ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ГОРОДА УЛАН-УДЭ ______________________________________________________ РЕШЕНИЕ

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ГОРОДА УЛАН-УДЭ
______________________________________________________
РЕШЕНИЕ
20 февраля 2014 года
г.Улан-Удэ
Об утверждении Порядка хранения и передачи в архивы документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов
Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва
На основании пункта 10 статьи 24 Федерального закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ (ред.
от 28.12.2013) «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006
г. № 149-ФЗ (в ред. от 28.12.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013)
«Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Бурятия от 23.11.2006 г.
№ 1957 – III (в ред. от 10.12.2010) «Об архивном деле в Республике Бурятия», Законом Республики Бурятия от 06.07.2006 г. № 1805-III (в ред. от 14.11.2013) «О наделении органов
местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Бурятия» и в целях
исполнения статьи 60 Закона Республики Бурятия от 17.09.2003 г. № 419-III (ред. от
14.11.2013) «О выборах депутатов представительного органа муниципального образования в
Республике Бурятия» Избирательная комиссия города Улан-Удэ Р Е Ш И Л А:
1. Утвердить Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва (прилагается).
2. Направить настоящее решение в территориальные избирательные комиссии.
3. Разместить настоящее решение на официальном сайте Избирательной комиссии города Улан-Удэ в сети Интернет и в Муниципальном вестнике города Улан-Удэ.
4. Контроль за исполнением настоящего решение возложить на секретаря Избирательной комиссии города Улан-Удэ М.В.Филиппову.
6. Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.
Председатель
Избирательной комиссии
города Улан-Удэ
Ю.Б.Онгоржонов
Секретарь
Избирательной комиссии
города Улан-Удэ
М.В.Филиппова
г. Улан-Удэ
20 февраля 2014 года
№ ______________
2
УТВЕРЖДЕНО
решением Избирательной комиссии
города Улан-Удэ
от 20 февраля 2014 г. № _______________
Порядок
хранения и передачи в архивы документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов УланУдэнского городского Совета депутатов пятого созыва
1. В избирательной комиссии города Улан-Удэ (далее – ИК города) подлежат хранению не менее одного года со дня объявления даты следующих соответствующих выборов с последующей передачей в муниципальный архив
следующие документы:
протоколы заседаний ИКМО, решения ИКМО и материалы к ним;
документы, представляемые в ИКМО при выдвижении избирательным
объединением списка кандидатов в депутаты представительного органа муниципального образования по единому избирательному округу, списка кандидатов в депутаты по одномандатным (многомандатным) избирательным округам,
в соответствии со статьями 24, 26 Закона Республики Бурятия от 17.09.2003 г.
№ 419-III (ред. от 14.11.2013) «О выборах депутатов представительного органа
муниципального образования в Республике Бурятия» (далее – Закон о выборах
депутатов);
документы, представляемые в окружную избирательную комиссию – при
самовыдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в соответствии со статьями 24, 25 Закона о выборах депутатов;
документы, представляемые в окружную избирательную комиссию – при
выдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального
образования избирательным объединением, в соответствии со статьями 24, 26
Закона о выборах депутатов;
документы для регистрации списка кандидатов в депутаты по единому
избирательному округу, в соответствии со статьей 28 Закона о выборах депутатов;
документы для регистрации кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в соответствии со статьей 28 Закона о выборах депутатов;
заверенные копии приказов (распоряжений) об освобождении от выполнения служебных обязанностей зарегистрированных кандидатов, находящихся
на государственной или муниципальной службе, либо работающих в средствах
массовой информации;
документы, касающиеся регистрации доверенных лиц кандидатов, избирательных объединений: заявления кандидатов о назначении доверенных лиц,
представления избирательных объединений о назначении доверенных лиц, заявления граждан о согласии быть доверенными лицами, списки доверенных
3
лиц с указанием сведений о них, приказы (распоряжения) об освобождении от
служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного
лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной
службе, уведомления об отзыве доверенных лиц;
документы о назначении уполномоченных представителей кандидата, избирательного объединения: заявления кандидатов о назначении уполномоченных представителей, решения избирательных объединений о назначении уполномоченных представителей; список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, письменное согласие каждого из перечисленных лиц
осуществлять указанную деятельность; копии нотариально удостоверенных доверенностей на уполномоченных представителей по финансовым вопросам; заявление кандидата, решения (протоколы) избирательного объединения о прекращении полномочий уполномоченных представителей;
документы, касающиеся выбытия кандидатов: заявление кандидата о снятии своей кандидатуры, заявление избирательного объединения об отзыве кандидата, списка кандидатов;
документы, касающиеся назначения членов ИКМО с правом совещательного голоса;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов, представленных в ИКМО до начала их распространения;
первые экземпляры протоколов нижестоящих избирательных комиссий
об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории,
приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, о результатах
выборов, включающие в себя полные данные всех протоколов нижестоящих
избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в
целом или отдельными его положениями, жалобы (заявления) на нарушения
избирательного законодательства, поступившие в комиссии в период, который
начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
первый экземпляр протокола ИКМО о результатах выборов; приобщенные к нему сводная таблица о результатах выборов, включающая в себя полные
данные всех поступивших протоколов нижестоящих избирательных комиссий
об итогах голосования, особые мнения членов ИКМО с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями;
поступившие в ИКМО жалобы (заявления) на нарушения избирательного законодательства и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения.
