Набор инструментов руководителяРуководство
advertisement
Арсенал руководителя Пособие в помощь менеджеру: как быть этичным и эффективным руководителем Как пользоваться «Арсеналом руководителя» Наш Арсенал разработан для того, чтобы дать Вам практические советы относительно того, как руководить сотрудниками, бригадой или группой, как вести себя с непосредственными подчиненными, соблюдая при этом принципы деловой этики, изложенные в Стандартах деловой этики и поведения компании General Dynamics — справочнике, известном также как «Синяя книга». Как руководитель, Вы несете ответственность за то, чтобы при любой работе всегда соблюдался высокий уровень морального единства. Вы — моральный лидер, представляющий организацию. Репутация компании General Dynamics, созданная годами честного труда, находится в Ваших руках. Ваша принципиальность в вопросах этики, проводимая в жизнь на собственном примере, послужит защитой компании в ее работе на благо заказчиков, акционеров, Ваших коллег, всего сообщества и тех стран, в которых она присутствует. «Арсенал» разделен на следующие части: • принципы деловой этики компании General Dynamics; • роль руководителя как морального лидера; • как говорить с сотрудниками об этике; • внимательный слушатель; • введение в модель принятия этичных решений компании General Dynamics; • чем и как помочь в случае вопросов или в сложной ситуации; • линия помощи компании General Dynamics по вопросам этики; • что должен знать руководитель о конфиденциальности и анонимности; • «нет» — мести и преследованию. В каждом разделе приводятся полезные примеры того, как вести себя в качестве морального лидера в компании General Dynamics. В конце каждого раздела приводится «Основная мысль» — содержание всего раздела в сжатой форме. Принципы деловой этики компании General Dynamics Мы занимаемся бизнесом для того, чтобы наши акционеры могли получить честную и хорошую прибыль. • Разумно использовать активы • То, как мы распоряжаемся имеющимися у нас средствами, отражает наши личные ценности, ценности компании и определяет, насколько мы способны получить справедливую прибыль. • Предлагать честную сделку • Мы предлагаем самую лучшую продукцию по обоснованной цене. • Мы принимаем непростые решения и совершаем трудный выбор. • Наши ценности находят свое отражение в том, каким образом мы их принимаем. • Делать обещанное • Мы люди слова — делаем то, что пообещали. • Мы несем ответственность перед нашими акционерами и завоевываем их доверие каждый день. • Получать справедливую прибыль • Наша репутация основана на нашей способности пользоваться своими ценностями для того, чтобы извлекать прибыль. • Поскольку мы соблюдаем обещания, мы обязаны предоставлять справедливую прибыль. Наше Деловое поведение отражает принципы нашей Деловой этики. Как руководитель, Вы обязаны соблюдать принципы Деловой этики во всяком аспекте работы. Также, будучи моральным лидером компании General Dynamics, Вы отвечаете за то, чтобы Ваши подчиненные тоже соблюдали эти принципы. Несмотря на простоту формулировок, принципы Деловой этики отличаются широтой охвата. Вам необходимо знать их и сверяться с ними при принятии решений. Вы удивитесь, поняв, как часто эти стандарты будут помогать Вам в решении моральных проблем, с которыми Вам придется сталкиваться в повседневной работе. Это очень ценный инструмент. Роль руководителя как морального лидера Руководящая должность резко изменяет саму суть Вашей работы. Это раньше Вы были просто техническим специалистом, работавшим в узкой специализированной сфере знаний. И вдруг Вы становитесь моральным лидером — тем, от кого другие ждут указаний, руководства и поддержки. Учтите нижеследующие факты • В течение недели Ваши сотрудники больше времени будут проводить с Вами, чем со своей семьей. • Как показывают исследования, основной причиной недовольства сотрудников и текучести кадров являются плохие взаимоотношения с непосредственным руководителем. Говоря иными словами, «люди уходят не из компании — они уходят от начальника». • Люди склонны подчиняться влиянию тех, кто занимает руководящие позиции, до такой степени, что они могут делать даже то, что сами считают неправильным, именно потому, что руководитель велел им поступать таким образом. • Сотрудники четко отражают поведение своего руководителя. Они склонны перенимать манеру речи и культуру — плохую или хорошую — демонстрируемую