Презентация «Модель поведения аудитора

Государственное автономное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Санкт-Петербургский морской технический колледж
Модель поведения
аудитора
Санкт-Петербург
2012
А
ПОДГОТОВКА
У
Д
ВСТУПИТЕЛЬНОЕ
СОВЕЩАНИЕ
С
И
АУДИТ
Т
Т
А
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ
СОВЕЩАНИЕ
А
Д
РАССЫЛКА ОТЧЕТА
И
И
2
Советы аудитору
 Демонстрируйте позитивное отношение,
 Используйте понятную терминологию,
 Прослеживайте конкретный проект (заказ,
программу…),
 Фиксируйте объективные свидетельства,
 Отмечайте улучшения,
 Не навязывайте свое мнение,
 Ведите записи.
МЕТОДЫ АУДИТА
НАБЛЮДЕНИЕ
Объекты наблюдения:
документация;
состояние раб. мест;
оборудование;
средства измерений;
поведение сотрудников.
АНАЛИЗ
ОПРОС
85%-ЗРЕНИЕ
10%-СЛУХ
5%-ДР. ОРГАНЫ
Методы работы аудитора
Наблюдение
Опрос
констатация факта,
основанная на объективном
свидетельстве
метод получения первичной
информации об объекте аудита
в виде ответов на вопросы
Методы
Доказательство
Оценивание
определение степени
выполнения объектом
аудита требований СМК,
установленных областью
проверки
данные, подтверждающие
наличие или правдивость
чего-либо
Анализ
метод детальной проверки
объекта аудита
МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ
 Запишите имена собеседников;
 Проверяйте ключевые моменты, следуя чек-листу,
 Не вступайте в дискуссию,
 Не делайте поспешных выводов,
 Чётко формулируйте вопросы, не задавайте больше одного
вопроса за один раз и ждите ответа на один вопрос,
прежде чем задать следующий;
 Стимулируйте собеседника к развёрнутым ответам.
 После получения устной информации подкрепляйте ее
объективными свидетельствами, используя просьбу
«ПОКАЖИТЕ МНЕ…».
 Подытожьте полученную информацию, кратко
сформулировав позитивные впечатления и спорные
моменты
Классификация вопросов
Тип вопроса
Определение
Пример
Открытый
Предполагает РАЗВЕРНУТЫЙ
ответ
Какие, кроме этого, средства
измерения Вы используете в
своей работе?
Закрытый
Ответ предполагает только
«ДА» или «НЕТ»
В вашей работе Вы
используете это средство
измерения?
Разъясняющий
Вопрос, требующий
РАЗЪЯСНЕНИЯ
Поясните, что имеется в
виду?
Альтернативный
Ответом может быть ОДИН
ИЗ ДВУХ противоположных
вариантов
Причина заключается в том
или в этом?
Наводящий
Вопрос, НАВОДЯЩИЙ НА
ОТВЕТ или содержащий
ГОТОВЫЙ ОТВЕТ
Вы, очевидно, всегда это
делаете, не так ли?
Утверждающий
Вопрос, содержащий
УТВЕРЖДЕНИЕ
Разве в этом случае могло
быть иначе?
Персонифицирующий
Вопрос, ответ на который
предполагает оценку
деятельности ЛИЧНОСТИ
Кто, как Вы думаете, виноват
в этом?
Затрудняющий общение
Вопрос, создающий БАРЬЕР
В ОБЩЕНИИ
Разве я Вам не говорил, 7что
так и будет?
Организационные принципы внутреннего аудита
Этичное поведение основа профессионализма
Добросовестное изложение –
обязательство правдиво и точно
представлять отчет
Принципы,
относящиеся
к аудиторам
Должное профессиональное внимание –
прилежание, усердие и рассудительность
при проведения аудита
Независимость - основа беспристрастности
аудита и объективности заключений
по результатам аудита
Подход базирующийся на доказательствах –
рациональный метод достижения надежных и
воспроизводимых заключений по результатам
аудита в процессе систематического аудита
Принципы,
относящиеся
к процессу
аудита
Компетентность и оценка аудиторов
Личные качества аудитора
Способность к
общению
Способность к
анализу
Широта
кругозора
Способность
слушать
собеседника
Способность к
объективным
оценкам
Выдержанность
Выдержанность
Сосредоточенность
Пунктуальность
Пунктуальность
Наблюдательность
Здравый смысл
Принципиальность
Принципиальность
Доброжелательность
Тактичность
Квалификационные критерии для кандидатов в аудиторы
ПОДГОТОВКА
ОБРАЗОВАНИЕ
Высшее или
специальное
среднее
Обученные в объеме,
обеспечивающем знание стандартов
ИСО серии 9000, методов и процедур
аудита системы менеджмента
качества
ПОДДЕРЖАНИЕ
КОМПЕТЕНТНОСТИ
Обученные в объеме,
обеспечивающем знание
стандартов ИСО серии 9000,
методов и процедур аудита
системы качества
Периодическая аттестация
на звание аудитора
КРИТЕРИИ
ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА
ОПЫТ РАБОТЫ
Не менее 2-х лет
работы в
организации
СПОСОБНОСТЬ
К РУКОВОДСТВУ
(для главного аудитора)
Навыки руководства
(планирования,
организации, общения)
Моральный кодекс аудитора
Принимая на себя обязанности аудитора, подтверждаю
готовность соблюдать следующие этические правила и нормы
поведения:
 действовать заслуживающим доверие и непредубежденным
образом по отношению к аудитируемому персоналу;
 ставить в известность руководителя группы аудиторов о
характере своих отношений с аудитируемым подразделением
перед тем, как проводить аудит этого подразделения;
 не действовать в ущерб репутации аудитируемого
подразделения;
 проявлять уважение к персоналу аудитируемого
подразделения, создавать атмосферу сотрудничества и
доброжелательности;
Моральный кодекс аудитора
 избегать резкого тона замечаний и оценок.
Замечания высказывать только по отношению к
предмету аудита, но ни в коем случае ни в адрес
сотрудников;
 постоянно сохранять позитивную
психологическую установку на проведение
аудита;
 в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие
и деловой тон, не поддаваться эмоциям и
избегать нетактичного поведения со своей
стороны;
 способствовать поддержанию авторитета
аудиторской группы
Аудитор должен:












