанав ливающие документы Организационнораспорядительные документы Рассмотрим подробнее Внутренние документы Учебнометодическая документация Внутренние нормативные документы Внешние нормативные документы ЧТО ЭТО? • международные нормы и законы, регламентирующие порядок предоставления образовательной услуги (например: МС ИСО 9001:2008, МК о подготовке и дипломировании моряков и несении вахты – ПДМНВ); • национальные нормы и законы, относящиеся к области деятельности Колледжа (например: 94-ФЗ «О размещении заказов», Закон РФ N 32661 "Об образовании", приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций) Комплект документов, относящихся к области деятельности Колледжа, представляет собой Базу внешних нормативных документов. Помещение необходимых документов в Базу и есть их идентификация. КАК УПРАВЛЯТЬ? • определить каналы поступления информации, например: установить правовую информационную систему, такую, как Гарант или Консультант, • гарантировать регулярную и оперативную актуализацию имеющейся Базы • определить порядок рассылки документов по подразделениям, гарантирующий использование сотрудниками только актуальных версий Правоустанавливающие документы ЧТО ЭТО? • лицензия на образовательную деятельность; • свидетельство о государственной аккредитации; • материалы надзорных проверок со стороны контролирующих органов; • документы, подтверждающие компетентность и квалификацию персонала Колледжа (личные дела, личные карточки); • документы, свидетельствующие об уровне образования учащихся (личные дела); • применяемые в деятельности подразделений ЗАПИСИ СМК. КАК УПРАВЛЯТЬ? • Определить перечень документов по качеству, порядок хранения и ответственных. Следует прокомментировать записи Записи - особый вид документов по качеству Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (журналы, регистрационные формы; отчеты, протоколы и т.п.) В ходе осуществления деятельности сотрудники Колледжа осуществляют сбор и регистрацию данных, на основании которых можно получить объективную информацию о результативности СМК и соответствии образовательной услуги установленным требованиям. Записи служат основой для принятия управленческих решений. Записи могут быть представлены представителям контролирующих органов, собственному руководству и другим заинтересованным сторонам для демонстрации того, что выполненная работа соответствует установленным требованиям. Перечень основных записей Колледжа приведен в Номенклатурах дел подразделений с указанием должностных лиц, отвечающих за их ведение и хранение. Управление записями проходит в каждом структурном подразделении, задействованном в СМК Колледжа. Вернемся к схеме Внутренние документы Организационнораспорядительные документы Учебнометодическая документация Внутренние нормативные документы Организационно-распорядительные документы ЧТО ЭТО? • приказы Директора, распоряжения руководителей подразделений • письма, служебные записки и т.д. КАК УПРАВЛЯТЬ? Работа с организационно-распорядительной документацией регламентируется разработанной в колледже Инструкцией по делопроизводству, в которой рассмотрены следующие моменты: • Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов • Порядок составления и оформления служебных документов • Порядок работы с исходящими документами • Регистрация исходящих документов • Составление номенклатуры дел (перечней дел, ведущихся в подразделениях) • Правила формирования дел в подразделениях • Обеспечение сохранности документов • Изъятие документов Учебно-методическая документация ЧТО ЭТО? – рабочие и учебные планы и программы, – методические пособия для преподавателей, – учебные пособия для учащихся КАК УПРАВЛЯТЬ? Управление учебно-методической документацией регламентируется разработанной в колледже Процедурой разработки рабочих программ учебных дисциплин и методических материалов и предполагает определение четкого порядка: • Планирования разработки • Формирования входных данных • Составления учебных планов по специальностям и профессиям • Разработки рабочих программ по учебным дисциплинам и практике • Разработки рабочих программ курсов профессиональной подготовки • Разработки методических материалов • Согласования и утверждения проектов разработанных программ и материалов • Изменения проектов • Регистрации и рассылки утвержденных документов • Определения полномочий и ответственности Внутренние нормативные документы ЧТО ЭТО? • Политика в области качества; • Руководство по качеству; • планы по качеству; • процедуры СМК; • положения и