Документооборот – это движение документов в организации с

Документооборот
– это движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение
документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.
При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим
процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы
все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать
исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в
организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и
сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть
путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка
распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение
документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от
системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно
документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и
задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так,
например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в
специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы
документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти
отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и
исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов
документооборота:
 прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в
организацию документов;
 предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
 регистрация документов;
 организация
движения
документов
внутри
организации
(включающая
информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей,
контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания
проектов документов);
 обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Документопоток
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее
наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы
управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно
рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический
процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно
назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и
создания информации (руководителями организации и структурных подразделений,
специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией,
секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию
документов;


потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в
организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для
отправки в другие организации.
1
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.





Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в
него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми
может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована
система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени
структура
документопотоков
соответствует
функционально-целевому
назначению
составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его
информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования
и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и
управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического
звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы,
по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.
На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения
составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов
(подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом
содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве
поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
 расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
 расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации
делопроизводства;
 определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе
секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого
аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их
копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в
организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по
видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве
организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих
документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их
количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и
объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено.
Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно,
не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно
сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета
документов малосовершенна.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
2
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями
исследования документопотоков организации являются:
 повышение эффективности управленческой деятельности;
 ускорение движения документов в организации;
 уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным
средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических
карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их
исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть
дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения
документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного
представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных
документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами
могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения
документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и
т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки
собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить
оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно
экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).1
При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и
конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их
доставки и целостность упаковки:
 ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается
адресату;
 полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно
проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических
повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его
целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости
к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо
серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов
сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется
к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по
данному факту.
В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф
"Лично".
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих
случаях:
 в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть
на упаковке;
 в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому
штемпелю;
 получена доплатная корреспонденция;
 полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично"
отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком
исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня
получения документа.
3
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении
документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного
порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей
корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации.
Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие
другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие
конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может
потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий
документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на
обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают
недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую
корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем
объеме.
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы
документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. При этом обычно в
штампе
предусмотрено
место
для
последующего
проставления
входящего
регистрационного индекса.
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо
учитывать следующие моменты:
 если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке
пакетов;
 если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на
первом листе приложения;
 если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на
первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа
ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в
службу ДОУ";
 если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие,
отмечается точное время их получения;
 если документ является повторным, то при его получении устанавливается по
информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа
по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая
отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным
сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их
поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в
нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все
документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы
экспедиционную обработку.
Предварительное рассмотрение документов
службой документационного обеспечения управления (ДОУ)
После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное
рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших
документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и
направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным
исполнителям.
При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ)
рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без
указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы,
адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам,
передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания
документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы
ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.
4
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии
справочных материалов:
 примерного
перечня документов, требующих обязательного рассмотрения
руководством;
 перечня должностных лиц и их обязанностей;
 технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и
распределения различных поступающих документов и т.д.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
 важность его содержания;
 сложность и новизна поставленных вопросов;
 авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учрежденияотправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни
общества;
 реальная срочность исполнения документа;
 вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов
деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию,
распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны
передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителямспециалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким
структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается
очередность исполнения.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день
их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрация документов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта
создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с
присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о
документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения
для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по
ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу
документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не
зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.
Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован,
организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:
учет документов,
контроль за их исполнением;
справочную работу по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации,
так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих,
подведомственных и других организаций и частных лиц.



Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:
 информационные материалы, присланные в копии для сведения;
 поздравительные письма и телеграммы;
 прейскуранты;
 пригласительные билеты;
 программы конференций, совещаний;
 рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
5
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день
подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации
поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном
штампе.5
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он
повторно не регистрируется. 6
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный
номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов,
который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел,
классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для
распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах
календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном,
децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая
документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения,
распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем
организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им
– в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа
закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов
организации.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и
автоматизированная.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов
регистрации:
 наименование организации (автора или корреспондента);
 наименование вида документа;
 дата и регистрационный номер документа;
 дата и индекс поступления;
 заголовок к тексту (краткое содержание документа);
 резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
 срок исполнения документа;
 отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач
использования информации может дополняться другими реквизитами:
 гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
 внутренняя переадресация документов по исполнителям;
 код по тематическому классификатору;
 ключевые слова;
 количество листов документа;
 наличие приложений;
 должностное лицо, поставившее документ на контроль;
 промежуточные сроки исполнения;
 перенос сроков исполнения;
 срок хранения документа;
 статус документа (проект, версия);
 вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При
этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой
организацией.
6
Журнальная форма регистрации документов
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней
регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов
выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные
ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.
Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового
номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень
незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма
регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и
справочную работу по ним. 1
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале
нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы
приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации
входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит
заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в
том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
Карточная форма регистрации документов
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационноконтрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от
задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска
документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с
журнальной формой.
Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:
 справочные, контрольно-справочные;
 картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
 тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и
исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений
о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки
в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям,
корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов
карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой
части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть
картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки
могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические
(кодификационные) картотеки, в которых:
 составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в
тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть
расписан на нескольких карточках;
 систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного
классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве
контрольных картотек они не применяются.
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут
быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210
мм) или А6 (105х148 мм):
7
лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с
помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на
персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в
сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе
вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.
Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных
программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один
экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационноконтрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во
многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с
журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
 быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационноконтрольной карточки;
 автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической
работы по документам;
 автоматический контроль за исполнением документа;
 возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих
местах;
 возможность
организации децентрализованной регистрации документов в
структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной
базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации
документов,
но
чаще
всего
используются
готовые
программные
продукты,
автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ),
позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или
регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением
документа в другую организацию.
8
Организация движения документов внутри организации
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется
через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за
документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны
передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет
содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый
порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в
структурном подразделении.
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже
для ознакомления.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы
не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с
указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом
функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников.
Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей
структурных подразделений.
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в
день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными
подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник
передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость
размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим
исполнение.
При использовании в организации автоматизированной системы документационного
обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационноконтрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого
документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться
и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет
уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в
организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и
эффективность выполнения должностных обязанностей.
Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота
организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования,
подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть
закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и
подписание
конечных
вариантов
проводятся
в
возрастающей
иерархической
последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило,
сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения
управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при
регистрации.
Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с
помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ.
Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших
функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой
для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
В контроле исполнения документов можно выделить:
 контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
 контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель
(организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо.
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации
подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения
управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе
9
Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено
следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность
действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника,
осуществляющего контроль) являются:
 отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и
внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных
указаний руководства;
 обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов
исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном
виде;
 выработка
предложений по ускорению документопотоков и укреплению
исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов
может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно
распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль
исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на
себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным
фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько
последовательных этапов:
 постановку документов на контроль;
 проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
 предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
 снятие документов с контроля;
 учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль,
совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.
Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит
в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на
контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными
сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в
своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется
отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной
форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль,
после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом
желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели
проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные
проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также
фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность
представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае
службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как
конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также
подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в
одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны
быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по
делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль,
или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об
исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического
выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и
сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и
10
материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим
сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков
исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура
исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на
доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны
учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило,
сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и
представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению
исполнения
документов,
повышению
качества
исполнительской
дисциплины,
совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Формы контроля за исполнением документов
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее
время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то
есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32
подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один
разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационноконтрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут
в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й
разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий
месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам
нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком
исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок
исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день
должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за
его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий
контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10
и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения.
При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о
ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной
карточки.


лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
11
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается
из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные
сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в
справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных
картотеках.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль
за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и
специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать
всевозможные сводки и отчеты.
Сроки исполнения документов
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В
ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается
следующее определение: "Срок исполнения документа – это срок, установленный
нормативно-правовым
актом,
организационно-распорядительным
документом
или
резолюцией".
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный
нормативно-правовым актом.
Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для
документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных
направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их
исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента,
правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в
Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля
2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:
 поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и
Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание "срочно",
"незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты
подписания поручения;
 указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и
Заместителя
Председателя
Правительства
с
отметкой
"оперативно"
предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
 если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации,
Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не
указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
 запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации
из
правоохранительных
органов,
исполняются
в
федеральном
органе
исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в
течение 30 дней;
 обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти
в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения
письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя
федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с
одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков
исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ), например:
 письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;
 протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение
в 20-дневный срок и т.д.
Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки
исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их
включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также
становятся типовыми для всех сотрудников организации.
12
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа,
установленный
организационно-распорядительным
документом
организации
или
резолюцией.3 То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте
документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если
этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа
или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. 4
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в
следующем порядке:
 типовые сроки – принятием нового акта;
 индивидуальные – руководителями, которые их установили. 5
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только
вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.
Информационно-справочная работа по документам организации
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах
организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в
маленькой фирме) на основе этого бака данных обязана за несколько минут ответить на
вопросы двух типов:
 у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
 в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов –
главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи
записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационносправочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной
форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном
с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения
управления (АСДОУ).
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо
отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с
традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск
документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и
качества сводок и отчетов.
Обработка исполненных и отправляемых документов
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление
почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно
экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью
оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового
отправления (кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие
приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные
или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник
экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот
же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна
производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности
носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов
должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что
обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях,
документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и
13
адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих
основаниях.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу
телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов,
информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и
порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по
делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных
средств.
Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации
документооборота также входит хранение и использование документов в текущей
деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное
хранение можно подразделить на два подвида:
 хранение документов в процессе их исполнения;
 хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый
в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и
передачи документов на архивное хранение.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных
папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются
также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе
исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. 3
Исполненные документы должны формироваться в дела* в соответствии с
номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив
организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения
должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на
следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге),
сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища.
Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей
деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников
одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в
соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование
электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий
и должностных обязанностей.
Номенклатура дел
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество
решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере
зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от
систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для
использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно
обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для
оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования
документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.1 В
соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным
классификационным
справочником,
определяющим
порядок
распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами,
номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.2
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
14

