pisma_05.06.09 - Электронные офисные системы

ОШИБКИ
В СЛУЖЕБНЫХ ПИСЬМАХ
Екатерина Каменева
главный специалист –
эксперт компании «Электронные офисные системы»
Служебные письма1 во многих организациях можно отнести к наиболее часто
создаваемому виду документов, где они занимают примерно до 80% входящей и
исходящей корреспонденции организации. Поэтому вопросы подготовки и
оформления служебных писем будут актуальны в любое время.
Общее описание правил оформления служебных писем можно найти во многих
наших статьях и учебниках по делопроизводству. Но типичные ошибки в
оформлении писем рассматриваются крайне редко. Так почему бы нам не
разобраться в этом вопросе? А для лучшего восприятия информации
сгруппируем ошибки по тем последствиям, к которым они могут привести.
Ошибки, которые увеличивают
трудоемкость и сроки
обработки письма получателем
Сначала рассмотрим ошибки, которые увеличивают трудоемкость обработки
входящих служебных писем в организации-адресате и делают работу с
документом менее удобной.
Письмо посвящено нескольким вопросам,
несвязанным между собой
Вы можете возразить: ну какая это ошибка – составить письмо по двумчетырем вопросам, даже несвязанным между собой, ведь организация-адресат
одна. Данное мнение может быть характерно для небольших организаций, где
один сотрудник или одно подразделение курирует ряд вопросов.
Но перед тем как составить такое письмо, нужно задуматься, в какую
организацию оно адресуется. Если организацию нельзя отнести к небольшой,
то не связанные между собой вопросы, скорее всего, будут решать разные
структурные подразделения. В связи с этим на работу с таким письмом будет
затрачено больше времени не только у службы документационного обеспечения
1
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов,
средством общения между организациями, а также организациями и частными лицами.
служащих
2
управления2, которое уйдет на снятие дополнительных копий, но также у
руководителей и исполнителей, которые будут вынуждены ознакамливаться со
всем текстом и со всеми вопросами, для того чтобы не упустить информацию,
которая относится к их вопросу и адресуется им.
Никакой руководитель или работник не хочет тратить свое время на чтение
и осмысление информации, которая не связана с его деятельностью. В связи с
этим в деловой переписке принято письмо готовить по одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным
вопросам, то рекомендуется составлять отдельные служебные письма по
каждому из них.
Однако все-таки письмо может касаться нескольких вопросов в том случае,
если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации-адресата.
Письмо не содержит реквизита «отметка об исполнителе»
Достаточно часто можно встретить письма, на которых не оформлен
реквизит «отметка об исполнителе». Из бланка письма можно выяснить только
в какой организации было создано данное письмо, а из реквизита «подпись» –
какой руководитель подписал документ.
Хорошо, если у сотрудника получившего данное письмо не возникнет
никаких вопросов по его содержанию. А если возникнет какой-нибудь вопрос,
то что делать? Звонить в организацию по общему телефону, указанному на
бланке, и пытаться найти сотрудника, подготовившего письмо и способного
ответить на вопрос? При этом существует вероятность, что такого сотрудника
не получится найти или придется потратить на поиски много времени, сил и
нервов.
Именно поэтому на служебных письмах принято оформлять реквизит
«отметка об исполнителе». Он позволяет в случае необходимости быстро
связаться с исполнителем, который готовил письмо и хорошо знает все
нюансы вопроса, может предоставить всю интересующую информацию. Отметим,
что в «отметке об исполнителе» указывают именно сотрудника, который
готовил письмо (а не просто печатал текст) вместе с его контактным
телефоном (сравните Примеры 2 и 3, в образце правильно оформленного
письма в нижнем левом углу в качестве исполнителя указана Ю.В. Орлова).
Фрагмент
документа
ГОСТ
Р
6.30-2003.
Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
2
Далее – служба ДОУ.
3
Письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита
«ссылка на регистрационный номер и дату документа»
При получении письма-ответа или письма-подтверждения может возникнуть
потребность посмотреть содержание инициирующего письма. Но как это
сделать, если в письме-ответе нет ссылки на его регистрационный номер?
