акима Карагандинской области

Утверждена
распоряжением акима
Карагандинской области
от « 11 » января 2008 года
№ 03 р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате
акима Карагандинской области
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в
аппарате акима области в процессе выполнения возложенных на него функций
в соответствии с Регламентом аппарата акима области и Положением об
аппарате акима области.
1) Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей
Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата акима области.
2) Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления,
прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку «Для
служебного пользования», порядок работы с письмами и заявлениями граждан,
а также приема граждан, порядок организации контроля исполнения
документов в аппарате акима области, порядок оформления, согласования
нормативных и правовых актов акимата и акима области.
Порядок ведения секретной корреспонденции
устанавливается
специальной инструкцией.
3) Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность,
своевременное прохождение и исполнение документов в структурных
подразделениях аппарата акима области возлагается на их руководителей.
4) Отдел документационного обеспечения и контроля Заведующие
отделов знакомит новых работников аппарата с настоящей Инструкцией и
другими документами, регламентирующими деятельность аппарата.
2. Прием и регистрация входящей корреспонденции
2. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики
Казахстан и стран содружества независимых государств (СНГ) ведется на
государственном и русском языках.
3. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат акима области,
принимается с 9-00 до 16-00 часов и регистрируется в отделе
2
документационного обеспечения и контроля. Прием и передача
корреспонденции без регистрации запрещается.
4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и
оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним:
сверяются номера документов с номерами на документах указанных на них.
В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения
номеров на конвертах с номерами на документах составляется акт (приложение
1) в 3-х экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с
документами передается по назначению, а третий направляется отправителю.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные
документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях,
когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и
получения документов.
Принятые пакеты и документы с грифом «Лично» учитываются в
реестрах, передаются непосредственно адресату. Если после вскрытия
адресатом конверта с грифом «Лично» в нем окажется документ или заявление
служебного характера, то они незамедлительно должны быть переданы для
регистрации в канцелярию.
5. Приему в отделе документационного обеспечения и контроля
подлежат, как правило, первые экземпляры документов, которые должны быть
оформлены на бланке установленного образца, подписаны первым
руководителем (лицом, на которого официально возложено исполнение
обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально уполномоченным
первым руководителем подписывать документы, адресованные акиму области),
а также указаны дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при
ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении - ссылка на номер
отдела документационного обеспечения и контроля аппарата акима области.
Фамилия, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров
документа проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте
первого листа документа (например: исп. Акашев, тел. 152469, 2 экз.).
Приложения к документу должны быть завизированы лицом,
подписавшим документ.
Не подлежат приему в канцелярии документы, содержащие факсимиле,
помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе
прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков
государственных органов.
6. Документы, поступившие не по адресу, возвращаются их авторам или
передаются по назначению.
Документы, поступающие в аппарат акима области в нерабочее время и в
выходные дни, принимаются дежурным работником 1-ой приемной.
7. Работникам аппарата запрещается принимать незарегистрированные
документы и работать с ними.
3
8. Поступившая корреспонденция регистрируется в установленном
порядке. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 2 к
настоящей Инструкции.
9. На первой странице документа в нижнем правом углу ставится штамп с
указанием регистрационного входящего номера, даты поступления, количество
листов, приложений, на приложениях проставляется штамп «к №».
При регистрации корреспонденции на разных языках, штамп ставится на
оригинале и переведенном тексте (с пометкой «Перевод»).
10. При регистрации входящего документа указываются следующие
данные: откуда поступил документ, количество листов в документе, количество
листов приложения к документу, входящий регистрационный индекс и дата
документа, телефон корреспондента, исходящий номер и дата документа,
адресат, характер вопроса, краткое содержание, отдел в котором находится
документ, также указывается контрольность документа.
3. Рассмотрение и прохождение поступающей
служебной корреспонденции
11. Документы во время регистрации тщательно просматриваются и
сортируются, затем в зависимости от важности и срочности передаются акиму
области, его заместителям.
12. Секретная корреспонденция обрабатывается только специалистом,
ведущим секретное делопроизводство.
13. После получения от руководства рассмотренной корреспонденции,
специалист приемной вписывает резолюцию руководства в базу данных, затем
документы передаются в канцелярию для передачи по назначению. Резолюции
руководства печатаются на бланках установленного образца.
В резолюции должны быть указаны:
1) исполнители (наименование организации в именительном падеже,
фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже);
2) ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер
исполнения документа;
3) срок исполнения (при необходимости);
4) личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и
фамилия);
5) дата (число, месяц, год);
6) номер документа;
7) на нижнем поле под чертой - к какому документу относится
резолюция, а также номер и дата этого документа (приложение 3).
14. Специалисты приемных, получив корреспонденцию, обязаны:
1) внимательно ознакомиться, проверить наличие документов и
приложений к ним в базе данных компьютера;
4
2) срочную корреспонденцию, телеграммы передать руководству
немедленно, остальную в установленном порядке.
15. После того, как специалист приемной будет уверен, что все данные
заполнены правильно, должен выводить печатную форму карточки в 3-х
экземплярах. 1-й экземпляр карточки направляется вместе с документом
исполнителю, 2-й остается у специалиста приемной в картотеке до снятия с
контроля, 3-й передается в канцелярию. При необходимости специалист
приемной снимает копии документов и резолюции к ним и отправляет
адресатам, указанным в резолюции.
16. Исполненные документы списываются в дело только после доклада
руководителю, давшему поручение. При этом автор документа должен быть
извещен о результатах рассмотрения. Исполнитель систематизирует переписку,
производит в карточке запись: как, кем и когда решен вопрос и с отметкой «В
дело № _____ » передает ее специалисту приемной.
Если вопрос решен устно, то на самом документе и на карточке отдела
исполнителем записывается должность и фамилия лица, с которым состоялся
разговор, его краткое содержание и дата.
Специалист приемной, принимая документы для снятия с контроля или
его продления вносит данные в указанную карточку, которая находится в базе
данных компьютера.
17. Ежемесячно специалистами приемных производится сверка по
списанию регистрационных карточек.
18. Заведующий отделом документационного обеспечения и контроля
систематически
анализирует
характер
и
качество
поступающей
корреспонденции, контролирует своевременное прохождение, готовит
аналитический материал по данным вопросам.
4. Оформление
исходящей служебной корреспонденции
19. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в
написании
наименований
государственных
органов,
организаций,
руководствуясь действующими правилами.
20. Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух
экземплярах, при этом на втором экземпляре, хранящемся в текущем архиве
соответствующего структурного подразделения аппарата, должны быть визы
исполнителя и руководителя этого структурного подразделения с указанием
даты визирования.
21. Служебные документы должны быть краткими, понятными и
печататься на бланках установленной формы (в случае отправки за пределы
акимата области).
При переписке внутри аппарата бланки не используются.
5
22. При направлении документа должностному лицу название
учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата в дательном.
На документе, направляемом адресату, после его наименования
указывается почтовый индекс, область, город (село), улица, номер дома.
Если документ отправляется по факсимильной связи, то указывается
номер факсимильного аппарата адресата.
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель
рассылки и на каждой копии документа указывается только один адрес.
Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен
обобщенно (например «всем акимам городов и районов»).
23. Исходящая корреспонденция учитывается в регистрационноконтрольных карточках, которые находятся в базе данных компьютера.
24. Документы, направляемые в Администрацию Президента,
Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан готовятся на бланках
акима области установленного образца на государственном языке, при
необходимости с приложением на русском языке и подписываются в двух
экземплярах акимом, в случае его отсутствия - лицом, на которого официально
возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом,
официально уполномоченным первым руководителем подписывать документы,
адресованные акиму области. Исходящий номер, дата и ссылка на номер того
или иного документа должны быть пропечатаны на принтере.
Подписанные информации должны быть первоначально отправлены по
электронной почте единой системы электронного документооборота (далееЕСЭДО). Информация должна содержать просьбу о снятии с контроля или о
продлении срока рассмотрения документа.
Документы исходящего характера подготовленными сотрудниками
аппарата акима области передаются на подпись акиму, заместителям акима,
руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений
аппарата акима области в приемные через секретарей-делопроизводителей и
подлежат рассмотрению вышеуказанными лицами в течение 3-х дней с
момента сдачи, за исключением документов срочного характера подлежащих
рассмотрению безотлагательно.
