Регламент электронного взаимодействия ТУСУРа с

УТВЕРЖДЕН
приказом ректора ТУСУРа
от ________ №_____
РЕГЛАМЕНТ
электронного взаимодействия
Томского государственного университета систем управления и
радиоэлектроники
с Министерства образования и науки Российской Федерации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Регламент электронного взаимодействия университета с Министерством
образования и науки Российской Федерации (далее - Регламент) устанавливает
общие правила организации обмена электронными сообщениями между
университетом и Минобрнауки РФ (далее – Министерство) с помощью
программного модуля «Взаимодействие».
1.2. Основной целью Регламента является формирование общих правил
документационного взаимодействия системы электронного документооборота и
контроля исполнения поручений Минобрнауки России (далее СЭДКП) с
системами электронного документооборота университета (далее - СЭД),
включающего в себя передачу электронных сообщений и метаданных между
ними.
Основной задачей Регламента является формирование единой эффективной
процедуры документационного обмена между Минобрнауки России и
организациями отрасли за счет автоматизации процесса проверки, регистрации и
контроля исполнения документов, а также автоматического информирования
заинтересованных сторон об изменениях статуса этих документов.
1.3. Под взаимодействием в настоящем Регламенте понимается обмен
электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме)
между участниками электронного документооборота, в том числе:
направление и получение в электронной форме решений и поручений
Министра образования и науки Российской Федерации, его заместителей и
руководителей структурных подразделений Министерства;
получение информации о ходе рассмотрения участниками электронного
взаимодействия электронных сообщений, в том числе поручений Министра
образования и науки Российской Федерации, его заместителей и руководителей
структурных подразделений Министерства;
осуществление участниками электронного взаимодействия согласительных
процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.
1.4. Положения настоящего Регламента распространяются на организацию
обмена электронными сообщениями и содержащимися в них электронными
образами
документов, включая их подготовку, обработку, учет, хранение,
использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью программного
модуля «Взаимодействие».
1.5. Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронного
взаимодействия осуществляют сотрудники назначенные приказом ректора (далее -
уполномоченные работники). Уполномоченные работники несут персональную
ответственность за
соответствие содержания электронной копии документа
содержанию подлинника документа на бумажном носителе (при его наличии).
1.6. Подготовку документов для отправки в Министерство осуществляют
сотрудники подразделений (далее – ответственный исполнитель). Документы
готовятся в соответствии с «Инструкцией о порядке подготовки, согласования и
утверждения организационно-распорядительной документации в ТУСУРе» (далее –
Инструкция)
(http://www.tusur.ru/export/sites/ru.tusur.new/ru/education/documents/inside/2.9.doc).
Документы, подготавливаемые для отправки по системе электронного
взаимодействия создаются в форматах Microsoft Office (версия не ниже 2007). При
отправке отсканированных документов с подписью должностного лица
используется формат «.pdf» (Adobe Acrobat Reader).
1.7. Организация электронного взаимодействия и контроль соблюдения
установленного порядка работы с электронными документами в структурных
подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений
университета.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
2.1. Программный модуль «Взаимодействие» обеспечивает автоматизацию
процесса документационного взаимодействия Министерства с университетом в
части передачи документов и метаданных в электронном виде через адрес
электронной почты, предназначенный исключительно для данного вида
взаимодействия.
2.2. Порядок взаимодействия с Министерством определяется и изменяется в
соответствии с указаниями Минобрнауки РФ от 26.12.2011 №МК-1777/07
(http://www.tusur.ru/ru/informatization/documents/interaction/).
2.3. Не допускается к отправке по системе электронного взаимодействия
следующих документов:
документы, к которым прилагаются проекты нормативных правовых актов;
документы с пометкой «Для служебного пользования»;
документы, содержащие персональные данные гражданина;
документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы,
карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, прошитые и
заверенные печатью;
документы, содержащие приложения объемом более 400 листов.
3. ПОРЯДОК ПРИЕМА ВХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ
«ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ»
3.1. Направленные в адрес университета исходящие из Министерства
электронные документы, содержащие метаданные и электронные образы
документов, поступают на адрес электронной почты. Уполномоченный работник
получает присланные документы, распечатывает их и направляет на обработку в
Общий отдел.
3.2. Полученный бумажный вариант электронного документа обрабатывается
в Общем отделе в соответствии с Инструкцией.
3.3. После регистрации входящего бумажного варианта документа номер и
2
дата регистрации передаются уполномоченному работнику для формирования и
отправки в Министерство уведомления о получении и его регистрационные данные.
4. ПОРЯДОК ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ С
ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ «ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ»
4.1. В обязательном порядке в электронной форме отправляются все
документы, подготовленные подразделениями университета для отправки в адрес
Министерства (приложение 1), без их дублирования на бумажном носителе, за
исключением документов, перечисленных в приложении 2 и отправляемых только
на бумажном носителе.
4.2. Подготовленный для отправки документ на бумажном носителе,
представляется ответственным исполнителем в Общий отдел. К документу
прикрепляется сопроводительный лист с обязательным заполнением следующих
реквизитов: содержание документа (о чем, о ком); адресат, указанный в поле
«Кому»; подпись должностного лица (ректора, проректора); исполнитель документа
(ФИО, телефон).
4.3. Общий отдел проверяет правильность оформления документа в
соответствии с Инструкцией, регистрирует его и передает уполномоченному
работнику.
4.4. Уполномоченный работник осуществляется сканирование документа* и
отправляет документ в электронном виде в Министерство.
4.5. В случае нормального прохождения электронного документа,
уполномоченный работник распечатывает сообщения о прохождении документа
(рис. 1) и направляет его в Общий отдел вместе с оригиналом.
Рис. 1. Образец сообщений о прохождении документа
4.6. Общий отдел передает ответственному исполнителю копию документа
(при необходимости) вместе с сообщениями о его прохождении в Министерстве.
4.7. В случае отказа в регистрации документа (с объяснением причин)
сообщение об ошибках передаются уполномоченным работником ответственному
исполнителю для принятия мер по устранению и исправлению ошибок.
* если объем документа превышает 5 листов, то ответственный исполнитель
представляет документ в отсканированном виде уполномоченному работнику.
3