1C КОНФИГУРАЦИЯ “ТОРГОВЛЯ И СКЛАД” РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ SIA “Fast Soft” 1 Содержание 1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ....................................................................... 6 2. КОНСТАНТЫ ..................................................................................................................... 7 3. СПРАВОЧНИКИ ................................................................................................................ 9 3.1. Работа со справочниками.....................................................................................................9 3.1.1. Открытие справочника ...............................................................................................9 3.1.2. Окно справочника: ....................................................................................................10 3.1.3. Просмотр справочника: ..........................................................................................10 3.1.4. Открытие подчиненного справочника: ...................................................................12 3.1.5. Ввод в справочник нового элемента .......................................................................12 3.1.6. Ввод в справочник новой группы ..........................................................................13 3.1.7. Перенос элемента в другую группу: .......................................................................13 3.1.8. Поиск в справочнике ..............................................................................................14 3.1.9. Пометка на удаление элемента справочника. .......................................................16 3.1.10. Удаление помеченных объектов .............................................................................17 3.1.11. Редактирование элемента справочника ..................................................................18 3.1.12. Копирование элемента справочника .......................................................................19 3.1.13. Сортировка элементов справочника. ......................................................................20 3.1.14. Печать справочника ..................................................................................................21 3.2. Справочник "Клиенты" ....................................................................................................25 3.3. Справочники «Акции» и «Клиенты Акции» ...................................................................34 3.4. Справочник "Валюты" .......................................................................................................39 3.5. Справочник "Склады" .......................................................................................................41 3.6. Справочник "Товары" ......................................................................................................42 3.7. Справочник "Состав комплектов" ..................................................................................56 3.8. Справочник "Категории цен" ..........................................................................................57 3.9. Справочник "Номера накладной" ...................................................................................59 3.9.1. Автонумерация и контроль номеров накладных строгой отчетности .................61 4. ДОКУМЕНТЫ И ЖУРНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ ................................................... 66 4.1. Работа с документами ........................................................................................................66 4.1.1. Ввод нового документа. ...........................................................................................66 4.1.2. Сохранение документа. ...........................................................................................71 4.1.3. Проведение документа. ............................................................................................73 4.1.4. Печать документа......................................................................................................74 4.2. Работа с журналом документов. ........................................................................................75 4.2.1. Ввод документа на основании. ................................................................................77 4.2.2. Подчиненные документы. ........................................................................................78 4.2.3. Поиск в журнале документов. ................................................................................79 4.2.4. Групповая обработка документов ...........................................................................80 4.3. Документы ввода начальных остатков .............................................................................85 4.3.1. Документ "Ввод остатков товара" ...........................................................................85 4.3.2. Документ "Ввод остатков по кредиту" ...................................................................86 4.4. Приходные документы .......................................................................................................87 4.4.1. Приходная Кредит (Закупка товаров ) ....................................................................88 2 4.4.2. Возврат товара от покупателя..................................................................................95 4.4.3. Приходная накладная за наличный расчет (Приходная Н) .................................96 4.4.4. Приходная INVOICE ...............................................................................................96 4.5. Расходные документы ......................................................................................................104 4.5.1. Расходная накладная (Кредит)..............................................................................104 4.5.2. Ввод «Расходной накладной» на основании ........................................................112 4.6. Документ "Накладная перемещения " ............................................................................112 4.7. Документ „Перемещение с Таможенного склада” ........................................................114 4.8. Документ "Оприходование излишков" ..........................................................................119 4.9. Документ "Списание" ......................................................................................................119 4.10. Документ «Пересортица» ...............................................................................................120 4.11. Документ „Формирование цен” ......................................................................................122 4.12. Документ "Инвентаризация" ...........................................................................................128 4.13. Работа с заказами ..............................................................................................................130 4.13.1. Документ "Счет" ....................................................................................................131 4.13.2. Документ "Снятие резерва" ...................................................................................136 4.13.3. Формирование документа «Расходная накладная» .............................................138 4.13.4. Документ «Заказы поставщикам» .........................................................................139 4.13.5. Формирование документа «Приходная накладная» ............................................140 4.14. Работа с комплектами ......................................................................................................142 4.14.1. Документ „Наряд на разборку товара” .................................................................142 4.14.2. Документ „Наряд на сборку комплекта” ..............................................................143 4.14.3. Документ „Наряд на разукомплектацию” ............................................................146 4.15. Платежные документы .....................................................................................................149 4.15.1. Документ "Приход денег на счет" .......................................................................149 4.15.2. Документ "Платежное поручение" ("Платежка") ..............................................151 4.15.3. Документ "Приходный кассовый ордер" ............................................................153 4.15.4. Документ "Расходный Кассовый ордер" ............................................................154 4.16. Розничная торговля ..........................................................................................................156 4.16.1. "Расходная накладная за наличный расчет" (Расходная Н) ................................ 156 4.16.2. Документ "Чек" .......................................................................................................157 4.16.3. Документ "Отчет кассовой смены" .......................................................................160 4.16.4. Работа с терминалом сбора данных ......................................................................161 4.16.4.1. Использование терминала сбора данных для заполнения документов в программе 1С «Торговля и склад» ........................................................................166 4.16.4.2. Экспорт информации о товарах из программы 1С «Торговля и склад» .....176 4.17. Автосервис ........................................................................................................................181 4.17.1. Справочник «Автомобили» ..................................................................................181 4.17.2. Документ «Расходная сервис» ...............................................................................185 4.17.3. График работ ...........................................................................................................189 4.17.4. График работы Подъемников ................................................................................191 4.17.5. Отчеты по автосервису ...........................................................................................197 4.18. Торговля на реализацию ..................................................................................................201 4.18.1. Документ «Ввод остатков по Реализации». ........................................................201 4.18.2. Документ «Расходная Реализация». .....................................................................203 4.18.3. Документ «Приходная Реализация». ...................................................................207 4.18.4. Документ «Отчет Реализатора». ...........................................................................211 3 4.18.5. Документ «Инвентаризация Реализатора». .........................................................214 5. ОТЧЕТЫ .......................................................................................................................... 216 5.1. Внешние отчеты ...............................................................................................................217 5.2. Формирование отчетов ....................................................................................................217 5.3. Отчеты по товарам ...........................................................................................................221 5.3.1. "Остатки товаров" ...................................................................................................222 5.3.2. "Материальная ведомость" ....................................................................................223 5.3.3. "Оборотная ведомость" ..........................................................................................225 5.3.4. Отчет "Резервы товаров" .......................................................................................226 5.3.5. Отчет по реализации самых (не)ходовых товаров..............................................227 5.4. Отчеты по документам ....................................................................................................231 5.4.1. Отчет "Материальная ведомость по накладным (Отчет по клиентам по документам) .............................................................................................................232 5.4.2. Материальная ведомость по документам .............................................................233 5.4.3. Реестр документов (Складской) ...........................................................................235 5.4.4. Реестр документов (Нов) ........................................................................................236 5.5. Отчеты по анализу заказов ..............................................................................................237 5.5.1. Отчёт «Заявки Покупателей».................................................................................237 5.5.2. Отчёт «Заказы Поставщикам» ...............................................................................238 5.5.3. Отчёт «Планирование Закупок» ............................................................................239 5.6. Отчеты по взаиморасчетам с клиентами ........................................................................240 5.6.1. Отчет «Взаиморасчеты с клиентами" ...................................................................240 5.6.2. Отчет "Карточка клиента" .....................................................................................242 5.6.3. Отчет "Взаиморасчеты с клиентом по товарному кредиту" ..............................243 5.7. Дополнительные отчеты ..................................................................................................244 5.7.1. Отчеты по Налогу на природные ресурсы ...........................................................244 6. ОБРАБОТКИ................................................................................................................... 