«Проблемы ресурсного обеспечения при разработке и внедрении административных регламентов» Основа успешного внедрения

«Проблемы ресурсного обеспечения при
разработке и внедрении административных
регламентов»
Часть 1: Описание использования ресурсов
Основа успешного внедрения
административных регламентов
Москва, 28 ноябрь 2006
Др. Аксель Дж. Коетц
Данный документ является полным только в сочетании с устными комментариями и последующим обсуждением
Изолированное чтение отдельных слайдов может привести к неверному пониманию
Methodology is intellectual property of KPI
Направляйте, пожалуйста, Ваши вопросы: Др. Акселю Дж. Коетцу, Managing Partner, KPI International Management and Policy Consultants
Аркадис БМБ, Машкова 16, Москва 105064
axel.koetz@koetz-ag.com; Tel +49 221 94 11801; +7 926 322 7544, +7 495 937 7527
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
1
Без предоставления соответствующих ресурсов
административные регламенты обречены на провал
Успешное
выполнение
Административный
регламент
Определение
предоставление
Ресурсы
(Персонал, ИТ, оборудование, средства)
Накладывание ограничений
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
2
Как выявить потребность в ресурсах I:
Существующий процесс
Шаг 1
Шаг 2
Шаг 3
Описание
текущего
процесса
использования
ресурсов
Разработка
процесса
Структурнопотребностная
модель
a)
Описание процесса
b)
Ресурсы посредством...
Время + движение
Аналитический
подсчет
Аналитическая
оценка
c)
d)
Описание нового
процесса
Качественная и
количественная
потребность в
человеческих ресурсах
Стратегия и
стандарты
Привлечение
третьей стороны
ИТ-поддержка
Организационная
оптимизация
Группирование и
новые структуры
Стоимость
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
3
Как выявить потребность в ресурсах:
Новые процессы
Шаг 2
Разработка
процесса
a)
„С нуля“
Схожие
процессы
b)
c)
d)
Стратегия и
стандарты
Привлечение
третьей стороны
ИТ - поддержка
Организационная
оптимизация
Шаг 3
Структурнопотребностная
модель
Описание нового
процесса
Качественная и
количественная
потребность в
человеческих ресурсах
Группирование и
новые структуры
стоимость
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
4
Подобающим образом проведенный сбор
информации – ключевой фактор успешности
процесса
• Соответствующее описание процесса и вовлеченных в него
подразделений организации на каждом этапе
• Так как регламенты иногда описывают более одного процесса:
необходимо определять и разделять отдельные процессы
• Выявление наслаивающихся друг на друга этапов в отдельных
частях процессах
• Сбор информации по использованию ресурсов в подразделении
организации (на основе отдельных процессов и поддающихся
выявлению этапов процесса) при помощи соответствующего
инструментария – анализируются все 100% деятельности
подразделения организации
• Сбор дополнительной информации (внутренняя + потребитель)
• Анализ информации и количественное описание подразделения
организации, а также процессов и стоимость «единицы продукции»
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
5
Шаг 1 - Как это сделать:
Четко определенный процесс и цели
Определение
процесса
Моделирование
процесса
Процессы/
структуры
Бланк сбора
информации
Сбор
информации
Семинар
Тренинг
Горячая линия
Инструкции/Справочник
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
Анализ
Статистика
6
Процесс A
3333 (почта)
111
11
111
112
1
3332 (касса)
3333 (почта)
Процесс Б
3333 (почта)
33
3
32
111
321
3332 (касса)
3233 (почта)
Шаг 1-11
Определение процесса
A
A1
1
11
2
21
12
22
31
3
4
32
33
111
21
211
221
321
331
112
22
222
222
322
332
223
223
113
224
3331
3332
3333
Типичная ситуация
Почтовая служба, касса являются частью многочисленных
процессов
Также возможно
Процесс Б требует содействия специалиста из другого
Департамента (111) – например при регистрации
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
7
Шаг 1-12
Понимание и моделирование процесса
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
8
Шаг 1-13
Опишите взаимоотношения процесса и
структуры
Процесс A
Распределение этапов процесса между отделами
Шаг
Деятельность
Отдел
1
Вскрытие почты
3333
Отдел
Процессы
2
Проверка журнала
записей
111
1
A
3
Решение по процедуре
11
11
A
4
Подготовка документов
111
111
A,Б
5
Изменение в журнале
записей
111
112
A
6
Определение размера
оплаты
111
3
Б
7
Подготовка лицензии
112
32
Б
8
Подписание
1
33
Б
9
Выписка счета об
оплате
3332
321
Б
10
Отправление
информации заявителю
3333
3332
A,Б
3333
A,Б
11
Этапы/Функции
A1, A2, A31,
A32, ....
