администрация гаврилов-ямского

Муниципальное образование "Ленинский муниципальный район"
Еврейской автономной области
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
№ 504
29.08.2011
с.Ленинское
Об утверждении административного регламента по предоставлению
муниципальной услуги «Выдача архивных справок (выписок) или копий
архивных документов»
В соответствии с распоряжением Правительства Российской
Федерации от 25.10.2005 № 1789-р «О концепции административной
реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах», постановлением
администрации муниципального района от 11.05.2011 № 237 «Об утверждении
Порядка разработки и утверждения административных регламентов
предоставления
муниципальных
услуг»,
на
основании
Устава
муниципального образования «Ленинский муниципальный район»
администрация муниципального района
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению
муниципальной услуги «Выдача архивных справок (выписок) или копий
архивных документов».
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
управляющего делами
администрации муниципального района
Решетняк Т.А.
3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Амурская нива».
4. Настоящее постановление вступает в силу после дня его официального
опубликования.
Глава администрации
муниципального района
С.В. Лаврук
2
Готовил:
И.о. начальника архивного отдела
администрации муниципального района
Ю.А. Казанова
"_____" ____________ 2011 г.
Начальник организационноконтрольного отдела администрации
муниципального района
"_____" ____________ 2011 г.
А.Б. Факеева
И.о. начальника юридического отдела
администрации муниципального района
А.М. Стешина
"_____" ____________ 2011 г.
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
муниципального
района
по
экономике, транспорту, развитию
предпринимательства, торговли
Управляющий делами
администрации муниципального
района
А.П. Ивагин
«_____»_________________2011 г.
Т.А. Решетняк
«_____»_______________2011 г.
3
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
муниципального района
от 29.08.2011 № 504
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок
(выписок) или копий архивных документов»
I.Общие положения
1.1. Наименование муниципальной услуги
Административный регламент (далее – Регламент) архивного отдела
администрации Ленинского муниципального района Еврейской автономной
области по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных
справок (выписок) или копий архивных документов» (далее – муниципальная
услуга),
определяет
сроки
и
последовательность
действий
(административных
процедур)
архивного
отдел
администрации
муниципального района, а также порядок взаимодействия архивного отдела
администрации муниципального района с
архивным управлением
правительства Еврейской автономной области, областным государственным
архивом и федеральными государственными архивами, органами местного
самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной
услуги.
1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические или
физические лица, обращающиеся на законных основаниях в архивный отдел
администрации Ленинского муниципального района Еврейской автономной
области (далее – архивный отдел) для получения архивной справки
(выписки) или копий архивных документов (далее – Заявители).
1.3. Информация о муниципальной услуге предоставляется
непосредственно в помещении архивного отдела, а также по телефону,
электронной почте, посредством размещения на официальном интернетсайте администрации Ленинского муниципального район www.leninsk.eao.ru.
Адреса электронной почты;
Adm_len@mail.ru
Len_rn@post.eao.ru
Местонахождение архивного отдела администрации муниципального
района и его почтовый адрес: улица Пограничная, 32, село Ленинское,
Ленинский район, Еврейская автономная область, 679370;
Телефон архивного отдела администрации муниципального района,
предоставляющего муниципальные услуги:
8 (42663) 22-1-13.
График работы архивного отдела:
4
понедельник – пятница 9.0017.00;
обеденный перерыв 13.00-14.00;
суббота, воскресенье – выходные дни.
Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
·
по письменным обращениям;
·
по телефону;
·
по электронной почте;
·
при личном обращении граждан.
1.4. Индивидуальное устное информирование Заявителя.
Устное информирование о ходе предоставления муниципальной услуги
осуществляется начальником или специалистом архивного отдела
администрации муниципального района при непосредственно личном
контакте с Заявителями, с использованием телефонной связи и при их
непосредственном обращении.
При консультировании по телефону начальник или специалист
архивного отдела администрации муниципального района должен назвать
наименование органа, в который позвонил гражданин свою фамилию, имя,
отчество, должность, а затем - в вежливой (корректной) форме четко и
подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
Во время разговора работник архивного отдела администрации
муниципального района должен произносить слова четко. Если на момент
поступления звонка, работник проводит личный прием граждан, он вправе
предложить обратиться по телефону позже.
При невозможности работника архивного отдела администрации
муниципального района, принявшего звонок, самостоятельно ответить на
поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован
(переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину
должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить
необходимую информацию.
При консультировании посредством индивидуального устного
информирования,
сотрудник
архивного
отдела
администрации
муниципального района дает гражданину полный, точный и оперативный
ответ на поставленные вопросы.
Информация о сроке завершения оформления документов и
возможности их получения Заявителю сообщается при подаче документов.
1.5. Письменное информирование Заявителя.