250 6.1. Обработка „Настройка прав пользователя” ...................................................................250 6.2. Процесс обмена данными программы 1 С с различными системами ......................258 6.2.1. Cистема «EDISOFT» ...............................................................................................258 6.2.2. Cистема обмена данными с торговыми сетями «MAXIMA» и «MEGO» через FTP 261 6.2.3. Cистема «Voldemars»..............................................................................................262 6.2.4. Cистема «EAgent» ...................................................................................................266 7. ОПЕРАЦИИ..................................................................................................................... 269 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. Групповое проведение документов ................................................................................269 Востановление последовательности ...............................................................................271 Управление оперативными итогами ...............................................................................272 Установка Точки актуальности итогов ..........................................................................273 Переход к новому периоду ..............................................................................................274 Установка периодичности хранения остатков...............................................................275 Сервисные возможности ..................................................................................................275 8. ЭКСПОРТ ПРОВОДОК В 1С "БУХГАЛТЕРИЯ" ............................................... 277 9. СОХРАНЕНИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ ........................................... 280 9.1. Сохранение данных ..........................................................................................................280 4 9.2. Восстановление данных ..................................................................................................283 10. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ТОРГОВЛИ .......................................................... 284 11. ЗАВЕРШЕНИЕ ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА (УДАЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЕДШИЙ ПЕРИОД)............................................................................................ 291 5 1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ После запуска программы на экране перед Пользователем открывается Главное окно программы. В верхней его части: Заголовок окна - название программы и имя активного в данный момент окна. Главное меню программы (ГМ). Его пункты объединяют наборы команд для работы с программой. Выбор мышью одного из пунктов открывает список всех команд, входящих в меню. Под строкой Главного меню располагаются Панели инструментов (ПИ). Они служат для быстрого доступа к часто используемым командам. Панели инструментов - это набор кнопок. Нажатие мышью на любую из них вызывает немедленное выполнение связанной с этой кнопкой команды. Положение ПИ на экране, состав входящих в них команд можно изменять для удобства Пользователя. Нижняя строка окна - Строка состояния. Она используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой. Пользователь щелчком мыши по пункту Главного меню, или по кнопке Панели инструментов, или с помощью клавиатуры открывает рабочие окна - вызывает на экран формы документов, справочники, журналы, отчеты. Для удобства работы может быть одновременно открыто большое количество таких окон. Это позволяет работать сразу с несколькими объектами. Пункты Главного меню: "ФАЙЛ" - выход в файловую систему программы. "ОПЕРАЦИИ" - сервисное меню. Служит для проведения различных операций с данными. "СПРАВОЧНИКИ" - обеспечивает доступ к справочникам и классификаторам системы, где хранится информация о множестве однотипных объектов (организаций, контрагентов, основных средств, материалов, товаров, сотрудников, валют и пр.), которые используются при ведении учета и для заполнения документов. "ДОКУМЕНТЫ" - обеспечивает быстрый доступ к экранным формам документов оперативного учета для ввода информации о хозяйственных операциях на предприятии. "ЖУРНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ" - обеспечивает доступ к журналам, где хранится список введенных документов - по видам документов и общий список всех документов. "ОТЧЕТЫ" - обеспечивает доступ к получению итоговой и другой сводной или детальной информации о деятельности предприятия. "СЕРВИС" - настройка различных параметров и режимов работы программы для конкретного пользователя. 6 "ОКНА" - обращение к набору средств управления открытыми окнами для эффективного использования многооконного режима. "ПОМОЩЬ" - вызов встроенной системы помощи в работе с программой по всем режимам работы. После выбора Пользователем одного из режимов работы в строке Главного меню появляется пункт "ДЕЙСТВИЯ". Он содержит список всех действий, которые можно выполнять в текущем режиме работы. В программе предусмотрено: - Переключение шрифтов латинский/русский производится с помощью клавиши Ctrl. правой - Для получения букв латышского языка (мягких и букв со знаком долготы) при работе в Windows'98 - нажать кратковременно левую клавишу Shift, затем нужную букву. 2. КОНСТАНТЫ Константы в системе служат для хранения постоянной или редко изменяющейся информации. Один раз занесённая в список констант информация может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм. Вся работа с константами ведётся в специальном окне - "СПИСОК Вызвать его: пункт "Константы" меню "Операции" ГМ. Это таблица, содержащая "Код", "Наименование" и "Значение" констант. 7 КОНСТАНТ". Для некоторых констант (периодических) система поддерживает Историю изменения значения. В этом случае хранится не только самое последнее значение, но и все предыдущие с датами их ввода. Это позволяет получать значение константы, существовавшее на любую дату. Пользователь заполняет и редактирует графу "Значение". При этом автоматически происходит обновление Истории изменения значения для периодических констант. Чтобы изменить значение константы, надо, установив курсор в нужную ячейку таблицы, нажать Enter или сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши. После внесения изменений ещё раз нажать Enter (или воспользоваться кнопкой на ПИ) для сохранения изменений. Для отмены изменений - нажать ESC. Чтобы просмотреть Историю значения константы, надо, установив курсор на строку с нужной константой: нажать клавишу F5, или щелкнуть по значению константы правой кнопкой мыши и выбрать пункт "История значения", или выбрать пункт "История значения" в меню "Действия" ГМ, или воспользоваться кнопкой на ПИ. Чтобы ввести значение периодической константы на нужную дату, надо в окне "История значения" выбрать пункт "Новая строка" в меню "Действия" ГМ и, установив нужную дату (по умолчанию проставляется рабочая дата), ввести значение константы. Быстрый поиск значения константы на дату: Кроме стандартного режима поиска, в Истории констант существует возможность быстрого перехода к нужной строке: Установить курсор в колонке "Дата", набрать искомое значение. Следует указывать сначала год, затем - месяц, и последним - день. Без разделительных точек. Поиск ведётся cверху вниз с начала списка. Панель инструментов окна констант содержит 3 кнопки: Вывести историю изменений (доступна только для реквизитов); Сохранить измененные данные; 8 периодических Перейти к контекстному описанию. Все константы, необходимы для работы системы 1:С «Предприятие», должны быть заполнены до начала реальной эксплуатации. Заполнение списка констант может производиться, как в Окне констант, так и выбираться из справочников и перечислений или устанавливаться в настройках: меню "Сервис" ГМ "Настройка торговли" Значения некоторых констант нельзя изменять в процессе эксплуатации, т.к. это может привести к искажению отчетной информации. К таким константам относятся: выбор Базовой валюты, Валюты взаиморасчетов, Метод расчета себестоимости. 3. СПРАВОЧНИКИ Справочники предназначены для хранения больших объемов однородной информации, которая используется для формирования документов и ведения аналитического учета. 3.1. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ 3.1.1. ОТКРЫТИЕ СПРАВОЧНИКА Открыть окно справочника можно в 2-х режимах: 1) для просмотра и редактирования 2) для выбора элемента справочника. В 1-м режиме форма справочника открывается через выбор пункта "Справочники" ГМ или меню "Операции" ГМ (а также с помощью кнопок панели инструментов). Во 2-м режиме - только при вводе значения реквизита в документе, другом справочнике или в окне списка констант - нажатием клавиши F4 или специальной клавиши выбора . Отличие между этими режимами в том, что в первом режиме нажатие клавиши Enter на ячейке с нужным элементом позволяет его редактировать. Во втором режиме справочник вызывается из окна реквизита какой-то формы, и нажатие клавиши Enter (или двойной щелчок мыши) приводит к выбору (занесению) элемента справочника в эту форму; редактировать же элемент в этом режиме возможно, используя нажатие Shift+Enter. Программа позволяет организовать многоуровневые справочники, т.е. справочник может быть разбит на группы, группы, в свою очередь, на подгруппы, и так далее до 5 уровней. Справочник может иметь подчиненные справочники. Это позволяет связать между собой элементы разных справочников (товары и цены, товары и единицы измерения, клиенты и банки клиентов, клиенты и торговые адреса и т.д.). У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. 9 3.1.2. ОКНО СПРАВОЧНИКА: В заголовке окна выдается название справочника . Справочник может содержать разное количество граф. Настроить графы можно путем нажатия кнопки и через предложенное меню выбрать пункт Видимость колонок - . В появившемся окошке необходимо отметить колонки, которые вы хотите видеть на экране. Рекомендуется выбирать только самые необходимые реквизиты, т.к. большое количество выводимых колонок сильно тормозит загрузку справочника! В окне справочника щелчком правой кнопки мыши в табличной части формы можно вызвать список действий, которые можно совершать в текущем режиме работы (аналогичный списку в меню "Действия" ГМ, а также кнопкам на панели инструментов ). 3.1.3. ПРОСМОТР СПРАВОЧНИКА: Если справочник имеет иерархическую структуру, в левой части экрана, рядом с табличной частью окно может содержать также дерево групп, что позволяет удобно просматривать структуру справочника и быстро переходить к элементам, входящим в 10 конкретную группу. Для удобства работы дерево групп имеет возможность раскрываться и сжиматься. Знак "+" в узле ветви указывает, что эту ветвь можно раскрыть, щелкнув по знаку мышью. Ветвь откроет для просмотра следующий уровень, а знак сменится на "-". Закрыть ветвь можно, щелчком мыши на знаке "-". Перемещаться между уровнями можно также с помощью команд ГМ: пункт "Следующий уровень" меню "Действия" ГМ. В крайней левой графе каждой строки формы справочника помещен условный знак (иконка), обозначающий тип строки: строка является элементом справочника (иконка в виде папки голубого цвета ); строка соответствует группе элементов (иконка желтого цвета со знаком "+" ); строка содержит название группы, открытой для просмотра (иконка в виде открытой папки желтого цвета ). Двойной щелчок по иконке закрывает группу. Как элементы, так и группы элементов справочника могут быть помечены на удаление иконки перечеркнуты синим крестиком . Строки, представляющие группы элементов (с желтыми условными значками), как правило, нельзя выбрать в качестве реквизита из документа (другого справочника или окна списка констант). ПРОСМОТР СПРАВОЧНИКА С ПОМОЩЬЮ КЛАВИШ: - перемещение по текущему уровню: Стрелки вверх, вниз, вправо, влево - перемещение между уровнями: Ctrl + Стрелка вверх, Ctrl + Стрелка вниз В дереве групп: - раскрыть сразу все ветви дерева групп для неконечного элемента: клавиша "*" ("серая звездочка") на цифровой клавиатуре - закрыть все ветви дерева групп для элемента: клавиша "-" ("серый минус") на цифровой клавиатуре. 