Слайд 1 - Государственный архив Волгоградской области

Оформление деловых писем
Подготовила главный специалист ГКУВО
«ГАВО»
С.В. Истюфеева
Волгоград,2015
Нормативные документы, применяемые
при составлении деловых писем
• Правила
делопроизводства
в
органах
исполнительной
власти,
утверждены
постановлением правительства от 15 июня 2009
года №477 Правила делопроизводства в органах
исполнительной
власти,
утверждены
постановлением правительства от 15 июня 2009
года №477
• Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти, утверждены
приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76
Нормативные документы, применяемые
при составлении деловых писем
• ГОСТ Р – 6.30 -2003 «Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» (готовится новая редакция).
• Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в органах
исполнительной власти Волгоградской области.
Утверждены Приказом Комитета по управлению
архивами администрации Волгоградской области
от 30 августа 2010 г. N 121
Шрифты письма
• Текстовый редактор – Word,
• Шрифты Times New Roman №13,№14 (в
тексте), №11, №12 – в таблице
• Arial, Verdana №12, №13, - в тексте, №10,
№11 – в таблицах
Интервалы и отступы
• Межстрочный интервал текста письма –
1,5 – 2
• Абзацный отступ – 1,25 см от границы
левого поля.
Интервалы и отступы
Реквизиты:
• «адресат»
• «заголовок к тексту»
• «отметка о наличии приложений»
• «подпись»
• «исполнитель»
Печатаются через один межстрочный
интервал без абзацного отступа.
Интервалы и отступы
•
•
•
•
•
•
Реквизиты:
«заголовок к тексту»,
«текст» ( не считая абзацного отступа),
«отметка о наличии приложения»,
«отметка об исполнителе»,
Наименование должности в реквизите
«подпись»
Заключительная фраза « С уважением»
Печатаются от границы левого поля.
Бланк архива
КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»
(ГКУВО «ГАВО»)
Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131
Тел./факс (8442) 30-99-06
Е-mail: volgogosarhiv@yandex.ru
http://volga.rusarchives.ru
ОКПО 03492854, ОГРН 1023403429565, ИНН/КПП 3444050231/344401001
Бланк архива
КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»
(ГКУВО «ГАВО»)
Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131
Тел./факс (8442) 30-99-06
Е-mail: volgogosarhiv@yandex.ru
http://volga.rusarchives.ru
ОКПО 03492854, ОГРН 1023403429565,
ИНН/КПП 3444050231/344401001
________________№_______________
на______________№_______________
Бланк с адресом
КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»
(ГКУВО «ГАВО»)
Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131
Тел./факс (8442) 30-99-06
Е-mail: volgogosarhiv@yandex.ru
http://volga.rusarchives.ru
ОКПО 03492854, ОГРН 1023403429565, ИНН/КПП
3444050231/344401001
________________№_______________
на______________№_______________
Муниципальное казенное учреждение
«Волгоградский городской архив»
Директору Ю.М. Вавилкину
Им. В.И. Ленина пр., д.102,
Волгоград, 400078
Реквизит «адресат» (письмо организации и
должностному лицу)
Риат
Вариант 1
Муниципальное
казенное учреждение
«Волгоградский городской архив»
Им. В.И. Ленина пр., д.102,
Волгоград, 400078
Вариант 2
Директору МКУ «Волгоградский
городской архив» Ю.М. Вавилкину
Им. В.И. Ленина пр., д.102,
Волгоград, 400078
Реквизит «адресат»
Для структурного подразделения
Комитет культуры
Волгоградской области
Отдел по работе с архивами
Коммунистическая ул., д.30,
Волгоград, 400015
Для физического лица
Калинину О.В.
Луговая ул., д. 87, кв. 23,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 400078
Заголовок письма
О направлении ответов
на анкету - вопросник
О предоставлении информации
О выделении средств на
хозяйственные нужды архива
Форма обращения- 1
Обращение к группе работников:
 Уважаемые коллеги!
 Уважаемые господа!