На втором экземпляре должны быть визы исполнителя, руководителя
соответствующего структурного подразделения и руководителя аппарата.
25. Поручения, указания руководителям областных организаций, акимам
городов и районов подписываются акимом, заместителями акима области,
руководителем аппарата по курируемым вопросам в соответствии с
распределением обязанностей между акимом, его заместителями и
руководителем аппарата.
26. К письму, как правило, дается краткий заголовок. Во всех случаях,
когда письмо направляется в ответ на ходатайство или запрос, после адреса
6
(слева) указывается номер и дата этого ходатайства или запроса (например,
«На № 101 от 10.09.2001»).
Приложения к документу (письму, справке, отчету и т.д.) должны
перечисляться, как правило, после его текста с указанием количества листов и
экземпляров.
27. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год),
приводимую полностью или сокращенно (например, 15 сентября 2001 года или
15.09.2001) и регистрационный номер. Сокращенная запись даты обычно
проставляется после подписи в справках, докладных записках и.т.п.
Исходящий номер документа проставляется следующим образом: вначале
указывается индекс структурного подразделения аппарата акима области его
готовившего; затем через дефис указывается номер дела по номенклатуре, куда
должен быть подшит документ после его исполнения; затем через дробь
указывается порядковый номер исходящего документа (например, 2-5/193).
Индексы
структурных
подразделений
разрабатываются
отделом
документационного обеспечения и контроля и утверждаются акимом области.
28. Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ и номер
его служебного телефона располагают, как правило, на оборотной стороне
последнего листа документа (например, исп.Алиев А.И., тел. 283350).
29. При направлении документа, требующего возврата первом листе
документа в правой части его верхнего поля ставится штамп «Подлежит
возврату».
30. Отправляемая корреспонденция, как правило, сдается в канцелярию
до 12.00 часов, а срочная корреспонденция в рабочие дни до 18.00 часов.
31. Регистрация входящих и исходящих телеграмм производится
аналогично и совместно с остальной текущей корреспонденцией.
Текст телеграммы излагается кратко, без исправлений и не должен
превышать одной машинописной страницы. Подпись оформляется отдельной
строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму.
Исполнитель, оформляя на отправку телеграмму с одинаковым текстом в
несколько пунктов, размножает ее по количеству адресатов.
В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только
один пункт назначения с адресными данными, куда ее необходимо доставить.
Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований,
канцелярией к отправке не принимаются.
32. Исходящие документы готовят к отправке специалисты структурных
подразделений аппарата. Подготовленные специалистами к отправке
документы и утвержденный заведующим отделом указатель рассылки (при
рассылке более чем в четыре адреса) передаются в канцелярию для отправки
адресатам.
33. В канцелярии перед отправкой проверяется правильность оформления
исходящих документов. Неправильно оформленные документы возвращаются в
7
соответствующие структурные подразделения аппарата для исправления.
Ответственность за рассылку документа по неправильному адресу, указанному
в документе, сданному на отправку, несет исполнитель, готовивший документ.
Отправка корреспонденции, минуя канцелярию запрещается.
34. Иногородняя корреспонденция вносится в журнал, с указанием даты
отправки и исходящего номера документа. Местная корреспонденция вносится
в разносную книгу, с указанием места назначения, исходящего номера
документа, даты, а также росписи в получении корреспонденции адресатом,
роспись расшифровывается полностью.
5. Работа с документами с грифом
«Для служебного пользования»
35. К документам с грифом «Для служебного пользования» (ДСП)
относятся материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного
распространения и запрещенные к опубликованию в открытой печати,
передачах по радио и телевидению, сетях открытой компьютерной связи типа
«Интернет».
36. Документы с грифом «ДСП» поступающие в аппарат акима области
регистрируются в отделе документационного обеспечения и контроля. При
этом к регистрационным номерам добавляется отметка «ДСП» и проставляется
номер экземпляра.
Необходимость проставления грифа «ДСП» определяется исполнителем
или руководителем, подписавшим документ.
Заместители акима области, руководитель аппарата акима области,
заведующие отделами имеют право ставить гриф «ДСП» на полученный
документ или снимать его, если содержащиеся в документе сведения не входят
в перечень сведений ограниченного распространения». Они же могут давать
разрешение на размножение этих документов.
37. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Хранить документы «ДСП» следует в металлических шкафах и сейфах.
38. Перед сдачей документов с пометкой «ДСП» на отправку на них
проставляются номера экземпляров. При отправке таких документов в
несколько адресов вместе с документом представляется указатель рассылки с
указанием номеров отправляемых экземпляров, подписанный заведующим
структурным подразделением аппарата, готовившим документ. На пакетах с
документами, имеющими пометку «ДСП», также ставится пометка «ДСП».
39. За утрату документов с пометкой «ДСП», разглашение информации,
содержащую
сведения
ограниченного
распространения
или нарушение правил работы с документами, содержащую сведения
ограниченного распространения работники аппарата привлекаются к
ответственности в соответствии с действующим законодательством.
8
6. Оформление проектов постановлений
акимата области, решений и распоряжений
акима области
40. В соответствии со статьей 37 Закона Республики Казахстан от
23 января 2001 года «О местном государственном управлении и
самоуправлении в Республике Казахстан» акимат на основе и во исполнение
Конституции Республики Казахстан, законов, актов Президента и
Правительства Республики Казахстан, иных нормативных правовых актов
издает постановления, аким области издает решения нормативно-правового
характера и распоряжения по вопросам административно-распорядительного,
оперативного и индивидуального характера.
41. Порядок подготовки и оформления нормативных и правовых актов
акимата и акима области определен Регламентом акимата области, Правилами
оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых
актов утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от
16 августа 2006 года № 773 и настоящей Инструкцией.
42. Постановления акимата области, решения и распоряжения акима
области, (далее - акты акимата и (или) акима области) имеют заголовок,
который должен выражать его основное содержание и быть кратким. Заголовок
не должен носить нормативный характер и должен иметь только определенное
ориентировочное значение для поиска, учета и систематизации.
43. В заголовках и по тексту основных актов акимата и (или) акима
области не допускается перенос слов. В случаях, когда необходимо разъяснить
цели и мотивы принятия правового акта, изложению распорядительной части
предшествует вступительная часть (преамбула). В преамбуле, в целях
обоснования мотивов, как правило, приводятся ссылки на нормативные
правовые акты Республики Казахстан в реализацию которых принимается
данный акт при этом сначала указываются его форма, дата принятия,
регистрационный номер, название. При ссылке на нормативный правовой акт,
зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер,
под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации
нормативных правовых актов (в указанной последовательности).
При ссылке на законодательные акты указание номера не требуется, за
исключением указов Президента Республики Казахстан, имеющих силу закона.
44. Преамбула в актах акимата и (или) акима области завершается
словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» которые печатаются прописными
буквами.
45. Текст актов акимата и (или) акима области излагается с соблюдением
норм литературного языка и юридической терминологии. Не допускается
употребление устаревших и многозначных слов и выражений, метафор.
46. Поручения в актах акимата и акима области должны адресоваться
государственным органам, подчиненным и подотчетным органу, его
9
издающему, либо, при необходимости, их руководителям.
По отношению к иным государственным органам, не подчиненным им,
поручения в актах акимата и акима области должны излагаться в
рекомендательной форме и по согласованию с ними. В этом случае после
наименования государственного органа указывается «(по согласованию)».
47. Кроме того в правовом акте должно быть четко изложено содержание
намечаемых мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых
распространяется действие правового акта и (или) которые несут
ответственность за их реализацию в установленные сроки.
Правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях
управления, должны содержать конкретные поручения определенным
государственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.
48. Основным структурным элементом актов акима и акимата области
является пункт, содержащий в себе норму права, без наименования словом
«пункт».
49. Пункты должны располагаться в логической последовательности, с
переходом от общих положений к более конкретным. Нумерация пунктов
должна быть единой.
50. Пункты актов акима и акимата области могут разделяться на
подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые
абзацами.
