Методические рекомендации по созданию электронных копий

Государственное казенное учреждение
Волгоградской области
«Государственный архив Волгоградской области»
(ГКУВО «ГАВО»)
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГКУВО «ГАВО»
__________ А.И. Коломыткин
«____»___________2012 года
Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда
пользования и передаче их на государственное хранение для организаций источников комплектования ГКУВО «ГАВО»
Составитель:
главный специалист
отдела работы с источниками
комплектования и планирования
С.В. Истюфеева
Волгоград, 2012
2
1.Общие положения
1.1. Одной из важнейших задач современных архивов является
обеспечение
сохранности
хранящихся
в
них
документов.
В
целях
обеспечения сохранности оригиналов документов на бумажном носителе на
них создается фонд пользования, который представляет собой совокупность
копий документов Архивного фонда Волгоградской области, выполненных
на пленочных и цифровых носителях, предназначенных для использования
взамен подлинников.
1.2. В настоящее время широкое развитие получает создание
электронного фонда пользования1 путем проведения оцифровки2 бумажных
документов с помощью соответствующего оборудования, так как цифровые
носители обладают рядом преимуществ. Они обеспечивают быстрый поиск
и прямой доступ к записанным на них сведениям; многократное копирование
записанной цифровой информации; позволяют передавать записанную
информацию по каналам связи, выставлять ее в сети Интернет.
1.3. Оцифровка архивных документов Архивного фонда Волгоградской
области
проводится
в
рамках
реализации
информационного общества в Российской
Стратегии
развития
Федерации, утвержденной
президентом РФ 07 февраля 2008 года, № Пр -212.
1.4. С 2012 года организации – источники комплектования ГКУВО
«ГАВО» передают на постоянное хранение
документов
на
бумажном
носителе
их
вместе с оригиналами
электронные
копии
фонда
пользования. Передача осуществляется на основании письма директора ГКУ
ВО «ГАВО» руководителям организаций – источников комплектования
архива от 19.03.2012 года. Оцифровка документов, подлежащих передаче на
Электронный фонд пользования - это система электронных (оцифрованных) копий архивных
документов, идентичных подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и возможность
их электронного или принтерного копирования
2
Оцифровка (оцифрование, оцифровывание) документа – процесс перевода документа из
традиционной, аналоговой формы в цифровую в виде электронного файла (файлов) данных, позволяющий
перейти от работы с архивными документами к работе с их цифровыми (электронными) копиями.
1
3
постоянное хранение после истечения срока ведомственного хранения,
проводится силами самих организаций.
2. Требования к созданию электронных копий фонда пользования
2.1. С 2013 года оцифровке подлежат все документы, которые
передаются на постоянное хранение. Перевод документов в электронный
формат осуществляется с помощью специальных аппаратно- программных
средств: специализированных сканеров и соответствующего программного
обеспечения.
2.2. К изготовлению электронных копий предъявляются следующие
требования:
2.2.1. оцифровка документов осуществляется постранично, каждая
страница составляет отдельный файл формата JPEG, который именуется
следующим образом: 4650_1_874_1; 4650_1_874_1об и т.д., где 4650 – номер
фонда, 1- номер описи, 874 – номер отсканированной единицы хранения, 1,
1об – номера страниц. При копировании единиц хранения также копируются
листы – заверители (имя файла (4650_1_874_лзд), и непронумерованные
титульные листы, которые именуются 4650_1_874_0. Если в связи со
спецификой характеристик применяемых в организации сканеров и
соответствующего
базового
программного
обеспечения
невозможно
сохранять файлы в формате JPEG, то следует использовать форматы tiff, pdf.
2.2.2. Сканирование должно проводиться в цветном режиме с глубиной
цвета 16 бит. При невозможности соблюдать данное требование допускается
применять глубину цвета в 8 или 24 бит.
2.2.3. Оптическое разрешение при сканировании составляет 300 dpi,
если данное требование невозможно выполнить, то допускается использовать
разрешение в 200 dpi.