Хорошо, если в организации-адресате используется система электронного
документооборота,
обладающая
мощными
поисковыми
возможностями
и
позволяющая найти нужный инициирующий документ по другим реквизитам,
например, наименованию организации и краткому содержанию. Но если такой
системы нет, то поиски инициативного письма могут занять достаточно много
времени.
Соответственно в письмах-ответах и письмах-подтверждениях принято
указывать, на основании какого документа создано письмо. При этом правильно
делать это не в тексте письма (например, «на Ваше письмо от 20 апреля
2009 г. № 100...»), а оформлять в составе реквизита «ссылка на
регистрационный номер и дату документа» (см. Пример 1). Размещение сведений
об инициирующем письме в отдельном реквизите позволяет визуально выделить
эти данные и облегчить обработку поступающего документа.
Пример 1
Закрытое акционерное общество
«ЭКО»
Ул. Первопроходцев, д. 5, Москва, 112418
Тел.: (495) 222-22-22 (многоканальный)
Факс: (495) 222-22-02
http://www.eсo.ru, email: info@eсo.ru
ОКПО 29901111, ОГРН 1027739110111
ИНН / КПП 7715001111 / 772501001
02.04.2009
На №
47
№
Реквизит «ссылка на
регистрационный номер и дату
документа»
12/0756
от
18.03.2009
На письме не оформлен реквизит «заголовок»
В настоящее время часто поступают письма, на которых не оформлен
реквизит «заголовок». В итоге при регистрации таких писем затрачивается
больше времени на их аннотирование, то есть заполнение реквизита (поля)
«краткое содержание (заголовок) документа» в регистрационно-контрольной
форме.
Наличие реквизита «заголовок» облегчает не только регистрацию, но и
поиск нужного письма среди документов, находящихся на исполнении.
Ознакомившись с заголовком и не читая всего текста, можно получить
представление о содержании документа. Соответственно отсутствие данного
реквизита усложняет работу не только службе ДОУ, но и сотрудникам других
подразделений, которые будут «исполнять» данные входящие письма.
4
Поэтому обязательное составление заголовка – одно из требований,
предъявляемых к оформлению служебных писем (в Примере 2 письмо осталось
без заголовка, а в Примере 3 он звучит так: «О выполнении договора от
04.03.2009 № 563/89 «Об оказании услуг»»). Без заголовка разрешается
подготавливать только короткие письма, распечатанные на бланке формата А5
(148 х 210 мм).
Заголовок
должен
составляться
сотрудником,
который
осуществлял
подготовку текста письма. Данный реквизит включает в себя краткое
содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)?», например:
«О невыполнении договора от 18.02.2009 № 45/65».
Заголовок должен занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и
не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без
использования точки.
Использование на бланках писем фоновых рисунков
Можно встретить и такие письма, на бланках которых кроме эмблемы
организации нанесены достаточно большие рисунки, связанные с деятельностью
организации. А затем при подготовке письма на этом фоновом рисунке
печатается текст. Что происходит с этим письмом в организации-адресате?
Входящие письма могут сканироваться для ввода в систему электронного
документооборота. Причем сканирование может осуществляться в текстовом
формате для дальнейшего автоматизированного поиска по тексту документа.
Соответственно фоновый рисунок затруднит распознавание текста документа и
будет являться причиной множества ошибок, а это в свою очередь потребует
дополнительного времени на редактирование отсканированного письма. Даже
если сканирование будет производиться только в графическом формате,
фоновый рисунок может ухудшить качество электронной копии документа и
затруднить в дальнейшем ее чтение.
Такой же результат будет и при копировании документа для передачи
бумажных копий соисполнителям.
Поэтому на бланках писем не должно быть никаких лишних рисунков или
изображений. Кроме того, деловой стиль не предполагает «излишнего
украшательства» (сравните Примеры 2 и 3).