51. Номера подпунктов в пунктах обозначаются арабскими цифрами с
закрывающейся круглой скобкой, оформление которых производится
следующим образом: 1), 2), 3) и далее.
После строчных цифровых обозначений со скобкой подпункты
необходимо начинать со строчной буквы.
52. В тексте актов акима и акимата области употребляются наименования
учреждений, организаций, ведомств и иных полностью и единообразно в
соответствии с официальным названием, а в приложениях допускается
употребление их сокращенных наименований.
53. В случае если актом акима и акимата области утверждается
персональный состав комиссии, рабочей группы, или иного временного органа,
то фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в их работе,
приводятся полностью. При этом в начале приводится данные руководства
комиссии (рабочей группы, иного временного органа) - руководителя, его
заместителя (заместителей) и секретаря, после чего указываются данные их
членов, располагаемых в соответствии с протокольным старшинством и
уровнями должностей государственного управления, а внутри одного уровня - в
алфавитном порядке.
54. При ссылке на абзацы, строки и предложения их нумерация
обозначается порядковыми числительными (прописью).
55. Если в тексте актов акимата и акима области приводится несколько
последовательных ссылок на один и тот же нормативный правовой акт, полное
10
название акта указывается один раз с последующей ссылкой на него.
56. При обозначении даты в тексте актов акима и акимата области
применяется словесно цифровой способ (например, 12 апреля 2005 года).
57. Если в тексте актов акимата и акима имеется ссылка на приложение,
то указывается номер данного приложения, за исключением случаев, когда к
правовому акту имеется одно приложение.
58. В случаях необходимости включения в акты акимата и акима области
графиков, таблиц, схем, карт, перечней и других они оформляются отдельными
приложениями.
59. В правом верхнем углу приложения должно содержаться указание на
дату принятия, номер и название основного нормативного акта, посредством
которого оно принято.
60. В случае если к актам акимата и акима области имеется несколько
приложений, в правом верхнем углу каждого приложения указываются их
порядковые номера, а также форма, дата принятия, номер соответствующего
акта.
Если в тексте основного акта акимата и акима области приводится
ссылка:
согласно приложению 1,2, ... либо (приложение 1,2,...) то в правом
верхнем углу приложения пишется:
Приложение 1,2
к акту акимата и акима Карагандинской области
от «___» __________200___года № ____
Если в тексте акта акимата и акима области имеется ссылка утвердить
(прилагаемое) положение, инструкцию и т.п., то в правом углу приложения
пишется:
Утвержден (о) (а) (ы)
актом акимата и акима области
от «___» __________200___года № ____
Если к положению, инструкции, правилам и иным производным актам,
оформляемым отдельным приложением, имеются приложения, то в правом
верхнем углу последних указывается:
Приложение 1,2
к Инструкции
(Положению …, Правилам)
11
при этом название Инструкции, Положения, Правил и иных
производных актов указывается полностью.
В случае внесения изменений или дополнений в акты акимата или акима
области предусматривающие изменения или дополнения в приложения,
последние оформляются следующим образом:
Приложение
к акту акимата и акима Карагандинской области
от «___» __________200___года № ____
Приложение
к акту акимата и акима Карагандинской области
от «15» мая 2006 года №05/99
61. Заголовок приложения обязательно должен соответствовать тексту
основного акта, которым он принят.
Приложения к актам акимата и акима области визируются исполнителем.
62. Ответственность за подготовку и оформление проектов актов акима и
акимата области возлагается на исполнителей (заведующих, специалистов)
соответствующих отделов аппарата, должностных лиц департаментов и
управлений.
63. Подготовленный проект акта акима и акимата области представляется
в отдел документационного обеспечения и контроля согласованный с
заинтересованными органами и визами:
1) исполнителя - руководителя органа представившего правовой акт отвечает за выбор формы акта, содержание и законность подготовленного
проекта, собирает необходимые визы, визирует приложения к документу
постранично, определяет необходимость публикации в средствах массовой
информации, заполняет указатель рассылки;
2) заместителя акима области в соответствии с распределением
обязанностей - отвечает за содержание и законность представленного проекта,
определяет сроки и ответственных за контроль исполнения, необходимость
публикации в средствах массовой информации;
3) заведующего отделом государственно-правовой работы - отвечает за
правильность выбора формы акта и соответствие представленного проекта,
действующему законодательству;
4) начальника Управления экономики и бюджетного планирования – в
случае необходимости вложения бюджетных средств отвечает за обеспечение
финансирования;
5) заведующего отделом документационного обеспечения и контроля –
отвечает за правильность оформления проекта, наличие виз, расшифровку
фамилий руководителей, завизировавших документ, аутентичность перевода,
регистрацию и своевременную рассылку актов, поступивших на выпуск
12
оформление и направление в Департамент юстиции области нормативных
правовых актов подлежащих регистрации;
6) руководителя аппарата акима области – отвечает за содержание
правового акта в части оценки деятельности акимов городов и районов,
руководителей комитетов, управлений и департаментов, реализации кадровой
политики, установление лимита численности работников госучреждений,
возвращает документы исполнителю в случае их несоответствия
установленным требованиям и порядку внесения.
64. Проект акта акимата и акима области, предварительно
завизированный руководителем органа-разработчика, проходит обязательное
согласование на его соответствие требованиям действующего законодательства
и порядка оформления:
1) в отделе государственно-правовой работы;
2) в отделе документационного обеспечения и контроля.
Прохождение проекта акта акимата и акима области отражается в
контрольном листе установленной формы (приложение 15).
65. Проекты актов акимата и акима области проверяются отделом
государственноправовой
работы
на
соответствие
действующего
законодательства в течение 5-ти рабочих дней со дня сдачи и отделом
документационного обеспечения и контроля на соответствие требованиям
Регламента акимата области и настоящей Инструкции, а также выборочно на
аутентичность путем случайного отбора нескольких листов проекта актов
акимата и акима области.
В случае несоответствия проектов актов акимата и акима области
указанным требованиям и выявления неаутентичности текстов на
государственном и русском языках проекты актов акимата и акима области
возвращаются исполнителю для устранения выявленных недостатков.
66. К проекту правового акта обязательно прилагаются служебная и
пояснительная записки.
Пояснительная записка подписывается разработчиком, в ней указываются
(приложение 14):
1) основания и необходимость принятия данного акта;
2) предполагаемые финансовые затраты, связанные с его
реализацией;
3) цели и сроки ожидаемых результатов в случае принятия акта;
4) сведения о том, какие акты акимата и акима области, ранее были
приняты, действуют по данному вопросу и как они исполняются;
5)
необходимость
опубликования
в
средствах
массовой
информации
67. Служебная записка пишется на имя акима области, в которой
указывается
обоснование
и
исчерпывающее
представление
по
принимаемому вопросу в акте и заканчивается словами: «Прошу подписать
представленный проект решения, распоряжения или постановления» и
13
подписывается заместителем акима области в соответствии с
распределением обязанностей.
68. Акты акимата и акима области печатаются на специальном бланке с
изображением Государственного Герба Республики Казахстан (в цветном
изображении) и указанием на форму акта (решение, распоряжение или
постановление).
69. Регистрация принятых актов акимата и акима области осуществляется
в журналах (приложение 4). Нумерация актов акимата и акима области ведется
на календарный год.
Отдел документационного обеспечения и контроля обеспечивает
размножение необходимого количества экземпляров актов, их заверение
гербовой печатью акима области и рассылку адресатам согласно указателю
рассылки (приложение 5).
Оформление проектов
постановлений акимата области, решений и распоряжений акима
области о внесении изменений и дополнений
70. В заголовках актов акима и акимата области, предусматривающих
внесение изменений, дополнений в ранее принятый акт или признание его
утратившим силу, должно содержаться указание на форму акта, дату принятия,
регистрационный номер и название.
71. Изменения, вносимые в акты, оформляются в виде новой редакции
изменяемых пунктов, подпунктов, разделов, подразделов, абзацев. Если
изменяемые пункты и подпункты нет необходимости полностью излагать в
новой редакции, в их текст вносятся уточнения (в частности, путем
исключения, дополнения или замены отдельных слов, фраз, предложений). В
новой редакции могут быть также изложены отдельные части пунктов и
подпунктов.