11 Вывод по группам: Для многоуровневых справочников можно включать и выключать режим Иерархического списка. Это означает, что при включенном режиме в справочнике показываются только элементы верхнего уровня, а после входа в группу - только элементы, подчиненные этой группе. При выключенном режиме показываются все элементы всех групп справочника. Вводить в справочник новые элементы можно только при включенном режиме Иерархического списка. Переключение режима: пункт "Иерархический список" меню "Действия" ГМ или кнопка 3.1.4. Панели инструментов ОТКРЫТИЕ ПОДЧИНЕННОГО СПРАВОЧНИКА: Подчиненные справочники удобнее открывать средствами (кнопками) конкретного диалога. Но можно использовать и стандартные (общие) средства - из окна текущего справочника: пункт "Подчиненный справочник" меню "Действия" ГМ или кнопка Панели инструментов. При открытии показывается список тех элементов подчиненного справочника, которые относятся к элементу, на котором установлен курсор. У групп не может быть подчиненных элементов в подчиненном справочнике. Поэтому список подчиненных элементов может быть показан только для элементов, не являющихся группами (с голубыми условными значками ) 3.1.5. ВВОД В СПРАВОЧНИК НОВОГО ЭЛЕМЕНТА Новый элемент в справочник можно ввести, выбрав: пункт "Новый" меню "Действия" ГМ или нажав клавишу Insert или 12 кнопку на Панели инструментов Если необходимо, чтобы новый элемент сразу попал в определенную группу, то перед вводом элемента надо войти в эту группу. Ввод элемента в справочник невозможен, если отключен показ в виде иерархического списка . При вводе нового элемента его код, как правило, проверяется на уникальность (в пределах всего справочника или отдельной группы). Если в справочнике уже существует такой код, выдается сообщение «Код не уникален». В этом случае код надо изменить. 3.1.6. ВВОД В СПРАВОЧНИК НОВОЙ ГРУППЫ Для ввода новой группы выполняется одно из следующих действий: пункт "Новая группа" меню "Действия" или нажать клавиши Ctrl + F9 или нажать кнопку на Панели инструментов Если необходимо, чтобы вводимая группа элементов сразу попала в определенную группу справочника, то перед вводом надо перейти в эту группу. 3.1.7. ПЕРЕНОС ЭЛЕМЕНТА В ДРУГУЮ ГРУППУ: Для переноса элемента или группы элементов в другую группу надо выполнить следующее: в таблице справочника установить курсор на строку с тем элементом, который нужно перенести в дереве групп выбрать наименование той группы, куда нужно перенести выбранный элемент 13 нажать клавиши Ctrl + F5 или выбрать пункт "Перенести в другую группу" меню "Действия" ГМ или нажать кнопку на Панели инструментов Эта операция возможна только в том случае, если в окне справочника показывается дерево групп, т.е. включен показ в виде иерархического списка 3.1.8. . ПОИСК В СПРАВОЧНИКЕ Быстрый поиск Для быстрого перехода к нужной строке справочника надо поместить курсор в ту графу, по которой производится поиск, и набрать на клавиатуре искомое значение. Для осуществления быстрого поиска во всем справочнике надо отключить режим вывода по группам (режим иерархии), т.к. иначе поиск будет производиться только внутри группы. Произвольный поиск Поиск производится в табличной части формы по любым значениям колонок в обоих направлениях списка. Для начала поиска выполняется одно из следующих действий: выбрать пункт "Поиск - Искать" из меню "Действия" ГМ или нажать клавиши Ctrl + F3 или воспользоваться кнопкой Панели инструментов. На экран будет выдан диалог для установки параметров поиска. В нём можно задать разнообразные условия поиска. 14 Ввести значение, которое нужно найти. Указать какого типа информацию необходимо найти (выбрать из списка: Строка, число, дата, название справочника, документа, перечисления). Задать направление поиска (вперед, назад, с начала). Опция "По одной колонке", если она включена, указывает, что поиск будет производиться по одной текущей колонке. При выключенной опции - поиск во всех колонках слева направо. Опция "Различать регистры" позволяет указать, будут ли различаться при поиске прописные и строчные буквы. Для выполнения поиска нажать кнопку "Поиск". Если существует несколько искомых значений, то курсор установится на первом из них. Для продолжения поиска с теми же заданными параметрами: выбрать пункт "Поиск - Повторить поиск" меню "Действия" или нажать клавишу F3 Для смены направления поиска: Вперед: выбрать пункт "Поиск - Поиск вперед" меню "Действия" или нажать клавиши Shift + F3 Назад: выбрать пункт "Поиск - Поиск назад" меню "Действия" или нажать клавиши Alt + F3. Для поиска вперед и назад можно также использовать кнопки Панели инструментов. 15 Кроме того, в Панели инструментов существует специальное окно (поле со списком) для ввода строки поиска. Это позволяет выполнить поиск по строке символов без вызова диалога поиска. Для осуществления поиска в окно ввести строку символов и нажать клавишу Enter или одну из кнопок поиска Панели инструментов. 3.1.9. ПОМЕТКА НА УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА СПРАВОЧНИКА. В системе поддерживается механизм контроля ссылочной целостности информационной базы - не допускаются ссылки на несуществующий объект. В этом режиме не производится непосредственное удаление таких объектов системы, как элементы справочника и документы. Пользователь может только установить пометку на удаление объекта. Впоследствии, по мере накопления помеченных объектов, администратор системы может проводить процедуру удаления помеченных объектов - анализируются все ссылки на помеченные объекты и удаляются только те, на которые либо нет ссылок, либо ссылки располагаются в объектах, также помеченных на удаление. Для пометки на удаление - надо, поместив курсор на строку с удаляемым элементом, выбрать пункт "Пометить на удаление" меню "Действия" ГМ или нажать клавишу "Delete" или нажать мышью на кнопку на Панели инструментов. Пометка на удаление отражается в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы - иконка перечеркнута синим крестиком . Отмена пометки на удаление Пометку на удаление можно снять. Установив курсор на строку с ранее помеченным объектом, выбрать: пункт "Отменить пометку на удаление" меню "Действия" ГМ (появляется в меню "Действия", когда курсор стоит на помеченной строке); или нажать клавишу "Delete"; или нажать мышью на кнопку кнопку ПИ. 16 3.1.10. УДАЛЕНИЕ ПОМЕЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ Режим "Удаление помеченных объектов" вызывается из меню "Операции" ГМ. Вызов этого режима возможен, только если система запущена в монопольном режиме и у пользователя имеются соответствующие права. Перед выполнением операции необходимо закрыть все окна. Этапы процедуры удаления помеченных объектов: Подготовка списка помеченных объектов. Поиск объектов может занять продолжительное время (остановить поиск можно клавишей Esc). В результате поиска выдается окно, содержащее список обнаруженных в информационной базе объектов, помеченных на удаление. Выбор объектов для удаления. В окне "Выберите объекты для удаления" нужно в левой части представленного списка помеченных на удаление объектов отметить "галочкой" нужные строки (щелчком мыши или клавишей "пробел"). В верхней части окна находятся две кнопки, позволяющие убрать или установить признак для всех объектов. На этой стадии можно, не закрывая окна, переходить в другие окна и режимы. Нажатием третьей кнопки в верхней части диалога или 2-ным щелчком мыши на текущем объекте можно открыть форму этого объекта для просмотра. Контроль. Для перехода к этой стадии - нажать кнопку (закрыв предварительно все вызванные окна). Система проверяет наличие в информационной базе ссылок на помеченные объекты. Если находит - выдается предупреждение. Контроль можно прервать нажатием клавиши Esc. 17 Просмотр результатов контроля. После выполнения контроля программа обновляет список объектов, помеченных на удаление. Признак удаления снимается для тех объектов, на которые обнаружены ссылки. Эти объекты удаляться не будут. В нижнем поле выводится список обнаруженных ссылок. Ссылки выводятся по объекту, на котором в данный момент установлен курсор. После просмотра Пользователь принимает решение - удалять выбранные объекты или нет. Для отказа от удаления - нажать кнопку "Отмена"; для удаления объектов - нажать кнопку . Удаление. Программа удаляет выбранные объекты из информационной базы. В процессе удаления в окно сообщений выводится информация о том, какие объекты удалены. 3.1.11. РЕДАКТИРОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА СПРАВОЧНИКА Для редактирования элемента справочника надо установить курсор на строку справочника, которую необходимо отредактировать и нажать клавишу Enter, или сделать 2-ой щелчок мышью, или нажать мышью на кнопку на Панели инструментов, или выбрать пункт "Изменить" меню "Действия" ГМ 18 Элемент справочника откроется и переключится в режим редактирования. Если редактирование производится в справочнике, открытом для выбора элемента, для переключения в режим редактирования надо нажать мышью на кнопку на Панели инструментов или нажать Shift + Enter. После окончания редактирования элемента необходимо нажать клавиши , либо клавишу . После нажатия и на экран выходит таблица При нажатии клавиши изменениями; - элемент справочника запишется с внесенными Нажитие клавиши без внесенных изменений; При нажатии клавиши дальнейшего редактирования. - отказ от редактирования, элемент справочника сохранится элемент справочника остается открытым для 3.1.12. КОПИРОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА СПРАВОЧНИКА Новый элемент или группа элементов могут быть введены в справочник путем копирования уже существующего элемента или группы. Чтобы скопировать элемент справочника, нужно: Установить курсор на строку с копируемым элементом; В многоуровневых справочниках включить режим показа в виде иерархического списка; Выбрать пункт «Копировать» в меню «Действия» ГМ или нажать клавишу F9 или кнопку на Панели инструментов; Если справочник представляет собой одноуровневый список - будет добавлена новая строка, скопированная с указанной строки. В сложном, многоуровневом справочнике – откроется характеристика элемента справочника, заполненная реквизитами копируемого элемента. 19 3.1.13. СОРТИРОВКА ЭЛЕМЕНТОВ СПРАВОЧНИКА. Строки в справочнике могут быть упорядочены по коду, по наименованию элементов или по произвольному реквизиту. Порядок сортировки можно задать в меню "Действия" ГМ, пункт "Сортировка" или использовать правую кнопку мыши. Для быстрой смены порядка сортировки можно также использовать клавиши (цифровые клавиши - из верхнего ряда клавиатуры): - Ctrl + 1 - для упорядочивания строк по кодам элементов, - Ctrl + 2 -для упорядочивания строк по наименованиям элементов, - Ctrl + 3 - по произвольному реквизиту. При выборе произвольного реквизита, если их больше одного, на экран будет выдан список реквизитов, по которым возможна сортировка в данном справочнике. Если для текущего справочника установлен показ в виде Иерархического списка, то сортировка проводится в пределах группы. Если Иерархический режим отключен - по всему справочнику заголовки групп и элементы справочника в этом случае не разделяются. 20 3.1.14. ПЕЧАТЬ СПРАВОЧНИКА Для распечатки данных справочника необходимо нажать в нижней части экрана кнопку Печать справочника после чего открывается окно обработки "Распечатка данных справочника" 21 3.1.10.1. ЗАКЛАДКА "ОБЩАЯ". Поле Выбор справочника - предлагается выбор печати любого справочника из списка. По умолчанию - текущий справочник. Поле Выбранные элементы/группы - если поле не заполненно, распечатаются все элементы справочника. Для выбора элемента нажать одну из кнопок: - выбор из справочника - нажать на кнопку щелчком мыши и выбрать из справочника 2-ным щелчком или клавишей Enter нужный элемент или группу; - подбор из справочника - нажать кнопку щелчком мыши и подобрать в справочнике 2-ным щелчком или клавишей Enter сразу нужное количество строк. Затем нажать кнопку . Из поля Реквизиты надо перенести необходимые Пользователю реквизиты в поле Выбранные реквизиты. Перенос осуществляется кнопками: кнопка - перенести все реквизиты; кнопка - перенести один реквизит; кнопка - вернуть один реквизит; кнопка - вернуть все. Очередность реквизитов, занесенных в поле "Выбранные реквизиты", соответствует порядку их следования при выводе на печать. В поле Сортировка по реквизитам с помощью кнопок со стрелками переносятся реквизиты, по которым Пользователь хочет отсортировать данные в распечатываемой таблице. Кнопки и перемещают выбранные реквизиты на одну позицию вверх или вниз для упорядочивания полей в печатной форме. 3.1.10.2. