Приложение 1 к тендерной документации

Приложение 1
к тендерной документации
Техническая спецификация
закупаемых услуг по диагностике рейтинга корпоративного управления
1. Объект исследования: рейтинг корпоративного управления юридических лиц,
более 50% голосующих акций которых прямо или косвенно принадлежат акционерному
обществу «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына».
2. Актуальность
Важной задачей акционерного общества «Фонд национального благосостояния
«Самрук-Қазына» (далее – Заказчик) является создание качественной системы
корпоративного управления, позволяющей повышать экономическую эффективность и
стоимость дочерних и зависимых организаций.
В целях создания условий для достижения своих стратегических целей посредством
обеспечения эффективной работы органов юридических лиц, обеспечения прозрачности
целей и результатов деятельности Заказчика и юридических лиц, более 50% голосующих
акций которых прямо или косвенно принадлежат Заказчику (далее – Компании), повышения
деловой репутации и имиджа Заказчика, прозрачности во взаимоотношениях с акционером и
другими заинтересованными сторонами, Заказчик проводит работу по последовательному
внедрению лучшей передовой практики корпоративного управления.
Заказчик полагает, что качественное корпоративное управление будет способствовать
повышению деловой репутации Заказчика и его дочерних и зависимых организаций и будет
служить инструментом достижения стратегических целей.
3. Цели закупки услуг
3.1. Заказчик
намерен
привлечь
компанию,
специализирующуюся
на
предоставлении услуг в области диагностики и совершенствования систем корпоративного
управления, практики раскрытия информации, имеющего соответствующий опыт работы в
данной области и других смежных областях (далее – Исполнитель).
Основной целью оказываемых услуг (далее – Услуги) является диагностика рейтинга
корпоративного управления юридических лиц, более 50% голосующих акций которых прямо
или косвенно принадлежат акционерному обществу «Фонд национального благосостояния
«Самрук-Қазына», на соответствие передовой практике корпоративного управления в
соответствии с Методикой диагностики корпоративного управления в юридических
лицах, более пятидесяти процентов голосующих акций которых прямо или косвенно
принадлежит акционерному обществу «Фонд национального благосостояния «СамрукҚазына», утвержденной решением Правления Заказчика (протокол №27/12 от 19 июня
2012 года) (далее – Методика), а также разработка рекомендаций по дальнейшему
совершенствованию систем корпоративного управления, а также предоставление иных
сопутствующих услуг в соответствии с настоящей Технической спецификацией.
Диагностика корпоративного управления будет проводиться в 2014 году в 5 (пяти)
юридических лицах (согласно п.4.1.1 настоящей Технической спецификации); в 2015 году
в 10 (десяти) юридических лицах (согласно п.4.1.2 настоящей Технической спецификации).
Методика является интеллектуальной собственностью Заказчика, должна
1
использоваться Исполнителем исключительно в рамках оказываемых Услуг и не
должна распространяться третьим лицам.
Методика состоит из трех основных компонентов: «Структура», «Процессы» и
«Прозрачность». Компонент «Структура» оценивается по следующим подкомпонентам:
«Структура корпоративного управления»,
«Общая приверженность принципам
корпоративного управления», «Права финансово-заинтересованных сторон», «Конфликт
интересов» и «Разграничение компетенций».
В компонент «Процессы» входят
подкомпоненты: «Эффективность совета директоров», «Корпоративная социальная
ответственность и устойчивое развитие», «Вознаграждение и преемственность»,
«Управление рисками» и «Планирование и мониторинг». Компонент «Прозрачность»
оценивается по следующим подкомпонентам: «Информационная политика», «Раскрытие
финансовой информации», «Раскрытие нефинансовой информации», «Аудиторский
процесс» и «Внутренний аудит».
Методика разработана на основе следующих рекомендаций и стандартов лучшей
практики корпоративного управления:
 Принципы корпоративного управления ОЭСР,
 Рекомендации ОЭСР по корпоративному управлению для компаний с
государственным участием,
 Руководство ОЭСР по внедрению для обеспечения подотчетности и
прозрачности государственных активов,
 Кодекс корпоративного управления Совета по финансовой отчетности
Соединенного Королевства,
 Рекомендации и руководства по корпоративному управлению Института
сертифицированных
секретарей
и
администраторов
Соединенного
Королевства,
 Методология GAMMA рейтингового агентства Standard and Poor's,
 Требования и подходы к корпоративному управлению, содержащиеся в
методиках присвоения кредитных рейтингов рейтинговых агентств Moody's и
Fitch,
 Рекомендации по трансформации корпораций, связанных с государством,
разработанные Малазийским Комитетом Путражайа по повышению
эффективности корпораций, связанных с государством,
 Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита.
Проведение диагностики на основе Методики и прилагающегося к ней расчетного
файла является обязательным условием данного задания. Итоговый рейтинг
корпоративного управления рассчитывается в соответствии с Методикой. При этом
потенциальный поставщик может руководствоваться в рамках своего анализа и подготовки
выводов и рекомендаций лучшей международной практикой корпоративного управления,
законодательством Республики Казахстан, а также требованиями к корпоративному
управлению международных рейтинговых агентств.
Методика будет представлена на ознакомление в офисе Заказчика юридическим
лицам, прошедшим во второй этап двухэтапного тендера.
Получаемая оценка является ключевым стратегическим показателем деятельности
диагностируемых компаний. Таким образом, и диагностика, и дальнейшее
совершенствование уровня корпоративного управления являются последовательными и
взаимодополняющими элементами одного процесса, направленного на достижение
стратегических целей компаний.
2
4. Основные задачи проекта
4.1. В 2014 году Исполнитель:
4.1.1. проведет диагностику рейтинга корпоративного управления в 5 (пяти)
юридических лицах, более 50% голосующих акций которых прямо или косвенно
принадлежат акционерному обществу «Фонд национального благосостояния «СамрукҚазына»: АО «НАК «Казатомпром», АО «KEGOC», АО «Самрук-Энерго», АО «Фонд
недвижимости «Самрук-Казына» и АО «Эйр Астана» (далее – Диагностируемые в 2014 году
компании) в соответствии с Методикой, лучшей международной практикой корпоративного
управления, законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с
требованиями к корпоративному управлению международных рейтинговых агентств;
4.1.2. подготовит рекомендации по совершенствованию систем корпоративного
управления в Диагностируемых в 2014 году компаниях в соответствии с Методикой, лучшей
международной практикой корпоративного управления, законодательством Республики
Казахстан, а также в соответствии с требованиями к корпоративному управлению
международных рейтинговых агентств;
4.1.3. подготовит рекомендации по совершенствованию процессов корпоративного
управления в АО «Самрук-Қазына», выступающего в качестве акционера по отношению к
своим дочерним и зависимым организациям, и рассчитает негативное влияние АО «СамрукҚазына» в рейтинговых пунктах на уровень корпоративного управления в Диагностируемых
в 2014 году компаниях;
4.1.4. осуществит частичную диагностику корпоративного управления в АО
«Самрук-Қазына» по выбранным Заказчиком пунктам Методики для включения в отчет по
итогам диагностики корпоративного управления, проводимой Службой внутреннего аудита
АО «Самрук-Қазына». Частичная диагностика будет проведена по тем пунктам Методики, в
отношении которых у Службы внутреннего аудита имеется потенциальный конфликт
интересов (связанный с оценкой деятельности Совета директоров АО «Самрук-Қазына», его
Комитетов и Службы внутреннего аудита). Данное требование может подразумевать
проведение соответствующих интервью с членами Совета директоров АО «Самрук-Қазына».