5
Пример 2
Неправильно оформленное письмо
ООО «Цветники»
1
2
Генеральному директору
«Принт-плюс»
ПИСЬМО
3
Ул. Таганская, д. 10, Москва, 108756
Тел.: (495) 111-11-01, факс: (495) 111-11-02
http://www.cvetniki.ru; e-mail: info@cvetniki.ru
ОКПО 29901357, ОГРН 1028754360427
ИНН/КПП 7719874824/772501001
№ 12-03/546
4
На №
от
53
Ваша организация взяла на себя обязательства отпечатать и направить в наш адрес
в период с 20 марта 20089г. по 20 апреля 2009 г. рекламные материалы в количестве
10 000 штук. К сожалению, в настоящее время 2-ая партия рекламных материалов в
количестве 5 000 штук не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Просим поставить рекламные материалы нам как можно быстрее, так как они
нужны для выставки. Будем очень рады, если Вы сможете отгрузить рекламные
материалы в установленные сроки.
6
7
8
9
10
11
9
За / Генеральный директор
Романов
О.В. Романов
А.Н. Николаев
6
Условные обозначения:
1 – обязательно должно указываться полное наименование организации,
закрепленное в ее учредительных документах. В том числе нужно полностью
писать организационно-правовую форму. То есть не ООО, а общество с
ограниченной ответственностью;
2 – указано наименование вида документа «ПИСЬМО». На письмах данный
реквизит не должен оформляться;
3 – неправильно оформлен реквизит «адресат»: при адресовании письма
должностному лицу указывают должность в дательном падеже, его инициалы и
фамилию;
4 – отсутствует реквизит «дата документа»;
5 – отсутствует реквизит «заголовок документа»;
6 – в тексте письма есть исправление;
7 – текст письма имеет излишне эмоциональную окраску и напечатан через 1
интервал;
8 – реквизит «подпись» оформлен слишком низко, между текстом и реквизитом
«подпись» осталось много свободного места;
9 – используется фоновый рисунок;
10 – неправильно оформлен реквизит «подпись» в условиях отсутствия
руководителя организации;
11 – отсутствует реквизит «отметка об исполнителе».
7
Пример 3
Образец правильного оформления письма
Общество с ограниченной ответственностью
«Цветники»
Ул. Таганская, д. 10, Москва, 108756
Тел.: (495) 111-11-01, факс: (495) 111-11-02
http://www.cvetniki.ru; e-mail: info@cvetniki.ru
ОКПО 29901357, ОГРН 1028754360427
ИНН/КПП 7719874824/772501001
17.04.2009
На №
Генеральному директору
«Принт-плюс»
Е.Н. Дроздову
№ 12-03/546
от
О выполнении договора от 04.03.2009
№ 563/89 «Об оказании услуг»
Уважаемый Евгений Николаевич!
В соответствии с договором от 04 марта 2009 г. № 563/89 «Об оказании услуг» Ваша
организация взяла на себя обязательства отпечатать и направить в наш адрес в период
с 20 марта 2009 г. по 20 апреля 2009 г. рекламные материалы в количестве 10 000 штук.
Однако в настоящее время 2-ая партия рекламных материалов в количестве
5 000 штук не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой
выполнения работ по договору является 20 апреля 2009 г.
Просим Вас обеспечить поставку рекламных материалов в установленные сроки.
С уважением,
Заместитель
генерального директора
Ю.В. Орлова
111-11-01
Романов
О.В. Романов
8
Пример 4
Неправильно оформленное письмо
От ЗАО «Твой сад»
Генеральному директору
ООО «Вестник цветовода»
Семенову О.Е.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО № 156
Просим Вас опубликовать рекламу нашей организации размером 4/10 полосы на
последней странице журнала «Вестник цветовода» в номерах № 9 и № 10.
Оплату гарантируем.
Наши банковские реквизиты: р/счет 40702810739560100147 в Стромынском ОСБ
№ 5281 Сбербанка России, БИК 044525225, корр/счет 30101810400000000225.
11 апреля 2009 г.
Титов
Генеральный директор Титов А.Е.
