Целевая функция хронометража и самофотографии трудового процесса госслужащего

Целевая функция хронометража и самофотографии трудового
процесса госслужащего
Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат
рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов
операции или ее в целом. Непосредственным его объектом являются
оперативное или подготовительно-заключительное время. В результате
можно сделать расчет средней продолжительности той или иной операции по
формуле:
Т ср . 
Т ср .ni
n
(3.1)
где Тср.- средняя продолжительность операции;
Тср.ni – средняя продолжительность всех операций;
n – число операций.
Знание средней продолжительности операции, и ее отдельных элементов,
помогает совершенствовать их содержание и структуру, рационализировать
затраты времени на них и устанавливать оптимальные нормы.
Фотография рабочего дня происходит с помощью наблюдения и
измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на
протяжении всего дня или какой-либо его части два-три раза в год в течение
двух-трех недель как в форме самофотографирования, так и при участии
специальных людей – нормировщиков. В результате проделанной работы
составляются таблицы, в одной из которых отражается расход времени в
минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй – потери
времени, их причины, конкретные виновники в тот период.
Понятно, что фотографирование требует соблюдение точности, иначе оно
не приносит ни какой пользы. Ведь полученные данные должны помочь
ответить на вопросы: на что расходуется время; сколько его нужно на
выполнения тех или иных конкретных операций; что помогает и что
препятствует его эффективному использованию.
В результате анализа данных фотографирования можно получить
92
несколько показателей, в частности:
К исп. 
ПЗ  ОП  ОМ  ОЛН
Т дн.
К пр. 
(3.2)
ПР  ОЛН
Т дн.
К пнр 
(3.3)
ПН
Т дн.
(3.4)
ПЗ – подготовительно-заключительное время;
ОП – оперативное время;
ОМ – время обслуживания рабочего места;
ОЛН – нормативное время на отдых и личные надобности;
ПР – перерывы, зависящие от работника;
ПН – потери рабочего времени, не зависящие от работников.
На основе знания данных показателей определяется коэффициент
возможного повышения продуктивности труда (КППТ) за счет устранения потерь
времени:
Кппт = ПР – ОЛН – ПН / ОП,
(3.5)
Инвентаризацию времени необходимо проводить за несколько рабочих
дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины
возникающих дефицитов времени. Выявление видов деятельности, на которые
время тратится, в пустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%),
называется диагностикой времени.
Для
облегчения
диагностики,
время,
затрачиваемое
работниками
умственного труда на основе анализа фотографий и самофотографий трудового
процесса, можно распределить по следующим функциям:
- обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;
- распределение заданий, прогнозирование и планирование деятельности
93
на предстоящую проверку;
- подготовка планерного совещания, выступление, обсуждение различных
мероприятий;
- осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах,
обмене опытом, конференциях). После группировки работ им дается оценка на
предмет их необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся
и фактических затрат времени.
Факторный анализ проблем, снижающих эффективность рабочего
времени исследуемой категории работников можно определить по следующим
признакам (рис.3.4):
1) отсутствие четкого расписания работы на текущий день (не знает, что
ему предстоит сделать в первую очередь, что - во вторую);
2) не в курсе дел своего непосредственного руководителя;
3) отсутствие необходимой информации для принятий решений, в
результате чего их постоянно приходится откладывать;
4) несвоевременность исполнения нормативных заданий и мероприятий;
5) продолжение работы над деловыми бумагами до позднего вечера за
пределами рабочего дня;
6) слабая организационная дисциплина подчиненных, приводящая к
многократному переделыванию одной и той же работы;
7)
непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными
звонками и наплывом подчиненных;
8) постоянное
выполнение
работы
за
своих
подчинённых (так
надёжней);
9) нечеткая постановка целей и определение приоритетов, большой поток
рутинных всевозможных
дел ("тонет" в мелочах);
10) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего
руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над
ними).
Отсюда вывод: постоянный мониторинг и анализ использования своего
94
рабочего времени с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е.
анализировать сильные стороны и слабые стороны. Необходимо
вспомнить
весь рабочий день и постараться понять, где было затрачено времени больше,
чем нужно для той или иной задачи. Только при этом, можно понять какие
были допущены временные ошибки.
