формуляр-образец

advertisement
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО ВИДЫ
Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс
информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из
них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых
составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его
обязательными атрибутами.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие
правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь
(СТБ) 6.38-2004. При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются
следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 0042001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других
органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь
018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для
других организаций;
4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 01095 «Унифицированные документы» (ОКУД);
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;
8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - регистрационный индекс документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф приложения;
25 - гриф согласования;
26 - визы;
27 - печать;
28 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Рассмотрим некоторые из перечисленных реквизитов более подробно.
Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы
документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид,
акты - третий).
Реквизит «название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого
документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о
документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере
изложения информации.
Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование
организации», «наименование структурного подразделения», «адресат»,
«резолюция», «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные»,
«почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в
географическом, так и иерархическом пространстве.
Характеристика документу дается различными реквизитами в разных масштабах,
они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших
подробностей.
Так, при помощи реквизита «наименование вышестоящей организации» можно
определить, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит
«регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как
аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе
реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный
герб Республики Беларусь», «эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)», которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию,
из которой документ исходит.
Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «дата»
показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие
самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения»,
«подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты «название вида документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст»,
«коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают
его содержание.
Реквизиты «отметка о заверении копии», «подпись», «печать», «гриф утверждения»
удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Так, отметка о
наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще
не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с
прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет
самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других
документов (например, сопроводительное письмо).
Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе,
который является средством передачи и сохранения информации во времени и
пространстве.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа,
расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа это схема его построения, которая определяет особенности системы документации
или отдельного вида документа.
Формуляр - образец документа - модель построения формы документа,
устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, основные реквизиты.
Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не
только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве
приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их
размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная
сетка, что в свою очередь связано с внедрением в практику документирования
современной компьютерной техники.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов,
закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов.
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых
реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания
документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного
документа, способом документирования. Так, например, реквизит «гриф ограничения
доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например,
практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту»,
однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его
допускается не указывать.
Как видно из схемы расположения реквизитов, для некоторых реквизитов
предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются
взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары
реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие
данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и
«место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует
использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться
реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции
наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».
Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный
реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы
документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при
составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами,
наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб
Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код
организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации,
наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес
отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.
При оформлении документов большое внимание уделяется юридически значимым
реквизитам. К этой группе реквизитов относятся:
- реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа
определенному органу управления, организации. При этом необходимо, чтобы на бланке
воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ
относится, что может иметь значение при обжаловании принимаемых решений,
налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;
- печать, являющаяся дополнительным свидетельством подлинности документа. Печать
необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих
особое юридическое значение для организаций, рабочих, служащих, других граждан, а
также на документах о расходовании денежных и материальных средств и других
финансовых операциях. Печать используется для свидетельствования верности копий как
при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;
- индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на
прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства
стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным
подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;
- дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих,
изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями
органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е.
наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе
имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное
или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может
привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;
- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным
реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или
отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов
подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с
инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.
Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут
предусматривать в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для
данного вида документов. Например «гриф утверждения», «отметка о заверении копии»
и др.
Преподаватель :
Носач Е.Е.
Скачать