Регламент организации работы по участию университета в

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент
СМК Р – 2011
4.2.3. Управление документацией
Регламент организации работы по участию университета в
конкурсах федерального и регионального уровней
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ТюмГНГУ
_________________ В.В. Новоселов
«____»__________________2011 год
РЕГЛАМЕНТ
организации работы по участию университета в Конкурсах
федерального и регионального уровней
СМК Р - 2011
Должность
Разработал Начальник отдела целевых программ и
проектов
Начальник Управления научноПроверил
исследовательских работ
Согласовал Первый проректор по научноисследовательской работе и
послевузовскому образованию
Первый проректор по учебной работе
Проректор по экономике и финансам
Версия 1
И.О. Фамилия /
Подпись
В.И. Берг
Дата
О.А. Новоселов
О.Ф. Данилов
А.А. Серебренников
В.В. Пленкина
Стр.1 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
I Общие положения
1.1 Целью настоящего Регламента организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней (далее Регламент) является повышение
результативности участия университета в федеральных и региональных программах и
проектах (далее Конкурсах), путем определения порядка взаимодействия структурных
подразделений университета в рамках реализации механизма системной организации
работ по данному направлению.
1.2 Состав процедур, регулируемых настоящим Регламентом:

мониторинг Конкурсов федерального и регионального уровней;

предварительная оценка предложений по участию в Конкурсах;

принятие
решения об участии в Конкурсах и формирование группы
исполнителей по проекту;

организация работ по реализации условий Конкурса;

мотивация сотрудников университета по результатам участия в Конкурсе.
1.3 Участниками процедур, устанавливаемыми настоящим Регламентом, являются:

проректоры университета;

начальники и специалисты управлений университета;

сотрудники учебных и научных структурных подразделений.
1.4 Механизм отбора и представления предложений по участию университета в
Конкурсах представлен на рисунке П.1 (Приложение 1).
II Мониторинг Конкурсов федерального и регионального уровня
2.1
Для эффективной реализации функции мониторинга Конкурсов федерального
и регионального уровней:
в
управлениях
университета
(научно-исследовательских
работ,
учебно-
методическом, планово-аналитическом) назначаются специалисты, ответственные за
мониторинг Конкурсов, в которых университет может принимать участие;
Версия 1
Стр.2 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011

в структурных учебных подразделениях ответственными лицами за проведение
мониторинга назначаются заместители директоров по направлениям деятельности и
сотрудники кафедр;

в филиалах университета ответственными за проведение мониторинга
назначаются директоры.
2.2
Функции сотрудников университета, ответственных за мониторинг.
2.2.1 Специалисты управлений выполняют следующие обязанности:

участвуют в сборе и обработке информационных материалов:
 открытых Конкурсов проектов по федеральным целевым программам и грантам
Министерства
образования
и
науки
РФ,
Российского
фонда
фундаментальных
исследований, Российского гуманитарного научного фонда, иных министерств и
государственных фондов;
 предложений региональных органов государственной власти и местного
самоуправления для участия вуза в целевых программах, проектах, конкурсах и грантах.

собирают информацию о результатах мониторинга от структурных учебных
подразделений;

формируют
список Конкурсов, в которых университет может принимать
участие;

готовят предложения по организации участия в Конкурсах.
2.2.2 Заместители
директоров
институтов
и
ответственные
по
кафедрам
осуществляют мониторинг Конкурсов в инициативном порядке по реализуемым в
структурном подразделении направлениям деятельности.
2.2.3 Директоры филиалов университета обязаны осуществлять мониторинг по
региональным и муниципальным Конкурсам.
2.3
Порядок
предоставления
информации
о
результатах
мониторинга
структурными подразделениями.
2.3.1 Результаты мониторинга, относящиеся к компетенции другого структурного
подразделения, специалист обязан передать в соответствующее управление.
Версия 1
Стр.3 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
2.3.2 Заместители директоров институтов и ответственные по кафедрам передают
информацию о результатах мониторинга в соответствующее управление университета
исходя из тематики Конкурса;
2.3.3 Директоры
филиалов
университета
информируют
соответствующее
управление базового университета об объявлении Конкурсов региональными и
муниципальными органами власти.
2.4
Порядок предоставления информации о Конкурсах на предварительную
оценку.
2.4.1 Специалисты управлений формируют перечень актуальных предложений по
участию
в
Конкурсах федерального и регионального уровней по установленной
настоящим Регламентом форме (Приложением 2);
2.4.2 Сформированный
перечень
предложений
с
прилагаемым
пакетом
конкурсной документации передается начальнику управления для предварительной
оценки предложений по участию в конкурсе
III Порядок проведения предварительной оценки предложений по участию в
Конкурсах
3.1
Предварительная
оценка
предложений
по
участию
в
Конкурсах
осуществляется на оперативном совещании, инициируемом начальником управления,
держателем перечня актуальных предложений по участию в Конкурсах.
3.2
Постоянными участниками оперативного совещания являются:

начальник Управления научно-исследовательских работ;

начальник Учебно-методического управления;

