Использование программы для передачи произвольных файлов

Инструкция
по использованию программы передачи
произвольных файлов
Содержание:
Отправка сообщений _____________________________________________________________ 2
Получение сообщений _____________________________________________________________ 6
Просмотр отправленных и полученных сообщений ___________________________________ 7
Данная программа предназначена для конфиденциального юридически значимого
документооборота между абонентами системы. В том числе, между налогоплательщиками и
налоговой инспекцией, между банками и налоговой инспекцией и т.д.
Программа передает файлы произвольного формата от одного адресата к другому
посредством сети Internet, учитывая всю конфиденциальность информации. Перед передачей
информация проходит несколько стадий обработки: шифрование, подписывание с помощью
ЭЦП, упаковка.
При передаче сообщения отправитель получает подтверждение оператора связи и
квитанцию от получателя. Получатель кроме отправляемого сообщения получает
подтверждение оператора связи. Подтверждение специализированного оператора связи
содержит дату и время отправки сообщения отправителем и подписывается ЭЦП
специализированного оператора связи. Квитанция – это подпись получателя под принятым
файлом. Она говорит, что сообщение получено и обработано системой, т.е. распаковано,
расшифровано и проверена подпись файла. При этом гарантируется, что файлы дошли от того
корреспондента, который указан как отправитель, и что эти файлы дошли без изменения.
Использование программы подразумевает под собой отправку и принятие писем.
Программа использует в качестве транспорта почтовый клиент MS Outlook, и прикрепляется к
нему в качестве внешнего модуля.
Отправка сообщений
1. Запускаем Outlook
2. На панели задач находятся 2 кнопки «Передача произвольных файлов» и
«Принудительная проверка писем»
3. Нажимаем на кнопку «Передача произвольных файлов». Появится окно «Выбор
системы»
4. Выбираем «Передача произвольных файлов» или пункт, соответствующий
передаваемой информации, и нажимаем «Продолжить». Появится окно «Передача
произвольных файлов». Название окна зависит от выбора типа информации на выше
отображенном письме. Также в верхней части окна вы можете увидеть поле «Текущий
адрес» - в нем отображается имя профиля, под которым в данный момент загружен MS
Outlook. Это удобно, если на компьютере стоит несколько профилей для разных фирм.
5. Для того чтобы отправить запрос в налоговую инспекцию, необходимо указать тему
письма в поле «Тема письма», адрес получателя, например, Налоговой инспекции, в поле
«Список доступных адресов», выбрать сертификат отправителя в поле «Список
установленных подписей» и выбрать файл, который необходимо отправить.
Список адресов содержит установленные открытые ключи корреспондентов, список
подписей – установленные сертификаты с секретными ключами.
Для выбора получателя выделите нужную инспекцию в левом окне «Список доступных
адресов» и нажмите кнопку «Добавить»
. Адрес перенесется в правое окно «Кому».
Аналогично выбираются и подписи, которыми вы хотите подписать сообщение (после
выделения нужной подписи нажимаем кнопку «Добавить»
, и выделенная подпись
перемещается в правое окно «Подпись письма»).
Письмо можно подписать несколькими подписями и отослать в несколько мест сразу,
(для этого необходимо добавить в правые окна несколько адресов и подписей
соответственно). Обязательным условием является то, что среди выбранных подписей
должна присутствовать подпись, соответствующая профилю, под которым загружен MS
Outlook в данный момент.
6. Для выбора файла нажмите кнопку «Редактировать».
В появившемся окне вы можете выбрать диск, на котором лежит документ (в разделе
«Выбор диска:»), затем выбрать на нужном диске директорию, в которой лежит нужный
файл. В окне «Выбор файла» отображаются файлы выбранной директории. Выделяете
нужный файл и нажимаете кнопку «Добавить»
«Выбранные файлы».
После выбора файла нажмите кнопку «Выход».
, файл появляется в окне
7. Подготовка к отправке документа закончена, и пример того, что должно получиться,
можно посмотреть на рисунке:
Теперь нажимаем кнопку «Отправить письмо». Программа напомнит о наличии дискеты
в дисководе и отправит письмо.
8. Для автоматизации обновления программы на главной форме отправки письма
существует кнопка: «Обновление программы». Нажимать ее следует примерно раз в месяц
(при наличии выхода в Интернет) или при получении по рассылке «Новости бухгалтеру»
соответствующего письма, в котором будет говориться о появлении новой версии
программы «Передача произвольных файлов» и необходимости ее обновить.