начальником. • Сотрудники в особенности внимательны к тому, как поступает их начальник в случае, когда дело касается соблюдения норм или моральных вопросов. Руководитель, который на словах выступает за соблюдение этики, а на деле пренебрегает ею, противоречит сам себе. Точно так же руководитель, который забывает подчеркнуть важность этичного поведения на работе, как бы подчеркивает то, что этика и мораль не имеют значения. Роль руководителя как морального лидера (продолжение) В компании General Dynamics Ваша обязанность — подчеркивать важность принципиального отношения к вопросам этического характера. Чтобы напомнить сотрудникам о важности этических норм, можно: • Самому открыто и часто заговаривать на тему этики, проводить с сотрудниками или группой подчиненных совещания на тему: «Что бы я делал в такой-то ситуации?». Это отличный способ подчеркнуть важность темы. • Поощрять сотрудников к тому, чтобы они приходили к Вам с вопросами и сомнениями. • Объяснять, как для Вас лично важно этичное поведение. • Рассматривать каждое свое действие сквозь призму этики — видны ли сотрудникам высокие моральные принципы в том, как Вы сами поступаете? • Как руководитель, Вы должны понимать, что вопросы этического характера, поднимаемые сотрудниками, дают Вам возможность продемонстрировать, что такое моральное превосходство. Основная мысль: сотрудники идут туда, куда Вы их поведете. Выбирайте верное направление. Как говорить с сотрудниками об этике Для многих людей сложно говорить на морально-этические темы. Эти мнения и взгляды часто носят личный характер и прячутся глубоко, многие из нас предпочитают не говорить об этом с другими. Однако, поскольку Вы руководитель и моральный лидер, часть Вашей работы будет состоять в том, чтобы регулярно беседовать с сотрудниками о том, что связано с моралью и этикой. Вот несколько советов о том, как говорить на морально-этические темы с подчиненными. • Просто говорите об этом. Многие стесняются говорить об этике и о том, как важно в повседневной работе поступать в соответствии с правилами этики. Как моральный лидер, Вы должны оставить смущение и открыто говорить об этике. • Вызывайте интерес. Этика — вовсе не сухой набор правил. Часто ситуации, связанные с этическими проблемами, оказываются одними из самых сложных и интересных в нашей работе. И их последствия часто весьма глубоки. Будучи моральным лидером, проявляйте интерес к этим ситуациям, и сотрудники последуют Вашему примеру. • Выделяйте время, чтобы поговорить об этике. На каждом совещании с подчиненными или сотрудниками уделяйте некоторое время короткому обсуждению этических вопросов. Так можно просто внедрить подход «Этика в новостях», который подробнее раскрывается на следующей странице. Как говорить с сотрудниками об этике (продолжение) • Находите примеры «этики в новостях». Во многих новостных сообщениях — если не в большинстве из них — речь идет о ситуациях морально-этического характера. Начните читать новости в поисках историй из реальной жизни, которые могут послужить завязкой для разговора с Вашими сотрудниками. Начав читать новости через «призму этики», Вы удивитесь, как много сюжетов в них говорят о том, как люди сталкиваются с моральноэтическими проблемами и разрешают их — правильно или ошибочно. Найдя подходящие истории, вырежьте их из печатного издания или распечатайте из сетевого ресурса и воспользуйтесь этим пособием во время следующего совещания с подчиненными. • Находите и отмечайте тех сотрудников, кто поступает согласно правилам этики. Начав смотреть на мир с точки зрения этики, несложно отыскать примеры того, как в повседневной жизни люди поступают согласно высоким моральным принципам. Надлежащее ведение деловой документации. Проведение проверок на соблюдение стандартов. Умение сказать правду клиенту, даже если это плохие новости. Огромное большинство сотрудников компании General Dynamics поступают таким образом ежедневно. Как руководитель, отмечайте и поощряйте тех, чье поведение говорит о высоких этических принципах. Отмечайте успех их этичного поведения публично — потому что это и Ваш успех. • Говорите о Ваших собственных действиях с точки зрения этики. Предпринимая какоелибо действие или принимая решение на работе, постарайтесь описать его с точки зрения этики. Например: «Я решил, что поступить таким-то образом будет правильно, потому что...». Поощряйте других задавать вопросы или спрашивать о