Система электронного архива E

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на выполнение работ по поставке программного продукта «Система
электронного архива E-Arch Unlimited»
1. Предприятие- Заказчик - АО "СКТБЭ"
2. Предприятие-Исполнитель –
3. Цели и задачи: Программный продукт предназначен для учета, регистрации,
долговременного хранения и предоставления для ознакомления сотрудникам
______________
документации в электронном виде. Основными задачами его
использования являются организация надежного хранения и быстрого поиска
______________ в электронном виде, а также создание единого хранилища электронных
документов на всех стадиях их подготовки, обеспечивающего сохранность данных и
многопользовательский доступ к ним с разграничением полномочий. Результатом
применения программного продукта является повышение эффективности научнотехнической и производственной деятельности за счет оперативного предоставления
доступа к информации в электронном виде.
4. Требования к составу, количеству, качеству, техническим характеристикам
Программный продукт должен быть поставлен Исполнителем на условиях передачи
бессрочных неисключительных прав и установлен на сервере Заказчика.
4.1. Требования к программному продукту в целом.
Система электронного архива предназначается для централизованного хранения
информации о документах, их электронных образов, передаваемых на хранение и
предоставления доступа к этой информации всем заинтересованным лицам.
Все пользователи компьютерной сети ______________ должны иметь возможность
работать с системой электронного архива при наличии соответствующих прав доступа.
Доступ к информации должен производиться на основе разграничения прав доступа к
информации.
Количество одновременно подключенных к системе пользователей не должно
ограничиваться. При этом каждый пользователь должен иметь возможность получить
доступ ко всем функциям программы при необходимости.
Доступ ко всем функциям системы должен осуществляться через любой из
следующих веб-браузеров: Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Google Chrome.
В программном продукте должна быть предусмотрена возможность создания единой
структуры хранения информации о документах, включая единый классификатор
документов, разбиение документов по типам документов, определение набора атрибутов
для каждого из типов документов, определение типа данных для каждого из атрибутов.
Пользователи с соответствующими правами должны иметь возможность
редактировать классификатор документов, добавлять новые типы карточек документов,
изменять уже имеющиеся типы и их структуру и при необходимости их удалять.
Должна быть предусмотрена возможность связывания документов с использованием
особого механизма ссылок.
Так как в процессе ввода нового документа документ, на который ссылается данный
документ, может быть ещё не введен в систему, то ссылки должны быть 2-х типов:
жесткая и нежесткая. Жесткая ссылка подразумевает, что документ, на который
установлена ссылка, уже заведён в систему и можно жестко установить связь между
двумя документами. Нежесткая ссылка подразумевает, что документ, на который должен
ссылаться выбранный документ, ещё не заведен в систему. В этом случае, в системе для
выбранного документа должна сохраняться атрибутивная информация о такой ссылке-
документе и при появлении этого документа в системе ссылка должна быть
преобразована в жесткую ссылку.
Количество ссылок с одного документа должно быть неограниченным.
Также должна быть реализована возможность прикрепления к карточке описания
документа неограниченного количества файлов, в которых могут находиться сканы
образов документов.
Интерфейс системы и всех диалоговых окон должен быть выполнен на русском языке.
Серверная часть программного продукта должна иметь возможность устанавливаться
как на операционной системе Linux (Red Hat, Ubuntu), так и на операционной системе
Windows Server (2003, 2008, 2012).
Программный продукт должен иметь возможность работать как с СУБД MS SQL
Server (2008 и новее), так и с СУБД MySQL.
Также должны быть проведены работы по вводу системы в эксплуатацию.
Количество участков ввода документов в систему: не менее 18.
Количество рабочих мест пользователей: не менее 200.
4.2 Требования к структуре системы.
Программный продукт должен включать в себя следующие подсистемы:
 подсистема управления информационной структурой архива - предназначена
для организации единого классификатора документации, ввода карточек
описания документов и ввода информации о ссылочной взаимосвязи
документов;
 подсистема поиска и отображения информации о документах - предназначена
для поиска документов с рабочих мест системы и их отображения;
 подсистема администрирования архива - предназначена для заведения
пользователей программы и предоставления им прав доступа к информации о
документах;
 подсистема резервного копирования и восстановления - предназначена для
выполнения регламентных работ по созданию резервных копий базы данных и
восстановления базы данных при необходимости;
 подсистема формирования отчётов - предназначена для формирования
настраиваемых отчётов о документах находящихся в электронном архиве.
 дополнительный функциональный модуль доступа к функциям системы с
использованием API системы
 дополнительный функциональный модуль динамических отчетов
 дополнительный функциональный модуль автоматизации ввода документов с
использованием системы штрих кодирования:
4.3 Требования к форматам прикрепленных файлов и их просмотру.
Система электронного архива должна иметь возможность хранения файлов любого
формата.
Интерфейс программного продукта должен обеспечивать просмотр прикрепленных
файлов следующих форматов: PDF, JPG (JPEG), TIFF, GIF, BMP. Должна быть
реализована функция просмотра файла скан образа документа как в отдельном окне, так и
в основном окне программы, вместе с отображением классификатора архива, списка
документов и карточки описания документа.
4.4 Требования к численности и квалификации обслуживающего персонала
системы.
Система должна обслуживаться специалистом по администрированию пользователей