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА" 22 Заголовок таблицы Название печатной формы, которое можно изменить. Настройка печати V– Положение листа «Ланшафт» - положение листа «Ланшафт», иначе «Портрет»; V – Черно-белая печать – вывод на печать в черно-белом формате; V – Автоматический масштаб таблицы – подогнать размер таблицы под размер листа; После заполнения реквизитов Основной закладки и задания опций настройки печати (на закладке "Настройка") будет построена печатная форма справочника в нужном Пользователю разрезе. Печатная форма справочника Если на экране видна только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для просмотра остальной ее части. При необходимости автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, надо включить режим редактирования, выключив пункт "Только просмотр" в меню "Вид" (или отжать кнопку на нижней Панели Инструментов). Отредактированную печатную форму можно сохранить в файле на диске. Для этого выбрать пункт "Сохранить" или "Сохранить как" в меню "Файл" ГМ (или нажать соответствующую кнопку Панели инструментов). Предварительный просмотр Перед печатью можно просмотреть форму в том виде, как она будет напечатана. Для этого выбрать пункт "Просмотр" в меню "Файл" ГМ 23 или нажать кнопку на Панели инструментов. При просмотре можно использовать кнопки: и для вывода страниц просматриваемого документа. на экран / для переключения просмотра двух страниц документа и обратно. следующей и в одновременного режим Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки предыдущей и . Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки мыши увеличивает масштаб изображения. Всего существует три фиксированных масштаба просмотра, при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши опять показывает документ в самом мелком масштабе. Нажатие кнопки увеличивает масштаб, нажатие кнопки Выход из режима просмотра - кнопка - уменьшает. . Для вывода печатной формы на принтер нажать кнопку . Не входя в режим просмотра, вывести печатную форму сразу на принтер можно, нажав кнопку на Панели инструментов, или нажав клавиши Ctrl + P, или выбрав пункт "Печать" в меню "Файл" ГМ. На экран будет выдан стандартный диалог для настройки параметров печати. В этом диалоге выбрать диапазон страниц для печати (или "Печатать все"), количество копий, порядок печати страниц и копий (флажок "Разобрать") - и нажать кнопку "OK" для выполнения печати. Параметры печатной страницы можно задать, выбрав пункт "Параметры страницы" в меню "Файл". Откроется окно диалога: 24 Здесь можно задать размеры и способ подачи бумаги, ориентацию "Портрет" или "Ландшафт" (вдоль или поперек листа), количество экземпляров на страницу, поля отступа и пр. 3.2. СПРАВОЧНИК "КЛИЕНТЫ" Справочник "Клиенты" содержит информацию о контрагентах фирмы ПОСТАВЩИКАХ и ПОКУПАТЕЛЯХ (юридических и физических лицах). Данные справочника используются при вводе и редактировании документов. Иерархическая структура справочника может содержать до 4 уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы клиентов, для облегчения поиска при работе с документами. При совместной эксплуатации программ 1С:"Торговля+Склад" и 1С:"Бухгалтерия" справочники "Клиенты" должны быть идентичные в обеих программах. 25 В справочник нужно внести сведения по каждому клиенту - заполнить Карточку клиента. Эти сведения распределены по разным закладкам Карточки клиента. Ввод информации о новом клиенте. После нажатия клавиши клавишу Insert ( или кнопки на Панели инструментов, или выбора пункта "Новый" меню "Действия" ГМ ) открывается диалоговое окно для ввода основных сведений о клиенте: Если необходимо, чтобы новый элемент сразу попал в определенную группу, то перед вводом элемента надо войти в эту группу. ЗАКЛАДКА "ОБЩИЕ" 26 Код - условный номер клиента. Он может содержать какую-то классифицирующую информацию для Пользователя. Коды элементов в разных группах справочника могут повторяться. При совместной эксплуатации программ 1С:"Торговля+Склад" и 1С:"Бухгалтерия" коды в справочнике клиентов в обеих программах должны совпадать. Краткое наименование - наименование клиента в краткой форме. Так, как оно будет выглядеть на экране в различных списках. Введенное в этот реквизит наименование будет использоваться при быстром поиске нужного клиента в справочнике. Поэтому начинать его нужно с главных слов (без "SIA"), писать без кавычек. Полное наименование - наименование клиента так, как оно должно выглядеть в документах. Вид организации - указывается вид ФинИнспекция, частное лицо). Регистрационный номер - регистрационный номер фирмы; Код PVN - код PVN плательщика. Если заполнен регистрационный номер фирмы, то код PVN плательщика заполняется автоматически. V – Контролировать клиента на повтор – при наличие данного флажка система контролирует создание в справочнике клиентов с одинаковыми кодами PVN, т.е. исключает дублирование. Адрес физический - физический адрес клиента; Адрес юридический - юридический адрес клиента; Резидент – Признак Резидент или Нерезидент. Страна – код страны, которой принадлежит Клиент. Лицензия – лицензия клиента; Директор - имя, фамилия директора фирмы; Телефон – телефон фирмы; Факс - факс фирмы; Доверенное лицо – если есть доверенное лицо фирмы, то необходимо заполнить его Имя, Фамилию и до какого стока действует доверенность; организации-клиента (сторонняя, таможня, После заполнения реквизитов информацию нужно записать. Для этого нажать кнопку или - закрывает . диалог и вносит данные в справочник клиентов. - также вносит информацию о новом клиенте в справочник, но диалог при этом не закрывается, а в форме Карточки клиента появляются дополнительные закладки для ввода прочих сведений. 27 ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" Договор – номер договора с клиентом; Дополнительный код клиента – тспользуется в SHOPPING, как системный внутренний код клиента; Плательщик – фирма, которая оплачивает накладные клиента. Автоматически проставляется в Расходной накладной; Автоперевозчик – автомобиль клиента; Признак накладной – признак накладной, который по умолчанию устанавливается у формируемого для данного клиента документа; ЗАКЛАДКА "КРЕДИТЫ" На закладке "Кредиты" можно задавать параметры товарного кредита клиента. 28 Валюта взаиморасчетов - выбирается нажатием кнопки выбора (а затем 2-ным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на нужной строке) из справочника "Валюты". Для учета взаиморасчетов с клиентами в управленческом учете, как правило, устанавливается - LVL; Один и тот же контрагент может выступать одновременно и как покупатель, и как поставщик, поэтому для каждого клиента предоставляется возможность установить реквизиты (валюту кредита, сумму, глубину) кредита отдельно на отпуск товаров клиенту, как покупателю, и на поставку товаров, как поставщику. Реквизиты по кредитам (сумма и глубина) являются периодическими. В том случае, если сумма кредита покупателя равна нулю, считается, что отпуск товаров ему разрешен только по предоплате (эта проверка производится при проведении документа "Расходная накладная"). В настройках системы можно установить: Разрешить продавать товар клиентам без кредита и предоплаты или нет. Значение этого реквизита (да или нет) - константа, отражается в Списке констант. Кредит покупателю Валюта кредита - валюта кредита покупателю; Сумма кредита - вводится сумма кредита клиента. При этом можно воспользоваться кнопкой, вызывающей калькулятор для ввода суммы. Глубина кредита - число дней для оплаты. Значение проставленного здесь реквизита появляется по умолчанию при заполнении накладных. В документе можно его редактировать. Категория при выборе цены - выбирается нажатием кнопки выбора (а затем 2-ным щелчком мыши или клавишей Enter) из справочника "Типы цен". Отдельным клиентам товар может отпускаться по особым установленным ценам - присваиваться особая категория цен. В этом случае в данный реквизит заносится название этой категории. Вид оплаты - вид оплаты накладных для клиента по умолчанию; V – Запрет на использование клиента – установка запрета на использование клиента при формировании накладной. 29 Кредит поставщика Валюта кредита - валюта кредита поставщика; Сумма кредита - вводится сумма кредита поставщика; Глубина кредита - число дней для оплаты поставщику. Значение проставленного здесь реквизита появляется по умолчанию при заполнении накладных. В документе можно его редактировать. Категория при выборе цены - катагория цены поставщика (выбирается из справочника Катагории (Типы) цен). Устанавливается в накладной автоматически при выборе Клиента. Скидка клиенту % - указывается % скидки по умочанию; Транспортные расходы, % - указывается % для расчета транспортных расходов в накладной Расходная Кредит; Транспортные расходы, сумма - указывается сумма транспортных расходов в накладной Расходная Кредит (в валюте взаиморасчетов с клиентом). Лимит на реализацию без PVN - лимит на реализацию без PVN для реализатора. ЗАКЛАДКА "РАСЧЕТНЫЕ СЧЕТА" На закладке "Расчетные счета" нажатием кнопки пользователь попадает в подчиненый справочник Банки клиента, в котором хранятся банковские реквизиты клиента. В Карточку клиента выбирается один банк - основной, который по умолчанию будет показываться при заполнении документов. Внесение данных в справочник "Банки клиента": 30 После нажатия клавиши Insert (или кнопки ПИ) открывается новая строка с кодом. Название банка выбирается из справочника "Банки", который открывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4. Вписываются номера счетов клиента в данном банке. Аналогично заносятся Банк посредника и Корреспондирующий Банк, если это необходимо. ЗАКЛАДКА "КАТЕГОРИИ" Указывается категория клиента в нужном Пользователю разрезе. При нажатии кнопки открывается подчиненный справочник "Категории", содержащий выделенные категории клиентов. ЗАКЛАДКА "АДРЕСА" 31 Содержит список торговых адресов клиента, если такие имеются, и список торговых агентов, если предприятие-пользователь работает с торговыми агентами (режимы работы с торговыми адресами и торговыми агентами должны быть настроены в Сервис Настройка параметров торговли, закладка Настройка Системы). При нажатии кнопки "Добавить" открывается окно диалога, где нужно указать адрес торговой точки клиента. При нажатии кнопки выбора в поле "Агент" открывается подчиненный справочник "Торговые агенты". Изменить и удалить запись можно, нажав на соответствующие кнопки - ЗАКЛАДКА "СКИДКИ" Эта закладка предназначена для установки индивидуальных скидок, отличных от общей скидки Клиента, для отдельных товаров или отдельных групп товаров. Для установки скидки необходимо нажать клавишу появившуюся таблицу 32 и заполнить Информация носит периодический характер и записывается на дату. Изменить и удалить запись можно, нажав на соответствующие кнопки . ЗАКЛАДКА "КОММЕНТАРИЙ" На данной закладке заносятся в произвольной форме дополнительные сведения о клиенте. ЗАКЛАДКА "ВЕБ" 33 Login: - Логин для подключения к Веб-странице 1С; Пароль: - пароль для Веб магазина; eMail: - адрес при подключении к Веб-странице 1С; Система 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ дает возможность переносить программным путем данные справочника "Клиенты" из программы "Торговля + Склад" в программу "Бухгалтерия". 3.3. СПРАВОЧНИКИ «АКЦИИ» И «КЛИЕНТЫ АКЦИИ» Справочник «Акции» предназначен для хранения информации о временных скидках на товары или акциях фирмы. Справочник «КлиентыАкции» предназначен для хранения информации о клиентах, на которых распространяется (или не распространяется) данная акция. Справочник «КлиентыАкции» подчинен справочнику «Акции». Справочник «Акции» вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню «Справочники» / «Параметры товаров»/ «Акции». Справочник «КлиентыАкции» отдельно в меню не вынесен, т.к. подчинен справочнику «Акции». Справочник можно вызывать для ввода и редактирования информации или просмотра, открыв справочник «Акции», сделать активной строку с необходимой акцией и нажать кнопку «открыть подчиненный справочник». Также справочник «КлиентыАкции» можно редактировать, открыв акцию в диалоговом режиме, в закладке КлиентыАкции. Справочник «Акции» организован многоуровневым, в нем можно объединять акции в произвольные группы и подгруппы. В левой части окна справочника показано «дерево групп», что позволяет удобно просматривать структуру справочника и быстро переходить к элементам, входящим в конкретную группу. 34 Справочник состоит из полей: Код акции – номер акции по порядку или код акции, присвоенный на фирме, т.