При этом общий объем работы не должен превышать 20% от всей диагностики
корпоративного управления в АО «Самрук-Қазына»;
4.1.5. подготовит проект изменений и дополнений в действующую редакцию
Методики, а также в версию Методики для товариществ с ограниченной ответственностью,
для их соответствия наиболее актуальным лучшим мировым практикам корпоративного
управления;
4.1.6. доработает имеющийся в распоряжении Заказчика расчетный файл к
Методике, а также к версии Методики для товариществ с ограниченной ответственностью, в
соответствии с проектом изменений согласно пункту 4.1.5 настоящей Технической
спецификации;
4.1.7. подготовит рекомендации по взаимоувязке инициатив по совершенствованию
корпоративного управления и улучшения результатов деятельности Диагностируемых в 2014
году компаний;
4.1.8. подготовит среднесрочную программу (на 3-5 лет) совершенствования
корпоративного управления в Компаниях, в том числе в части развития корпоративной
культуры, ориентированной на практическое внедрение лучших практик корпоративного
управления и улучшение результатов деятельности компаний;
4.1.9. выступит модератором и предоставит спикеров для двух мероприятий по
корпоративному управлению в группе АО «Самрук-Қазына» согласно тематике и программе,
согласованной с Заказчиком. По требованию Заказчика в случае возникновения
необходимости обеспечит организацию кофе-брейков на мероприятиях для не более, чем 50
участников;
3
4.1.10. проведет презентацию результатов работ, указанных в пунктах 4.1.1-4.1.8
настоящей Технической спецификации согласно программе, согласованной с Заказчиком;
4.1.11. обязуется консультировать по вопросам корпоративного управления и
диагностики рейтинга корпоративного управления в течение 2014 года;
4.2. В 2015 году Исполнитель:
4.2.1. проведет диагностику рейтинга корпоративного управления в 10 (десяти)
юридических лицах, более 50% голосующих акций которых прямо или косвенно
принадлежат акционерному обществу «Фонд национального благосостояния «СамрукҚазына»: АО «Национальная компания «КазМунайГаз», АО «Национальная компания
«Қазақстан темір жолы», АО «Национальная компания «Казахстан инжиниринг», АО
«Казпочта», АО «Казахтелеком», АО «НАК «Казатомпром», АО «KEGOC», АО «СамрукЭнерго», АО «Фонд недвижимости «Самрук-Казына» и АО «Эйр Астана» (далее –
Диагностируемые в 2015 году компании) в соответствии с Методикой, лучшей
международной практикой корпоративного управления, законодательством Республики
Казахстан, а также в соответствии с требованиями к корпоративному управлению
международных рейтинговых агентств;
4.2.2. подготовит рекомендации по совершенствованию систем корпоративного
управления в Диагностируемых в 2015 году компаниях в соответствии с Методикой, лучшей
международной практикой корпоративного управления, законодательством Республики
Казахстан, а также в соответствии с требованиями к корпоративному управлению
международных рейтинговых агентств;
4.2.3. подготовит рекомендации по совершенствованию процессов корпоративного
управления в АО «Самрук-Қазына», выступающего в качестве акционера по отношению к
своим дочерним и зависимым организациям, и рассчитает негативное влияние АО «СамрукҚазына» в рейтинговых пунктах на уровень корпоративного управления в Диагностируемых
в 2015 году компаниях;
4.2.4. доработает в случае необходимости с учетом работы, проведенной в 2014 году,
проект изменений и дополнений в действующую редакцию Методики, а также в версию
Методики для товариществ с ограниченной ответственностью;
4.2.5. доработает в случае необходимости имеющийся в распоряжении Заказчика
расчетный файл к Методике, а также к версии Методики для товариществ с ограниченной
ответственностью, в соответствии с проектом изменений согласно пункту 4.2.4 настоящей
Технической спецификации;
4.2.6. подготовит рекомендации по взаимоувязке инициатив по совершенствованию
корпоративного управления и улучшения результатов деятельности Диагностируемых в 2015
году компаний;
4.2.7. доработает среднесрочную программу совершенствования корпоративного
управления в Компаниях с учетом результатов диагностики корпоративного управления в
Диагностируемых в 2015 году компаниях, в том числе в части развития корпоративной
культуры, ориентированной на практическое внедрение лучших практик корпоративного
управления и улучшение результатов деятельности компаний;
4.2.8. выступит модератором и предоставит спикеров для двух мероприятий по
корпоративному управлению в группе АО «Самрук-Қазына» согласно тематике и программе,
согласованной с Заказчиком. По требованию Заказчика в случае возникновения
необходимости обеспечит организацию кофе-брейков на мероприятиях для не более, чем 50
участников;
4.2.9. проведет презентацию результатов работ, указанных в пунктах 4.2.1-4.2.7
настоящей Технической спецификации согласно программе, согласованной с Заказчиком;
4.2.10. обязуется консультировать по вопросам корпоративного управления и
диагностики рейтинга корпоративного управления в течение 2015 года;
4
4.3. Мероприятия, предусмотренные пунктами 4.1 и 4.2, проводятся согласно
графику, утвержденному представителем Заказчика.
5. Результаты оказания Услуг
5.1. Результатом оказания услуг согласно пункту 4.1 настоящей Технической
спецификации должны являться следующие материалы:
5.1.1. отчеты о соответствии уровня корпоративного управления лучшей мировой
практике по результатам диагностики систем корпоративного управления в 5 (пяти)
Диагностируемых в 2014 году компаниях;
5.1.2. таблицы с принятыми и непринятыми комментариями и замечаниями,
полученными от Заказчика и Диагностируемых компаний в ходе согласования фактической
информации, выявленной в ходе предоставления Услуг;
5.1.3. отчеты с практическими рекомендациями по устранению выявленных
несоответствий и дальнейшему совершенствованию систем корпоративного управления в 5
(пяти) Диагностируемых в 2014 году компаниях;
5.1.4. отчет с практическими рекомендациями по устранению выявленных
несоответствий и дальнейшему совершенствованию систем корпоративного управления в
АО «Самрук-Қазына», выступающему в роли акционера;
5.1.5. отчет по итогам частичной независимой диагностики корпоративного
управления в АО «Самрук-Қазына» по выбранным Заказчиком пунктам Методики;
5.1.6. редакция Методики с внесенными изменениями, а также редакция Методики
для товариществ с ограниченной ответственностью с внесенными изменениями по итогам
работы согласно п.4.1.5;
5.1.7. доработанный расчетный файл к Методике, а также к версии Методики для
товариществ с ограниченной ответственностью;
5.1.8. рекомендации по взаимоувязке инициатив по совершенствованию
корпоративного управления и улучшения результатов деятельности Диагностируемых в 2014
году компаний;
5.1.9. среднесрочная программа (на 3-5 лет) совершенствования корпоративного
управления в АО «Самрук-Қазына» и Компаниях, в том числе в части развития
корпоративной культуры, ориентированной на практическое внедрение лучших практик
корпоративного управления и улучшение результатов деятельности компаний;
5.1.10. отчет по итогам мероприятий, проведенных согласно подпункту 4.1.9
настоящей Технической спецификации;
5.1.11. презентация результатов оказания Услуг Заказчику и Диагностируемым
компаниям;
5.1.12. разовые консультации согласно подпункту 4.1.11 настоящей технической
спецификации.
5.2. Результатом оказания услуг согласно пункту 4.2 настоящей Технической
спецификации должны являться следующие материалы:
5.2.1. отчеты о соответствии уровня корпоративного управления лучшей мировой
практике по результатам диагностики систем корпоративного управления в 10 (десяти)
Диагностируемых в 2015 году компаниях;
5.2.2. таблицы с принятыми и непринятыми комментариями и замечаниями,
полученными от Заказчика и Диагностируемых компаний в ходе согласования фактической
информации, выявленной в ходе предоставления Услуг;
5.2.3. отчеты с практическими рекомендациями по устранению выявленных
несоответствий и дальнейшему совершенствованию систем корпоративного управления в 10
(десяти) Диагностируемых в 2015 году компаниях;
5
5.2.4. отчет с практическими рекомендациями по устранению выявленных
несоответствий и дальнейшему совершенствованию систем корпоративного управления в
АО «Самрук-Қазына», выступающему в роли акционера;
5.2.5. редакция Методики с внесенными (в случае необходимости) изменениями, а
также редакция Методики для товариществ с ограниченной ответственностью с внесенными
(в случае необходимости) изменениями по итогам работы согласно п.4.2.4;
5.2.6. доработанный (в случае необходимости) расчетный файл к Методике, а также к
версии Методики для товариществ с ограниченной ответственностью;
5.2.7. рекомендации по взаимоувязке инициатив по совершенствованию
корпоративного управления и улучшения результатов деятельности Диагностируемых в 2015
годы компаний;
5.2.8. доработанная (в случае необходимости) среднесрочная программа
совершенствования корпоративного управления в АО «Самрук-Қазына» и Компаниях;
5.2.9. отчет по итогам мероприятий, проведенных согласно подпункту 4.2.8
настоящей Технической спецификации;
5.2.10. презентация результатов оказания Услуг Заказчику и Диагностируемым
компаниям;
5.2.11. разовые консультации согласно подпункту 4.2.10 настоящей технической
спецификации.