2.2.4. Совокупность файлов, составляющих образ дела, вкладывается в
папку, имя которой соответствует архивному шифру дела: номеру фонда,
описи, единицы хранения: 4650_1_874. Данная папка является единицей
4
учета электронных копий фонда пользования3. Файлы, составляющие
электронный образ одного дела, вкладываются в одну папку.
2.2.5. Электронные копии документов записываются на носители типа
CD-R+; CD-R-; CD-RW+; CD-RW-; DVD – R+; DVD – R-; DVD – RW+; DVD
– RW-, флэш - накопитель, съемный винчестер. Носители должны быть
вложены в коробки или в конверты. Носители, содержащие электронные
образы дел, выступают в качестве единиц хранения.4
2.2.6. На коробке (или конверте) с вложенным в нее носителем должны
быть указаны номера фонда, описи и единиц хранения, записанных на
носителе. На нем также представляется опись на оригиналы документов на
бумажной основе в формате doc. Носитель не должен содержать
постороннюю информацию.
3. Требования к оформлению сопроводительной документации к
цифровым носителям.
3.1. К цифровому носителю с электронными копиями фонда
пользования прилагаются следующие документы: ведомость цифрового
носителя и внутренняя опись электронных копий фонда пользования на
цифровом носителе. (Приложения 1,2).
3.2. Ведомость цифрового носителя содержит девять строк.
3.2.1. В первую строку заносится обобщенная информация о
содержании файлов, представленных на цифровом носителе, например:
«Документы постоянного
хранения Управления социальной защиты
населения Администрации Волгоградской области»: приказы по основной
деятельности, годовые планы развития социального обеспечения области,
штатные расписания и сметы расходов».
3
Единица учета электронных копий фонда пользования - файл или совокупность файлов,
составляющих образ дела, записанный на одном или нескольких носителях.
4
Единица хранения электронных копий фонда пользования - это носитель, на который
записана информация. После передачи на постоянное хранение электронных копий фонда пользования в
качестве единицы хранения выступает жесткий диск компьютера архива.
5
3.2.2. Во вторую строку заносятся крайние даты оригиналов
оцифрованных документов: например, если на носителе представлены
документы учреждения за 1996-2000 гг., указываются данные даты.
3.2.3. В третьей строке указывается вид представленного носителя,
например «флэш -накопитель».
3.2.4. В четвертую строку заносится количество папок с файлами,
которые представлены на данном носителе, например, если на носителе
представлены электронные образы 17 дел, то указывается данное число.
3.2.5. В пятой строке указывается общее количество
файлов,
записанных на носителе, соответствующее количеству отсканированных
листов, например 2920.
3.2.6.В шестой строке указывается общий информационный объем
папок с файлами, записанными на диске, в мегабайтах, например, 700 Мб,
либо, если общий объем папок превышает 1024 Мб, в гигабайтах, например
1,6 Гб.
3.2.7. В седьмой строке записывается формат представленных файлов,
например JPEG, tiff, pdf .
3.2.8. В восьмой строке приводится наименование операционной
системы, установленной на компьютере, на котором были обработаны
файлы, например: windows.xp
3.2.9.В девятой строке указывается программа, с помощью которой
были созданы и/или обработаны электронные копии, например HP Laserjet M
2727.
3.2.10.
Если
электронные
копии,
подлежащие
передаче
на
государственное хранение, записаны на нескольких носителях, то ведомость
составляется к каждому носителю, ведомости нумеруются в валовом
порядке.
3.3. Внутренняя опись копий фонда пользования, представленных на
цифровом носителе, состоит из шести граф.
6
3.3.1. В первой графе указывается порядковый номер электронной
копии, нумерация проставляется в валовом порядке, по возрастанию номеров
оцифрованных единиц хранения.
3.3.2. Во второй графе приводится наименование единицы учета (папки
с файлами, составляющими образ дела), соответствующее архивному шифру
оригинала на бумажной основе, например 4650_1_874.
3.3.3. В графе третьей указывается дата создания копии (дата
проведения сканирования).