к. он будет отображаться во всех диалогах, где используется акция; Наименование – подробное название акции; Группа товаров/товар – товар или группа товаров, на которые распространяется акция (заполняется только для элемента справочника, а не для группы или подгруппы справочника); Процент скидки – процент скидки, предоставляемый на реализацию товаров по данной акции или группе акций; Начало – дата начала периода действия акции; Конец – последняя дата периода действия акции; Признак – означает, что при выборе этой акции для товара все остальные скидки по этому товару будут игнорироваться, и будет браться только скидка, установленная по этой акции. Если признак не установлен, то разные установленные скидки на товар будут суммироваться. Для группы/подгруппы набор реквизитов заполняется в форме элемента группы справочника «Акции». Код акции – код группы акций Наименование акции - название группы акций; Процент скидки – процент скидки данной группы акций. Действует на все элементы, входящие в данную группу, в случае когда у элемента не задано другое значение; Начало – дата начала периода действия группы акций, действует на все элементы, входящие в данную группу, в случае когда у элемента не задано другое значение; Конец – дата конца периода действия группы акций, действует на все элементы, входящие в данную группу, в случае когда у элемента не задано другое значение; При использовании акции игнорировать все остальные скидки – установка флажка означает, что при выборе этой акции для товара все остальные скидки по 35 этому товару будут игнорироваться, и будет браться только скидка, установленная по этой акции. Для отдельной акции набор реквизитов заполняется в форме элемента справочника «Акции». Закладка «Основной» Код – код акций номер по порядку или задается со смыслом, т.к. он будет отображаться во всех диалогах, где используется акция; Наименование акции - название акции; Товар/группа товаров – товар или группа товаров, на которые распространяется данная акция. Выбирается из справочника «Каталог Товаров». Процент скидки – процент скидки, предоставляемый на реализацию товаров по данной акции. Если величина скидки не задана, то в этом случае будет учитываться скидка из группы справочника «Акции», к которой принадлежит данная акция. Сидка действует с – дата начала периода действия данной акции. Если величина не задана, то в этом случае будет учитываться дата из группы справочника «Акции», к которой принадлежит данная акция. по – последняя дата действия периода действия данной акции. Если величина не задана, то в этом случае будет учитываться дата из группы справочника «Акции», к которой принадлежит данная акция. Внимание! Период действия данной акции должен попадать в период действия группы справочника «Акции», к которой принадлежит данная акция. При использовании акции игнорировать все остальные скидки – установка флажка означает, что при выборе этой акции для товара все остальные скидки по этому товару будут игнорироваться, и будет браться только скидка, установленная по этой акции. Закладка «КлиентыАкции» 36 В закладке «КлиентыАкции» указываются группы клиентов, клиенты и/или торговые адреса на которых распространяется или не распространяется данная акция. По умолчанию считается, что акция распространяется на всех клиентов, по которым будут выписываться накладные на товары указанные в закладке «Основной». Акция действует только для выбранных клиентов – установка флажка означает, что акция будет действовать только для выбранных в табличной части клиентов или торговых адресов клиентов. Если какой-то клиент или торговый адрес не перечислен в составе «Клиенты акций», то акция на него не распространяется. 37 Флажок можно не устанавливать, если в табличной части указаны клиенты, на которых не должна распространяться акция и в строках табличной части колонка Использование установлена в состояние «Nē». Если необходимо, чтобы акция действовала только на некоторых клиентов, то в этом случае надо заполнить табличную часть «Клиенты акции» теми клиентами, на которых должно распространяться действие акции и установить флажок «Акция действует только для выбранных клиентов». Если необходимо, чтобы акция не действовала на некоторых клиентов, то в этом случае надо заполнить табличную часть «Клиенты акции» теми клиентами, на которых не должно распространяться действие акции, установить у клиентов значение «Использование» = Nē и не устанавливать флажок «Акция действует только для выбранных клиентов». Если необходимо, чтобы акция действовала на всех клиентов, но у некоторых клиентов должно отличаться значение скидки по акции, то в этом случае надо заполнить табличную часть «Клиенты акции» теми клиентами, у которых другое значение скидки и задать это значение в табличной части «Клиенты акции». Флажок «Акция действует только для выбранных клиентов» в этом случае устанавливать не надо. Использование – параметр определяющий распространяется или не распространяется акция на группу клиентов, клиента, торговый адрес. Если в поле отмечено Nē, то на клиентов/торговые адреса текущей строки не распространяется акция. Если в поле отмечено Jā или ничего не отмечено, то акция распространяется на указанных клиентов/торговые адреса. Клиенты – клиенты, принимающие/не принимающие участие в акции. Торговый адрес акции – торговый адреса клиента, принимающий/не принимающий участие в акции. Если в строке клиент указан, а торговый адрес не задан, то условия действия акции распространяются на все торговые адреса данного клиента. Скида – процент скидки для клиента по данной акции. Если величина скидки задана, то она является приоритетной, и именно эта скидка будет использоваться для клиента. Если величина скидки не задана, то в этом случае будет использоваться скидка с закладки «Основной». Комментарий – поизвольный комментарий к данной акции. Для работы с табличной частью закладки «КлиентыАкции» существуют кнопки Добавить, Изменить, Удалить. При нажатии на кнопку Добавить открывается справочник «Клиенты Акций» 38 Справочник «Клиенты Акций» содержит поля, аналогичные рассмотренной выше табличной чати В качестве клиента можно выбрать группу клиентов. В этом случае торговый адрес выбрать нельзя, и считается, что акция относится ко всем клиентам выбранной группы клиентов и ко всем адресам этих клиентов. Могут быть сложные ситуации в справочнике. Например, может быть выбрана в целом группа Pircēji, и, в то же время, выбран в другой строке конкретный клиент по конкретному торговому адресу, входящий в состав группы Pircēji. Это допустимо. В этом случае система в первую очередь ищет сведения по конкретному торговому адресу, чтобы определить по нему участвует ли клиент в акции или не участвует. Если торговый адрес не найден, то система продолжает искать сведения о действиях акции по конкретному клиенту. И только если конкретный клиент не найден, в последнюю очередь, ссистема ищет сведения о действиях акции по группе клиентов (входит клиент в состав группы или нет). Внимание! Для автоматического заполнения документов «Расходная Накладная» акциями из справочника «Акций», в документе в закладке Настройка, необходимо установить флажок «Использовать АКЦИИ при подборе товара в документ». В этом случае при подборе товара будет происходить поиск соответстующей акции по данному товару, также и с учетом клиента накладной. Найденная акция отображается в строке табличной чати документа. 3.4. СПРАВОЧНИК "ВАЛЮТЫ" Справочник "Валюты" предназначен для хранения списка валют, используемых при вводе и редактировании документов. Справочник имеет одноуровневую структуру и представляет собой перечень используемых валют с указанием их текущего курса по отношению к базовой валюте (лату). 39 Заполнение справочника Для каждого элемента справочника нужно ввести следующие реквизиты: Код - порядковый номер, задается программой; Наименование - полное название валюты; Сокращенное название - наименование валюты так, как оно впоследствии будет выдаваться при выборе вида валюты из списка; Текущий курс - текущий курс по отношению к лату. При изменении курса валюты необходимо открыть справочник и ввести новое значение курса. Все предыдущие значения курса вместе с датами их изменения можно просмотреть или изменить в окне "История периодических реквизитов" - кнопка в нижней части экрана. Ввод нового значения курса валюты Чтобы ввести текущий курс валюты на определенную дату, необходимо: Установить курсор на строке с нужной валютой и нажать кнопку Нажатием кнопки Ввести дату (можно воспользоваться кнопкой вызова календаря) и значение курса на эту дату (можно воспользоваться кнопкой вызова калькулятора); Нажать кнопку ; вызвать диалоговое окно "Реквизит: текущий курс"; . Изменить или удалить значение текущего курса, можно с помощью соответствующих кнопок в нижней части окна Истории. Выбор валюты в диалогах ввода документов осуществляется без возможности редактирования. Для редактирования справочника его следует открыть из Главного меню программы. При совместной эксплуатации программ 1С:"Торговля+Склад" и 1С:"Бухгалтерия" коды в справочнике Валют в обеих программах должны совпадать. 40 3.5. СПРАВОЧНИК "СКЛАДЫ" Справочник предназначен для ведения списка мест хранения товарно-материальных ценностей. Используется при вводе и редактировании документов. Справочник имеет одноуровневую структуру. Для каждого элемента указывается: Наименование, Адрес и Вид склада оптовый, розничный или таможенный. Различие между оптовыми и розничными складами в том, что продажу товаров оптом можно выполнять только с оптовых, а в розницу - только с розничных складов (для настройки работы кассовых аппаратов на торговлю с определенного склада). Кроме того, на оптовом складе учет ведется в закупочных ценах, на розничных - в закупочных и продажных. Для правильной работы программы не рекомендуется изменять в ходе работы реквизит "Вид склада" Для редактирования справочник открывается из Главного меню программы. При работе с документами справочник, открытый для выбора, корректировать невозможно. В справочник может быть внесено любое количество мест хранения, но хотя бы одно должно быть введено обязательно. Один из складов следует указать в качестве основного в константе "Основной склад". Этот склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. При совместной эксплуатации программ 1С:"Торговля+Склад" и 1С:"Бухгалтерия" коды в справочнике Склады в обеих программах должны совпадать. 41 3.6. СПРАВОЧНИК "ТОВАРЫ" Справочник предназначен для хранения списка товаров. Кроме того, в нем могут храниться оказываемые и приобретаемые услуги, а также описания комплектов товаров. Справочник организован многоуровневым, т.е. в нем можно объединять номенклатуру товаров в произвольные группы и подгруппы. 3.6.1. Ввод информации о новом товаре. При вводе нового элемента в справочник открывается окно диалога - "Характеристика товара", в котором нужно заполнить необходимые реквизиты. ЗАКЛАДКА "ОБЩИЕ" Код - присвается автоматически или вносятся внутренние коды предприятия, которые могут содержать классифицирующую информацию в нужном Пользователю разрезе. Наименование товара - наименование товара, как элемента справочника. Заносится в краткой форме, удобной для быстрого поиска товара по графе "Наименование". Полное наименование - полное наименование товара в такой форме, как оно должно выглядеть в печатном документе. Вид товара - реквизит может принимать значение - "товар", "комплект", "услуга", "МБП" или "возвратная тара" в зависимости от специфики деятельности и потребностей учета Пользователя. Тип товара - при необходимости вводится разделение товаров по типам (например, штучный и весовой товар). При нажатии на кнопку выбора в этом поле или на клавишу F4, открывается окно справочника Типов товара. 42 НДС % - ставка PVN, принимает значение 18% или 0%. Валюта учета - указывается валюта учета товара. По каждому товару может быть своя валюта, если Пользователь в этой валюте хочет видеть остатки товаров. Выбор валюты учета - ответственное решение, которое надо принимать до начала работы с товаром. Изменять значение валюты учета товара в процессе эксплуатации системы нельзя. После этого придется выполнять полное перепроведение всех документов. Базовая единица измерения - единица, в которой ведется учет наличия товара. Выбор значения реквизита производится при нажатии кнопки выбора из списка единиц измерения. Штрих-код - заносится код товара, который считывается сканером штрих-кодов. % Торговой наценки - реквизит заполняется и используется, если цены на товар рассчитываются Пользователем с помощью торговых наценок. Акциз – сумма акзизного налога на едингицу товара. Мин. запас - минимальное количество остатка товара на фирме, при котором необходимо осуществлять заказ поставщику. Если товара осталось меньше, программа выдаёт предупреждение. Макс. запас – при заказе товара у поставщика, заказывать не более указанного количества. Мин. заказ - при заказе товара у поставщика, заказывать не менее указанного количества. После занесения основных реквизитов, необходимо нажать клавишу тогда в карточке товара появятся дополнительные закладки. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" 43 , и Оригинальное наименование товара - название товара, которое будет печататься в накладных Invoice (на английском языке, на русском языке); Дополнительное наименование товара – дополнительное название товара; Поставщик "Клиенты"; Завод-изготовитель - название завода-изготовителя (выбирается из справочника "Заводы-изготовители"); Код товара у поставщика - заполняется, как справочная информация; Сертификат - проставляется номер сертификата для использования при накладных; Срок годности до – срок реализации товара; Время реализации - время реализации для товаров, по которым это время необходимо указывать в накладных; Дополнительный код товара – дополнительный код товара; Номер отдела в Кассовом аппрате – номера отдела при продаже по ККМ; Таможенный код товара - таможенный код товара; В спр. - таможенный код товара в справочнике Таможенных кодов; - название организации-поставщика (выбирается из справочника 44 печати ЗАКЛАДКА "СТАТИСТИКА" Включать в отчеты Intrastat - включать в отчеты Intrastat; Вес и допол.