 Уважаемые сотрудники библиотеки!
Форма обращения -2
Обращение по должности к руководителям
органов государственной власти и управления
(носит строго–официальный характер)
• Уважаемый господин губернатор!
• Уважаемый господин председатель!
Форма обращения -3
Обращение по фамилии (носит официальный
характер)
• Уважаемый господин Гепфнер!
• Уважаемая госпожа Розина!
Форма обращения - 4
Обращение по имени –отчеству
для постоянных корреспондентов (менее
официальный характер):
• Уважаемый Виктор Петрович!
• Уважаемая Нина Викторовна!
Текст письма
• должен касаться одного вопроса или
нескольких взаимосвязанных вопросов;
• излагается:
• от 1-го лица множественного числа
(предлагаем, приглашаем);
• от 3-го лица единственного числа
(«организация предлагает», «организация
считает»)
Простое (одноаспектное) письмо
• Просим Вас в срок до 01.06.2015
представить календарный план работы
архива на 3 квартал 2015 года.
• Направляем Вам для ознакомления
проект «Закона об архивном деле в
Российской Федерации».
Простое (одноаспектное) письмо
• В соответствии с поручением Росархива прошу в срок до
15.06.2015 представить в отдел по работе с архивами комитета
культуры Волгоградской области ответы на анкету по вопросам
применения Федерального закона от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации».
• В связи с проведением выставки архивных документов,
посвященной 100 –летию волгоградского трамвая, просим
выдать для открытия выставки 07 ноября 2013 года макет
трамвая. Сохранность и своевременный возврат экспоната
гарантируем.
Сложное (многоаспектное) письмо
В соответствии с договором
от 01.03.2012 г.,
заключенным между ГКУВО «ГАВО» и ООО «Ромашка»,
общество до 01.05.2012 г. должно было поставить архиву 500
картонных коробок. Коробки до настоящего времени не
поступили. (Вступление)
Из-за отсутствия коробок архив не имеет возможности
выполнить план работы по картонированию дел за первое
полугодие 2012 года. (Основная часть)
Убедительно просим Вас выполнить взятые на себя
договорные обязательства и в срок да 01.06.2012 г. поставить
в ГКУВО «ГАВО» первую партию картонных коробок в
количестве 250 штук. (Заключение)
Отметка о наличии приложений
Вариант 1 (приложение названо в тексте):
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Вариант 2 (приложение не названо в тексте):
Приложение: статформа №1 на 2 л. в 1 экз.
Вариант 3 (несколько приложений):
Приложения: 1. Годовой отчет о работе архива за 2014 г. на 80 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива на 01.01.2015 г. на 15 л. в 1 экз.
Вариант 4 (приложение сброшюрировано):
Приложение: программа конференции в 1 экз.
Реквизит «Подпись»
Вариант 1. Директор (подпись) А.И. Коломыткин
Вариант 2. Директор (подпись) А.И. Коломыткин
Заместитель директора (подпись) В.М. Кадашова
Главный бухгалтер (подпись) Н.П. Колесникова
Вариант 3. И.о. директора (подпись) В.М. Кадашова
Вариант 4. С уважением,
Директор архива (подпись) А.И. Коломыткин
Реквизит «отметка об исполнителе»
Вариант 1
И.В. Котова
(8442) 30–99-10
Вариант 2
Ирина Валериевна Котова
(8442) 30–99-10
Дата и регистрационный номер
Дата: оформляется арабскими цифрами:
27.10.2015 (день месяца, месяц, год)
Регистрационный номер 01-06/100 (индекс
дела по номенклатуре дел/номер письма)
Виды деловых писем
сопроводительное письмо
гарантийное письмо
письмо-просьба
письмо-запрос
письмо-предложение
письмо-ответ
письмо-заявка
письмо-сообщение
информационное письмо
письмо-извещение
письмо-подтверждение
письмо - напоминание
письмо-требование
рекламное письмо
письмо-претензия
письмо - приглашение
письмо- благодарность
письмо-поздравление