Перевод дел правоустанавливающих документов в

Перевод в электронную форму дел правоустанавливающих
документов Федеральной службы государственной регистрации,
кадастра и картографии.
Пилотный проект по Владимирской области
Государственный контракт №0142-10-15 от 08 декабря 2015 г. по переводу в электронную форму дел
правоустанавливающих документов для загрузки в программный комплекс Федеральной службы
государственной регистрации, кадастра и картографии
1
Формулировка задач и конкретизация
путей их решения
05.09.2014
приказом
Росреестра
№П/426
утверждена
«Стратегия
архивного хранения и перевода в
электронную
форму
дел
правоустанавливающих документов и
кадастровых дел» - далее Стратегия,
Стратегия ставила задачи в срок до
конца 2019 г:
•
•
•
•
провести оптимизацию
(перекомплектацию) единиц хранения;
перевести все архивы ДПД Росреестра в
электронную форму;
обеспечить связь электронных образов
ДПД с записями в ЕГРП посредством XML
схем;
осуществить перемещение архивов ДПД в
централизованные хранилища.
2
Технологические вопросы
Перед тем, как приступить к
реализации задач, сформулированных
в Стратегии, необходимо было
ответить на ряд технологических
вопросов и отработать логистические
процедуры:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Среднее количество листов в ДПД до перекомплектования?
Среднее количество листов в однотомном ДПД после
перекомплектования?
Среднее количество листов остающихся на хранение в порядке
общего документооборота ?
Среднее количество листов изымаемых без сканирования и
подлежащих уничтожению?
Среднее количество переукомплектованных дел в день (норма)?
Какие архивные накопители (лотки и архивные
коробки)применяются для хранения дел (размеры, материал)?
Какова обеспеченность ими?
Среднее количество дел в архивном накопителе (коробе) до и после
перекомплектования.
Какой короб оптимален для перевозки документов?
Выбор оптимального архивного накопителя (короба) для хранения
ДПД.
3
Логистические процедуры
• Перемещение ДПД с площадки
подразделения на площадку Исполнителя
• Определение мест и порядка хранения
ДПД
• Процедуры приема – передачи ДПД от
Заказчика к Исполнителю и наоборот в
случаях:
•
•
•
•
•
•
Передача от Заказчика к Исполнителю на обработку.
От Исполнителя к Заказчику для корректировки и
исправления ошибок Заказчика.
От Заказчика к Исполнителю для корректировки и
исправления ошибок Исполнителя.
Прием Заказчиком ДПД от Исполнителя на проверку.
Организация массового подписания проверенных
скан – образов.
Оформление актов.
4
Ход работ
Технологический цикл
•
Работы велись в соответствии с
технологическим циклом,
разбитым на три этапа.
•
•
•
Этап подготовки дел к сканированию.
Этап сканирования ДПД.
Этап проверки ДПД и электронных образов.
5
Ход работ
Технология обработки ДПД с привлечением Исполнителя
2
1
9
10
3
11
5
4
12
6
13
7
14
8
15
16
Прошивка
дела
6
Ход работ
Технология. Блоки с 1 по 4
1. Первичная подготовка дел к перекомплектованию (без расшивки дел) - Заказчик
• Проверка дела, отметка в старой описи документов, подлежащих
хранению:
 в электронном и в бумажном виде С (Сканировать);
 только в электронном виде; ИПС (Изъять после сканирования)
 документов, не подлежащих хранению ИБС (Изъять без
сканирования)
• Формирование новой описи документов, предполагаемых к
хранению в деле Подготовка титульного листа дела
7
Ход работ
Технология. Блок 5
2. Выдача дел (от Заказчика к Исполнителю) - Заказчик
•
•
•
Передача бумажных дел исполнителю на сканирование по акту приема-передачи
Передача электронной описи дел, направляемых на сканирование
Передача выгрузки из ЕГРП, содержащей информацию о документах, входящих в состав
дел
На производственной площадке
8
Ход работ
Технология. Блоки с 6 по 12
5. Изъятие документов Исполнитель
• Изъятие документов из
3. Штрихкодирование, полистный контроль, изъятие документов,
сканирование - Исполнитель
• Штрихкодирование
• Расшивка дел
• Формирование 3 пакетов
• Сканирование и проверка качества электронных образов
дела, отсутствующих в
новой описи, не
подлежащих хранению в
бумажном виде
• Формирование третьего
пакета: Отсканированные
документы, не
подлежащие сшивке в
основное дело
4. Индексирование (формирование и привязка документов в формате PDF к описи в электронном виде) –
Исполнитель
• Сепарация массива электронных образов на документы согласно описи дел
• Проверка и привязка образов документов к записям документов электронной описи (IDБД)
• Формирование выходного информационного ресурса (ИР) файл PDF + файл XML
9
Штрихкодирование, полистный контроль, изъятие документов
Сканирование
Изъятие документов
Сшивка дел
Индексирование (формирование и
привязка документов в формате PDF
к описи в электронном виде)
10
Ход работ
Проверка (сверка со сканами и описью), подписание ЭЦП. Блоки с 14 по 19
Загрузка файлов PDF Агентом платформы (используя
имеющийся XML) – Исполнитель
Загрузка сведений в ЕГРП
 генерация и присвоение уникального IDДела и
IDДокумента, в том числе имени файла PDF
 привязка образов к БД ЕГРП по данным в
файле XML
 загрузка образов в хранилище данных МКС
Проверка (сверка с описью), подписание
ЭЦП - Заказчик
• ЛК (логический контроль)
 проверка документов по описи,
контроль сохранности документов
 сверка электронных образов с
физическими документами
• Отправка дел исполнителю на доработку
при выявлении ошибок
• Подписание образов документов УКЭП
Прошивка дела - Исполнитель
Расстановка дел в архиве - Заказчик
• Прошивка дела по новой описи документов дел,
подлежащих хранению.
• Прошивка дела по новой описи документов дел,
подлежащих хранению.
11
Результаты работ
1. Информационный ресурс, состоящий из:
• Электронных образов в формате PDF;
• Электронных файлов XML с привязкой к записям ЕГРП,
позволяющих осуществить корректную загрузку в
информационную систему.
2. Внесены уточнения в технологическую схему.
3. Получены ответы на технологические вопросы.
4. Уточнены нормы выработки сотрудников.
5. Уточнены логистические процедуры.
12
13
Технологические вопросы
№
Вопрос
Данные
Примечание
1341863
По состоянию на 31.12.2015
1
Количество дел в Управлении
2
Количество отсканированных дел (с привлечением
исполнителя)
3
Норма сканирования документов своими силами на одного
сотрудника
50
8 часов
4
Норма перекомлектования на одного сотрудника
40
8 часов
5
Норма проверки на одного сотрудника
40
8 часов
6.
Норма на операции приема – передачи дел из архива в архив
676
8 часов
7
Прошивка дел
240
8 часов
70015
14
Избыточные операции обработки ДПД при привлечении
исполнителя
1
9
15
2
3
4
10
11
12
16
17
5
13
18
7
6
8
14
19
15
Технология обработки без привлечения исполнителя. Отдел ЕГРП
1
0,5 чел
2
3
5 чел
4
5
4 чел
6
1 чел
7
0,5 чел
Штат сотрудников 11 человек
16