системы (специалист технической службы поддержки пользователей) и специалистом по
ведению электронного архива (технический специалист ответственный за ведение
электронного архива).
4.5 Разграничение прав доступа к документу.
Должно быть предусмотрено наличие нескольких групп пользователей: системные
администраторы, осуществляющие техническую поддержку программы, администраторы
с правами на создание, редактирование, удаление карточек и документов, и обычные
пользователи. Пользователи могут использовать поиск, видеть карточку, описывающую
документ, но не должны видеть сам документ. Должен быть создан запрос на получение
разрешения на просмотр документа, которое дает администратор на строго определенный
срок, по истечении которого доступ к документу автоматически блокируется.
4.6 Требования к надежности системы.
Программный продукт должен обеспечивать круглосуточную бесперебойную работу
с информационной системой с еженедельными получасовыми перерывами на техническое
обслуживание аппаратной и программных систем.
Система должна поддерживать работоспособное состояние при следующих
параметрах нагрузки:
 до 300 одновременно работающих пользователей;
 до 20Тб хранимой информации.
Эти параметры должны соблюдаться при работе системы в сети Fast Ethernet на
сервере с параметрами не менее: Процессор: Intel Xeon 2,4 ГГц, Оперативная память:
4 Гб.
4.7 Требования к защите информации от несанкционированного доступа.
Доступ к системе должен осуществляться по имени пользователя и паролю.
Основные операции пользователей системы должны фиксироваться в электронном
журнале системы с возможностью последующего просмотра действий пользователей как в
разрезе типов операций, так и отдельных изменяемых объектов (отслеживание когда, кто
и сколько раз обращался к тому или иному документу в электронном архиве).
Должна быть реализована возможность аутентификации пользователей с
использованием протокола доступа к каталогам LDAP.
Должна быть реализована возможность передачи информации от сервера до клиента с
помощью защищенного протокола SSL.
4.8 Требования по сохранности информации.
Система должна позволять создавать копии баз данных с возможностью подготовки
их последующей записи на оптические носители.
В случае отказа системы, подсистема резервного копирования должна позволять
производить полное восстановление работоспособности системы, включая базы данных,
не более чем за пять часов.
4.9 Требования по интеграции со сторонним программным обеспечением и
автоматизации ввода информации.
Система должна быть оснащена инструментами интеграции, которые бы позволяли
настроить двунаправленную связь между объектами программы и сторонним
программным обеспечением.
Также должен быть предусмотрен механизм пакетной загрузки документов в систему
через единую папку импорта информации. Пакет для загрузки должен состоять из файла с
метаданными документов в формате XML и файлов со скан образами документов.
Принцип работы данного механизма должен заключаться в регулярном опросе системой
содержимого данной папки и обработке появляющихся в ней файлов. При появлении
файлов в папке система должна осуществить проверку файлов на соответствие стандартам
и загрузить информацию в соответствии с инструкциями, прописанными в файле с
метаданными.
Также в системе должен быть реализован модуль подгрузки скан образов документов
с помощью распознавания штрихкодов типа EAN-13. Данный модуль должен определять
наличие штрихкода на изображении, распознавать его и прикреплять файл со скан
образом к соответствующей ему карточке документа.
У
программного
продукта
должна
быть
обеспечена
интеграция
с
MSActiveDirectory(AD). По умолчанию всем пользователям должна присваиваться группа
доступа только на поиск документов (поиск, просмотр карточек документа, без
возможности предпросмотра или скачивания самого документа непосредственно).
4.10 Требования к эргономике и эстетике.
Система должна быть реализована таким образом, чтобы ею мог пользоваться
пользователь даже с базовыми знаниями в области работы с персональными
компьютерами.
Система должна позволять просматривать всю основную информацию
(классификатор,
список документов, атрибуты карточек документов, список
прикрепленных файлов, просмотр прикрепленных файлов) в одном окне с возможностью
изменения размеров областей отображения элементов окна.
Интерфейс системы должен позволять работать на разрешениях экрана 800х600 и
выше.
4.11 Требования к производительности.
Система должна обеспечивать отклик на стандартные действия пользователя с
задержкой не более 3 (трех) секунд при одновременной работе до 100 (ста) пользователей
в системе. Данные показатели производительности программы должны быть достигнуты
на аппаратной конфигурации и системном обеспечении, имеющем следующие
минимальные характеристики:
Сервер
Клиент
Локальная сеть
Процессор - Pentium Xeon 2.4 Гц.
Оперативная память – 4 Гб.
Объем дискового пространства - 300Gb.
Операционная система - Windows Server 2003 или выше.
СУБД - Microsoft SQL Server 2008 или выше.
Процессор - Pentium Celeron 1.2 Гц.
Оперативная память - 512 Мб.
Объем дискового пространства - 100 Mb.
Операционная система - Windows XP/Vista/7/8.
Ethernet / Fast Ethernet
4.12. Требования к функциям системы.
4.12.1 Функции подсистемы управления информационной структурой:
 Ввод и редактирование типов документов и их атрибутов;
 Задание типа данных для атрибута по следующим вариантам: текст, целое
число, действительное число, дата, длинный текст, пользовательский
справочник, справочник из нескольких возможных вариантов;
 Создание групп схожих атрибутов разных типов документов;
 Отображение и редактирование единого древовидного классификатора
документов;
 Отображение списка документов выбранного раздела классификатора, с
возможностью просмотра карточки документа, как выбранного раздела, так и
его подразделов;
 Сортировка списка документов по номеру, названию, типу документа и дате
ввода документа;
 Ввод документа в программу;
 Ввод и редактирование атрибутов карточек документа;
 Прикрепление файлов к карточке документа;

