РОЛЬ ИНТЕГРИРОВАННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ В ОБЕСПЕЧЕНИИ УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА

РОЛЬ ИНТЕГРИРОВАННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ
ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ В ОБЕСПЕЧЕНИИ
УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА
Н.А. Ащеулова, В.В. Быковский, П.В. Веденеев, Т.В. Волкова
С 1998 года в Оренбургском государственном университете поочередно
разрабатываются, внедряются и эксплуатируются задачи различных подсистем
информационно-аналитической системы (ИАС) Оренбургского государственного
университета,
относящейся
к
классу
интегрированных
автоматизированных
информационных систем управления высшим учебным заведением. Основой ИАС является
интегрированная база данных под управлением СУБД Oracle 8i. В настоящее время в состав
ИАС входят такие подсистемы, как «Структура вуза» - 7 задач, «Кадры» - 7 задач,
«Приемная комиссия» - 9 задач, «Деканат» - 10 задач, «Наука» - 9 задач. В единой
интегрированной БД ИАС ОГУ содержится информация о свыше 360 подразделениях ОГУ,
иерархии их подчинения; 105 специальностях, на которых осуществляется обучение в ОГУ;
сотрудниках - около 4600 человек; студентах – свыше 21000 человек; абитуриентах – только
в 2004 году обработано 20574 заявлений; большой объем другой разнообразной учетной и
справочной информации. С БД ИАС работают около 50 подразделений университета, в ней
зарегистрировано свыше 400 сотрудников университета с соответствующими должностным
обязанностям уровнями доступа.
Одна из основных задач интегрированной БД ИАС ОГУ – хранение данных
информационных потоков университета, связанных с учебной деятельностью:
- информация о структуре учебных подразделений ОГУ;
- все виды данных приемных комиссий факультетов и институтов;
- данные о контингенте студентов;
- учебные планы специальностей;
- сведения о контингенте преподавателей;
- данные о модульной и семестровой успеваемости студентов всех форм обучения;
- данные о заключенных договорах на обучение;
- сведения медицинских паспортов студентов.
Наполнение интегрированной информационной базы ИАС ОГУ осуществляется с
помощью приложений ряда подсистем ИАС. Рассмотрим подробнее решение этих задач.
Организационная структура учебных подразделений ОГУ ведется с помощью
приложений «Организационно-кадровая структура ОГУ» и «Направления, специальности,
специализации» подсистемы «Структура вуза». Структура вуза отображена в БД в виде
иерархии данных. Добавление и изменение информации в БД осуществляет сотрудник
планово-экономического отдела в соответствии с приказами по университету. Приложение
«Направления, специальности и специализации» позволяет актуализировать данные обо
всех изменениях, связанных с информацией о направлениях, специальностях и
специализациях, по которым осуществляется обучение в Оренбургском государственном
университете. В приложения, с помощью которых отслеживается структура вуза, включены
функции, позволяющие вести историю всех структурных изменений. Интегрированная БД
ИАС позволяет данные, вносимые в одном подразделении, использовать большому
количеству других пользователей, работающих с базой данных через приложения других
подсистем.
Начало информационного потока о контингенте студентов формируется подсистемой
«Приемная комиссия». Ежегодно, начиная с 1998 года, обрабатывается большое количество
заявлений абитуриентов. Подсистема включает в себя следующие задачи:
- ведение личных дел абитуриентов (порядка 70 показателей);
- проверка подлинности данных свидетельств ЕГЭ, предоставляемых абитуриентами,
в федеральной базе свидетельств;
1
- обмен данными с Региональным центром обработки информации по организации и
проведению вузовского этапа сдачи ЕГЭ;
- автоматизированное формирование ранжированных списков (1-го, 2-го, 3-го и
итогового), автоматизированное формирование приказов на зачисление для абитуриентов,
поступающих по результатам ЕГЭ;
- обработка результатов вступительных испытаний, проводимых по правилам ОГУ,
формирование приказов на зачисление для абитуриентов, поступающих по правилам ОГУ;
- отчеты по работе приемной комиссии (порядка 30 видов);
- предоставление динамически обновляющейся информации о ходе подачи заявлений
абитуриентами всех форм обучения, публикация ранжированных списков на сайте ОГУ;
- взаимодействие с Федеральной системой единого конкурсного приема.
В 2004 году ОГУ наряду с другими 14 вузами России успешно принял участие в
апробации Единой системы конкурсного приема. Это стало возможным благодаря наличию
в ОГУ автоматизированной информационной системы по обработке данных приемной
кампании.
В 2004 году подсистема «Приемная комиссия» была внедрена в четырех филиалах
(Орском
гуманитарно-технологическом
институте,
Бузулукском
гуманитарнотехнологическом институте, Бугурусланском и Кумертауском филиалах) и колледже
электроники и бизнеса ОГУ. Внедрение проходило в несколько этапов, среди которых были
организационные мероприятия, обучение сотрудников, тестирование подсистемы на местах.
Подсистема была выделена в отдельный модуль, в филиалах созданы сервера БД Oracle. Для
администрирования серверов было разработано специальное программное обеспечение.
Филиалы успешно справились с эксплуатацией подсистемы, что создает предпосылки для
поэтапного внедрения в филиалах других подсистем ИАС.
Автоматизированное формирование приказов на зачисление позволяет всем
деканатам и учебным частям факультетов и институтов сразу работать в интегрированной
БД со студентами первого курса.
