Автоматизированные информационные системы

Автоматизированные
информационные
системы
бухгалтерского
учета
Д.В. Чистов
Е.Л. ШуремовВведение
Становление рыночных отношений в экономике и успех экономических реформ в
значительной степени зависят от масштаба использования новых высокоэффективных
технологий во всех сферах деятельности, создания информационных систем, эффективно
поддерживающих функционирование любой экономической, организационной, социальной
структуры. Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский
учет.
Бухгалтерский учет, согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете от 28
января 1996 г. № 129-ФЗ, представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации,
обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации
и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех
хозяйственных операций. Эта информация дает возможность внутренним и внешним
пользователям принимать обоснованные решения, как при управлении производственно1
хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия, так и при установлении
договорных и инвестиционных отношений с партнерами. Естественно, такая информация
должна быть полной, достоверной, своевременной и объективной. При значительных
объемах учетной информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь
этого можно лишь, используя преимущества новых информационных технологий. Вместе с
тем следует заметить, что никакая система автоматизации учета не в состоянии полностью
заменить бухгалтера-профессионала. Она способна лишь повлиять на стиль и качество
выполняемых им функций за счет освобождения от рутинной работы. Поэтому повышаются
требования к квалификации бухгалтера, значительно расширяется круг вопросов его
компетенции. Сегодня современные персональные компьютеры – необходимый инструмент
в работе бухгалтера.
Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать
не только знаниями бухгалтерского учета, анализа и
аудита, но и владеть современными методами обработки
данных на компьютерах. Он должен иметь представление
об основах построения и функционирования
автоматизированных информационных систем
бухгалтерского учета (АИС-БУ). Компьютерная форма
бухгалтерского учета
В течение последнего десятилетия сотни тысяч российских предприятий внедрили в
практику управления автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета.
Это стало возможным благодаря доступности персональных компьютеров и наличия на
рынке широкого спектра программных продуктов, предназначенных для автоматизации
учета. В настоящее время практически все российские предприятия в той или иной степени
применяют компьютеры и специализированное программное обеспечение для ведения
бухгалтерского учета.
Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет –
в соответствии с Федеральным Законом о бухгалтерском учете и другими нормативными
актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство
бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это
компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией
регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской
отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме
счетоводства.
Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм
учета.
О д н о к р а т н а я р е г и с т р а ц и я п е р в и ч н о й и н ф о р м а ц и и . В ручном учете
доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом
двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы,
книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки.
Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных
технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой
любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности
автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с
указаниями пользователя (подробнее см. Приложение 4).
Унифицированный способ обобщения учетной инфо рмации. В
2
компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для
обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других
накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету,
формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе
автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета,
учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации.
Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в
другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые
формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма
учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране
монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами
(подробнее см. Приложение 2).
Н е о г р а н и ч е н н а я а н а л и т и ч н о с т ь у ч е т а . При компьютерной форме учета
отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической
информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в
течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности
автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех
учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство
реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета,
использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас
гибкость
получения
аналитической
информации
в
большинстве
серьезных
автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в
которых аналитические группировки предопределены самой формой (подробнее см.
Приложение 2).
В с т р о е н н ы е б у х г а л т е р с к и е з н а н и я . В компьютерную форму учета
встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям,
т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями,
которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее
творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в
первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие
отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства
хозяйственной операции может быть передана менее квалифицированному учетному
персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или
старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное
участие при адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия (подробнее см.
Приложение 4).
Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и
о т ч е т н о г о п е р и о д а . Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по
счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты
и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать
важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые
результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.
П о в ы ш е н и е д о с т о в е р н о с т и у ч е т н ы х д а н н ы х . При обработке и
обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления
выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе
данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако, внесение
исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так
как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть
пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц,
выполняющих эти корректировки.
3
Возможность параллельного ведения учета в нескольких
р а з л и ч н ы х с т а н д а р т а х . При использовании компьютерной формы бухгалтерского
учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько
систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в
соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а
других – для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее
совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на
возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и
стандартов (подробнее см. Приложение 3).
Компьютерная форма ведения бухгалтерского учета
реализуется посредством создания автоматизированных
информационных систем бухгалтерского
учета.Автоматизированные информационные системы
бухгалтерского учета
Автоматизированная информационная система бухгалтерского
учета в управлении экономическим объектом.
Любой экономический объект, под которым будем понимать предприятие,
организацию, фирму, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых
является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, является сложной,
динамичной и управляемой системой.
Система – это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей,
взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и
функционирующих в интересах достижения единой цели/целей.
Экономический объект, как управляемая система включает объект и субъект
управления.
Объектом управления экономического объекта является производственный
коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных
целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов.
Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его
функционирования и осуществляет контроль их выполнения.
Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо
сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями
управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и
регулирование.
Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий
службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел,
бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов,
выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру
системы управления.
В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический,
тактический (функциональный) и оперативный уровни.
На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение
целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное
(прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом
(функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативнокалендарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных
4
функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные
оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя
свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои
функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам
анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета,
позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в
объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и
используется бухгалтерским учетом.
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают
информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического
объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних
информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.
Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и
информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования
экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления
(прямая связь).
В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в
объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними
воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.)
воспринимается системой управления и она на ее основе вырабатывает новые управляющие
решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).
В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается,
хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет
информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как
п р е д м е т (исходная информация) и как п р о д у к т труда (результатная информация)
системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную,
пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс
является частью управленческой деятельности.
Для организации и реализации информационного процесса необходимы
соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный
выполнять процедуры информационного процесса.
Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и
персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему
(ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную,
пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная
система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому
экономическому объекту присуща экономическая информационная система1.
Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с
использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации,
периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее
программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки
информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные
информационные системы.
В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются
самими управленческими работниками. В автоматизированных ИС (АИС) значительная
часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными
методами с помощью технических средств, без непосредственного вмешательства человека.
1 В дальнейшем изложении будет применяться термин "информационная система", подразумевая под
этим "экономическая информационная система"
5
Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой
информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных
методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и
других технических средств в целях получения и доставки результатной информации
пользователю-специалисту.
Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации,
являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо
всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате
выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в
результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур
формального преобразования первичной информации в результатную автоматически
выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без
непосредственного вмешательства человека.
Это не означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом
режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и
результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации,
контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований
первичной информации в результатную и контролирует ход выполнения процесса
преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована процедура сбора первичной
информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС.
Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются
компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее
заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса
децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с
компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных,
оперативно направляя его в нужное ему русло.
Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры
информационного процесса интегрированы с функциями управления и, наряду со своими
основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более
того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на
пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалиступравленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур
обработки данных, выступая и в роли постановщика задачи и программиста.
Отметим, что в современном понятии термин "информационные системы"
подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина
используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы
могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.
Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает
функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского
учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним
пользователям необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление,
хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса
требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и
способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и
составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая
является неотъемлемой частью АИС предприятия.
Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ)
– это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за
счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс
вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и
6
доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для решения задач
управленческого и финансового учета.
По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в
качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.
АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты:
информацию как предмет и продукт труда;
средства, методы и способы переработки информации;
персонал, который реализует информационный процесс
учета, используя
имеющиеся средства обработки информации.
Информация, с которой работает данная системой, являясь частью экономической
информации, имеет свои особенности.
Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки
информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С
технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются,
выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и
реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов
преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной
предметной области.
Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент,
которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ
относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое,
организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.
Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих
мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета
(централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии
предприятия.
АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета.
Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.
Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и
достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и
его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям.
Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его
наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие
производственно-хозяйственную деятельность предприятия – его имущество (активы),
кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его
производственно-хозяйственную и финансовую деятельность – финансовые и хозяйственные
процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.
Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач.
Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач
учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой
продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство,
сводного учета и составления отчетности. При выделении одних комплексов принимается во
внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении
комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов
лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при
выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба
признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты
наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают
процессы воспроизводства основных средств.
В практике АИС БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и
7
составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом,
разграничения задач между информационными системами разных служб управления и
многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения
бухгалтерского учета, должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная
информация – актуальной и достаточной для принятия управленческих решений.
Для
АИС-БУ
характерны
развитые
внутренние
и
внешние
и н ф о р м а ц и о н н ы е с в я з и . Внутренние информационные связи существуют между
задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача
выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета
затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса:
определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же
время информация о фактических затратах на производство в целом, поступает из комплекса
учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета
базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета
основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А
задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного
учета.
Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных
информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций.
Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны
уже на стадии разработки системы.
Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач
составляют ф у н к ц и о н а л ь н у ю м о д е л ь А И С - Б У .
Структура учетной информации
В настоящее время и н ф о р м а ц и я рассматривается как один из основных ресурсов
развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ее
человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую,
экономическую, социальную, правовую и т.д.
Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической
информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения,
обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является
важнейшей составной частью управленческой информации.
Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам. По
ф у н к ц и я м у п р а в л е н и я она подразделяют на плановую, учетную, нормативносправочную и аналитическую.
П л а н о в а я информация описывает явления и события, которые должны быть
совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь
и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более
детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от
уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, техникоэкономической и оперативно-календарной.
У ч е т н а я информация отражает уже совершившиеся события, явления,
хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бухгалтерскую и статистическую
информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема
экономической информации. В системе управления учетная информация реализует
обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние
обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация
представляется количественными показателями: количеством произведенной и сданной на
склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же
8
учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне
бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку,
идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов,
а при составлении отчетности – в разрезе показателей форм отчетности.
К н о р м а т и в н о й информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при
решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся,
например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные
нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как
тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы,
ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие
другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета.
Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи
управленческого учета.
А н а л и т и ч е с к а я информация возникает в процессе оценки показателей
производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе
вырабатываются управленческие решения.
В отношении к информационной системе бухгалтерско го учета
информация подразделяется на входную и выходную. В х о д н а я информация по
источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию
экономического объекта. К внутренней относится первичная информация, полученная в ходе
повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной
деятельности, а также информация других функциональных систем предприятия, например
плановая, нормативная и разного рода справочная информация. К внешней относится
информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации,
информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на
продукцию на рынках сбыта и т.д. Если внешняя информация часто носит вероятностный
характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация, должна
отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует
выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах,
инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но
бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов
решения задач в АИС-БУ.
П о о т н о ш е н и ю к п р о ц е с с а м о б р а б о т к и входная информация
разделяется на обрабатываемую и необрабытываемую, т.е. ту, которая проходит
"транзитом" через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ее,
но содержится в поступающих документах. Такая информация содержится, как правило, в
документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными
службами.
Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией
образует и с х о д н у ю для обработки информацию. Результатом обработки является
п р о и з в о д н а я информация. Из нее выделяют п р о м е ж у т о ч н у ю информацию, которая
участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в
течение отчетного периода, и р е з у л ь т а т н у ю информацию, которая рассматривается как
окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и
результатная информация отражаются в выходных документах – отчетах.
Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией образует
выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию,
которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для
анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю
информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов,
9
контрагентов, государственных органов управления и т.п.
Важным классификационным признаком является с т а б и л ь н о с т ь , в соответствии
с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация.
П о с т о я н н а я информация не изменяется и многократно используется в течение
длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее
важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач,
формировании первичных документов и отчетов. П е р е м е н н а я информация – отражает
количественные
и
качественные
характеристики
производственно-хозяйственной
деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной
деятельности относится к переменной информации.
Учетная информация должна быть достоверной и полной, актуальной и
своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть
документально подтвержденной и правильно юридически оформленной. Последнее
относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые
требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она
используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии
особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются
такие требования как уместность (возможность оказывать влияние на экономические
решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными
лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость
(возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных
экономических субъектов).
Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная
информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие
свойства:
большие объемы и разнообразие;
многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные
временные периоды (месяц, квартал, год);
значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной
простоте арифметической обработки;
массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с
определенной периодичностью;
"сжатие" информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в
бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных
показателях, а в синтетическом учете только в разрезе счетов в стоимостных
показателях.
многообразие ее источников и потребителей;
длительное хранение некоторых видов результатной информации.
Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную
иерархическую структуру, которая представлена:
реквизитами;
показателями;
документами.
Р е к в и з и т ы – элементарные информационные единицы, которые не поддаются
дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта,
процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.
Различают: р е к в и з и т ы - о с н о в а н и я , которые характеризуют количественную
сторону объекта, процесса, явления и р е к в и з и т ы - п р и з н а к и , которые характеризуют
качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия,
фамилию исполнителя, наименование работы и т.д.). Например, количество поступившего
10
материала – это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения,
наименование поставщика – это реквизиты-признаки.
При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические
операции, а над реквизитами-признаками – логические (группировка, сортировка и др.).
Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла
не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более
сложные информационные конструкции – составные единицы информации (СЕИ).
П о к а з а т е л ь – составная единица информации, которая включает один реквизитоснование и один или несколько реквизитов-признаков.
Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует
количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ,
которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например,
любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и
несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица,
ответственного за содержащуюся в нем информацию.
Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях
по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при
организации хранения информации и технологии ее обработки.
Информационный
процесс
информационные технологии
бухгалтерского
учета
и
В
бухгалтерском
учете
выделяются
информационная,
организационная,
методологическая, контрольная, аналитическая и
коммуникационная функции.
Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации
о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического
объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых
финансовых результатах. Эта информация необходима внутренним и внешним
пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода
управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче,
хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует
информационный процесс бухгалтерского учета.
В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа, включающие
определенные процедуры преобразования информации. На первом этапе реализуются сбор
данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к
обработке. Этот этап называется "документирование хозяйственных операций и
формирование внутримашинной информационной базы". Второй этап предполагает
обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода,
формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление
оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества
предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и
финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название "обобщение учетных
данных и формирование учетных регистров". Здесь выполняются процедуры поиска,
сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения,
тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных
данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием
регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о
финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о
финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется
налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап
11
носит название "завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой
внешней отчетности". Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным
источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают
заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности.
Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников
бухгалтерии, которые анализируют ее, и вырабатывают управленческие решения при
выполнении своих функций.
Процедуры информационного процесса бухгалтерского учета весьма трудоемки, что
вытекает из характера учетной информации. Но эти же свойства учетной информации
создают благоприятные предпосылки для использования технических средств при
выполнении процедур информационного процесса бухгалтерского учета. Именно поэтому
информационный процесс бухгалтерского учета может рассматриваться как объект
приложения современных технических средств, способов и методов преобразования
информации.
Информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем выполнения
строго регламентированной совокупности этапов, процедур, операций, действий,
направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это отражает
технологический аспект информационного процесса и определяется как технологический
процесс обработки учетной информации.
Технологический процесс (ТС) – совокупность взаимоувязанных этапов, процедур,
операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и
регистрации до предоставления результатной информации пользователю.
Остановимся кратко на особенностях выполнения процедур преобразования
информации.
Сбор и регистрация данных. Информация, обрабатываемая в АИС-БУ, может быть
получена:
из внешних по отношению к предприятию источников;
из информационных систем других управленческих подразделений;
непосредственно от низовых подразделений хозяйствующего субъекта в процессе
производственно-хозяйственной деятельности.
Если в первых двух случаях информация поступает уже зарегистрированной на
машинном или бумажном носителе, то в последнем случае ее приходится собирать и
регистрировать. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным
(оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и
регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного
объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и
своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной
информации, предназначенной для принятия решений.
Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных
объектов, замером временных характеристик и т.д. Эта процедура может быть выполнена
вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть
неавтоматические – мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки, метры и др.; и
автоматические – автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики и
другие средства. Известно большое разнообразие модификаций данных средств. Некоторые
из них совмещают процесс сбора и регистрации данных на носителе.
Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация – это фиксация
информации на материальном носителе: документе, машинном носителе. Наиболее
распространенным носителем информации остается бумажный документ. До сих пор запись
в первичные документы в основном осуществляется вручную, а процедуры регистрации
информации достаточно трудоемки. Поэтому стремятся автоматизировать процесс
12
заполнения первичных документов, используя компьютеры в низовых подразделениях
предприятия (на складах, цехах и т.д.). При наличии компьютерной сети такие документы по
каналам связи могут передаваться в информационную базу АИС-БУ для дальнейшей
обработки.
Используются также и специализированные автоматизированные системы,
совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, ее
ввод непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки
или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию
обработки информации. При этом повышается достоверность информации и снижается
трудоемкость работ.
Распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые
позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих-коды, но и предварительно
обработать их мобильными терминалами и передать данные в компьютер.
Передача информации может быть выполнена различными способами. Она
осуществляется традиционными средствами связи – курьером, пересылкой по почте,
доставкой транспортными средствами. Используются при передаче и современные
дистанционные средства связи – электронная почта, факс, физические каналы связи –
телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые. Последние способы
передачи информации, естественно, предполагают наличие компьютерной сети или
устройств, обеспечивающих выход в сеть. Дистанционная передача информации с помощью
современных коммуникационных систем постоянно развивается и совершенствуется. Этот
способ передачи информации имеет особое значение в территориально распределенных АИС
БУ, используемых в фирмах с удаленными филиалами, корпорациях и т.п. Заметим, что
процедуры передачи информации применяются не только для первичной, но и для
результатной информации.
Ввод информации в компьютер зависит от способов реализации предыдущих
процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В
системах с массовым вводом однотипной информации получают распространение
сканирующие устройства. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в
устройствах долговременной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и
бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские
записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета.
Хранение и накопление информации. Введенные в компьютер данные не сразу
используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета.
В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая
информация, многократно используемая при решении разных задач учета. Хранение и
накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за
определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных
разрезах. Более того, система компьютерного учета обычно хранит все введенные данные с
начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать
результатную информацию за предшествующие периоды.
С хранением информации связана такая процедура, как поиск данных, т.е. процедура
выборки нужных данных по запросу пользователем.
Обработка экономической информации предполагает выполнение логических и
арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной
информации.
Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение,
объединение), выборку данных из информационной базы и т.п. Арифметические операции –
алгебраическое сложение, деление, умножение и т.д.
Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму – набору
13
четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных
(входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число
шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса
однотипных задач.
В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые
отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как
правило, по запросам специалистов и отображаются на экране дисплея или печатаются. При
печати отчет может быть одновременно тиражирован, если его требуется предоставить
нескольким пользователям. Процедура тиражирования обеспечивается и иными способами,
например ксерокопированием.
Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и
корректировкой данных. Корректировка данных в АИС-БУ выполняется как в процессе
выполнения операций ввода, так и после их завершения в течение всего отчетного периода.
Часто возможна и корректировка данных предшествующих периодов.
