Основные этапы документооборота

ТЕМА 1.
Документационное
обеспечение управления.
Лекция 3.
Основные этапы документооборота
в организации.
Управление документами.
Организация работы с документами


Делопроизводство – это комплекс процедур по
проверке, отбору и обеспечению работников
аппарата управления необходимой
документированной информацией для
выполнения функций управления или бизнеспроцессов.
Документооборот – это совокупность
взаимосвязанных процедур, обеспечивающих
движение документов в учреждении с момента их
создания или поступления и до завершения
исполнения или отправки.
Информационные потоки
Информационные потоки
отражают
производственнохозяйственные
связи
Вертикальные
связи
отражают потоки
информации,
передаваемые с
верхних уровней
управления на нижние
(информация о
плановых заданиях,
новых стратегических
целях, изменении
инструкций и
стандартов).
Внутренние
информационные
потоки
Горизонтальные
связи
отражают обмен
информацией между
различными
подразделениями и
связывают равноправные
элементы организации,
обеспечивая их
координацию.
Потоки
прямой связи
Потоки
обратной
связи
Внешние
информационные
потоки
обеспечивают
обмен
информацией
с внешней
средой
циркулируют от системы
управления к объекту
управления и реализуют
функции планирования,
контроля и регулирования
формируются во время выполнения
производственно-хозяйственных функций
и передаются от объекта управления к
системе управления.
$
Органы гос. власти
Предприятие
Банк
ЛПР
Служба ДОУ
Исполнитель 1
Исполнитель 2
Предприятие
Исполнитель 3
Формы организации работы с
документами



Централизованная – выполнение всех
операций с документами в одном
структурном подразделении
Децентрализованная – все операции
выполняются в территориально
разобщенных структурных подразделениях.
Смешанная – часть операций (прием,
контроль исполнения, отправка)
выполняется централизованно, остальные –
в структурных подразделениях.
Основные параметры документопотоков




Содержание документопотока характеризуется составом
документов, входящих в него, и составом информации,
закрепленной в этих документах.
Структура потока описывается признаками
классификации и индексации документов.
Направление документопотока зависит от наличия
конкретной операции в технологическом процессе
обработки документа и результатов ее выполнения.
Режим документопотока определяется изменением во
времени его информационной плотности. Режим движения
документов характеризуют:



объем документопотока в физических величинах,
пропускная способность различных каналов связи, средств
создания и тиражирования документов,
нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих
информацию, и ее конечных потребителей.
Измеряемые параметры
документооборота
1. объем документооборота;
2. скорость движения документов;
3. стоимость выполнения типовых операций
над документами.
Показатели объема документооборота









Поток входящих документов;
Поток исходящих документов;
Объем внутреннего документооборота;
Равномерность документопотока в течении года;
Объемы документооборота в разрезе структурных
подразделений;
Объемы документооборота в разрезе видов
документов;
Доля контрольных документов.
Средний объем документов.
Среднее число копий
Показатели скорости движения
документов







Время регистрации одного документа.
Время передачи документа на исполнение.
Время пересылки документа между структурными
подразделениями.
Время поиска документов по известным атрибутам
Время поиска документа по неизвестным
атрибутам
Время подготовки и согласования типовых
документов.
Время, затрачиваемое на подготовку типовых
отчетов.
Показатели стоимости выполнения
операций над документами


Стоимость рабочего времени сотрудников
(затраты на фонд заработной платы, аренду
производственных помещений, налоговые
выплаты)
Стоимость ресурсов (стоимость бумаги,
расходных материалов, принтеров,
ксероксов, затраты, связанные с
содержанием архивных помещений,
амортизационные отчисления).
Цели исследования
документопотоков



Повышение эффективности
управленческой деятельности
Ускорение движения документов в
организации
Уменьшение трудоемкости обработки
документов
Поток периодической Поток
(постоянной)
несистематизированной
документации
(переменной) документации
Устойчивое
содержание и
внутренняя структура;
постоянный объем в
течение заданного
периода;
строго определенные
направления движения
Неопределенность
структуры,
содержания, объема и времени
поступления в организацию;
требует вмешательства руководства
при определении исполнителей и
режимов обработки;
Плановая, финансовая, Документация, не относящаяся
статистическая
к УСД
документация
Методы совершенствования
документопотоков




создание государственных и локальных
систем унифицированных документов;
построение эффективных информационнопоисковых систем;
регламентирование прохождения
документов;
введение компьютерных технологий
обработки информации.
Основные этапы документооборота
1. Экспедиционная обработка документов,
поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение
документов службой ДОУ.
3. Исполнение документов.
4. Обработка исполненных и отправляемых
документов.
Общая схема документооборота в
организации
I этап
II этап
I этап
III этап
IV этап
Общая схема
документооборота в органах
федеральной исполнительной
власти
Экспедиционная обработка
документов





проверка правильности доставки
корреспонденции;
проверка целостности упаковки;
вскрытие упаковки;
проверка правильности и целостности
вложения;
регистрация документов.
Предварительное рассмотрение
документов службой ДОУ


Цель – оперативное получение документов
исполнителями, формирование полноценного справочного
аппарата, распределение документов на потоки.
Критерии оценивания документов:






важность содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (общественное положение лица – автора документа,
место учреждения-отправителя в структуре управления, роль
общественной организации в жизни общества);
срочность исполнения документа;
вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.).
Информационная поддержка заключается в наличии:



примерного перечня документов, требующих обязательного
рассмотрения руководством;
перечня должностных лиц и их обязанностей;
технологических графических схем последовательности
обработки и распределения различных поступающих документов.
Общие правила исполнения документов
Руководитель обязан:
 определить исполнителя с учетом функциональных обязанностей,
квалификации и равномерной загрузки сотрудников подразделения.
Служба ДОУ обязана:
 передать документ исполнителю в день регистрации;
 передать проект исполненного документа на утверждение
руководителю организации;
 при получении подписанного документа зарегистрировать его в
установленном порядке.
Исполнитель обязан:
 в день получения документа ознакомиться с его содержанием,
наметить этапы исполнения, даты промежуточного контроля и
сообщить их службе ДОУ.
 в указанные сроки подготовить проект ответного документа, учитывая
содержание ранее изданных по данному вопросу документов и
действующих нормативных актов;
 оформить проекта документа в соответствии с действующими
стандартами;
 согласовать проект документа с руководителем, заинтересованными
структурными подразделениями и организациями.
 передать службе ДОУ согласованный проект документа.
Обработка исходящих документов






Проверка правильности оформления
документа (комплектность, количество
экземпляров);
регистрация документа;
сортировка документов;
упаковка;
оформление почтового отправления;
сдача в отделение связи.