Лекция 4. Поиск

advertisement
Лекция 4. Поиск
Для отбора необходимых документов в системе АИС «АдмСЭД» предусмотрено два вида
поиска по документам.

Быстрый поиск - по атрибутам текущего окна.

Глобальный поиск – по всем атрибутам документа.
1. Быстрый поиск
Быстрый поиск производится по текущему окну, т.е. по активному окну. Для этого
нажимаем на кнопку Ввести запрос. И указываем вид документа, автора, статус и т.д., в
зависимости от того какие документы необходимо найти.
При запросе вид документа, автора (органа), статуса работаем с соответствующими
справочниками (рисунок 1).
Рисунок 1. Справочники
2. Глобальный поиск
Глобальный поиск производится по всей базе включая выборку документов по текущему
состоянию документа.
Для глобального поиска документа нужно выбрать меню Поиск – Запуск поиска
документов
При выборе меню Поиск – Запуск поиска документов появиться окно Поиск (рисунок 2).
Рисунок 2. Поиск
В верхней части окна Поиск размещены вкладки в которых содержатся соответствующие
атрибуты документа.
Поля с кнопками
для вызова справочников являются не редактируемыми полями. В
эти поля можно добавлять по несколько записей из справочника для более расширенного
поиска. Например, необходимо найти Поручения и Протокола совещания Президента
РС(Я).
В верхней части окна «Поиск» находятся вкладки «карточка, получатели карточки, пункт,
исполнители пункта, фактический статус, классификация».
В каждой вкладке находятся определенный набор поисковых полей.
Внимание! Все поля в поиске являются необязательными. В зависимости какие и сколько
полей будет заполнены, такой точности будет поиск. Например: заполнено только
поисковое поле «Вид документа» соответственно система найдет все документы
хранящиеся в базе данных.
Вкладка карточка
Поиск по атрибутам карточки:

Исходящий, входящий номер – указывается поиск по номеру.

Исходящая и входящая дата – указывается период с какого по какую дату был
зарегистрирован документ. В случае оставления поля пустым будет взят весь
период. Можно так же заполнить только с какой то даты или по какой то дате.

Вид документа – указывается как один вид документа так и несколько. (Приказ,
письмо)

Автор/орган – кем зарегистрирован/создан данный документ (Президент РС(Я))

Наименование – по краткому содержанию документа. Имеет смысл при
заполнении поля указывать знак «%».

Источник – кто был источником документа, подписал документ.

Статус-карточки – задается если нужно искать документы с определенным
статусом.

Дата создания – поиск по реально созданным документам. Дата создания и
регистрации могут отличаться.

Поиск по срочным документам – указывается если нужно найти срочные или
только несрочные.
Вкладка получатель карточки
Поиск по тем участникам кому были разосланы документы:

Контролер – выбор адресатов с ролью «Контролер».

Координатор - выбор адресатов с ролью «Координатор».

Получатель - выбор адресатов с ролью «Получатель».

Дата передачи – период когда был разослан документ.
Вкладка пункт
Поиск по пунктам/поручениям документов:

Наименование пункта – поиск по тексту пункта или поручения. Для более лучшего
поиска в данном поле рекомендуется использовать знак «%».

Содержание визы - – поиск по тексту поручения в рамках единой карточки. Для
более лучшего поиска в данном поле рекомендуется использовать знак «%».

Информация координатора - поиск по информации оставленной координатором в
рамках исполнения поручения. Для более лучшего поиска в данном поле
рекомендуется использовать знак «%».

Информация контролера - поиск по информации оставленной контролером в
рамках исполнения поручения. Для более лучшего поиска в данном поле
рекомендуется использовать знак «%».

Дата передачи

Срок исполнения

Дата выполнения
3. Контроль документов
В системе АИС «АдмСЭД» контроль документов осуществляется средствами поиска и
печати отчетов.
Поиском задаются необходимые критерии к отбору документов (например, просроченные
поручения Президента).
Отчеты выводят детализированную информацию по исполнению документов.
Рис. 3
Окно «Поиск» осуществляет возможность найти любой документ в системе.
При работе с поиском необходимо четко понимать какие документы нам необходимы, для
этого мы сперва формируем запрос «Найти Поручения Президента с 01.01.2010 до
конца 2010 года, исполнителем является Управление информатизации, срок
исполнения которых подходи».
Для выполнения такого запроса нам понадобятся вкладки «Карточка», «Исполнитель
пункта» и «Фактический статус».
Во вкладке «Карточка» мы заполняем поля выбирая значения из справочников «Вид
документа», «Автор (орган)», заполняем поля «Исходящая дата от и до», далее выбираем
вкладку «Исполнитель пункта», и выбираем из справочника
«Исполнителя»
(как было показано в лекции 3 исполнителя выбираем из группы). Теперь нам осталось
определить документы с сроком которые истекут в течении 10 дней. Для этого заходим в
вкладку «Фактический статус» и из справочника заполняем поле «Фактический статус
исполнителя» - В упреждении (рисунок 4). Далее нажимаем кнопку «Искать». Окно
поиска закроется и мы вернемся в окно карточек.
Для просмотра найденных документов нажимаем кнопку «Обновить»
на панели
управления.
Рис. 4
В данном окне имеются следующие поля:
«Фактический статус карточки» - определяет какой статус у всего документа в целом,
несмотря на исполнителей и поручения.
«Фактический статус пункта» - определяет какой статус у пунктов документа несмотря
на статусы исполнителя.
«Фактический статус исполнителя» - определяет какой статус у конкретного
исполнителя.
Справочник содержит следующие значения:
Без статуса (Нет закраски) – не указаны сроки исполнения и статусы.
Выполнен (зеленый окрас) – выполнен в срок
Просрочен (красный окрас) – срок исполнения прошел.
В работе (синий окрас) – срок исполнения более 10 дней.
В упреждении (желтый окрас) – срок исполнения подходит, осталось менее 10 дней.
Выполнен с нарушением срока (светло зеленый окрас) – выполнен с нарушением срока.
После определения необходимых значений для поиска (заполнение полей), имеются два
варианта работы поиска.
Первый вариант
После заполнения необходимых полей нажимаем кнопку «Искать». После чего
сформируется поисковый запрос, окно поиска исчезнет и мы окажемся в окне с
карточками документа. Чтобы отобразить найденные данные нажимаем на кнопку
«Обновить» и получаем результат поиска в виде списка карточек.
Второй вариант
После заполнения необходимых полей нажимаем кнопку «Сохранить результаты
поиска в папку» при этом создастся Папка документов с названием «Поиск........» и все
найденные документы появятся в этой Папке.
Скачать