Принятие решений на основе анализа результатной информации в АИС-БУ остается
за специалистом – бухгалтером, учетным работником.
Подобно тому, как в материальном производстве технологический процесс
реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования,
инструментов и т.д., так и процесс преобразования информации в АИС-БУ реализуется
посредством определенных средств и методов. На разных этапах преобразования
информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения
информационных процедур. Она могут быть разными, и обусловлены технической и
программной средой, в которой протекает процесс преобразования информации.
Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность
методов и способов их реализации определяют информационную технологию.
Информационная технология (ИТ) – совокупность взаимосвязанных процедур по
преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения
этих процедур в определенной технической и программной среде.
Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две
составляющие:
технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур,
операций, действий по преобразованию информации;
совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур
преобразования информации.
Средства и методы, с помощью которых реализуется технологический процесс, могут
быть разными. Они определяют уровень развития информационной технологии.
Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского
учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств
переработки информации.
В современных технологиях используются компьютеры, которые существенным
образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки
информации. От централизованной технологии обработки информации, которая была
характерна при применении больших ЭВМ (период 60-х – середина 80-х годов) перешли к
децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных
компьютеров на рабочих местах пользователей.
Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий
характерны следующие черты:
реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде
автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в
14
информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных
компьютерами;
интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки
информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки,
возврат к предыдущим действиям и т.д.;
интегрированность разных программных комплексов программ при реализации
функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных
процессоров, текстовых редакторов и др.;
ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга
пользователей в рамках отведенных им полномочий;
автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения
задач;
интерактивный режим работы с выходными документами (см. Приложение 2);
возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей
(см. Приложение 1);
адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.
Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.
О б е с п е ч и в а ю щ и е и н ф о р м а ц и о н н ы е т е х н о л о г и и – это технологии,
которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том
числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач. Они достаточно
многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых до сложных – от
обработки документов текстовыми процессорами до принятия решений в экспертных
системах.
Функциональные
информационные
технологии
–
реализуют
технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования
комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.
В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо
только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг
управленческих работников (не профессионалов в области компьютерной техники). Так,
многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметноориентированные пакеты
программ, и
инструменты,
с
помощью
которых
непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу
данных.
Как правило, при автоматизации какой-либо предметной области приходится
применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными
программными средствами. При этом важное значение приобретает интеграция (стыковка)
программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных,
сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения
анализа. Иногда небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для
сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с
помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в
бухгалтерскую программу.
Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями.
Первое отличие вытекает из различия их целей. Основная цель АИС-БУ состоит в получении
результатной информации и предоставлении ее управленческим работникам для принятия
решений. Целью ИТ является выполнение четко определенных действий по переработке
информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализации процедур
информационного процесса.
15
Второе отличие заключается в том, что информационная технология может
существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место в отношении обеспечивающих
информационных технологий.
И третье, АИС-БУ является средой, в которой реализуется информационная
технология – процесс преобразования информации. Для этого АИС-БУ имеет набор
обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное,
лингвистическое, организационное, правовое и методическое обеспечение.
Обеспечивающие компоненты АИС-БУ
Функционирование АИС-БУ и информационная технология реализуются комплексом
средств, методов и мероприятий, которые составляют обеспечивающие составляющие
системы. К обеспечивающим компонентам относятся: информационное обеспечение;
техническое обеспечение; математическое обеспечение; программное обеспечение;
лингвистическое обеспечение; организационное обеспечение; методическое обеспечение;
правовое обеспечение; эргономическое обеспечение.
Приведем определение обеспечивающих компонент АИС-БУ.
Информационное обеспечение (ИО) АИС БУ – совокупность методов и средств
построения информационного фонда системы, организации его функционирования и
использования.
Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база" АИС-БУ.
И н ф о р м а ц и о н н ы й ф о н д включает всю информацию экономического объекта,
зафиксированную как на бумажных носителях – документах, так и на машинных носителях.
И н ф о р м а ц и о н н а я б а з а отражает только информацию, зафиксированную на
машинных носителях.
Информационное обеспечение подразделяется на две большие группы: внемашинное
и внутримашинное обеспечение. В н е м а ш и н н о е
ИО представлено системой
классификаторов и кодификаторов информации, системой документации, организацией
документооборота. Автоматизированная система учета использует общесоюзные,
отраслевые и локальные классификаторы. Первые два вида классификаторов
разрабатываются централизованно, последний – на конкретном экономическом объекте при
непосредственном участии персонала бухгалтерии и других служб. При этом должна быть
обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации АИС-БУ
представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами.
Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а
также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые
документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные
документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них
отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты,
соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные
отчеты (см. Приложение 2). К последним относится государственная отчетность, имеющая
унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативносправочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах
материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Документооборот предполагает
рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения
до сдачи в архив или исполнения. В условиях компьютерного учета стремятся обеспечить
его автоматизацию.
В н у т р и м а ш и н н о е ИО включает информационную базу АИС БУ..
Информационную база – совокупность данных, размещенных на машинных носителях
в соответствии с определенными правилами хранения. В АИС-БУ она представлена
16
массивами условно-постоянной и текущей информации.
К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом
организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Сюда относятся
справочник (справочники) плана (планов) счетов бухгалтерского учета, справочники
объектов аналитического учета; справочники нормативной и другой вспомогательной
информации, основные формы унифицированных первичных документов и формы
бухгалтерской отчетности.
Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях,
данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного
периода, массивы первичных документов. Способы организации и хранения этих данных
могут быть разными и определяются особенностями используемого программного
обеспечения.
Техническое обеспечение (ТО) АИС БУ – комплекс технических средств,
обеспечивающих информационную технологию АИС-БУ. В него входят технические
средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных, средства обработки
информации, а также средства офисной техники. Современные автоматизированные системы
обработки учетных данных могут быть ориентированы как на автономное, так и на сетевое
использование компьютеров. В последнем случае ТО АИС БУ включает специализированное
сетевое оборудование.
Математическое обеспечение (МО) АИС БУ – это совокупность математических
средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а
также моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых в
программном обеспечении АИС БУ.
Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют
точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью.
Эти задачи многократно повторяются и носят рутинный характер. Алгоритмы решения
учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на
формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в
нормативных актах и инструкциях. Более сложный математический аппарат в бухгалтерском
учете пока применяется только в исследовательских целях. Он может быть использован при
оценке и выборе тех или иных элементов учетной политики предприятия, например при
выборе базы распределения косвенных расходов или метода расчета себестоимости
реализованных товаров.
Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой
бухгалтерского учета, АИС-БУ включает целую группу моделей, отражающих основные
особенности предметной области, но по разному реализованных в программном обеспечении
бухгалтерского учета. Сюда относятся:
концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных;
модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и
интерпретации всех синтетических и аналитических счетов;
модель организации документооборота, отражающая порядок формирования,
хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах
бухгалтерского учета;
модель представления бухгалтерских записей на счетах;
модель решения функциональных задач – алгоритмов реализации стандартных,
многократно повторяющихся и разовых хозяйственных операций, обобщения
информации на счетах и обработки счетов в течение отчетного периода и по его
завершении;
модели учетного периода;
модели разделения и интеграции учетных данных.
17
Особенности реализации перечисленных моделей определяют специфику технологии
использования программного обеспечения бухгалтерского учета, а во многом и его
функциональные возможности, особенно связанные с решением задач управленческого
учета.
Математическое обеспечение отражается в технической документации, в которой
описываются задачи, приводятся модели и алгоритмы их решения, а также тестовые и
контрольные примеры.
Для разработки МО привлекаются специалисты, знающие предметную область,
владеющие математическими методами и способные дать формализованное описание
порядка решения задач управления.
Программное обеспечение (ПО) АИС БУ – это комплекс программ, обеспечивающих
обработку и передачу данных в АИС БУ, а также документация по их применению. .
ПО АИС БУ включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное
ПО.
Системное ПО – это операционные системы, управляющие функционированием
средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.
Вспомогательное ПО – это совокупность программных средств, необходимых для
обеспечения функционирования программ решения задач бухгалтерского учета и
предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые
специализированным ПО АИС БУ системы управления базами данных (СУБД),
интерпретаторы программ,
различные внешние библиотеки, необходимые для
функционирования программ, средства архивирования и защиты данных от
несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного
использования специализированного ПО АИС БУ, функции которых так или иначе им
используются.
Так, например, многие программные продукты, предназначенные для ведения
бухгалтерского учета для хранения и доступа к данным используют те или системы
управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы
могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов
необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо
программ просмотра файлов Excel. Некоторые современные программы для возможности
просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо
программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально
функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО АИС БУ.
Специализированное ПО АИС БУ – совокупность программ, непосредственно
реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета.
Лингвистическое обеспечение (ЛО) – это система искусственных языков, терминов и
определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИС-БУ.
Лингвистическое обеспечение включает: языки описания структурных единиц
информации (реквизитов, показателей, документов); языки управления (манипулирования)
данными информационной базы; языковые средства описания алгоритмов решения задач
бухгалтерского учета; языки информационно-поисковых систем; языки специального
назначения.
Организационное обеспечение (ОО) – совокупность методов и средств,
регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным
обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИС-БУ.
АИС БУ – человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно
наличия без обученных ее эксплуатации людей. При этом следует разделять
эксплуатирующий и обслуживающий персонал АИС БУ.
Эксплуатирующий персонал – это сотрудники бухгалтерии и других подразделений
18
управления, непосредственно использующие АИС БУ в решении своих профессиональных
задач.
Обслуживающий персонал – это сотрудники, выполняющие функции обеспечения
функционирования АИС БУ: поддержку нормальной работоспособности технических
средств, программного обеспечения, сохранность и целостность информационной базы.
На крупных экономических объектах обслуживающий персонал АИС БУ обычно
входит в состав отдела АСУ - подразделения, осуществляющего обслуживание
автоматизированной системы управления предприятием. Как правило, это технические
специалисты, имеющие профессиональные навыки обслуживания средств коммуникаций,
вычислительной и оргтехники. Часто отдел АСУ называют отделом информационных
технологий, а его сотрудников специалистами по информационным технологиям или IT 2специалистами.
Деятельность специалистов отдела информационных технологий осуществляется в
двух направлениях:
построение и развитие информационной системы;
сопровождение технического и программного обеспечения.
Специалисты первого направления разрабатывают проект АИС предприятия и АИС
БУ как его составной части; систематизируют информационные потоки; разрабатывают
технологию обработки информации с использованием компьютеров; устанавливают
компьютеры и программное обеспечение; проектируют и монтируют вычислительную сеть;
обеспечивают процесс внедрения и сопровождения аппаратно-программного комплекса
АИС; обучение и подготовку пользователей. Нередко в их функции входит и разработка
необходимого для функционирования АИС программного обеспечения.
В ходе проектирования и создания АИС БУ специалисты информационного отдела
разрабатывают регламенты эксплуатации системы различными отделами и сотрудниками, а
также правовое обеспечение.
Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения. В нее входит:
администратор системы и группа эксплуатации.
Администратор системы отвечает за распределение ресурсов сети, определяет права
пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контролирует их соблюдение.
Группа эксплуатации обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность
данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование
баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление
планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д.
На небольших экономических объектах функции такого подразделения могут быть
сведены к простому обслуживанию техники и поддержанию программных средств в рабочем
состоянии. Выполняются они одним или несколькими специалистами.
Очень часто функции построения и развития АИС БУ и даже сопровождения его
технического и программного обеспечения делегируются сторонним фирмам,
специализирующимся на внедрении и адаптации тиражных программных продуктов или на
разработке заказного программного обеспечения даже в том случае, если на предприятии
имеется свой информационный отдел.
Правовое обеспечение (ПрО) – совокупность правовых норм, регламентирующих
правоотношения при создании и функционировании АИС-БУ.
Правовое обеспечение на этапе разработки АИС-БУ включает нормативные акты,
связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, с
регулированием отклонений процесса разработки системы, с обеспечением процесса
2 Аббревиатура IT является сокращением термина Information Technology, что в переводе с
английского означает "Информационная технология".
19
разработки различными ресурсами.
Правовое обеспечение на этапе функционирования системы определяет ее статус в
процессе управления, правовое положение о компетенции отдельных структур АИС-БУ и
организации их деятельности, порядок создания и использования информации в АИС-БУ,
правовое обеспечение безопасности функционирования АИС-БУ. ПрО включает
нормативные документы, регламентирующие деятельность ИС.
Методическое обеспечение (МтО) – это совокупность законодательных,
нормативных актов и инструкций по бухгалтерскому учету, налогообложению и другим
областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также
позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.
В настоящее время на российском рынке юридических баз данных существует более
20 программных продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений
и могут быть встроены в АИС-БУ. К их числу относятся такие широко распространенные
системы как "Консультант Плюс", "Гарант", "Кодекс" и др.
Эргономическое обеспечение (ЭО) – совокупность методов и средств,
предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной
деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС-БУ.
В состав ЭО входит: комплекс различной документации, содержащей эргономические
требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению;
набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и эргономическая
экспертиза их реализации; комплекс методов, учебно-методических материалов и
технических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки
персонала и создать систему отбора кадров; методов и методик, обеспечивающих высокую
эффективность работы специалистов в условиях АИС-БУ.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера
Центральным звеном АИС БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ)
работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия – мест
возникновения первичной информации.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера)– это рабочее место
бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и
совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного
пользования, которые позволяют ему вести обработку данных в целях получения
информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении
профессиональных функций.
Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится
автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по
переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно
вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя
информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится
повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его
работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки
информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных
носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный
уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии
организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь
учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в
функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса
автоматизированной обработки информации.
Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования
20
хозяйственных операций на основе создания АРМ служб оперативного (первичного) учета
(АРМ СПУ). АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации
всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме
документов на машинных носителях.
АРМ бухгалтера комплектуется персональной ЭВМ, комплексом программ,
необходимых для обработки учетной информации, документацией и методическими
материалами по их применению, а также регламентами выполнения работ по обработке
информации.
АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной
сети.
При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных
функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу
экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с
помощью машинных носителей.
Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между
АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и
организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждый АРМ
рассматривается как самостоятельная подсистема, а в целом они составляют единое целое.
При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения
функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров,
оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия
решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из
бухгалтеров.
АИС БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для
подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним
информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым
система, базам данных и т.д.).
Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество)
АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между
сотрудниками бухгалтерии определяет функциональное содержание (функциональную
направленность) конкретных АРМ – состав задач, которые будут решаться на конкретном
рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует
разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от
технической базы, а также уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.
Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным
распределением работ по разделам учета: АРМ учета основных средств, учета материальных
ценностей, заработной платы, учета выпуска и реализации готовой продукции, учета затрат,
сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном
рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета, а возможен и другой
вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами.
Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим
местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха,
филиала).
Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ
Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рис. 1. Она
реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая
последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации,
накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и
управленческих сводок.
21
Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение
бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и
текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде.
Аналогичное происходит и при внедрении и функционировании компьютерной системы
бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем
предприятии. Здесь также выделяют два этапа: подготовительный и текущий.
Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в
эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый
характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области
компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров,
организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру
бухгалтерского учета – ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных
описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода
системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют
организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов,
аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов – компьютерного плана
счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация
связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных
данных.
При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки
информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период
последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем
стадиям учетного процесса:
документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы
учета;
обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и
внутренних отчетов;
завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней
отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.
22
Рис. 1. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ
23
Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности
находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и
достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают
стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в
номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах
компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за
исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе
технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной
базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ – бухгалтерские
записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и
финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственнопроизводственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на
финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями.
Способы трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета
рассматриваются в приложении 4.
В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными
реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные
характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись
называют "р а с ш и р е н н о й п р о в о д к о й ". В общем случае она включает:
дебетуемый счет;
кредитуемый счет;
основания проводки;
классификационные реквизиты;
идентификационные реквизиты.
Основания проводки – поля записи, отводимые под стоимостные значения
показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и
иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.
Классификационные реквизиты – поля записи, используемые под аналитические
счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид
операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код
валюты и др.).
Идентификационные реквизиты – поля записи, используемые под дату совершения
операции, номер документа, т.е. под реквизиты, которые не являются ключами группировки
данных при расчетах.
В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых
бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из
которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при
формировании записей на забалансовых счетах.
Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими
проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в
учете, в компьютерных системах получила название "б у х г а л т е р с к а я о п е р а ц и я ".
Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.
Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных
системах она часто имеет структурированное представление (рис. 2). Как правило,
бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или
несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для
всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и
дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также
часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции,
24
комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.
Рис. 2. Двухуровневая структура бухгалтерской операции
В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях
предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о
хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде
расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке.
Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой
регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими
регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается
как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных
операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях
могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном
срезе.
В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с
документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы
хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их
представления в журналах хозяйственных операций.
Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на
входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета
движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в
регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации
являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь
проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской
процедуры.
В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и
обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет.
Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов
аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере
регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по
запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных
операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником
формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров –
25
журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом
учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть
получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой
момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным
объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной
формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора
компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре
Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и
форма представления учетных регистров имеют значительные отличия (см. Приложение 2).
Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих
бухгалтерских регистров – стандартных отчетов.
В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам:
рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры
закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей
нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики
предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень
различается. Однако при любой технологии при выполнении процедур завершения месяца и
отчетного периода создаются необходимые бухгалтерские записи, регистрируемые в
информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный
расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс,
другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и
статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и
после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной
ведомости или ее аналогов. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок
системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с
отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее
последовательно пройдя ряд отчетов выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к
балансу, обновив его показатели.
Данные работы относятся к третьему этапу – завершению отчетного периода и
формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а
также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской
процедуре формирования оборотной ведомости и заключительного баланса.
При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически
переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода.
Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью
реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем
современной компьютерной базе.
Создание и эксплуатация АИС БУ
Подходы к созданию и внедрению АИС БУ
Создание АИС БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения
нормального функционирования:
технические средств;
системного и вспомогательного программного обеспечения;
специализированного ПО.
Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы
сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.
Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость,
26
которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС БУ. В общем
случае состав перечисленных компонент зависит от:
целей и задач создаваемой системы обработки данных;
предполагаемого числа ее пользователей;
предполагаемой технологии организации многопользовательской работы (см.
Приложение 1);
наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и
имеющейся сетевой инфраструктуры;
состава уже используемого системного и вспомогательного ПО;
предполагаемого объема затрат на создание АИС БУ.
АИС БУ может создаваться как:
1. система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета;
2. система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;
3. составная часть интегрированной системы автоматизации управления
предприятием.