начальник Проектно-аналитического управления;
3.3
В компетенцию оперативного совещания входят вопросы:
 определения
организационной возможности и целесообразности участия в
Конкурсе;
 подтверждения возможности ресурсного обеспечения;
Версия 1
Стр.4 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
 подготовка и вынесение на Экспертный совет предложения об участии.
3.4
Решение об участии в Конкурсе принимается на уровне начальников
управления в случае выполнения всех следующих условий:

объем финансирования по Конкурсу не превышает 500 тыс.руб.;

потенциальным исполнителем работ является один сотрудник (структурное
подразделение) или творческий коллектив;

отсутствуют
условия
по
обеспечению
софинансирования
со
стороны
университета.
3.5
Решение об участии в Конкурсе принимается на уровне Экспертного совета в
случае наличия хотя бы одного из следующих условий:

объем финансирования по Конкурсу превышает 500 тыс.руб.;

потенциальным
исполнителем
работ
является
несколько
структурных
подразделений университета, творческий коллектив или университет в целом;

обязательным условием Конкурса является наличие софинансирования со
стороны университета.
3.6
Порядок представления
Экспертному совету
предложений об участии в
Конкурсах включает формирование участниками оперативного совещания:
 перечня Конкурсов федерального и регионального уровней
по форме
(Приложение 2);
 списка потенциальных исполнителей и кандидатуру руководителя проектной
группы по форме (Приложение 3).
Версия 1
Стр.5 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
IV Порядок принятия решения об участии в Конкурсах Экспертным советом
4.1 В состав Экспертного совета входят:

первый проректор по научно-исследовательской работе и послевузовскому
образованию;

первый проректор по учебной работе;

проректор по экономике и финансам;

проректор по международной деятельности.
4.2 В компетенцию Экспертного совета входит
принятие решения об участии
университета в Конкурсах, согласование и представление на утверждение ректору состава
проектной группы и руководителя проекта:
4.3 Руководителем проекта назначается лицо, обладающее необходимыми знаниями
и авторитетом в сфере соответствующей тематике Конкурса.
4.4 Проектная
группа
формируется из числа сотрудников университета по
подгруппам:
 подгруппа
процедурного
и
информационного
сопровождения
конкурсной
документации;
 подгруппа, обеспечивающая содержательное наполнение конкурсной документации
в соответствии с условиями Конкурса.
Версия 1
Стр.6 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
V Взаимодействие структурных подразделений при составлении конкурсный заявок
на участие в Конкурсах, проводимых в рамках федеральных и региональных
целевых программ
5.1
Порядок распределения ответственности за составление содержательной
части конкурсной документации:
5.1.1 подгруппа
сопровождения
конкурсной
документации
предоставляет
информационные материалы, составляющие сведения о кадровом потенциале, финансовоэкономическом положении университета, об опыте выполнения работ (оказания услуг)
сотрудниками университета в области тематики Конкурса.
5.1.2 Подгруппа исполнителей формирует содержательную часть заявки с
указанием всех необходимых сведений о:

профессиональной репутации и квалификации коллектива исполнителей;

материально-технической базе для выполнения условий Конкурса;

предложения о выполнении работ по Конкурсу;

предложение о качестве работ и иные предложения об условиях исполнения
Конкурса.
5.2
Порядок предоставление исходных материалов руководителю рабочей
группы по проекту:
5.2.1 Проектная группа предоставляет все необходимые сведения руководителю
проектной группы за 10 рабочих дней до дня окончания срока подачи заявок на участие в
Конкурсе;
5.2.2 Руководитель проектной группы представляет оформленную в соответствии
с требованиями Конкурса заявку на рассмотрение и подписание Экспертному совету.
VI Организации работ по реализации Конкурса
6.1
Руководитель проектной группы имеет право:
6.1.1 Вносить
на
рассмотрение
Экспертного
совета
предложения
по
совершенствованию работы, связанной с реализацией условий Конкурса;
Версия 1
Стр.7 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
6.1.2 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
6.1.3 Вносить на рассмотрение Экспертного совета:
 Представления о кандидатах на включение в состав проектной группы из числа
сотрудников университета;
 Предложения:
- о поощрении отличившихся работников;
- о наложении взысканий на нарушителей производственной, технологической и
трудовой дисциплины.
6.2
Руководитель проектной группы несет ответственность за:
- обеспечение успешного выполнения поставленных перед проектной группой
задач;
- разработку планов подготовки и осуществления мероприятий по проекту;
- своевременное информирование членов экспертного совета о возникающих
проблемах;
- соблюдение графика работ проектной группы, соответствие выполняемых работ
запланированным.
6.3
Функциями проектной группы являются:
- составление заявки в соответствии с требованиями конкурсной документации;
- сбор и обработка информационных материалов, необходимых для представления
организатору конкурса;
- выполнение программы/проекта в соответствии с планом-графиком работ по
программе;
- подготовка и представление отчетных материалов.
6.4
Версия 1
Схема проектной организационной структуры представлена на рисунке 2.
Стр.8 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
Ректор
Научный
департамент
Экспертный совет
Учебный
департамент
Департамент
экономики и
финансов
Руководитель
проектной группы
Проектная группа
Руководитель
проектной группы
Проектная группа
Руководитель
проектной группы
Проектная группа
….
Рис.1 Схема проектной организационной структуры
VII Контроль за выполнением программных мероприятий
7.1. Регулирование
и
контроль
результативности
подразделений в реализации Конкурсов осуществляется
уровня
плановых
показателей
в
соответствии
с
участия
структурных
посредством установления
направлениями
деятельности
университета, с учетом объемов финансовых ресурсов, привлекаемых по результатам
участия в Конкурсах.
7.2. Уровни
показателей
для
структурных
учебных
подразделений
устанавливается на календарный год и контролируется Комиссией по плановым
показателям университета, для кафедр – дирекциями институтов.
7.3. Контроль выполнения программных мероприятий осуществляет Экспертный
совет. Ход выполнения Проектов рассматривается на заседаниях Экспертного совета.
VIII Мотивация сотрудников университета на результативность участия в
Конкурсах
8.1. Мотивация сотрудников на результативность участия в приоритетных
национальных и региональных проектах (программах) осуществляется в соответствии с
Версия 1
Стр.9 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
Положением об оплате труда работников Тюменского государственного нефтегазового
университета и Положением о мотивации работников ТюмГНГУ.
8.2. Стимулирующие выплаты могут быть установлены за участие в подготовке
заявки, конкурсной документации и реализации проекта (программы социальноэкономического развития, научного, инновационного, образовательного проекта и т.д.), за
работу и достижение
результатов, обеспечивающих успешную реализацию стратегии
развития университета.
8.3. Выплаты стимулирующего характера могут быть произведены работнику или
коллективу сотрудников из:

