Характеристика действующей системы коммуникаций на предприятии

30
Характеристика действующей системы коммуникаций на предприятии
Р.Е. Улакова, студентка 3 курса специальности «Экономика»
В
организации
руководители,
сотрудники
аппарата
управления,
конкретные исполнители связаны между собой различными видами делового и
неформального общения, потоками информации, которые в совокупности –
представляют единую коммуникационную систему.
В организации принята следующая типология коммуникаций:
- Между организацией и внешней средой;
- Внутриорганизационные коммуникации: между подразделениями
организации, внутри подразделений по уровням производства и управления,
межличностные коммуникации, неформальные коммуникации.
К внешней среде организации относятся: потребители, конкуренты,
компаньоны, поставщики, органы государственной власти, общественное
мнение, а также научно-технический процесс.
Внешние коммуникации на предприятии ЗГОК ТОО «Казцинк»
представлены в виде предоставления отчетов, справок статистическим,
налоговым и внебюджетным фондам, а также в виде рекламы компании и ее
продукции.
В службе по работе с персоналом работает специалист по связям с
общественностью, который регулярно пишет статьи в еженедельную газету
«Вестник
Казцинка»,
снимает и
монтирует
репортажи
для
местного
телевидения «Алва-TV». Производит размещение фотографий на доске почета,
публикацию в корпоративной и
внешней прессе о лучших работниках,
участиях в конкурсах.
В отделе обучения и социального развития ведет работу специалист по
социальному
развитию,
который
участвует
в
организации
различных
мероприятий: День Металлурга, День Рождения Казцинка, помощь ветеранам.
Предоставляется социальный пакет для работников, который включает в
31
себя:
вручение
портфеля
первоклассникам,
подарков
новорожденным,
бесплатный ежегодный медицинский осмотр, предоставление отдыха на базах
отдыха и в детских лагерях, предоставление возвратной и невозвратной
материальной
помощи,
предоставление
дополнительного
оплачиваемого
отпуска для сотрудников, работающих в тяжелых и вредных условиях труда, в
зависимости от стажа, а также в других случаях (бракосочетания, рождения
ребенка, смерти близких родственников, ухода за заболевшим членом семьи,
посещения места службы сына и др.), а также выплата пособие родителямодиночкам, имеющих детей инвалидов.
Внутриорганизационные
совокупность
коммуникации
коммуникационных
процессов,
представляют
призванных
собой
удовлетворять
потребности разных уровней принятия решений, планирования и организации в
информации.
Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями
руководства и между подразделениями. К ним относятся вертикальные и
горизонтальные коммуникации, восходящие и нисходящие коммуникации,
коммуникации между руководителем и подчинёнными, а также формальные и
неформальные коммуникации.
Нисходящие коммуникации – это поток информации, движущийся
сверху вниз. Примером нисходящих коммуникаций может служить общение
начальника со своим непосредственным руководителем. Например: мастер цеха
и рабочий. Нисходящие коммуникации включают в себя: передачу приказов,
указаний, инструкций, мотивирование сотрудников по средствам выдачи
знаков отличия, различных грамот, благодарственных писем, устной публичной
благодарности, устной личной благодарность, подарков, а также претензий,
нареканий, выговоров, высказываний и др.
При приеме на работу или переводе в другое подразделение проводится
адаптация персонала новому к рабочему месту. Работник на неделю
закрепляется
за более
опытным
сотрудником,
который
предоставляет
информацию о распорядке дня, перерывах, требованиях на рабочем месте,
32
расположении комнат отдыха, столовой, нахождении рабочего инвентаря и
документов. Непосредственно перед началом работы работник ежесменно
получает наряд-задание.
Восходящие коммуникации на предприятии представлены в форме
отчетов о результатах деятельности, предложений по улучшению, жалоб и
споров, объяснительных записках.
Каждые три месяца в компании проводятся встречи работников и
руководства подразделений для предоставления информации о фактическом
состоянии дел, внесения своих идей, предложений, высказывания своей
позиции.
В ЗГОКе имеется положение о стимулировании работников за поданные
предложения,
направленные
на
улучшение
деятельности
компании,
рассмотрение которых проводится ежемесячно.