72. При внесении изменений и дополнений в структурную часть
правового акта в объеме, превышающем половину содержания текста
структурной части, принимается ее новая редакция.
73. Дополнения, включаемые в действующие акты, оформляются в виде
новых частей, подпунктов, пунктов, глав под дополнительными номерами,
дублирующими номера тех структурных частей акта, за которыми следуют
подпункт 1 - 1 , пункт 1 - 1 , раздел 1 – 1.
74. Все изменения и дополнения в один и тот же правовой акт вносятся
одним пунктом или подпунктом.
75. При внесении изменений и дополнений в более трех правовых актов
составляется перечни, оформляемые отдельными приложениями.
14
Оформление проектов постановлений
акимата области, решений и распоряжений акима области
о признании утратившими силу
76. При признании структурных частей действующих актов акимата и
акима области (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и т.д.)
утратившими силу они исключаются из действующего перечня, но их номера
сохраняются. К сохраняющемуся номеру добавляется ссылка на
соответствующий акт о признании акты акимата и области акима (или их части)
утратившими силу. Нумерация сохранившихся структурных частей не
изменяется.
77. Акты акимата и акима области, а также их структурные части
временного характера, срок действия которых истек, не подлежат оформлению
на утрату.
78. В случаях, если признанию утратившими силу подлежат отдельные
пункты полностью, а другие только в определенной части, то первоначально
указываются пункты, подлежащие признанию утратившими силу полностью.
Если на утрату ставятся все пункты полностью, то акт считается
утратившим силу.
79. При подготовке правовых актов, предусматривающих признание их
утратившими силу, после названия этого акта указывается дата издания,
регистрационный номер.
При принятии правового акта, взамен действующего, последний должен
ставиться на утрату, или отмену (полностью или в части) этим же актом.
7. Порядок подготовки заседания
акимата области и оформления проектов
постановлений акимата области
80. Порядок подготовки и проведения заседаний акимата области
определен Регламентом акимата.
81. Подготовку повестки дня, приглашение членов акимата, расстановку
кюветных карточек, рассадку участников заседания осуществляет
организационно-инспекторский отдел;
размножение материалов и их рассылку осуществляет отдел
документационного обеспечения и контроля.
Техническое обеспечение (подготовка зала, работа микрофонов,
звукозапись, экран, напитки, письменные принадлежности и др.) осуществляет
служба по техническому обслуживанию и обеспечению функционирования
государственного учреждения «Аппарат акима Карагандинской области».
82. Перечень вопросов, для рассмотрения на заседании акимата
составляется организационно-инспекторским отделом по предложению членов
15
акимата и руководителей исполнительных органов, до 25 числа месяца,
предшествующего началу квартала.
83. Структурное подразделение аппарата акима области, к компетенции
которого относится рассматриваемый на заседании акимата вопрос, готовит и
представляет за 3 дня до заседания в отдел документационного обеспечения и
контроля:
1) списки приглашенных, явку приглашенных на заседание акимата по
рассматриваемым вопросам обеспечивает структурное подразделение аппарата,
готовившее списки приглашенных, после согласования этих списков с
руководителем аппарата;
2) порядок ведения заседания акимата по рассматриваемому вопросу;
3) экспертное заключение или справку отдела по документам, внесенным
на рассмотрение заседания, при необходимости.
84. В ходе заседания акимата ведется протокол, в котором указываются
присутствующие должностные лица, названия и предмет обсуждаемых
вопросов, докладчики, выступающие при обсуждении, основное содержание их
выступлений, замечаний и принятые членами акимата постановления.
Протокол оформляется в трехдневный срок со дня завершения заседания
акимата отделом документационного обеспечения и контроля аппарата,
визируется руководителем аппарата и подписывается председательствовавшим
на заседании.
Протоколам заседаний акимата присваивается порядковый номер на
календарный год.
Протоколы заседаний акимата (подлинники), а также документы к ним
хранятся в отделе документационного обеспечения и контроля аппарата, а по
истечению сроков временного хранения сдаются в архив.
85. Предложения, в адрес акимата для принятия им соответствующего
постановления вносятся исполнительными органами в следующих случаях:
1) когда решение вопроса входит в компетенцию акимата;
2) при возникновении разногласий между областными исполнительными
органами;
3) когда решение вопроса требует координации деятельности местных
исполнительных органов и территориальных подразделений центральных
исполнительных органов.
86. Подготовка проектов постановлений акимата осуществляется
соответствующими отделами аппарата и областными исполнительными
органами в соответствии с Законами Республики Казахстан, «О местном
государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «О
нормативных правовых актах», «Об административных процедурах»,
Регламентом акимата области и иными актами:
1)
распорядительной части предшествует вступительная часть
(преамбула);
2)
в проекте постановления обязательно устанавливаются сроки
16
исполнения и ответственные за контроль исполнения документа. Особые
требования предъявляются к изложению распорядительной части проекта. Она
должна быть четко сформулирована, конкретна, в ней следует избегать
выражений типа: «поднять», «повысить», «улучшить», «активизировать» и др.;
Постановления акимата подписываются акимом области. Исключается
внесение исправлений в подлинники актов после их подписания.
87. Заверенные гербовой печатью копии постановлений акимата области
рассылаются отделом документационного обеспечения и контроля в
соответствии с указателем рассылки подготовленным разработчиком проекта
постановления.
8. Порядок оформления и представления
постановлений акимата и решений акима области
на государственную регистрацию в Департамент юстиции
88. В соответствии с Законом Республики Казахстан «О местном
государственном управлении в Республике Казахстан» от 23 января 2001 года,
Указом Президента Республики Казахстан от 04 марта 1997 года №3379 «О
государственном реестре нормативных правовых актов Республики Казахстан и
мерах по упорядочению их государственной регистрации» и постановлением
Правительства Республики Казахстан от 17 августа 2006 года №778 «Об
утверждении Правил государственной регистрации нормативных правовых
актов» нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и законные
интересы граждан, носящие межведомственный характер и имеющие
общеобязательное значение, направляются на государственную регистрацию в
Департамент юстиции.
Незарегистрированные нормативные правовые акты не имеют
юридической силы и, следовательно, не могут применяться.
89. Нормативный правовой акт, представляемый на государственную
регистрацию, должен соответствовать следующим требованиям:
1) соблюдение процедуры принятия нормативного правового акта;
2) соответствие действующему законодательству;
3) наличие согласования нормативного правового акта, если согласование
необходимо;
4) наличие реквизитов нормативного правового акта;
5) наличие в основном нормативном правовом акте нормы, содержащей
срок введения его в действие;
6) соблюдение требований к структуре нормативного правового акта;
7) соблюдение требований к стилю изложения текста нормативного
правового акта;
8) наличие приложений, если в тексте нормативного правового акта есть
на них ссылки;
17
9) соответствие текстов нормативных правовых актов на
государственном и русском языках, в том числе и в приложениях;
10) на всех листах нормативного правового акта производится полистное
парафирование руководителем юридической службы органа, принявшего
(согласовавшего) данный акт.
90. Нормативные правовые акты представляются в Департамент юстиции
в течение двух недель с момента их подписания первым руководителем в
печатном и электронном виде, заверенные гербовой печатью, или
удостоверенные посредством цифровой подписи в четырех экземплярах
включая подлинники (оригинальные тексты) на государственном и русском
языках (документы, содержащие государственные секреты, представляются в
двух экземплярах на государственном и русском языках в печатном виде).
91. Нормативные правовые акты акима и акимата области содержащие
положения, нормы и поручения, касающиеся других государственных органов
необходимо согласовать с этими органами.
92. Согласование оформляется визами руководителей, либо заместителей
руководителя. Виза включает в себя наименование государственного органа и
должность, личную подпись, расшифровку подписи (фамилия, имя, отчество),
дату и гербовую печать.
93. Каждый лист нормативного правового акта акима и акимата области
должен быть, парафирован (завизирован) заведующим государственноправового отдела аппарата акима области.
При отсутствии заведующим государственно-правового отдела аппарата
акима области полистное парафирование производит первый руководитель
органа либо лицо, исполняющее его обязанности.
