Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Применение фильтра к данным сводного отчета
Сводный отчет помогает понять, что означают данные. Отчет можно сделать даже более
наглядным, применив фильтр к его данным. При фильтрации отображается только нужные данные.
Все остальные данные временно скрываются.
Добавление фильтра
Отчет (сводная таблица) по продажам спорттоваров охватывает более 6 000 строк исходных
данных, расположенных на листе Excel. С его помощью обобщается смысл всей совокупности
данных. Например, можно видеть годовые итоги продаж по каждому продукту более чем за три
года, а также общий итог продаж по каждому продукту.
При необходимости просмотреть более детальные сведения, например, объем продаж
только велосипедов, или посмотреть, какие товары лучше продавались в течение определенного
периода времени, осуществляется фильтрация данных. Путем установки соответствующего
фильтра можно задать используемый для отчета временной интервал и временно скрыть данные
по всем другим периодам.
Чтобы отфильтровать сводную таблицу, выполните следующее:
1. Перетащите поле, которое нужно отфильтровать, в область Фильтр отчета.
2. Щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы открыть список с элементами поля.
3. Очистите флажки для всех элементов, которые нужно скрыть. Поставьте флажки у тех
элементов, которые нужно отобразить. Нажмите ОК.
4. Чтобы отобразить все элементы, щелкните пункт Все и нажмите ОК.
Удаление фильтра
Чтобы снова отобразить все скрытые данные и вернуться к общей картине, можно выбрать
либо простой и требующий значительного времени способ, последовательно снимая все фильтры,
либо очистить все фильтры одновременно.
Для последовательного снятия фильтров воспользуйтесь значком фильтра, который
отображается в двух разных местах — в сводном отчете
и в списке полей сводной таблицы
.
Чтобы снять все фильтры одновременно, воспользуйтесь командами на ленте в верхней части
окна: вкладка Данные, область Сортировка и фильтр – Очистить, вкладка Параметры, область
Действия – Очистить – Очистить фильтры.
Чтобы снять фильтр с отдельного поля, щелкните значок фильтра
там, где поле с
примененным фильтром отображается в отчете, в области Названия строк или в области Названия
столбцов. Затем выберите команду Снять фильтр с <Имя поля>. Можно также установить флажок
для параметра (Выделить все), чтобы отобразить все данные в этом поле.
Если команда Снять фильтр с для поля с фильтром недоступна, выполните следующие
действия:

Убедитесь, что для удаления фильтра выбрана правильная область отчета: строки или
столбцы.

Убедитесь, что имя поля в поле Выберите поле указано верно. Это поле отображается,
если щелкнуть значок фильтра. Имя поля в этом поле должно совпадать с именем поля, с
которого нужно снять фильтр. Если имя поля в данном поле указано неверно, выберите
нужное поле из списка, который выводится на экран при щелчке стрелки рядом с данным
полем.
Функция Срез
Срезы — это новая возможность Excel 2010, которая является отличным средством для
визуальной фильтрации данных в сводных таблицах. Вставив срез, можно с помощью кнопок
быстро выделить и отфильтровать данные, представив их в нужном виде. Кроме того, если к
данным сводной таблицы применено более одного фильтра, больше не нужно открывать список,
чтобы выяснить, что это за фильтры: они отображаются непосредственно на срезе.
Чтобы вставить срез выполните следующие действия:
1. Щелкните в любом месте отчета сводной таблицы, для которого нужно создать срез.
Появится раздел Работа со сводными таблицами со вкладками Параметры и Конструктор.
2. На вкладке Параметры в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Вставить срез.
3. В диалоговом окне Вставка срезов установите флажки напротив полей сводной таблицы,
для которых нужно создать срез.
4. Нажмите кнопку ОК. Для каждого из выбранных полей будет отображен срез.
5. В каждом срезе выберите элементы, по которым нужно выполнить фильтрацию.
Срез по полю
Страна
Фильтр, примененный
в срезе
Срез по полю Дата
заказа
Кнопка Очистить
фильтр
Чтобы выбрать несколько элементов, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу
CTRL.