ул. Нижегородская, д. 2, Москва, 109321; тел.: (495) 555-11-01, факс: (495) 555-11-02
ОКПО 29901357, ОГРН 1028754360427; ИНН/КПП 7719874824/772501001
Примечание:
- письмо составлено не на бланке, при подготовке письма не соблюден
порядок расположения реквизитов;
- на письме отсутствуют реквизиты: «заголовок» и «отметка об
исполнителе»;
- письмо является гарантийным, но на нем отсутствует подпись главного
бухгалтера и оттиск печати;
- оформлен реквизит «наименование вида документа», который не должен
присутствовать на письмах;
- реквизиты «адресат» и «подпись» оформлены неправильно;
- текст напечатан через 1 межстрочный интервал.
9
Пример 5
Образец правильного оформления письма
Закрытое акционерное общество
«Мой сад»
Ул. Нижегородская, д. 10, Москва, 109321
Тел.: (495) 555-11-01, факс: (495) 555-11-02
http://www.m_sad.ru; e-mail: ivanov@m_sad.ru
ОКПО 29901357, ОГРН 1028754360427
ИНН/КПП 7719874824/772501001
11.04.2009
№
На №
Генеральному директору
ООО «Вестник цветовода»
О.Е. Семенову
156
от
О размещении рекламы
Уважаемый Олег Евгеньевич!
Просим Вас опубликовать рекламу нашей организации размером 4/10 полосы на
последней странице журнала «Вестник цветовода» в номерах № 9 и № 10.
Оплату гарантируем.
Наши банковские реквизиты: р/счет 40702810739560100147 в Стромынском ОСБ
№ 5281 Сбербанка России, БИК 044525225, корр/счет 30101810400000000225.
Генеральный директор
Главный бухгалтер
Е.Н. Гришина
555-11-01
Титов
Иванова
А.Е. Титов
Р.Г. Иванова
10
Письмо
оформлено
не
на
бланке
не соблюден порядок расположения реквизитов
письма
или
Если
при
оформлении
письма
не
соблюден
установленный
порядок
расположения реквизитов (см. Пример 4), то это очень осложняет первичную
обработку документа и дальнейшую работу с ним. Ведь для того, чтобы
узнать, кому адресуется документ, от кого он пришел, по какому адресу
нужно отправлять ответ и т.д., необходимо найти реквизит, содержащий
интересующую информацию. Если же расположение реквизитов не соответствует
общепринятым правилам, то придется тратить дополнительное время на поиск
этой информации.
Если же письмо оформлено не на бланке, то некоторые реквизиты, которые
оформляются
на
бланке
или
для
которых
на
бланке
проставляются
ограничительные отметки, могут быть попросту забыты и не внесены в
документ. А в организации-адресате из-за нехватки данных реквизитов в свою
очередь могут возникнуть проблемы. Например, если не будут оформлены такие
реквизиты, как «дата документа» и «регистрационный номер документа», то
письмо будет не так удобно учитывать и проверять на повторность
поступления, а также невозможно будет сделать ссылку на инициативное
письмо при подготовке ответа. Кроме того, отсутствие ряда реквизитов
(«наименование организации», «справочные данные об организации») может
повлиять на юридическую силу письма.
Итак, при подготовке служебного письма необходимо помнить, что оно
должно оформляться на специальном бланке письма3. Под бланком4 письма
подразумевается лист формата А4 или А5, на котором различными технически
средствами нанесены реквизиты, которые оформляют на всех письмах
организации и которые не изменяют своих значений (например, такие
реквизиты,
как
наименование
организации,
справочные
данные
об
организации). То есть на готовом бланке остается напечатать текст письма и
остальные реквизиты, которые могут изменять свои значения (заголовок,
адресат, отметку об исполнителе, оформить подпись, дату и регистрационный
номер)5.
Требования к бланкам писем и их реквизитам содержатся в ГОСТе Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный
характер, его положения следует соблюдать при подготовке и оформлении
писем. Следование правилам стандарта позволяет унифицировать письма,
создаваемые в разных организациях, то есть создавать бланки и оформлять
письма в разных организациях по единым правилам. А это помогает в
3
Совместные письма, авторами которых являются две или более организаций, допускается оформлять
на стандартом листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если совместные
письма часто составляют, то в таком случае можно разработать специальный бланк.