6. Основные этапы проекта (Этапы 2-7 повторяются в 2014 и 2015 годы)
6.1. Этап 1. Планирование работ:
6.1.1. уточнение Исполнителем основных ожиданий Заказчика;
6.1.2. заключение соглашения о конфиденциальности с Заказчиком;
6.1.3. согласование с Заказчиком порядка взаимодействия, плана мероприятий и
графика реализации проекта.
6.2. Этап 2. Подготовительные работы:
6.2.1. проведение стартового совещания с участием представителей Заказчика и
Диагностируемых компаний;
6.2.2. заключение соглашений о конфиденциальности с каждой из Диагностируемых
компаний;
6.2.3. определение лиц в Диагностируемых компаниях, ответственных за
взаимодействие с Исполнителем;
6.2.4. определение и запрос перечня внутренних документов Диагностируемых
компаний, необходимых для оказания Услуг;
6.2.5. определение перечня лиц, с которыми необходимо провести интервью для
оказания Услуг, подготовка графика интервью;
6.3. Этап 3. Диагностика:
6.3.1. анализ документов;
6.3.2. проведение интервью;
6.4. Этап 4. Подготовка проектов отчетов:
6.4.1. подготовка проектов отчетов;
6.4.2. уточнение Исполнителем ожиданий Заказчика по структуре и содержанию
отчетов с рекомендациями.
6.5. Этап 5. Согласование отчетов по диагностике:
6.5.1. согласование фактической информации в отчетах с Диагностируемыми
компаниями;
6.5.2. согласование отработанных с Диагностируемыми компаниями проектов
отчетов с Заказчиком;
6.5.3. при необходимости, повторное согласование;
6
6.5.4. финализация отчетов.
6.6. Этап 6. Подготовка рекомендаций:
6.6.1. подготовка проектов отчетов с рекомендациями;
6.6.2. согласование проектов отчетов с рекомендациями с Заказчиком;
6.6.3. финализация отчетов с рекомендациями.
6.7. Этап 7. Проведение презентации работ:
6.7.1. Подготовка презентационных материалов и согласование с Заказчиком;
6.7.2. Проведение презентации для сотрудников Заказчика, Диагностируемых
Компаний и, при необходимости, для Правления и Совета директоров Заказчика.
6.8. Этап 8. Подготовка рекомендаций по процессу диагностики и
совершенствования корпоративного управления:
6.8.1. Разработка и согласование с Заказчиком рекомендаций по взаимоувязке
инициатив по совершенствованию корпоративного управления и улучшения результатов
деятельности Диагностируемых в 2014 и 2015 годы компаний;
6.8.2. Разработка и согласование с Заказчиком рекомендаций по внесению изменений
в действующую редакцию Методики, а также в версию Методики для товариществ с
ограниченной ответственностью;
6.8.3. Разработка проекта изменений в действующую редакцию Методики, а также в
версию Методики для товариществ с ограниченной ответственностью;
6.8.4. Доработка расчетного файла к Методике, а также весрии Методики для
товариществ с ограниченной ответственностью;
6.8.5. Разработка и согласование с Заказчиком трехлетней программы
совершенствования корпоративного управления в АО «Самрук-Қазына» и Компаниях.
6.9. Этап 9. Проведение четырех мероприятий в области корпоративного
управления:
6.9.1. Определение совместно с Заказчиком тематики, даты и спикеров мероприятий;
6.9.2. Подготовка и согласование с Заказчиком программы мероприятий;
6.9.3. Проведение мероприятий.
7. Сроки оказания Услуг и порядок предоставления результатов Заказчику
7.1. Исполнитель приступает к оказанию услуг после подписания Договора.
7.2. Этапы, описанные в пункте 6 настоящей Технической спецификации, являются
ожиданиями Заказчика, и их соблюдение важно в целях качественной и своевременной
реализации проекта и принятия корпоративных решений. Содержание и последовательность
этапов проекта может быть скорректировано по согласованию с Заказчиком.
7.3. Исполнитель передает Заказчику все документы, материалы, отчеты,
презентации, исходные расчетные файлы и иные материалы, подготовленные в рамках
предоставления Услуг.
7.4. Все документы и информация, материалы, отчеты и продукты, полученные или
разработанные Исполнителем в рамках предоставления Услуг, являются собственностью
Заказчика и не могут быть раскрыты или переданы какой-либо третьей стороне без
предварительного письменного согласия Заказчика за исключением случаев, установленных
законодательством Республики Казахстан.
7.5. Отчетные документы, предусмотренные пунктами 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4, 5.1.5,
5.1.6, 5.1.8, 5.1.9, 5.1.10, 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.7, 5.2.8, 5.2.9 настоящей
технической спецификации, должны быть представлены на электронном и бумажном
носителе в 2 (двух) экземплярах каждый в применимом формате Adobe Acrobat и (или) MS
Word и (или) Excel и (или) Power Point на русском языке, желательный шрифт Times New
Roman/Arial, размер не менее 11 pt. Отчетные документы, предусмотренные пунктом 5.1.7 и
7
5.2.6 настоящей технической спецификации, должны быть представлены в 2 (двух)
экземплярах на электронном носителе в формате MS Excel на русском языке.
7.6. В документах, предусмотренных пунктами 5.1.1, 5.1.3, 5.1.4, 5.1.8, 5.2.1, 5.2.3,
5.2.4, 5.2.7, раздел с общими выводами и рекомендациями и Исполнительным резюме по
требованию Заказчика подлежит переводу на английский язык. Документы,
предусмотренные пунктами 5.1.6, 5.1.9, 5.2.5 и 5.2.8 подлежат переводу на английский язык
в полном объеме. Точное количество и объем переводимых документов подлежат
согласованию между Заказчиком и Исполнителем.
7.7. Представитель Исполнителя в сроки, согласованные с Заказчиком, должен
находиться по месту нахождения исполнительного органа Заказчика (или по месту
нахождения
исполнительного
органа
Диагностируемой
компании).
Указанный
представитель должен быть ответственным за координацию проекта и осуществлять
сопровождение деятельности Заказчика в ходе предоставления Услуг. Указанный
представитель должен обладать полной информацией о ходе оказания Услуг и предоставлять
консультации представителям Заказчика по мере их возникновения.
7.8. В процессе согласования отчетов по диагностике и отчетов с рекомендациями
по итогам диагностики Исполнитель по запросу Заказчика обеспечивает доступность
руководителя проекта и (или) сотрудника, наделенного полномочиями принимать решения в
рамках проекта, для проведения телефонных конференц-звонков, а в случае необходимости,
и личное присутствие.
7.9. Исполнитель обеспечивает перевод всех материалов, документов, презентаций
на русский язык, представляемых (разрабатываемых) в рамках оказания Услуг, а также
наличие при необходимости переводчика при проведении встреч, обсуждений. Исполнитель
также обеспечивает перевод всех документов и информации, получаемых им для анализа от
Заказчика и Диагностируемых компаний, для членов своей команды.
7.10. Исполнитель обеспечивает надлежащий контроль качества финальных отчетов
по итогам диагностики корпоративного управления и отчетов с рекомендациями с
привлечением высшего руководства Исполнителя, в том числе функционального
руководства руководителя проекта.
7.11. В процессе оказания Услуг Заказчиком может быть запрошена письменная
информация о ходе выполнения проекта с оформленными рабочими документами,
результатами обнаружений, интервьюирования.
7.12. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.1.1-5.1.2 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 30 сентября 2014 года.
7.13. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.1.3-5.1.5, 5.1.8-5.1.9
настоящей Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 30 сентября
2014 года.
7.14. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.1.6, 5.1.7 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 31 августа 2014 года.
7.15. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.1.10, 5.1.11 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 31 декабря 2014 года.
7.16. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.2.1-5.2.2 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 31 августа 2015 года.
7.17. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.2.3-5.2.4, 5.2.7-5.2.8
настоящей Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 30 сентября
2015 года.
7.18. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.2.5-5.2.6 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 31 октября 2015 года.
8
7.19. Результат оказанных услуг, указанный в подпунктах 5.2.9-5.2.10 настоящей
Технической спецификации, должен быть предоставлен не позднее 31 декабря 2015 года.
8. Требования к Исполнителю и проектной команде
8.1. Исполнитель должен использовать в работе лучшую международную
передовую практику корпоративного управления и требования к корпоративному
управлению ведущих международных рейтинговых агентств.