Стиль среза, создаваемого в существующей сводной таблице, зависит от стиля этой таблицы.
Это обеспечивает их единообразный вид. Однако все изменения форматирования сводной
таблицы после создания среза никак не отражаются на формате среза.
Для придания профессионального вида отчетам или просто для обеспечения соответствия
формата среза формату сводной таблицы можно применять стили срезов. Используя различные
предопределенные стили срезов, можно добиться почти точного соответствия срезов цветовой
схеме сводной таблицы. Можно создавать и собственные стили срезов, как и стили сводных таблиц.
Вычисления в сводной таблице
Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ
Function Функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ можно использовать для
извлечения итоговых данных из отчета сводной таблицы, если они отображаются в отчете.
Примечание. Можно быстро ввести простую формулу
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, введя знак равенства (=) в ячейку, в
которой в расчетах требуется использовать данные из сводной таблицы, и затем
щелкнув ячейку в отчете сводной таблицы, содержащем необходимые данные.
Функция записывается в ячейке следующим образом:
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных, сводная_таблица, [поле1, элем1, поле2, элем2], ...)
Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ имеет, указанные ниже.
Поле_данных — обязательный аргумент. Заключенное в кавычки имя поля данных,
содержащего данные, которые необходимо извлечь.
Сводная_таблица — обязательный аргумент. Ссылка на ячейку, диапазон ячеек или
именованный диапазон ячеек в отчете сводной таблицы. Эти сведения используются для
определения отчета сводной таблицы, содержащего данные, которые необходимо извлечь.
Поле1, элем1, поле2, элем2 — необязательный аргумент. От 1 до 126 пар имен полей и
элементов, описывающих данные, которые необходимо извлечь. Они могут следовать друг
за другом в произвольном порядке. Имена полей и элементов (кроме дат и чисел)
заключаются в кавычки.
Примечания
Вычисляемые поля или элементы и дополнительные вычисления включаются в
расчеты для функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.
Если с помощью аргумента "сводная_таблица" задан диапазон, включающий
несколько отчетов сводных таблиц, данные будут извлекаться из того отчета,
который был создан в диапазоне последним.
Если аргументы "поле" и "элемент" описывают одну ячейку, возвращается
значение, содержащееся в этой ячейке, независимо от его типа (строка, число,
ошибка и др.).
Если аргумент "элемент" содержит дату, необходимо представить это
значение как порядковый номер или воспользоваться функцией ДАТА, чтобы это
значение не изменилось при открытии листа в системе с другими языковыми
настройками. Например, элемент, ссылающийся на дату 5 марта 1999 г., можно
ввести двумя способами: 36 224 или ДАТА(1999;3;5). Время можно задать в виде
десятичных значений или с помощью функции ВРЕМЯ.
Если значение аргумента "сводная_таблица" не является диапазоном,
содержащим отчет сводной таблицы, функция
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!.
Если аргументы не описывают видимое поле или содержат фильтр отчета, в
котором не отображаются отфильтрованные данные, функция
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!.
Анализ данных
Интеллектуальное автозаполнение при вводе формул
В Office Excel 2010 существует очень удобная возможность. Предположим, что имеется
отформатированная с помощью команды Форматировать как таблицу (Format As Table)
таблица. В нее нужно добавить еще один столбец, в каждую ячейку которого нужно ввести
формулу. После ввода формулы в первую ячейку добавленного столбца и нажатия на клавишу
[Enter], введенная формула автоматически копируется вниз до конца столбца таблицы.
Добавленный
столбец
Формула,
введенная в
первую ячейку
столбца
Автозаполнение
произошло
автоматически
Параметры
автозаполнения
Названия столбцов таблицы в качестве ссылок в формулах
В Excel 2010 имеется возможность использования в формулах в качестве ссылок названия
столбцов1. Например, на следующем рисунке в таблице подсчитывается разница между данными
столбцов Projected Cost и Actual Cost. Результат записывается в столбец Difference. Формула,
которая вычисляет разность, содержит ссылки на названия столбцов таблицы. На рисунке это
видно в ячейке D3.