94. К нормативному правовому акту акимата и акима области
прилагается справка-обоснование (приложение 16), в которой отражается
основание для принятия нормативного правового акта, подготовленная
исполнителем и подписанная заведующим государственно-правового отдела.
95. К нормативному правовому акту, затрагивающему интересы
субъектов частного предпринимательства, прилагается также копия
экспертного заключения.
96. После государственной регистрации нормативного правового акта он
рассылается адресатам и передается в редакции периодических печатных
изданий для официальной публикации.
Нормативные правовые акты должны публиковаться в периодических
печатных изданиях на государственном и русском языках одновременно.
97. В соответствии с требованиями постановления Правительства
Республики Казахстан от 25 августа 2006 года № 817 «Об утверждении Правил
ведения мониторинга подзаконных нормативных правовых актов»
координацию деятельности подразделений по мониторингу подзаконных актов
осуществляет отдел государственно-правовой работы.
9. Порядок организации контроля и проверки
18
исполнения документов в аппарате акима области
98. Данный порядок разработан в целях обеспечения контроля за
исполнением актов Президента и Правительства Республики Казахстан,
распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан, документов с
поручением Президента, Премьер-Министра, его заместителей, руководителя
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, актов акима и акимата
области решений, распоряжений и личных поручений акима области,
99. На контроль ставятся:
Акты Президента Республики Казахстан, постановления Правительства,
постановления и распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан, за
исключением тех, которые носят утверждающий или распорядительный
характер. Акты акима и акимата области и поручения акима области, его
заместителей и руководителя аппарата.
100. Отдел документационного обеспечения и контроля аппарата акима
области осуществляет контроль за сроками исполнения документов в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Канцелярии ПремьерМинистра Республики Казахстан и настоящей Инструкцией, систематически
информируя о данной работе акима области и руководителя аппарата.
101. Ответственность за своевременное и качественное исполнение
контрольных документов возлагается на руководителя аппарата акима области,
акимов городов и районов, первых руководителей департаментов, управлений и
комитетов. При этом руководитель определяет подразделение, ответственное за
организацию контрольной работы.
102. Экспертизу содержательной части представляемых информаций по
контрольным документам ведут консультанты заместителей акима области и
заведующие отделами.
103. Контроль за исполнением документов по проблемам региона, а также
по вопросам конкретных хозяйствующих субъектов осуществляют
консультанты заместителей акима области.
104. При исполнении документов несколькими подразделениями,
ответственным является орган, указанный первым, либо то подразделение,
рядом с наименованием, которого стоит пометка (созыв).
105. Документы исполняются в сроки, указанные в них, либо в резолюции
к ним, а при отсутствии конкретных сроков - в месячный срок со дня
получения. Поручения, имеющие в тексте гриф «срочно» или «ускорить» исполняются в десятидневный срок.
Контрольные поручения Главы Государства и Руководителя
Администрации Президента Республики Казахстан исполняются в 25-дневный
срок со дня принятия решения Главой Государства и/или Руководством
Администрации Президента Республики Казахстан.
Ответы на запросы депутатов Парламента с резолюциями к ним ПремьерМинистра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Канцелярии
19
Премьер-Министра Республики Казахстан представляются в канцелярию в
25-дневный срок со дня регистрации запроса в канцелярии аппарата акима
области.
106. Снятие с контроля и продление сроков контрольных документов
осуществляется по резолюции руководителей, которые их непосредственно
давали или по согласованию с руководителем аппарата акима на основании
представленной информации о проделанной работе и мотивах снятия
документа с контроля.
107. Отдел документационного обеспечения и контроля готовит и
представляет следующую информацию:
еженедельно:
для руководителя аппарата, заместителей акима о нарушении
сроков исполнения контрольных документов;
ежеквартально:
- для акима, руководителя аппарата сводную информацию о состоянии
исполнения контрольных документов в аппаратах акимов городов и районов,
департаментах, управлениях, комитетах и отделах.
Два раза в месяц: 1 и 15 числа напоминания отделам аппарата акима,
департаментам, комитетам и управлениям о сроках исполнения контрольных
документов.
108. На контролируемые документы заводятся контрольные
накопительные папки (дело) и заполняется регистрационно-контрольная
карточка.
Документы в них группируются в следующем порядке:
1) план организации контроля;
2) копия контролируемого акта, постановления, распоряжения,
решения;
3) справка о снятии с контроля (подшивается после контролируемого
документа);
4) информация и другие документы о ходе выполнения отдельных
пунктов (располагаются в хронологическом порядке).
109. В случае, когда в отделе на контроле имеются отдельные пункты
указов,
постановлений,
распоряжений,
решений,
все
документы,
характеризующие их выполнение, после снятия с контроля вместе с учетными
карточками передаются в отдел, контролирующий данный документ в целом,
для приобщения к делу.
110. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента,
постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, решений
акима, постановлений акимата области, могут быть переходящими и хранятся в
отделах до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в
архив.
111. Контроль за сроками исполнения секретных документов
осуществляет специалист по защите государственных секретов
20
112. Отдел документационного обеспечения и контроля по
согласованию с руководителем аппарата имеет право проводить проверки
соблюдения настоящего Порядка и о выявленных фактах нарушения
докладывать руководству для принятия решения.
113. В информациях, содержащих отчеты об исполнении контрольных
документов, направляемых в Администрацию Президента или в Канцелярию
Премьер-Министра, в обязательном порядке должна быть ссылка на
регистрационный номер (исходящий номер Администрации, Канцелярии), с
указанием конкретного пункта документа (если есть).
114. Руководитель аппарата направляет в Канцелярию ПремьерМинистра за подписью акима области:
1) к 5 числу каждого месяца, следующего за отчетным кварталом,
информацию об исполнительской дисциплине и принятых мерах по
привлечению к ответственности конкретных должностных лиц, виновных в
срыве сроков исполнения контрольных документов вышестоящих органов;
2) по окончании установленного срока исполнения контрольных
документов информацию о фактическом исполнении каждого контрольного
документа или конкретных его пунктов.
10. Порядок рассмотрения обращений граждан
и контроля за исполнением
115. Общий порядок рассмотрения обращений, заявлений и жалоб
граждан, поступивших в аппарат акима области, регламентируется Законами
Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения
обращений физических и юридических лиц», от 27 ноября 2000 года «Об
административных процедурах».
116. Поступающие обращения физических и юридических лиц вносятся
в базу данных компьютера по установленной форме в день их получения. На
первой странице письма ставится штамп, где указывается регистрационный
индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера
обращения (например, А-1251), коллективное - К/Е № и дата. Обозначение
производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например,
25.02.2002).
Регистрационный индекс является одновременно входящим и
исходящим, и все ответы по письмам регистрируются под этим же номером.
Далее составляется аннотация на письмо, которая должна быть
логичной, краткой, отражать содержание предложения, заявления, либо
жалобы. При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке
обосновывала адресность направления письма на рассмотрение.
117. Повторными считаются письма, поступившие от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого
21
письма истек установленный законодательством срок рассмотрения, или
заявитель не согласен с принятым по его письму решением. Письма одного и
того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
Не считаются первичными и не рассматриваются многократные письма
по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие
ответы.
118. На повторных письмах, в которых автор в течение календарного
года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер
первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и т.д., а карточка
учета с пометкой «повторно» помещается с первоначальной в картотеке
текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы
рассмотрения предыдущих обращений.
119. Поступившие обращения докладываются акиму области, его
заместителям, а затем с их резолюцией направляются исполнителям или
передаются в компетенцию соответствующих местных исполнительных
органов и ведомств.
Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в
другое производится только через отдел документационного обеспечения и
контроля с соответствующей отметкой в карточке учета.
120. В адрес местных исполнительных органов и ведомств письма и
жалобы направляются для рассмотрения в соответствии с их компетенцией
незамедлительно.
Не подлежат рассмотрению обращения граждан, порядок разрешения
которых
установлены
законодательством
об
административных
правонарушениях, уголовно-процессуальным, гражданско-процессуальным
законодательством, а также анонимные обращения, за исключением случаев,
когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или
совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или
общественной
безопасности
и
которое
подлежит
немедленному
перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией;
обращение и обращения, в которых не изложены суть вопроса.
