1 - Сибирский реестр

Приложение № 3 к Правилам ведения реестра владельцев
именных ценных бумаг от 24.02. 2004 г.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ
ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР
«СИБИРСКИЙ РЕЕСТР»
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
ОАО “Сибирский Реестр”
от «24» февраля 2004 г. № 18/1
_____________И.В.Казакова
ПОЛОЖЕНИЕ О
ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С
ФИЛИАЛАМИ
(порядок взаимодействия регистратора и его филиалов)
г.Новосибирск
2004г.
Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр»
2
СОДЕРЖАНИЕ
.
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3
2.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР ВЕДЕНИЯ
РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ ПРИ
ПОЛУЧЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ КЛИЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ
БЫТЬ ИСПОЛНЕНЫ ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
3
3.
ПОРЯДОК ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
5
4.
ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ФИЛИАЛ – ГОЛОВНОЕ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
5
5.
ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
5
Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр»
3
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее «Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» (далее
Положение о взаимодействии с филиалами) составлено в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации и на основании Постановления ФКЦБ РФ от 26 марта
2001 г. N 7 «Об особенностях работы регистратора, имеющего филиалы».
1.2. Филиал является обособленным структурным подразделением Регистратора, расположенным вне
места нахождения Регистратора и осуществляющий все его функции или их часть, в том числе
функции представительства.
1.3. Филиал осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Регистратора, Положением о
Филиале, Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, Правилами внутреннего
документооборота и контроля, Требованиями по осуществлению внутреннего контроля за
соблюдением требований, предъявляемых к осуществлению профессиональной деятельности,
Порядком хранения и защиты информации, другими внутренними документами Регистратора,
утвержденными генеральным директором, распоряжениями и приказами генерального директора.
1.4. Все филиалы регистратора должны осуществлять прием документов, необходимых для открытия
лицевых счетов зарегистрированных лиц и проведения всех иных операций регистратора по счетам
зарегистрированных лиц во всех реестрах, ведение которых осуществляется регистратором, в
сроки и в порядке, установленные законодательством Российской Федерации и нормативными
правовыми актами Федеральной комиссии. Положение о взаимодействии с филиалами определяет
порядок взаимодействия Регистратора и его Филиалов по осуществлению вышеуказанных
операций регистратора в соответствии с Правилами ведения реестра владельцев именных ценных
бумаг ОАО «Сибирский реестр» и законодательством РФ.
1.5. Оригиналы или копии всех документов, содержащих данные системы ведения реестра,
подготовленные или полученные филиалом Регистратора при осуществлении им операций в
системе ведения реестра, должны не реже одного раза в месяц передаваться регистратору по месту
его нахождения в порядке, установленном Положением о взаимодействии с филиалами.
2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ
ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ КЛИЕНТОВ, КОТОРЫЕ
ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛНЕНЫ ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
2.1. Каждый филиал и головное подразделение (далее - подразделение) обеспечивает выполнение
операций во всех реестрах владельцев ценных бумаг, которые ведутся Регистратором, в
соответствии со сроками и в порядке, установленном Правилами ведения реестра ОАО
«Сибирский реестр».
2.2. При обращении в подразделение зарегистрированных лиц, их представителей или
уполномоченных государственных органов (далее – клиентов) с целью получения информации или
совершения операций в системе ведения реестра, ведение которого осуществляется другим
подразделением, подразделение, принимающее документов от клиентов и выдающее клиенту ответ
на запрос, и подразделение, осуществляющее операцию в реестре, производят прием, регистрацию,
обработку и хранение документов в соответствии с Правилами внутреннего документооборота и
контроля регистратора.
2.3. Каждое подразделение ведет Журнал учета входящих документов филиалов и Журнал принятых
(отправленных) документов от обособленного подразделения. Подразделение, осуществляющее
операции по документам, принятым от клиентов другим подразделением Регистратора, направляет
в подразделение, принявшее документы, Сообщение об исполнении операции.