2. В ИКМО подлежат хранению не менее одного года со дня объявления
даты следующих соответствующих выборов с последующим уничтожением в
соответствии с утвержденным порядком:
первые экземпляры первого и итогового финансового отчетов кандидатов, избирательных объединений и приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов, избирательных объединений первичные финансовые доку-
4
менты;
первые экземпляры отчетов нижестоящих избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;
копия отчета ИКМО представительному органу муниципального образования о расходовании средств местного бюджета, выделенных на подготовку и
проведение выборов, и копия сведений о поступлении средств в избирательные
фонды кандидатов, избирательных объединений и расходовании этих средств;
документы о результатах проверок государственными органами сведений
о доходах и об имуществе, об обязательствах имущественного характера кандидатов;
акты, приобщенные к первым экземплярам протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории; подлинники и копии других актов и реестров, связанных с подготовкой и проведением выборов, хранящиеся в ИКМО;
сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь кандидатам, избирательным объединениям, представленные муниципальными организациями телерадиовещания и редакциями муниципальных периодических изданий;
сведения об объемах и стоимости эфирного времени и печатных площадей, предоставленных за плату и бесплатно кандидатам, избирательным объединениям;
второй экземпляр протокола ИКМО о результатах выборов и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы, включающей полные данные
всех поступивших протоколов нижестоящих избирательных комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов ИКМО с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их
положениями, заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства, поступивших в комиссию в период, который начинается
в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятых по ним решений;
вторые экземпляры протоколов нижестоящих избирательных комиссий
об итогах голосования, о результатах выборов на соответствующей территории,
приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, о результатах
выборов, включающие в себя полные данные всех протоколов нижестоящих
избирательных комиссий об итогах голосования, особые мнения членов избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в
целом или отдельными его положениями, жалобы (заявления) на нарушения
избирательного законодательства, поступившие в комиссии в период, который
начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения.
3. Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку
выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей избирателей и об
5
итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, собранными в
поддержку выдвижения кандидатов являются документами, содержащими
конфиденциальную информацию, и хранятся в ИКМО не менее одного года со
дня опубликования итогов голосования и результатов выборов. По истечении
срока хранения они уничтожаются по акту в установленном порядке.
Также в ИКМО хранятся не менее одного года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, а затем уничтожаются в соответствии с
утвержденным Порядком, следующие документы:
опечатанные избирательные бюллетени;
опечатанные списки избирателей;
заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования.
4. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения
срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы постоянного срока хранения:
протоколы заседаний окружной избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним;
документы о самовыдвижении кандидата в депутаты представительного
органа муниципального образования: заявление кандидата о его согласии баллотироваться с приложенными к заявлению копиями документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения;
документы о выдвижении кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования от избирательного объединения: заявление
кандидата о согласии баллотироваться с приложенными к заявлению копиями
документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения;
документы для регистрации кандидата в депутаты представительного органа муниципального образования, в том числе сведения об изменениях в данных о кандидате, ранее представленных при выдвижении;
документы о назначении уполномоченных представителей кандидата по
финансовым вопросам;
документы о назначении доверенных лиц кандидата;
документы, касающиеся выбытия кандидатов: заявления кандидатов о
снятии своей кандидатуры, заявления избирательного объединения об отзыве
кандидата, зарегистрированного кандидата;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
списки членов окружной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных объединений, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.
