СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ

СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ
1. Заявление о смене фамилии
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору (или исправл в ТД — из др.
источника)
3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2
4. Изменение фамилии в трудовой книжке
5.
Приказ об изменении фамилии в учетных документах
НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
2. Заявление о смене фамилии
Для чего нужен документ
Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.),
сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите
работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный,
но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях
правильности кадрового учета в компании.
В каком виде составляется
Заявление составляется в свободной форме
Что обязательно должно быть в документе
К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются
персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору
ООО «Компания» Иванову И. И.
От переводчика
отдела переводов с английского языка
Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак.
Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю
Маркелова
14.07.2010
681454299…........стр. 1
2.
Дополнительное соглашение к трудовому договору или исправления в ТД
Для чего нужен документ
Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или
других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни
специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей
указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а
недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения.
Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.
Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не
о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому
договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более
логичной и обоснованной.
В каком виде составляется
Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму
договора (преамбула, текст, подписи сторон).
Что обязательно должно быть в документе
В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.
ПОЗИЦИЯ № 1
образец
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.
15 августа 2010 г.
Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания»)
в лице генерального
директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем
«Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой
стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о
браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.
2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: паспорт серия 1234 номер
980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для
Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра
имеют равную юридическую силу.
Работодатель:
Работник:
Генеральный директор Иванов И. И. Иванов
Маркелова
М. И. Маркелова
681454299…........стр. 2
ПОЗИЦИЯ № 2
681454299…........стр. 3
3.
Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2
Для чего нужен документ
Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором
содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.
В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 № 1.
Что обязательно должно быть в документе
Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в
личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние
данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил
изменения и дате внесения изменений
Образец
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД
Код
0301002
по ОКПО
40951322
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»
(наименование организации)
Номер страхового
Вид работы
Пол
Идентификационный
свидетельства
Дата состав- Табельны
Алфа Характер (основная, (мужской
номер налогогосударственного
ления
й номер
вит
работы
по совмес,
плательщика
пенсионного страхотительству) женский)
вания
25.01.2010
115
980076541123
776-323-099-23
М
постоянно основная
ж
Д
Юдина 16.07.2010
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой
договор
номер
дата
Юдина 16.07.2010
Дьякова
1. Фамилия Маркелова
Имя
Мария
Отчество
11-ТД
25.01.2010
Ивановна
Код
2. Дата рождения
12 июля 1975 г.
(день, месяц, год)
3. Место рождения
6. Образование
по
ОКАТО
г. Смоленск
4. Гражданство
5. Знание иностранного
языка
гражданка Российской Федерации
английский
владею свободно
(наименование)
(степень знания)
французский
читаю и могу объясниться
высшее профессиональное
(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное)
Наименование образовательного
учреждения
Смоленский государственный
университет
Квалификация по документу об
образовании
12.08.1975
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний
наименование
серия
номер
диплом
ННД
7765598
66401
по ОКИН
1
по ОКИН
213 3
по ОКИН
014 2
по ОКИН
18
Год
окончания
1994
Направление или специальность по документу
681454299…........стр. 4
переводчик
Перевод и переводоведение
031202
Код по ОКСО
Наименование образовательного
учреждения
Документ об образовании, о квалификации
или наличии специальных знаний
наименование
серия
номер
Квалификация по документу об
образовании
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код по
ОКИН
Послевузовское профессиональное образование
(аспирантура, адъюнктура,
докторантура)
Наименование образовательного,
научного учреждения
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код
7. Профессия
переводчик
25531
по ОКПДТР
(основная)
по ОКПДТР
(другая)
2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по
состоянию на
“
25
”
января
Общий
Непрерывный
Дающий право на надбавку за выслугу лет
9. Состояние в браке
20 10 г.):
4
дней
дней
дней
дней
2
состоит в зарегистрированном браке
никогда не состояла в браке
Юдина 16.07.2010
месяцев
месяцев
месяцев
месяцев
лет
лет
лет
лет
10
Код по ОКИН
2
1
10. Состав семьи:
Степень родства
Фамилия, имя, отчество
(ближайшие родственники)
1
2
Муж
Дьяков Андрей Петрович
11. Паспорт:
Выдан
Год рождения
3
1975
№
87 90 546678
Дата выдачи
“ 15 ”
мая
2003
г.
ОВД р-на Котловка УВД ЮЗАО г. Москвы, код подразделения 887-443
(наименование органа, выдавшего паспорт)
Паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы
Юдина 16.07.2010
…..............................................
681454299…........стр. 5
Изменение фамилии в трудовой книжке
Для чего нужен документ
Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по
последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило
предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением
Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В каком виде составляется
Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых
книжках».
Что обязательно должно быть в документе
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен
следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где
есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение
со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой
порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной
постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие
документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.
Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или
кадровой службы.
Внимание!
При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки
делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с
новыми реквизитами.
Фамилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на
Трудовая книжка
основании свидетельства о браке № 345611099 от
ТК № 1240091
05.06.2010
Фамилия __Маркелова____Дьякова
Инспектор
Общество с
Имя ______Мария______________________
отделаограниченной
кадров Юдина
Отчество _Ивановна___________________
ответственностью
«Компания»
я еще указывала кем выдан
Дата рождения 12.08.1975______________
(число, месяц, год)
Образование
______________высшее__________________
_______________________________________
Профессия,
Специальность _переводчик
Дата заполнения __ «12» октября 20 09 г._
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки
___________________________Маркелова_
М.П. Закрытое
Подпись лица,
акционерное
общество
ответственного
за ведение трудовых книжек
«Альфа»
Колесова_____
(разборчиво)
681454299…........стр. 6
Приказ об изменении фамилии в учетных документах
Для чего нужен документ
После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором
дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку
работника.
В каком виде составляется
Приказ составляется в свободной форме
Что обязательно должно быть в документе
Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления,
подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их
изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в
которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»
ПРИКАЗ
15 июля 2010 г.
№ 154-к
Москва
Об изменении фамилии в учетных документах
(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой
Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.
Основания: Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное
05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010
УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов И. И. Иванов
С приказом ознакомлена:
Маркелова
М. И. Маркелова
15.07.2010
681454299…........стр. 7