Одной из основных подсистем ИАС является подсистема «Деканат», включающая в
себя следующие задачи, реализованные в виде отдельных приложений: «Личная карточка
студента», «Приказы по перемещению студентов», «Ведение семестровой успеваемости»,
«Заключение и оплата договоров на обучение», «Качество успеваемости», «Начисление
стипендии», «Диплом, приложение к диплому», «Выпускники ОГУ», «Учебные планы
специальностей». С этими приложениями работают сотрудники деканатов факультетов и
учебных частей институтов, студенческого отдела кадров, коммерческого отдела, учебнометодического управления, управления качества образования, планово-экономического
отдела, отдела профессиональной ориентации и социально-психологической поддержки
молодежи и ряда других подразделений.
Права доступа к единой информационной базе реализованы таким образом, что
сотрудники каждого факультета видят данные только по «своим» студентам. Сотрудники
общеуниверситетских подразделений видят данные в целом по всему университету.
В интегрированной БД ИАС ведутся данные об учебных планах специальностей для
всех форм обучения. В приложении «Учебные планы», с которым работают сотрудники
учебно-методического управления, реализованы следующие функции:
- формирование и редактирование учебного плана с доведением его до заданного
показателя качества (превышение часов для заданного цикла дисциплин, превышение
количества аудиторной нагрузки - порядка 20 показателей);
- заполнение справочника дисциплин и закрепление их за кафедрами;
- печать учебного плана, листа контроля качества учебного плана;
- расчет учебной нагрузки для заданной кафедры;
- печать сеток часов.
Ведение учебных планов в интегрированной БД позволяет использовать их данные
другими приложениями ИАС.
2
Сведения о контингенте сотрудников отслеживаются сотрудниками отдела кадров и
планово-экономического отдела через приложения подсистемы «Кадры». Это формирование
и исполнение штатного расписания учебных подразделений, приказы по перемещению
сотрудников, большой объем других данных. Интегрированная БД позволяет использовать
информацию о сотрудниках ОГУ при автоматизированном формировании ведомостей для
проведения модульного и семестрового контроля успеваемости, отчетов по качеству
успеваемости.
Кроме большого количества личных данных в интегрированной базе данных ИАС
ОГУ сотрудниками деканатов факультетов и учебных частей институтов ведутся также
сведения о модульной и семестровой успеваемости студентов всех форм обучения через
приложение «Ведение семестровой успеваемости» подсистемы «Деканат». Наличие таких
данных позволяет формировать для руководства вуза отчеты по результатам успеваемости в
разных разрезах – в целом по университету, по факультетам, специальностям, курсам и
своевременно принимать соответствующие управленческие решения.
Задача «Заключение договоров на обучение» входит также в состав подсистемы
«Деканат». Сотрудники коммерческого отдела работают с данными БД ИАС, добавляя туда
сведения, входящие в договор, информацию об оплате и т.д.
Одна из новых задач в ИАС ОГУ – это задача «Медицинский паспорт студента».
Разработано программное обеспечение, с помощью которого сотрудники учебно-научнолечебного комплекса ОГУ вносят в БД ИАС показатели медицинских осмотров студентов.
Сформированные на этой основе отчеты позволяют своевременно оценить состояние
здоровья контингента студентов и принять соответствующие меры.
Наличие большого объема данных об учебной деятельности университета,
накопленного в БД ИАС ОГУ, позволяет решать новые задачи. Так, например, Управлением
современных информационных технологий в образовании в 2004 году начата разработка
системы мониторинга качества остаточных знаний студентов очной формы обучения с
использованием внутривузовской автоматизированной интерактивной системы сетевого
тестирования, что позволит достоверно и своевременно оценивать уровень
подготовленности студентов. Из базы данных ИАС будут браться сведения об
организационной структуре учебных подразделений (факультет, специальность, курс,
группа) и списочный состав студентов, который поддерживается в актуальном состоянии.
Интеграция данных также позволяет автоматизировать задачу анализа книгообеспеченности
учебного процесса для всех кафедр и специальностей ОГУ. Разработкой такой программной
системы на основе интегрированной БД ИАС ОГУ занимаются сотрудники отдела
информационных технологий Межвузовской библиотеки Оренбургского государственного
университета.
Одной из решенных задач в рамках ИАС ОГУ стала разработка программной
системы для предоставления на официальном сайте университета информации для
потенциальных абитуриентов о возможности обучения в ОГУ по сокращенным срокам. На
странице http://www.osu.ru/sub_sites/kollic/educ.htm расположена поисковая система,
позволяющая абитуриенту, закончившему среднее профессиональное учебное учреждение,
найти соответствующие своему профилю специальности высшего профессионального
образования, на которые осуществляется прием в ОГУ.
На официальном сайте ОГУ http://www.osu.ru также размещена и другая
общедоступная информация из интегрированной БД ИАС: структура ОГУ; перечень
специальностей, факультетов, кафедр; сведения о преподавателях кафедр; телефонный
справочник; ход подачи заявлений абитуриентами; ранжированные списки абитуриентов.
Использование интегрированной базы данных позволяет всем структурным
подразделениям, работающим с ней, одновременно видеть общие вносимые в БД изменения.
Это сокращает время, необходимое для формирования различных форм отчетов и
документов, повышает производительность сотрудников, работа которых связана с учебной
деятельностью университета, позволяет быстро получать информацию для принятия
управленческих решений.
3