2.4. Журнал учета входящих документов филиалов включает принятые документы (запросы) в
отношении реестров, ведение которых осуществляет другое подразделение регистратора, и ответы
на них. Журнал должен содержать следующую информацию:
 наименование подразделения;
 период и дата начала ведения журнала;
 порядковый номер записи;
 входящий номер документа (по системе учета подразделения);
 наименование документа;
 наименование эмитента;
 наименование подразделения, осуществляющего ведение реестра данного эмитента;
 дата получения документа подразделением;
 сведения о лице, предоставившем документы:
- для юридического лица – наименование организации, предоставившей документы, дата и
исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего
сопроводительное письмо, ФИО представителя, представившего документы, реквизиты
документа, подтверждающего его полномочия;
- для физического лица – фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя, ФИО
Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр»
4
представителя, представившего документы, реквизиты документа, подтверждающего его
полномочия;
 дата отправки документа в подразделение, осуществляющее ведение реестра, ФИО сотрудника,
отправившего документ;
 дата получения документа из подразделения, осуществляющего ведение реестра данного
эмитента, входящий номер по журналу учета входящих документов системы ведения реестра
данного эмитента, ФИО сотрудника, отправившего документ;
 отметка об исполнении;
 дата отправки ответа клиенту (внесения записи в реестр) или направления отказа от внесения
записи в реестр;
 исходящий номер ответа на документы (по системе учета подразделения);
 ФИО должностного лица, подписавшего ответ.
2.5. Журнал принятых (отправленных) документов от обособленного подразделения формируется как
часть журнала учета входящих документов, включающая все документы (запросы), поступившие
от обособленного подразделения, и ответы на них; требования к журналу устанавливаются
Правилами внутреннего документооборота и контроля.
2.6. Сообщение об исполнении операции направляется в подразделение, принявшее документ к
исполнению от клиента, и содержит следующую информацию:
 Входящий номер документа по журналу учета входящих документов филилов, присвоенный
обособленным поразделением, принявшим документ от зарегистрированного лица;
 дата внесения записи в реестр;
 входящий номер по журналу учета входящих документов системы ведения реестра данного
эмитента,
 фамилия должностного лица, отправившего сообщение.
2.7. Подразделение Регистратора принимает от зарегистрированных лиц документы на внесение записей в
реестр и регистрирует их в Журнале входящих документов филиалов. Каждый принятый
подразделением Регистратора от зарегистрированных лиц документ должен содержать входящий
номер документа, дату приема, фамилию, инициалы и подпись лица, принявшего документ, на
распоряжениях и запросах – печать подразделения Регистратора.
2.8. На основании документов, принятых подразделением от клиентов, сотрудник подразделения
формирует Сообщение о поручении клиента, содержащее всю необходимую информацию, для
передачи на исполнение в подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента:
2.8.1. копия документов клиента для передачи средствами оговоренной факсимильной связи,
содержащая отметки о регистрации документов в Журнале входящих документов филиалов:
входящий номер, дата получения документов, Ф.И.О. и подпись сотрудника, принявшего
документы, отметки об удостоверении подлинности подписи на документах;
2.8.2. сканированная электронная копия документов клиента для отправки средствами
электронной почты с указанием Ф.И.О. лица, принявшего документы, данных об
удостоверении подлинности подписи на документах, реквизитов документов по Журналу
учета входящих документов филиалов (входящий номер, дата получения документов);
2.8.3. сообщение в ином формате, установленном дополнительным Соглашением об обмене
информацией между подразделениями, утвержденным Регистратором.
2.9. Сформированный файл ответственный исполнитель подразделения Регистратора подписывает
электронной цифровой подписью (при наличии), шифрует и отправляет электронной почтой в
подразделение, осуществляющее ведение реестра, в течение одного рабочего дня с момента приема
документов от зарегистрированных лиц. Факсимильное сообщение отправляется в подразделение,
осуществляющее ведение реестра, в течение одного рабочего дня с момента приема документов от
зарегистрированных лиц.
