3. Порядок работы по контролю исполнения поручений

Приложение 2
к приказу
от _______ № ______
Положение по системе электронного контроля исполнения
решений Ученого совета, поручений ректората, планов мероприятий
и других документов ректората СтГМУ, стоящих на контроле,
с использованием системы «Дело»
1. Общие положения по системе электронного контроля
1.1. Настоящее положение устанавливает единый порядок контроля
исполнения решений Ученого совета университета, поручений ректората
и ректора, перспективных и текущих планов мероприятий СтГМУ.
1.2. Поручения состоят из формулировок, содержащих указания или
задания (далее – поручения), сведения об исполнителях, которым даются
поручения, и конкретные сроки исполнения.
1.3. При работе с поручениями используется автоматизированная система
электронного документооборота «Дело» (далее СЭД «Дело»).
1.4. Контролю исполнения подлежат зарегистрированные в СЭД «Дело»
поручения, сформированные на основании решений Ученого совета
университета, протоколов поручений ректората, совещаний ректора,
перспективных и текущих планов работ СтГМУ;
1.5. Контроль исполнения решений
осуществляет Ученый секретарь.
Ученого совета университета
1.6. Контроль исполнения поручений ректората и совещаний ректора,
перспективных и текущих планов мероприятий осуществляется отделом
по обеспечению деятельности ректората и Ученого Совета университета в
соответствии с установленным
в университете распределением
обязанностей.
1.7. Настоящее Положение, дополнения и изменения к нему утверждаются
приказом ректора университета.
2. Порядок исполнения поручений ректората
2.1. Должностные лица, которым даются поручения (далее по тексту
исполнители) принимают необходимые меры для их исполнения, несут
2
персональную ответственность за своевременное и полное исполнение
поручений.
2.2. При наличии нескольких исполнителей исполнитель, указанный
первым в составе исполнителей поручения, является ответственным
исполнителем, остальные являются соисполнителями.
2.3. Ответственный исполнитель:
- организует и координирует работу соисполнителей;
- определяет соисполнителям срок для исполнения поручения;
- имеет право дополнительно привлекать соисполнителей из числа
работников университета для исполнения поручения;
- при наличии объективных обстоятельств может обратиться к ректору с
предложением об изменении сроков исполнения поручения;
- вносит информацию об исполнении поручений в СЭД «Дело».
2.4. Исполнитель самостоятельно осуществляет взаимодействие с
«Кабинетом» отдела по обеспечению деятельности ректората и Ученого
Совета и направляет информацию об исполнении поручений, либо
назначает лицо, ответственное за введение отчетов об исполнении
поручений в СЭД «Дело».
2.5. Лицо, ответственное за введение информации по исполнению
поручений:
- информирует своего руководителя, являющегося исполнителем, либо
лицо его замещающее, в течение 1 рабочего дня - о поступлении
поручений и за 3 рабочих дня - до истечения срока их исполнения;
- обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации о ходе и
результатах исполнения поручений;
- вносит в регистрационную карточку поручения в СЭД «Дело» дату,
информацию о ходе исполнения поручений и отчет об исполнении;
- в случае изменения ректором сроков исполнения поручения,
обеспечивает предоставление в отдел по обеспечению деятельности
ректората и Ученого совета информации о продлении срока исполнения;
- несет персональную ответственность за достоверное и своевременное
предоставление информации об исполнении поручений.
3
3. Порядок работы по контролю исполнения поручений
3.1. Контроль исполнения поручений ректора осуществляется с целью
обеспечения исполнения поручений в указанные сроки и в полном объеме.
3.2. Поручение ставится на контроль с момента регистрации его в СЭД
«Дело». Контролером исполнения поручений является ответственное
лицо, назначенное
приказом ректора, которое отслеживает ход
исполнения задач по поручению, оценивает качество исполнения и по
результатам оценки снимает поручение с контроля либо направляет на
доработку на основании указаний ректора.
3.3. Контролер осуществляет контроль путем просмотра информации о
ходе исполнения поручения.
3.4. В случае нарушения сроков
исполнения поручений контролер
направляет напоминание исполнителю об истечении срока исполнения
поручения и уточняет информацию о ходе исполнения поручения. Вся
информация о ходе работы по исполнению поручения отражается в
регистрационной карточке документа в СЭД «Дело».
3.5. Отдел по обеспечению деятельности ректората и Ученого Совета
готовит сводные отчеты о неисполненных в срок, исполненных или
находящихся на исполнении поручениях, анализирует исполнительскую
дисциплину в структурных подразделениях университета. В отчете об
исполнении должны быть отражены конкретные результаты работы по
поручению.
3.6. На основании рассмотрения отчетов об исполнении поручений или
информации о продлении сроков исполнения, контролером формируется
отчет об исполнении поручений для отчета ректору. Отчет
предоставляется еженедельно
начальником отдела по обеспечению
деятельности ректората и Ученого совета.
3.7. Начальник отдела по обеспечению деятельности ректората и Ученого
совета вносит ректору предложения по совершенствованию работы с
поручениями и по проведению мероприятий, направленных на усиление
исполнительской дисциплины.
4. Снятие с контроля поручений, планов, решений
4.1. Основанием для снятия с контроля поручения является отметка
ректора в еженедельном отчете об исполнении поручения.
4.2. Поручения ректората и ректора снимаются с контроля в системе СЭД
«Дело» контролером.
4
4.3. Документ (регистрационная карточка документа) становится не
контрольным при условии, что все поручения этого документа исполнены
исполнителями и сняты с контроля.
Т.П. Пшеничная
71 53 26
О.А.Хачатурова
71 57 74
П.Э. Попов