8.2. Исполнитель должен иметь подробную программу оказания услуг:
8.2.1. описание предлагаемой схемы оказания услуг и календарного графика
оказания услуг;
8.2.2. описание организации проекта, в том числе описание необходимых ресурсов со
стороны Заказчика для оказания услуг и перечень сотрудников Исполнителя, привлекаемых
на каждом этапе предлагаемой схемы оказания услуг с указанием графика работы
сотрудников (в человеко-днях), в том числе с указанием человеко-дней, проводимых по
месту нахождения Заказчика, Диагностируемых компаний и в офисе Исполнителя.
8.3. Наличие у Исполнителя процедур контроля качества в отношении проектов по
анализу корпоративного управления, с привлечением специалистов, имеющих опыт
комплексного анализа корпоративного управления в странах ОЭСР с использованием одной
из международных систем критериев оценки корпоративного управления. В целях
настоящего технического задания, к международным системам критериев оценки
корпоративного
управления
относятся
критерии
Организации
экономического
сотрудничества и развития (ОЭСР), Международной финансовой корпорации (МФК, IFC),
Международной ассоциации по корпоративному управлению (International Corporate
Governance Network, ICGN) (далее – Международные системы критериев оценки). В целях
настоящего технического задания, под комплексным анализом корпоративного управления
подразумевается, как минимум, анализ таких компонентов корпоративного управления, как
разграничение компетенций органов, состав и эффективность совета директоров и его
комитетов, права финансово-заинтересованных сторон, дивидендная политика, конфликты
интересов, корпоративная социальная ответственность и устойчивое развитие,
вознаграждение и преемственность совета директоров и исполнительного органа, процессы
назначения менеджмента и членов совета директоров, управление рисками и система
внутреннего контроля, долгосрочное и среднесрочное планирование, бюджетирование,
процессы раскрытия финансовой и нефинансовой информации, процессы внутреннего и
внешнего аудита (далее – Комплексный анализ систем корпоративного управления).
8.4. Требования к руководителю проекта:
8.4.1. Наличие профильной специализации на проведении Комплексного анализа
систем корпоративного управления, с не менее чем 5-летним опытом реализации проектов
по интерактивной комплексной оценке систем корпоративного управления не менее 10
(десяти) крупных компаний с мультидивизиональной структурой активов как в Казахстане,
так и за пределами Казахстана, с использованием одной из Международных систем
критериев оценки корпоративного управления в роли руководителя проекта. Компании
должны соответствовать критерию мультидивизиональности (состоять из нескольких
специализированных по направлениям деятельности или по географическому признаку
подразделений), которая подтверждается соответствующим описанием компании.
8.5. Наличие сформированной проектной команды в количестве не менее 5
человек, из которых не менее 2-х человек должны представлять высшее руководство
Исполнителя (Партнеры), и не менее 2-х человек являются ключевыми членами команды.
9
К членам проектной команды предъявляются следующие требования по квалификации и
опыту работы в проектах по диагностике систем корпоративного управления:
8.5.1. Наличие у всех ключевых членов команды профильной специализации на
проведении Комплексного анализа систем корпоративного управления, с не менее чем 3летним опытом реализации проектов по интерактивной комплексной оценке систем
корпоративного управления не менее 3 (трех) крупных компаний с мультидивизиональной
структурой активов с использованием одной из Международных систем критериев оценки
корпоративного
управления.
Компании
должны
соответствовать
критерию
мультидивизиональности (состоять из нескольких специализированных по направлениям
деятельности или по географическому признаку подразделений), которая подтверждается
соответствующим описанием компании.
8.5.2. Наличие у одного из членов команды публикаций (не менее одной) по
вопросам корпоративного управления в международных изданиях.
8.5.3. Наличие у одного из членов команды опыта проведения исследований по
вопросам корпоративного управления в странах СНГ и/или за его пределами.
8.6. В составе команды Исполнителя, в качестве членов основной проектной
команды согласно пункту 8.5, или в качестве дополнительных членов команды,
привлекаемых по вопросам своей специализации на этапах проведения диагностики,
подготовки отчетов, подготовки рекомендаций и контроля качества, должны быть
следующие специалисты:
8.6.1. Наличие специалиста, имеющего один из сертификатов в области рискменеджмента (CRMA, PRM, PRMIA, GARP);
8.6.2. Наличие специалиста, имеющего сертификат в области финансового анализа
(CFA), и/или в области бухгалтерского учета (ACCA);
8.6.3. Наличие специалиста, имеющего сертификат в области внутреннего аудита
(CIA), или эквивалент.
8.7. Окончательный список членов проектной команды Консультанта одобряется
Заказчиком. При необходимости замены члена команды по объективным причинам,
Исполнитель должен уведомить Заказчика в месячный срок (30 дней) о предполагаемой
замене члена (-ов) проектной команды, обеспечить замену в соответствии с
вышеперечисленными квалификационными требованиями, согласовать кандидатуру с
Заказчиком, а также обеспечить введение нового(-ых) члена(-ов) проектной команды в
проект в течение 10-ти дней до даты предполагаемой замены;
8.8. Квалификация, предусмотренная пунктами 8.6.1-8.6.3 настоящей Технической
спецификации, должна подтверждаться копиями соответствующих нотариально заверенных
дипломов, свидетельств, сертификатов. Также квалификация должна быть указана в резюме
соответствующих сотрудников, заверенных подписью уполномоченного лица и скрепленных
печатью Исполнителя.
8.9. Опыт работы, предусмотренный пунктами 8.4.1, 8.5.1 настоящей Технической
спецификации, подтверждается путем предоставления полных текстов аналитических
отчетов, либо путем предоставления рекомендательных писем от компаний-клиентов. Также
данный опыт работы должен быть указан в резюме соответствующих сотрудников,
заверенных подписью уполномоченного лица и скрепленных печатью Исполнителя. В
случае, если заказчиком по проектам в соответствии с пунктами 8.4.1 или 8.5.1 выступало
АО «Самрук-Қазына», достаточным условием является указание опыта в резюме
соответствующих сотрудников, заверенных подписью уполномоченного лица и скрепленных
печатью
Исполнителя,
предоставление
текстов
аналитических
отчетов
либо
рекомендательных писем не требуется.
10
8.10. Исполнитель должен следовать принципу независимости процесса
предоставления Услуг, и при необходимости задействовать процедуры, обеспечивающие
независимость Услуг согласно настоящей Технической спецификации от иных услуг,
оказываемых АО «Самрук-Қазына» или Диагностируемым компаниям. Исполнитель также
не должен отчитываться от лица руководства АО «Самрук-Қазына» или Диагностируемых
компаний и не должен выступать в качестве менеджмента АО «Самрук-Қазына» или
Диагностируемых компаний.
8.11. Исполнитель обязуется не включать в состав участников проектной команды
(включая высшее руководство команды, партнеров) лиц, участвующих или участвовавших в
течение последних 5 лет в аудите отчетности АО «Самрук-Қазына» и/или данной
Диагностируемой компании. В случае, если Исполнитель является аудитором АО «СамрукҚазына» и/или Диагностируемой компании, Исполнитель обязуется ограничить обмен
информацией, относящейся к АО «Самрук-Қазына» и Диагностируемой компании, между
проектной командой по аудиту и проектной командой по диагностике рейтинга
корпоративного управления.
8.12. Соответствие пункту 8.10 настоящей Технической спецификации
подтверждается гарантийным обязательством, заверенным подписью уполномоченного лица
и скрепленным печатью Исполнителя. Гарантийное обязательство должно включать, в том
числе, описание процедуры урегулирования риска потери объективности в процессе
оказания Услуг.
Соответствие пункту 8.11 настоящей Технической спецификации подтверждается
гарантийным обязательством, заверенным подписью уполномоченного лица и скрепленным
печатью Исполнителя.
8.13. В случае, если Исполнитель является действующим аудитором АО «СамрукҚазына» или Диагностируемой компании (компаний) в 2014 и 2015 годы, Исполнитель
предоставляет гарантийное обязательство, заверенное подписью уполномоченного лица и
скрепленное печатью исполнителя, о том, что он до момента заключения договора
предоставит Заказчику предварительное одобрение оказания Услуг Комитетом по аудиту
(либо Советом директоров в случае отсутствия Комитета по аудиту) АО «Самрук-Қазына» (в
случае, если Исполнитель является аудитором Фонда) и каждой из Диагностируемых
компаний, в которых он является аудитором.
