Документация и делопроизводство

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
« ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ »
Кафедра менеджмента и маркетинга
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Документация и делопроизводство
СОГЛАСОВАНО:
Проректор по научно – методической
работе_________________М.В.Кузнецова
(подпись, расшифровка подписи)
«_29_»__августа___2015г.
УТВЕРЖДАЮ:
на заседании кафедры менеджмента и
маркетинга
Заведующий кафедрой менеджмента и
маркетига_________________М.В.Кузнецова
(подпись, расшифровка подписи)
протокол №__1__от «_29_»августа 2015г.
Специальности: 080507.65 «Менеджмент организации»
Форма обучения Заочная
Курск – 2015
1
Рабочая учебная программа по дисциплине «Документация и делопроизводство»
разработана в соответствии с Федеральным государственным образовательным
стандартом высшего профессионального образования и учебным планом,
рекомендациями и ПрООП ВПО по направлению 080507.65 «Менеджмент организации»
Рабочая программа утверждена на заседании кафедры менеджмента и маркетинга
протокол № 1 от «29» августа 2015 г.
Заведующий кафедрой менеджмента и маркетинга
_________________ М.В. Кузнецова
2
СОДЕРЖАНИЕ
ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ……………………………………… 4
СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ………………………………………………………
4
УЧЕБНО - МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КУРСА……………………………..
8
ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ ПРОГРАММЫ И ФОРМЫ ТЕКУЩЕГО,
ПРОМЕЖУТОЧНОГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ…………………………………
8
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ (МАТЕРИАЛЫ) ПРЕПОДАВАТЕЛЮ……
19
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ СТУДЕНТАМ……………………………………….. 20
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ…………………………………………………………………………… 20
3
ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Цели освоения дисциплины:
- Изучение, систематизация и закрепление знаний теоретических и методических
основ принятия решений в области делопроизводства и развития навыков работы с
документами с использованием
программных
обеспечений
и
компьютерных
технологий;
- Формирование
навыков
самостоятельной
работы
с
письменными
документами; развитие способности умелого использования студентами полученных
знаний при практичезнаний при практическом применении основ делопроизводства.
В результате изучения дисциплины студент должен
знать:
 основные
положения
информационно-справочного
обеспечения
функционирования предприятия;
 понятийный
аппарат и основную терминологию дисциплины
«Документирование»;
уметь:
 составлять организационные документы: штатное расписание, должностную
инструкцию, положение о персонале;
 вести деловую переписку: докладные, служебные письма, справки;
иметь представление:
 об издании распорядительных документов по основной деятельности и по
личному составу: приказы, распоряжения, записи в трудовых книжках;
 о порядке создания предприятия, учредительных документах;
 иметь представление об архивном деле;
обладать навыками:
 оформления
организационных,
распорядительных
и
справочноинформационных документов;
 составления
документов, связанные с финансово-хозяйственной
деятельностью организации.
СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
Тема 1. Роль и место знаний по дисциплине в процессе управления
предприятием. Основные понятия и определения.
Функции документов на предприятии. Понятие «документ». Трансформация
понятия «документ». Соотношение понятий «информация» и «документ». Значение
информации в экономических, социальных и политических процессах, для принятия
управленческих решений. Определение документа в государственном стандарте. Понятие
документа в научных дисциплинах: праве, источниковедении, архивоведении,
информатике, документа листике и др. Правовой, управленческий и исторические аспекты
в определении документа. Влияние развития науки и техники на расширение понятия
«документ». Понятие «документ» в документоведении. Документы официальные
(служебные), личные (персональные) и личного происхождения.
Тема 2. Нормативные акты РФ. Бланки предприятия и основные реквизиты.
Соотношение понятий «унификация» и «стандартизация». Цели унификации.
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Федеральный закон «О
техническом регулировании» о стандартизации. Категории стандартов и комплекс работ
по унификации. Развитие унификации и стандартизации. Объекты унификации. Основные
4
принципы унификации и стандартизации, методы унификации и стандартизации.
Государственная система стандартизации. Современные государственные стандарты на
документацию.
Законодательная
и
нормативно-методическая
регламентация
документирования (составление и оформление документов) ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Тема 3. Виды организационной документации. Порядок оформления
организационных документов.
Основные положения по документированию управленческой деятельности. Виды и
назначение
управленческих
документов.
Операции
делопроизводства
по
документированию. Требования к оформлению документов. Значение, статус, область
применения, содержание государственного стандарта. Состав и расположение реквизитов.
Структура документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов.
Проектирование бланков. Унификация и стандартизация документов. Формуляр
современного управленческого документа. Состав реквизитов, их расположение.