ед. измерения – вариант вывода единиц измерения в отчетах Intrastat; Место на складе – место хранения; Место на складах – место товара на складе, выбирается из справочника Места товара нажатием кнопки ; ЗАКЛАДКА "КОММЕНТАРИЙ" 45 Дополнительные сведения о товаре – необходимые дополнительные сведения о товаре, например, температурный режим хранения, набранные в произвольном текстовом формате. ЗАКЛАДКА "ЕДИНИЦЫ" Кроме базовой, товар может иметь много других единиц измерения. Программа позволяет выписывать товар в любой единице измерения, введённой для данного товара. Ввод и редактирование информации о единицах измерения конкретного товара выполняется в закладке "Единицы". На закладке располагаются: Список единиц измерения товара (наименование, и обратный коэффициент пересчета); Кнопки для управления списком: добавления, редактирования и удаления информации о единице измерения. Нажатие кнопки для ввода новой единицы. открывает окно диалога "Сведения о единице товара" 46 Единица измерения - единица измерения из справочника Единицы, подчиненному справочнику Товар; Коэффициент пересчета количества – количество базовых единиц в корректируемой единице. Для базовой единицы измерения этот коэффициент равен 1; Обратный коэффициент пересчета количества – количество корректируемых единиц в базовой единице. Для базовой единицы измерения этот коэффициент равен 1; Вес - вес единицы; V - Единица базовой величины товара (для ценников) – наличие флажка указывает, что эта единица товара используется в качестве базовой при печати ценников; - записать данные, не закрывая окно диалога; - записать данные и закрыть окно диалога; - закрыть окно диалога без записи; Кнопка на закладке «Единицы» также открывает заполненный диалог "Сведения о единице товара" по единице измерения, выбранной в списке для редактирования. Нажатие кнопки помечает для удаления единицу измерения товара, выбранную в списке. Из списка единиц измерения закладки "Единицы" эта строка удаляется. Для отмены пометки на удаление следует открыть из каталога товаров подчиненный справочник Единицы и в форме списка снять пометку на удаление. 47 ЗАКЛАДКА "ЦЕНЫ" Для хранения информации о ценах на товар в программе существует справочник Цены, подчиненный справочнику Товары. Вызвать окно справочника Цены можно также из окна Каталог товаров, нажав на кнопку в нижней части экрана. Ввод и редактирование информации о ценах на конкретный товар производится в закладке Цены характеристики товара. На закладке располагаются: Списки цен по типам (категориям) цен для товара в разных единицах измерения и в нужной валюте; 48 Кнопки для управления списком: добавления, редактирования и удаления информации; По кнопке цена пересчитывается по формуле: базовая цена *сумма % наценок для данной цены товара; Нажатие кнопок или открывает окно диалога Сведения о цене для добавления новой цены или редактирования существующей. Тип цены – тип цены из справочника Категории ( Типы) цен; - показать категорию выбранной цены; Наценка(%) – рассчитать наценку, как сумму наценки на данный тип цен и торговой наценки в карточке товара; Цена – рассчитать цену, как сумму цены товара по базовой цене выбранной категории и % наценки; за – единицу измерения, цена, валюта цены товара; Цена с ПВН – цена с ПВН; - установка даты изменения категории цены. Путем нажатия кнопки выбранной , в появившемся окошке устанавливается дата. История изменения цен на товар вызывается нажатием кнопки экране открывается окно История периодических реквизитов. 49 . На Нажатие кнопки на закладке Цены Характеристики товара помечает на удаление цену товара, выбранную в списке. Из списка цен на товар эта строка удаляется. Для отмены пометки на удаление нужно из каталога товаров открыть подчиненный справочник Цены и снять пометку на удаление. ЗАКЛАДКА "КАТЕГОРИИ" Указывается категория товара в нужном Пользователю разрезе. При нажатии кнопок и открывается подчиненный справочник "Категории", содержащий выделенные категории товаров. Кнопка - удалить категорию; Кнопка - обновить список выбранных категорий; 50 ЗАКЛАДКА "ВЕС" На закладке располагаются: Учет веса товара Вес товара на – количество базовых единиц товара, для которых задается вес; Вес нетто - нетто вес базовой единицы измерения; Единица измерения веса - единица измерения Веса; Вес брутто – брутто вес базовой единицы измерения; Вес упаковки (брутто) - вес упаковки (брутто) в кг; Метод расчета себестоимости – учет себестоимости товара по весу или количеству; Объем товара Объем – объем товара; Единица измерения объема – единица объема товара; Габариты – габариты товара; Упаковка – упаковка (тара), элемент справочника Товары; Количество в упаковке – количество товара в упаковке; 51 ЗАКЛАДКА "УПАКОВКИ" На данной закладке хранится информация об упаковке товара. При нажатии кнопок и открывается подчиненный справочник "Характеристика Упаковок" для ввода или корректировки информации об упаковке товара. У каждого товара можно задать виды упаковки и в каком количестве они используются для конкретного товара. Эти справочники необходимо заполнять тем пользователям, которым нужен отчет о налоге на природные ресурсы, Отчет заполняется на основе вышеуказанной информации. Кнопка - удалить упаковку; 52 ЗАКЛАДКА "ШТРИХКОДЫ" На данной закладке хранится информация о разных штрихкодах для одного и того же товара. Если в Настройке Торговли выставлен флажок - штрихкоды могут быть не уникальными, то система не контролирует, чтобы один и тот же шрихкод не повторялся. В этом случае у каждого товара может быть несколько штрихкодов для разных условий: – для другой единицы измерения, - для другого серийного номера и т.д. Для базовой единицы измерения также задать разные штрихкоды. При нажатии кнопок справочник "Характеристики информации о штрихкоде. и Штрихкода" 53 открывается подчиненный для ввода или корректировки Кнопка - удалить штрихкод; ЗАКЛАДКА "КОМПЛЕКТАЦИЯ " Программа поддерживает возможность продажи комплектов товаров (наборов товаров, продаваемых, как единое целое). В печатных формах распечатывается наименование комплекта товаров. Ввод и редактирование информации о составе конкретного комплекта может выполняться в закладке «КОМПЛЕКТАЦИЯ». Закладка «КОМПЛЕКТАЦИЯ» появляется в карточке товара, если выбран вид товара – Комплект. На закладке располагаются: Кнопка Комплектов (Состав Комплектов) . - для вызова Справочника Спецификаций Стоимости работы для одного комплекта Сборки1 и Разборки1 - стоимость сборки и разборки одного комплекта; Сборки2 и Разборки2 комплекта; В валюте1 и 2 - валюта сборки-разборки комплекта. дополнительные затраты на сборку или разборку 54 ЗАКЛАДКА "АНАЛОГИ " На данной закладке указывается перечень товаров, которыми можно заменить данный товар. Ввод и редактирование информации об аналогах конкретного товара выполняется в закладке "Аналоги". На закладке располагаются: Список аналогов данного товара (наименование, аналог, приоритет, комментарий); Кнопки для управления списком: добавления, редактирования и удаления информации об аналогах. Нажатие кнопки новой единицы. открывает окно диалога "Сведения об аналоге" для ввода Наименование – наименование аналога (информационное поле, заполняется вручную); Аналог – товар из справочника Товары; 55 Приоритет – приоритет замены одного товара другим. Задается цифрами от 1 до 10. Товар, который имеет высший приоритет предлагается к замене в первую очередь; Комментарий - текстовое поле для комментария; - записать данные, не закрывая окно диалога; - записать данные и закрыть окно диалога; - закрыть окно диалога без записи; Кнопка на закладке «Аналоги» также открывает заполненный диалог "Сведения об аналоге" по аналогу, выбранному в списке для редактирования. Нажатие кнопки помечает на удаление аналог товара, выбранного в списке. Из списка аналогов эта строка удаляется. Для отмены пометки на удаление следует открыть из Каталога Товаров подчиненный справочник Аналоги и в форме списка снять пометку на удаление. 3.7. СПРАВОЧНИК "СОСТАВ КОМПЛЕКТОВ" Справочник Состав Комплектов - иерархический (2 уровня), можно задать группы комплектов, для каждого комплекта можно создать несколько спецификаций. Cпецификация – группа товара, входящего в комплект; Основная спецификация - при формировании нового документа, отмеченная флажком спецификация вызывается по умолчанию; Если необходимо, чтобы какие-то комплектующие попадали во все спецификации, то их надо располагать вне групп (на первом уровне), и они автоматически будут попадать в состав всех спецификаций в документы сборки/разборки, независимо от того, какая группа спецификаций выбрана для заполнения. 56 Для заполнения непосредственно самой спецификации необходимо открыть папку спецификации комплекта и ввести новый элемент. Единица комплектации – товар из справочника Товары, который входит в состав комплекта; Количество - указывается количество товара в составе комплекта; На количество комплектов - на количество базовых единиц комплектов; 3.8. СПРАВОЧНИК "КАТЕГОРИИ ЦЕН" Справочник «Типы Цен» предназначен для создания различных типов (категорий) цен товаров. Количество типов цен в конфигурации не ограничено. В справочник необходимо ввести используемые компанией названия категорий цен (например, оптовая, розничная, закупочная и т.д.) Для каждого товара может быть назначено столько цен, сколько хранится в данном справочнике типов цен. Справочник имеет одноуровневую структуру. 57 Добавление и редактирование информации производится в специальном диалоговом окне. Способы формирования цен: Цены задаются вручную – цены с такой категорией задаются оператором в процессе работы и сохраняются в справочнике Цены. Корректировка цены возможна в любой момент времени. Данный тип цены может быть использован как базовый тип цен для расчета других категорий цен. Цены рассчитываются и хранятся - данный тип цены может как задаваться и корректироваться вручную, так и рассчитываться в специальных обработках на основании наценки и базового типа цен, либо какой-либо другой категории цены. Цены этой категории также сохраняются в Справочнике цен. Для данной категории должны быть заданы параметры «%наценки на базовый тип цен». Цены рассчитываются динамически (не хранятся) - цены данного типа не могут задаваться и корректироваться вручную. Цены этой категории не сохраняются в Справочнике цен. Они рассчитываются по алгоритму в тот момент, когда они нужны, например, в момент выбора товара в документе. Использование и приоритет скидок по ценам. При выборе цены товара по данной категории к ней могут применяться разнообразные скидки: - Общая скидка по клиенту; - Скидка на конкретные товары по клиенту; - Скидка по акции; Нижеследующими параметрами регулируется, какая же из скидок должна применяться к полученной цене, если скидок задано несколько. - Если приоритет скидки -1, то скидка не участвует в формировании цены; 58 - Если приоритет скидки 0,1,2,3,…., то в формировании скидки цены участвует только та скидка, у которой установлен наибольший приоритет. Если скидки имеют одинаковый приоритет, то они суммируются при определении цены со скидкой. Если величина скидки с большим приоритетом отсутствует (=0), то в расчете цены со скидкой участвуют скидки с нижестоящим приоритетом. Например: 1). Если у клиента общая скидка 10% и для выбираемой категории цены присвоен приоритет 1 клиента 15% и для выбираемой , а скидка на определенный товар для этого категории цены присвоен приоритет 2 , то в формировании цен будет участвовать Скидка на товар по данному клиенту. 2). Если скидка на определенный товар для клиента 15% и для выбираемой категории цены присвоен приоритет 2 , скидка по акции 10% и приоритет скидки по акции на товар тоже 2 сумма скидок. , то в расчете формирования цены берется 3). Если у клиента общая скидка 5% и для выбираемой категории цены присвоен приоритет 1 клиента 10% и для выбираемой , скидка на определенный товар для этого категории цены присвоен приоритет 2 , скидка по акции 15% и приоритет скидки по акции 3 , то в формировании цен будет участвовать Скидка по акции по данному клиенту. 3. Если задать для какой-либо процент наценки категории цены или на базовый указан тип цен Способы и формирования цен , то необходимо выбрать базовую цену , то выбранная категория цены будет рассчитываться: последняя закупочная цена + 15%. 4. При отсутствии основной категории цены (не задана в карточке товара), либо основную категорию цены невозможно рассчитать ( неизвестен заданный для нее базовый тип цен), возможно задать другую категорию цены для замены основной . 