95
3.3 Разработка нормативов времени по реализации контрольнонадзорных функций
Разработка нормативов и создание базы данных по их накоплению —
одно из прогрессивных направлений в нормировании труда, позволяющее в
полной мере использовать расчетно-аналитический метод в нормировании
труда всех категорий работников функциональных отделов и служб
Госжелдорнадзора..
Однако из этого не следует, что разработку дифференцированных
нормативов, а также местных норм следует прекратить, а нормативным
организациям ОАО «РЖД» поручить проектирование только укрупненных
норм непосредственно по результатам исследования использования рабочего
времени. Такой вариант организации работ по совершенствованию системы
нормирования будет нерациональным [47,49].
Во-первых,
потому, что это трудоемкий и экономически малоэф-
фективный вариант, так как каждый раз придется проводить многократные
наблюдения за одними и теми же трудовыми действиями, встречающимися в
различных сочетаниях почти в каждом комплексе приемов.
Во-вторых,
структурных
нормативы
подразделениях
разной
степени
во
железнодорожного
всех
однотипных
транспорта
и
их
укрупнения имеют различное назначение, поскольку дифференцированные
нормативы предназначены для выбора или проектирования процессов труда,
укрупненные
—
для
распределения
работ
между
исполнителями,
работниками разной квалификации и т.п.
В-третьих,
одновременное
наличие
укрупненных
и
дифференцированных нормативов создает предпосылки для снижения
трудоемкости процесса пересмотра действующих норм. Следовательно, как
показывает практика, вся работа по пересмотру норм будет сведена к
изменению содержания трудового процесса в соответствии с новыми
условиями его осуществления. Вышедшие из применения трудовые приемы
и действия
рассматриваемой
документации будут заменяться
операции
в технико-нормировочной
новыми,
более совершенными, без
предварительного проведения трудоемких наблюдений.
В-четвертых,
при
разработке
норм
на
различные
операции,
содержащие одинаковые трудовые приемы, не будет обеспечено единство
меры затрат труда. Применение же норм разной напряженности вызывает
появление «выгодных» и «невыгодных» работ по оплате труда со всеми
вытекающими из этого последствиями [78,94].
Применение
нормативов
различной
длительности
на
основе
ситуационных переменных при нормировании труда создает реальные
условия для сокращения трудоемкости и сроков разработки норм и
способствует тем самым повышению уровня нормирования труда в условиях
развития компании ОАО «РЖД» с присущей ему большой динамичностью
производственных процессов (рис.3.5).
Величина потерь времени
Целевое задание проверки подразделения
Аварии, крушения и т.д
Требуемое значение
Планирование
Заданный метод
Заданное время
Выполнение
задач, учет
текущих данных
Параметры
проверки
Заданное
Нормируемое
время
Анализ
ситуационных
переменных
Рисунок 3.5 - Алгоритм учета взаимосвязей факторов и измерение
основных параметров проверки предприятия
На основании экспериментальных исследований автора трудовых и
производственных
процессов
установлено,
что
с
нормативно-
исследовательской точки зрения (нормы времени) должны иметь как
постоянную, так и переменную длительности, а также стабильную и
переменную структуры элементов трудовых затрат.
Нормативы постоянной длительности необходимы для одного или
группы качественных факторов, встречающихся в неизменном сочетании, в
случаях, когда изменения значений количественных факторов не оказывают
существенного влияния на затраты времени. Нормативы постоянной длительности устанавливают в виде одной величины времени для любого
сочетания количественных факторов в пределах принятого при расчете
диапазона их изменения. Принятый при разработке этих нормативов перечень
качественных и диапазон изменения количественных факторов состоят в
реализации
организационно-технических
условий
технологического
процесса различных видов работы [47, 52].
Нормативы
постоянной
длительности
с переменной структурой
элементов разрабатывают в случаях, когда нерегулярно повторяющиеся
элементы относительно невелики по времени, занимают незначительный
удельный вес в общей трудоемкости нормируемого комплекса действий и
встречаются в сочетании только с определенным постоянным объектом
действий.
В других случаях, например, когда нерегулярно повторяющиеся
элементы состоят из нескольких действий и трудоемкость их составляет
более 25 % общей трудоемкости, нормируемого объекта, или когда эти элементы имеют самостоятельное значение и могут встречаться каждый раз в
различных сочетаниях с другими элементами, и в нескольких видах работ и т.