В первом случае на рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные
программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание
такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в
единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и
программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую
функциональность. Однако при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент
АИС БУ при их эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных
данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при ведении общих
справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может
кодироваться по разному. Вследствие этого при объединении данных программа будет
рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно
обнаружить и исправить.
При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо
необходимости устанавливать компьютеры и программное обеспечение на рабочие места
всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной
работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими
данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных
и т.д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций
нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной
последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по
списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны
должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых
производится, поскольку себестоимость определяется по данным прихода. До ввода всех
проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их
распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т.д.
Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в
значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения
служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.
При создании АИС БУ как составной части интегрированной системы автоматизации
управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в
особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи
оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. При этом чем крупнее
предприятие, чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача
составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.
Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. При этом,
27
помимо чисто содержательных аспектов работы в них должен быть предусмотрен порядок
выполнения специфических операций, предусматриваемых технологией использования
конкретных программных средств. Для многопользовательских АИС БУ, которые по тем или
иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка
регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это
нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например,
для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код,
каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для
того, чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в
справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте
оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников,
определяется порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена
между рабочими местами и т.д.
При создании АИС БУ, использующей единое информационное поле, многие из
рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако
создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Это бывает,
например, тогда, когда бухгалтерия использует данные, вводимые удаленными
подразделениями, информационный обмен с которыми в реальном масштабе времени не
может быть налажен.
Следует иметь ввиду и то, что единая информационная среда, которая формируется
при внедрении комплексной автоматизированной системы, отнюдь не всегда желательна.
Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным
образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же
хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же
покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой
детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору,
контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового
учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно
работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные
массивы.
В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать
все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации
управления - весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того,
внедрение систем комплексной автоматизации управления "с нуля", когда отдельные
подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники
и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантированно
успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все
функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии
функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы отнюдь не все предприятия.
Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется
автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время,
финансовый учет и составление внешней отчетности, представляемой государственным
органам, учредителям, кредиторам, инвесторам - везде достаточно сложны и потому
создание АИС БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим
предприятиям.
Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется
поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач
бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в
целом. И, наконец, после накопления необходимого опыта работы с различными
программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино
28
все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа
хозяйственной деятельности.
Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять системно. Типичной
ошибкой при внедрении АИС БУ в начале-середине 90х гг. было бессистемное внедрение
разрозненных, несвязанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия
вынуждены были отказываться от ранее приобретенного или самостоятельно созданного
программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных
программных средств, потенциально способных охватить все функции учета. Поэтому, даже
при создании АИС БУ как системы автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского
учета, следует заранее выбирать такое программное обеспечение, возможности которого в
последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя все
больший и больший набор функций.
Например, создавая АИС БУ на основе программы "1С:Бухгалтерия 7.7" не
обязательно пытаться сразу использовать все ее возможности. Освоение ее функций можно
начать с ручного ввода проводок и получения основных выходных форм, представляющих
бухгалтерские итоги. Параллельно с этим "низовые" участки учета можно вести вручную. По
мере накопления опыта и наполнения справочников можно перейти к применению
встроенных в типовую конфигурацию программы документов, что позволит автоматически
составлять соответствующие им проводки.
При внедрении многомодульных программных комплексов можно начать с
приобретения и освоения возможностей одного-двух модулей, а потом докупать их по мере
необходимости. Например, программный комплекс "Галактика" содержит около 40 модулей,
предназначенных для решения задач бухгалтерского, оперативного и кадрового учета,
планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства, управления
финансами, снабжением, сбытом, маркетингом и т.д. Понятно, что внедрение всех их сразу
не только нецелесообразно, но и просто невозможно. Поэтому внедрение системы
"Галактика" обычно начинается с нескольких модулей, предназначенных для решения
наиболее важных и сложных для данной организации задач и далее производится
постепенное развитие автоматизированной системы управления предприятием за счет ее
дополнения новыми модулями.
При поэтапном развитии АИС БУ во внимание должны приниматься уже имеющийся
парк вычислительной техники, периферийных устройств, сетевая инфраструктура
предприятия.
Часто для внедрения новых версий программного обеспечения, новых модулей или
просто для повышения производительности АИС БУ требуется модернизация или вообще
полная замена имеющихся компьютеров. Это достаточно дорогостоящее мероприятие,
которое может занять продолжительное время, поскольку старые компьютеры надо
демонтировать, установить новые, загрузить в них и должным образом настроить
необходимое программное обеспечение. В этой связи следует иметь ввиду альтернативное
решение, когда вместо радикального обновления всех компьютеров рабочих мест
приобретается только один мощный сетевой сервер и развертывается специальное системное
программное обеспечение, позволяющее перенести на него все функции по решению задач,
оставляя за компьютерами рабочих мест роль простого терминала (см. Приложение 1).
Такого рода систему можно развернуть быстрее и модификация аппаратного обеспечения в
этом случае часто требует меньших затрат. Немаловажно и то, что использование
централизованной технологии обработки данных в определенном смысле упрощает
администрирование системы. Однако такое решение возможно не всегда.
Эффективное многопользовательское применение многих пакетов программ требует
высокопроизводительного сетевого оборудования. Поэтому вопрос о возможности перехода
к использованию такого рода систем автоматизации часто упирается в необходимость
29
радикального изменения сетевой инфраструктуры предприятия, что тоже не всегда
возможно.
Так, например, нередки случаи, когда радикально изменить сетевую инфраструктуру
предприятия чрезвычайно затруднительно, потому что для прокладки нового сетевого кабеля
нужно вскрывать полы и перекрытия основных производственных помещений, что требует
полной или частичной остановки основных технологических процессов. В подобного рода
случаях многие из ныне существующих программных средств использовать нельзя, а
единственным выходом является применение централизованной технологии обработки
данных, при которой нагрузка на сетевую инфраструктуру минимальна.
Важным фактором, влияющим на создание и развитие АИС БУ, является состав
используемого системного и вспомогательного программного обеспечения. Как уже
указывалось ранее, даже несмотря на то, что в подавляющем числе организаций в качестве
клиентских операционных систем (ОС) используются те или иные разновидности Windows,
иногда приходится сталкиваться с желанием использовать в АИС БУ программы для DOS,
поскольку в этом случае не нужно обновлять большое число компьютеров для их
соответствия требованиям программ, использующих Windows. При внедрении и развитии
системы компьютерного учета имеет значение и то, под управлением каких сетевых
операционных систем могут функционировать внедряемые программы. Большинство
разработок могут использоваться совместно с Novell Netware, серверными модификациями
Windows. В последнее время многие организации проявляют все больший интерес к
применению в качестве сетевой операционной системы той или иной разновидности ОС
Linux. При этом, в качестве клиентских ОС на рабочих местах могут использоваться
привычные всем DOS или Windows. Однако отнюдь не все программные продукты,
используемые для автоматизации бухгалтерии могут функционировать под ее управлением.
В целом же, выбор системного программного обеспечения – прерогатива IT-подразделения
фирмы.
При выборе специализированного ПО АИС БУ имеет значение также и то, на основе
какой СУБД оно базируется. Дело в том, что на многих крупных предприятиях для решения
различных задач обычно уже используется та или иная разновидность мощных
промышленных СУБД, которую желательно использовать и при создании АИС БУ.
Из сказанного следует, создание АИС БУ требует взаимосвязанного решения всей
совокупности вопросов системной интеграции информационной системы, включая выбор
специализированного программного обеспечения, технических средств, системного
программного обеспечения и СУБД. При этом центральным вопросом является проблема
выбора специализированного программного обеспечения, которое будет использоваться для
решения задач бухгалтерского учета.
В этой связи перед руководством предприятия и бухгалтерией встает вопрос: что
лучше приобрести готовые тиражируемые программные средства или создавать
оригинальную систему с привлечением специализированных фирм-разработчиков или
собственными силами? Плюсы и минусы имеются и у первого и у второго подхода. Все
зависит от целей автоматизации информационного процесса, а также реальной оценки
собственных финансовых и профессиональных возможностей. Уникальные разработки
дороги, а сопровождение такой системы делает ее еще дороже. Создание системы
собственными силами опасно тем, что разработчики часто ориентируются на требования
руководства в ущерб качеству проектируемой системы, а неправильно выбранная стратегия
автоматизации, профессиональный уровень разработчиков, увольнение одного из ведущих
разработчиков и вовсе может поставить под угрозу реализацию всего проекта и приведет к
потере времени и денежных средств. Поэтому приобретение тиражируемой системы
солидной и надежной фирмы-разработчика и доведение ее до требований конкретного
предприятия обычно является более предпочтительным вариантом.
30
Критерии выбора ПО АИС БУ
Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных
для решения задач учета, закономерно ставит вопрос об эффективном выборе программного
обеспечения, ложащегося в основу АИС БУ. Задача выбора усложняется наличием
существенных различий в концепциях построения программных средств, их
функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей,
возможности использования на различных программно-аппаратных платформах, стоимости
и т.д.
В таблице 1 приведен набор общих критериев выбора программ для предприятий
разных типов, условно классифицированных по числу сотрудников бухгалтерии.
Таблица 1
Общие критерии выбора специализированного программного обеспечения
бухгалтерского учета
Размер бухгалтерии
Основные критерии выбора ПО АИС БУ
1.Унифицированная модель представления данных
Малая (1-3 чел.)
2.Единая программная среда
3.Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные
средства
4.Функционирование в одноранговой сети или в сети ПК с
выделенным сервером
5.Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров
фирмы производителя ПО в собственном регионе
6.Возможность простого комплексирования со стандартным
офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других
производителей
Средняя (4-10 чел.)
1.Построение системы в виде полнофункционального набора
специализированных по участкам учета программных модулей
2.Возможность
развития
функций
системы
за
счет
профессиональных средств разработки
3.Функционирование в сети ПК с выделенным сервером в
архитектуре клиент-сервер
4.Функции разграничения прав доступа пользователей к данным
5.Возможность комплексирования с ПО других производителей, в
том числе с ПО собственной разработки
Крупная (>10 чел.)
1.Построение системы в виде полнофункционального набора
узкоспециализированных по участкам учета программных
модулей
2.Возможность
развития
функций
системы
за
счет
профессиональных средств разработки
3.Возможность функционирования в неоднородных сетях,
значительная независимость в выборе пользователем
аппаратных средств, операционных систем и СУБД
4.Развитые функции разграничения прав доступа к данным и
авторизации выполняемых пользователями действий
5.Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативнотехнического и статистического учета; взаимодействие с
подсистемами планирования, анализа, технико-экономической
31
Размер бухгалтерии
Корпоративная
Основные критерии выбора ПО АИС БУ
подготовки производства
6.Возможность комплексирования с ПО других производителей, в
том числе с ПО собственной разработки
1.Соответствие перечисленным требованиям по отношению к
отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям
корпорации
2.Развитые
средства
репликации
данных
удаленных
подразделений
3.Наличие средств консолидации данных для построения
корпоративной отчетности, в том числе с возможностью
ведения учета в различных учетных стандартах
Классификация, построенная на критерии числа сотрудников бухгалтерии
предприятия, конечно, не является единственной при рассмотрении всего спектра различий
программных систем, а приведенные в таблице цифры, характеризующие число сотрудников
бухгалтерии для выделенных классификационных групп весьма условны. В то же время эта
классификация неявно определяет степень специализации различных сотрудников, а,
следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент программного
обеспечения.
Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1-3
человека, наиболее целесообразным представляется применение ПО АИС БУ, основанного
на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой
программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует
значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически
ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической
информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует
постоянного переключения между ними и нередко связано с выполнением технологических
процедур вспомогательного характера, требующих передачи информации между ними.
Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение
единой программной среды.
С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии,
ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование
программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным
модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения
по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того,
обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав
пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще
достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ.
Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического
персонала, способного выполнять техническое обслуживание АИС БУ и привязку программ
к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал
имеется. Поэтому здесь для адаптации ПО АИС БУ могут привлекаться собственные
квалифицированные сотрудники, которым вполне по силам использование достаточно
сложного инструментария профессионального уровня. У малых предприятий собственный
штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка
используемой программной системы со стороны сторонних специалистов – дилеров
производителя, либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в программы
проблемно-ориентированных адаптационных средств. Другой аргумент в пользу несложного
32
в эксплуатации проблемно-ориентированного инструментария в ПО АИС БУ,
ориентированного на небольшие предприятия, состоит в том, что здесь, как правило, учет
проще и потому ниже потребность в функциональной полноте системы, которая может быть
достигнута за счет применения относительно простых адаптационных механизмов.
С рассмотренными выше аргументами общего характера связан и критерий
поддержки возможности комплексирования с другим офисным ПО. Для предприятий,
имеющих собственный штат программистов, весьма актуальна возможность организации
связи стандартного ПО АИС БУ независимого производителя с программами собственной
разработки, в то время как для предприятий, не имеющих своего фонда программ,
актуальным является, главным образом, возможность его комплексирования с программами
других независимых производителей.
Требования к возможности функционирования программных систем в среде
вычислительных сетей и на разных программно-аппаратных платформах достаточно
очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих
мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей ПК на платформе Intel под
управлением ОС Windows. Для более крупных бухгалтерий желательны программные
системы, функционирующие в сетях ПК с выделенным сервером в архитектуре клиентсервер. И, наконец, для АИС БУ с большим числом рабочих мест бывает актуально
применение неоднородных сетей с использованием серверов на более мощных программноаппаратных платформах. Отсюда и требования к специализированным программам,
предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие
возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента. Подробнее об
особенностях построения многопользовательских АИС БУ см. Приложение 1.
Для корпоративных систем критерии выбора ПО АИС БУ дополнены требованиями
поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления
отчетности в нескольких учетных стандартах (см. Приложение 3).
Приведенные критерии определяют только самые общие требования к
специализированному программному обеспечению АИС БУ, однако они позволяют сузить
выбор систем автоматизации, включаемых в дальнейшее рассмотрение.
Определив наиболее подходящую группу программных средств, при детальном
анализе конкретных программ следует обратить внимание на следующие факторы.
Возможность применения в используемых предприятием программно-аппаратных
средах, состав вспомогательного программного обеспечения (СУБД и проч.),
необходимого для функционирования специализированных программ.
Функциональные возможности - степень автоматизации и полноту решения
наиболее сложных и важных для предприятия задач учета.
Состав адаптационных средств - возможности настройки программы на специфику
ведения учета в организации.
Удобство пользовательского интерфейса - при вводе и корректировке данных,
организации доступа к исходной и результатной информации.
Средства защиты данных от несанкционированного доступа, а также средства
восстановления при сбоях в работе компьютерной системы или в результате
ошибок при эксплуатации.
Возможность комплексирования с другими программными продуктами собственной
разработки или других производителей, а также с офисным программным
обеспечением общего назначения.
Качество,
полноту и удобство использования документации, наличие
дополнительных методических материалов по применению программных средств.
Надежность и перспективность фирмы-разработчика, наличие региональных
филиалов, дилерской сети и возможности фирменной поддержки пользователей.
33
От этого зависит профессиональная поддержка системы в процессе ее
эксплуатации, возможности ее последующего развития.
Ценовую политику разработчика - стоимость лицензий на приобретение программы
и оказания услуг по ее внедрению, сопровождению, состав скидок при
приобретении новых версий.
Возможность поддержки со стороны аудиторских и консалтинговых фирм.
Одним из важнейших факторов выбора ПО АИС БУ является его функциональная
полнота. Однако совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам
автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно
индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа
основных средств не требуется развитая поддержка функций их учета; при выполнении
расчетов по начислению зарплаты отнюдь не всем требуются функции по учету северных
надбавок, а во многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д.
Поэтому требования к функциональной полноте ПО АИС БУ должны рассматриваться
индивидуально каждым предприятием. Кроме того, в понятие функциональная полнота в
значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той
или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей
системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. При этом, следует иметь ввиду, что
для многих программных систем отсутствие той или иной функциональности в базовой
поставке не означает невозможности ее достижения при использовании имеющихся у них
адаптационных средств.
Ведущие поставщики программных продуктов для автоматизации бухгалтерского
учета часто предлагают целый спектр решений, ориентированных на предприятия различных
отраслей, сфер и масштабов деятельности. Так, например, компания 1С поставляет
программу “1С:Бухгалтерия” в модификациях для хозрасчетных и бюджетных предприятий.
При этом “1С:Бухгалтерия” может поставляться в базовом, стандартном или
профессиональном вариантах, отличающихся функциональным наполнением и
возможностями адаптации к потребностям различных предприятий. Варианты поставки
“1С:Бухгалтерии”
различаются
и
встроенными
средствами
организации
многопользовательской работы (однопользовательская версия, версии в архитектурах файлсервер и клиент-сервер). Отдельные программные продукты компании 1C рассчитаны на
применение упрощенной системы налогообложения, ведения учета и составления
отчетности индивидуальными предпринимателями.
Очень важным является анализ ценовой политики поставщика программы. Здесь надо
принимать во внимание не только цену приобретения лицензий на использование
программы, но и стоимость ее обновления при выходе новых версий, а также стоимость
услуг по внедрению, адаптации и сопровождению.
Адаптация тиражных программ при создании АИС БУ
Тиражную компьютерную программу следует рассматривать и как готовое решение,
предлагающее определенную методологию ведения учета, и как инструмент, способный
адаптироваться к конкретным потребностям конкретных пользователей. Предлагаемое на
рынке программное обеспечение бухгалтерского учета обычно позволяет с той или иной
степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учета и составления
отчетности. Однако нормативная база учета постоянно меняется, что требует либо перехода
к новым версиям программ, либо их подстройки самим пользователем под изменившиеся
условия.
Кроме того в тиражном программном продукте нельзя заранее предусмотреть все,
поскольку на конкретных предприятиях существует множество специфических учетных
задач, для которых трудно разработать общую, универсальную технологию решения. В
34
особенности это касается задач управленческого учета. Поэтому достаточно большое число
пользователей желают как можно полнее "подстроить" программу под особенности ведения
учета на собственном предприятии.
При ориентации на массовое распространение программных продуктов разработчики
часто не принимают непосредственного участия в их внедрении у конечных пользователей.
Поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении программного обеспечения. Это
свойство обеспечивается за счет встраивания в программы различных адаптационных
средств, позволяющих выполнять настройку программных средств либо самим
пользователем, либо специализированными внедренческими фирмами.
Основным назначением адаптационных средств бухгалтерских программ является:
настройка параметров функционирования программы;
определение
правил автоматизированного формирования записей массива
хозяйственных операций и контировки документов;
уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, если
это необходимо, разработка собственных отчетных форм;
уточнение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их
печатных форм.
С точки зрения уровня компьютерной подготовки адаптационные средства следует
разделять на пользовательские и профессиональные.
Пользовательские адаптационные средства ориентированы на применение конечным
пользователем системы и не требуют от него профессионального уровня компьютерной
подготовки. Профессиональные адаптационные средства предназначены для специалистов
по использованию компьютерной техники и программного обеспечения, требуют высокого
уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, а
часто и серьезных навыков программирования.
Адаптационные средства также можно разделить на средства параметрической
настройки и средства внесения изменений в слой прикладных решений программного
продукта.