правила, регулирующие деятельность Колледжа (локальные акты); • положения о структурных подразделениях Колледжа; • должностные инструкции персонала КАК УПРАВЛЯТЬ? Управление внутренними нормативными документами СМК предполагает: • Разработку внутренних нормативных документов СМК • Согласование и Утверждение документов • Издание документов и их Рассылку • Ознакомление сотрудников с документами • Периодические проверки документов на актуальность • Изменения и Переиздание документов • Изъятие документов и Уничтожение документов • Аннулирование и временное прекращение действия документа • Хранение документов По каждому пункту необходимо определить порядок действий, ответственных и сроки выполнения. Подробнее об управлении внутренними нормативными документами Внутренние нормативные документы: разработка, требования к составлению По нашим данным в настоящее время в РФ нет внешнего нормативного документа, обязывающего вести делопроизводство образовательного учреждения строго определённым способом. Существует Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", но и он является рекомендуемым. В части составления организационно-распорядительных документов мы стараемся не противоречить данному стандарту. Управление разработкой внутренних нормативных документов нашего Колледжа определяется внутренней Инструкцией по оформлению внутренних нормативных документов Данная инструкция устанавливает порядок построения, оформления и содержания внутренних нормативных документов по видам и идентификацию внутренних нормативных документов СМК. Внутренние нормативные документы: рассылка Контрольные экземпляры внутренних нормативных документов хранятся в Отделе качества Сотрудники подразделений Колледжа, имеющие доступ к локальной компьютерной сети, используют электронную версию внутренних нормативных документов, размещенных на файловом сервере Колледжа. Отдел качества отвечает за актуальность документов, находящихся в локальной сети. Учтенные экземпляры документов выдаются в подразделения Колледжа или должностным лицам, не имеющим доступ к локальной компьютерной сети Колледжа. Начальник Отдела качества ведет Журнал учёта экземпляров внутренних и внешних нормативных документов СМК. Внутренние нормативные документы: ознакомление сотрудников После утверждения документов персонал Колледжа, на деятельность которого распространяются положения документов, знакомится с ними и подтверждает это подписью с указанием даты в Листе ознакомления. В Колледже установлен порядок ознакомления сотрудников с внутренними нормативными документами СМК – ответственные, сроки, места хранения экземпляров, содержащих подписи Контрольный экз. документа Хранится в Отделе качества Содержит подписи всех сотрудников в листах ознакомления с документом Ознакомление сотрудников с документами осуществляют руководители подразделений Внутренние нормативные документы: периодические проверки документов на актуальность В целях поддержания документов СМК в актуализированном состоянии осуществляются периодические проверки документов 1 раз в учебное полугодие, а также при внутренних аудитах. Проверке подлежат все документы СМК. Проверки документов осуществляют руководители структурных подразделений, внутренние аудиторы при проведении внутренних аудитов СМК Колледжа, начальник Отдела качества, Представитель руководства Колледжа по качеству. По итогам проверок могут быть приняты следующие решения: • сохранение документов без изменений; • необходимость изменений документов; • переиздание документов; • необходимость разработки новых документов; • аннулирование или временное прекращение действия документов. При разработке документации СМК Колледжа используются следующие принципы экономия ресурсов, в т.ч. сокращение бумагооборота, переход на электронные носители; доступность изложения; исключение дублирования содержания документов (использование ссылок). Руководство по качеству описывает систему менеджмента качества Колледжа и включает в себя область применения СМК Колледжа; ссылки на процедуры, положения, инструкции, формы регистрации информации и данных, разработанных в рамках СМК; описание взаимодействия процессов СМК; карты 4-х процессов: • • • • Взаимодействие с внешними контролирующими органами Взаимодействие с поставщиками Профориентационная работа и приём в Колледж Оказание образовательной услуги Спасибо за внимание! Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Требования системы менеджмента качества к документации образовательного учреждения Санкт-Петербург 2013