4
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Бланк документа –
набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
5
Здесь мы перечислили обязательные реквизиты, которые могут быть дополнены факультативными,
например, оттиск печати или отметка о наличии приложения.
11
организациях-адресатах снизить трудоемкость обработки входящих писем и
сделать работу с ними более удобной.
Схемы расположения реквизитов содержатся в приложении А ГОСТа Р 6.302003. Для удобства изучения правил оформления писем данные схемы приведены
на рисунках 1 и 2. При этом на них оставлены только те реквизиты, которые
используются во время подготовки и оформления письма.
Реквизиты, которые используются или могут использоваться при подготовке
служебных писем (см. их месторасположение на рисунках 1 и 2):
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат;
18 - заголовок к тексту;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Границы, которые на этих схемах отмечены горизонтальным пунктиром,
допускается сдвигать вверх или вниз.
Отметим, что оформление письма не на бланке или не соблюдение
установленного расположения реквизитов может также негативно отразиться на
официальности письма и имидже организации. В связи с этим, давайте
рассмотрим остальные ошибки, которые приводят к данным последствиям.
Рисунок 1
Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка
Рисунок 2
Схема расположения реквизитов и границы зон на формате
А4 продольного бланка
Ошибки, которые подрывают имидж автора
письма
В некоторых случаях первое знакомство с организацией происходит при
помощи полученного от нее письма. И именно оно производит первое
впечатление. Как говориться «встречают по одежке, а провожают по уму».
Так, оформление письма и будет в этом случае той самой «одежкой», по
которой вас встретят. Можно сказать, что письма являются частью «общего
имиджа» организации. А некоторые ошибки, допущенные в письме, могут
вызвать даже негативное отношение к автору документа.
Ошибки в написании адресата
Согласитесь, ведь неприятно, когда к вам не правильно обращаются,
путают имя или должность. То же самое касается и оформления реквизита
«адресат» (сравните Примеры 2 и 3).
И если вы не знаете, как зовут должностное лицо, которому адресуется
письмо, или сомневаетесь в том, какую должность оно занимает, то перед
подготовкой документа необходимо в обязательном порядке уточнить данную
информацию. А сам реквизит «адресат» следует оформлять в соответствиями с
требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Фрагмент
документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа
должностному
лицу
инициалы
указывают
перед
фамилией.
Наименование
организации и ее структурного подразделения указывают в именительном
падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их
справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации и
научно-технического обеспечения
Должность лица,
падеже, например:
которому
адресован
документ,
указывают
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину
или
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
в
дательном
14
…В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем
почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При подготовке текста письма используется
не официально-деловой стиль
Служебное письмо нужно не только правильно оформить, но и грамотно
составить его текст. В сложившейся системе официальных отношений негативно
воспринимается
демонстрация
преувеличенного
внимания,
фамильярность,
слова, имеющие излишне эмоциональную окраску, разговорные слова и
выражения. Служебное письмо не должно быть слишком длинным, включать
избыточные, образные слова и выражения. Все это противоречит официальноделовому стилю, который должен использоваться при подготовке текста
служебного письма и который имеет следующие особенности:
– нейтральный тон изложения, свидетельствующий о деловой основе
взаимоотношений между автором и адресатом письма;
– точность изложения, обеспечивающая однозначность понимания текста и
исключения двусмысленностей;
– лаконичность, краткость текста;
– преобладание страдательных конструкций над действительными.