Требования к оформлению реквизитов. Порядок обозначения наименования организации автора документа, справочные данные об авторе. Виды документов, определяемые
законодательными и нормативными актами. Обозначение адресата. Порядок оформления
почтового адреса. Даты документа и порядок их оформления. Удостоверение документа –
подпись, печать, утверждение, согласование. Требование к содержанию и оформлению
резолюции. Понятие «бланк документа». Виды бланков и порядок расположения
реквизитов в бланке (угловое и центрованное). Общий бланк, бланк письма, бланк
должностного лица, бланк конкретного вида документа, бланк структурного
подразделения. Состав реквизитов, назначение, особенности оформления различных
видов бланков. Юридическая сила документа. Требования, влияющие на приобретение
документом юридической силы.
Тема 4. Виды распорядительной документации. Требования к составлению и
оформлению распорядительных документов.
Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и
ведомственные системы документации, их взаимосвязь. Организационно-правовые
документы - уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность,
регламенты. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы,
распоряжения и др. Порядок их составления и оформления.
Тема 5. Деловая переписка: служебные письма,
справки, служебные и
объяснительные записки.
Информационно-справочные документы – справки, акты, докладные и
объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы,
телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их
составление и оформление. Особенности документирования деятельности коллегиальных
органов. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов. Система
плановой документации. Виды плановых документов - план, перспективный план,
программа,
график,
схема,
генеральная
схема.
Федеральные,
отраслевые,
территориальные планы и программы. Система отчетной документации: государственная
статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность.
Кадровая документация (по личному составу) – трудовые контракты, приказы по личному
составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации
по труду и его оплате. Конфиденциальность документов по личному составу.
Особенности оформления резюме, заявлений, анкет, автобиографий. Состав личного дела
работника
5
Тема 6. Организация документооборота. Применение новых технологий в
документировании. Архивирование дел.
Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической
силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного
документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая
подпись. Использование компьютерных технологий при создании и оформлении
документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные
продукты по делопроизводству. Понятие «архив». Применение новых технологий в
документировании. Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание
юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования
электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронноцифровая подпись. Использование компьютерных технологий при создании и
оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов.
Программные продукты по делопроизводству. Межведомственные, ведомственные
архивы. Архивы организаций, предприятий,
учреждений. Государственные
архивы.
Тема 7. Служебная этика. Работа с документами,
содержащими
коммерческую тайну. Принципы служебной этики.
Тексты простых и сложных документов. Порядок изложения текста. Логическая
структура текста. Деловая лексика. Стандартизация лексики. Использование синонимов.
Стандартизация словосочетаний, используемых в текстах документов. Аббревиатура и
способы ее образования. Правописание названий учреждений, организаций, должностей,
званий и т. д. Методика редактирования документа. Типичные ошибки в языке и стиле
документов.
Объем дисциплины и виды учебной работы
Специальность 080507.65 «Менеджмент организации»
заочная форма обучения
Организационные формы обучения и виды учебной работы
Всего часов
Общая трудоемкость дисциплины
Аудиторные занятия
Лекции
Практические занятия
Самостоятельная работа
Курсовая работа
Форма итогового контроля
120
12
8
4
108
зачет
6
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
по специальности 080507.65 «Менеджмент организации»
(заочная форма обучения )
Количество часов
№ Наименование разделов и тем
В том числе
тем занятий
Всего
Ауд.
Л
С, ПЗ Лаб.
Тема 1. Роль и место знаний по 18
1
1.
3
2
дисциплине
в
процессе
управления
предприятием.
Основные
понятия
и
определения.
Тема 2. Нормативные акты РФ. 18
1
2.
3
2
Бланки предприятия и основные
реквизиты.
Тема 3. Виды организационной 16
1
1
3.
документации.
Порядок
оформления
организационных
документов.
Тема 4. Виды распорядительной 16
1
1
4.
документации.
Требования к
составлению и оформлению
распорядительных документов.
Тема 5. Деловая переписка: 17
1
1
5.
служебные письма,
справки,
служебные и объяснительные
записки.
Тема
6.
Организация 17
1
1
6.
документооборота. Применение
новых
технологий
в
документировании.
Архивирование дел.
Тема 7. Служебная этика. Работа 18
2
2
7.
с документами, содержащими
коммерческую тайну. Принципы
служебной этики.
Итого за дисциплину
120
12
8
4
СРС
15
15
15
15
16
16
16
108
СОДЕРЖАНИЕ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ
Тематика проведения семинарских и практических занятий.
Тема 1. Роль и место знаний по дисциплине в процессе управления
предприятием. Основные понятия и определения. Функции документов на
предприятии.
1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации,
структуре и функциям службы делопроизводства.