9. Основные источники информации
9.1. Для целей диагностики корпоративного управления используются следующие
источники информации:
9.1.1. внутренние документы Диагностируемых компаний и, при необходимости,
Заказчика;
9.1.2. общедоступная информация о Диагностируемых компаниях;
9.1.3. личные встречи (интервью) с ключевыми сотрудниками и должностными
лицами Диагностируемых компаний. Интервью должны в обязательном порядке
сопровождаться
аудиозаписями
или
протоколами
встреч,
подписанными
интервьюируемыми;
9.1.4. иные источники информации, не противоречащие законодательству
Республики Казахстан, условиям договора на оказание Услуг, условиям настоящей
технической спецификации или внутренним документам Диагностируемых компаний.
10. Требуемое
содержание
корпоративного управления
отчета
по
результатам
диагностики
11
Каждый из отчетов по итогам диагностики корпоративного управления должен, как
минимум, содержать:
10.1. Общий рейтинг корпоративного управления и рейтинги по компонентам и
подкомпонентам согласно Методике;
10.2. Краткую
характеристику
системы
корпоративного
управления
в
Диагностируемой компании;
10.3. Негативное (сдерживающее) влияние акционера на практику корпоративного
управления, выраженное в рейтинговых пунктах и разбитое по факторам влияния;
10.4. Описание ключевых положительных моментов и недостатков;
10.5. Подробное описание положительных моментов и недостатков по следующим
элементам корпоративного управления с соответствующими примерами из практики
корпоративного управления в Диагностируемой компании и обоснованием отнесения того
или иного факта к положительным моментам или недостаткам:
По компоненту «Структура»:
10.5.1. структура корпоративного управления;
10.5.2. общая приверженность принципам корпоративного управления;
10.5.3. права финансово-заинтересованных сторон;
10.5.4. конфликт интересов;
10.5.5. разграничение компетенций;
По компоненту «Процессы»:
10.5.6. эффективность совета директоров;
10.5.7. корпоративная социальная ответственность и устойчивое развитие;
10.5.8. вознаграждение и преемственность;
10.5.9. управление рисками;
10.5.10.
планирование и мониторинг;
По компоненту «Прозрачность»:
10.5.11.
информационная политика;
10.5.12.
раскрытие финансовой информации;
10.5.13.
раскрытие нефинансовой информации;
10.5.14.
аудиторский процесс;
10.5.15.
внутренний аудит.
11. Требуемое содержание отчета с рекомендациями по результатам
диагностики корпоративного управления
Общий отчет с рекомендациями для Заказчика, выступающего в качестве акционера,
должен, как минимум, содержать перечень рекомендаций, реализовав которые Заказчик, по
мнению Исполнителя, поспособствует повышению рейтинга корпоративного управления в
Диагностируемых компаниях.
Каждый из отчетов с рекомендациями по итогам диагностики корпоративного
управления для Диагностируемых компаний должен, как минимум, содержать:
11.1. Перечень ключевых рекомендаций («быстрых побед»), которые позволят
Диагностируемой компании сравнительно легко достичь прогресса в рейтинге
корпоративного управления на 5-10 рейтинговых пунктов. Данные рекомендации должны
быть реализуемы и целесообразны с точки зрения текущих условий и состояния
Диагностируемой компании;
11.2. Полный перечень рекомендаций по устранению несоответствий практики
корпоративного управления в Диагностируемой компании лучшей мировой практике.
12
Рекомендации должны быть конкретны, реализуемы и целесообразны. Рекомендации
должны быть классифицированы по степени важности и (или) по другому согласованному с
Заказчиком критерию.
13
Неофициальный перевод – в качестве справочной информации
В случае наличия противоречий версия на русском
языке имеет преимущественную силу
Convenience translation – for reference only
Please note that only the Russian version is legally-binding
Terms of reference
Corporate Governance Rating assessment services procurement
1.
Study subject: corporate governance rating of legal entities, more than 50% of voting
shares of which are directly or indirectly owned by Joint-Stock Company “Sovereign Wealth
Fund “Samruk-Kazyna” JSC.
2. Relevance
The important task of Joint-Stock Company “Sovereign Wealth Fund “Samruk-Kazyna”
(hereinafter - Customer) is the creation of high-quality corporate governance system, allowing to
enhance performance and value of subsidiaries.
The Customer is working on consistent application of best corporate governance practices in
order to create conditions for achieving its strategic objectives by ensuring efficient operation of
bodies of legal entities, providing transparency of purposes and operational results of the Customer
and legal entities, more than 50 % of voting shares of which are directly or indirectly owned by the
Customer (hereinafter - the Companies), improving business reputation and image of the Customer,
transparency in the relationship with the Shareholder and other stakeholders.
Customer believes that good corporate governance will enhance the reputation of the
Customer and its subsidiaries and will serve as a tool for achieving strategic goals.
3. Objectives for the services procurement
3.1. The Customer intends to attract a company specializing in providing services in the
assessment and improvement of corporate governance, disclosure practices with relevant experience
in this field and other related fields (hereinafter - Contractor).
The main purpose of services provided (hereinafter - Services) is the assessment of
corporate governance rating of entities, more than 50 % of voting shares of which are directly or
indirectly owned by Joint-Stock Company “Sovereign Wealth Fund “Samruk-Kazyna” for
compliance with the best practice of corporate governance in accordance with the Methodology for
corporate governance assessment in legal entities, more than fifty percent of the voting shares
of which are directly or indirectly owned by Joint-Stock Company “Sovereign Wealth Fund
“Samruk-Kazyna”, approved by the decision of the Management board of the Customer
(Minutes # 27/12 dated June 19, 2012) (hereinafter - Methodology) and development of
recommendations for further improvement of corporate governance, as well as provision of other
related services in accordance with these Terms of reference. The corporate governance assessment
will be conducted in 2014 in five (5) legal entities (as per i.4.1.1 herewith); in 2015, ten (10) legal
entities (as per i.4.1.2 herewith). The Methodology is the intellectual property of the Customer,
shall be used by the Contractor exclusively within the Services provided and shall not be
distributed to third parties.
The Methodology consists of three main components: “Structure”, “Processes” and
“Transparency”. The “Structure” component is assessed by the following sub-components: “The
corporate governance framework”, “Commitment to the principles of corporate governance”,
“Rights of financial stakeholders”, “Conflict of Interest” and “Distribution of powers”. The
14
“Processes” component includes sub-components: “Board Effectiveness”, “Corporate Social
Responsibility and Sustainable Development”, “Remuneration and Succession”, “Risk
Management” and “Planning and Monitoring”. The “Transparency” component is evaluated by the
following sub-components: “Information Policy”, “Financial Disclosure”, “Non-financial
Disclosure”, “Audit Process” and “Internal Audit”.
The Methodology is based on the following guidelines and best practice standards of
corporate governance:
 OECD Principles of Corporate Governance,
 the OECD Guidelines on Corporate Governance of State-Owned Enterprises,
 the OECD Implementation Guidelines for Ensuring Accountability and Transparency
of Public Assets,
 Corporate Governance Code by the Financial Reporting Council of the United
Kingdom,
 Recommendations and Guidelines for Corporate Governance Institute of Chartered
Secretaries and Administrators of the United Kingdom,
 GAMMA Methodology of Standard and Poor’s Rating Agency,
 Requirements and Approaches to the Corporate Governance Contained in the
Methods of Assigning Credit Ratings by Moody’s and Fitch Rating Agencies,
 GLC Transformation Recommendations, developed by the Malaysian Putrajaya
Comittee on enhancing the efficiency government-linked corporations,
 International Professional Internal Audit Standards.
Conducting the assessment based on the Methodology and the accompanying calculation
sheet is a prerequisite for this engagement. The final rating of corporate governance is
calculated in accordance with the Methodology. At that, a potential supplier may be guided
within their analysis, conclusions and recommendations of the international best practice of
corporate governance, the legislation of the Republic of Kazakhstan as well as the requirements for
corporate governance of international rating agencies.
The Methodology will be presented to review at the Customer’s office to the legal entities
that passed to the second stage of a two-stage tender.
The obtained rating is a key strategic performance indicator of the Companies assessed.
Thus, both assessment and further improving the level of corporate governance are consistent and
mutually reinforcing elements of a single process aimed at achieving the strategic goals of the
Companies.