Также
для
официально-делового
стиля
характерна
устойчивость
стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей
позволяет облегчить процесс составления текстов писем, в зависимости от
разновидности письма могут использоваться следующие обороты:
– сопроводительное письмо:
– направляем Вам…;
– высылаем Вам…;
– в соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…;
– в подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…;
– письмо-просьба:
– просим Вас провести / предоставить / сообщить…;
– надеемся на положительное решение вопроса...;
– будем признательны Вам за…;
– также просим Вас рассмотреть…;
– письмо-запрос:
– просим Вас предоставить / сообщить...;
– в соответствии с <наименование вида документа> от <дата>
№ <номер> <наименование документа> просим Вас предоставить…;
– письмо-ответ:
– сообщаем Вам…;
15
–
–
–
–
–
–
–
–
–
– предоставляем Вам…;
– в
связи
с
сообщаем
Вам…
(в
случае
<указание
причины>
отрицательного ответа);
письмо-сообщение:
– сообщаем Вам, что…;
– доводим до Вашего сведения, что…;
– считаем необходимым поставить Вас в известность о…;
письмо-подтверждение:
– с благодарностью подтверждаем получение…;
– подтверждаем согласие на…;
– подтверждаем предварительную договоренность…;
гарантийное письмо:
– оплату / предоставление услуг гарантируем…;
– просим Вас предоставить… Оплату гарантируем…;
письмо-приглашение:
– приглашаем Вас принять участие в работе семинара / конференции /
выставки…;
– приглашаем Вас посетить выставку / конференцию…;
письмо-предложение:
– предлагаем Вам…;
– надеемся на плодотворное сотрудничество…;
письмо-напоминание:
– напоминанием Вам…;
– вторично напоминаем Вам…;
– обращаем Ваше внимание на то, что…;
– ставим Вас в известность, что…;
письмо-требование:
– требуем выполнить взятые на себя обязательства…;
– срочно
требуем
выполнить
/
выслать
/
предоставить
/
перечислить…;
– требуем незамедлительно выполнить…;
– в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;
письмо-благодарность:
– благодарим за оказанную помощь в...;
– выражаем Вам свою благодарность за...;
– позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…;
письмо-поздравление:
– поздравляем Вас с…;
– поздравляем Вас в связи…;
– примите наши искренние / сердечные поздравления в связи с…
На письме оформлен реквизит «наименование вида документа»
Можно встретить письма, на которых напечатано наименование вида
документа, т.е. «ПИСЬМО» (см. Примеры 2 и 4). Это является достаточно
грубой ошибкой. ГОСТ Р 6.30-2003 и сложившаяся практика не предусматривают
размещение
реквизита
«наименование
вида
документа»
на
письмах.
Соответственно оформление данного реквизита может сказать адресату о том,
что в организации-авторе не знают элементарных правил составления и
оформления служебных писем (правильные варианты показаны в Примерах 3 и
5).
16
Исправления, орфографические и пунктуационные ошибки
На основании полученного письма, содержащего исправления, не может
сформироваться положительное впечатление об организации–авторе. Письмо с
исправлениями демонстрирует не только невнимательность его составителей,
но также неуважение к адресату (исполнитель поленился перепечатать и
заново подписать документ).
К тому же некоторые исправления могут отразиться на юридической силе
документа (например, если они коснулись фигурирующих в тексте сумм или
иных принципиальных сведений).
Любые орфографические и пунктуационные ошибки в письме будут говорить
адресату о низком уровне образования составителя документа, что также
негативно отразится на имидже организации.
Ошибки, которые позволяют
несанкционированно добавлять текст
в подписанное письмо
В данной статье уже рассматривались ошибки, связанные с неправильным
расположением реквизитов, и их последствия. Но неправильное размещение
реквизитов
«подпись»
и
«отметка
о
наличии
приложения»
может дать возможность злоумышленнику добавить какой-либо текст в уже
подписанное письмо.
Здесь под неправильным расположением подразумевается то, что между
текстом письма и подписью оставляется расстояние больше четырех интервалов
или реквизит «отметка о наличии приложения» оформлен ниже реквизита
«подпись». То есть в первом в случае в оставленное пустое пространство
можно добавить любой текст, а во втором – новое приложение, о котором не
знает лицо, подписывавшее документ.
Вы можете возразить: это же не противоречит ГОСТу Р 6.30-2003.
Действительно,
если
посмотреть
на
схемы
расположения
реквизитов,
содержащиеся в приложении А ГОСТа, то можно прийти к выводу, что реквизиты
«подпись» и «отметка о наличии приложения» должны располагаться на одном
уровне в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля. На самом деле это не
так. Границы, которые на этих схемах отмечены горизонтальным пунктиром,
допускается сдвигать вверх или вниз.