Описание процессов
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
9
Шаг 1-14
Подготовка формы сбора информации
Отдел
Процессы
1
A
11
A
111
A,Б
112
A
3
Б
32
Б
33
Б
321
Б
3332
A,Б
3333
A,Б
Функции
Предварительная структура функции отдела 111
Департамент 111
A1, A2, A31,
A32, ....
Функции
A.1
A.2
A.31
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Комментарии
Общее
управление
Обучение
Встречи
Распределение этапов процесса между отделами
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
10
Шаг 1-15
Анализ потребностей в ресурсах - основы
• Анализ потребностей в человеческих ресурсах может быть
осуществлен посредством очень дорогостоящих процедур
– Методы REFA (изучение трудовых движений и затрат времени)
– Отдельный сбор информации с каждого рабочего места
• Сложные и дорогостоящие методы «аналитических
расчетов» ограниченно используются в
администрировании
• Легкие в применении методы „аналитической оценки“
основаны на вовлечении руководителей отделов, снижают
стоимость и (тем не менее) относительно надежны
• Некоторые характеристики этих методов эффективны в
предотвращении мошенничества
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
11
Шаг 1-15
Анализ ресурсов – принципы работы
Базовый принцип:
• Начальник самого низшего подразделения собирает
информацию об использованию ресурсов в своем
подразделении, применяя электронную форму для сбора
информации.
Для того, чтобы правильно это выполнить, консультант /
эксперт
• проводит тренинги по методологии и предоставляет
письменные инструкции/объяснения
• определяет вместе с руководителем подразделения
направление работы
• основываясь на этом представляет подготовленные формы в
электронном виде (EXCEL) для заполнения
• консультирует руководителя подразделения в течение всего
процесса заполнения
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
12
Шаг 1-15
Заполнение форм сбора информации
Департаментt 111
Комментарии
Функции
A.1
A.2
A.31
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Общее
управление
Обучение
Встречи
Форма сбора информации отдела 111
Департамент 111
Число Итого
S1 S2 S3 S4
Функции
100 0,2
0,1
0,1
A.1
100 0,5
0,1 0,2
0,2
A.2
95 0,1
0,1
A.31
80
0.6
0,6
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Общее управление
Обучение
Встречи
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
13
Шаг 1-16
Перевод в количественные показатели и
анализ цены за единицу продукции
Процесс A
Шаг
Деятельность
Отдел
Стоимость
за единицу
продукции
1
Вскрытие почты
3333
0,01
2
Проверка журнала записей
111
0,02
Департамент 111
3
Решение по процедуре
11
0,015
4
Подготовка документов
111
0,20
5
Внесение изменений в журнал записей
111
0,01
A.1
A.2
A.31
A.32
B.1
B.2
6
Определение размера оплаты
111
0,05
7
Подготовка лицензии
112
0,20
8
Подписание
1
0,02
9
Выставление счета на оплату
3332
0,05
10
Отправление информации заявителю
3333
0,01
Функции
N
100
101
95
80
Итого S1 S2 S3 S4
0,2
0,1
0,1
0,5
0,1 0,2 0,2
0,1
0,1
0.6
0,6
C.1
D.1
Gen Mgmt
Training
Meetings
Затраты на одного сотрудника
x число сотрудников
./. Кол-во единиц продукции
11
0,565
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
14
Шаг 2
Реформирование
• Требования к оптимизированному рабочему процессу
исходят из:
–
–
–
–
стратегических задач и потребностей учреждения/потребителя
планов применять ИТ
нестратегической организационной оптимизации
финансовых и юридических ограничений
• Примененные методы:
–
–
–
–
–
SWOT анализ
Анализ стоимостных показателей
Методы моделирования
Контрольные показатели
Методы ИТ разработок
• Результат: оптимизированный рабочий процесс
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
15
Шаг 3
Новые процессы, потребность в ресурсах и структуры
• Возможные результаты
– Выработка рабочего процесса и стоимости единицы продукции (новой)
– Формулирование требований к ресурсам в части оборудования и
финансов
– Сравнительный анализ старого/нового и оценка успеха
– Предложение по новым отделам и ресурсам для них
– Создание модели подсчета потребности в ресурсах, основанной на спросе
– Введение основанной на „разделе общего интереса“ оплаты- или
налоговой модели
• Методы
– Сводный анализ процесса/структурная матрица
– Методы подсчета стоимости
• Шанс / Риск:
– Модель показывает предпосылки внедрения административного
регламента по персоналу, финансированию, ИТ – что может оказаться
положительным или отрицательным.