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом
распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет
систему хранения документов в организации;
 содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное
в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него.
Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно
намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с
помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности
документов;
 закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может
использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто
входит составной частью в регистрационный номер документа;
 имеет справочное значение при изучении структуры организации;
 является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
 используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
 может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки
на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может
лечь в основу справочной картотеки. 3
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при
этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в
следующих документах:
 Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);
 Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной
коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).
Тексты вышеуказанных документов полностью содержатся в разделе "Нормативные
документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида
номенклатур дел:
 типовая номенклатура дел;
 примерная номенклатура дел;
 индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве
однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов,
и носит рекомендательный характер. 5
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими
организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная,
номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для
организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной
организации:
 в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной
номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые
предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с
учетом ее специфики;
 в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения
дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на
основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной
форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и
подписанных руководителями этих подразделений. 6
15
Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил
работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в
приложении 8.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или
лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или
лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и
после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией)
организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией
соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем
организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные
подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в
работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в
последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного
раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации
разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов,
образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться:
 уставом или положением об организации,
 положениями о структурных подразделениях,
 штатным расписанием,
 номенклатурой дел организации за прошлый год,
 описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
 регистрационными формами,
 ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
 типовыми и примерными номенклатурами дел.
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Индекс
дела
Заголовок
дела
(тома,
части)
Кол-во
ед. хр.
Срок хранения и №
статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное
расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры
дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и
т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются
следующим образом:
 в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации
цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера
заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс
структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять
одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений
(направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03,
03-03, 04-03 и т.д.);
 в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
16
номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел,
содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются
перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются
заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел,
заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в
номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
 в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов,
частей). Она заполняется по окончании календарного года;
 в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения
дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии –
по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру
заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или
ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается
экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по
представлению архива организации и центральной экспертной комиссией
(экспертной комиссией) организации;
 в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 12
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного
хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в
обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел
проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки
его подписи. 13
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7
Основных правил работы архивов организаций.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо
составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск
документов.
Составление заголовков дел
Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании
документов в деле.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен
четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не
допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные
материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических
оборотов.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
 название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов
(протоколы, приказы и т.д.);
 название организации или структурного подразделения (автор документа);
 название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены
документы (адресат или корреспондент документа);
 краткое содержание документов дела;
 название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
 дата (период ), к которой относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в
дело.
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке,
например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и
стенограммы заседаний Ученого совета…".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин
17
"документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных
конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется
также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она
ведется. При этом:
 в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,
последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда
Российской Федерации научно-технической документацией";
 в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами,
последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и
совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
 в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается
конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научнометодической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц
учитывается следующее:
 если содержание дела касается нескольких однородных административнотерриториальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия,
а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами
администраций областей о социальной защите населения";
 Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы
(населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных
документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается
период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые
отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных
систем".
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел,
связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются
с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и
административно-управленческого персонала".
При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут
уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Установление сроков хранения дел.
Типовые и ведомственные перечни документов и их значение
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных
перечней типовых или ведомственных документов.
Перечень
документов
со
сроками
хранения
представляет
собой
систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные
указания о сроках их хранения.
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются
обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в
случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии
ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов
организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. 2
В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или
ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной
комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. 3
В разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы
"ТЕРМИКА" содержится полный текст Перечня типовых управленческих документов,
18
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного
руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем
году, начинается с 1 января следующего года.
Формирование дел
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и
направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения.
Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их
сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и
дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы,
подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства –
службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при
децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за
ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под
непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости –
и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
 документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в
отдельные дела;
 включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
 группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют:
переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение
всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и
их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их
созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год;
документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный
сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
 дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело
больше, то его разделяют на два и более тома).
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются
на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему
содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы
располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие –
по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления,
присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250
листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:
 уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в
отдельные дела;
 приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному
составу;
 приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными
сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по
личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием
на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в
отдельные дела;
 поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в
дела по направлениям деятельности организации;
19





утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы
группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их
поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные
дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений
граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документомзапросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса
дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации
переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных
органов и т.д.
Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого
исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного
дела. 1
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
 название организации;
 название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
 индекс дела по номенклатуре дел;
 заголовок дела;
 срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры
дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов
государственного архива и организации. 2
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение
периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию
(в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование
этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации
(структурного подразделения) заключается в скобки. 3
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации,
согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного
учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов,
протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на
обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома
(части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность,
подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
 количество листов в деле;
 дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
 архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей –
чернилами.
Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 1791472. Полный текст данного стандарта содержится в разделе "Нормативные документы по
делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Оформление дел
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными
правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения
управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности
20
которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем
архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
 подшивку или переплет дела;
 нумерацию листов дела;
 составление листа-заверителя;
 составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
 внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия
организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному
оформлению, при этом допускается:
 не проводить систематизацию документов в деле,
 не нумеровать листы дела,
 не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного
чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных
документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в
коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности,
трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который
подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние
изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела
(для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой
нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы
внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
 листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому
или по каждой части отдельно;
 фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне
на верхнем поле листа;
 сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части
верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит
перешивке и нумеруется как один лист;
 лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и
т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие
документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ
нумеруется отдельно;
 подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется
сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
 подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные
издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную
нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
 в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится
их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и
рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый листзаверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
21

при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их
архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по
согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется листзаверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего
чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в
приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются
особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных
номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных
листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также
указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них,
если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в
составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в
листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить листзаверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело
подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть
листа на внутренней стороне обложки дела.
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные,
следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись
документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием
порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме,
приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При
составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов
дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или
подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной
форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их
копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на
соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к
внутренней описи и заверительная надпись дела.
Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в
делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись
(далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия
содержания.
Описи составляются отдельно:
 на дела постоянного хранения;
 дела временного (свыше 10 лет) хранения;
 дела по личному составу;
 дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации
(судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) нумерацией.
22
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям
документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по
которой он сдает дела на постоянное хранение. 3
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех
экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в
делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении
12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя
следующие элементы:
 порядковый номер дела (тома, части) по описи;
 индекс дела (тома, части);
 заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке
дела;
 даты дела (тома, части);
 количество листов в деле (томе, части);
 срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие
требования:
 заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на
основе номенклатуры дел;
 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если
дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в
опись под самостоятельным номером);
 порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
 порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по
согласованию с архивом организации;
 графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые
вынесены на обложку дела;
 при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью
заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами
"То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
 графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со
ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в
которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера
дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие
литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его
должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию
архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел
сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под
непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7.
Основных правил работы архивов организаций.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их
ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное
хранение.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
23

в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования
дел и при подготовке дел к передаче в архив;
 в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
 действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по
архивному делу и документационному обеспечению управления;
 типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения,
типовых и примерных номенклатур дел;
 нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива)
и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области
архивного дела.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы
документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной
комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим
руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях
осуществляется:
 отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив
организации;
 отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных
подразделениях;
 выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел
организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем
полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и
уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и
выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой
“ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным
делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения,
определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре
дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из
следующих этапов:
 проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для
передачи в архив;
 запись электронных документов на машинные носители;
 проверка качества записи;
 описание электронных документов;
 проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии
с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по
личному составу;
 подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной
для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая
информация:
 название документа,
 дата его создания,
 характеристика содержания (аннотация),
 электронный формат,
 физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
 объем документа (для баз данных также – количество записей).
24
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются
сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3
и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной
комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной
экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем
организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного
учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право
уничтожать дела, включенные в данные акты.
С более подробной информацией о порядке проведения экспертизы ценности
документов можно ознакомиться в следующих документах:
 Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г. – Глава 2;
 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. –
Раздел 7.1;
 Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной
коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.
Экспертная комиссия
(Центральная экспертная комиссия)
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне,
а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб
документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части
работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно
действующие экспертные комиссии (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть,
создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом
руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве
не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке
включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив
организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить
представителя архивного учреждения, для которого данная организация является
источником комплектования.
Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается
один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и
архива организации.
К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно
отнести следующие:
 организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования
дел;
 организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их
к передаче в архив организации;
 организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное
хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)
являются:
 организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
 рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации,
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по
личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
25

подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии
архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения
документов, не предусмотренных перечнями;
 участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических
документов по вопросам работы с документами в организации. 6
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в
соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания центральной
экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются
председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии
(экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения
об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков
хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с
указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел,
утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК
соответствующего архивного учреждения. 7
Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо
отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации
Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке
данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о
постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия,
утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 (текст данного приказа
Росархива
полностью
содержится
в
разделе
"Нормативные
документы
по
делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА").
Порядок передачи дел в архив организации
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу,
передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения
в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом
организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих
документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации
сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного
подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия
дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации,
(специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом
на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив
(сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется
количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных
подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на
документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
26