том, почему Вы приняли именно такое решение. Этичные действия таковы, что могут выдержать пристальное рассмотрение. Основная мысль: этика должна стать регулярной темой Ваших высказываний . Внимательный слушатель Когда сотрудник приходит с какой-то этической проблемой, нужно взять на себя роль хорошего слушателя. Легко сказать: «Быть хорошим слушателем», но на деле это труднее, чем многим представляется. Особенно сложно это бывает для начальников — они привыкли говорить и раздавать указания сотрудникам. Однако стоит сотруднику прийти с проблемой — и роли меняются кардинально. Вы, начальник, должны создать о себе впечатление, как о человеке, который умеет выслушать другого. От этого будет зависеть, станут ли сотрудники приходить к Вам, когда проблема ещѐ только зарождается, и когда Вы можете положительно повлиять на ее исход, или будут оттягивать встречу с Вами до последнего, до тех пор, когда проблема, связанная с соблюдением этических или других норм уже встала в полный рост. Итак, каковы основные навыки слушателя? Подумайте вот о чем: • Дайте сотруднику почувствовать себя спокойно. Не выказывайте раздражения или беспокойства из-за того, что он к Вам явился с проблемой. Есть старая, но верная поговорка: «Хороший начальник рад плохим новостям». Будьте таким начальником. • Не говорите сами. Слушайте. Это трудно. Позвольте сотруднику рассказать Вам все, и не перебивайте его. Говорите только для того, чтобы убедиться, что Вы правильно поняли факты, или чтобы задать вопрос для уточнения. • Сохраняйте спокойствие. Проблема у сотрудника может быть и относительно небольшой, и очень серьезной. Сотрудники приходят к начальству с самыми разными вопросами, часто довольно неожиданными. Вы должны быть готовы услышать практически любые новости — не важно, насколько плохими они окажутся — профессионально и спокойно. • Не вините сотрудника. Даже если сотрудник признается в том, что сделал что-то неправильно, первая Ваша задача — определить факты, а не устроить выговор с обвинениями тому, кто принес известие. Если Вы будете обвинять сотрудников, они навряд ли впредь захотят делиться с Вами информацией. Внимательный слушатель (продолжение) • Уделите сотруднику все внимание полностью. Отложите в сторону наладонник или мобильный телефон. Пока сотрудник говорит с Вами, не отвлекайтесь на проверку почты. Лучше всего перейти в такое место, где Вы сможете поговорить с сотрудником, ни на что не отвлекаясь, — сесть за стол в офисе, в конференц-зале или в другом месте, где ничто и никто Вам не помешает. • Перескажите сотруднику то, что Вы поняли из разговора с ним. Это критически важный этап, который гарантирует, что и Вы, и сотрудник согласны с происшедшим по существу. Это также даст Вам возможность подумать о том, что Вам сообщили. • Избегайте скоропалительных суждений. Даже если Вы считаете, что знаете, как правильно поступить в данном случае, не торопитесь высказать свое мнение. Вы можете считать, что дело простое и решается просто, но сотрудник, видимо, так не думает — иначе бы он к Вам не пришел. Подождите немного, подумайте, прежде чем высказывать свое мнение. • Запишите выводы. Ведите подробную запись того, о чем Вам рассказал сотрудник, и как Вы отвечали на его слова. Укажите время и дату разговора. Основная мысль: умение слушать — жизненно важный навык для руководителя; научитесь эффективно слушать своих сотрудников. Модель принятия решений в области этики Помогите сотрудникам рассуждать об этических дилеммах с помощью приведенной ниже модели. НЕТ ФАКТЫ: Я тщательно проверил все факты? ДА НЕТ РЕСУРСЫ: Я использовал имеющиеся у меня ресурсы? СТОП! ДА НЕТ Прежде, чем продолжать, ещѐ раз тщательно обдумайте этот элемент ВОПРОСЫ И СИТУАЦИИ: Я рассмотрел все вопросы и ситуации? ДА НЕТ ВАРИАНТЫ: Я тщательно продумал все возможные варианты? ДА НЕТ ПОСЛЕДСТВИЯ: Я предусмотрел все последствия своего выбора? ДА НЕТ ПРОВЕРКА ВРЕМЕНЕМ: Выдержит ли мое решение проверку временем? ДА Мое решение верно с этической точки зрения Чем и как помочь в случае вопросов или в сложной ситуации Компания General Dynamics придерживается высоких стандартов ведения бизнеса. Если есть подозрения о том, что они нарушаются, мы хотим знать об этом, чтобы расследовать ситуацию и, если нужно, исправить проблему. Существует множество ресурсов в помощь сотрудникам и руководителям, имеющим вопросы или проблемы относительно того, что касается