3.9. СПРАВОЧНИК "НОМЕРА НАКЛАДНОЙ" Для контроля за правильным использованием выданных электронных номеров накладных, константу УчетКонтрольНомераНакладнойПоСправочнику 59 необходимо установить в положение ДА и заполнить справочник Номера накладных ( Справочники Прочие Номера накладных) выданными ВИДом номерами накладных. В справочник Номера накладных должны быть занесены группы выданных инспекцией пачек накладных, по которым необходимо осуществлять контроль использования номеров накладных. При создании новой группы заполняются следующие поля справочника: Код – код пачки, который присваивается программой автоматически; Первый номер – начальные серия и номер накладной в пачке; Последний номер – последние серия и номер накладной в пачке; Дата покупки – дата покупки пачки накладных; ТипСерии – выбирается из предложенного списка. Например: - Прочие - обычные серии; - Выданные номера – номера пачки накладных, выданных инспекцией (006); - Лесоматериалы; - Топливо; - Алкоголь; - Табак. Наличие ТипаСерии позволит делать Отчет по накладным строгой отчетности для различных видов деятельности. При вводе новой расходной накладной, если номер свободен и ранее не использовался, система присвоит его накладной и в справочнике Номера накладных внутри данной группы будет автоматически сформирована строчка с этим использованным номером накладной, там же будет указано в качестве комментария у какого документа данный номер накладной используется. При нажатии на колонку Документ, открывается в режиме просмотра тот документ, который сформировал данную накладную. 60 3.9.1. АВТОНУМЕРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ НОМЕРОВ НАКЛАДНЫХ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ Автонумерацияи накладных строгой отчетности предназначена для автоматического формирования очередного номера накладной при создании документа «Расходная Накладная» и в соответствии с выданных ВИДом электронных номеров накладных. Контроль номеров накладных строгой отчетности предусмотрен для избежания дублирования этих номеров и контроля за тем, чтобы накладные выбирались только из выданных ВИДом электронных номеров накладных. Автонумерация Процесс автонумерации – это автоматическое присвоение очередного порядкового номера (+1) в создаваемом документе «Расходная Накладная» по отношению к предыдущему документу «Расходная Накладная». Для включения режима автонумерации накладных необходимо установить Константу ФормироватьНомерНакладной –в состояние «ДА». Если пользователь задал очередной номер накладной вручную, из каких-то своих соображений, пропустив при этом несколько номеров вперед, то система в дальнейшем продолжит нумерацию от этого заданного вручную номера (Заданный вручную номер+1). Если необходимо сдвинуть нумерацию не вперед, а назад (например, для использования пропущенных номеров), необходимо сначала создать хотя бы один документ «Расходная Накладная» с номером накладной из какой-либо другой серии накладных (из другой пачки выданных номеров), а затем уже создать документ «Расходная Накладная» с номером накладной, на который хотели сдвинуть нумерацию назад. Тогда далее нумерация продолжится от этого заданного вручную пропущенного номера. Если Константы установлены в состояние: ФормироватьНомерНакладной - ДА, НумерацияНакладныхОбщая - ДА, то у всех операторов, работающих нумерация в рамках всей фирмы. в сети, осуществляется единая автоматическая Если же константы установлены в состояние: ФормироватьНомерНакладной - ДА, НумерацияНакладныхОбщая - НЕТ, то у каждого пользователя осуществляется индивидуальная нумерация, независимо от использования номеров другим пользователем. Таким образом пользователи сами могут распределить между собой номера из полученной пачки. Например, Оператор1 – с 1-го по 25 номер, Оператор2 – с 26-го по 50 номер. Оператор1 набирает первый номер (1) вручную и, далее, система осуществляет автонумерацию документов, создаваемых этим пользователем, начиная с 1. Соответственно Оператор2 вручную набирает 26-ой номер и, далее, система 61 осуществляет автонумерацию документов, создаваемых этим пользователем, начиная с 26. Контроль номеров накладных строгой отчетности Для контроля за правильным использованием выданных электронных номеров накладных, константу УчетКонтрольНомераНакладнойПоСправочнику необходимо установить в положение ДА и заполнить справочник Номера накладных выданными ВИДом номерами накладных. В справочник Номера накладных должны быть занесены группы выданных инспекцией пачек накладных, по которым необходимо осуществлять контроль использования номеров накладных. В поле ТипСерии делается отметка о разновидности накладных: - Прочие - обычные серии; - Выданные номера – номера пачки накладных, выданных инспекцией; - Лесоматериалы; - Топливо; - Алкоголь; - Табак. Наличие ТипаСерии позволит делать Отчет по накладным строгой отчетности для различных видов деятельности. Система контролирует выбранный номер накладной на исключение повторного использования. Контроль происходит в момент записи документа. При этом возможны следующие ситуации: 62 1. Если заданный номер накладной не был выдан инспекцией и не указан ни в одной из групп справочника.НомераНакладных, то система выдаст предупреждение: Если пользователь ответит – ДА, то у документа останется набранный номер, но в справочнике номеров накладных этот номер фиксироваться не будет. Если пользователь ответит – НЕТ ,то у формируемого документа поле Номер накладной очистится, документ остается открытым, и пользователю надо будет набрать свободный номер накладной вручную. Если пользователь ответит – ОТМЕНА, то документ просто остается открытым для дальнейшей работы с ним. 2. Если номер входит в какую-либо из пачек(групп) накладных, то система будет контролировать его на повторное использование внутри данной пачки: если номер свободен и ранее не использовался, то система присвоит его накладной и в справочнике Номера накладных внутри данной группы будет автоматически сформирована строчка с этим использованным номером накладной, там же будет указано в качестве комментария у какого документа данный номер накладной используется. если этот же номер накладной был уже ранее использован у другого документа, то система предупредит: Если пользователь ответит – ДА, то у формируемого документа поле Номер накладной очистится, документ остается открытым, и пользователю надо будет набрать свободный номер накладной вручную. 63 Если пользователь ответит – НЕТ, то система позволит записать документ с этим номером, и в справочнике Номеров накладных привяжет этот же номер накладной но уже к этому документу. Если пользователь ответит – ОТМЕНА, то остается открытым для дальнейшей работы с ним. документ просто 3. Если номер вышел за пределы какой-либо из пачек накладных, то система сообщит документ остается открытым и оператору надо будет вручную набрать первый номер из следующей пачки накладных. В справочнике Номера накладных при нажатии на колонку документ открывается в режиме просмотра тот документ, который сформировал данную накладную. При удалении документа, в котором использовался номер накладной строгой отчетности, система будет искать номер накладной (если он зафиксирован как использованный) в справочнике Номера накладных и пометит строку с номером накладной на удаление. При повторном выборе помеченного на удаление номера в каком-либо другом документе пометка на удаление снимется, и номер становится занятым с установлением привязки к этому новому документу. Если константы установлены в состояние: ФормироватьНомерНакладной - ДА, УчетКонтрольНомераНакладнойПоСправочнику - НЕТ, то система будет автоматически формировать очередной номер, но не будет контролировать повторное использование номера и не будет контролировать, что номер задан из состава какой-либо пачки накладных. Если константы установлены в состояние: ФормироватьНомерНакладной - НЕТ , УчетКонтрольНомераНакладнойПоСправочнику - ДА , то в этом случае автонумерация происходить не будет, но если пользователь вручную задал номер накладной, то в момент записи документа система будет контролировать, что в справочнике «Номера накладных» накладная с таким номером отсутствует и будет осуществляться контроль по вышеописанной схеме. Рядом с реквизитом Номер накладной строгой отчетности добавлены кнопки: 64 Во всех документах, где добавлены данные кнопки, они будут видимыми и доступны в диалоге в том случае, если установлена константа - Формировать номер накладной автоматически. Если эта константа не задана, то кнопки невидимы. - для автоматического формирования очередного номера Накладной Строгой Отчетности. При нажатии на эту кнопку, система будет предлагать очередной номер строгой накладной из неиспользованных номеров. При автоматической нумерации номер накладной появляется автоматически, но если его стереть, изменить или выбрать подготовленную ранее накладную, у которой номер строгой накладной либо пустой, либо может быть уже использован, то при нажатии на вышеуказанную кнопку система сгенерирует текущий номер, который надо использовать. Например, выбрали старую накладную с номером строгой накладной 100, а последний использованный номер 150, тогда текущим номером накладной будет 151, а не 101. Добавлена константа - Формировать номер накладной при вводе нового. Если данная константа установлена, то при создании нового документа формируется очередной номер строгой накладной. Если константа не установлена, поле НСО остается пустым, и далее можно воспользоваться вышеуказанной кнопкой очередной НСО. , с помощью которой можно сформировать Для тех фирм, которые выписывают и счета и накладные строгой отчетности, не нужно, чтобы появлялся очередной номер строгой накладной, в результате чего происходит сбивание нумерации. - для выбора номера Накладной Строгой Отчетности из справочника накладных; При нажатии на эту кнопку происходит выход на справочник Номера накладных. Если в поле Номер строгой накладной уже был выбран номер, то система попытается найти его в справочнике Номеров накладных и встанет на найденную строку. Если поле Номер строгой накладной было пустым, то просто откроется список номеров строгих накладных. В этом случае пользователь может сам выбрать тот номер накладной, который он собирается сейчас использовать в данном документе. Например, могут быть разные режимы работы, когда может оказаться, что номер накладной в справочнике Номеров накладных есть, однако в результате удаления документа или, после снятия проведения этого документа, этот номер накладной остался свободным, несмотря на то, что в справочнике присутствует запись с этим номером. Теперь с помощью можно выбрать для использования освободившийся по каким-то причинам номер накладной. 65 4. ДОКУМЕНТЫ И ЖУРНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ Вся информация о хозяйственной деятельности предприятия вводится в программу при помощи документов и хранится в журналах документов. Журналы предназначены для удобного отображения списков введенных документов и работы с ними. Один и тот же вид документа может входить в разные журналы, кроме того, существует Общий журнал, который позволяет работать с введенными документами всех видов. 4.1. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 4.1.1. ВВОД НОВОГО ДОКУМЕНТА. Ввод нового документа можно осуществить двумя способами: 1. Для ввода новых документов существует меню "Документы" в ГМ программы, а также специальные кнопки на панели инструментов . Выбрав из списка меню нужный вид документа (или воспользовавшись кнопкой на ПИ), Пользователь открывает для заполнения форму документа. 2. Если на экране открыто окно Журнала документов, документа нужно: - выбрать пункт "Новый" в меню "Действия" ГМ; - или нажать клавишу Insert; - или нажать соответствующую кнопку то для ввода в него нового на ПИ окна Журнала. 66 Если в журнале хранятся документы нескольких видов, то на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут перечислены наименования документов только тех видов, которые отображаются в текущем журнале. Форма заполнения документа. Для ввода данных в документ используется форма заполнения документа. Она содержит набор реквизитов (полей ввода), списки, поля со списками, флажки, кнопки управления и закладки. Шапка документа представляет собой набор полей для ввода реквизитов, в числе которых, обязательные реквизиты - номер и дата документа. Программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Номер автоматически присваивается при открытии документа, но может быть изменен Пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, определенной в общих параметрах (пункт "Параметры" меню "Сервис" ГМ). Предложенную дату Пользователь также может изменить. Программа позволяет изменять дату только непроведенного документа. Чтобы изменить дату в проведенном документе, нужно для этого документа отменить проведение - в Журнале документов, установив курсор на строке с нужным документом, выбрать пункт "Сделать документ непроведенным" в меню "Действия" ГМ (или выбрать этот пункт в списке, нажав на правую кнопку мыши). 