фармат DOC

Проект для обсуждения
Положение об организации библиотечного обмена
документами и безвозмездной передачи изданий в
Республики Беларусь
Настоящее Положение имеет целью упорядочение и установление единых
правил организации работы по использованию совокупного документного
фонда страны путем обмена или безвозмездной передачи (перераспределения)
чрезмерно дублетных и непрофильных изданий между библиотеками,
информационными центрами и другими организациями независимо от их
ведомственной принадлежности.
1.Термины и определения*
1.1.Безвозмездная передача документов; дар бесплатная передача
документов библиотеке, информационному центру отдельным лицом, группой
лиц, учреждением или другой библиотекой, информационным центром в
соответствии с определенными условиями.
1.2.Внутригосударственный обмен документами: обмен документами
между библиотеками, информационными центрами и другими организациями
внутри одной страны.
1.3.Документ: материальный объект с зафиксированной на нем
информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный
для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного
использования.
1.4.Дублетный экземпляр: повторный экземпляр документа в фонде
библиотеки, информационного центра.
Примечание – различаются запланированная при комплектовании дублетность и
излишние дублетные экземпляры.
____________________________________________________________________
*Библиотечная статистика. Основные положения [Текст]: СТБ 7.20-2000.–
Минск, 2000.- 6 с.
*Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация.
Термины и определения [Текст]: СТБ ГОСТ 7.76-2004.- Введ. 01.03.2005.Минск, 2004.- 47 с.
1.5.Инвентаризация
документов:
вид
индивидуального
учета,
заключающийся в составлении перечня документов, предназначенных для
хранения, в порядке их поступления.
Примечание – инвентаризация может осуществляться в инвентарной книге, в форме
акта, карточного каталога, в машиночитаемой форме.
1.6.Исключение документов; рекомплектование: отбор, изъятие из фонда и
снятие с учета непрофильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих
документов, а также снятие с учета утраченных документов.
1.7.Источники комплектования: организации, учреждения и отдельные
лица, с помощью которых комплектуются фонды библиотек, информационных
центров.
1.8.Комплектование фонда: совокупность процессов выявления, отбора,
заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих
задачам библиотеки, информационного центра.
1.9.Международный обмен документами: обмен документами между
библиотеками, информационными центрами и другими организациями
различных стран или международными организациями.
1.10.Обмен документами: передача документов по соглашению в
постоянное пользование из одних библиотек, информационных центров или
различных организаций в другие.
1.11.Обменный фонд: фонд, предназначенный для обмена документами,
безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам и (или)
продажи их организациям и частным лицам.
1.12.Обязательный
экземпляр:
экземпляры
различных
видов
тиражированных документов, подлежащих передаче их производителями в
соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве,
установленных законодательством.
Примечание – обязательный экземпляр может быть бесплатным и платным.
Бесплатный – экземпляр каждого документа, передаваемый бесплатно в
библиографирующие учреждения, крупные библиотеки, информационные центры; платный
– экземпляр документов, распределяемых централизованно между крупными
библиотеками, информационными центрами и другими учреждениями за плату.
1.13.Организация фонда: совокупность процессов приема, учета,
технической обработки, размещения и хранения документов.
1.14.Основной фонд: фонд, включающий основную массу документов по
профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для
использования и хранения.
1.15.Пополнение фонда: процесс ввода документов в фонд после проверки
на соответствие заказу, проверки на дефектность, учета и обработки.
1.16.Профиль
комплектования;
тематико-типологический
план
комплектования: документ, регламентирующий основные направления и
особенности комплектования библиотеки, информационного центра и
определяющий тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в
фонд.
1.17.Регистрация документов: запись документов, предназначенных для
хранения, в инвентарную книгу или другую учетную форму.
1.18.Учет фонда: комплекс операций, обеспечивающих получение точных
данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся
основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по
обеспечению его сохранности.
Примечание – различаются индивидуальный и суммарный учет фонда.
Индивидуальный – обеспечивает учет каждого экземпляра документа, суммарный –
каждой партии документов и фонда в целом.
1.19.Фонд: упорядоченная совокупность документов, соответствующая
задачам и профилю библиотеки, информационного центра и предназначенная
для использования и хранения.
1.20.Формирование фонда: совокупность процессов комплектования,
организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.