Письменное
информирование
осуществляется
на
основании
письменного обращения, поступившего в архивный отдел администрации
муниципального района посредством почтовой или электронной связи, либо
предоставленного лично в архивный отдел администрации муниципального
района.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с
указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного
исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной
почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном
5
обращении, или способа обращения заинтересованного
лица).
Ответ
направляется в течение 30 календарных дней от даты регистрации заявления.
Прием Заявителей осуществляется:
понедельник – пятница: 9.00-17.00
обеденный перерыв: 13.00-14.00
Прием Заявителей осуществляется без предварительной записи в
порядке очередности. Время получения ответа при индивидуальном устном
консультировании не должно превышать 20 минут.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - «Выдача архивных справок
(выписок) или копий архивных документов»
2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом
администрации Ленинского муниципального района Еврейской автономной
области (далее – архивный отдел).
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является
предоставление Заявителю архивной справки, архивной копии, архивной
выписки, информационное письмо, тематический перечень архивных
документов, тематическая подборка копий архивных документов.
2.4. Сроки и условия предоставления муниципальной услуги.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и
организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня
регистрации запроса. В исключительных случаях, а также в случаях
направления запроса, должностное лицо архивного отдела либо
уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения
не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения
Заявителя, направившего запрос (заявление).
Срок исполнения запросов с использованием только научносправочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации
обращения.
Запросы
государственных
органов
или
органов
местного
самоуправления связанные с исполнением ими своих функций исполняются
в первоочередном порядке.
2.5. Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
6
- Распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009
№ 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных
государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном
виде»;
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от
18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук»;
- Уставом муниципального образования «Ленинский муниципальный
район» Еврейской автономной области;
2.6. Для предоставления муниципальной услуги Заявитель должен
предоставить в архивный отдел следующие документы:
Письменный запрос (заявление), в котором указываются наименование
юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового
и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса),
хронологии запрашиваемой информации.
2.7. Основания для отказа в приме документов, необходимых для
предоставления
муниципальной
услуги
законодательством
не
предусмотрены.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Заявителю отказывается в предоставлении муниципальной услуги в
случае:
- если в нем не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, по
которому должен быть направлен ответ. Если в таком обращении содержатся
сведения о противоправном деянии, то оно направляется в соответствующий
государственный орган;
- если текст обращения не поддается прочтению, о чем сообщается
гражданину, если прочтению поддаются его фамилия и почтовый адрес;
- если обращение содержит нецензурные или оскорбительные
выражения либо с угрозу должностному лицу, при это сообщить гражданину
о недопустимости злоупотребления правом;
- если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему
многократно давались письменные ответы по существу, и не приводятся
новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о
прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии,
что обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же
должностному лицу. Гражданин уведомляется о таком решении;
- гражданину сообщается о невозможности дать ответ по существу
поставленного в обращении вопроса, если ответ не может быть дан без
разглашения сведений, составляющих государственную или иную
охраняемую законом тайну.
После устранения оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги, Заявитель вправе обратиться повторно для
предоставления муниципальной услуги.
7
2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о
предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса, - не
более 20 минут. Срок ожидания в очереди при получении результата
предоставления муниципальной услуги – не более 20 минут.
2.11. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении
муниципальной услуги составляет не более 20 минут.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга, к местам для заполнения запросов о предоставлении
муниципальной услуги:
- места в здании, где расположен архивный отдел, должны иметь
средства пожаротушения и оказания первой медицинской помощи (аптечки);
- сектор для информирования Заявителей должен быть оборудован
информационным стендом, организованным в соответствии с требованиями
настоящего Регламента;
- места в здании, где расположен архивный отдел, для заполнения
запросов о предоставлении муниципальной услуги, должны быть
оборудованы столами (стойками) для возможности оформления документов с
наличием в указанных местах бумаги и ручек для записи информации.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий
ожидания приема;
- своевременное, полное информирование о муниципальной услуге
посредством форм информирования, предусмотренных настоящим
Регламентом;
- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;
- получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не
запрещено законом, а также в иных формах по выбору Заявителя;
- ресурсное обеспечение исполнения административного регламента.
Соответствие исполнения административного регламента требованиям
к качеству и доступности предоставления муниципальной услуги
осуществляется на основе анализа практики применения административного
регламента.
Анализ практики применения административного регламента
проводится начальником архивного отдела один раз в год.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме
3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие
административные процедуры:
-регистрация запроса;
-анализ тематики поступившего запроса;
-подготовка, оформление и направление ответа Заявителю.
8
3.1.1. Регистрация запроса.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является
обращение
заинтересованного
лица,
представителей
учреждений,
предприятий и организаций в архивный отдел с заявлением (запросом).
Запрос Заявителя рассматривается и исполняется архивным отделом
при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан –
фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы
(вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение
трех дней с момента поступления в архивный отдел. Специалист,
ответственный за предоставление муниципальной услуги регистрирует
запрос в журнале регистраций архивных запросов. Регистрация запроса
является основанием для начала действий по предоставлению
муниципальной услуги.