Анонимными обращениями для физических лиц считаются, те в которых
нет подписи, в том числе электронной подписи, не указаны или неразборчиво
указаны фамилия, имя заявителя, почтовый адрес, а для юридических лиц, в
которых отсутствует подпись, почтовый адрес, исходящий номер и дата.
121. Обращения, поступившие субъекту или должностному лицу, в
компетенцию которого не входит разрешение поставленных в обращении
вопросов, в срок не позднее трех рабочих дней направляется соответствующим
субъектам с сообщением об этом заявителю.
122. Поручения руководства с указанием срока, «доложить»,
«проинформировать» и другие, требующие ответа, берутся отделом
документационного обеспечения и контроля на контроль, о чем на письме и
карточках делаются соответствующие отметки.
22
Контроль за исполнением писем, направленных в отделы, возлагается
на их заведующих.
Если рассмотрение письма поручается нескольким отделам, координацию
осуществляет отдел, указанный в резолюции первым.
123. Срок исполнения писем с поручениями исчисляется со дня их
поступления в отделы и организации. Срок исполнения устанавливается до
одного месяца, а не требующих дополнительного изучения и проверки – не
более 15 дней.
124. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного
изучения или проверки, срок рассмотрения может быть продлен не более чем
на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех
календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
125. Если решение вопросов, изложенных в обращении, требует
длительного срока, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть
до окончательного его исполнения, о чем сообщается заявителю в течение трех
календарных дней.
126. Основанием для снятия с контроля обращения может служить
справка о результатах его рассмотрения с приложением материалов проверок
или исчерпывающий ответ организации.
Рассмотрение письма нельзя считать законченным, если в ответе
сообщается лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором
вопросов.
127. Письмо снимается с контроля, как правило, тем же должностным
лицом, по поручению которого оно рассматривалось.
Исполненные письма вместе с материалами проверки возвращаются в
отделе документационного обеспечения и контроля. Исполнители сообщают в
письменной или устной форме авторам о результатах рассмотрения их
обращений.
По истечении календарного года все материалы проверок обращений
граждан формируются в дела и сдаются в архив.
Анонимные обращения хранятся один год, после чего уничтожаются по
акту.
128. Требования настоящей главы распространяются и на обращения
физических и юридических лиц, поступившие по общедоступным
информационным системам и соответствующие требованиям законодательства
Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой
подписи.
129. Материалы проверок писем из архива выдаются работникам
аппарата
акима
области
с
разрешения
заведующего
отделом
документационного обеспечения и контроля.
130. Личный прием граждан акимом области и его заместителями
проводится в установленные дни и часы.
Если заявление или жалоба не могут быть разрешены должностным лицом во
23
время приема, то поднимаемые вопросы излагаются в письменном виде и с
ними ведется работа как с письменными обращениями.
Запись на личный прием граждан производится главным специалистом по
приему граждан отдела документационного обеспечения и контроля аппарата
акима области.
11. Порядок подготовки и проведения расширенных
аппаратных совещаний при акиме области
131. Подготовку повестки дня, материалов, списков приглашенных
осуществляет организационно-инспекторский отдел совместно с отделом,
вынесшим вопрос на обсуждение. (Список приглашенных подписывает
заведующий отдела – исполнителя). Явку приглашенных на совещание по
рассматриваемым вопросам обеспечивают соответствующие отделы после
согласования с руководителем аппарата акима области.
Материалы, предоставляемые акиму области готовятся в соответствии с
требованиями методического руководства по подготовке проведения
мероприятий с участием акима области.
132. Подготовку зала, запись, письменные принадлежности обеспечивает
служба по техническому обслуживанию и обеспечению функционирования
государственного учреждения «Аппарат акима Карагандинской области».
133. В ходе расширенного совещания организационно-инспекторский
отдел совместно с отделом, вынесшим вопрос на обсуждение ведет протокол, в
котором указывает фамилии докладчиков и выступающих, высказанные
замечания, предложения, а также поручения, данные председательствующим по
обсуждаемым вопросам.
Оформление поручения, подписанные заведующим отдела-исполнителя
передаются в канцелярию отдела документационного обеспечения и контроля
для обобщения в течение 2-х дней после проведения совещания и
подписывается председательствующим на совещании (приложение 6).
Оформление протоколов выездных совещаний осуществляет отдел исполнитель.
12. Соблюдение правил хранения и использования
документов, служебных бланков и учетных форм
134. Сотрудники аппарата обязаны при работе с документами строго
соблюдать государственную и служебную тайны, обеспечивать их сохранность,
максимально ограничивать тиражи размножаемых экземпляров, хранить
документы в сейфах, запирающихся шкафах и столах.
Специалисты отделов и приемных руководителей аппарата должны
24
поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность
несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц,
пользования ими компьютерами, писчей бумагой, телефонами.
Категорически запрещается передача кому бы то ни было документов
аппарата и их копий без разрешения руководителя аппарата акима или
заведующего отделом документационного обеспечения и контроля.
135. Ответственность за сохранность документов и недопущение утечки
служебной информации несут руководители отделов аппарата.
За утрату документов, разглашение служебной несекретной информации
и нарушение правил работы с документами сотрудники аппарата привлекаются
к дисциплинарной ответственности.
Для расследования таких случаев руководителем аппарата создается
комиссия из трех сотрудников, которая готовит записку (заключение) и после
рассмотрения ее экспертной комиссией докладывает о результатах
расследования руководству.
136. Учет и выдача бланков, кроме бланков решений, распоряжений
акима области и постановлений акимата области возлагается на отдел
документационного обеспечения и контроля.
Служебные бланки выдаются под роспись в журнале (приложение 7) с
указанием вида и номеров бланков.
Сотрудник отдел документационного обеспечения и контроля (по
поручению), специалисты приемных руководства и отделов хранят служебные
бланки в железных шкафах (сейфах), несут ответственность за правильное
использование и сохранность их, составляют акты о количестве
использованных и испорченных бланков (приложение 13). Все служебные
бланки нумеруются типографским способом.
Испорченные бланки передаются в отдел
документационного
обеспечения и контроля. Учет и выдача бланков возлагается на специалиста
отдела документационного обеспечения и контроля аппарата акима области.
137. Размножение решений и распоряжений акима, постановлений
акимата области, а также документов с грифом «Для служебного пользования»
производится только с разрешения руководителя аппарата и заведующего
отделом документационного обеспечения и контроля.
138. Специалист по защите государственных секретов
1) передает на размножение в копировально-множительное бюро акты
Президента и Правительства с указанием тиража;
2) периодически уничтожает на резальной машине или сжигает (с
составлением акта, отражающего наименование и количество экземпляров
уничтоженных документов) подлежащие уничтожению документы;
3) ведет строгий учет разосланных экземпляров.
139. Порядок использования и хранения печатей устанавливается
руководителем аппарата. Контроль за сохранностью печатей и их
использованием возлагается на заведующего отделом документационного
25
обеспечения и контроля.
13. Прием, передача дел и документов
при увольнении или переводе на другую работу
сотрудника аппарата акима области
140. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник аппарата
акима области передает по указанию заведующего отделом другому
сотруднику все неисполненные и находящиеся на контроле дела и документы,
накопленные информационные и другие материалы служебного характера.
О приеме-передаче служебных дел составляется справка на имя
заведующего отделом, в которой указываются передаваемые документы и
характеризуется состояние исполнения нерешенных вопросов на день
передачи. Справка подписывается передающим и принимающим документы
сотрудниками.
На основании справки специалист отдела делает отметку в учетных
карточках о передаче документов другому сотруднику.
141. При увольнении или переводе на другую работу специалиста отдела,
ответственного за делопроизводство, он с участием сотрудника Канцелярииотдела документационного обеспечения передает вновь назначенному
специалисту (или другому сотруднику по указанию заведующего) все
имеющиеся у него дела, картотеку, служебные документы по акту,
составленному в двух экземплярах, один из которых, завизированный
заведующим отделом, передается в Канцелярию - отдел документационного
обеспечения. При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную
командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы
передаются другому сотруднику по указанию заведующего отделом. В учетных
карточках специалистом отдела производится отметка о временной передаче
документов.