2. Начертить схему организационной структуры делопроизводственной службы в
любом учреждении или организации.
3. Разработать Положение о службе делопроизводства для конкретной
организации.
7
4. Разработать должностные инструкции работникам службы делопроизводства
конкретного предприятия.
Тема 2. Нормативные акты РФ. Бланки предприятия и основные реквизиты.
1. Изучить нормативно-методические документы, регламентирующие применение
отдельных видов управленческих документов.
2. Ознакомиться с государственным стандартом по оформлению документов.
3. Изучить требования к проектированию бланков документа.
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
Основная литература:
1. Документоведение: учебник. Авторы: Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.
Издательство: Логос, 2011 г.
2. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие..Автор: Барихин А.Б.Издательство:
Книжный мир, 2010 г.
3. Делопроизводство в кадровой службе: учебник.Автор: Янкович Ш.А.Издательство:
ЮНИТИ-ДАНА, 2012 г.
4. Документационное обеспечение управления: учебник.Издательство: ЮНИТИ-ДАНА,
2012 г.
Дополнительная литература:
1. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот:
учебник .Авторы: Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С.Издательство: Логос,
2011 г.
2. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов: учебное
пособие.Автор:
Казанцева
Г.В.
Издательство: Флинта; Наука, 2011 г.
3. Делопроизводство и документооборот.Автор: Барихин А.Б. Издательство: Книжный
мир, 2008 г.
4. Кадровое дело для новичков. Авторы: Бахарев А.Р., Ковалевская О.А.Издательство:
Сибирское университетское издательство, 2010 г.
5. Правда об электронном документообороте .Авторы: Логинова А.Ю., Романов Д.А.,
Ильина Т.Н.Издательство: ДМК Пресс, 2004 г.
ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ И ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ
ФОРМЫ ТЕКУЩЕГО, ПРОМЕЖУТОЧНОГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ
В процессе изучения дисциплины используется текущий и итоговый контроль.
Оценками “2”, “3”, “4”, “5” определяется уровень знаний студентов.
Формами текущего контроля знаний студентов заочной формы обучения являются:
- тестирование по темам 1-11;
- публичная защита рефератов;
- выполнение индивидуальных заданий;
- устный опрос по терминам;
- конструирование заданий теста;
- защита курсовой работы;
Условием допуска к экзамену (зачету) является обязательное выполнение и защита
реферата, самостоятельно сконструированных тестов, выполнение и правильное
оформление индивидуального задания, отчета по практическим работам. Если учебным
планом специальности предусмотрена курсовая работа, студент, не представивший в
8
установленный срок готовую работу или не защитивший ее, не допускается к сдаче
экзамена по дисциплине «Документация и делопроизводство».
Итоговый контроль проводится в форме зачета в соответствие с учебным планом для
каждой специальности.
Применяется следующие критерии оценки, определяющие уровень усвоения
программы:
«Зачтено»- Студент правильно ответил более, чем на 50% тестовых вопросов.,
таким образом. студент умеет применять знания для решения практических задач.
Учебный материал освоен правильно, глубоко, осознано. Студент владеет понятийным
аппаратом, хорошо ориентируется в фактах и закономерностях.
«Незачтено»- выставляется студенту, ответ которого содержит существенные
пробелы в знании основного содержания учебной программы дисциплины и не умеющего
использовать полученные знания при решении практических задач (правильно ответил
мене, чем на 50% тестовых вопросов). В суждениях нарушена логика, полнота,
отсутствует аргументация.
МАТЕРИАЛЫ,
УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ
СОДЕРЖАНИЕ
ПРОВЕДЕНИЯ ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ
И
ПОРЯДОК
Примерные вопросы для подготовки к зачету
1.
Функции документов на предприятии.
2.
Нормативные акты, регламентирующие процесс документирования.
3.
Бланки предприятия и основные реквизиты.
4.
Характеристика и назначение должностной инструкции
5.
Основные разделы Положения о персонале.
6.
Структура и назначение штатного расписания.
7.
Состав и назначение Учредительных документов.
8.
Оформление приказов и распоряжений по основной деятельности
организации.
9.
Оформление приказов и распоряжений по личному составу.
10.
Документация по учету персонала предприятия: личная карточка, трудовая
книжка.
11.
Трудовой договор. Основные положения.
12.
Документация по учету персонала предприятия: характеристика, анкета.
13.
Документация по учету персонала предприятия: резюме, рекомендательное
письмо.
14.
Номенклатура дел отдела кадров.
15.
Номенклатура дел предприятия.
16.
Правила составления докладных и объяснительных записок.
17.
Оформление факса, составление телефонограммы и телеграммы.
18.
Принципы служебной этики.
19.
Назначение и использование визитных карточек.