3.1.2. Анализ тематики поступившего запроса.
Основанием для начала данного административного действия является
установление
специалистом,
ответственным
за
предоставление
муниципальной услуги соответствия представленных Заявителем документов
требованиям пункта 2.6. настоящего административного регламента.
Специалист архивного отдела администрации муниципального района:
- проводит просмотр и изучение карточек, листов архивных фондов,
научно-справочного аппарата к документам архивных фондов, описей дел
для выявления запрашиваемых сведений;
- устанавливает наличие и местонахождение архивных документов,
необходимых для исполнения обращения, степень полноты информации,
содержащейся в обращении и необходимой для его исполнения;
- определяет адреса конкретных органов и организаций, архивных
учреждений, куда по принадлежности следует направить обращение на
исполнение;
- готовит соответствующие запросы в органы и организации, архивные
учреждения.
В случае наличия запрашиваемой информации в архиве, специалист
архивного отдела:
- готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию
документа;
- передает архивную справку, архивную выписку, архивную копию
документа на рассмотрение и подписание заместителем главы
администрации муниципального района и начальником архивного отдела.
В случае отсутствия запрашиваемой информации в архиве, специалист
архивного отдела:
- готовит уведомления о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации, архивные
учреждения;
- готовит уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений
заявителю.
9
Если
обращение
содержит вопросы, не входящие в компетенцию
данного органа местного самоуправления или должностного лица, оно
направляется в соответствующий орган в течение семи дней со дня
регистрации.
В случае если решение поставленных в обращении вопросов находится
в компетенции нескольких органов, копии обращения направляются в
соответствующие органы также в течение семи дней со дня регистрации.
В случае если для рассмотрения обращения, необходимы документы и
материалы, которыми располагает другой госорган или орган местного
самоуправления, эти органы обязаны предоставить указанные документы и
материалы по запросу органа или должностного лица, рассматривающего
обращение гражданина, в течение 15-ти дней (это правило не
распространяется на документы и материалы, содержащие государственную
тайну или другую охраняемую законом тайну, для которых должен
устанавливаться особый порядок предоставления).
Результатом исполнения данного административного действия
является подготовка специалистом архивного отдела архивной справки,
архивной выписки, архивной копии документа, либо уведомления о
направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в
другие органы и организации, архивные учреждения и подписание их
начальником архивного отдела и управляющим делами администрации
муниципального района.
3.1.3. Подготовка, оформление и направление ответа Заявителю.
Основанием для начала данного административного действия является
подписание управляющим делами администрации муниципального района и
начальником архивного отдела архивной справки, архивной выписки,
архивной копии документа, или уведомления об отсутствии запрашиваемых
сведений, уведомления о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Ответственным за исполнение данного административного действия
является специалист архивного отдела администрации муниципального
района.
Результатом исполнения данного административного действия
является выдача (направление) Заявителю архивной справки, архивной
выписки, архивной копии документа, либо уведомления об отсутствии
запрашиваемых сведений, уведомления о направлении соответствующих
запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
IV. Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,
определенных административными процедурами по предоставлению
муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником
архивного отдела администрации муниципального района, путем проведения
проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.
10
4.2. Контроль за полнотой и качеством
предоставления
муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и
устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие
решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащих
жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного
отдела администрации муниципального района.
4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления
нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение
виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании
годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может
проводиться по конкретному обращению Заявителя.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а
также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и
решений должностных лиц, принятых в ходе предоставления муниципальной
услуги.
Действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела могут быть
обжалованы управляющему делами администрации муниципального района
курирующему работу архивного отдела или главе администрации
Ленинского муниципального района.
Получатель муниципальной услуги может обратиться лично или
письменно с жалобой на решения, действия (бездействия) принятые
(осуществляемые) в ходе предоставления (далее – жалоба).
В письменной жалобе указываются:
Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке
указывает либо наименование государственного органа или органа местного
самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо
фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо
должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество
(последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть
направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть
предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со
дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об
удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то
принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за
собой нарушение прав заявителя, и привлечение к ответственности
работников, допустивших нарушения в ходе предоставления муниципальной
услуги.
11
Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и
действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные
вопросы, приняты необходимые меры и Заявителю дан письменный ответ (в
пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
Ответ на жалобу не дается в случае:
- если в письменной жалобе не указана фамилия заявителя и почтовый
адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в письменной жалобе содержатся нецензурные либо
оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью и
имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- если текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается
Заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению.
- если в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю
неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее
направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы
или обстоятельства. Заявитель уведомляется о данном решении.
- если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина,
направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть
направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении
содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном
противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем,
совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в
государственный орган в соответствии с его компетенцией.
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может
быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или
иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему
обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу
поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения
указанных сведений.