Для упрощения ввода в формулу названия столбца, нажмите клавишу "[" и в раскрывшемся
списке дважды щелкните по нужному столбцу.
Возможность использования в формуле названия столбцов, вместо адресов ячеек, доступна только
при условии оформления таблицы одним из стилей инструмента Форматировать как таблицу (Format As
Table).
1
Клавиша "["
поможет выбрать
нужный столбец
Список столбцов
для ввода в
формулу
Автоматическое применение стиля к новому элементу таблицы
Стили таблиц очень удобны для быстрого оформления таблицы. Но как быть, если в таблице
должен появиться новый элемент – требуется ввести новый столбец или добавить новую строку?
Очевидно, что об оформлении новых элементов придется позаботиться дополнительно.
Эта задача имеет очень простое решение. Стили таблиц в Excel 2010 распространяются и на новые
элементы, причем происходит это полностью автоматически2. Для наглядности рассмотрим
пример, в котором добавим к таблице еще один столбец справа:
После ввода названия столбца нажмем клавишу [Enter]
Фильтрация списка для поиска нужной информации
Фильтрация – это метод, с помощь которого на рабочем листе отображаются только
строки, отвечающие определенным условиям отбора, в то время как все остальные строки
скрыты. Фильтрация применяется в таких задачах, как отбор наборов с конкретными элементами
или отдельных элементов с использованием операции сравнения.
Если рабочий лист содержит заголовки столбцов, то при помощи команды Фильтр (Filter)
можно выводить только строки, соответствующие указанным критериям отбора. При фильтрации
Обращаем Ваше внимание, что автоматическое применение стиля возможно только при условии
оформления таблицы одним из стилей инструмента Форматировать как таблицу (Format As Table).
2
в ячейках с заголовками выделенных столбцов появляется кнопка со стрелкой. При щелчке на
этой кнопке отображается список всех значений для текущего столбца и дополнительные
команды для фильтрации.
После того, как вы отфильтровали определенные строки, дальше допустимо работать
только с ними, не затрагивая остальные данные на листе. Например, можно создать график,
используя отфильтрованные строки.
Для отображения строки, содержащей определенные данные в заданном столбце,
выполните следующие шаги:
1. Щелкните на любой ячейке, содержащей данные.
2. На вкладке Данные (Data) в группе команд Сортировка и фильтр (Sort &Filter) щелкните по
кнопке Фильтр (Filter).
С правой стороны каждой ячейки заголовка появляется кнопка со стрелкой.
3. Щелкните по кнопке со стрелкой в столбце, данные в котором требуется отфильтровать.
4. Снимите флажок, щелкнув внутри квадратика, у тех данных, которые нужно скрыть.
5. Нажмите ОК.
В результате будут отображаться только те строки, содержащее указанное значение, а вид
стрелки на кнопке изменится на символ фильтра –
Для отображения строк, содержащих определенный диапазон значений в заданном
столбце, действуйте следующим образом:
1.
При включенном фильтре щелкните на кнопке со стрелкой в столбце, строки в
котором нужно отфильтровать с каким-либо условием.
2. В ниспадающем списке команд выберите Числовые фильтры (Number Filters).
3. Выберите из меню числовых фильтров выберите подходящую вам команду:
1) РАВНО - равно определенному значению;
2) НЕ РАВНО - кроме определенного значения;
3) БОЛЬШЕ - больше определенного значения;
4) БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО - больше или равно определенного значения;
5) МЕНЬШЕ - меньше определенного значения;
6) МЕНЬШЕ ИЛИ РАВНО - меньше или равно определенного значения;
7) МЕЖДУ - задается промежуток между двух чисел;
8) МЕРВЫЕ 10 - первые 10 наибольших или наименьших элементов списка;
9) ВЫШЕ СРЕДНЕГО - данные выше среднего значения;
10) НИЖЕ СРЕДНЕГО - данные ниже среднего значения;
11) НАСТРАИВАЕМЫЙ ФИЛЬТР - сочетание вышеперечисленных условий.