20.
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
21.
Тон, стиль и структура делового письма.
22.
Виды и краткая характеристика деловых писем.
23.
Основные разделы хозяйственного договора.
24.
Правила составления Актов. Виды Актов.
25.
Общая характеристика документов для оформления операций с денежными
средствами.
26.
Требования к оформлению денежных документов.
27.
Состав и характеристика бухгалтерской отчетности.
28.
Подготовка документов к архивному хранению.
9
29.
Контроль исполнения документов.
30.
Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной
практике и отечественном делопроизводстве.
Тесты, ситуационные задачи
Тест 1. Термины и определения
Каждому из приведенных ниже положений, отмеченных цифрами, найдите
соответствующий термин или понятие.
А. Входящий документ.
Б. Номенклатура дел.
В. Согласование документа.
Г. Юридическая сила документов.
Д. Внешний документ.
Е.Организационно-распорядительная
документация.
Ж. Подлинник документа.
З. Документ.
И. Оформление дел.
К. Документооборот.
Л. Исходящий документ.
М. Дело.
Н. Регистрация документа.
О. Право подписи.
П. Внутренний документ
Р. Делопроизводство.
С. Реквизит.
Т. Кадровая документация
У. Обязательные кадровые документы
Ф. Факультативные кадровые
документы
1. Движение документов с момента создания или получения до отправки или
передачи их на хранение.
2. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий.
3. Совокупность документов (в редких случая один документ), сформированных по
какому-либо признаку.
4. Документ, созданный предприятием и предназначенный для внутрифирменного
использования.
5. Деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с
ними.
6. Фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему
порядкового номера с последующей записью необходимых сведений
о документе в журнале, карточке или компьютере.
7. Отдельный элемент документа.
8. Отнесение документов к определенному делу и их систематизация внутри дела.
9. Систематизированный список дел, журналов, карточек, заводимых на предприятии
с указанием сроков их хранения.
10. Материальный объект, с информацией, закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во времени и пространстве.
11. Документ, отправляемый другим организациям или полученный от них.
12. Документация, создающаяся в сфере управления.
13. Полномочие должностного лица на подписание документов.
10
14. Первый или единственный экземпляр официального документа.
15. Документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.
16. Документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия
которого остается в деле.
17. Обсуждение,
оценка
проекта
документа
должностными
лицами
или
организациями.
18. Документы, состав которых определяет работодатель с учетом специфики
производства.
19. Совокупность форм, документов, фиксирующих информацию о наличии и движении
персонала в организации, в результате чего все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление.
20. Документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым Кодексом Российской
Федерации.
Тест 2. Общие требования к оформлению документов
1. Действующий ГОСТ по оформлению организационнораспорядительной документации предусматривает максимальное количество реквизитов:
А) 27
В) 29
Д) 31
Б) 19
Г) 30.
Е) 28
2. Действующим ГОСТом по оформлению организационно-распорядительной
документации является:
А) ГОСТ Р 6.31 – 98
В) ГОСТ Р 6.30 – 2002
Б) ГОСТ Р 6.30 – 99
Г) ГОСТ Р 6.30 – 2003
3. При оформлении грифа утверждения слово утверждаю имеет следующий вид:
А) Утверждаю
В) УТВЕРЖДАЮ
Б) «Утверждаю»
Г) «УТВЕРЖДАЮ».
4. Датой приказа является:
А) дата его подписания В) дата его рассылки
Б) дата его вступления в силу Г)дата его получения структурным
подразделением.
5. Аббревиатура ОКУД расшифровывается как:
А) отраслевой кодификатор унифицированной документации
Б) общероссийский классификатор унифицированной документации
В) общероссийский классификатор управленческой документации
Г) отраслевой кодификатор управленческой документации.
6. Требования действующего ГОСТа по оформлению организационнораспорядительной документации распространяются:
А) только на документы государственных учреждений
Б) на документы организаций, учреждений и предприятий независимо от формы
собственности и организационно-правовой формы
В) только на коммерческие предприятия
Г) только на учреждения, в которых делопроизводство ведется на основе
информационных технологий.
7. Дата 12 марта 2003 года в документе оформляется:
А) 12. 03. 2003. Б) 12. III. 2003 В) «12» марта 2003 года
Г) 12. 03. 2003
Д) 12. 03. 2003 г.
8. Элементы почтового адреса указываются в последовательности:
А) страна, область, край, республика, населенный пункт, улица, номер дома, номер
квартиры, наименование адресата
Б) наименование адресата, населенный пункт, область, край, республика, улица, номер
дома, номер квартиры, страна
В) наименование адресата, улица, номер дома, номер квартиры, населенный пункт,
область, край, республика, страна.