Средства параметрической настройки позволяют определять параметры,
регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их
выполнения. Следует разделять данные, которые программа используется при вычислениях
и параметры, регулирующие их выполнение.
Например, при выполнении ввода данных накладной параметрически может
регулироваться факт вхождения или не вхождения НДС в цены товарно-материальных
ценностей, указываемых в фактурной части документа. При задании характеристик учетной
политики с помощью параметра можно выбирать способ расчета себестоимости (по
средневзвешенной цене, методами ФИФО, ЛИФО) при передаче материалов в производство
и при реализации товаров и готовой продукции. Характеристики активности счета по
отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, забалансовый) или типа
сальдо счета (свернутое, развернутое) тоже являются параметрами, определяющими
алгоритм расчета сальдо счета и ряд других особенностей обработки связанных с ним
данных.
При внедрении системы требуется установить некоторые глобальные параметры,
необходимые для работы программы. Их можно разделить на бухгалтерские и
технологические.
Бухгалтерские параметры определяют правовой и организационный статус
предприятия, специфику его деятельности, начало расчетного периода, характеристики
учетной политики (метод списания себестоимости материальных ценностей, порядок
определения выручки от реализации для целей налогообложения, метод начисления
амортизации (износа) основных средств и т.п.), национальную валюту, способы пересчета
35
иностранных валют в национальную и т.д.
Технологические параметры определяют различные характеристики ввода,
отображения и печати данных (например, какие поля записи должны переноситься в новую
запись при выполнении операции копирования); способы пересчета (ручной или
автоматический) итогов; права пользователей на доступ к данным и выполнение различных
функций программы и т.д. Способы установки этих параметров специфичны для каждой
программы и обычно описываются в документации.
Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта
позволяют определять формулы и даже целые программы, используемые при расчете сумм
проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых по данным
первичных документов, вычислении показателей отчетов, выполнении вспомогательных
вычислений. В некоторых системах автоматизации с помощью этих средств можно
переопределять или создавать новые экранные формы, отчеты, описывать алгоритмы
выполнения разного рода регламентных работ и т.д.
Обычно считается, что средства параметрической настройки являются
пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой
прикладных решений – профессиональными. Однако это не совсем так. Иногда правильно
установить необходимую комбинацию параметров может только специалист, хорошо
понимающий особенности функционирования программного продукта. И, наоборот, часто
для того, чтобы составить типовую операцию или формулу расчета того или иного
показателя отчета специальных познаний не требуется и выполнить соответствующие
действия может даже относительно неподготовленный пользователь.
Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта
следует разделять на встроенные (внутренние) и внешние.
Внутренние средства создаются разработчиком программного продукта и тем или
иным способом встраиваются в систему или поставляются с ней в виде отдельной
программы. Они предназначены для создания расчетных формул или целых программ на
встроенном языке системы, проектирования внешнего вида экранных форм и отчетов.
Например, со стандартной и профессиональной версиями "1С:Бухгалтерии 7.7"
поставляется программа "Конфигуратор", которая позволяет вносить изменения в
конфигурацию системы. С ее помощью можно проектировать экранные и печатные формы
документов, создавать новые справочники, отчеты, формы представления реестров
документов и операций, разрабатывать программы на встроенном языке системы, определять
пользователей, их права и т.д. Средства создания типовых операций "1С:Бухгалтерии" также
можно отнести к встроенным средствам внесения изменений в слой прикладных решений.
Внешние средства внесения изменений в слой прикладных решений программного
продукта, как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики
систем автоматизации бухгалтерского учета только разрабатывают принципы и технологию
их использования совместно со своими разработками.
Например, некоторые программы, основанные на применении СУБД, предоставляют
опытному пользователю возможность создания собственных запросов к базе данных на
универсальном языке SQL (Structured Query Language), который "понимают" все мощные
СУБД. В некоторых разработках можно заменять отдельные составляющие системы
программами, разработанными с применением универсальных систем программирования
Visual Basic, Delphi и др. Совместно с некоторыми системами можно применять
универсальные генераторы отчетов типа Crystal Reports. Разработчик системы автоматизации
не имеет никакого отношения к созданию этих средств. Он лишь разрабатывает технологию
их применения совместно с поставляемыми им программными продуктами.
Встроенные средства внесения изменений в слой прикладных решений программного
продукта могут быть как пользовательскими, так и профессиональными. Внешние средства,
36
как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими
и сопровождаюшими систему автоматизации.
Предлагаемые на рынке програмные продукты, предназначенные для ведения
бухгалтерского учета допускают:
использование их как готового решения;
использование как готового решения с внесением изменений и дополнений, не
изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки;
внедрение и использование с перенастройкой, изменяющей типовую методологию
учета.
С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности,
предлагаемые на рынке программные продукты разделяются на: системы с замкнутой
функциональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью и системы
полностью реконфигурируемые.
Системы с замкнутой функциональностью. К ним относятся программные
средства, внесение изменений в которые доступно только самому разработчику. В таких
системах реализована определенная методология ведения компьютерного учета, изменение
которой конечным пользователем невозможно. Заранее определены состав форм ввода
данных, алгоритмы обработки информации, номенклатура, состав показателей и формы
представления выходной информации. Изменение поведения таких систем, если и можно
выполнить, то только в очень ограниченных пределах. Применяя их, пользователь должен
удовлетвориться теми возможностями, которые в них изначально заложены разработчиком.
Всякое развитие и изменение функциональности может быть проведено только при
непосредственном участии разработчика.
Существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при
всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирования
показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах
бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т.д., пользователь должен
ждать от разработчика новой версии. Кроме того, обычно невозможно подстроить такую
систему под специфическую отраслевую или внутрифирменную специфику.
В связи с этим, системы с замкнутой функциональностью - это либо достаточно
простые программные средства, ориентированные на небольшую часть типовых задач, либо
системы сделанные на заказ, под конкретное предприятие или их группу. Предполагается,
что пользователь имеет непосредственный контакт с разработчиком, который по его
требованию оперативно вносит в программу необходимые изменения.
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью. Эти системы построены
таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых
пределах расширен, дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика
программы. Например, система может быть настроена самим пользователем на изменения в
правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов.
Однако вносить изменения в структуру данных в этих программах можно с весьма
большими ограничениями.
Многие программные продукты построены таким образом. Например, это такие
широко известные системы автоматизации, как "Галактика", "БЭСТ", разработки фирмы
"Парус". В них имеются так называемые генераторы отчетов, которые позволяют самому
пользователю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую.
Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов,
создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать
процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного
предприятия. Однако внести значимые изменения в структуру базы данных, а,
соответственно, и в реквизитную структуру экранных форм пользователь не может. Также
37
он не может переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу.
Системы полностью реконфигурируемые. Такие системы предоставляет
пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности.
Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить новые типы
документов, экранные формы для ввода их информации, структуры данных для ее хранения,
правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов
документов. При этом все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения
первичной информации также обычно могут быть перестроены, реконфигурированы. Это
означает, что пользователь может существенно изменить изначально заложенную в
программу методологию учета и фактически перепроектировать систему заново. Последнее
делается нечасто, но, в принципе, возможно.
Наиболее распространенными и типичными примерами такого построения систем
автоматизации учета являются программы семейства "1С: Предприятие" и "Турбо
Бухгалтер". Фактически здесь пользователю предоставляются возможности полного
перепрограммирования всей системы, создания собственных форм ввода информации,
расчетных алгоритмов, отчетов. Например, система "1С: Торговля и Склад" используется в
представительстве Microsoft в России для учета затрат на рекламу, то есть для выполнения
функций, в общем, довольно далеких от "чистого" учета торговых операций.
Системы с замкнутой функциональностью могут использоваться только как готовые
решения.
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью
реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных
вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором
алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных
решений. Прежде всего – это настройки типовых операций и правил контировки документов,
а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный
комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое
решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение
изменений в слой прикладных решений.
Установив готовое решение его можно сразу использовать для ведения учета. При
этом для привязки программы к особенностям учетной политики предприятия достаточно
использования простых средств параметрической настройки. Для малых предприятий,
планирующих решение с помощью АИС БУ только задач финансового учета и составления
отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым
вариантом.
Сказанное верно отнюдь не всегда. Например, если учетная политика предприятия
предполагает списание себестоимости реализованных товаров методом ЛИФО, то при
использовании "1С:Бухгалтерии 7.7" средств параметрической настройки достаточно,
поскольку реализация этого метода изначально заложена в типовую конфигурацию и нужно
лишь указать в специальной экранной форме, что следует применять именно этот метод. При
использовании же программы "Финансы без проблем" придется выполнять переопределение
стандартно поставляемых настроек типовых операций, поскольку они не включают описание
алгоритма соответствующих расчетов. Таким образом в данной ситуации использовать
стандартный вариант поставки программы "Финансы без проблем" в качестве готового
решения нельзя и ее следует существенно реконфигурировать.
Применение любой комплексной системы ведения бухгалтерского учета как готового
решения совершенно не означает, что все задачи будут решаться в автоматизированном
режиме. Любая программа, обеспечивающая комплексное решение задач бухгалтерского
учета, предоставляет возможность ввода проводок, расчет остатков и оборотов счетов, а
также формирование того или иного набора выходных форм, представляющих данные о
38
движении средств по счетам. В большинстве случаев можно говорить и о возможности
подготовки и печати наиболее распространенных первичных документов: платежных
поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д. Однако решение более
специфичных задач таких, как расчет себестоимости списываемых на производство
материалов, начисление износа основных средств, расчет курсовых разниц и т.д. программой
может не обеспечиваться потому, что внедряемая система автоматизации как готовое
решение не включает соответствующих функций (не приобретен необходимый модуль, не
реализован соответствующий алгоритм). Кроме того, во многих случаях программные
средства обеспечивают правильное решение определенной задачи только при соблюдении
определенной методологии ведения компьютерного учета.
Например, для корректного расчета развернутого сальдо при использовании любой программы
следует вести аналитический учет на счетах взаиморасчетов. В противном случае в ряде ситуаций
развернутое сальдо будет вычисляться неверно, поскольку исходная информация не позволит
программе разделить движение средств по разным контрагентам. Различные программы несут в себе
различную методологию компьютерного учета. К примеру, в программном комплексе "БЭСТ-4" для
корректного расчета курсовых разниц по определенному счету нужно, чтобы движение средств по
каждой валюте отражалось на отдельном субсчете. Многие другие программы такого требования не
предъявляют.
Для
возможности
автоматизированного
составления
многих
форм
регламентированной отчетности от пользователя требуется строгое следование
рекомендуемой разработчиком системе субсчетов и типов аналитических счетов, поскольку
алгоритмы расчета включаемых в них показателей используют сведения об остатках и
оборотах конкретных субсчетов или аналитических разрезов. Если пользователь не ведет
эти субсчета (аналитические разрезы) или отражает на них иную, чем рекомендовано
разработчиком программы, информацию, то отчетность будет составляться неверно и
соответствующие формы придется заполнять вручную. Более того, даже при строгом
следовании рекомендациям разработчиков программы не все формы могут быть заполнены в
автоматизированном режиме, поскольку для расчета некоторых показателей бывает
необходимо привлекать данные, которых нет в информационной базе учета.
Разработчики наиболее широко тиражируемых программных продуктов уделяют
методологии компьютерного учета особо пристальное внимание для того, чтобы их можно
было использовать как готовые решения в части решения задач финансового учета и
составления отчетности.
Например, типовая конфигурация "1С:Бухгалтерии 7.7" тщательно выверяется опытными
аудиторами и специалистами по организации компьютерного учета на предмет соответствия
требованиям Минфина и налоговых органов РФ. Она сертифицирована Минфином РФ на
соответствие требованиям ведения бухгалтерского и налогового учета. Заложенная в нее структура
учета учитывает множество возникающих при составлении отчетности нюансов и потому
настоятельно рекомендуется придерживаться используемых в ней аналитических разрезов даже в том
случае, если они, на первый взгляд, представляются избыточными.
Таким образом для того, чтобы наиболее полно использовать возможности готовых
решений необходимо строго следовать методическим рекомендациям разработчика
программного продукта. Это часто требует изменения привычной методологии ведения
бухгалтерского учета при внедрении программных средств в эксплуатацию. Многие
предприятия оказываются к этому не готовы и потому возможности готовых решений
используются ими не в полной мере, а автоматизация решения многих задач учета
становится неполной.
Несмотря на то, что внедрение типовых, готовых решений нередко связано с ломкой
старых подходов к ведению учета, его старой, привычной технологии, не следует забывать,
что типовые решения не создаются на пустом месте, а являются результатом долгого труда,
обобщения и переосмысления практики ведения учета многих организаций. Эти решения
39
включают в себя лучший опыт хозяйствования и управления предприятиями. Если
обратиться к западному опыту, то можно видеть, что там даже организацию бизнеса нередко
подстраивают под компьютерные программы ведущих производителей, хорошо понимая,
что предлагаемые в них решения специальным образом оптимизировались с учетом
накопленного опыта внедрений.
При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений, не
изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки,
пользователь или специалисты по внедрению так или иначе изменяют слой прикладных
решений программы. Уровень сложности внесения такого рода изменений может быть
различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих
действий по силам даже относительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто,
для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов
или определения алгоритмов расчета показателей отчетов требуется привлечение
профессиональных специалистов по внедрению и сопровождению программ.
Например, при использовании готового решения - типовой конфигурации программы
"1С:Бухгалтерия 7.7" пользователь может расширить ее возможности за счет составления
собственных типовых операций. Приобрести навыки их составления относительно несложно
и эти действия могут быть выполнены в непосредственном режиме работы с
информационной базой системы. Такие изменения не затрагивают типовую конфигурацию.
Изменять конфигурацию программы намного сложнее. Для облегчения внесения
небольших дополнений, не затрагивающих структуру учета типовой конфигурации в
программе предусмотрено множество так называемых "конструкторов", которые позволяют
конечному пользователю, даже совершенно не знакомому с программированием,
формировать новые справочники, документы и отчеты. Кроме того, на дисках
информационно-технологического сопровождения (ИТС) постоянно публикуются
методические материалы по созданию дополнений к типовым конфигурациям силами самих
конечных пользователей. В частности, там приводятся рекомендации о том, как менять
конфигурацию таким образом, чтобы издаваемые самой фирмой "1С" дополнения и новые
версии типовых конфигураций не конфликтовали с ранее созданными пользовательскими
настройками. Однако все-таки, конфигурирование- сложная задача, требующая большого
опыта работы с программой, а часто и серьезных навыков программирования. Поэтому для
выполнения этих действий обычно привлекаются профессиональные специалисты по
внедрению и сопровождению.
Во многих программах, особенно рассчитанных на крупные предприятия, все
адаптационные средства достаточно сложны и рассчитаны, в первую очередь, на
профессионалов по применению средств вычислительной техники.
Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского
учета, сопровождаемое перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета.
Возможности выполнения подобного рода перенастройки у систем с ограниченно
развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в немалой степени
различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно
применять только изменение системы типовых операций, части правил обработки
документов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные
алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без
непосредственного участия разработчика программы здесь нельзя. В полностью
реконфигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или
большую часть расчетных алгоритмов, экранных форм, а нередко и структуры баз данных.
Необходимость во внесении серьезных изменений в типовую методологию учета
обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением
стандартных задач финансового учета и желают в полном объеме автоматизировать функции
40
ведения управленческого учета на своем предприятии в точном соответствии со своими
потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой
функциональностью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами
собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто
невозможно, поскольку это может потребовать внесения таких изменений в программу,
которые выходят за рамки открытых для изменения компонент слоя прикладных решений. В
полностью реконфигурируемых системах возможности изменения методологии
компьютерного учета практически безграничны, поскольку здесь можно не только
реализовать или переопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и
обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании
документов и отчетов любой вспомогательной информации.
Многие пользователи полностью реконфигурируемых систем автоматизации
бухгалтерского учета, таких как "1С:Бухгалтерия", "Турбо Бухгалтер", "Инфо-Бухгалтер",
"Финансы без проблем" стремятся к тому, чтобы полностью "подогнать" программное
обеспечение к предъявляемым ими требованиям. Одной из причин отказа от типовых
решений является привычка пользователей к определенной методологии ведения
бухгалтерского учета и их нежелание отказываться от выработанных годами подходов к
формированию записей на счетах, ведению аналитического учета и составления отчетности.
Специализированные внедренческие фирмы обычно охотно идут на реконфигурирование
программ, поскольку выполнение подобного рода работ приносит им значительную
прибыль. В многих случаях стоимость выполнения работ по реконфигурированию в
несколько раз превышает стоимость самого программного продукта. Поэтому, начиная
серьезные изменения, следует хотя бы ориентировочно оценить стоимость и
продолжительность необходимых работ.
Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и отказ от типовой
методологии учета, предлагаемой их разработчиками очень ответственный шаг, поскольку в
этом случае часто приходится полностью отказаться от возможности применения новых
типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фирмой разработчиком в связи со
сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с
привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации
индивидуальных решений также может оказаться существенно более высокой, чем при
использовании типовых решений.
Нередко желание создать индивидуальное решение бывает вызвано отраслевой
спецификой учета на предприятии. В этой связи следует иметь ввиду, что для некоторых
полностью реконфигурируемых систем автоматизации учета имеются большие библиотеки
специализированных отраслевых решений. Так, например, фирмой "1С" и ее
многочисленными партнерами создано большое число специализированных конфигураций
программ системы "1С:Предприятие 7.7", предназначенных для решения задач учета на
предприятиях различных сфер деятельности. Поэтому, перед тем как принять решение о
создании полностью оригинальной конфигурации, следует внимательно ознакомиться с
набором уже существующих готовых решений. В таком поиске большое подспорье может
оказать регулярно переиздаваемый фирмой "1С" сборник "Внедренные решения на основе
системы программ "1С:Предприятие", содержащий аннотации различных прикладных
решений, созданных партнерами фирмы "1С" для автоматизации учета в различных областях
деятельности с учетом внутрифирменной и отраслевой специфики предприятий. Вполне
возможно, что среди них найдется такое, которое уже апробировано на схожих предприятиях
и в него потребуется внести лишь небольшие дополнения.
Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек.
Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на
совместимость с уже имеющимися процедурами обработки данных. Поэтому следует
41
сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутствующим
функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную
ответственность исполнителей и заказчика. Все это следует свести в единый документ или
их совокупность, обычно именуемую "Техническим заданием".
В техническом задании должны быть отражены виды учета (оперативный,
бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложения), которые затрагиваются
производимыми изменениями. Должны быть перечислены и подробно описаны все
внутренние документы, специфические отчеты, а также аналитические разрезы,
необходимые для ведения учета и составления отчетности.
В техническом задании должны быть отражены структура подразделений и филиалов
предприятия, его виды деятельности, учетная политика, штатное расписание, должностные
инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и
наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация которых должна быть выполнена в
первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо
тщательно.
В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно
характеризующие все необходимые изменения в составе и структуре нормативносправочной информации, структуре аналитического учета, перечне, реквизитном составе,
порядке организации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных
документов и их журналов, изменения в номенклатуре, реквизитном составе и формах
представления отчетов. Особое внимание следует уделить формулировке пожеланий к
особенностям эксплуатации автоматизированной системы с учетом сложившегося
разделения труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных заинтересованных
служб предприятия.