Все жалобы работники могут падать на имя руководителя, директора в
письменном виде либо изложить их на ежеквартальном собрании. Вопрос
направляется на рассмотрение в соответствующее подразделение.
Трудовые споры рассматриваются на согласительной комиссии в
соответствии с трудовым Кодексом Республики Казахстан.
При увольнении каждый работник анонимно заполняет анкету, в
которой излагает причины увольнения. Анализ анкет проводится каждые три
месяца.
В горизонтальной форме, все намного проще. Нет никаких преград и
подразделений, собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по
давно уже известным схемам. Т. е. это телефон, по которому сотрудники могут
общаться друг с другом, не отходя от своего рабочего места, причем если
рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого
сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая офисная АТС, с привязкой
номера к каждому сотруднику.
Далее идет электронная почта (e-mail), что уже в наше время не является
нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств
33
коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате
управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.
Дальше идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации
требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения
или какого-то указания.
Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по
нему пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и
т. д. Также в компании действует, так называемая, «Кольцевая Почта». Т.е.
существует канцелярский отдел, занимающийся своевременным обеспечением
канцелярскими товарами (ручки, бумага, и .д.) Так вот помимо своей главной
обязанности, канцелярский отдел ведет «Кольцевую почту», т.е. на каждого
сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают
корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д. Этот
вид коммуникации можно отметить тем, что документы можно передавать и по
внутренней почте сохраняя важность документа без затрачивания времени на
поиски человека, которому этот документ предназначается. Этот вид можно
отнести к плюсу, так как я считаю, что это очень удобный способ передачи
информации, документов и т. д.
Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную
компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от
работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид
коммуникации тоже можно отнести к плюсу т. к. он исключает
походы,
например, к своему другу, который находится в другом крыле здания.
На предприятии ЗГОК ТОО «Казцинк» существует интернет-сайт, на
котором размещена информация о деятельности предприятия и другая
информация, необходимая как для формального, так и неформального общения
сотрудников между собой.
34
Таблица 1 Карта сайта
Страница
ИСМ
СКС
Отчеты
Справочная
информация
Корпоративный
университет
Новости
Погода
Разное
Форум
Техническая
поддержка
Скорая помощь
Описание страницы
В данной странице содержится информация об интегрированной
системе менеджмента, ее общих положениях и требованиях,
подходе, взаимосвязи с международными стандартами качества
серии ИСО 9004 и совместимость с другими системами качества.
Страница посвящена системе корпоративных стандартов, которые
определяют порядок и правила деятельности предприятия по
направлениям, распределение полномочий и ответственности
между
различными
уровнями
управления,
отражают
последовательность
осуществления
бизнеса
и
основных
документов.
Страница содержит информацию о предоставляемых отчетах,
например, отчет учета травматизма, отчет «Итоги», СУД, «ЦенаКачество», производственные отчеты и т.д. Доступ к данному
разделу имеют на все сотрудники.
На данной странице можно получить информацию, касающуюся
курса валют, имеющихся вакансий, телефонного справочника,
центрального архива, электронного магазина.
Данная страница предоставляет информацию о книгах, имеющихся
в технической библиотеке при ЗГОКе .
Выбрав этот раздел, всегда можно просмотреть новости дня,
прессы, архив статей прессы, фоторепортажи, а также
предоставляется поиск по статьям.
Благодаря этой странице сотрудники компании всегда
информированы о метеорологических прогнозах на неделю,
предоставляемых службами: GIS-meteo и rambler.
Страница содержит следующие страницы: открытки, перевод
файла, перевод текста, биоритмы, наше здоровье.
Данная страница предназначен для общения сотрудников.
В форуме можно добавлять новые темы и отвечать на уже
существующие. Также можно поместить свои замечания,
предложения или просто оставить свое мнение.
Страница содержит следующие данные: заявка в HelpDesk,
вопросы и ответы, антивирусное ПО, обновление Windows/
Данная страница с помощью специалиста позволит быстрее решить
практически любые проблемы, с которыми сталкиваются
сотрудники в процессе работы с компьютером.