д., устанавливают самостоятельные нормативы (местные нормы времени)
[47].
В связи с нерегулярностью повторения некоторых элементов,
учитываемые в нормативах затраты труда по этим элементам, включаются в
них пропорционально удельному весу, соответствующей частоте их
повторяемости.
Для
получения
необходимо
качества
норм,
помимо
точного
определения времени на выполнение каждого элемента производственного
процесса, необходимо правильно установить частоту повторения нерегулярно
встречающихся элементов при выполнении каждого нормируемого объекта
действий. Поэтому при расчете нормативов данной группы устанавливают
две нормативные величины [51]:
- затраты времени;
- коэффициент повторяемости нерегулярно встречающихся элементов.
Коэффициент повторяемости устанавливают по данным такого числа
наблюдений, которые необходимо провести для разработки нормативов на
основе хронометража, но не менее пяти замеров. В общем случае эти
нормативные величины определяются следующим порядком (табл.3.2).
Таблица 3.2 - Пример обработки результатов хронометражных наблюдений
Нормируемый
элемент
операции
(работ)
Затраты времени по замерам, t зi , мин.
1
2
-
3
4
5
6
7
7
6
4
5
5
8
-
Кп
9
10
8
t
мин.
t эна ,
Мин.
зi
,
i
5
6
0,8
46
5,7
j
28 33 30 40 42 29 25 38 29 27
1,0
321
32,1
i+j
33 33 37 46 46 34 30 38 37 33
-
367
37,8
Нормативный коэффициент повторяемости нерегулярно встречающихся
элементов К п определяется:
Кп 
na
no
(3.16)
где n a - число наблюдений, в которых встретился рассматриваемый
элемент;
n o - общее число проведенных наблюдений.
Затем
определяют
среднеарифметическую
величину
времени,
необходимую для выполнения каждого элемента нормируемого комплекса
/
действий t э :
t э/ 
tз
n
(3.17)
з
где t з - время но каждому доброкачественному замеру, оставленному в
хронометражном ряду после анализа для расчета нормативной величины,
мин.;
nз - число доброкачественных замеров времени.
Умножением
среднеарифметической
величины
времени
t э/
на
соответствующий нормативный коэффициент повторяемости элемента К п
вычисляют долю времени t эн включаемого по рассматриваемому элементу в
норматив:
t эн  t э/ К п
(3.18)
Для элементов, постоянно повторяющихся в нормируемом объекте
действий, значение
Кп
может варьироваться в интервале 0,8-1,0.
Суммированием учитываемых по каждому элементу затрат времени
получают норму на весь нормируемый комплекс действий, т. е.
t   t зн
(3.19)
В исследовании нормируемого i-го объекта нормируемый комплекс
состоит из 10-ти элементов, при этом элементы 3 и 5
встречаются
нерегулярно. Результаты наблюдений приведены в табл. 3.2. Элемент i при 2м и 8-м наблюдениях не выполнялся.
В результате анализа данных наблюдений все замеры признаны
доброкачественными, расчет ведем следующим образом:
1.
Определяем
нормативный
коэффициент
повторяемости
элемент i
К на  8 / 10  0,8
2.
Устанавливаем
среднеарифметическую
(3.20)
величину
времени,
необходимого для выполнения:
элемента 3
/
t эа
 (5  7  6  4  5  5  8  6) / 8  5,75 мин.
элемента 5
/
t 'энб  t эб
 (28  33  30  40  42  29  25  38  29  27) / 10  32,1мин.
3.
Определяем долю времени, включаемого в норматив на
выполнение элемента i,
t эна  5,75  0,8  4,6 мин.
Эта величина может быть определена также делением суммы времени
по девяти замерам на общее число наблюдений, которых в данном случае
проведено 10, т. е.
t эна  (5  7  6  4  5  5  8  6) / 10  4,6 мин.
При таком расчете вычислять среднеарифметическую величину
времени, необходимого для выполнения элемента i, необязательно.
4.
Определяем затраты времени на весь нормируемый комплекс
действий i и j.
t  5,7  32,1  37,8 мин.
Аналогичный порядок расчета нормативного времени применяют и
при исключении из хронометражного ряда одного или нескольких (но не
более 15 %) недоброкачественных замеров. При этом нормативный
коэффициент повторяемости определяют по всем замерам независимо от
того, что некоторые из них исключены из хронометражного ряда.