Помимо описания функционально-технологических особенностей построения и
эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и
порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в работе по
проекту, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решений.
Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии
заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы.
Вообще говоря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект
технического задания он представляет со своей стороны можно косвенно судить о его опыте
в выполнении подобного рода работ. Опытный исполнитель постарается как можно полнее и
детальнее описать состав необходимых работ, порядок и условия их выполнения, обоюдную
ответственность сторон.
Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета проводят
аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов.
Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимание на
наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из признаков подготовленности
внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой
у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель может выдвинуть
предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов,
достижению более полного и достоверного отражения учетной информации, снижению
трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу отвергать выдвинутые
предложения, поскольку специалисты по внедрению систем компьютерного учета обобщают
опыт их настройки и эксплуатации у большого числа клиентов.
В общем случае жизненный цикл (ЖЦ) программного обеспечения – это модель
создания и использования программного обеспечения, отражающая его различные
состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данном программном
изделии и заканчивая моментом полного прекращения его использования.
42
Основными этапами ЖЦ ПО являются:
анализ требований;
проектирование;
кодирование (программирование);
тестирование и отладка;
эксплуатация и сопровождение.
При развертывании готовых программных продуктов конкретные поставщики ПО
предлагают свои схемы внедрения и адаптации программных продуктов к условиям
функционирования на конкретном предприятии.
Например, при развертывании программных продуктов системы программ
«1С:Предприятие» компания 1С предлагает своим партнерам выделять следующие основные
этапы ЖЦ автоматизированной системы:
1.экспресс-обследование;
2.анализ и построение технической архитектуры;
3.поставка и установка программного обеспечения;
4.детальное обследование, адаптация и тестирование;
5.внедрение;
6.обучение;
7.сопровождение.
Каждый этап ЖЦ ПО должен соответствующим образом документироваться.
Например, для реализации указанной модели этапов ЖЦ компания 1С рекомендует
партнерам следующую схему документирования.
Экспресс-обследование:
опросники, анкеты;
отчет об экспресс-обследовании;
коммерческое предложение;
план-график работ.
Анализ и построение технической архитектуры:
отчет по результатам обследования;
отчет по результатам проверки;
предложение по модернизации компьютерной системы;
накладная на передачу оборудования.
Поставка и установка программного обеспечения:
договор на поставку ПО, план-график поставки;
документы на поставляемое ПО;
договор на установку ПО;
акт приема-сдачи выполненных работ;
Детальное обследование:
договор на детальное обследование, план график обследования;
перечень работ или техническое задание;
акт приема-сдачи выполненных работ;
Адаптация и тестирование:
договор на адаптацию, план-график адаптации;
протокол проведения тестовых испытаний;
акт приема-сдачи выполненных работ по адаптации.
Внедрение:
договор на внедрение;
план ввода в эксплуатацию;
план переноса данных;
протокол ввода в промышленную эксплуатацию;
43
акт
приема-сдачи выполненных работ.
Обучение:
договор на обучение;
учебные планы;
акт приема-сдачи выполненных работ.
Сопровождение:
договор на оперативное обслуживание или договор на абонентское обслуживание;
акт приема-сдачи выполненных работ.
Для каждого вида документа предлагается стандартный шаблон, который в
конкретных случаях уточняется.
Ввод АИС БУ в эксплуатацию
Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия:
гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано
системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база,
разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного
персонала, и т.д. Работники бухгалтерии должны пройти специальную подготовку работы на
компьютере.
Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при
внедрении АИС БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:
аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарноматериальных ценностей и состояния взаиморасчетов;
установка программного обеспечения;
создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;
ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.
А у д и т о р с к а я п р о в е р к а в е д е н и я б у х г а л т е р с к о г о у ч е т а . На этапе
ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения
бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит
еще раз убедиться в правильности выбранной учетной политики предприятия и обеспечит
правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода
лишних и неправильных данных.
У с т а н о в к а с и с т е м ы . Программные продукты обычно поставляются на одной
или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно
описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно
соблюдать.
Создание
и
заполнение
справочников
у словно-постоянной
и н ф о р м а ц и и . Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной
(переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если
оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то
организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы
автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников,
классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе
бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной
информации могут пополняться и в процессе повседневной работы.
Справочники разделяются на пользовательские и системные.
Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной
информации необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются
непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы.
Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов,
справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и
44
кредиторов, подотчетных лиц и т.д.
Системные справочники используются разработчиками для обеспечения
функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров,
определяющих технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о
базах данных, схемах взаимодействия АРМов, групп пользователей и их полномочий и т.п. В
отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут
быть удалены или скорректированы бухгалтером.
Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим
с ч е т а м . При внедрении АИС БУ для обеспечения преемственности данных ручного и
машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало
того периода, начиная с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать
вступительный баланс. Эта работа выполняется после создания всех необходимых
справочников.
Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих
двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета.
Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, то программа откроет их список и
для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в
процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем
счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение
и не позволит покинуть таблицу ввода сальдо.
При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных
проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится
остаток, а в качестве корреспондирующего счета вводится фиктивный счет. Сумма проводки
определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то
программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из
них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых
предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и
количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно
путем составления оборотной ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету
должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.
Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата
ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения
системы. При втором способе – остатки необходимо вводить "задним числом", т.е. в период,
предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть
предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически
устанавливается следующий период (начало года, квартала) – тот, с которого начинается
внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.
Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое
формирование сальдо по цепочке: аналитические счета  субсчета  счет. Это означает,
что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по
субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету – по счету, так как они будут
рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так
и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она
должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.
После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно
сформировать и распечатать в с т у п и т е л ь н ы й б а л а н с на момент перехода на
автоматизированный учет.
Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного
построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все
предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы
45
сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно
закрыть все учетные периоды.
На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к
повседневной текущей работе.
Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур
технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и
операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю
разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой
цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы,
"горячих" клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но
носят частный характер.
Эксплуатация
и
сопровождение
автоматизированных
информационных систем бухгалтерского учета
При
использовании
АИС
БУ
бухгалтером
выполняется
определенная
последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной
информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой
деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними
и внешними пользователями.
Информационная
технология
бухгалтерского
учета
на
компьютере – это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций,
выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до
формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.
В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные
этапа:
формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных
операций в базе учетных данных;
обобщение учетных данных;
получение выходной информации – справок, учетных регистров и отчетности;
завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.
Помимо этого требуется выполнение ряда технологических работ, связанных с
поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения
целостности и сохранности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в
состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистовпрофессионалов, выполняющих функции администрирования системы.
При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения
конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при
отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру
требуется оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это
требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем
компьютерного учета, а также своевременного обновления используемых программ.
Корректность ведения учета требует от бухгалтера хорошего знания существующей
нормативной базы. Самостоятельно отслеживать все изменения в федеральном,
региональном и местном законодательстве достаточно сложно. Поэтому многие бухгалтеры
и экономисты являются пользователями п р а в о в ы х б а з д а н н ы х . Производители
правовых баз данных постоянно следят за изменениями в нормативной базе,
профессионально их аккумулируют и поставляют своим подписчикам в виде программных
продуктов. Правовые базы данных являются одной из важнейших составляющих
информационного фонда АИС-БУ.
46
В настоящее время правовые базы данных общего назначения различной степени
полноты поставляются несколькими производителями, в том числе и фирмами,
специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов.
Важной особенностью специализированных правовых баз данных является
возможность их тесной интеграции с программными продуктами, предназначенными
непосредственно для той же предметной области, в частности бухгалтерского учета. Это
обеспечивается за счет тесной увязки понятий, которыми оперирует прикладная программа,
с определенными совокупностями документов информационной базы правовой системы.
Например, интеграция системы "Гарант" с программами системы "1С: Предприятие"
предоставляет пользователям дополнительные возможности в работе. Контекстно-зависимая
система помощи пользователю включает около 300 точек входа в специальные подборки
документов. В программе "1С: Бухгалтерия" точки входа осуществляют контекстное
обращение к соответствующей нормативной информации непосредственно из Плана счетов,
Журнала операций или из форм отчетности. Благодаря этому пользователь может быстро, не
выходя из программы, получить необходимое правовое обоснование порядка отражения того
или иного факта хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, разъяснения
по расчету интересующего показателя отчетности и т.д.
В программе "1С: Зарплата и кадры" к системе помощи можно обратиться либо из
Журнала расчетов, либо из конкретного документа для получения необходимых сведений о
порядке применения того или иного вида начислений и удержаний.
В целях обеспечения непрерывной комплексной правовой и методической поддержки
с апреля 1999 осуществляется программа информационно-технологического сопровождения
(ИТС) пользователей программных продуктов экономического назначения фирмы "1С". Ее
суть состоит в обеспечении подписчиков продуктом, включающим основную методическую
и правовую информацию необходимую для текущей работы. ИТС является центральным
звеном поддержки всех категорий пользователей и позволяет сконцентрировать основную
методическую работу в едином периодическом издании. Зарегистрированные пользователи
программ системы "1С:Предприятие" могут оформить подписку на информационнотехнологическое сопровождение.
Технологической основой этого сервиса является ежемесячно выпускаемый фирмой
"1С" компакт-диск, содержащий комплекс разнообразных материалов, рассчитанных как
конечных пользователей экономических программ, так и на специалистов по их внедрению,
сопровождению и настройке конфигураций на особенности конкретных предприятий.
Распространение дисков ИТС осуществляют сервис-парнеры и франчайзи фирмы
"1С". Они каждый месяц доставляют подписчикам очередной CD-ROM, устанавливают с
него новые релизы (выпуски) системы, проводят актуализацию информационных разделов и
методических материалов, а также (при заключении дополнительного договора на
абонементное обслуживание) помогают пользователям в освоении новых возможностей
программ системы "1С:Предприятие" и проводят профилактику компьютерных систем для
предотвращения сбойных ситуаций и обеспечения надежной и эффективной работы.
Информационная база нормативных актов на дисках ИТС расширена за счет
консультаций, публикуемых в изданиях АКДИ "Экономика и жизнь". В этот раздел
включены актуализированные на текущий момент и приведенные в соответствие с
действующим законодательством консультации экспертов по вопросам права,
налогообложения и бухгалтерского учета. Для всех, включенных в информационный фонд
консультаций, указан точный срок их действия, и все они имеют ссылки на нормативную
базу "1C: Гарант".
Помимо этого в состав дисков ИТС включаются консультации, опубликованные в
изданиях Международного еженедельника "Финансовая газета". Материалы этого раздела
подготовлены ведущими специалистами Минфина и МНС России и содержат ответы на
47
наиболее сложные вопросы по ведению бухгалтерского учета и налогообложению, а также
комментарии по практическому применению нормативных документов. Информация
оформляется в виде полнотекстовой базы данных и связывается гиперссылками с
нормативной базой "1C: Гарант. Правовая поддержка".
В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета, ростом их
функциональности возрастает и сложность их освоения, строже становятся и требования,
которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно
важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях
программных средств автоматизации учета и повысить эффективность технологии их
применения.
В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета
следует рассматривать с нескольких сторон.
Прежде всего, следует иметь ввиду, что любая компьютерная система является
носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма-производитель должна
предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее
применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того,
начинающие пользователи системы должны иметь возможность получения начальных
навыков по работе с программой, а более опытные - углублять свои знания по возможностям
ее эффективного применения.
По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми
возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего,
это касается процедур формирования записей на счетах. На текущий момент в программах
ведущих производителей подавляющую часть операций можно отражать с высокой
степенью автоматизации, используя компьютерные документы, при проведении которых
проводки формируются автоматически. Это существенно облегчает работу, но требует от
бухгалтера более строгой дисциплины по соблюдению встроенной в конфигурацию системы
технологии решения задач. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных
базируется на строгой модели учета, которая предполагает соблюдения определенных
правил оформления операций. Это касается ведения системы синтетических счетов,
субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также порядка применения системы
компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок и
система может дать неправильные результаты.
Поэтому при активном использовании различных режимов автоматического
формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в
программе правила.
Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые
разъяснения по применения их программных продуктов.
Так, например, для описания особенностей технологии применения системы
компьютерных документов в состав документации программы "1С:Бухгалтерия 7.7" включен
отдельный том, включающий соответствующие пояснения. Кроме того, фирмой "1С"
постоянно издаются сборники методических рекомендаций по ведению учета в программе,
разъясняющие технологические особенности ее применения при решении различных
учетных задач. На уже упоминавшихся ежемесячно издаваемых дисках ИТС пользователи
могут найти рекомендации по использованию программ системы "1С:Предприятие", советы
линии консультаций, ответы на вопросы пользователей, информацию о новых разработках
экономического направления, интересных решениях задач автоматизации оперативного и
бухгалтерского учета, учебные материалы и другую полезную информацию.
Помимо типовой конфигурации, с системой программ "1С:Предприятие" могут
использоваться и специализированные конфигурации, создаваемые как самой фирмой "1С",
так и ее партнерами. Число таких конфигураций уже очень велико. Для ознакомления
48
пользователей с существующими апробированными решениями для предприятий различных
отраслей и сфер деятельности выпускается сборник "Внедренные решения на основе
системы программ "1С:Предприятие", включающий краткое описание множества
специализированных конфигураций и позволяющий наглядно представить спектр
применения этой системы программ.
Постоянно издается учебная литература независимых авторов, посвященная
методическим вопросам использования системы программ "1С:Предприятие". В ней
рассматриваются вопросы правильного отражения в бухгалтерском учете различных фактов
хозяйственной деятельности предприятий в соответствии с нормативными документами и
использованию для этого возможностей различных версий программы "1С:Бухгалтерия". В
ряде изданий показан порядок настройки и использования этой программы для решения
задач по всем разделам учета на сквозном примере работы условного предприятия.
Пользователи программных продуктов "1С" по достоинству оценили эти издания, а тиражи
некоторых из них составляли десятки тысяч экземпляров. Имеется также литература,
посвященная вопросам ведения оперативного учета торговых операций с помощью
конфигурации “Управление торговлей”, основанной на платформе “1С:Предприятие 8.0”,
программы "1С:Торговля+Склад", расчета зарплаты и ведения кадрового учета средствами
программы "1С:Зарплата и кадры", а также основам конфигурирования системы программ
"1С:Предприятие", для конечных пользователей, не имеющих специальных технических
навыков.
Изданию методических материалов по использованию своих программных продуктов
для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа большое внимание уделяет фирма
"Инфософт". В частности, ею распространяется фундаментальное издание, содержащее
детальные рекомендации по организации компьютерного учета на основе программы
"Интегратор" на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности. Имеется
литература, посвященная методике использования программного комплекса "БЭСТ" фирмы
"Интеллект-Сервис", программы "Финансы без проблем" фирмы "Хакерс Дизайн", системы
автоматизации бухгалтерского учета малых предприятий "Скат-С" фирмы "Контур". Можно
назвать и другие издания, посвященные методике использования различных бухгалтерских
программ.
Помимо учебно-методической литературы пользователям также предлагаются
различные демонстрационные и обучающие материалы и системы. В частности, с
основными возможностями программных продуктов можно ознакомиться по их
демоверсиям.
Целый ряд изданий предназначен для специалистов, осуществляющих
администрирование систем компьютерного учета и их адаптацию к потребностям
конкретных предприятий. Особенно активно такие издания выпускает фирма "1С". В них
обобщается опыт создания и поддержки конфигураций системы "1С:Предприятие",
разрабатываемых фирмой "1С", ее партнерами и конечными пользователями, описываются
внутренние особенности функционирования системы и приводятся примеры эффективного
применения ее наиболее сложных для освоения механизмов и функций, содержатся
рекомендации по оптимальному применению различных возможностей и компонент
системы программ "1С:Предприятие" для решения конкретных задач.
Системы компьютерного учета находятся в непрерывном развитии. Это вызвано как
необходимостью актуализации в связи с изменениями в нормативной базе учета, так и в
связи с ростом функциональности для более полного соответствия потребностям учетной
работы различных предприятий. Поэтому необходимо оперативное обновление
программных продуктов у их пользователей и предоставление им информации по
технологическим особенностям применения их новых возможностей.
Практически все производители тиражных программных продуктов оперативно
49
информируют пользователей о выходе новых версий их разработок, используя для этого
средства массовой рассылки различных материалов, рекламу и статьи в средствах массовой
информации. В последнее время все шире используется сеть Интернет. Многие фирмыразработчики программного обеспечения размещают на своих сайтах новые версии
программ и зарегистрированные пользователи могут загрузить их и установить на свои
компьютеры. Небольшие дополнения к программам распространяются бесплатно, а
существенно дополненные версии программ – на платной основе.
Первым и естественным требованием к системе автоматизации учета является ее
соответствие текущим нормативным актам, регламентирующим порядок отражения фактов
хозяйственной деятельности в системе счетов бухгалтерского учета и составления
отчетности. Большинство изменений в нормативной базе так или иначе требуют изменений в
методологии компьютерного учета.
Практически каждый квартал изменяется либо состав форм финансовой отчетности,
либо порядок расчета их показателей. Поэтому многие фирмы-производители программных
продуктов для ведения бухгалтерского учета ежеквартально готовят методические
материалы и настройки правил формирования регламентированной финансовой, налоговой и
прочей отчетности. Например, уже начиная с самых ранних версий программы
"1С:Бухгалтерия" ее зарегистрированные пользователи могли получать методически
выверенные настройки для формирования регламентированной отчетности и
соответствующие рекомендации по ведению компьютерного учета для ее корректного
составления. Каждый квартал эти рекомендации уточняются опытными аудиторами для
полного соответствия требованиям текущего законодательства. В настоящий момент такие
настройки можно оперативно получать на дисках ИТС или по сети Интернет.
Диски ИТС содержат обновления текущих версий программ и дополнения к типовым
конфигурациям. Процесс установки новых релизов предельно упрощен. Все необходимые
компоненты могут быть обновлены за один запуск программы-установщика. Она
автоматически определяет состав программных компонент, установленных на компьютере
пользователя, после чего предлагает выполнить все необходимые обновления. При этом
реализован дополнительный сервис, облегчающий процесс объединения ранее измененных
типовых конфигураций с дополнениями к ним, рассылаемыми на дисках ИТС.
Практически все разработчики программного обеспечения бухгалтерского учета
стараются сделать процесс обновления программ как можно более легким для конечных
пользователей. Нередко для установки новых версий создаются специальные программы,
которые в автоматическом режиме выполняют не только замену файлов программ и
различного рода настроек к ним, но и необходимым образом модифицируют базу данных,
сохраняя в новых структурах накопленные ранее данные старых версий.
Приложения.
Приложение 1. Способы организации многопользовательской
работы в АИС БУ
В бухгалтериях с числом сотрудников более одного АИС БУ должна строиться как
многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с
компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких
пользователей.
Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета на ПЭВМ
могут строиться как сетевые и несетевые. Сетевые системы в отличие от несетевых могут
обеспечивать доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент
времени.
50
В несетевых многопользовательских системах информационная база организована
децентрализованно, т. е. всегда рассредоточена по рабочим местам пользователей.