После реквизита «текст» через
два-четыре
межстрочных интервала
располагают реквизит «отметка о наличии приложения», а дальше через такой
же интервал – реквизит «подпись». Если письмо не имеет приложений, то
реквизит «подпись» должен располагаться через 2-4 межстрочных интервала
после текста документа. В Примере 2 как раз показано письмо, в текст
которого уже после подписания документа можно несанкционированно добавить
целый абзац текста!
17
Ошибки, которые отражаются
на юридической силе письма
Письмо приобретает юридическую силу6 после подписания уполномоченным
должностным лицом или лицами, а в ряде случаев – после проставления
оттиска печати организации.
Использование бланка
Кроме того, для придания юридической силы документам на бумажном
носителе используются бланки, содержащие определенный набор реквизитов,
прежде всего, наименование организации и ее справочные данные. Данное
правило родом из далеких времен, когда копировальная техника была доступна
лишь избранным и к отпечатанным типографским способом бланкам документов
доступ был ограничен. О компьютерах и принтерах тогда могли только
мечтать. Вот при таком положении дел, действительно, документ на бланке
свидетельствовал о его санкционированном изготовлении. Именно тогда
родилось правило, что письма, распечатанные на бланке, не требуют
проставления оттиска печати. Ведь бланки, так же как и печать, находились
только у соответствующих компетентных лиц.
Сейчас по-прежнему существуют виды документов, которые в обязательном
порядке должны распечатываться на бланках, доступ к которым ограничен. В
качестве примера можем привести бланки строгой отчетности (БСО). Т.е.
сейчас для таких документов, как когда-то для писем, бланк является
необходимым условием их юридической силы.
Неправильное оформление реквизита «подпись»
Встречаются письма, в которых в реквизите «подпись» стоит косая черта и
написан
предлог
«за»
перед
наименованием
должности.
В
некоторых
организациях так делают, когда руководитель отсутствует на рабочем месте и
письмо подписывает другое лицо. Но такое написание является ошибкой
(сравните Примеры 2 и 3).
Фрагмент
документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденная приказом
Минкультуры России от 08.11.2005 № 536
…Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия
(исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:
«и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или
6
Согласно ГОСТу Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, юридическая
сила
документа
это
свойство
официального
документа,
сообщаемое
ему
действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
18
проставлением косой черты перед наименованием должности.
То есть в реквизите «подпись» указываются наименование должности7,
инициалы и фамилия того лица, который подписывает документ. При этом если
заместитель
на
время
отсутствия
руководителя
организации
назначен
исполняющим его обязанности и имеет право подписывать документы именно,
как исполняющий обязанности руководителя, то в наименовании должности
следует
указывать,
что
он
исполняющий
обязанности
руководителя
организации, а не его заместитель. См. Примеры 2, 3 и 6.
Пример 6
И.о. генерального директора
Громов
Р.Н. Громов
Особенности гарантийных писем
и писем финансового содержания
Также ошибкой является то, что письма финансового содержания и
гарантийные письма подписывает только один руководитель организации. На
самом деле данные письма должны подписывать два лица: руководитель
организации и главный бухгалтер. При этом подпись главного бухгалтера должна
располагаться ниже подписи руководителя организации. См. Пример 5.
Кроме того, на таких документах (в отличие от писем иного содержания)
обязательно должен проставляться оттиск печати. Данный реквизит заверяет
подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами. Соответственно не указание оттиска
печати на вышеперечисленных разновидностях писем является серьезной ошибкой.
Отметим здесь также, что встречается и другая крайность: оттиск печати
ставят на всех письмах. В этом случае юридическая сила письма не будет
нарушена, но зато будет показано незнание элементарных правил оформления
писем. Итак, оттиск печати нужно ставить только на гарантийных письмах и
письмах финансового содержания!
7
Наименование должности не указывают в реквизите «подпись» при оформлении письма на бланке
должностного лица.