5. В окружной избирательной комиссии подлежат хранению до истечения
срока ее полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы временного хранения:
6
подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку
выдвижения кандидатов, протоколы об итогах сбора подписей и об итогах проверки подписных листов с подписями избирателей, собранными в поддержку
выдвижения кандидатов;
вторые экземпляры протоколов окружной избирательной комиссии об
итогах голосования и результатах выборов, приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, вторые экземпляры поступивших в избирательную комиссию жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства и принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений окружной избирательной комиссии;
составленные избирательной комиссией акты, реестры и ведомости;
первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов кандидатов,
избирательных объединений и приложенные к итоговым финансовым отчетам
кандидатов, избирательных объединений первичные финансовые документы;
документы о результатах проверок государственными органами сведений
о доходах и об имуществе, об обязательствах имущественного характера кандидатов;
копия финансового отчета окружной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств местного бюджета, выделенных на подготовку и
проведение выборов.
6. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее
полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы постоянного
хранения:
протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения
участковой избирательной комиссии и документы к ним;
списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных объединений,
представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составления протоколов.
7. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее
полномочий, а затем передаются в ИКМО следующие документы временного
хранения:
заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
вторые экземпляры протоколов участковой избирательной комиссии об
итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений
членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, вторые экземпляры поступивших в избирательную комиссию жалоб (заявлений) на
нарушения избирательного законодательства и принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии;
составленные избирательной комиссией акты, реестры и ведомости;
опечатанные избирательные бюллетени;
опечатанные списки избирателей.
8. В случае рассмотрения в суде жалобы на решение комиссии об итогах
7
голосования, о результатах выборов, возбуждения уголовных дел, связанных с
нарушением избирательных прав граждан Российской Федерации, сроки хранения соответствующей избирательной документации продлеваются до вступления в законную силу решения суда (прекращения дела в соответствии с законом).
9. Документы по выборам в органы местного самоуправления муниципальных образований, указанные в настоящем Порядке, хранятся в отдельном
помещении администрации муниципального образования, обеспечивающем
сохранность и безопасность хранения, или в опечатываемом металлическом
шкафу (сейфе) в помещении, обеспечивающем противопожарную безопасность
и сохранность.
10. Ответственность за сохранность избирательной документации решением соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя
(заместителя председателя), секретаря этой избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию, администрацию соответствующего муниципального образования либо в муниципальный архив
или ее уничтожения по истечении сроков хранения.
11. Уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного
дела, органы местного самоуправления, наделенные государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, а также их должностные лица обязаны оказывать комиссиям содействие в реализации их полномочий, в частности на безвозмездной основе
предоставлять необходимые помещения, в том числе для хранения избирательной документации до передачи указанной документации в архив либо уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законом, обеспечивать
охрану предоставляемых помещений и указанной документации, а также
предоставлять на безвозмездной основе транспортные средства, средства связи,
техническое оборудование.
12. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком,
документы постоянного срока хранения передаются лицами, обеспечивающими
их сохранность, в соответствующие муниципальные архивы. Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.
13. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком,
документы временного хранения уничтожаются согласно порядку уничтожения
документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов УланУдэнского городского Совета депутатов пятого созыва.
СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертнопроверочной комиссии
Управления по делам архивов
________________________
от _______________№_____
8
Приложение
к Порядку хранения и передачи в архивы документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов
депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва
ПОРЯДОК
уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов
пятого созыва
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в муниципальные архивы, и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа Республики Бурятия.
Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, и утверждённому председателем избирательной комиссии муниципального образования (форма акта прилагается).
Уничтожение производится путём сжигания, измельчения на мелкие
фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат
уничтожению только путём сжигания в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.
При уничтожении документов должна быть исключена возможность
ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное
уничтожение документов, позволяющее восстановить их.
9
Приложение
к Порядку уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением выборов
депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва
Наименование избирательной комиссии
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
«___»_____________201__г. № ________
___________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Председатель избирательной комиссии
_________________________________
(подпись, фамилия, инициалы)
«_____»__________________201__г.
(дата)
На основании решения Избирательной комиссии города Улан-Удэ от 20.02.2014г.
№ ____________ «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и
проведением выборов депутатов Улан-Удэнского городского Совета депутатов пятого созыва» отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков
хранения следующие документы:
_____________________________________________________________________________________
(наименование, количество, установленный срок хранения)
______________________________________
(должность лица, проводившего экспертизу)
____________________
(подпись)
_______________________
(инициалы, фамилия)
Дата___________
Документы в количестве _____________________________________________________ дел, томов
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в __________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от «_____»_______________201__ г. № ___________
(дата)
______________________________________
(должность работника, сдавшего документы)
____________________
(подпись)
________________________
(инициалы, фамилия)
Присутствовал «___»__________201__г. при сжигании документов, содержащих конфиденциальную
(дата)
информацию.
_____________________________________
(должность представителя избирательной
комиссии)
______________________
(подпись)
________________________
(инициалы, фамилия)