Сетевые
многопользовательские
системы
могут
обеспечивать
как
децентрализованное, так и централизованное хранение данных. При организации
информационной базы здесь возможны два подхода.
При первом централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и
классификаторы нормативно-справочной информации, а сведения о введенных документах и
массив информации о хозяйственных операциях могут быть рассредоточены по рабочим
местам участков учета. Децентрализованно могут храниться и специфических (локальные)
для некоторых АРМ справочники и классификаторы.
При втором подходе централизованно ведется хранение всей используемой
информации. Про такие системы говорят, что они работают с единым информационным
полем. Здесь любая запись любого справочника, документ или проводка принципиально
доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода
этих данных с любого рабочего места АИС БУ. Однако условие доступности данных любому
пользователю справедливо только тогда, когда данный конкретный пользователь наделен
соответствующими правами доступа к информации.
Поскольку в многопользовательских системах учетная работа распределена по
нескольким рабочим местам, для составления отчетности текущие данные должны
объединяться. В зависимости от технической базы, на которой функционирует система,
технологии обработки и организации информационной базы проблема интеграции данных
решается по-разному.
В несетевых системах, а также в сетевых системах с централизованным хранением
только общей нормативно-справочной информации, передача данных от рабочих мест
локальных участков учета в АРМ сводного учета выполняется на уровне отдельных
проводок, либо итоговых проводок. В сетевых многопользовательских системах, основанных
на едином информационном поле необходимости в выполнении функции интеграции нет,
поскольку любые данные потенциально доступны с любого рабочего места.
Многопользовательский режим работы требует введения должности администратора
системы, на которого возлагаются обязанности по определению ее конфигурации и прав
пользователей.
Многопользовательские системы бухгалтерского учета строятся как открытые
системы, позволяющие принимать информацию от других систем управления предприятием
(фирмой). Например, в торговле система автоматизация бухгалтерского учета должна иметь
развитые возможности взаимодействия с системами автоматизации учета движения товаров
на складе или в торговом зале. Кроме того, на предприятии важно автоматизировать не
только бухгалтерскую службу, но и связанные с ним плановые, финансовые службы, службы
закупок и сбыта. Только в этих условиях достигается максимальный эффект от
автоматизации управления, что и реализуется в комплексных информационных системах
управления предприятием.
При организации многопользовательской обработки данных могут быть использованы
четыре основные технологии:
1. локальное функционирование рабочих мест;
2. обработка информации на основе технологии файл-сервер;
3. обработка информации на основе технологии клиент-сервер;
4. полностью централизованная обработка данных.
Первая технология может быть использована как при применении локальных
вычислительных сетей (ЛВС), так и при полностью автономном функционировании рабочих
мест системы, а вторая и третья технологии могут использоваться только при объединении
компьютеров в локальную вычислительную сеть. Полностью централизованная обработка
51
информации предполагает использование одной или нескольких мощных ЭВМ, которые
одновременно обслуживают несколько терминалов.
Локальное
функционирование
рабочих
мест.
Технология
локального функционирования рабочих мест состоит в том, что компьютеры на каждом
рабочем месте функционируют полностью автономно и в каждом из них хранится свой
фрагмент единой базы данных. Для объединения данных необходимые части
информационных массивов с каждого компьютера выгружаются на магнитные носители
(обычно это дискеты) и уже с них эта информация переносится в базу данных другого
компьютера. Например, при обобщении данных синтетического учета и составлении
отчетности проводки, сформированные на каждом рабочем месте, переписываются на
дискету, а потом загружаются в тот компьютер, на котором ведется сводный учет.
Чтобы использовать технологию локального функционирования рабочих мест
программы должны поддерживать функции выгрузки/приема данных. Практически все
распространенные бухгалтерские программы такие возможности предоставляют.
Достоинством данной технологии является техническая простота создания АИС-БУ, а
недостатком – снижение оперативности получения обобщающей информации, поскольку
данные разделены между отдельными компьютерами и для их свода требуется выполнение
отдельной технологической процедуры. Кроме того, здесь возникает ряд проблем
содержательного характера: необходимость устранения дублирования одинаковых проводок,
введенных на различных рабочих местах, а также возможная неоднозначность в
кодировании одинаковых объектов аналитического учета.
С е т е в ы е с и с т е м ы . При использовании сети появляется возможность полной
интеграции информации. Это означает, что различные составные части единой базы данных
могут храниться на разных компьютерах, но доступ к ним становится возможным с любого
рабочего места автоматизированной системы.
При создании сетей для небольших рабочих групп часто используются так
называемые одноранговые сети. В них все компьютеры считаются равноправными. Данные
могут быть разнесены по отдельным рабочим местам, но при необходимости они могут быть
оперативно востребованы с других компьютеров, если их пользователям разрешен доступ к
ним. Для небольшой бухгалтерии (3-5 чел.) такое решение вполне приемлемо. Однако при
числе сотрудников более 5-7 нередко начинают возникать проблемы, связанные с
недостаточной производительностью системы. Они вызваны с тем, что часть
вычислительных ресурсов каждый компьютер сети тратит на обслуживание процесса
пересылки данных, хранимых в нем и запрашиваемых с других компьютеров.
Поэтому при большем числе рабочих мест применяются так называемые сети с
выделенным сервером – компьютером, выполняющим функции обслуживания сети. В этом
случае общие для всех пользователей данные обычно хранятся именно на сетевом сервере.
На сетевых серверах устанавливается специальное программное обеспечение – так
называемые сетевые операционные системы. Обычно – это Novell Netware или различные
серверные разновидности Windows. Сетевые операционные системы специально
оптимизированы для обслуживания групповой работы большого числа пользователей с
данными
общего
пользования,
размещенными
на
сервере,
а
также
с
высокопроизводительным периферийным оборудованием, доступным всем пользователям
сети (принтерами, модемами и т.д.).
Т е х н о л о г и я ф а й л - с е р в е р . При использовании технологии файл-сервер вся
обработка информации сосредотачивается на компьютерах отдельных рабочих мест. Если
программе требуются данные, размещенные на другом компьютере (как правило, это сетевой
сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сетевое программное обеспечение занято
только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна вся
информация или только ее часть. Отбор необходимых для решения задачи данных
52
осуществляется прикладной программой, запросившей данные с другого компьютера.
Предположим, что общий массив проводок хранится на сетевом сервере. На одном
компьютере запущена программа, выполняющая формирование журнала-ордера к счету
"Касса". Этой программе нужны только проводки по кредиту этого счета. Однако ей
последовательно будут передаваться в с е , без исключения проводки, большую часть из
которых она "отбракует", поскольку для построения этого журнала они не нужны. В этот
момент другая программа запросила сведения о конкретном основном средстве, но ей
последовательно передаются все записи картотеки до тех пор, пока требуемая запись не
будет найдена. С третьего рабочего места запрошены данные по начислениям и удержаниям
определенного сотрудника с начала года. Опять последовательно пересылаются все записи
соответствующей картотеки до тех пор, пока не будет найдена нужная. И так далее. Когда
эти запросы выдаются одновременно, то каналы сети перегружаются и решение задач на
каждом рабочем месте сильно тормозится, поскольку выполняемые на них программы ждут
поступления к ним очередной порции информации. Вследствие этого при организации
многопользовательской работы, особенно на крупных предприятиях, стараются
ориентироваться на применение технологии клиент-сервер.
Технология
к л и е н т - с е р в е р . Технология клиент-сервер позволяет
преодолеть непроизводительную пересылку больших информационных потоков в сети. Это
достигается за счет разделения программы на две части: клиентскую и серверную.
Клиентская часть (далее просто клиент) устанавливается на компьютере рабочего
места, а серверная (сервер) – на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные
он посылает серверу запрос, в котором формулируется, какая именно информация требуется.
Сервер выбирает из общей базы данных только те данные, которые необходимы и
пересылает их клиенту.
Поскольку серверная часть программы устанавливается на сетевом сервере, где
обычно и хранится общая база данных, то лишняя информация по каналам сети не
передается. За счет этого при обслуживании большого числа пользователей общая
производительность системы существенно повышается по сравнению с применением систем,
построенных в архитектуре файл-сервер.
Технология клиент-сервер может быть реализована несколькими способами. Не
вдаваясь в технические подробности, их можно разделить на две группы в зависимости от
степени разделения функций между клиентской и серверной частями системы. Это модель
"толстого" клиента и модель "тонкого" клиента.
Модель
"толстого"
к л и е н т а . В настоящее время большинство
отечественных бухгалтерских программ, основанных на технологии клиент-сервер,
используют так называемую модель "толстого" клиента. Здесь в серверную часть системы
вынесены, главным образом, функции доступа к данным, а все или большая часть
прикладных вычислений выполняются клиентской частью. Это означает, что сервер только
отбирает нужные данные и пересылает их на компьютер конкретного рабочего места,
который выполняет их обработку. Если результаты обработки должны быть сохранены в
общей базе данных, то они пересылаются назад серверу, который и выполняет эти функции.
Недостатком построения системы на основе модели "толстого" клиента является то, что
решение ряда учетных задач выполняется неэффективно.
Например, при решении задачи группового начисления износа основных средств
производятся следующие действия. Клиент последовательно запрашивает у сервера записи
картотеки основных средств. Карточка выбирается сервером и передается на компьютер
рабочего места. Там производится расчет месячного износа, изменяется сумма остаточной
стоимости, формируется соответствующие проводки. Измененные значения карточки и
построенные проводки передаются опять на сервер, который записывает их в базу данных.
Далее действия повторяются для следующей карточки. И так далее. Фактически получается,
53
что для выполнения относительно простых операций каждая карточка целиком передается
по каналам сети от сервера к клиенту, а потом в обратном направлении.
Возникает вопрос: почему для выполнения столь простых вычислений надо
передавать записи по сети, а не выполнять их непосредственно на сервере? Здесь есть немало
причин. Основной из них является то, что построение системы на основе модели "толстого"
клиента более просто с точки зрения технической реализации. Большинство систем
построенных по этому принципу изначально выросли из программ, построенных в
архитектуре файл-сервер путем использования специальных системных средств, применение
которых не требует значительной переработки программ, которая необходима при
выполнении разделения функций прикладных вычислений между клиентом и сервером.
Возможность применения этих специальных средств обусловлена тем, что функции доступа
к данным могут быть в значительной степени стандартизованы благодаря использованию
систем управления базами данных (СУБД), на основе которых создается большинство
бухгалтерских программ.
Существенно упрощая вопрос можно сказать, что модель "толстого" клиента основана
на том, что на сервере функционирует так называемая серверная СУБД, а прикладные
программы рабочих мест запрашивают у нее необходимую информацию, которая
обрабатывается ими на каждом рабочем месте отдельно.
С точки зрения функций доступа к данным, реализованным в СУБД, не имеет
значения, какая именно информация обрабатывается – бухгалтерская, плановая,
аналитическая или инженерная. Поэтому для производителя СУБД (обычно это крупные
западные фирмы) важно реализовать в ней максимум возможностей именно для управления
данными, рассматриваемыми с абстрактной точки зрения без учета специфики конкретной
предметной области. Такой формальный подход к базовым функциям манипулирования
данными вполне удовлетворителен для информационно-поисковых систем, но для
построения систем, связанных с расчетными функциями не всегда эффективен.
М о д е л ь " т о н к о г о " к л и е н т а . В построении системы обработки информации
на основе модели "тонкого" клиента значительная часть прикладной обработки данных
выполняется непосредственно сервером. При решении ряда задач это позволяет повысить
эффективность функционирования системы за счет устранения непроизводительной
передачи информации между компьютерами рабочих мест и сетевым сервером.
В частности, внутренняя технология решения упомянутой выше задачи группового
начисления износа основных средств при использовании модели "тонкого" клиента будет
выглядеть следующим образом. По требованию пользователя программа-клиент выдаст
запрос серверу на выполнение указанной функции. Программа-сервер последовательно
просмотрит всю картотеку и для каждой карточки выполнит необходимые действия.
Соответствующие проводки и изменения в карточках будут записаны в базу данных. Все это
будет произведено без пересылки данных между компьютером рабочего места и сетевым
сервером. В этом случае на конкретное рабочее место будут передаваться только отчеты,
которые пользователь может просмотреть или распечатать.
Пример с начислением износа основных средств достаточно показателен. Можно
привести и другие примеры задач обработки учетной информации, при решении которых
модель "тонкого" клиента, оказывается более предпочтительной. Однако эти преимущества
могут быть реализованы только при соблюдении двух условий.
Во-первых, сервер должен обладать достаточной мощностью, поскольку нагрузка на
него возрастает в силу того, что он должен помимо функций доступа к данным выполнять
процедуры их преобразования, соответствующие алгоритмам прикладных вычислений. Вовторых, в АИС-БУ должны быть хорошо проработаны механизмы разделения функций
между серверной и клиентской компонентами в отношении всех решаемых в системе задач.
Применение модели "тонкого" клиента может быть целесообразно тогда, когда на
54
предприятии уже имеется достаточно большой парк морально устаревших компьютеров, а
число рабочих мест достаточно велико. В этом случае может оказаться достаточным
приобретение мощного сетевого сервера, на который и перекладываются все или большая
часть сложных вычислений, связанных с обработкой больших объемов учетной и
аналитической информации. Однако здесь необходим расчет, что выгоднее: обновить весь
парк компьютеров, установленных на рабочих местах или приобрести мощный сервер и
соответствующее программное обеспечение.
Модель
полностью
централизованной
о б р а б о т к и . При
использовании модели полностью централизованной обработки все процедуры решения
задач выполняются центральным компьютером.
Именно такая технология применялась до распространения персональных
компьютеров. При ней функционирование системы осуществлялось на основе полностью
централизованной обработки информации одной большой ЭВМ. К ней подключались
терминалы, которые имели клавиатуру и дисплей. Терминалы автономно функционировать,
как нынешние персональные компьютеры, не могли, поскольку не имели процессора,
памяти, дисков и других вспомогательных устройств. Фактически они являлись лишь
связующим звеном между пользователем и большой ЭВМ, которая одновременно могла
обслуживать до нескольких десятков и сотен одновременно подключенных терминалов.
В настоящее время модель полностью централизованный обработки данных в чистом
виде применяется довольно редко. Однако в определенных случаях она может оказаться
достаточно эффективной. Например, в тех случаях, когда необходимо задействовать
морально устаревшие персональные компьютеры, на которых не могут эффективно
выполняться современные программы обработки учетной информации. В этом случае можно
использовать один очень мощный сетевой сервер и установить на него и компьютеры
рабочих мест специальное программное обеспечение, благодаря применению которого все
прикладные программы можно исполнять на сервере так, как будто бы они исполняются
непосредственно на рабочих местах.
Фактически, в этом случае компьютеры рабочих мест при взаимодействии с
выполняемой на сервере прикладной программой превращаются в терминалы. От сервера к
рабочему месту по каналам сети передаются только данные, формирующие изображение на
экране компьютера рабочего места, а от рабочего места к серверу – сведения о нажатых
пользователем клавишах или перемещениях мыши. Весь процесс решения задач в этом
случае выполняется сервером. Естественно, он должен иметь высокую производительность.
Этот прием довольно часто применяют партнеры фирмы 1С при развертывании
систем обработки данных, основанных на применении программ системы "1С:Предприятие"
у своих клиентов. По их оценке это нередко позволяет существенно сократить сроки
внедрения автоматизированной системы и сократить совокупные расходы клиентов на
модификацию средств вычислительной техники. Фактически, за счет применения
специального программного обеспечения и мощного сервера можно даже при
комплектовании рабочих мест компьютерами на базе устаревших процессоров Intel 80386,
80486 выполнять все самые современные приложения Windows, требующие значительных
технических ресурсов.
Функционирование
автоматизированных
систем
бухгалтерского
учета
в
многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных
между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определенной технологии интеграции
информации различных участков для решения задач сводного учета и составления
отчетности.
Возможности разделения данных и функций их обработки при многопользовательской
работе в значительной степени зависят от программно-технической среды АИС-БУ. Если
система эксплуатируется на несвязанных друг с другом компьютерах, то база данных
55
является полностью распределенной между отдельными рабочими местами и интеграция
данных возможна только путем их переноса и выполнения специальных процедур
слияния/объединения.
При функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка
интегрированной информационной базы. В этом случае необходимость в выполнении
процедур слияния данных автоматически отпадает, поскольку они становятся оперативно
доступными со всех рабочих мест. За счет этого повышается оперативность обработки, но
существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников: прав доступа к
данным и возможности выполнять те или иные технологические процедуры
автоматизированной обработки данных. Однако даже при функционировании в сети не все
программные системы ориентируются на интегрированную базу данных. Некоторые пакеты
программ при использовании в сетевой среде допускают лишь частичное объединение
данных. Здесь для выполнения функций совместной обработки информации смежных
участков учета должны выполняться все те же процедуры слияния/объединения,
характерные при использовании компьютеров вне сетевой среды, а общей является лишь
часть нормативно-справочной информации, действительно необходимой на нескольких
рабочих местах.
Можно выделить три основные модели организации информационной базы в
многопользовательских системах:
1. модель распределенных данных;
2. модель централизованных справочников;
3. модель полностью централизованных данных.
М о д е л ь р а с п р е д е л е н н ы х д а н н ы х . Модель распределенных данных
предполагает, что учетная информация распределена между компьютерами отдельных
рабочих мест бухгалтерии, а объединению подлежат формируемые ими массивы проводок и
часть условно-постоянной информации: справочники контрагентов, товарно-материальных
ценностей и ряда других объектов аналитического учета.
Технология объединения предполагает наличие определенных правил выгрузки
фрагментов баз данных отдельных рабочих мест в промежуточные массивы, которые тем
или иным образом переносятся в базу данных компьютера, на котором предполагается
решать задачи сводного учета.
Обычно объединению подлежат не данные первичных документов, а проводки,
полученных на их основе. При этом в большинстве случаев достаточно переносить не все
проводки, а лишь итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным
набором аналитики. Полностью отказаться от переноса данных аналитического учета нельзя,
так как в этом случае становится невозможным решение задачи корректного определения
дебиторской и кредиторской задолженностей.
При объединении данных главной проблемой является исключение дублирования
информации смежных участков учета, так как одни и те же проводки нередко вводятся на
разных рабочих местах. Типичный пример – снятие наличных с расчетного счета или,
наоборот, сдача выручки в банк. Поскольку учет кассовых и банковских операций часто
ведется на разных рабочих местах, для правильного расчета итогов соответствующие
проводки вводятся на каждом из них. В общем случае типичной является ситуация, при
которой различные сотрудники бухгалтерии ответственны за ведение того или иного набора
счетов. Поэтому потенциально возможно дублирование всех проводок, включающих счета,
ответственность за обработку которых лежит на разных участках.
Для устранения дублирования проводок разных рабочих мест, обычно применяется
технология обмена по кредиту основного счета, унаследованная от журнально-ордерной
формы учета. При этой технологии за каждым рабочим местом закрепляются
непересекающиеся наборы счетов, считающихся основными, и при передаче данных с
56
каждого рабочего места экспортируются записи только по кредиту основных счетов. Это
исключает дублирование. Здесь естественным требованием к программе является
возможность автоматической идентификации и замены перенесенных ранее записей,
поскольку циклы переноса могут повторяться многократно, в том числе за один и тот же
период.