Быть компетентным: знать предмет аудита (продукцию и т.д.)
Знать: как можно больше о проверяемой стороне
Управлять: аудитом
Помогать: в случаях возникновения недопонимания или ошибочного
толкования
Демонстрировать: хорошие манеры и позитивное отношение
Позаботиться: чтобы о его приходе на объект сотрудники были
уведомлены
Соблюдать: профессиональную этику аудитора
Быть пунктуальным: если обстоятельства вынуждают аудитора
опаздывать на следующую встречу, то необходимо предупредить
следующего проверяемого о своем опоздании
Слушать: все, что говорит проверяемая сторона, а не только то, что
аудитору хочется услышать
Собрать: свидетельства аудита
Быть вежливым: по отношению к проверяемой стороне
Быть кратким: говорить мало и по существу
Аудитор НЕ должен:
 Критиковать: записывайте обнаруженные несоответствия и








замечания, не сопровождая их устной критикой
Отклоняться в сторону: следуйте намеченному пути и не позволяйте
другим событиям, увлечь себя в ином, направлении
Спорить: работа аудитора заключается в сборе и регистрации
свидетельств аудита, а не в том., чтобы обсуждать плюсы и минусы
существующей ситуации
Грубить: помимо того, что это дает благодатную почву для ваших
критиков, это еще и неэтично
Опаздывать: будьте пунктуальны
Иронизировать: это не способствует установлению правильных
отношений между аудитором и проверяемой стороной
Сравнивать: никому не понравится, что его будут сравнивать с
коллегами, работающими лучше
Высказывать собственное мнение: а тем более навязывать его
проверяемым
Искать виновных: это не входит в функции аудитора
Внутренние аудиты
не предназначены для оценки
деятельности персонала и
не предполагают карательных
действий против исполнителей
работ
Спасибо за внимание!
Государственное автономное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Санкт-Петербургский морской технический колледж
Модель поведения
аудитора
Санкт-Петербург
2012