2.10.
Подразделение, осуществляющее ведение реестра, выполняет действия по внесению
изменений в реестр, подготавливает и направляет в подразделение, принявшее документы от
клиента, необходимые исходящие документы, либо сообщает об отказе внести изменения в реестр
(с указанием причин). Подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента,
отвечает перед подразделением, принявшим документы от клиента, за исполнение поручения
(ответ на запрос) в сроки, установленные Правилами ведения реестра общества. При этом оно
обеспечивает, чтобы подразделение, принявшее поручение от клиента, получило документ об
исполнении операции не позднее, чем в день, предшествующий окончанию срока исполнения
распоряжения клиента.
2.11. В течение одного рабочего дня после получения документов от подразделения, осуществляющего
ведение реестра, подразделение, принявшее документы от клиента, заверяет их своей печатью и
выдает их зарегистрированному лицу или его уполномоченному представителю либо направляет
по почте (если иное не оговорено с зарегистрированным лицом).
2.12.
Ответственным за сроки исполнения поручений и ответов на запросы перед клиентом
Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр»
5
является подразделение, принявшее документы от клиента.
2.13.
Ответственность за достоверность пересылаемой информации и расходы по ее отправлению несет
отправляющая сторона.
2.14.
Оригиналы документов, полученных подразделением от клиента, направляются в течение
пяти дней по окончании месяца в подразделение, осуществляющее ведение реестра данного
эмитента. Копии документов остаются на хранение в подразделении, осуществившем прием
документов от клиента. Передача и хранение оригиналов и копий документов осуществляется в
соответствии с Правилами внутреннего документооборота и контроля Регистратора.
3. ПОРЯДОК ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
3.1. Сообщение о поручении клиента направляется в подразделение, осуществляющее ведение реестра
данного эмитента, следующими способами:
 средствами оговоренной факсимильной связи;
 средствами электронной почты путем отправки сформированного зашифрованного сообщения
(файла), содержащего всю необходимую информацию для проведения операции с указанием
Ф.И.О. лица, принявшего поручение, и реквизитов документа по Журналу учета входящих
документов филиалов (сканированной копии документа). Направление электронного
сообщения без установленного сторонами пароля не допускается;
 курьером (на основании доверенности) в заклеенном и опечатанном конверте по акту.
3.2. Каждое обособленное подразделение устанавливает согласованные каналы связи для
приема/передачи сообщений между подразделениями следующим образом: направляет (заказной
почтой) в головное подразделение документ, подписанный Руководителем филиала, содержащий
Ф.И.О. и должность сотрудников филиала, ответственных за обмен информацией и документами с
другими подразделениями в соответствии с настоящим Положением, образец подписи
сотрудников, согласованные средства связи для передачи информации (номер факса либо адрес и
пароль электронной почты). Головное подразделение уведомляет каждый филиал об
установленных согласованных каналах связи.
3.3. Каждое подразделение Регистратора обязано принимать и регистрировать в соответствующем
журнале в течение всего рабочего дня Сообщения о поручении клиента и Сообщения об
исполнении операции, поступившие по согласованным каналам связи от других подразделений.
3.4. В случае отказа работы согласованного канала связи или замены канала связи обособленное
подразделение сообщает об этом по телефону в течение рабочего дня о замене канала связи на
определенный срок и подтверждает сообщение заказным письмом. Головное подразделение
уведомляет филиалы о факте замены обособленным подразделением согласованного канала связи
на определенный срок.
4. ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ФИЛИАЛ – ГОЛОВНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
4.1. Хранение оригиналов документов системы ведения реестров владельцев именных ценных бумаг,
ведущихся подразделением (филиалом, головным подразделением) обеспечивается данным
подразделением по месту нахождения в соответствии с Правилами внутреннего документооборота
и контроля Регистратора.