Основной причиной применения модели распределенных учетных данных является
то, что объединение компьютеров в рамках единой вычислительной сети не всегда может
быть реализовано технически. Это вызвано тем, что предприятие может иметь удаленные
подразделения, осуществляющие ввод и накопление массивов информации, требующей
отражения в бухгалтерском учете. Это довольно частая ситуация, поэтому поддержка
технологии объединения данных необходима в любой тиражной бухгалтерской программе.
М о д е л ь о б щ и х с п р а в о ч н и к о в . Простейшей схемой интеграции данных в
среде локальной вычислительной сети является модель централизованных справочников.
Она занимает промежуточное положение между использованием интегрированной базы
данных и функционированием системы на основе модели полностью распределенных
данных. При использовании модели распределенных данных возникает проблема
рассогласованного кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных
рабочих местах. Модель общих справочников решает эту проблему.
В рамках модели централизованных справочников общими для всей системы
обработки учетных данных являются только наиболее важные массивы нормативносправочной информации. Оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных
подсистемах. Только при необходимости оперативные данные передаются на смежные
участки путем выполнения процедуры, идентичной той, которая используется при
реализации модели распределенных данных.
Основное достоинство модели состоит в том, что за счет использования общих
справочников существенно уменьшается вероятность возникновения ошибок, связанных с
повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на
разных рабочих местах. Другое достоинство заключается в возможности рассредоточить
аналитический учет и передавать между рабочими местами только самые необходимые
итоговые данные, не записывая в общую базу данных всей совокупности детализированной
учетной информации. Это существенно снижает требования к производительности сетевого
оборудования по сравнению с использованием полностью интегрированной базы данных. В
тоже время недостатком данной модели является необходимость выполнения
дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена.
М о д е л ь п о л н о с т ь ю ц е н т р а л и з о в а н н ы х д а н н ы х . В настоящий
момент при построении многопользовательских бухгалтерских систем основной является
модель полностью централизованных данных. Она предполагает наличие единого
информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ.
При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной
базе данных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный
документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться
бухгалтерами, ведущими смежные участки учета.
Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации может быть
установлена нужная иерархия. Обычно права пользователей системы разделяются в
соответствии с присвоенным статусом: системный администратор, главный бухгалтер,
бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут определяться права на
формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и
доступ к функциям просмотра и корректировки информации.
Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе
ставят то, что их программные средства позволяют вести учет в реальном масштабе времени,
57
понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Действительно,
во многих системах во всех случаях, где это возможно, проводки автоматически
формируются сразу при вводе документов.
Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например,
обычно совершенно не нужно выполнять генерацию бухгалтерских записей после
выполнения каждой процедуры начисления зарплаты отдельному работнику или при
формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной накладной.
Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не
только соответствующих документов, но и порожденных ими проводок, в результате чего
программа несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее
сначала полностью выверить данные и потом построить по ним сводные проводки, не
перегружая базу данных избыточной информацией.
Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных
документов, является система "1С: Торговля+Склад". Здесь документы по торговым
операциям сразу в бухгалтерском учете не проводятся, но в конце месяца запускается
специальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая
информация сводится, и по ней формируются проводки. В качестве другого примера можно
сослаться на систему "Галактика", где изначально заложено разделение данных
оперативного и бухгалтерского учета, которые могут существовать порознь друг от друга.
Здесь для большинства хозяйственных операций проводки могут формироваться сразу по
пачкам однотипных документов в свернутом, агрегированном виде.
В ы б о р м о д е л и . На вопрос о выборе организации информационной базы
мнопользовательской АИС-БУ не может быть прямого однозначного ответа. Конечно,
хорошо, когда в системе поддерживается интегрированная база данных. Но могут быть
ситуации, когда использование единого информационного поля либо технически
невозможно, либо экономически нецелесообразно. Это означает, что система в качестве
альтернативы всегда должна поддерживать проблемно-ориентированные механизмы
экспорта и импорта, исключающие рассмотренные выше коллизии, возникающие при
объединении данных различных участков учета.
С другой стороны, даже в условиях единой вычислительной сети ведение полностью
интегрированной базы данных не всегда целесообразно с позиций общей
производительности системы. Тогда разумной альтернативой является модель
централизованных справочников. Здесь исключается проблема рассогласованного
кодирования данных, но существенно снижается нагрузка на сеть, поскольку детальная
информация обрабатывается на локальных рабочих местах, а "наверх" передаются только
самые необходимые на смежных участках данные.
Приложение 2. Особенности представления и работы с выходной
информацией в АИС БУ
Информацию, полученную в результате обработки учетных данных в АИС БУ,
называют р е з у л ь т а т н о й и н ф о р м а ц и е й . Она представляется в форме выходных
документов, которые в системах компьютерного учета называют о т ч е т а м и .
С т а н д а р т н ы е о т ч е т ы отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов,
субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных
валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные
регистры, форма представления которых в компьютерных системах имеет отличия от
традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый
набор стандартных отчетов. Обычно перед формированием отчета за счет настройки его
параметров можно поменять состав включаемых в него показателей и способ их
58
представления. Особенно широкие возможности для этого предоставляет платформа
“1С:Предприятие 8.0”.
По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на
хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на
синтетические и аналитические. Возможна классификация и по другим признакам.
Специализированные отчеты - это отчеты, предназначенные для представления
специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в формах особого
вида.
Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме, как, например
кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные формы отчетности по учету
основных средств и т.д. или иметь нестандартную форму для отражения специфических
группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных
отчетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм
таких, как кассовая книга, книга продаж, книга покупок обычно включается в состав
функций, входящих в комплект поставки программного продукта. В комплект поставки
многих систем автоматизации также обычно входит большое число отчетов, специфических
для того или иного раздела учета: оборотные ведомости товарно-материальных ценностей,
ведомости начисления износа основных средств, инвентаризационные ведомости, платежные
ведомости, расчетные листки и т.д.
Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование
которых стандартным комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это
может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы,
отражающие показатели, важные для для конкретной организации. Для того,чтобы
пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме
представления, в программы встраиваются так называемые генераторы отчетов, которые
дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет
может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с
отчетами, входящими в комплект поставки программы.
Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными
отчетами.
Р е г л а м е н т и р о в а н н ы е о т ч е т ы – это отчеты, предназначенные для передачи
различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная
периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и
региональную отчетность. К государственной отчетности относятся бухгалтерская
отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов,
статистическая отчетность и т.п. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную
форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным
классификатором управленческой документации (ОКУД). Состав и содержание этих форм
определяется различными государственными органами. Средства формирования
государственной отчетности обычно включаются в поставку программного обеспечения
бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами не всегда является
полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими
отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем
автоматизации бухгалтерского учета не включаются и настройка программ для возможности
их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирмпроизводителей программных продуктов.
Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского
учета представляются в виде с т а н д а р т н ы х о т ч е т о в .
За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция
обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на
59
протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах,
осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести
контроль учетного процесса.
Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления
в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых
при ручном учете.
Они состоят в:
применении многовариантной технологии получения учетных регистров;
изменении периодичности получения регистров;
отсутствии заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;
возможности произвольного отбора данных, включаемых в регистр;
изменении формы и структуры учетных регистров;
использовании интерактивной технологии работы с информацией учетных
регистров.
Многовариантная
технология
получения
учетных
регистров
предполагает возможность их формирования в произвольной
последовательности.
Технология ручного ведения учета предписывает строгое соблюдение
последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке данных
в учетных регистрах с целью получения финансовой отчетности. Так, при журнальноордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую
последовательность действий: первичный документ - накопительные и группировочные
ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) – журналыордера - главная книга - оборотная ведомость - отчетность.
При компьютерном учете такая технология обработки данных не является
обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса
данных из одного регистра в другой.
За
счет
возможности
многократного
пересчета
данных
и
высокой
производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского
учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные
регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения
расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически.
Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу,
аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной
ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и
обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время,
при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и
построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.
Изменение периодичности получения учетных регистров. В
компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие,
как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть
сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в
пределах отчетного периода: квартала, года.
Отсутствие
заранее
заданной
схемы
группирования
д а н н ы х . Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую
последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких
разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре.
Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой
учетный регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных
определяют, прежде всего, структуру и содержание учетного регистра.
60
В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть
многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и
с самой разной степенью детализации.
Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для
журнала-ордера по счету "Расчетный счет" и ведомости к нему является "дата". В этом
журнале-ордере и ведомости к нему обороты данного счета приводятся по всем
корреспондирующим счетам в разрезе дат соответствующего периода. При ведении
компьютерного учета возможна и иная группировка данных. Например, в программе
“1С:Бухгалтерия 7.7” соответствующие данные могут приводиться не только для каждой
даты выбранного периода, но и в целом за неделю или при детализации по месяцам – в
целом за месяц
Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоемкий процесс составления
журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен
возможностями произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведомость к нему
здесь являются не простыми накопительными регистрами, они представляют собой
выходные формы, автоматически формируемые на основании проводок, хранящихся в
информационной базе учета.
Возможность произвольного отбора данных, включаемых в
р е г и с т р . Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при
технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за
отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты
регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за
определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по
одному синтетическому счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному
наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомости по одному работнику,
можно указать интервал дат, за который будет составлена оборотная ведомость и т.д.
Получение фрагментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы
компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые должны войти в отчет.
Изменение формы и структуры учетных регистров. В
настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не
имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм
и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров.
Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном
учете.
Разработчики программ стремятся представить информацию в наиболее удобном для
работы, компактном виде. Отказ от традиционных форм представления учетных регистров
объясняется следующими причинами:
стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;
наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;
возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их
группировки.
Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на
экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. С широкоформатными
регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм
влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому
приходится изменять структуру форм традиционных регистров: транспонировать ее, заменяя
горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные
строки. Например, при построении главной книги корреспондирующие счета располагаются
не горизонтально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости используется "ленточная"
форма – регистр сводных проводок.
61
В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки
регистра, разработчиками предусматриваются специальные средства фиксации левой
текстовой части регистра, чтобы можно было видеть название строк при движении по
колонкам вправо.
Другая причина отказа от традиционных форм регистров состоит в том, что часто их
невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется
прием, при котором широкоформатный отчет при печати делится на вертикальные полосы в
рамках листа формата А4 и выводится по частям, которые затем склеиваются по краям.
Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным.
В ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных
выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом
последовательных расшифровок.
Интерактивная технология работы с выход ной информацией
м е т о д о м п о с л е д о в а т е л ь н ы х р а с ш и ф р о в о к состоит в том, что при
непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирования показателей программа
позволяет создать отчеты более низкого уровня агрегирования данных, которые
"раскрывают" показатели предыдущего уровня. Метод последовательных расшифровок
(детализации) информации отчета позволяет дойти до конкретных проводок, суммы которых
вошли в агрегированный показатель отчета и далее установить хозяйственную операцию,
породившую эти проводки, и документ, на основе которого была отражена бухгалтерская
операция в учете.
При интерактивной технологии работы с информацией отчетов различаются
детализация отчета и позиционирование.
Д е т а л и з а ц и я о т ч е т а – это переход в другой отчет, содержащий данные,
раскрывающей выбранный показатель. Детализация характерна для отчетов, содержащих
итоговые (агрегированные) данные.
П о з и ц и о н и р о в а н и е – это переход из отчета на конкретную проводку
(совокупность проводок) в журнале учета хозяйственных операций/проводок.
Позиционирование применимо для отчетов, содержащих детальные (а не итоговые) данные.
Интерактивная технология работы с информацией выходных отчетов методом
последовательных расшифровок позволяет:
упростить поиск ошибок, допущенных в учетном процессе;
облегчить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчетного периода,
например, закрытие счетов, за счет оперативного исправления выявленных ошибок
и автоматического перерасчета итогов;
сократить количество печатных отчетов за счет того, что анализ итоговых данных
можно провести на компьютере, последовательно переходя от отчета к отчету с
более низким уровнем обобщения информации. При этом бухгалтер избавляется от
мучительного поиска данных, сформировавших интересующий его показатель, как
это имеет место при работе с отдельными отчетами.
В конечном итоге интерактивная работа с информацией выходных отчетов и
последовательная детализация отчетов позволяет высвободить время бухгалтера, повысить
культуру его работы и сделать еще один шаг к реализации безбумажной технологии.
На настоящий момент наиболее общая схема многоступенчатой выборки данных при
использовании интерактивной технологии работы с информацией отчетов реализована в
программах "1С:Бухгалтерия 7.7." и "Финансы без проблем".
Приложение
3.
Автоматизация
консолидированной отчетности
процедур
составления
Концерны, представляющие собой объединение предприятий, связанных общностью
62
интересов, договорами, капиталом, участием в совместной деятельности и часто
объединенных вокруг головного предприятия – материнской компании, которая держит в
своих руках акции этих предприятий, должны представлять консолидированную
финансовую отчетность.
Предприятия, входящие в консолидируемую группу, предоставляют основному
предприятию бухгалтерскую отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках,
а также дополнительную информацию, необходимую для выполнения процедур
консолидации капитала и расчета показателей, которые исключаются (элиминируются) в
консолидированной отчетности.
Автоматизированная система должна обеспечивать развитую технологическую
поддержку процедур интеграции данных удаленных предприятий и филиалов. Вместе с тем,
технология сбора данных определяется технической и программной средой предприятий,
входящих в сферу консолидации. Одни из дочерних предприятий имеют техническую базу,
другие ведут учет вручную. При этом дочерние предприятия, имеющие техническую базу,
могут работать с той же программой автоматизации, что и головное (материнское)
предприятие, либо использовать при ведении учета иное программное обеспечение. Кроме
того, одни предприятия могут быть включены в глобальную сеть концерна, а другие –
работают локально. Все эти моменты должны быть учтены при организации технологии
сбора и передачи данных в системе. Поэтому в системах автоматизации предусмотрены
разные варианты сбора и передачи данных для консолидации отчетности:
в виде документов-формуляров и передачи этих документов курьером для филиалов,
ведущих учет вручную. В этих случаях перечень документов-формуляров и их
реквизитный состав, а также порядок заполнения строго регламентированы в
рамках информационной системы корпорации;
передача данных на машинных носителях при локальной эксплуатации компьютеров
на филиалах;
передача данных по сети при подключении филиала к глобальной сети корпорации.
Адаптация финансовой отчетности дочерних предприятий .
Каждое из предприятий, входящих в консолидируемую группу, может иметь свой план
счетов и проводить свою учетную политику, отличную от учетных директив материнского
предприятия. Прежде всего, это касается предприятий, функционирующих за рубежом,
которые представляют бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с
внутренними требованиями и предписаниями страны пребывания, а также в валюте,
отличающейся от валюты материнского предприятия. Это приводит к необходимости
дополнительной обработки отчетов, требует поддержки определенной методики
объединения систем счетов, используемых различными предприятиями. Поэтому первой
процедурой обработки является адаптация, которая позволяет привести в соответствие
оценку показателей отчетности и перегруппирование исходных данных в соответствии с
учетными директивами составления отчетности в корпорации. Представленные балансы,
отчеты о прибылях и убытках отдельных предприятий приводятся во взаимное соответствие,
а на все возникающие при этом разницы формируются так называемые адаптирующие
проводки. Адаптирующие проводки хранятся в отдельном файле по позициям баланса по
каждому консолидируемому предприятию.
Процедура адаптации может выполняться, как централизовано в головном
предприятии, так и децентрализованно. В последнем случае дочернее предприятие ведет
параллельный автоматизированный учет по двум (нескольким) планам счетов и составляет
финансовую отчетность не только в соответствии с требованиями страны нахождения
предприятия, но и по форме и согласно принципам и методам головного предприятия,
консолидирующего отчетность. Это, однако, не исключает формирования адаптирующих и
корректирующих проводок на уровне головного предприятия.
63
П е р е с ч е т в а л ю т ы . Консолидированная отчетность должна составляться в
валюте концерна. Не исключено, что отчетность отдельных предприятий, и, прежде всего,
расположенных за рубежом, составляется и поступает в национальной валюте
соответствующей страны. Поэтому валюта отчетности отдельных предприятий,
отличающаяся от валюты концерна, сначала должна быть пересчитана в валюту концерна.
Известны разные методы пересчета валют и их модификации, используемые при
консолидации отчетности. Применяются также разные виды курсов валют (исторический
курс, курс на отчетную дату, средневзвешенный курс). Для каждого из предприятий,
входящих в сферу консолидации, могут быть определены свои правила пересчета валюты,
т.е. выбран метод пересчета, а для отдельных групп статей баланса и отчета о прибылях и
убытках – вид курсов валют. Поскольку разные статьи баланса и отчета о прибылях и
убытках пересчитываются по разным курсам, а также имеет место изменение курсов валют
между двумя датами составления отчетности, то возникают курсовые разницы, которые
должны быть урегулированы и которые согласно инструкциям ведения учета отражаются и
обрабатываются в системе по-разному. Следовательно, выбранные правила пересчета
валюты имеют разные последствия для отражения имущественного и финансового
положения, а также прибыли концерна. Правила пересчета валюты и отражения курсовых
разниц позволяют в автоматизированных системах описать алгоритм пересчета валют для
каждого предприятия концерна, в соответствии с которым и идет обработка отчетов каждого
предприятия. Помимо пересчета валюты решаются такие специфические задачи, как
обработка курсовых разниц и разниц при округлении сумм. Желательно, чтобы система
позволяла проводить всесторонний анализ курсовых разниц, влияющих и не влияющих на
результат работы концерна.
Процедура пересчета валют сопровождается контролем. Сначала проводится контроль
отчетов во внутренней валюте предприятий, а после пересчета проверяется валюта концерна.
Только после выполнения этих процедур приступают непосредственно к процедурам
консолидации: суммированию и элиминированию (аннулированию).
С у м м и р о в а н и е о т ч е т н о с т и предполагает построчное сложение всех
статей консолидируемых балансов, а также позиций отчета о прибылях и убытках
материнского и дочерних предприятий, входящих в сферу консолидации. Результатом
выполнения процедуры являются суммарный баланс и отчет.
Э л и м и н и р о в а н и е . При составлении консолидированной отчетности корпорации
должны быть исключено дублирование по некоторым статьям, обусловленное взаимными
отношениями между предприятиями-партнерами внутри концерна. В связи с этим
выполняется консолидация задолженностей, исключаются взаимные операции и внутренние
результаты хозяйственной деятельности, записи, относящиеся к сфере налогообложения. В
процессе выполнения этих процедур выявляются разницы, по которым формируются так
называемые исключающие проводки.
Выполняется также перерасчет участий материнских предприятий относительно
долей в собственном капитале включенных в концерн дочерних, ассоциированных и
совместных предприятий. Этот перерасчет связан с процедурой консолидации капитала и
формированием консолидирующих проводок. В автоматизированных системах выделяются
специальные модули, реализующие эти процедуры.
В консолидированной отчетности суммы расчетов между предприятиями, входящими
в сферу консолидации, исключаются. Так, отчетность концерна должна отражать
дебиторскую и кредиторскую задолженность только по отношению к внешним партнерам.