14. Составление номенклатуры дел
и формирование документов в дела
142. Номенклатура дел служит для группировки в дела исполненных
документов, установления сроков хранения, учета дел в структурных
подразделениях, архиве аппарата акима области (приложение 8).
143. Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать
содержание работы, по которой группируются в дела документы, с указанием
их видов (законы, указы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка
и др.).
Номенклатура дел в отделах ежегодно (в ноябре) уточняется, в отделах
аппарата и согласовывается со специалистом ответственным за архив. На
26
основании этой номенклатуры составляется сводная номенклатура дел
аппарата акима области, которая после согласования с областным отделом
архивов и документации, утверждается акимом области и вводится в действие
с 1 января очередного года.
Номер дела состоит из индекса отдела и номера дела по номенклатуре
(например, № 3-12).
15. Формирование дел - группировка документов
в дела в текущем делопроизводстве
144. Формирование дел - группировка документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой. Содержание документов
должно соответствовать заголовку дел по номенклатуре. Не допускается
включение в дело черновиков, копий, лишних экземпляров и др.
В
дела
приобщаются,
как
правило,
документы
одного
делопроизводственного года.
В случае, когда вопросы, поставленные в текущем году, заканчиваются
делопроизводством в следующем году, документы приобщаются в дела года, в
котором они решены.
145. Документы постоянного и временного хранения группируются в
отдельные дела.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм
толщиной), если документов больше, они делятся на тома.
Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной
нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым,
дополнительно указываются только особенности данного тома. Документы по
одному вопросу не разрываются между томами.
146. Документы по одному вопросу располагаются в следующем порядке:
1) документ, на основании которого возник вопрос;
2) документ, которым оформлено решение вопроса;
3) заключения,
справки,
другие
документы
и
материалы,
обосновывающие решение данного вопроса, в хронологическом порядке или
логической последовательности.
147. Методическое руководство и контроль за правильностью
формирования дел осуществляет специалист ответственный за архив.
16. Подготовка и передача документов из
структурных подразделений на обработку и хранение
148. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные
делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного
27
хранения, образующиеся в деятельности аппарата акима области.
149. Дела, законченные делопроизводством за истекший год,
принимаются на хранение в феврале-марте следующего года по графику,
утвержденному руководителем аппарата акима области.
Сдачу дел осуществляют специалисты отделов и приемных.
150. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на
документы для пополнения ими справочного фонда канцелярии.
Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для дальнейшей
работы, то специалист ответственный за архив после сверки документов с
учетными карточками и соответствующей обработки оформляет выдачу этих
дел во временное пользование.
151. Перед сдачей дел на хранение специалистами отделов и приемных
выполняется следующая подготовительная работа:
1) сверка учетных карточек с фактическим наличием документов по
каждому делу;
2) сверка по карточкам документов, направленных с поручением в копиях
в другие организации, переходящих на следующий год, оставшихся в отделе
для руководства;
3) проверка правильности подшивки документов в данное дело
(соответствие содержания документов заголовку в номенклатуре дел);
4) изъятие лишних экземпляров, черновиков.
152. Дела постоянного хранения после рассмотрения экспертной
комиссией подшиваются в твердые обложки (приложение 9) с удалением
металлических скрепок; листы дел нумеруются черным графитным
карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста.
В конце дела специалистом оформляется заверительная надпись
(приложение 10), в которой цифрой и прописью указывается количество листов
в деле, а также оговариваются особенности нумерации и физического
состояния документов - наличие карт, фотографий, недостача страниц
документа, затухающие тексты и другие.
153. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко
светостойкими чернилами или пастой.
154. Дела с документами временного хранения не подшиваются,
оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
155. Работники архива проверяют формирование документов в дела по
тематике и срокам хранения.
156. Прием и сдача документов из отделов в архив оформляются актом,
подписанным заведующим и специалистом отдела, архивариусом
(приложение 11). В утвержденной номенклатуре дел делаются отметки о
количестве принятых дел.
157. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности и научнотехническую обработку документов, составляет описи, раскрывающие состав и
содержание хранящихся дел.
28
158. Ответственность за аккуратное и бережное хранение архивных
документов возлагается на специалиста ответственного за архив.
Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вносить
в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в делопроизводстве
или в текущем архиве, исследователям не выдаются.
При необходимости документы из текущего архива аппарата акима могут
быть выданы сотрудникам аппарата акима с отметкой в журнале на срок не
более 3-х дней под роспись.
159. Специалист выдает справки по архивным документам организациям
и отдельным гражданам с разрешения, заведующего Канцелярией - отдел
документационного обеспечения.
160. На специалиста ответственного за архив возлагаются подготовка и
сдача архивных документов на государственное хранение в Отдел архивов и
документации в установленные сроки.
161. Документы в текущем архиве учитываются, обрабатываются и
хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией, Правилами
государственного архива.
162. В аппарате акима создается постоянно действующая экспертная
комиссия, которая:
1) периодически разрабатывает и уточняет перечень документальных
материалов, образующихся в деятельности акима области;
2) производит экспертизу ценности и окончательный отбор архивных
документальных материалов для постоянного, временного хранения и
уничтожения.
17. Машинописные, копировально-множительные,
стенографические, справочные работы
и диктофонная запись
163. Все машинописные работы, как правило, выполняются
специалистами приемных с соблюдением установленных требований
(приложение 12).
164. Разрешение на размножение и печатание материалов дается
руководителем аппарата или заведующим Канцелярией – отдел
документационного обеспечения.
165. Контроль за размножением документов в аппарате акима области
возлагается на отдел документационного обеспечения и контроля.
_________________________
29
Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате
акима Карагандинской области
А К Т № ___
Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии Канцелярии - отдела
документационного
обеспечения
аппарата
акима
области,
____________________________________________________________________
____________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что ___________200__ года при вскрытии
пакета № ___________, поступившего из _____________________________
___________________________________________________________________________
в
нем____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр акта
оставлен в канцелярии, второй – вместе с документом передан по назначению, а
третий – направлен автору.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подписи: ______________
______________
____________
30
Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате
акима Карагандинской области
ПЕРЕЧЕНЬ
поступающих в аппарат акима Карагандинской области документов,
не подлежащих регистрации
Не регистрируются поступающие в аппарат и не требующие по ним
решения (не содержащие постановочных вопросов) следующие
документы:
1) решения акимов районов и городов, протоколы заседаний акиматов;
2) копии писем, поступающих в аппарат для сведения;
3) учетные данные по назначаемым работникам;
4) статистические отчеты, сведения, справки, информации (оперативные,
месячные, квартальные, полугодовые);
5) поздравительные письма и телеграммы;
6) пригласительные билеты;
7) повестки дня совещаний, проводимых в аппарате акима области;
8) рекламные плакаты;
9) метеосводки;
10) печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы и др.);
11) оперативные сводки ДВД;
12) материалы социологических исследований.
Приложение 3
к Инструкции
31
по делопроизводству в аппарате
акима Карагандинской области
ОБРАЗЕЦ
оформления резолюции
Аким Карагандинской области
Организация
(куда адресована резолюция,
наименование в именительном падеже)
Фамилия и инициалы должностного лица
(кому адресована резолюция, в дательном падеже)
Текст резолюции (ясное и исчерпывающее содержание действия или
порядок и характер исполнения рассматриваемого документа).
В
случае
если
рассмотрение
документа
поручается
нескольким
организациям или отделам указывается исполнитель, осуществляющий
свод информации и направление ответа адресату.
Срок исполнения (при необходимости).
________________ инициалы имени и фамилия руководителя
подпись
____________________________________________________________________
Дата резолюции (число, месяц, год)
Номер (входящий или исходящий)
Наименование, дата и номер документа, к которому относится резолюция
Приложение 4
к Инструкции
32
по делопроизводству в аппарате акима Карагандинской области
4
5
6
Кем
подписан
Утратило силу
3
Сдано для
рассылки
2
Поступило на
выпуск
1
Тираж
Дата
Краткое
содержание
Кол-во страниц
№
ЖУРНАЛЫ
регистрации правовых актов акимата, акима
Карагандинской области Республики Казахстан
за _______________200___ г.
