Лекция MS Access

MS Access
База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных,
которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по
определённым правилам, которые предполагают общие принципы описания,
хранения и обработки данных.
Информация, которая хранится в БД, как правило, относится к
некоторой предметной области. Например, БД:





Книжного фонда библиотеки;
Кадрового состава предприятия;
09;
Законодательных актов уголовного права;
Современной музыки;
Виды БД
1. По характеру хранимой информации.
a) фактографические;
b) документальные;
c) документально-фактографические.
2. По способу хранения данных:
a) централизованные;
b) распределенные;
3. По способу доступа к данным:
a) локальные;
b) сетевые.
4. В зависимости от способа организации данных:
a) реляционные;
b) сетевые
c) иерархические.
Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах,
поданные в точно определённом формате (1-3), например, Автор, название,
год издания…
В документальных БД содержится информация разного типа:
текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная (4,5). Например, БД
современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии
авторов, звуковые записи, видеоклипы.
Сама по себе БД содержит только информацию – «информационный
склад» - и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и
обработку информации. Обслуживание пользователя осуществляет
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. СУБД – это программное
обеспечение, которое позволяет создавать БД, обновлять и дополнять
информацию, обеспечивать гибкий доступ к информации. СУБД создаёт на
экране компьютера определённую среду для работы пользователя
(интерфейс), и имеет определённые режимы работы и систему команд.
Именно на основе СУБД создаются и функционируют информационнопоисковые системы (WWW).
Основные функции СУБД:
 Определение данных;
 Обработка данных;
 Управление данными;
Операции, выполняемые СУБД:
 Добавлять в таблицу одну или несколько записей;
 Удалять из таблицы одну или несколько записей;
 Обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких
записях;
 Находить одну или несколько записей, удовлетворяющих
заданному условию.
Типы СУБД
Известны 3 способа организации информации в БД и связи между
ними:
1.
Иерархические (в виде дерева)
2.
Сетевые
3.
Реляционные
1. Иерархические. Существует строгая подчиненность элементов: один
главный, остальные подчиненные. Например, система каталогов на
диске.
2. Сетевая БД более гибкая: нет явно выраженного главного элемента, и
в ней существует возможность установление горизонтальных связей.
Например, организация информации в Интернете (WWW).
3. Наиболее распространенными являются реляционные БД.
Реляционная СУБД. Таблица, запись, поле.
Реляционной (от английского “relation”- отношение) называется БД,
которая содержит информацию, организованную в виде прямоугольной
таблицы.
Каждая строка таблицы содержит информацию об одном конкретном
объекте БД (книге, сотруднике, товаре), а каждый столбец – конкретную
характеристику этого объекта (фамилия, название, цена). Строки такой
таблице называются записями, столбцы - полями.
Каждое поле имеет свой формат и тип. Реальные БД состоят ,как
правило, из нескольких таблиц, связанных между собой каким-нибудь
полем и, при запросе к такой БД можно использовать информацию из
разных таблиц.
Одной из распространенных на сегодняшний день СУБД является
СУБД, которая входит в состав ПП MS OFFICE. СУБД ACCESS отличается
от других СУБД простотой создания основных объектов БД, но имеет и
недостатки, например вся БД хранится в одном файле и ею нельзя
управлять, используя программы на современных языках
программирования.
Загрузка БД происходит так же, как и загрузка других программ Ms
OFFICE. Отличие заключается в том, что сразу при создании БД мы должны
указывать имя файла. Это вызвано тем, что файл БД содержит в себе очень
много взаимосвязанных объектов, и все изменения в них фиксируются сразу
на диске.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
Главное окно БД содержит следующие объекты:
Объект
Описание
Таблицы
Объекты, в которых хранятся данные. Выглядят во
многом подобно ЭТ
Запросы
Извлекает данные из таблиц на основе критериев,
заданных пользователем.
Формы
Шаблоны отображения данных, облегчающие чтение и
понимание данных в таблицах, так же используются для
более комфортного ввода данных.
Отчеты
Шаблоны распечатывания данных и проведения
дополнительных вычислений.
Страницы
Шаблоны для представления форм и отчетов в виде
HTML-файлов для размещения их в Интернете.
Макросы
Специальные команды для автоматизации работы с БД
Модули
Программы на языке VBA для выполнения более
сложных операций, которые не могут выполнить
макросы.
Способы создания таблиц:
1.
Создание таблицы с помощью мастера.
Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для
быстрого создания таблиц.
2.
Создание таблицы путем ввода данных.
Таблица создается путем простого ввода данных, так же как и в ЭТ.
При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей.
Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на
имени поля и записать новое имя.
3.
Создание таблиц в режиме конструктора.
Типы данных и их свойства
Тип данных:

Текстовый – любой текст до 255 символов.

МЕМО – текст до 65535 символов.

Числовой – любые числовые данные.

Дата/время – дата и время до 8 байт.

Денежный – округленные числовые данные, для денежных
значений.

Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для
автоматической нумерации каждой вводимой записи.

Логический – логическое значение ДА НЕТ.

После объекта OLE – поле для вставки данных из разных
файлов (графика, звук).

Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете.

Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком
допустимых значений из другой связанной таблицы.
Описание - в этом столбце хранится информация о поле – не
обязательно.
Свойства поля - здесь задаются свойства выделенного поля. Они
зависят от типа данных в этом поле.

Размер поля – задает максимальное число символов в
текстовом поле и ограничивает диапазон значений для числового поля.

Формат поля – задает формат отображаемых данных,
например дат и чисел.

Число десятичных знаков – задает это число.

Маска ввода – используется для установки шаблонов
текстовых данных (например, для записи номеров телефонов) и
данных типа Дата/время.

Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля.
Которое будет использовано в отчетах и формах.

Значение по умолчанию – задает стандартное значение,
автоматически вводимое в это поле.

Условие на значение – ограничивает вводимые данные
значениями, удовлетворяющими некоторому критерию достоверности
(максимально возможное значение, достоверная дата и т.д.).

Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля
типа текст, МЕМО и OLE и гиперссылка.
Ключевое поле
Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы
одного поля, которое называется ключом. Ключевое поле – это поле или
группа полей, которые однозначно определяют запись. Например,
табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
По ключевому полю можно однозначно идентифицировать запись – его
значение не повторяется у разных записей. Это поле используется для связи
записей из разных таблиц. Значения в ключевом поле по умолчанию не
могут повторяться и быть пустыми.
1. По характеру хранимой информации.
a) фактографические;
b) документальные;
c) документально-фактографические.
2. По способу хранения данных:
a) централизованные;
b) распределенные;
3. По способу доступа к данным:
a) локальные;
b) сетевые.
4. В зависимости от способа организации данных:
a) реляционные;
b) сетевые
c) иерархические.