этики или потенциальных нарушений этических норм. Убедитесь, что Ваши сотрудники знают об этих ресурсах и о том, что могут прибегнуть к их помощи в любое время. • Непосредственный начальник или иной представитель руководства • Специалист по этике в данном деловом подразделении или представитель по вопросам этического характера в местном отделении • Отдел кадров • Отдел ОТ, ТБ и ООС • Отдел безопасности • Отдел финансов или внутренних проверок • Юридический отдел • Существует также линия помощи компании General Dynamics по вопросам этического характера, где Вы можете задать вопрос, попросить указаний или доложить о подозрениях относительно нарушения правил. Основная мысль: знайте, какие ресурсы есть в распоряжении у Вас и Ваших сотрудников, и пользуйтесь ими. Линия помощи компании General Dynamics по вопросам этики Компания General Dynamics сотрудничает с компанией EthicsPoint, сторонним поставщиком услуг, которая осуществляет поддержку Линии помощи по вопросам этики компании General Dynamics. Будучи моральным лидером, Вы должны понимать, как работает Линия помощи. • Сотрудники, заказчики, поставщики или кто угодно еще могут связаться с Линией помощи компании General Dynamics по телефону или через Интернет. Линия работает круглосуточно, без выходных. • Она принимает сообщения более чем на 30 разных языках, позволяя сотрудникам говорить на родном языке. • EthicsPoint — независимая сторонняя компания, не являющаяся частью компании General Dynamics. • Линия помощи позволяет сотрудникам оставлять конфиденциальные или даже анонимные сообщения (если законодательство их страны разрешает анонимность). • Как руководитель, Вы не должны вмешиваться или отговаривать Ваших сотрудников от использования Линии помощи. Это средство, предоставляемое компанией, и сотрудники имеют право пользоваться им без страха быть преследуемыми. • У Вас нет полномочий узнавать о том, с какого рода звонками обращаются в Линию помощи Ваши сотрудники. Все контакты конфиденциальны. Основная мысль: линия помощи — средство для Ваших сотрудников и для Вас. Что должен знать руководитель о конфиденциальности и анонимности Для руководителей важно понимать разницу между конфиденциальностью и анонимностью в отношении вопросов соблюдения этических и других норм при обра щении в Линию помощи компании General Dynamics. Управление этим средством осуществляет сторонняя компания EthicsPoint. Хотя компания General Dynamics поощряет сотрудников искать совета и помощи в первую очередь у руководства, они также имеют возможность воспользоваться Линией помощи. Линия помо щи позволяет сотруднику задать вопрос или поделиться сомнениями по телефону или через Интернет. Как руководитель, Вы должны представлять себе, как работает Линия помощи. Для Вас также очень важно понять, что решение сотрудника воспользоваться Линией помощи вместо того, чтобы прийти к Вам, не отражает в негативном свете Ваши способности как руководителя. Это просто альтернативный канал связи, доступный Вашим сотрудникам. Контакты через линию помощи рассматриваются как конфиденциаль ные. Это означает, что личность говорящего будет за щищена в максималь но возможной степени, допускаемой нашими обязательствами перед законом и нашими политиками. О том, кто именно звонил на Линию помо щи, будут знать только те люди, которым это необходимо для проведения тщатель ного расследования. Таким образом, если, одни из Ваших сотрудников звонит в линию помощи и сообщает о проблеме, и начинается расследование, Вам не обязательно сообщат о том, кто заявил в Линию помощи, и Вы сами не должны предпринимать никаких действий для того, чтобы выяснить, кто из сотрудников оставил заявление. Вам также не полагается знать подробности расследования дела только потому, что заявление сделал одни из Ваших сотрудников. Линия помощи организована и работает таким образом, чтобы сотрудники чувствовали себя свободно при обращении, и чтобы их имена оставались неизвестными для всех, кроме работников Линии помощи или Отдела этики. Что должен знать руководитель о конфиденциальности и анонимности (продолжение) В некоторых странах анонимные сообщения в Линию помощи не поддерживаются или запрещены местным законодательством, но там, где это разрешается, Линия помощи предоставляет возможность оставлять анонимные заявления. Это означает, что никто, даже сотрудник, принимающий звонок на линии помощи, не знает о личности