Для удаления фильтра без отключения кнопки Фильтр (Filter) выполните следующее:
1. Щелкните по кнопке со стрелкой в столбце, данные в котором требуется отфильтровать.
2. Выберите в ниспадающем списке пункт Выделить все (All) или Снять фильтр.
3. Если фильтрация элементов проводится по нескольким столбцам, повторите шаги 1 и 2 для
нужных столбцов.
Расширенный фильтр
В дополнение к обычному фильтру в Excel существует инструмент Расширенный фильтр
(Advanced Filter), который предназначен для извлечения информации из списка с большим числом
данных на рабочем листе и скрытии строк, не отвечающих выбранному критерию.
Чтобы применить расширенный фильтр, нужно создать диапазон условий для обработки
данных, которые требуется фильтровать. Диапазон условий полезен для извлечения записей,
основанных на вычисленных критериях, так как в формулах, по которым производится расчет
значений для критериев, можно использовать функции Excel. С помощью этих критериев вы
можете либо фильтровать список на месте, подобно инструменту Фильтр (Filter), либо
скопировать в другое место.
Для создания диапазона условий для отбора данных нужно вставить, как минимум, три
пустые строки и использовать из следующим образом:

верхнюю строку вы должны заполнить теми же заголовками столбцов, которые
содержатся в диапазоне данных с сохранением порядка их следования;

в строке, расположенной ниже этих заголовков, необходимо ввести критерий для
фильтрации данных. Критерии могут представлять собой данные или элементы
данных, они могут быть просто операторами сравнения (больше или меньше), либо
формулами, например, формулой, которая фильтрует все значения в столбце,
превышающие среднее значение. Критерии могут также содержать
подстановочные знаки «?» или «*».

нижнюю строку нужно оставить пустой, чтобы она отделяла диапазон условий от
диапазона данных.
Если необходимо просмотреть строки, вводимые данные которых в определенном
столбце отвечают двум критериям – например, отобразить итоги продаж, стоимость которых
больше 500000 руб., но не превышает 1000000 руб. В этом случае следует добавить два заголовка
столбцов в первую строку и два критерия – во вторую строку. При этом количество столбцов,
предназначенных для фильтрации, а соответственно, и строк для условий отбора данных,
ограничивается общим числом столбцов на рабочем листе.
Для создания диапазона условий с целью отбора данных и применения расширенного
фильтра выполните следующие действия:
1.
2.
3.
4.
Создайте диапазон условий для списка.
В первой строке введите соответствующие заголовки столбцов.
Во второй строке введите критерии, которые необходимы для фильтрации данных.
В любых дополнительных строках введите нужные критерии для других элементов, которые
следует фильтровать. Оставьте пустую строку между диапазоном условий и диапазоном
данных.
5. Щелкните на любой ячейке из диапазона данных и на вкладке Данные (Data) в группе
команд Сортировка и фильтр (Sort & Filter) нажмите на кнопку Дополнительно (Advanced).
Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр (Advanced Filter):
1
2
3
1 - Выбор места расположения фильтрованных данных
2 - Ссылка на диапазон данных, включая заголовки столбцов.
3 - Ссылка на диапазон условий, включая заголовки столбцов.
6. Заполните все поля диалогового окна Расширенный фильтр (Advanced Filter) и нажмите ОК.
В результате, необходимая информация будет извлечена из диапазона данных.
7. Чтобы отключить расширенный фильтр, щелкните по кнопке Очистить (Clear).
Поиск информации в списке данных
В Excel есть возможность ввода пользователем значения в ячейку и последующего поиска
этой информации в диапазоне ячеек. Например, у вас есть диапазон из двух столбцов, в одном из
которых отображается номер ISBN книги, а в другом - название этой книги. С помощью формулы
BПP(VLOOKUP), относящейся к диапазону ячеек, вы можете дать возможность вашим коллегам,
используя вашу рабочую книгу, вводить в ячейку код ISBN и выводить название книги с таким
кодом в ячейке с формулой. Данная формула ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и
возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки. При этом таблица
должна быть отсортирована по возрастанию. Чтобы воспользоваться формулой BПP(VLOOKUP)
выполните следующие действия:
1. На вкладке Формулы (Formulas) в наборе команд Библиотека функций (Function Library)
выберите кнопку Ссылки и массивы (Lookup & Reference), затем функцию ВПР (VLOOKUP).