При нажатии на кнопку «Обновление программы» программа соединится сервером
обслуживания и проверит версию вашей программы с серверной. Если программа,
установленная на вашем компьютере, окажется устаревшей, то Вы увидите
информационное окно, в котором будет говориться, что на сервере есть более новая версия
и сейчас она будет обновлена. Нажимаете на этом окне кнопку «Ок», после чего MS Outlook
автоматически выключится, и вам надо будет его загрузить заново (новая версия программы
уже будет установлена). Если же Ваша программа не будет нуждаться в обновлении, то вам
откроется окошко, в котором будет говориться о том, что у Вас установлена самая новая
версия и в обновлении она не нуждается. Нажимаете кнопку «Ок» для закрытия окна.
Получение сообщений
При получении сообщений в Microsoft Outlook отправителю отсылается квитанция о получении
письма. Соответственно, при получении письма появляется окно с подписями.
После этого программа автоматически формирует квитанцию и отправляет ее в сторону
отправителя письма. Появляется следующее окно:
Бывают ситуации, когда подтверждение оператора связи приходит раньше, чем основное
письмо. Тогда это подтверждение обработается позже, с приходом нового письма, или при
нажатии кнопки на панели инструментов Microsoft Outlook
.
Просмотр отправленных и полученных сообщений
По нажатию на кнопку просмотра статистики появляется следующее окно:
Окно разделено на три информативные области. В первом окне находится список
адресатов для почтовой пересылки. По каждому адресату можно посмотреть входящую и
исходящую почту, сделав на нем двойной щелчок левой клавишей мыши.
Если по какому-либо адресату имеется одно или несколько непрочитанных писем, то его
имя подсвечивается жирным шрифтом. А при разворачивании ветки по этому адресату во
входящих или исходящих письмах указывается количество не прочтенных писем.
По выбору Входящих или Исходящих писем, в окне номер 2 появляется список писем.
Они делятся на 3 категории по внешнему виду.
1 – помечаются значком письма с красного цвета . Это письма, на которые не получено
хотя бы одно из служебных писем (например, подтверждение оператора связи, или не
отправлена квитанция)
2 – помечаются значком письма зеленого цвета . Это письма, на которые имеются все
служебные письма. Т.е. по данному письму весь цикл обработки пройден.
3 – помечаются значком письма серого цвета
. Это служебные письма (т.е.
подтверждение оператора связи или квитанция).
Письма отображаются в следующем виде: выводится список писем, отсортированный по
дате таким образом, что последнее пришедшее/ушедшее письмо отображается первым в
списке.
Если выбраны исходящие письма, то отображается список писем, которые вы отправляли
этому адресату. Все письма будут иметь пиктограмму зеленого, либо красного письма. Рядом с
каждым письмом, если по нему есть служебные письма, отображается значок «+».
Если нажать на него, то развернется список служебных писем для этого письма.
Аналогично и со входящими письмами.
Если письмо является непрочитанным (т.е. выделено жирным шрифтом), то при нажатии
на него шрифт меняется на обычный, и меняется количество непрочитанных писем в окне №1.
Если на какое-либо прочитанное письмо придет служебное письмо, то само письмо и
служебное по нему будут выделены жирным шрифтом!
Чтобы пометить письмо как прочитанное, достаточно позиционировать на нем курсор,
например, щелкнув левой клавишей «мыши».
Вы можете в любой момент посмотреть количество обработанных писем в каждой из
папок по адресату (входящие, исходящие) и общее количество отосланных писем. Для этого
необходимо нажать на адресата в окне №1, и данная информация будет отображена в верхней
панели:
Здесь же вы можете посмотреть, какое количество от общего числа писем не были
обработаны до конца (т.е. отсутствует хотя бы одно из служебных писем).
При нажатии на письмо в окне номер 3 появляется список прикрепленных к нему файлов.
С любым из файлов можно проделать следующее:
1 – открыть файл для просмотра.
2 – сохранить файл.
3 – проверить подпись для файла.
1 – открыть файл для просмотра. Если файл текстовый, то он открывается в окне
Explorer`а. Если же другого формата, то выдается стандартное окно Windows с возможностью
выбора программ для открытия файла.
2 – сохранить файл.
В появившемся окне необходимо выбрать название файла и папку для сохранения, и
нажать на Сохранить.
3 – проверить подпись для файла.
В появившемся окне содержится информация о сертификате, его владельце и дата
подписи.
В программе предусмотрен также и поиск писем, содержащих нужные вам файлы. Для
этого существует кнопка «Поиск» на верхней панели:
По ее нажатию появляется окно поиска.
В этом окне необходимо ввести или имя файла, или его часть, и нажать кнопку
Если существуют письма с удовлетворяющими поиску вложенными файлами, то
выведется их список. В противном случае выведется строка о том, что файлы не найдены.
Если же файлы письма с искомыми прикрепленными файлами будут найдены, то можно
перейти непосредственно к этому письму. Для этого необходимо выделить данную запись и
нажать кнопку
записи.
или выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши на
После нажатия на кнопку программа перейдет в окно статистики, и в дереве писем
выделится найденное письмо.