11
9. Если на документе заготовлена подпись начальника подразделения, а подписывает
документ его заместитель, то правильно будет:
А) допечатать предлог «за» перед должностью начальника Б) написать от руки предлог
«за» перед должностью начальника
В) поставить косую черту перед должностью начальника
Г) исправить и указать: и.о., должность отсутствующего руководителя, настоящую
должность и фамилию лица, подписавшего документ.
10. При оформлении графа согласования слово согласовано имеет следующий вид:
А) СОГЛАСОВАНО
В) «СОГЛАСОВАНО»
Б) Согласовано
Г) СОГЛАСОВАНО:
11. Отметка о контроле проставляется:
А) на все документы
В) на внутренние документы
Б) на исходящие документы
Г) на документы по указанию
руководителя.
12. Если в резолюции руководителя указано несколько фамилий работников, то
ответственность за организацию исполнения документов лежит:
А) на всех указанных работниках
Б) на последнем по списку
В) на первом по списку
13. Реквизит «Заголовок к тексту» – это:
А) самостоятельный, не связанный с другими, реквизит
Б) реквизит, тесно связанный грамматически и по смыслу с наименованием вида
документа
В) реквизит, тесно связанный грамматически и по смыслу с наименованием вида
документа, кроме письма
14. Отметка о наличии приложения имеет вид:
А) Приложение: прилагается
Б) ПРИЛОЖЕНИЕ – 2 приложения на двух листах
В) Приложение: отчет о работе организации на 2 л. в 1 экз.
15. Реквизит согласования имеет вид:
А) Начальник юридического отдела
личная подпись
И.О. Фамилия
Начальник планового отдела личная подпись И.О.
Фамилия
Б) Начальник юридического отдела
Личная подпись
И.О. Фамилия
Дата
Начальник планового отдела
Личная подпись
И.О. Фамилия
Дата
В) Начальник юридического отдела
Личная подпись
И.О. Фамилия
Начальник планового отдела
Личная подпись
И.О. Фамилия
16. Печатью заверяется:
А) текст документа
Б) документ, созданный на бланке организации
В) подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных
специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты.
17. Отметка о заверении копии документа имеет вид:
А) Верно: личная подпись
Б) ВЕРНО:
12
Начальник канцелярии
Личная подпись
И.О. Фамилия
В) Верно
Начальник канцелярии
личная подпись И.О.
Фамилия
Дата
Г) Копия верна
Начальник канцелярии
личная подпись И.О.
Фамилия Дата
18. Отметка об исполнителе имеет вид:
А)Внесено Ивановым
334 34 35
Б) исполнитель: И.И. Иванов
34-34-35
В) исп. Иванов 334-34-35
Г) И.И. Иванов
334 34 35
Тест 3. «Подготовка и оформление бланков документов управления»
3.1. Напишите алгоритм создания любого документа управления
3.2. Из перечисленного исключите лишнее:
а) общий бланк
б) бланк протокола
в) бланк конкретного вида документа
г) бланк письма
3.3. Документ должен иметь поля:
а) не менее 20мл (левое, правое, верхнее), 10мл ( нижнее)
б) не менее 20мл (верхнее, левое, нижнее), 10мл (правое)
в) не более 20мл (левое, верхнее, нижнее), 10мл (правое)
3.4. Стандартный формат А4 бланков документов имеет размер:
а) 148 * 210 мл
б) 210 * 297 мл
в) 297 * 420 мл
3.5. Установлены два варианта бланков
в зависимости от расположения
реквизитов:
а) угловой и диагональный
б) продольный и произвольный
в) угловой и продольный
г) диагональный и произвольный
3.6.Размещение реквизитов заголовочной части документа осуществляют следующим
способом:
а) центрованным
б) флаговым
в) центрированным
г) унифицированным
3.7. Номера на второй и последующих страницах документа проставляют:
а) в верхнем правом углу листа
б) посередине поля документа
в) посередине нижнего поля листа
г) посередине верхнего поля листа
3.8. Общий бланк используют для изготовления:
а) любых видов документов
13
б) только для исходящих документов
в) любых видов документов кроме письма
г) только для документов, изготовленных машинописным способом
3.9. Из перечисленных реквизитов выберите те, для которых в бланках письма
могут быть предусмотрены ограничительные отметки:
03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22
3.10. Выберите реквизиты, которые включает в себя общий бланк:
03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15
Тест 4. Организационно-правовые документы (ОПД)
4.1. Перечислите документы организации, относящиеся организационноправовым
4.2. ОПД:
а) не обязательны к исполнению
б) обязательны к исполнению
в) обязательны к исполнению в зависимости от ситуации
г) обязательны к исполнению в случаях указанных руководителем
4.3. Для ОПД обязательны в любых случаях:
а) гриф согласования
б) гриф утверждения
в) эмблема организации