Ввод и редактирования пользовательских справочников для использования в
качестве атрибутов документов;
 Настройка формы отображения карточки документа;
 Создание нежесткой ссылки с одного документа на другие;
 Поиск документов по нежесткой ссылке;
 Преобразование нежесткой ссылки в жесткую ссылку;
 Просмотр документов, на который ссылается выбранный документ;
 Просмотр всех документов, ссылающихся на выбранный документ;
 Переход на карточку ссылающегося документа;
 Групповая выгрузка описи карточек документов, прикрепленных файлов на
локальный диск компьютера;
 Групповая загрузка файлов с созданием отдельной карточки документа на
каждый файл;
 Групповая печать прикрепленных файлов.
4.12.2 Функции подсистемы поиска и отображения информации:
 Поиск документов по единому классификатору документов;
 Поиск документов по типу документов;
 Поиск, как по отдельным атрибутам, так и набору атрибутов документов;
 Поиск по группам атрибутов;
 Поиск по ссылкам;
 Многошаговый поиск с использованием функции «Искать в найденном»;
 Поиск по всему содержимому карточки документа;
 Сортировка результатов поиска;
 Отображение информации о документе;
 Предпросмотр прикрепленных файлов скан образов документов графических
форматов (JPG, PDF, TIFF, GIF, BMP) в основном окне программы;
 Просмотр прикрепленных файлов со скан образами в отдельном окне;
 Сохранение прикрепленных файлов на клиентском компьютере.
4.12.3 Функции подсистемы администрирования:
 Ввод новых и редактирование имеющихся учетных записей пользователей
системы и групп пользователей;
 Определение прав пользователей на просмотр, редактирование и удаление
данных карточек документов и прикрепленных файлов в разрезе разделов
классификатора, типов документов, отдельных документов;
 Ведение электронного журнала действий пользователей в системе с выводом
настраиваемых отчётов в формат XLS;
 Настройка параметров интеграции с LDAP;
 Настройка параметров SSL шифрования;
 Настройка параметров экспорта и импорта информации;
 Удаление учетных записей пользователей из системы.
4.12.4 Функции подсистемы резервного копирования и восстановления:
 Выполнения резервного копирования баз данных;
 Запуск резервного копирования;
 Восстановление баз данных из резервных копий;
 Отображения хода выполнения резервного копирования и восстановления.
4.12.5 Функции подсистемы формирования отчётов:
 Формирование пользовательских отчётов c использованием шаблонов;
 Сохранение пользовательских отчётов как шаблона для последующего
использования;
 Просмотр и выгрузка отчёта в Excel.
4.12.6 Функции подсистемы автоматизации ввода документов с использованием
системы штрих кодирования:



Предварительная загрузка идентификационной информации о документе
(название, атрибуты, связи) в программу из внешних систем с использованием
XML формата;
Автоматическое распознавание штрихкодов на скан образах документов;
Автоматическое прикрепление файлов скан образов документов к карточке
документа на основе распознанного штрихкода.
4.12.7 Функции подсистемы экспорта/импорта информации:



Выгрузка структуры хранения и описания документов в файл XML формата;
Проверка XML формата на соответствие структуре хранения и описаний типов
документов в системе;
Загрузка структуры хранения и описания карточки из файла XML формата.
4.12.8 Функции дополнительного функционального модуля доступа к функциям
системы с использованием API системы:



Реализация вызова API функций для операция по конфигурирования
структуры
хранения
документов
(создание/изменение
разделов
классификатора, создание/изменение типов документов, создание/изменение
документов; создание/изменение справочников и элементов справочников);
Реализация вызова API функций для операция по поиску и выборке
документов (поиск с любыми параметрами функций поиска, получение данных
карточек документов, получение прикрепленных документов);
Реализация проверки параметров функций и обработка ошибок.
4.12.9 Функции дополнительного функционального модуля динамических
отчетов:





Формирование единого макета для вывода в отчёт данных различных полей
выбранных типов документов;
Группировка полей различных типов документов для вывода в едином столбце
Именование столбцов отчётов;
Формирование отчёта на основе текущих данных таблицы документов и
выбранного макета отчета;
Выгрузка данных отчета в последовательный RTF файл.
4.12.10 Функции дополнительного функционального модуля автоматизации
ввода документов с использованием системы штрих кодирования:



Автоматическое распознавание штрихкодов на всех страницах во
многостраничных документах;
Поддержка дополнительных типов штрихкодов: EAN-8, Code 39; Code 128;
Обработка ошибок загрузки документов.