фонда
стимулирующих
выплат,
установленного
для
структурного
подразделения университета, в котором указанные сотрудники работают на постоянной
основе (или другого подразделения, если соответствующая работа выполнялась в рамках
этого подразделения);

централизованного фонда оплаты труда университета;

фондов стимулирования, выделенных на реализацию проектов (программ);

целевых средств (Конкурсов различного уровня и т.д.), формируемых для
осуществления целевых стимулирующих выплат;

средств, централизованных Учредителем и направляемых на стимулирующие
выплаты ректору, президенту и коллективу университета.
8.4. Единовременные стимулирующие выплаты работникам, участвующим в
реализации
проектов,
программ,
хоздоговорных
тем
и
т.д.,
устанавливаются
руководителем соответствующего проекта, программы, темы по согласованию с
проректором по направлению.
8.5. Установление стимулирующих выплат, надбавок и доплат за счет средств
централизованного фонда оплаты труда университета, который формируется из
бюджетных и внебюджетных средств, осуществляется на основании приказа ректора.
Версия 1
Стр.10 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
Приложение 1
Мониторинг конкурсов
федерального
и
регионального уровня
Отделы управлений и
служб
университета,
осуществляющие
мониторинг
Структурные
подразделения
(Институты)
1
Подготовка перечня
конкурсов для
предварительной
оценки и отбора
Критерии распределения
уровня принятия решений об
участии в Конкурсах
Наличие требований по
софинансированию
Исполнители по Конкурсу
- отдельный сотрудник
- структурное подразделение
- творческий коллектив
- университет
Объем привлекаемых денежных
средств по Конкурсу
Предварительная
оценка
предложений по участию в
конкурсах
Принятие решения об
участии в конкурсах и
формирования группы
исполнителей по проекту
 Начальник
Управления
научно-исследовательских
работ
 Начальник
Учебнометодического управления
 Начальник
Проектноаналитического управления
Экспертный совет
 Первый проректор по
научно-исследовательской
работе и послевузовскому
образованию
 Первый проректор по
учебной работе
 Проректор по экономике
и финансам
2
3
Подготовка
Экспертному совету
предложений об
участии
ПРИКАЗ
О создании проектной
группы
-
+
+
+
+
-
+
+
До 500 тыс. руб.
Свыше 500 тыс. руб.
Рис.П.1 Механизм отбора и представления предложений по участию университета
в Конкурсах
Версия 1
Стр.11 из 12
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Регламент организации работы по участию университета в
Конкурсах федерального и регионального уровней
СМК Р – 2011
Приложение 2
Перечень
актуальных предложений по участию
в Конкурсах федерального и регионального уровней
№
п/п
Наименование
Конкурса
Наименование
организатора
конкурса
Предмет
Конкурса
Начальная
(максимальная)
цена контракта /
Форма и размер
награждения
Необходи
мость
софинанс
ирования
Место, дата и
время вскрытия
конвертов с
заявками на
участие в
Конкурсе
Приложение 3
Список участников проектной группы по реализации работ в рамках
«_________________________________________»
Наименование Конкурса
№
п/п
Ф.И.О.
Должность и
место работы
Ученое звание,
ученая степень
Статус*
* руководитель проектной группы / исполнитель
Версия 1
Стр.12 из 12