г) отметка о контроле
4.4. ОПД действуют:
а) бессрочно в неизменном виде
б) бессрочно до их отмены или до утверждения новых
в) до сдачи в архив
г) подтверждаются ежегодно
4.5 Перечислите реквизиты, используемые для создания ОПД:
4.6. ОПД могут утверждаться (укажите лишнее)
а) вышестоящей организацией
б) руководителем данной организации
в) коллегиальным органом (например, советом директоров)
г) органом исполнительной власти
4.7. ОПД проходят процедуру согласования и оформления реквизита виз
согласования (укажите лишнее):
а) с заместителем руководителя организации
б) с юридической службой
в) с заинтересованным подразделением
г) с вышестоящей организацией
Тест 5. Распорядительные документы (РД)
5.1. Перечислите документы организации относящиеся к распорядительным
5.2. РД:
а) обязательны к исполнению в зависимости от содержания
б) не обязательны к исполнению
в) обязательны к исполнению
5.3. РД подписывает (укажите лишнее):
а) руководитель, имеющий право подписи РД соответствующего содержания
б) исполнитель обязанностей руководителя в период его отсутствия, если
полномочия исполняющего обязанности оформлены соответствующим образом
в) работником, который в силу обстоятельств вынужден исполнять
обязанности руководителя
5.4. Можно ли использовать общий бланк документа организации для создания
РД:
14
а) нельзя
б) только бланк приказа
в) можно
5.5. Перечислите реквизиты, включаемые в бланк распорядительного документа
организации:
5.6. Перечислите реквизиты РД, для которых предусматриваются ограничительные
отметки для границ зон расположения этих реквизитов:
5.7. Датой РД, принимаемого единолично является:
а) дата передачи проекта документа на подпись руководителю
б) дата подписания руководителем
в) дата возврата подписанного РД в службу ДОУ
г) дата регистрации подписанного РД в службе ДОУ
5.8. Датой РД, принимаемого коллегиально, является:
а) дата проведения собрания (совещания, конференции)
б) дата принятия решения
в) дата подписания протокола председателем собрания
г) дата оформления протокола секретарем
5.9. Проект приказа (распоряжения) согласовывается
а) только с юридической службой
б) только с заместителем руководителя
в) с заинтересованными структурными подразделениями
г) с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой
Тест 6. Информационно-справочные документы (ИСД)
6.1. Перечислите документы организации относящиеся к информационно-справочным:
6.2.ИСД
а) не обязательны к исполнению
б) обязательны к исполнению
в) обязательны к исполнению в зависимости от ситуации
г) обязательны к исполнению в случаях указанных руководителем
6.3. Для ИСД обязателен в любых случаях реквизит:
а) эмблема организации
б) адресат
в) код организации
г) отметка о заверении копии
6.4. В каком документе ИСД никогда не используется реквизит «наименование вида
документа»:
а) акт
б) заявление
в) письмо
г) справка
6.5. Перечислите реквизиты, используемые для создания ИСД
внутренних__________________________________________________________
внешних_____________________________________________________________
6.6. ИСД являются:
а) основными документами управления
б) вспомогательными
в) нисходящими
г) нейтральными
6.7. Резолюцию на ИСД налагает:
а) только первый руководитель
б) руководитель вышестоящий по отношению к создавшему документ
в) руководитель, указанный в адресате
15
г) руководитель вышестоящей организации
Тест 7. Формирование дел
1.В дело помещают: а) проекты документов;
б) исполненные документы;
в) исполненные документы с пометкой об исполнителе
и надписью «В дело»
2.В дело группируются документы: а) разных лет;
б) одного календарного года;
в) в хронологическом порядке;
г) порядок расположения не имеет значения;
д) срок хранения не имеет значения;
е) отдельно постоянного и временного
хранения.
3.В дело объединяются документы: а) по разным вопросам;
б) только по одному вопросу;
в) с ограниченным доступом и без
ограничения доступа;
г) с ограниченным доступом и без
ограничения доступа формируются
в разные дела;
4. Документы по личному составу формируются: а) по дате приема на работу;
б) по году приема на работу;
в) по алфавиту фамилий
работников.
5. Дело не должно превышать: а) 100 листов;
б) 250 листов;
в) 350 листов;
г) 500 листов.
6. Дело не должно превышать толщины: а) 2 см;
б) 2,5 см;
в) 3,5 см;
г) 4 см.
д) 5см.
7. Срок хранения дела определяется: а) приказом руководителя;
в) экспертной комиссией;
г) согласно государственному или
отраслевому перечню типовых документов.