4. Major Tasks of the Project
4.1. In 2014 the Contractor will:
4.1.1. assess the corporate governance rating in 5 (five) legal entities, more than 50% of
voting shares of which are directly or indirectly owned by Joint-Stock Company “Sovereign Wealth
Fund “Samruk-Kazyna”: JSC “NAC “Kazatomprom”, “KEGOC” JSC, “Samruk Energy” JSC, JSC
“Real Estate Fund “Samruk-Kazyna” and “Air Astana” JSC (hereinafter - Companies assessed in
2014) in accordance with the Methodology, international best practice of corporate governance,
legislation of the Republic of Kazakhstan as well as in accordance with the requirements for
corporate governance of international rating agencies;
4.1.2. prepare recommendations for the improvement of corporate governance in Companies
assessed in 2014 in compliance with the Methodology, international best practice of corporate
governance, legislation of the Republic of Kazakhstan as well as in accordance with the
requirements for corporate governance of international rating agencies;
4.1.3. prepare recommendations for the improvement of the corporate governance of
“Samruk–Kazyna” JSC, acting as a shareholder with respect to its subsidiary and dependent
15
organizations and calculate the negative impact of “Samruk –Kazyna” JSC in rating points on the
corporate governance rating in Companies assessed in 2014;
4.1.4. perform a partial assessment of corporate governance of “Samruk-Kazyna” JSC on
points of the Methodology selected by the Customer for including into the report on corporate
governance assessment conducted by the Internal Audit Service of “Samruk-Kazyna” JSC. The
partial assessment will be held on those items of the Methodology against which the Internal Audit
Service has a potential conflict of interest (relating to the assessment of the Board of Directors of
“Samruk –Kazyna” JSC, its Committees and the Internal Audit Service). This requirement may
involve conducting interviews with relevant members of the Board of Directors of “Samruk–
Kazyna” JSC. At that, the total volume of work must not exceed 20% of the total assessment of
corporate governance of “Samruk-Kazyna” JSC;
4.1.5. prepare draft amendments to the current version of Methodology and to the version of
Methodology for limited liability partnerships for their compliance with the most up-to-date
international best practices of corporate governance;
4.1.6. refine the available at the Customer’s disposal calculation sheet for the Methodology
as well as for the version of the Methodology for limited liability partnerships in compliance with
the draft amendments according to item 4.1.5 herewith;
4.1.7. prepare recommendations aimed at correlation between initiatives on improving
corporate governance and improving performance of Companies assessed in 2014;
4.1.8. prepare a medium-term program (3-5 years) to improve corporate governance in the
Companies, including the development of the corporate culture focused on the practical
implementation of best corporate governance practices and the improvement of performance of
Companies;
4.1.9. act as a moderator and provide speakers for two events on corporate governance in the
group of “Samruk–Kazyna” JSC according to the subject matter and program agreed with the
Customer. On request of the Customer if the necessity arises, the Contractor will organize coffee
breaks for the events for no more than 50 participants;
4.1.10. present the results of the works referred to in items 4.1.1-4.1.8 hereto according to
the program agreed with the Customer;
4.1.11. undertake to advise on corporate governance and corporate governance rating
assessment during 2014;
4.2. In 2015 the Contractor will:
4.2.1. assess the corporate governance rating in 10 (ten) legal entities, more than 50% of
voting shares of which are directly or indirectly owned by Joint-Stock Company “Sovereign Wealth
Fund “Samruk-Kazyna”: JSC “National Company “KazMunayGas”, JSC “National Company
“Kazakhstan Temir Zholy”, JSC “National Company “Kazakhstan Engineering”, “Kazpost” JSC,
“Kazakhtelecom” JSC, JSC “NAC “Kazatomprom”, “KEGOC” JSC, “Samruk–Energy” JSC, JSC
“Real Estate Fund “Samruk-Kazyna” and “Air Astana” JSC (hereinafter - Companies assessed in
2015) in accordance with the Methodology, international best practice of corporate governance,
legislation of the Republic of Kazakhstan as well as in accordance with the requirements for
corporate governance of international rating agencies;
4.2.2. prepare recommendations for the improvement of corporate governance in Companies
assessed in 2015 in compliance with the Methodology, international best practice of corporate
governance, legislation of the Republic of Kazakhstan as well as in accordance with the
requirements for corporate governance of international rating agencies;
4.2.3. prepare recommendations for the improvement of the corporate governance of
“Samruk–Kazyna” JSC, acting as a shareholder with respect to its subsidiary and dependent
organizations and calculate the negative impact of “Samruk–Kazyna” JSC in rating points on the
corporate governance rating in Companies assessed in 2015;
16
4.2.4. if necessary update draft amendments to the current version of Methodology and to
the version of Methodology for limited liability partnerships, taking into account the work carried
out in 2014;
4.2.5. if necessary update the available at the Customer’s calculation sheet for the
Methodology as well as for the version of the Methodology for limited liability partnerships in
compliance with the draft amendments according to item 4.2.4 herewith;
4.2.6. prepare recommendations aimed at correlation between initiatives on improving
corporate governance and improving performance of Companies assessed in 2015;
4.2.7. finalize the medium-term program for improving corporate governance in the
Companies taking into account the results of corporate governance assessment of the Companies
assessed in 2015, including the development of the corporate culture focused on the practical
implementation of best corporate governance practices and the improvement of performance of
companies;
4.2.8. act as a moderator and provide speakers for the two events on corporate governance in
the group of “Samruk–Kazyna” JSC according to the subject matter and program agreed with the
Customer. On request of the Customer if the necessity arises, the Contractor will organize coffee
breaks for the events for no more than 50 participants;
4.2.9. present the results of the works referred to in items 4.2.1-4.2.7 hereto according to the
program agreed with the Customer;
4.2.10. undertake to advise on corporate governance and corporate governance rating
assessment during 2015;
4.3. Measures provided for in items 4.1 and 4.2 are carried out according to the schedule
approved by the representative of the Customer.
5. Results of Services Rendered
5.1. The result of providing services pursuant to item 4.1 herewith shall be the following:
5.1.1. reports on corporate governance compliance to the best international practice in
accordance with the findings of corporate governance systems assessment in 5 (five) Companies
assessed in 2014;
5.1.2. tables with accepted and non-accepted comments and remarks received from the
Customer and Companies assessed during the process of agreement of factual information revealed
in the course of providing the Services;
5.1.3. reports with practical recommendations on elimination of identified gaps and further
improvement of the corporate governance systems in 5 (five) Companies assessed in 2014;
5.1.4. reports with practical recommendations on elimination of identified gaps and further
improvement of the corporate governance systems in “Samruk- Kazyna” JSC, acting as a
shareholder;
5.1.5. report on the partial independent corporate governance assessment of “SamrukKazyna” JSC on points of the Methodology selected by the Customer;
5.1.6. a revised version of the Methodology as well as a revised version of the Methodology
for limited liability partnerships following the results of work according to i.4.1.5;
5.1.7. refined calculation file for the Methodology as well as for the version of Methodology
for limited liability partnerships;
5.1.8. recommendations aimed at correlation between initiatives on improving corporate
governance and improving performance of Companies assessed in 2014;
5.1.9. the medium-term program (3-5 years) for improving corporate governance in
“Samruk-Kazyna” JSC and the Companies, including the development of the corporate culture
17
focused on the practical implementation of best corporate governance practices and the
improvement of performance of companies;
5.1.10. report on the activities carried out pursuant to sub-item 4.1.9 herewith;
5.1.11. presentation of the results of services rendered to the Customer and Companies
assessed;
5.1.12. occasional consultations pursuant to item 4.1.11 herewith.