2. В открывшемся диалоговом окне заполните поля для ввода и нажмите ОК.
1
2
3
4
1 – Значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива. Искомое значение
может быть значением, ссылкой или текстовой строкой.
2 – Таблица с информацией, в которой ведется поиск данных.
3 – Номер столбца в массиве (таблице), в котором должно быть найдено соответствующее
значение.
4 – Логическое значение, определяющее поиск функцией ВПР точного или приближенного
соответствия. Если этот аргумент не вводить, используется его значение по умолчанию — ИСТИНА.
Когда аргумент Интервальный_просмотр установлен на значение ИСТИНА (либо вовсе не
введен), для правильной работы функции ВПР строки в диапазоне, казанном в аргументе Таблица,
должны быть отсортированы в возрастающем порядке по значениям крайнего левого столбца
диапазона ячеек. Действия функции ВПР могут немного отличаться в зависимости от заданного
значения аргумента Интервальный_просмотр (значения ИСТИНА или ЛОЖЬ).
Следующий перечень описывает действие функции в зависимости от значения аргумента:

Если аргумент Интервальный_просмотр не введен или ему присвоено значение ИСТИНА,
и функция ВПР не нашла точного совпадения со значением аргумента Искомое_значение, функция
возвращает наибольшее значение, меньшее или равное искомому.
 Если аргумент Интервальный_просмотр не введен или ему присвоено значение ИСТИНА,
а значение аргумента Искомое_значение меньше, чем минимальное значение в диапазоне,
возвратится ошибка «#Н/Д».

Если аргумент Интервальный_просмотр не введен или ему присвоено значение ИСТИНА,
а значение аргумента Искомое_значение больше, чем любое из значений диапазона, возвратится
наибольшее значение диапазона.

Если аргументу Интервальный_просмотр присвоено значение ЛОЖЬ, и функция ВПР не
нашла точного совпадения со значением аргумента Искомое_значение, функцией возвратится
ошибка «#Н/Д».
Совет. Существует аналогичная функция ГПР, ищущая значение в первой строке таблицы и
возвращающая указанное значение в том же столбце.
Выборочная защита ячеек
Чтобы защитить книгу от изменений кроме определенных ячеек, выполните
1) Перейдите к командной вкладке Рецензирование (Review).
2) В наборе команд Изменения (Changes) выберите команду Разрешить изменения
диапазонов (Allow Users to Edit Ranges). (Откроется диалоговое окно Разрешить изменения
диапазонов (Allow Users to Edit Ranges)).
3) Нажмите кнопку Создать (New). (Откроется диалоговое окно Новый диапазон (New Range)).
4) Щелкните в поле Ячейки (Refers to Cells) и выделите нужный диапазон ячеек.
5) Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Новый диапазон (New Range).
6) Щелкните по кнопке Защитить лист (Protect Sheet). (Откроется диалоговое окно Защита
листа (Protect Sheet)).
7) Оставьте параметры по умолчанию и дважды нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Защита данных
Защита файла при сохранении (установка пароля на доступ)
Для того, чтобы установить пароль на доступ к книге, нужно выполнить:
1) Перейдите на вкладку Файл (File).
2) Выберите команду Сохранить как (Save As).
3) Щелкните по кнопке Сервис (Tools), затем выберите пункт Общие параметры (General
Options). (Откроется диалоговое окно Общие параметры (General Options)).
4) В поле Пароль для открытия (Password to Open) введите пароль.
5) В поле Пароль для изменения (Password to modify) введите пароль.
6) Нажмите ОК, затем введите пароли еще раз.