Тест 8. Оформление приема на работу
7.1. Напишите общий порядок оформления документов при приеме на работу
7.2. Документы, предъявляемые при оформлении приема на работу (укажите
лишнее)
а) паспорт
б) трудовая книжка
в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
г) документы воинского учета
д) документ об образовании
е) характеристика с последнего места работы
7.3. Если работник утратил трудовую книжку, он может обратиться в
письменном виде с
просьбой оформить новую (укажите лишнее)
а) к работодателю по последнему месту работы за оформлением дубликата
б) к работодателю, к которому поступает на работу
16
в) в трудовую инспекцию, купив новый бланк в киоске Роспечати
7.4. Куда заносятся сведения о приеме на работу (укажите лишнее)
а) в трудовую книжку
б) в карточку Т-2
в) в книгу регистрации трудовых книжек
г) в табель учета рабочего времени
д) на информационный стенд организации в виде приказа
7.5. При приеме на работу работник должен расписаться (укажите лишнее)
а) в трудовом договоре
б) в приказе
в) в характеристике
г) в карточке по форме Т-2
7.6. Трудовая книжка после приема на работу храниться:
а) у работника
б) у руководителя подразделения, куда принят работник
в) в кадровой службе
г) у секретаря директора
7.7. Если работник принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен
оформить:
а) работодатель за свой счет
б) работодатель, в случае приобретения бланка трудовой книжки работником
самостоятельно
в) работодатель, получив с работника плату за бланк трудовой книжки
7.8. Перечислите, с какими локальными нормативными актами работник должен под
роспись ознакомиться при поступлении на работу до оформления трудового договора:
Тест 9. Оформление перевода на другую работу
8.1. Напишите общий порядок оформления документов при переводе на другую
работу:
8.2. В какие учетные документы заносятся сведения о переводе на другую
работу (укажите лишнее)
а) в трудовую книжку
б) в карточку Т-2
в) в книгу регистрации трудовых книжек
г) в табель учета рабочего времени
8.3. Возможен ли испытательный срок при переводе на другую работу
а) возможен
б) не предусмотрен законодательством
в) по соглашению сторон трудового договора
8.4. Требуется ли документ о прохождении медицинского освидетельствования,
если работник переводится на работу с вредными или опасными условиями
труда
а) не требуется
б) по соглашению сторон трудового договора
в) требуется
8.5. При переводе работника на постоянную работу из другой организации (от
другого работодателя) требуется ли согласие работодателя, от которого намерен перейти
работник
а) требуется
б) не требуется, хотя предусмотрено законом
в) не предусмотрено законом
г) требуется, хотя не предусмотрено законом
17
8.6. Заносится ли запись о временном переводе в трудовую книжку
а) заносится
б) не заносится
в) на усмотрение работника
8.7. Перевод может быть (укажите лишнее):
а) по инициативе работника
б) по инициативе работодателя
в) международным
г) внешним
д) внутренним
е) в соответствии с медицинским заключением
Тест 10. Оформление расторжения трудового договора
9.1. Напишите общий порядок оформления документов при увольнении по инициативе
работника:
9.2. Каким документом должен работник предупредить работодателя о своем желании
уволиться:
а) телефонограммой
б) докладной запиской
г) заявлением
9.3. За сколько дней до предполагаемого увольнения работник должен предупредить
работодателя о своем желании:
а) за месяц
б) за две недели
г) за три недели
9.4. Напишите общий порядок оформления документов при увольнении по инициативе
работодателя:
9.5. Какой документ должен представить работодатель в профсоюзный орган, когда
необходимо по законодательству учитывать мнение этого профоргана при увольнении
работника:
а) докладную записку
б) письмо
в) акт
г) приказ
9.6. Каким документом работодатель должен предупредить работника о его увольнении
по причине сокращения штата:
а) докладной запиской
б) письмом
в) актом
г) распоряжением
9.7. Во всех ли случаях должно выплачиваться выходное пособие при расторжении
трудового договора по инициативе работодателя:
а) во всех без исключения
б) при сокращении численности или штата
в) при стихийном бедствии или катастрофе
г) неизбрание на должность
9.8. Что является основанием для внесения в учетные документы работника сведений об
увольнении:
а) заявление
б) приказ
г) докладная записка
д) акт
18
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ( МАТЕРИАЛЫ) ПРЕПОДАВАТЕЛЮ
Преподавание дисциплины «Документация и делопроизводство» организовано в
форме лекций, практических занятий, консультирования, самостоятельной работы
студентов. Контроль (текущий) проводится в форме тестирования, самотестирования,
устных и письменных опросов. Итоговый контроль осуществляется в форме зачета либо
экзамена.