2.Общие положения
2.1.Обмен документами и безвозмездная передача изданий как одно из
направлений деятельности по формированию единого библиотечного фонда
страны осуществляется в соответствии с действующим законодательством
Республики Беларусь, международными договорами и соглашениями,
регулирующими отношения в области формирования и использования
информационных ресурсов.
2.2.Обмен документами и безвозмездная передача изданий организуется по
территориально-отраслевому
принципу
и
функционирует
на
внутригосударственном и международном уровне на основе Конвенции о
международном обмене изданиями, принятой Генеральной конференцией ООН
в 1958 г. (ратифицирована Республикой Беларусь и вступила в действие
10.12.1963 г.), а также Закона Республики Беларусь «Аб бібліятэчнай справе ў
Рэспубліцы Беларусь” (2002 г.), “Інструкцыі па ўліку і захаванасці бібліятэчных
фондаў у Рэспубліцы Беларусь” (2002 г.), Комплектование фонда документов.
Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения [Текст]: СТБ
ГОСТ 7.76-2004.- Введ. 01.03.2005.- Минск, 2004.- 47 с., Сістэма стандартаў па
інфармацыі, бібліятэчнай і выдавецкай справе. Бібліятэчная статыстыка.
Асноўныя палажэнні [Тэкст]: СТБ 7.20-2000, и других нормативно-правовых
документов.
2.3.Обмен документами и безвозмездная передача изданий осуществляется
на базе обменных фондов, формируемых с целью передачи документов по
соглашению в постоянное пользование из одних библиотек, информационных
центров или других организаций в другие.
2.4.Цель обмена документами и безвозмездной передачи изданий –
оптимальное распределение единого библиотеченого фонда страны, а также
рациональное использование безвыплатных источников комплектования.
2.5.Задачами обмена документов и безвозмездной передачи изданий являются:
- комплектование библиотек страны необходимыми им зарубежными и
отечественными
документами
путем
обмена
и
безвозмездного
перераспределения чрезмерно дублетных и непрофильных документов;
- освобождение библиотечных фондов от непрофильных, чрезмерно
дублетных и малоиспользуемых изданий.
2.6.Деятельность библиотек и других организаций – фондодержателей по
осуществлению обмена документов и безвозмездного передачи изданий
обеспечивается соответствующими материальными ресурсами (штатами,
ассигнованиями на почтовые, транспортные и иные расходы), в зависимости от
местных условий.
2.7.Данные об организации обменных фондов, их пополнении и движении
подлежат постоянной и своевременной фиксации в учетных формах
(картотеках, базах данных, инвентарных книгах, ведомостях и книгах
суммарного учета, актах и акт-путевках), в соответствии с принятым порядком.
3.Организация обменных фондов
3.1.Обменные
фонды
формируются
из
чрезмерно
дублетных,
непрофильных документов, поступивших в качестве обязательных бесплатных
экземпляров, даров и пожертвований от организаций и частных лиц, а также
документов, исключенных (списанных) из действующих фондов, и изданий,
целенаправленно приобретенных через закупку и подписку для осуществления
обменных операций, как правило, в рамках международного документообмена.
3.2.Документы, передаваемые из основных фондов в обменные,
исключаются из форм индивидуального учета, снимаются с баланса.
3.3.Документы, поступившие в обменные фонды, не используются для
обслуживания читателей, не ставятся на баланс.
3.4.Технология
учета
обменных
фондов
определяется
каждой
организацией–фондодержателем самостоятельно в соответствии с “Інструкцыяй
па ўліку і захаванасці бібліятэчных фондаў у Рэспубліцы Беларусь”.
3.5.Для взаимного информирования о составе обменных фондов
организации-фондодержатели реглярно формируют и распределяют (в т.ч. и по
электронным
каналам)
списки
(указатели,
перечни)
документов,
предназначенных для этих целей.
3.6.Информирование организаций-фондодержателей о составе обменных
фондов осуществляется по территориальному и отраслевому принципу.
4.Оформление документообменных операций
4.1.Взаимотношения между организациями-партнерами по обмену
документами осуществляются на основании договоров, соглашений, заявок в
соответствии с нормативно-регламентирующими документами организациифондодержателя.
4.2.Документообменные операции, а также безвозмездная передача изданий
оформляется соответствующими актами с прилагаемыми списками (перечнями)
изданий, которые утверждаются администрациями организациями-партнерами.
4.3.Корреспонденция по вопросам документообмена и безвозмездного
перераспределения изданий, а также копии актов, акт-путевок и иных
сопроводительных документов сохраняются в сооветствии с общими правилами
делопроизводства.