Фамилия
исполнителя
7
8
9
10
Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
33
Карагандинской области
УКАЗАТЕЛЬ
рассылки правовых актов акимата, акима
Карагандинской области Республики Казахстан
№ ____________
№
п
/
п
от «______» ________________ 200___ г.
Куда
Количество
экземпляров
Всего экземпляров:
г.
Исполнитель (Ф.И.О. – подпись)
«____» _____________ 200___г.
Документ сдан в канцелярию
«____» ______________200___г.
Документ разослан
«____» ______________ 200___
34
Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
ПРОТОКОЛ
совещания, заседания (наименование совета или иного
консультативного органа при акиме области)
г.Караганда
№ _______
от «___» _____________ 200___ г.
Председательствовал:
Присутствовали:
Члены совета:
(фамилии и инициалы
в алфавитном порядке)
Повестка дня:
О ходе выполнения Указа Президента Республики Казахстан
от
«___»
____________
200
___
г.
№
______
«О
________________________».
Слушали:
О ходе выполнения Указа Президента Республики Казахстан
от
«___»
____________
200
___
г.
№
______
«О
________________________».
________________________________________________________________
_
(фамилии докладчиков и выступающих без инициалов – в скобках)
35
1. Акимам городов и районов обратить особое внимание на …
2. Рассмотреть …
3. Поручить …
4.
______________________
подпись
___________________
_____________________
(наименование должности
(Инициал имени, фамилия)
председательствовавшего)
Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
ЖУРНАЛ
учета выдачи служебных бланков аппарата
акима Карагандинской области
№
п
/
п
№
бланк
а
Ф.И.О.
Роспис
ьв
получе
нии
Приме
чание
_________________________________________________________
(Наименование бланка)
36
Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
Аппарат акима Карагандинской области
Отдел _____________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 200__ год
Ин
дек
с
дел
а
Заголовок дела
(тома, части)
Кол
-во
дел
(то
мов
,
час
тей)
Срок
хранен
ия
дела,
№№
статей
по
перечн
ю
При
меч
ание
37
Заведующий отделом __________________
_____________________________________
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом
документационного обеспечения
и контроля
Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
Ф.№
_________________
Оп.№
________________
Д.№
_________________
(наименование фондообразователя)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование отдела)
ДЕЛО №
ТОМ №
________________________________________________________________
________________________________________________________________
38
(заголовок дела)
____________________________
(Дата)
Ф.№
_________________
Оп.№
________________
Д.№
_________________
На ________________ листах
Хранить __________________
Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ
В деле пронумеровано _________________________________________
_______________________________прописью и цифрами листов.
Специалист отдела ____________________
______________________200__ г.
39
Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
АКТ
о приеме документов в архив аппарата акима области
за 200 __ год
От отдела __________________________________________________
________________________________________________________________
Всего значится по номенклатуре _________________дел
Фактически принято всего ______________________дел
Из них: постоянного хранения ___________________дел
временного хранения ____________________дел
Замечания по оформлению и формированию документов_______________
40
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Одновременно
принята
соответствующая документам.
учетно-регистрационная
картотека,
Замечания по заполнению карточек _________________________________
НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ
№
к
а
р
т
о
ч
к
и
Г
о
д
О
т
к
у
д
а
п
о
с
т
у
п
и
л
д
о
к
у
м
е
н
т
Д
ат
а
и
№
до
к
у
м
ен
та
Сод
ерж
ани
е
Испо
лнит
ель
При
меч
ани
е
НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК
№
к
Го
д
Испол
нитель
Где подшит
документ
год, № дела,
Приме
чание
41
а
р
т
о
ч
к
и
лист
Приложение 12
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
КРАТКАЯ ПАМЯТКА
к оформлению проектов актов акима и акимата области
и иных документов
Проекты актов акима и акимата должны оформляться на бланках
установленного образца, с учетом следующих параметров (с применением
текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше). Каждый
напечатанный лист, имеет следующие размеры полей:
левое – 2,5 см
правое – 1,5 см
верхнее – 2,5 см
нижнее – 2,5 см
шрифт - Times New Roman размером № 14 (в приложениях может быть
использован шрифт меньшей размерности, но не менее №10);
межстрочный интервал – одинарный;
абзацный отступ (отступ первой строки) – 1,25 см;
интервал между заголовком и текстом, текстом и подписью - 2
межстрочных интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут
использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив,
измененный интервал между строками, смещение относительно границ
основного текста (применяется для иных документов)
При печатании таблиц также допускается использование шрифтов других
размеров.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Приложения
нумеруются отдельно.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами в
центре верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа
или приложения не нумеруется.
42
Приложение 13
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
АКТ
об уничтожении испорченных служебных бланков
за 200 __ год
Мы, нижеподписавшиеся _____________________________________
___________________________________________________________
уничтожили испорченные служебные бланки путем измельчения за период
с ______________ по __________________ 200___ г.
№
п/п
Наиме
нован
ие
бланк
ов
№
испор
ченны
х
бланк
ов
Всего
бланк
ов
Приме
чание
Акт составлен в _____ экземплярах _______ листах.
1. ______________
2. ______________
3. ______________
(подписи)
43
Приложение 14
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
Пояснительная записка
к проектам правовых актов
акимата и акима Карагандинской области
№
Перечень сведений, которые
должны быть отражены в проекте
1.
2.
3.
Название проекта правового акта
Разработчик проекта
Нормативное
обоснование
необходимости принятия правового
акта
Предполагаемые
финансовые
затраты, связанные с реализацией
проекта
Конкретные цели и сроки ожидаемых
результатов в случае принятия
проекта, эффективность вносимых
предложений
Причины
отсутствия
визы
руководителя
государственного
органа, в компетенцию которого
входят вопросы, отраженные в
проекте
Сведения о том, какие правовые акты
были приняты ранее по вопросам,
предусмотренным в проекте и как
разработчик их исполнял
4.
5.
6.
7.
Информация
государственного органаразработчика
44
Вносились ли ранее изменения,
дополнения в действующие правовые
и распорядительные акты.
9. Подлежит
ли
данный
акт
регистрации в департаменте юстиции
10. Сведения о публикации в средствах
массовой информации
8.
Подпись руководителя – разработчика
проекта правового акта
Ф.И.О.
Приложение 15
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
Лист согласования
к проекту правового акта
наименование документа __________________________________________________
________________________________________________________________________
Результаты экспертизы
Наименование отделов
Согласова
но без
замечаний
(подпись,
дата)
Отдел государственно –
правовой работы
Отдел
документационного
обеспечения и контроля
Ответственный
Отказан
ов
согласо
вании
(подпис
ь, дата)
45
за исполнение документа ______________________________________
(инициал имени, фамилия, подпись практического исполнителя, телефон)
Ответственный
за исполнение документа ______________________________________
(инициал имени, фамилия, подпись первого руководителя)
Приложение 16
к Инструкции
по делопроизводству в аппарате акима
Карагандинской области
Справка-обоснование
к нормативному правовому акту
_________________________________________________
(форма, дата принятия, регистрационный номер и заголовок акта)
№
1
2
3
4
Перечень сведений, которые
должны быть отражены
Государственный орган,
представивший нормативный правовой акт
Основание принятия нормативного правового
акта (компетенция государственного органа)
со ссылкой на соответствующую норму
нормативного правового акта
Обоснование
необходимости
принятия
нормативного правового акта (конкретные
цели, мотивы и в связи с чем принят акт)
Сведения о ранее принятых нормативных
правовых актах по данному вопросу и
подготовке предложений об их изменении и
дополнений или признании утратившими
силу в связи с принятием нормативного
Информация
государственного
органа
46
правового акта
5
6
7
Сведения о ранее принятых нормативных
правовых актах по данному вопросу,
в государственной регистрации которых было
отказано или возвращено без проведения
юридической экспертизы с указанием
реквизитов актов об их отмене
Предусматривает ли данный нормативный
правовой акт увеличение расходов или
сокращение поступлений республиканского
или местного бюджетов
Сведения о согласовании нормативного
правового
акта
с
заинтересованными
государственными органами
Должность руководителя
инициалы)
государственно-правового отдела либо руководителя аппарата акима
(подпись) (фамилия и