Задаваемые цели данной рабочей учебной программы позволяют использовать
следующие группы методов обучения.
1. Информационные методы: лекция, объяснение, консультирование, беседа, и др.
2. Операционные методы: алгоритм, практические упражнения и др.
3. Поисковые методы: дискуссия, анализ конкретных ситуаций, и др.
Лекция представляет собой информационный метод обучения. В процессе изучения
дисциплины преподавателем используются следующие виды лекций: лекция – беседа,
лекция – консультация, проблемная лекция, информационно-объяснительная лекция.
Практические работы (метод упражнений). Сущность этого метода состоит в том,
что студенты упражняются в применении изучаемого материала на практике и таким
путем углубляют свои знания, отрабатывают навыки и умения. Обычно студенты вместе с
преподавателем делают коллективный анализ задачи, а затем студенты решают эту и
другие задачи самостоятельно. Роль преподавателя сводится к консультации и контролю.
Контроль. Под способами контроля в педагогической литературе понимаются
совокупность таких компонентов, как тип, вид, форма, средства контроля, с помощью
которых организуется обратная связь между обучающимся и преподавателем в учебном
процессе.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ СТУДЕНТОВ
Осваивая курс «Документация и делопроизводство», студенту необходимо
научиться работать на лекциях, на практических занятиях и организовывать
самостоятельную внеаудиторную деятельность.
В начале лекции необходимо уяснить цель, которую лектор ставит перед собой и
студентами. Важно внимательно слушать лектора, отмечать наиболее существенную
информацию и кратко записывать ее в тетрадь. Сравнивать то, что услышано на лекции с
прочитанным и усвоенным ранее, укладывать новую информацию в собственную, уже
имеющуюся, систему знаний.
По ходу лекции важно подчеркивать новые термины, устанавливать их взаимосвязь
с понятиями.
Зная тему практического занятия, необходимо готовиться к нему заблаговременно.
Для этого необходимо изучить лекционный материал, соответствующий теме занятия и
рекомендованный преподавателем материал из учебной литературы.
В процессе подготовки к занятиям необходимо воспользоваться материалами
учебно-методического комплекса дисциплины.
Важнейшей особенностью обучения в высшей школе является высокий уровень
самостоятельности студентов в ходе образовательного процесса. Эффективность
самостоятельной работы зависит от таких факторов как:
- уровень мотивации студентов к овладению конкретными знаниями и умениями;
- наличие навыка самостоятельной работы, сформированного на предыдущих этапах
обучения;
- наличие четких ориентиров самостоятельной работы.
Приступая к самостоятельной работе, необходимо получить следующую
информацию:
- цель изучения конкретного учебного материала;
19
- место изучаемого материала в системе знаний, необходимых для формирования
специалиста;
- перечень знаний и умений, которыми должен овладеть студент;
- порядок изучения учебного материала;
- источники информации;
- наличие контрольных заданий;
- форма и способ фиксации результатов выполнения учебных заданий;
- сроки выполнения самостоятельной работы.
Эта информация представлена в учебно-методическом комплексе дисциплины.
При выполнении самостоятельной работы рекомендуется:
- записывать ключевые слова и основные термины,
- составлять словарь основных понятий,
- составлять таблицы, схемы, графики и т.д.
- писать краткие рефераты по изучаемой теме.
Результатом самостоятельной работы должна быть систематизация и
структурирование учебного материала по изучаемой теме, включение его в уже
имеющуюся у студента систему знаний.
После изучения учебного материала необходимо проверить усвоение учебного
материала с помощью предлагаемых контрольных вопросов и при необходимости
повторить учебный материал.
В процессе подготовки к экзамену необходимо систематизировать, запомнить
учебный материал, научиться применять его на практике (в процессе доказательства
теорем и решении задач).
Основными способами приобретения знаний, как известно, являются: чтение
учебника и дополнительной литературы, рассказ и объяснение преподавателя, поиск
ответа на контрольные вопросы.
РЕКОМЕНДАЦИИ
ТЕХНОЛОГИЙ
ПО
ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
ИНФОРМАЦИОННЫХ
В учебном процессе
при чтении лекций по дисциплине «Документация и
делопроизводство» используются
такие технические средства, как компьютерное
оборудование и мультимедийный проектор. Практические занятия со студентами проводятся в
компьютерных классах.
В качестве информационного обеспечения используется учебная и научно-техническая
литература, периодические издания по изучаемой дисциплине, а также – программное
обеспечение и ресурсы Интернет, в том числе:
 компьютерное и мультимедийное оборудование;
 пакет прикладных обучающих программ;
 видео-аудиовизуальные средства обучения;
 электронная библиотека курса;
 ссылки на Интернет-ресурсы.
20