Допустим, что в результате анализа данных, приведенных в табл. 3.3,
замеры 5-й и 7-й по элементу j и 9-й по элементу i признаны недоброкачественными и исключены из хронометражных рядов. В этом случае, как и в
предыдущем,
нормативный
коэффициент
повторяемости
элемента
i
определяем делением восьми замеров, в которых он повторился, на 10:
К п  8 / 10  0,8
Таблица 3.3– Результаты повторных наблюдений i–й работы
Нормируемый
элемент
Затраты времени по замерам, t зi , мин.
1
2
4
5
7
6
4
6
мин.
38
4,34
j
28 33 30 40 42 29 25 38 29 27
1,0
254
31,75
-
292
36,09
-
46
-
30
-
8
10
0,8
-
-
9
,
6
-
5
8
t эна ,
мин.
зi
5
-
5
7
t
i
i+j
-
3
Кп
-
-
Среднеарифметическую величину на выполнение этого элемента
рассчитываем по доброкачественным замерам:
t эа/  (5+7+6+4+5+5+6)/7=5,43 мин.
Тогда доля времени, включаемого в норматив по элементу i,
t эна  5,43  0,8  4,34 мин.
На выполнение элемента j нормативная величина времени будет равна
среднеарифметической величине,
рассчитанной по доброкачественным
замерам:
t 'энб  (28  33  30  40  29  38  29  27) / 8  31,75 мин.
Затраты времени на весь нормируемый комплекс действий
t  4,34  31,75  36,09 мин.
Нормативы переменной длительности. В случаях когда коли-
чественные факторы, изменяясь в пределах встречающихся структур
подразделений установленных для значений, приводят к существенному
изменению затрат труда, необходимых для выполнения рассматриваемого
комплекса действий, устанавливают нормативы переменной длительности.
При этом нормативные затраты времени обычно выражают в виде функции
одного или нескольких главных переменных факторов.
Особенностью разработки таких нормативов является то, что вначале
определяют
общую
формулу,
характеризующую
зависимость
между
изменением факторов и затратами труда, а затем по установленной формуле
определяют
соответствующие
исходным
данным
коэффициенты
при
переменных, свободные члены и показатели степени, т. е. устанавливают
формулу для определенных сочетаний и значений факторов и рассчитывают
нормы времени.
Порядок проведения хронометражных наблюдений и первичная
обработка их результатов одинаковы с приведенными выше рекомендациями
по проектированию норм постоянной длительности. Поэтому для норм
переменной длительности далее рассмотрены лишь вопросы, связанные с
определением формулы аналитической зависимости времени от изменения
значений факторов.
Для вывода формулы на основе хронометражных наблюдений
необходимо получить данные о затратах времени при различных значениях
количественных факторов, находящихся внутри принятого диапазона их
изменения. Количество значений каждого фактора, при которых следует
проводить наблюдения, определяют исходя из соотношения его крайних
числовых значений. Чем больше это соотношение, тем больше проводят
наблюдении. Минимальное количество значений фактора и соответствующих
им затрат времени, необходимое для вывода формулы эмпирической
зависимости, определяют из выражения
nф  Фmax Фmin  3,
(3.21)
где
Фmax Фmin - максимальное и минимальное числовые значения
фактора, встречающиеся в производственных условиях.
Конкретные числовые значения каждого фактора, для которых
необходимо получить данные о затратах времени, находят по уравнению
арифметической прогрессии
Фn  Фmin  (n  1) g ,
(3.22)
где g - абсолютный интервал между двумя смежными значениями
фактора:
g  (Фmax  Фmin ) /( n  1)
(3.23)
При каждом из найденных таким образом числовых значений факторов
проводят хронометражные наблюдения. Для выявления закономерности
изменения затрат труда под влиянием нескольких факторов в целом,
определяют изменения затрат труда раздельно по каждому фактору, а затем
на основе полученных зависимостей выводят общую формулу зависимости от
нескольких факторов. Для этого данные о затратах времени при различных
значениях одного из факторов получают при постоянном значении других. За
постоянную величину обычно принимают среднее значение факторов при
нечетном числе ряда и ближайшее к нему большее или меньшее значение при
четном числе ряда.