3.3.4. В четвертой графе показаны количество отсканированных листов
и информационный объем папки с файлами в мегабайтах, например 246
(88,5), где 246 –количество листов, 88,5 – количество мегабайт.
3.3.5. В пятой графе указан формат файлов, например pdf.
3.3.6. В графе примечание могут указываться номера пропущенных
листов, литерных, листов с оборотом, а также наличие каких – либо
отклонений от установленных требований.
3.3.7. В итоговой записи к внутренней описи цифрами и прописью
указывается
общее
представленных
на
количество
единиц
данном
цифровом
учета
(папок
носителе,
и
с
файлами),
их
общий
информационный объем в мегабайтах. Внутренняя опись подписывается
лицом, ее составляющим, проставляется дата составления описи. Если
электронные копии представлены на нескольких носителях, то внутренняя
опись составляется к каждому носителю.
3.4. Внутренняя опись и ведомость цифрового носителя составляются в
одном экземпляре, которые остаются в архиве и вкладываются в дело фонда.
4. Порядок приема на государственное хранение электронных
копий фонда пользования
4.1. Прием на государственное хранение электронных копий фонда
пользования осуществляется вместе с приемом оригиналов документов на
бумажной основе.
4.2. Перед приемом – передачей оригиналов документов на бумажной
основе на постоянное хранение их электронные копии фонда пользования
7
проходят техническую проверку в отделе информационных архивных
технологий ГКУВО «ГАВО».
4.3.
Сотрудник
отдела
информационных
архивных
технологий
просматривает на мониторе содержимое электронного носителя, проверяет
его соответствие внутренней описи. Если на электронном носителе
отсутствуют единицы учета, указанные во внутренней описи, то носитель
возвращается сотруднику организации для добавления недостающих папок с
файлами.
4.4. Далее сотрудник отдела информационных архивных технологий
проводит
техническую
проверку,
в
ходе
которой
устанавливается
соответствие электронных копий предъявляемым требованиям. Если файлы
на носителе соответствуют установленным требованиям, они копируются на
жесткий диск компьютера ГКУВО «ГАВО». Носители возвращаются в
организацию.
4.5. Если при технической проверке выявляются
проблемы,
электронные носители с информацией также возвращаются в организацию
для устранения недостатков.
4.6. После проведения технической проверки сотрудниками архива
составляется
акт
технической
проверки
электронных
копий
фонда
пользования. Далее проводится прием оригиналов документов на бумажной
основе в установленном порядке. В акте приема-передачи документов
постоянного хранения проставляется отметка о приеме вместе с бумажными
оригиналами электронных копий фонда пользования.
8
Приложение 1
Ведомость
цифрового носителя с записью №1
Информация о содержании:
Документы постоянного хранения
Управления социальной защиты
населения Администрации
Волгоградской области»: приказы по
основной деятельности, годовые
планы развития социального
обеспечения области, штатные
расписания и сметы расходов
Крайние даты документов:
1996-2000
Вид носителя:
Флэш-накопитель
Количество папок с файлами:
17
Общее количество файлов
2920
Объем:
1,6 Гб
Формат представления данных:
JPEG
Наименование операционной
windows.xp
системы:
Программное обеспечение,
использованное при сканировании:
HP Laserjet M 2727
9
Приложение 2
Образец заполнения внутренней описи копий фонда пользования,
представленных на цифровом носителе, созданных в организациях –
источниках комплектования
Внутренняя опись ед.хр. №1
электронных копий фонда
пользования
Порядковый
номер
единицы
учета
1.
1.
Наименование Дата
единицы
создания
учета
Кол-во Формат Примечание
листов данных
(Мб.)
2.
4650_1_874
3.
4.
05.06.2012. 332
(137)
2.
4650_1_875
3.
…
05.06.2012. 212
(75,8)
..
…
5.
JPEG
6.
Пропущены
листы №75, 208,
210,212, 214. С
оборотом листы
№207,
209,211,213,259,
291,293. 295
JPEG
…
Итого 17 (семнадцать) единиц учета
(цифрами и прописью)
Объемом 1,6 Гб.
Должность
Дата
Подпись
Расшифровка подписи