того, кто оставляет заявление. Не предпринимаются попытки отследить телефонный звонок или адрес электронной почты, с которого отправляется сообщение. Этот вариант предоставляется любому, кто решит им воспользоваться. Когда в Линию помощи поступает анонимное заявление, ему присваивается «Код заявления» (серия цифр) и пароль. После этого заявитель пользуется своим Кодом Заявления и паролем для предоставления дополнительной информации по данному вопросу или для проверки статуса заявления. При необходимости Отдел этики компании General Dynamics может общаться с анонимным заявителем на закрытом веб-сайте, которым управляет компания EthicsPoint. Заявитель может иметь доступ к сообщениям от компании, входя в учетную запись своего заявления при помощи Кода Заявления и пароля, не открывая своей личности. Целью анонимных заявлений является обеспечение сотрудникам наиболь шего возможного уровня личной безопасности и свободы от беспокойства в том случае, если они сообщают о важных случаях. Во многих странах, в особенности это характерно для членов Европейского Союза, законодательство и правила таковы, что это влияет на управление корпоративной Линией помощи по вопросам этики. В этих странах действующие правила защиты конфиденциаль ности и персональ ных данных несколько отличаются от описанных выше. Когда сотрудники, работающие в одной из таких стран, или подающие заявление в одной из таких стран, связываются с линией помощи, они получают информацию о том, как их заявление будет рассматриваться. Основная мысль: линия помощи позволяет оставлять анонимные или конфиденциальные сообщения. Понимая разницу, Вы можете объяснить ее сотрудникам. «Нет» — мести и преследованию В «Синей книге» компании General Dynamics сказано: «Компания General Dynamics не преследует тех, кто делает добросовестные заявления относительно нарушения этических норм или других правил. Те, кто оставляет заявления или помогает нам расследовать вопросы, защищены от преследования. Те, кто использует программы соблюдения этических и правовых норм для распространения фальшивок, запугивания других или нанесения ущерба чьей-либо репутации, подвергаются дисциплинарным взысканиям. Отговаривать сотрудников от заявления или поиска необходимой им помощи запрещено, и те, кто так поступают, подлежат дисциплинарному наказанию». Месть и преследование — враг организаций, стремящихся к высокому уровню морали. Страх преследования — это самая простая и серьезная причина того, что сотрудники, столкнувшиеся с этической проблемой, никому о ней не говорят. Так как результатом этого обычно становятся ошибки этического характера, в Ваших интересах, как морального лидера, обеспечить такое положение дел, при котором Ваши сотрудники не подвергаются преследованию и не опасаются его вследствие выступления по поводу несоблюдения этических или иных норм. «Нет» — мести и преследованию (продолжение) Что такое преследование и как его избежать? Что такое преследование, мы все в целом понимаем: это практика сведения счетов с лицом, которое мы полагаем виновным в нанесении нам ущерба или вреда тем или иным способом. На рабочем месте преследование и месть по отношению к тому, кто поднял вопрос о нарушениях этического или другого характера, могут принимать самые разные формы — от прямых действий до гораздо более тонкого обращения. В число действий, которые можно рассматривать как преследование, входят: • • • • • увольнение или дисциплинарное взыскание в отношении лица, поднявшего вопрос; понижение оценки за качество работы в связи с тем, что сотрудник поднял указанный вопрос; перевод на менее желаемую должность или перевод в худшие рабочие условия сотрудника, поднявшего вопрос; создание сотруднику, поднявшему вопрос, проблем в осуществлении его или ее эффективной работы; наказание сотрудника путем выказывания ему пренебрежения или создания для него/нее положения изгоя в организации. Вам, как руководителю, запрещается преследовать кого бы то ни было. Вы также отвечаете за действия своих подчиненных. Это означает также не давать им преследовать друг друга в связи с поднятием вопросов этического характера или сотрудничеством в ходе расследования таких вопросов. Обнаружив в своей организации факты преследования, Вы должны действовать быстро и решитель но, чтобы положить им конец. Основная мысль: понимайте, что такое преследование, избегайте его и предупреждайте его возникновение.