Поэтому дебиторская и кредиторская задолженность, которая возникает между
предприятиями-партнерами концерна, должна быть выявлена и исключена при составлении
отчетности корпорации. В автоматизированной системе для этого исследуются все
возможные пары предприятий, между которыми возникают внутренние партнерские
64
отношения. Сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности двух предприятий
выполняется в валюте концерна и выявляется разница. Выясняются причины, породившие
эти разницы. Ими могут быть: курсовые разницы при пересчете валют; разницы между
проводками во времени, например при отражении материалов в пути в двух предприятиях в
разных отчетных периодах; расхождения, возникающие в случае частичного принятия счета
к оплате и другие разницы. Все неурегулированные разницы относят к прочим разницам.
Чтобы сделать такой анализ необходимо иметь данные не только о сумме дебиторской и
кредиторской задолженности в валюте конкретных предприятий, но и данные о валюте, в
которой были проведены документы и хозяйственные операции, отражающие эту
задолженность.
Аналогично поступают по любым другим внутренним расчетам между
предприятиями, входящими в сферу консолидации: займам, ссудам, авансовым платежам,
дивидендам.
При составлении консолидированного отчета исключаются внутригрупповые
операции по доходам, расходам и прибыли от реализации между предприятиями-партнерами
внутри концерна. Так, реализуется взаимозачет всех доходов и расходов, приходящихся на
них, за поставки, услуги и выполненные работы между предприятиями внутри концерна.
Исключаются финансовые результаты при перемещении основного капитала между
предприятиями внутри концерна, например при продаже объектов основных средств.
Аналогично поступают с внереализационными доходами и расходами, возникающими
в результате взаимных операций внутри группы консолидируемых предприятий.
При консолидации капитала в автоматизированных системах реализуются разные
методы консолидации: полная, объединение интересов, пропорциональная, консолидация
собственных средств. Эти методы позволяют охватить разные формы консолидации
предприятий в зависимости от долей участия капитала. При этом каждому из предприятий,
включенных в сферу консолидации, присваивается свой метод консолидации капитала. В
системах применяются и разные варианты оценки при консолидации: метод балансовой
стоимости, метод переоценки, метод чистой стоимости капитала. Разным методам и
вариантам присущ и разный состав выполняемых операций при консолидации капитала.
Перед выполнением процедуры консолидации капитала бухгалтеру предоставляется
возможность настройки выбранных методов, вариантов, операций, этапов. В результате
выполнения процедур консолидации в сводном балансе суммы уставного капитала
складываются из полной стоимости уставного капитала материнского предприятия и
частичных сумм уставного капитала дочерних предприятий, не выкупленных материнским
предприятием (долей меньшинства). Иначе, стоимость инвестиций материнских
предприятий в дочерние предприятия полностью исключается, а уставный капитал дочерних
предприятий уменьшается на номинальную стоимость акций, приобретенных материнским
предприятием. При пропорциональной консолидации капитала также определяется гудвилл
– цена предприятия, рассчитываются и регулируются скрытые резервы.
Средства составления консолидированной корпоративной отчетности имеются в
программных продуктах отечественных фирм "1С", "Галактика", "Парус", "Монолит-Инфо",
"Компас", "Инотек" и некоторых других. Однако далеко не все программные системы
реализуют поддержку всех перечисленных выше процедур консолидации.
Рассмотрим порядок составления консолидированной отчетности в системе
"Галактика", которая изначально была ориентирована на применение в крупных
предприятиях с удаленными филиалами.
При вводе системы в эксплуатацию средствами модуля "Консолидация" определяется
логическая структура корпорации, виды консолидированных отчетов, планы счетов
бухгалтерского учета. Под корпорацией в системе понимается объединение нескольких
юридических лиц, ведущих раздельный бухгалтерский учет на основе единого набора планов
65
счетов. Выделяется формально один из участников корпорации, который считается головной
фирмой. Остальные участники интерпретируются как филиалы. Предполагается, что каждый
филиал может иметь множество удаленных офисов.
Условное разделение предприятий на головную фирму и филиалы имеет чисто
технологическое назначение и никак не отражается на способе представления данных или
работе с ними.
Предполагается, что каждый участник корпорации имеет основной план счетов, на
основе которого составляется собственная текущая отчетность. Однако параллельно с
отражением операций в основном плане счетов факты хозяйственной деятельности
отражаются и в планах счетов других филиалов. Это более общий подход, чем конвертация
данных из одной системы счетов в другую, поскольку он позволяет при отражении каждого
факта хозяйственной деятельности формировать записи на счетах в соответствии с
различными учетными методиками (например, одновременно отражать операции по
российским стандартам и принципам GAAP). При этом трудоемкость формирования записей
на счетах не увеличивается за счет высокой степени автоматизации процедур контировки
документов.
Кроме отражения фактов хозяйственной деятельности филиалов корпорации
параллельно в нескольких системах счетов, система "Галактика" позволяет разделить
внутренние и внешние (по отношению к корпорации) операции. Операции между
участниками корпорации интерпретируются как внутренние, а операции с контрагентами, не
входящими в нее – внешними. Эта возможность обеспечивается за счет того, что в
справочнике партнеров фирмы каждому из них сопоставляется признак, позволяющий
идентифицировать его принадлежность к корпорации. Именно благодаря этому при
построении консолидированной отчетности становится возможным автоматическое
разделение внутренних и внешних оборотов корпорации.
Для составления консолидированной отчетности записи на счетах всех участников
объединяются в базе данных головной фирмы. Эта операция может осуществляться через
электронную почту или на магнитных носителях курьерским способом. Управление
процессом объединения данных, выявление возможных противоречий и их разрешение
осуществляется специальной программной утилитой межофисного обмена Corpo, входящей
в состав системы.
Процесс составления корпоративной отчетности в системе "Галактика" полностью
управляем. Можно формировать как сводную отчетность по всем филиалам корпорации, так
и отдельные группировки входящих в нее предприятий, выделяемые, например, по
региональному или отраслевому признаку.
Для бухгалтерских записей, отраженных в каждой из используемых систем счетов,
может быть определена своя форма баланса и других отчетных форм. Это обеспечивается с
помощью мощного генератора отчетов, поддерживаемого системой, имеющего развитый
язык описания данных и процедур расчета показателей отчетов. Здесь, в числе прочего,
поддерживаются специальные языковые конструкции, позволяющие определять ссылки на
данные конкретных филиалов.
При составлении любого отчета можно указать, какие хозяйственные операции
следует использовать в процессе расчета его показателей. В частности, помимо построения
отчетов, включающих все операции филиалов, имеется возможность исключить
внутрикорпоративный оборот или включить в расчет только внутренние операции
корпорации.
При формировании отчетов, отражающих движение средств по счетам, может быть
указан тот план счетов, который необходимо взять за основу. За счет параллельного
отражения всех операций в нескольких системах счетов это дает возможность получения
обобщающей информации в группировке, подразумеваемой конкретной системой счетов и, в
66
общем случае, исчисленной по различным методикам. Поскольку в системе "Галактика"
данные различных филиалов могут объединяться с любой степенью детализации, то наряду с
получением обобщенных отчетов, здесь есть возможность получать сведения по движению
средств корпорации в различных аналитических срезах.
Приложение 4. Система первичных документов АИС-БУ
Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является
одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи
в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой
производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется п е р в и ч н ы й
оправдательный д о к у м е н т , подтверждающий ее совершение, законность и достоверность.
Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе
учета.
Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк
установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными
лицами, что придает ему юридическую силу.
С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах
можно разделить на операционные и полнотекстовые.
Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не
подлежащие сколько-либо формализованной обработке - законы, нормативные акты,
приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.
Операционные
документы
качественно
и
количественно
характеризуют
осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный
набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную
обработку и, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они
определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного
типа включается один и тот же набор реквизитов.
В дальнейшем изложении речь исключительно идет об операционных документах,
поскольку формализованные процедуры обработки в АИС БУ применяются только к ним.
П о о т н о ш е н и ю к б у х г а л т е р и и документы делятся на в н е ш н и е ,
поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций, и в н у т р е н н и е ,
формируемые внутри бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций,
являются в х о д я щ и м и документами. Все они считаются и с х о д н ы м и для обработки.
П о с п о с о б а м и с п о л ь з о в а н и я первичные документы могут быть разовыми и
накопительными. Р а з о в ы й документ используется для оформления однократно
совершаемой хозяйственной операции. Н а к о п и т е л ь н ы й документ применяется для
многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени.
Примером разового документа является материальное требование, накопительного –
лимитно-заборная карта.
П о ч и с л у о т р а ж а е м ы х у ч е т н ы х о б ъ е к т о в различают однострочные
и многострочные первичные документы. О д н о с т р о ч н ы е документы отражают
хозяйственную операцию по одному учетному объекту и м н о г о с т р о ч н ы е – по
нескольким учетным объектам. Примером однострочного документа является материальное
требование, по которому отпускается один материал, многострочного – тоже требование, но
отражающее отпуск нескольких материалов.
По
н а з н а ч е н и ю документы подразделяются на документы-основания,
сопроводительные документы и специализированные документы.
Д о к у м е н т ы - о с н о в а н и я – это документы, которые регламентируют операции
между юридическими лицами. К числу их относятся договоры, счета, счета-фактуры,
платежные поручения, гарантийные письма и т.п. Их называют также о р г а н и з а ц и о н н о 67
распорядительными документами.
Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемый,
исполняемый, исполненный (закрытый).
В компьютерной системе эти документы создаются, печатаются, а сведения о них
хранятся в информационной базе. В них отсутствует подтверждение факта совершения
хозяйственной операции, поэтому они не могут служить основанием для создания
бухгалтерских записей.
С о п р о в о д и т е л ь н ы е д о к у м е н т ы отражают суть фактически выполняемых
операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую
силу и служат для материально-ответственных лиц оправданием в расходе или получении
ценностей. Их также часто называют о п р а в д а т е л ь н ы м и д о к у м е н т а м и .
Сопроводительные документы подразделяются на две группы:
документы,
подтверждающие операции перемещения товарно-материальных
ценностей, либо выполнения работ, услуг. К ним относятся складские ордера,
накладные различных видов, акты выполнения работ, услуг и т.п.
финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и
безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые
документы.
Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе
учета, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей.
Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям связаны с
документами-основаниями. Сопроводительные документы могут служить основой для
формирования других документов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных
операциях.
Хранимые в информационной базе документы, могут быть связаны и с
хозяйственными операциями информационной базы учета. В частности, в операциях,
формируемых при обработке выписки банка, указываются ссылки на платежное поручение.
Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью специального документа
"Выписка", так и вручную или с использованием типовых операций. В любом случае в
формируемых операциях будет указана ссылка на конкретный документ – платежное
поручение. В ряде случаев система автоматизации может быть настроена так, чтобы точно
указывать, какая часть суммы платежного поручения "закрывала" ту или иную поставку или
даже часть задолженности, возникшей в результате поставки.
С п е ц и а л и з и р о в а н н ы е д о к у м е н т ы предназначены для автоматического
формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учета. Прототипом
этих документов являются документы бухгалтерского оформления, широко используемые
при ручной технологии: листки-расшифровки, бухгалтерские справки и расчеты и т.д. С
помощью специализированных компьютерных документов можно точно и быстро
выполнить весьма сложные и трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые
проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию
проводок при начислении износа основных средств и нематериальных активов, переоценке
рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитического учета,
формированию финансовых результатов на конец месяца. Например, в программе "1С:
Бухгалтерия"
для
выполнения
перечисленных
задач
используются
такие
специализированные документы, как "Начисление амортизации основных средств" и
"Начисление амортизации нематериальных активов", "Переоценка валюты", "Закрытие
месяца" и др.
При использовании специализированных документов в компьютерных системах
сложные расчеты можно повторять многократно. Это весьма важно в тех ситуациях, когда
была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих
68
случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие
данные, а далее применить специализированный документ для повторного выполнения
расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются
новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру достаточно
легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.
По
унификации
и
типизации
ф о р м различают типовые и
индивидуальные документы.
В компьютерных системах применяются преимущественно т и п о в ы е ф о р м ы
первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы
документации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с
общесоюзным классификатором управленческой документации (ОКУД). Код указывается в
верхнем левом углу типового документа.
Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку
их заполнения и применения осуществляет с 1998 г. Государственный комитет Российской
Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством
экономики Российской Федерации.
Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые.
М е ж о т р а с л е в ы е типовые документы являются едиными для всех предприятий любой
отрасли и форм собственности. К ним относятся первичные документы по учету основных
средств, учету материальных ценностей, учету готовой продукции, учету кассовых,
банковских и расчетных операций. Примерами таких документов являются платежное
поручение, приходный и расходный кассовые ордера, требование на отпуск материалов,
приходный ордер на материалы, расходная накладная и др.. Разработаны рекомендации по
ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых
предприятиях..
О т р а с л е в ы е типовые документы используются в пределах отдельной отрасли.
Они отражают специфику оформления учетных операций конкретной отрасли. Чаще всего
отраслевые типовые документы используются для регистрации операций по заработной
плате, учету затрат, некоторых операций учета готовой продукции.
При создании АИС-БУ в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете", прежде
всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то
разрабатываются новые формы документов с учетом требований, предъявляемых к
документам. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению
руководителем предприятия.
Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета
поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов,
которые могут быть использованы бухгалтером в работе. Кроме того, некоторые поставщики
программных продуктов, например, компания "1С" создали электронные альбомы типовых
первичных документов.
Стандартная форма типового документа имеет три части :
заголовочную;
содержательную;
оформляющую.
З а г о л о в о ч н а я ч а с т ь д о к у м е н т а содержит реквизиты общие для всего
документа. К ним относятся: наименование объекта (предприятия); код документа по ОКУД;
наименование и номер документа; дата составления; некоторые реквизиты-признаки, общие
для всего документа. Например, в материальном требовании имеются такие реквизиты, как
склад-отправитель, склад-получатель.
Содержательная
часть
документа
отражает
реквизиты,
69
характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде
многострочной таблицы, в графах которой располагаются реквизиты-признаки и
количественно-стоимостные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от
хозяйственной операции. Например, многострочное требование содержит код и
наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество
затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения
этих реквизитов по каждому материалу, занесенному в документ.
О ф о р м л я ю щ а я ч а с т ь д о к у м е н т а содержит подписи юридических лиц,
отвечающих за разрешение хозяйственной операции и правильность составления документа.
Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим
требованиям:
иметь стандартную форму построения;
содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;
исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах;
быть приспособленными к автоматизированной обработке.
В системах автоматизации учета вводится понятие "вид документа", или "тип"
документа.
В и д д о к у м е н т а отождествляется с любой формой документа: типовой или
индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму,
говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный
кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие типовые
документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный
документ, как вышеуказанные документы, применяемые в системе "1С: Бухгалтерия" –
"Начисление износа основных средств", "Закрытие месяца" и др. В типовую конфигурацию
этой системы включено около 40 видов документов. С помощью средств конфигурирования
здесь можно создать неограниченное число видов документов. Однако для некоторых, редко
встречающихся хозяйственных операций не имеет смысла создавать свой вид документа. Их
проще вводить вручную или использовать при вводе аппарат типовых операций.
Вид документа может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут
задаваться правила формирования проводок.
Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – э к р а н н у ю
ф о р м у . Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется
при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта
экранных форм документов:
1.экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и
разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический
переход от реквизита к реквизиту;
2.экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для
нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу
хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав
реквизитов. Например, единая экранная форма разрабатывается для приходного и
расходного кассовых ордеров.
3.экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.
4.экранная форма также, как первичный документ, имеет заголовочную часть, а для
отдельных видов документа и табличную часть для внесения сведений об объектах
учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем
реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, которые хранятся в
справочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты,
которые могут быть получены расчетным путем, например стоимостные, в
экранную форму включаются автоматически.
70
Таким образом, в последнем варианте структура экранной формы максимально
приближена к структуре первичных документов, а также обеспечен минимальный ввод
исходных данных.
Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют п е ч а т н у ю
ф о р м у . Она в точности совпадает с бумажным аналогом. После ввода информации
документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров.
Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы.
Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и
индивидуальных документов, задаются п р а в и л а ф о р м и р о в а н и я п р о в о д о к для
отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Как уже было сказано, достаточно большой набор основных типовых первичных
документов таких, как счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный
кассовые ордера, накладная поступления материалов, требование на отпуск материалов и
другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям,
иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно,
чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных
документов и создавать новые формы документов. Однако, это требование соблюдается
отнюдь не всегда.
Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный.
Обычно он достаточно сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не
прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера.
Новые формы документов создаются путем их параметрического описания и
включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания
форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним
проводок.
В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не
только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально
комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему
движения документов – документооборот, который бы поддерживал естественную
технологию работы с документами. Электронный документооборот рассматривается здесь
только применительно к процедурам обработки операционных документов при
осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.
В настоящее время сформировались два основных подхода при работе с
операционными учетными документами.
Первый исходит из того, что каждый возникший документ сразу же должен найти
отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе его лежит принцип взаимосвязи
документов и записей массива информации о хозяйственных операциях. В этом случае
сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного
документа, после чего по его данным могут быть сформированы бухгалтерские записи, а сам
документ сохраняется в электронном реестре. При изменении данных документа проводки
автоматически переформировываются. Таким образом, документ рассматривается, главным
образом, как основа для формирования записей на счетах, а все обобщения данных
осуществляются уже на их основании. Такой подход характерен для большинства программ,
предназначенных исключительно для решения задач бухгалтерского учета.
Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на
системе взаимосвязей между документами разных видов. Он применяется в тех случаях,
когда программные средства автоматизации бухгалтерского учета рассматриваются как
составная часть комплексной системы автоматизации управления всем предприятием.
Данный подход базируется на четырех основных положениях:
большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы
71
документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне
бухгалтерии;
между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
документ не является только средством отражения хозяйственной операции на
счетах бухгалтерского учета;
процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах
бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной
деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах
снабжения и сбыта и других оперативных подразделениях предприятия. В службах
оперативного управления документы формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в
электронных архивах. Работая с ними, работники оперативных служб могут выполнять свои
функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы
при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров,
счетов и т.д.), проверять соответствие отдельных сопроводительных документов (накладных
на отпуск товаров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.
При таком подходе функции по ведению аналитического учета могут быть гибко
разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. К примеру, в
бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документовоснований (контрактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами
оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут
формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом
необходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых
счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема управления получает ровно столько
функций, сколько ей необходимо.
Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии
для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах
бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая
операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов
одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же
хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом,
итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые
проводки.
Таким образом, в этом случае:
документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских
записей (проводок), а является полноправной информационной единицей;
документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии и
работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои
функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в
интегрированной базе данных дает возможность вести учет товарно-материальных
ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости
выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без
отражения этих данных в бухгалтерском учете;
благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам
(архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает
освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но
при этом работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и
аналитические разрезы.
В качестве примера реализации подобного подхода можно указать на систему
“Галактика”.
72
73