5.2. The result of providing services pursuant to item 4.2 hereto shall be the following:
5.2.1. reports on corporate governance compliance to the best international practice in
accordance with the findings of corporate governance systems assessment in 10 (ten) Companies
assessed in 2015;
5.2.2. tables with accepted and non-accepted comments and remarks received from the
Customer and Companies assessed during the process of agreement of factual information revealed
in the course of providing the Services;
5.2.3. reports with practical recommendations on elimination of identified gaps and further
improvement of the corporate governance systems in 10 (ten) Companies assessed in 2015;
5.2.4. reports with practical recommendations on elimination of identified gaps and further
improvement of the corporate governance systems in “Samruk- Kazyna” JSC, acting as a
shareholder;
5.2.5. a revised (if necessary) version of the Methodology as well as a revised (if necessary)
version of the Methodology for limited liability partnerships following the results of work
according to i. 4.2.4;
5.2.6. an updated (if necessary) calculation file to the Methodology as well as to the version
of Methodology for limited liability partnerships;
5.2.7. recommendations aimed at correlation between initiatives on improving corporate
governance and improving performance of Companies assessed in 2015;
5.2.8. finalized (if necessary) medium-term program for improving corporate governance in
“Samruk- Kazyna” JSC and the Companies;
5.2.9. report on the activities carried out pursuant to sub-item 4.2.8 herewith;
5.2.10. presentation of the results of services rendered to the Customer and Companies
assessed;
5.2.11. occasional consultations pursuant to item 4.2.10 herewith.
6. Project Milestones (Stages 2-7 are repeated in 2014 and 2015)
6.1. Stage 1. Work planning:
6.1.1. specification of basic expectations of the Customer by the Contractor;
6.1.2. signing a confidentiality agreement with the Customer;
6.1.3. agreeing the approaches to interaction, action plan and project schedule with the
Customer.
6.2. Stage 2. Preparatory works:
6.2.1. holding an initial meeting with representatives of the Customer and Companies
assessed;
6.2.2. signing confidentiality agreements with each of the Companies assessed;
6.2.3. identification of persons in the Companies assessed responsible for interaction with
the Contractor;
6.2.4. specification a list of internal documents required to provide the Services and
sending a request to Companies assessed;
18
6.2.5. specification of the list of persons who must be interviewed to provide services,
preparation of a schedule of the interviews;
6.3. Stage 3. Assessment:
6.3.1. documents analysis;
6.3.2. interviews;
6.4. Stage 4. Drafting reports:
6.4.1. drafting reports;
6.4.2. specification by the Contractor of basic expectations of the Customer on the structure
and content of reports with recommendations.
6.5. Stage 5. Agreeing the reports on assessment:
6.5.1. agreeing the actual information in the reports with the Companies assessed;
6.5.2. agreeing with the Customer the draft reports agreed with the Companies assessed;
6.5.3. if required, repeated agreement;
6.5.4. finalization of reports.
6.6. Stage 6. Preparation of recommendations:
6.6.1. preparation of draft reports with recommendations;
6.6.2. agreeing the draft reports with recommendations with the Customer;
6.6.3. finalization of reports with recommendations.
6.7. Stage 7. Presentation of works:
6.7.1. preparation of presentation materials and agreeing with the Customer;
6.7.2. presentation for employees of the Customer, Companies assessed and if necessary,
for the Management Board and Board of Directors of the Customer.
6.8. Stage 8. Preparation of recommendations on the process of assessment and
improvement of corporate governance:
6.8.1. developing and agreeing with the Customer recommendations aimed at correlation
between initiatives on improving corporate governance and improving performance of Companies
assessed in 2014 and 2015;
6.8.2. developing and agreeing with the Customer the amendments to the current version of
Methodology as well as to the version of the Methodology for limited liability partnerships;
6.8.3. developing the draft amendments to the current version of the Methodology as well
as in the version of the methodology for limited liability partnerships;
6.8.4. finalizing the calculation file for the Methodology as well as for the version of the
methodology for limited liability partnerships;
6.8.5. developing and agreeing with the Customer the three-year program for improving
corporate governance in “Samruk- Kazyna” JSC and Companies.
6.9. Stage 9. Four corporate governance events:
6.9.1. determination in collaboration with the Customer of topics, dates and speakers of
events;
6.9.2. preparation and approval of the programs of the events with the Customer;
6.9.3. running the events.
7. Deadlines and procedure for providing the results to the Customer
7.1. The Contractor starts rendering services after signing a contract.
7.2. The steps described in item 6 herewith are the Customer’s expectations and adhering
to them is important for quality and timely implementation of the project and corporate decisionmaking. The content and sequence of phases of the project may be adjusted by agreement with the
Customer.
7.3. The Contractor transfers to the Customer all documents, materials, reports,
presentations, original calculation files and other materials prepared under the provision of the
Services.
19
7.4. All documents and information materials, reports and products obtained or developed
by the Contractor as part of the Services are the property of the Customer and may not be disclosed
or transferred to any third party without the prior written consent of the Customer except in cases
stipulated by the legislation of the Republic of Kazakhstan.
7.5. Reports provided for in items 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4, 5.1.5, 5.1.6, 5.1.8, 5.1.9,
5.1.10, 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.7, 5.2.8, 5.2.9 herewith shall be submitted in electronic
and paper form in 2 (two) copies each in the applicable format: Adobe Acrobat and (or) MS Word
and (or ) Excel and (or) Power Point in Russian, the desired font Times New Roman / Arial, size
not less than 11 pt. Reports specified in items 5.1.7 and 5.2.6 herewith shall be submitted in 2 (two)
copies in electronic form in MS Excel format in Russian.
7.6. Section with the general conclusions and recommendations and the Executive
summary in the documents provided for in items 5.1.1, 5.1.3, 5.1.4, 5.1.8, 5.2.1, 5.2.3, 5.2.4, 5.2.7,
under the Customer’s request are subject to translation into English. Documents provided for in
items 5.1.6, 5.1.9, 5.2.5 and 5.2.8 should be translated into English in full. The precise number and
volume of translated documents to be agreed between the Customer and the Contractor.
7.7. The representative of the Contractor within the time agreed with the Customer must
be on the location of the Management board of the Customer (or the location of the Management
board of the Company assessed). The said representative shall be responsible for project
coordination and support the activities of the Customer in the course of providing the Services. The
said representative shall have complete information about the course of providing services and
advice representatives of the Customer as necessity arises.
7.8. In the process of agreement of assessment reports and reports with recommendations
the Contractor on request of the Customer ensures the access to a project manager and (or) the
employee with the authority to take decisions within the project via telephone conference calls and,
if necessary, personal presence.
7.9. The Contractor shall provide translation of all materials, documents, presentations
into the Russian language, submitted (developed) as part of Services, as well as the presence of an
interpreter when necessary for meetings and discussions. The Contractor also provides translation
of all documents and information received by it for the analysis from the Customer and Companies
assessed, for their team members.
7.10. The Contractor shall provide proper quality control over the final report on the
results of corporate governance assessment and reports with recommendations involving senior
management of the Contractor, including functional management of the project manager.
7.11. In providing the Service, the Customer may request written information on the
project implementation with registered work documents, finding results, interviewing.
7.12. The result of services rendered referred to in items 5.1.1-5.1.2 herewith shall be
provided no later than September 30, 2014.
7.13. The result of services rendered referred to in items 5.1.3-5.1.5, 5.1.8-5.1.9 herewith,
shall be provided no later than September 30, 2014.
7.14. The result of services rendered referred to in items 5.1.6, 5.1.7 herewith, shall be
provided no later than August 31, 2014.
7.15. The result of services rendered referred to in items 5.1.10, 5.1.11, herewith shall be
provided no later than December 31,2014.
7.16. The result of services rendered referred to in items 5.2.1-5.2.2 herewith shall be
provided no later than August 31, 2015.
7.17. The result of services rendered referred to in items 5.2.3-5.2.4, 5.2.7-5.2.8 herewith
shall be provided no later than September 30, 2015.
20
7.18. The result of services rendered referred to in items 5.2.5-5.2.6 herewith shall be
provided no later than October 31, 2015.
7.19. The result of services rendered referred to in items 5.2.9-5.2.10 herewith shall be
provided no later than December 31, 2015.
8. Requirements for the Contractor and the Project Team
8.1. The Contractor shall use in work the best international practices in corporate
governance and requirements for corporate governance of the leading international rating agencies.
8.2. The Contractor must have a detailed program of services rendering:
8.2.1. description of the proposed scheme of services and timetable of services;
8.2.2. description of the organization of the project, including a description of the resources
required from the Customer for the provision of services and a list of the Contractor’s employees,
involved at every stage of the proposed scheme of services indicating the schedule of employees
(man-days), including indication of man-days conducted at the location of the Customer,
Companies assessed and in the office of the Contractor.
