Оцифровка архивных документов - Исторический Архив Омской

Е.М.Мироненко,
начальник отдела автоматизированных
архивных технологий КУ ИсА
Оцифровка архивных документов – проблемы, перспективы создания и
дальнейшего использования
Электронный фонд пользования Исторического архива Омской области
(КУ ИсА) представляет собой массив цифровых копий архивных документов,
который формируется в защищенном централизованном хранилище данных
на жестких дисках - системе хранения данных архива “EMC CX4-120C”
(объемом дискового пространства 8 Тб) и структурирован в соответствии с
принципами учета описания архивных документов по директориям: \Фонд
\Опись\Дело.
Фонд пользования цифровых копий архивных документов позволяет
обеспечить архивистам возможность многократной выдачи информации и
многократного ее копирования без обращения к подлинникам, а также дает
возможность решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих
текстов, дистанционно передавать информацию по каналам связи.
В настоящее время в Историческом архиве Омской области силами 4-х
операторов на двух книжных сканерах ”SMA 21” формата до А2+ в год
оцифровывается порядка 172 000 архивных документов. Cканируется
разворот архивного дела, размер получаемых сканов: формат до А2, тип
файлов: *.jpg, серый, 300 dpi. В перспективе, каждая единица хранения в
системе хранения данных будет оформляться, как один файл, форматом
*.pdf, как наиболее оптимальный для представления цифровых копий
архивных документов формат файлов, так как многостраничный файл
формата PDF имеет хорошую информационно-поисковую характеристику,
при одновременной затрудненности для пользователя корректировки
изображения. В наименовании PDF-файла, как единицы хранения, будут
указываться справочные данные дела по архиву.
Работы по оцифрованию в КУ ИсА ведутся в плановом порядке на
основании
разработанных
и
утвержденных
экспертно-методической
комиссией архива перечней документов, подлежащих оцифрованию. При
этом, при неудовлетворительном состоянии дел и описей дел, подлежащих
оцифрованию, специалистами архива проводятся предварительные работы по
научно-технической обработке документов и переработке описей.
Опыт создания электронного фонда пользования в КУ ИсА показывает,
что
архивные
документы
индивидуального
в
силу
своей
неоднородности
требуют
подхода. Конечно же, излишнее вмешательство
в
изображение нежелательно в отношении архивного документа, но, в то же
время, при оцифровке документов необходимо зачастую решать проблему
затухающих
текстов.
Поэтому
отсканированные
образы
архивных
документов подвергаются дополнительным работам по улучшению их
визуализации.
В
среднем
за
рабочий
день
каждым
оператором
оцифровывается 250 архивных документов, т.е. трудозатраты составляют 1,5
мин. на 1 скан.
Ниже представлены виды работ, выполняемые операторами при
оцифровке архивных документов:
-
подготовка
архивных
документов
соответствующих
дел
к
сканированию; сканирование архивных документов в формате *.jpg, серый,
300 dpi;
- удаление «шумов», поворот изображений, ручная обрезка сканов по
краям;
- улучшение визуализации сканов: ручная коррекция яркости,
контрастности и т.д.;
- сохранение пакета файлов в директории, соответствующей единице
хранения архивного дела, по правилам учета описания архивных документов;
- верификация: сверка последовательности сканов с соответствующим
делом;
- оптимизация (сжатие объема) *.jpg файлов для рационального их
размещения в системе хранения данных архива “EMC CX4-120C”.
По итогам, на дату: 31.03.2012 в архиве оцифровано 2 469 ед.хр.,
создано 512 952 электронных копий архивных документов. В первую
очередь,
отбираются
особо
ценные,
наиболее
востребованные
дела
дореволюционного периода, физическая сохранность которых вызывает
опасения. На оцифровку поступают дела ветхие, часто используемые,
которые требуют ремонта и реставрации, поэтому часть дел (примерно до
10% от общего объема оцифрованных дел) нами было разброшюровано и
одновременно
с
созданием
электронного
фонда
пользования
отреставрировано.
Историческому архиву Омской области, находящемуся в ведении
Министерства государственно-правового развития, в рамках долгосрочной
целевой программы «Электронное Правительство Омской области (20102015 годы)», утвержденной Постановлением Правительства Омской области
от 07 октября 2009 года № 181-п, на период 2011-2013 гг. запланирована
Целевая программа мероприятий по созданию и развитию государственной
информационной системы «Электронный архив Омской области», как
программно-аппаратного
комплекса,
по
созданию,
хранению
и
использованию документов Архивного фонда Омской области. В текущем
году в рамках Целевой программы развития КУ ИсА планирует приобрести
дополнительно, к двум имеющимся в архиве, 4 книжных сканера.
Таким образом, к началу 2015 года при условии ввода в эксплуатацию
4-х книжных сканеров, а также расширения штата архива операторами,
реально создать 1 584 950 электронных копий архивных документов, что
составит ориентировочно 5280 ед.хр. (9,4% от объема всех дореволюционных
фондов КУ ИсА).
В
письме
представителя
к
Губернатору
Президента
Омской
Российской
области
Федерации
от
по
полномочного
Сибирскому
Федеральному округу В.А.Толоконского (№ А55-991ВТ от 11 марта 2012
года) говориться о том, что Президентом Российской Федерации в Стратегии
развития современного информационного общества поставлена задача по
переводу в электронную форму к 2015 году не менее 20 % архивных фондов.
Для решения этой задачи Историческому архиву Омской области
необходимо дополнительно, с привлечением сторонних организаций,
оцифровать 1 800 000 архивных документов (т.е. порядка 6 000 ед.хр. с
учетом, что объем одной ед.хр. условно равен 300 сканов), т.е. необходима
реализация «пилотного» проекта по ”залповому” вводу электронных копий
архивных документов в информационную систему «Электронный архив
Омской области».
По итогам создания массива цифровых копий оригиналов в формате
*.jpg и оформления каждой единицы хранения в системе хранения данных,
как одного файла форматом *.pdf, предстоит работа по подключению
многостраничных PDF-файлов к соответствующим заголовкам дел в разделе
«НСА» на уровне описания единиц хранения отраслевого программного
комплекса «Архивный фонд».
С помощью программного комплекса «Архивный фонд» Росархив
решает задачу создания централизованной базы данных, которая в
перспективе должна быть подключена к федеральной государственной
информационной системе «Единый портал. Архивы России». Сейчас во всех
государственных архивах, в том числе, и в Историческом архиве Омской
области, ведется работа на наполнению базы данных этой программы.
В настоящее время в базу данных отраслевой программы введены
данные о всех имеющихся фондах и описях КУ ИсА, с 2012-го года начата
работа по вводу информации о документах на уровне описания единиц
хранения. По итогам на конец мая 2012 года уже введено в базу порядка
50 000 описаний ед.хр.
Таким образом, посредством отраслевого программного комплекса
«Архивный фонд», дальнейшее развитие которого предполагает усиление его
поисковой составляющей и организации удаленного доступа к информации,
Исторический архив Омской области планирует обеспечить оперативный
доступ не только архивистов, но и посетителей читального зала, а в
перспективе – и широкого круга пользователей к открытым фондам
Исторического архива через сеть Интернет.
Надо сказать, что для реализации этих планов архивистам крайне
необходимы нормативно-методические документы федерального уровня, на
основании которых в государственных архивах велось бы формирование
цифрового контента и дальнейшее его использование в режиме свободного
доступа в сети Интернет.
И, конечно же, сохраняется актуальной задача массового перевода
архивных документов в электронный формат.