4.2. Каждый филиал обязан обеспечить:
4.2.1. копирование всех документов, получаемых им от клиентов – лиц, зарегистрированных в
реестрах владельцев ценных бумаг, которые ведет филиал, и представителей государственных
органов (анкет зарегистрированных лиц, передаточных распоряжений, заявлений, жалоб,
свидетельств о праве на наследство, обращений и др.);
4.2.2. направление копий указанных документов с описью и Журналом входящих документов не
реже 1 раза в месяц в головное подразделение с актом передачи заказной корреспонденцией;
4.2.3. направление электронных копий системы ведения реестров владельцев именных ценных
бумаг не реже 1 раза в квартал в головное подразделение;
4.2.4. контроль и учет отправленных копий документов.
4.3. Документы, направляемые филиалом в головное подразделение, должны быть заверены подписью
и печатью филиала, сброшюрованы и прошиты по эмитентам, в соответствии с датами и
входящими номерами в системе ведения реестра каждого эмитента.
5. ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
5.1. Внутренний контроль во всех подразделениях осуществляется контролерами подразделений в
соответствии с Инструкцией о внутреннем контроле ОАО «Сибирский реестр». Лица,
ответственные за организацию внутреннего контроля подразделений (руководители филиалов),
обеспечивают проведение проверок, рассмотрение материалов проверок, принятие мер по
замечаниям контролера подразделения и своевременное направление актов проверок и отчетов по
ним контролеру организации или генеральному директору.
Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр»
6
5.2. Каждый филиал должен обеспечить контроль:
5.3. за соблюдением процедур, препятствующих несанкционированному доступу к служебной
информации и ее неправомерному использованию;
5.4. за соблюдением требований, направленных на предотвращение манипулирования ценами на рынке
ценных бумаг;
5.5. за наличием и соблюдением утвержденных внутренних документов, предусмотренных
нормативными правовыми актами ФКЦБ России и внутренними документами ПАРТАД, а также за
их соответствием установленным требованиям;
5.6. за принятием мер, препятствующих возникновению конфликта интересов и осуществлением мер
предупреждения реализации конфликта интересов;
5.7. за эффективностью мер по устранению выявленных нарушений и рекомендаций по их
предупреждению;
5.8. за порядком и сроками рассмотрения жалоб, обращений и заявлений на действия филиала.
5.9. Каждый филиал в срок не позднее 5 дней с даты окончания квартала должен обеспечить
представление письменного квартального (годового – не позднее 20 января) отчета контролера
подраздения контролеру Организации в соответствии с Инструкцией о внутреннем контроле. Акты
проведенных проверок, отчеты по принятым мерам и устранению замечаний, результаты
служебных расследований, составленные в соответствии с Правилами внутреннего
документооборота и контроля, Инструкцией о внутреннем контроле и другими внутренними
документами Регистратора, направляются контролеру Регистратора в течение 5 дней с даты
завершения проверки, расследования.
5.10.
Внутренний контроль за взаимодействием с филиалами осуществляется Регистратором
посредством сверки подразделением Регистратора в месте нахождения системы ведения реестра
полученных от Филиала (головного подразделения) оригиналов документов с ранее поступившими
копиями или сообщениями, а также путем контроля сроков исполнения распоряжений
зарегистрированных лиц.
5.11.
Подразделение, осуществившее в течение квартала прием документов от клиентов по
реестрам, ведение которых осуществляется в другом подразделении Регистратора, направляет в
течение десяти дней по окончания квартала копию журнала входящих документов филиалов за
квартал, заверенную руководителем подразделения, для осуществления сверки с журналом
принятых (отправленных) документов от обособленного подразделения филиала (головного
подразделения), осуществляющего ведение реестра. Сверка журналов осуществляется в
соответствии с порядком, установленным Правилами внутреннего документооборота и контроля
Регистратора.