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
16
Приложение
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
17
Шаг 1
Анализ ресурсов: выбор уровень сложности
С тем, чтобы не создавать дополнительные трудности
начальникам отделов, уровень сложности работы, а
также применяемых средств отвечают требованиям
последнего анализа
• Полный метод: Комплексный анализ правительства,
министерств, крупных агентств
• Упрощенный метод: Анализ простых структур
(департаментов с ограниченной структурой задач) с
ограниченной потребностью в информации
• Альтернативный метод: Ограниченная модель для
быстрого анализа очень простых и небольших
структур/процессов
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
18
Шаг 1
Полная опросная форма (1ая часть)
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
19
Шаг 1
Полная опросная форма (2ая часть)
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
20
Шаг 1
Полная опросная форма Часть 1
•
•
•
•
•
Номер задания. Предпочтительно задания нумеруются в
соответствии с соответствующими разделами, используйте
десятичную систему классификации (1., 1.1., 1.1.1.)
Название задания. Выберите краткое имя для обозначения
задания.
Описание задания. Если задание, требует более подробного
описания, то используйте для этого до 250 знаков.
Относящиеся к делу основные процессы. Основные рабочие
процессы или процессы, направленные на выполнение
соответствующей задачи (не обязательно заполнять все
потенциальные процессы)
Результат. Типичным результатом по выполнению задачи является,
например: отчеты, решения, лицензии, статистика и тд.)
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
21
Шаг 1
Полная опросная форма Часть 2
•
•
•
•
•
•
Количество случаев. Напишите число случаев, которое было в
прошлом году, либо среднее число по этому году (как Вы
предполагаете)
Ожидаемое развитие. ++ ожидается намного большая рабочая
нагрузка, + ожидается большая рабочая нагрузка, o нагрузка в
большей или меньшей степени останется неизменной, - ожидается
меньшая нагрузка, - - ожидается гораздо меньшая рабочая нагрузка.
Клиент / пользователь. Адресат, пользователь или бенефициар
полученного результата
Ответственное учреждение. Учреждение, которое несет полную
ответственность за выполнение задачи. Например, отел организации
или другой отдел (министерство или агентство).
Вовлечение в работу другого отдела. Здесь нужно указать
название отделов, которые вносят свой вклад в выполнение задачи, но
не являются отделом, который несет ответственность.
Другие отделы (министерства/агентства). Здесь нужно указать
другие министерства, агентства, палаты, ассоциации и тд. , которые
вносят свой вклад в работу по осуществлению задачи или вовлечены в
процесс.
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
22
Шаг 1
Полная опросная форма Часть 3
•
•
•
Основной тип функции. Все задачи представляют основные
типы функций. Можно отметить более чем одну графу, если
задача представляет более чем один функциональный тип.
Объем работы. Здесь необходимо написать сколько от объема
работы было потрачено на выполнение соответствующей
задачи, что измеряется эквивалентом полной занятости. Один
эквивалент полной занятости равняется объему нагрузки
сотрудника, занятого полный рабочий день. Подробности
подсчета объема нагрузки представлены в следующей главе.
Комментарии. Все Ваши замечания и комментарии, имеющие
отношение к задаче.
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
23
Шаг 1
Упрощенная опросная форма
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
24
Шаг 1
Альтернативная опросная форма
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
25
Шаг 1
Элементы, оказывающие помощь
• профиль организации
• имеющийся в наличии персонал
– решение относительно сверхурочного времени
– решение относительно длительной болезни
– решение относительно предусмотренного бюджетом, но не
имеющегося в наличии персонала (или имеющегося в
наличии, но не учтенного в бюджете)
• особые формы сбора информации для
руководителей высшего звена и секретарей
(только «многослойные»
• помощник калькуляции времени
– Как работать с проектами?
– Как быть с периодичной работой?
• инструкции по применению
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
26
Шаг 1
Профиль отдела
Name of Department
Name of Division:
Mission of the Unit
Management
Specialists
Peak Period
Quantity
Secretarial
Total
Number of Staff (Plan)
Number of Staff (Actual)
Orgsheet with Names of Staff Members
Key Activities in 2004
Clients
Key
Key
Key
Key
Partners
Partners
Partners
Partners
-
Comments
Sources of Work
inside ministry
other ministries/agencies
Private Sector
Associations
Key Problems and topics to discuss
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
27
Шаг 1
Список персонала
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
28
Шаг 1
Помощник калькуляции времени
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
29
END
KONETZ
PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)
Moscow, November 28, 2006
30