8.3. The Contractor must have quality control procedures for projects on the analysis of
corporate governance, with the involvement of professionals with experience in complex analysis of
corporate governance in OECD countries using one of the evaluation criteria of the international
systems of corporate governance. For purposes of this specification, the international systems of
evaluation criteria include corporate governance criteria of the Organization for Economic
Cooperation and Development (OECD), the International Finance Corporation (IFC), International
Corporate Governance Network, ICGN (hereinafter - International Evaluation Criteria System). For
purposes of these Terms of reference, a comprehensive analysis of corporate governance means as a
minimum, the analysis of corporate governance components such as division of bodies’
competences, composition and efficiency of the Board of Directors and its committees, the right of
financial stakeholders, dividend policy, conflicts of interest, corporate social responsibility and
sustainable development, remuneration and succession of the Board of Directors and the executive
body, the appointment process of the management and members of the Board of Directors, risk
management and internal control system, long-term and medium-term planning, budgeting,
disclosure processes of financial and non-financial information, processes of internal and external
audit (hereinafter - Comprehensive analysis of corporate governance).
8.4. Requirements for the project manager:
8.4.1. Availability of the specialization in a comprehensive analysis of corporate
governance, with at least 5 years of experience in projects for interactive comprehensive assessment
of corporate governance of at least 10 (ten) large multidivisional organizations both in Kazakhstan
and outside of Kazakhstan using one of the evaluation criteria of the International systems of
corporate governance as a project manager. Companies must comply with the multidivisionality
criteria (composed of several units specialized by business or geographical feature), which is
confirmed by the description of the company.
8.5. Availability of the complete project team in the amount of at least 5 people, of which
at least two persons should represent the top management of the Contractor (Partners) and at
least 2 people are key members of the team. The members of the project team are chosen with the
following requirements for the qualification and experience in projects corporate governance
assessment:
8.5.1. all key team members must have the specialization in a comprehensive analysis of
corporate governance with at least 3 years of experience in implementing complex projects for
21
interactive evaluation of corporate governance of at least 3 (three) large multidivisional companies
using one of the evaluation criteria of the International systems of corporate governance as a project
manager. Companies must comply with the multidivisionality criteria (composed of several units
specialized by business or geographical feature), which is confirmed by the description of the
company.
8.5.2. one of the team members must have publications (at least one) on corporate
governance in international publications.
8.5.3. one of the team members must have experience in conducting research on corporate
governance in the CIS and / or beyond.
8.6. The team of the Contractor should include the following professionals as members of
the core project team according to item 8.5, or as additional members involved in matters within
their specialization at the stages of assessment, preparation of reporting, recommendations and
quality control:
8.6.1. a specialist, having one of the certificates in the field of risk management (CRMA,
PRM, PRMIA, GARP);
8.6.2. a specialist who has a certificate in financial analysis (CFA), and / or accounting
(ACCA);
8.6.3. a specialist who has a certificate in the field of internal auditing (CIA) or equivalent.
8.7. The final list of members of the project team of the Consultant is approved by the
Customer. In case of replacement of a team member for objective reasons the Contractor must
notify the Customer within one month (30 days) of the proposed replacement of the member (s) of
the project team, to provide a replacement in accordance with the abovementioned qualification
requirements, to agree the candidate with the Customer as well as provide the introduction of new
member(s) of the project team to the project during 10 days before the date of the proposed
replacement;
8.8. Qualifications stipulated by items 8.6.1-8.6.3 herewith must be confirmed by copies of
the relevant notarized diplomas, certificates. The qualification should be listed in the resume of the
relevant staff, certified by the signature of the authorized person and sealed by the Contractor.
8.9. Experience provided by items 8.4.1, 8.5.1 herewith is confirmed by either providing full
texts of analytical reports, or by providing letters of recommendation from client companies. Also,
this experience should be specified in the resume of the relevant employees, certified by the
signature of the authorized person and sealed by the Contractor. If “Samruk-Kazyna” JSC was the
client for the projects listed as experience for items 8.4.1 or 8.5.1, listing the experience in the
resume of the relevant staff, certified by the signature of the authorized person and sealed by the
Contractor, is regarded as a sufficient condition, and provision of texts of analytical reports or
letters of recommendation is not necessary.
8.10. Contractor must abide by the principle of independence of service provision process,
and if necessary must use procedures ensuring independence of the Services according to the Terms
of reference from other services provided to “Samruk-Kazyna” JSC or to Companies assessed.
Contractor must not report on behalf of the management of “Samruk-Kazyna” JSC or Companies
assessed and must not act as the management of “Samruk-Kazyna” JSC or Companies assessed.
8.11. Contractor shall not include in the project team (including team top management,
partners) individuals who participate or participated during the last 5 years in reporting audit of
“Samruk-Kazyna” JSC and/or the Company being assessed. If Contractor is the auditor of
“Samruk-Kazyna” JSC and/or the Company being assessed, Contractor shall limit the exchange of
the information related to “Samruk-Kazyna” JSC and the Company being assessed between the
audit team and corporate governance assessment team.
22
8.12. Compliance to the item 8.10 herewith is confirmed by a guarantee obligation certified
by the signature of an authorized person and sealed by the Contractor. The guarantee obligation
must include, among other things, the description of loss of objectivity risk mitigation procedure in
the process of providing the Services.
Compliance to item 8.11 herewith is confirmed by a guarantee obligation certified by the
signature of an authorized person and sealed by the Contractor.
8.13. If Contractor is the acting auditor of “Samruk-Kazyna” JSC or the Company assessed
(Companies assessed) in 2014 and 2015, Contractor provides a guarantee obligation certified by the
signature of an authorized person and sealed by the Contractor, that before signing the contract he
will provide to the Customer a preliminary approval of provision of Services by the Audit
committee (or Board of Directors in case Audit committee is absent) of “Samruk-Kazyna” JSC (in
case he is the auditor of the Fund) and each of the Companies assessed where he is the auditor.
9. Key Sources of Information
9.1. For corporate governance assessment the following sources of information are used:
9.1.1. internal documents of Companies assessed and, if necessary, the Customer;
9.1.2. publicly available information about Companies assessed;
9.1.3. personal meetings (interviews) with key staff and officials of Companies assessed.
Interviews should be accompanied by audio recordings or minutes of meetings, signed by the
interviewees;
9.1.4. other sources of information, not contradicting to the legislation of the Republic of
Kazakhstan, the service contract, the terms and conditions of this Terms of reference or internal
documents of Companies assessed.
10.
The required contents of a report on the results of corporate governance
assessment
Each of the reports on the results of corporate governance assessment should, as a
minimum, contain:
10.1. the overall corporate governance rating and ratings of components and subcomponents according to the Methodology;
10.2. a brief description of the corporate governance system of the Company assessed;
10.3. negative (deterrent) effect of the shareholder on corporate governance practices,
expressed in rating points and broken by the factors of influence;
10.4. description of the key positive aspects and deficiencies;
10.5. detailed description of the positive aspects and disadvantages of the following
elements of corporate governance with relevant examples of corporate governance practices of a
Company assessed and justification for inclusion of a fact to the positive aspects or disadvantages:
Component “Structure”:
10.5.1. corporate governance structure;
10.5.2. commitment to the principles of corporate governance;
10.5.3. rights of financial stakeholders;
10.5.4. conflict of interest;
10.5.5. division of competences;
Component “Processes”:
10.5.6. effectiveness of the Board of Directors;
10.5.7. corporate social responsibility and sustainable development;
10.5.8. remuneration and succession;
10.5.9. risk management;
10.5.10. planning and monitoring;
23
Component “Transparency”:
10.5.11. information policy;
10.5.12. disclosure of financial information;
10.5.13. disclosure of non-financial information;
10.5.14. audit process;
10.5.15. internal audit.
11.
Required contents of a report with recommendations following the corporate
governance assessment
The general report with recommendations to the Customer acting as a shareholder must, at a
minimum, contain a list of recommendations, after realizing of which the Customer, according to
the Contractor, will contribute to improving corporate governance rating in Companies assessed.
Each of the reports with recommendations following the corporate governance assessment
for Companies assessed should, as a minimum, contain:
11.1. the list of key recommendations (“quick wins”), which will allow the Company
assessed to achieve relatively easily the progress in corporate governance rating by 5-10 rating
points. These recommendations should be realizable and appropriate in terms of current conditions
and the state of the Company assessed;
11.2. the full list of recommendations to eliminate inconsistencies in the corporate
governance practices of the Company assessed with the international best practice.
Recommendations should be specific, realizable and feasible. Recommendations should be
classified according to the degree of importance and (or) the other criteria agreed with the
Customer.
24