67 Другие реквизиты в шапке документа или вписываются в соответствующие поля для ввода, или их значения выбираются из справочников (нажатие кнопки выбора или клавиши F4 вызывает на экран окно нужного справочника, в котором 2-ным щелчком мыши или клавишей Enter выбирается нужный элемент). Настройка документа. Настройка документа с учетом специфики деятельности организации пользователя - включение в форму дополнительных реквизитов; - выбор режима заполнения документа и возможность задавать по умолчанию значение реквизита; - коэффициенты округления числовых значений; - выбор метода учета и способа вычисления расчетных показателей производится в закладках форм документов и в режиме Настройка торговли меню Сервис ГМ. Заполнение табличной части формы документа. Как правило, форма документа включает в себя многострочную таблицу, содержащую список объектов учета, к которым документ применяется. Чтобы ввести новую строку в табличную часть документа, нужно: выбрать пункт "Новая строка" в меню "Действия"; или нажать на клавишу Insert; или нажать кнопку на Панели Инструментов. 68 Заполнение таблицы может осуществляться: обычным построчным вводом реквизитов; выбором значения из справочника (кнопка выбора или клавиша F4, а затем 2-ной щелчок мыши или нажатие клавиши Enter на нужном элементе); множественным подбором из справочника: - нажать кнопку - в открывшемся окне справочника 2-ным щелчком мыши или клавишей Enter выбрать произвольное число элементов справочника; - закрыть окно справочника. (если такая есть); Ввод количества товара, вносимого в документ при множественном подборе, зависит от константы "Запрашивать количество товара при подборе". Если значение этой константы - "Да", то при подборе программа на каждый товар будет запрашивать ввод количества. Если - "Нет", то по умолчанию будет вводиться количество, равное 1. Перемещение по документу. Перемещаться между реквизитами документа (и журнала документов) можно с помощью клавиш Tab (вперёд) и Shift + Tab (назад). В табличной части формы можно также использовать клавиши "Стрелки" (вверх, вниз, вправо, влево). Для быстрого перехода в начало и конец табличной части документа (или журнала документов) используются клавиши Home и End соответственно. Редактирование значения реквизита документа: нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши открыть режим редактирования - появляется мигающая вертикальная полоска; ввести нужное значение реквизита; нажать клавишу Enter для выхода из режима редактирования. Отказ от выбранного значения реквизита Для отказа от выбранного значения нажать клавиши Shift + F4 или выбрать пункт Значение Очистить значение в меню Действия ГМ. 69 Работа в табличной части документа Просмотр строк табличной части документа. Для удобства просмотра содержимого табличной части можно менять ширину колонок. Для этого указатель мыши поместить на линию, разделяющую заголовки таблицы, нажать левую кнопку и, не отпуская кнопку, передвинуть вправо или влево. Копирование строки документа. Копирование строки документа соответствующей кнопки производится нажатием клавиши F9 или на Панели инструментов. При этом добавляется новая строка, скопированная с той, на которой установлен курсор. Изменение последовательности строк. Переместить текущую строку в табличной части документа можно, выбрав пункт "Переместить вверх" или "Переместить вниз" в меню "Действия" ГМ. или путем нажатия кнопок на Панели инструментов. 70 Вставка строки. При вводе новой строки в документ она добавляется в конец. Чтобы вставить строку в определенное место в списке, нужно: установить курсор на строку, перед которой нужно вставить строку; выбрать пункт "Вставить строку" из меню "Действия" ГМ; в конце списка появится для заполнения новая строка с нужным номером строки. После окончания ввода остальные строки будут сдвинуты вниз и перенумерованы. Сортировка строк. Для выполнения сортировки строк табличной части документа нужно: установить курсор в той колонке таблицы, по значению которой требуется упорядочить строки документа (курсор может находиться в любой строке); выбрать пункт "Сортировать по возрастанию" или "Сортировать по убыванию" в меню "Действия" ГМ или путем нажатия кнопок на Панели инструментов. Рекомендуется проводить сортировку после ввода всех строк в документ, т.к. после внесения в строки документа изменений сортировку нужно будет выполнить заново. Удаление строки. Строка из документа удаляется нажатием клавиши Delete на выбранной курсором строке, или выбором пункта "Удалить строку" в меню "Действия" ГМ, или нажатием кнопки на Панели Инструментов. Удаление строки в документе производится без дополнительного предупреждения. 4.1.2. СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. После заполнения всех необходимых реквизитов документа его необходимо сохранить. Сохранение (запись документа в журнал) можно производить путем нажатия клавиши или 71 или нажатием на кнопку с крестиком в правом верхнем углу окна документа. После этого на экран будет выдан запрос о необходимости сохранения документа: Да - сохранить документ и закрыть окно диалога для ввода документа; Нет - закрыть окно диалога для ввода документа, но не сохранять документ; Отмена - вернуться в диалог ввода. Если на запрос о необходимости сохранения ответ Да, то на экран может быть выдан запрос о времени документа. Время документа. При записи документа в журнал существует возможность указать время документа для упорядочивания документов в пределах даты. Если это определено в параметрах системы пункт Сервис ГМ Параметры Бухгалтерия 72 на экран при сохранении документа выдается запрос для указания времени записи документа. Изменение времени документа. Чтобы изменить время записи проведенного документа, нужно сначала отменить проведение - пункт "Сделать документ непроведенным" меню "Действия" ГМ (или выбрать этот пункт из меню, нажав в журнале на строке с нужным документом правую кнопку мыши) Время непроведенного документа может быть изменено. Для этого: в Журнале документов установить курсор на строке с нужным документом; выбрать пункт "Изменить время документа" в меню "Действия" . На экран будет выдан запрос для указания времени документа, аналогичный тому, который выдается при записи нового документа. 4.1.3. ПРОВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. После нажатия кнопки и запроса о времени записи документа программа выдает запрос о необходимости проведения документа: 73 Да - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке. Нет - отказ от проведения документа прямо сейчас. Проведение можно выполнить в другое время. В некоторых случаях программа может не провести документ и выдать сообщение о причинах, например, если не заполнен один из основных реквизитов. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия, то можно внести в документ исправления и заново попробовать провести. В отчеты попадают данные только проведенных документов. Чтобы отменить проведение документа, нужно в меню "Действия" ГМ выбрать функцию "Сделать документ непроведенным". После подтверждения признак "красная галочка" в соответствующей строке журнала документов исчезнет. 4.1.4. После нажатия кнопки ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА. формируется печатная форма документа. О работе с печатной формой документа см. пункт о печати Справочников. Параметры печати некоторых документов могут задаваться в закладке "Настройка" формы документа. Там можно выбрать форму печати, определить ширину поля сверху и поля слева или задать печать дополнительных реквизитов документа. Выбранные параметры для документа программой запоминаются для каждого документа, по каждому пользователю отдельно. При печати документа можно, выбрав пункт "Параметры страницы" в меню "Файл", изменить вид печатной страницы, ориентацию (вдоль или поперек листа - "ландшафт" или "портрет"), количество экземпляров на страницу, поля отступа и пр. 74 4.2. РАБОТА С ЖУРНАЛОМ ДОКУМЕНТОВ. Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно: из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида; из общего журнала документов; из журнала подчиненных документов; из таблиц отчетов, которые содержат ссылки на документ. Выбор документа из журнала. Чтобы найти и вызвать на экран нужный документ нужно: Нажатием клавиши Enter или щелчком мыши выбрать в меню "Журналы документов" ГМ нужный вид документа; или выбрать пункт "Журналы документов" в меню "Операции" ГМ. В появившемся окне "Выбор журнала" также будет представлен список всех журналов. Нажатием клавиши Enter или 2-ным щелчком мыши выбрать нужный; или (если Пользователь не знает, в каком журнале хранится документ) выбрать "Общий" журнал, где по датам ввода представлены все введенные документы. Найдя нужный документ, вызвать его из журнала на экран клавишей Enter или 2-ным щелчком мыши. Просмотр журнала документов. Для просмотра журнала используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Для быстрого перехода в начало и конец журнала можно использовать, соответственно, клавиши Home и End. Кроме этого для перемещения курсора по журналу можно использовать клавиши: Ctrl + ] - для перемещения к документам со следующей датой; Ctrl + [ - для перемещения к документам с предыдущей датой. Интервал видимости. При большом количестве документов, находящихся в журнале, просмотр журнала для поиска нужного документа может занять много времени. Поэтому обьем просмотра записей в журнале ограничивается интервалом видимости. Интервал видимости определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре. При открытии журнала интервал видимости устанавливается так, как он определен в настройке параметров журнала - Сервис ГМ Параметры Журналы 75 Для изменения интервала видимости записей журнала надо выбрать пункт "Интервал" в меню "Действия" ГМ или нажать кнопку на Панели Инструментов журнала. На экран будет выдан запрос "Параметры журнала": Установить нужный интервал и нажать кнопку . При просмотре журнала будут видны только те документы, которые попадают в установленный интервал. Порядок расположения записей в журнале. При показе журнала записи расположены в хронологическом порядке: записи в журнале упорядочены по дате; внутри даты - по времени документа; если в пределах одной даты несколько документов имеют одинаковое время, они упорядочены по порядку их ввода в систему. Копирование документа. Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. 76 Для этого в журнале документов поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать и нажать клавишу F9 или выбрать пункт "Копировать" меню "Действия" ГМ или нажатием кнопки на Панели Инструментов. На экране появится форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты, будут скопированы из реквизитов документа-образца. Новому документу присвоится очередной порядковый номер, а в качестве даты будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах. Удаление (пометка на удаление) документа. Для пометки документа на удаление нужно, поместив курсор на строку с этим документом, нажать клавишу "Delete" или выбрать пункт "Пометить на удаление" в меню "Действия" ГМ или нажать кнопку на Панели Инструментов. . На экране появится сообщение Да - документ будет помечен на удаление - значок в крайней левой колонке будет перечеркнут синим крестиком . Нет – объект не помечается на удаление; Отмена пометки на удаление. Установив курсор на строку с помеченным на удаление документом, нажать на клавишу "Delete" или выбрать пункт "Отменить пометку на удаление" в меню "Действия" ГМ или нажать кнопку на Панели Инструментов. Если на удаление был помечен проведенный документ, после отмены пометки на удаление его следует провести заново, если это необходимо. 4.2.1. ВВОД ДОКУМЕНТА НА ОСНОВАНИИ. Программа дает возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм Ввода на основании. Для ввода документа "на основании" другого документа следует при работе в журнале установить курсор на документ-основание и нажать клавиши Alt+F9 либо правую кнопку мыши , или выбрать пункт "Ввести на основании" в меню "Действия" ГМ или нажать кнопку на Панели Инструментов. 77 На экран будет выдан список видов документов. В нем нужно мышью или клавишами выбрать наименование нужного вида документа и нажать кнопку . На экране появится форма документа выбранного вида, в котором реквизиты будут заполнены информацией, скопированной из документа-основания. Новому документу присваивается очередной порядковый номер. В качестве даты документа будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах (предложенные номер и дату можно изменить). 4.2.2. ПОДЧИНЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. В программе существует возможность создания цепочек взаимосвязанных документов. При работе с документом можно вызвать на экран список всех подчиненных (созданных на его основе) документов для просмотра и редактирования: 78 пункт "Подчиненные документы" меню "Действия" ГМ. На экран будет выдан журнал, в котором содержатся все документы, подчиненные текущему документу. Если текущий документ не имеет подчиненных, журнал будет пуст. 4.2.3. ПОИСК В ЖУРНАЛЕ ДОКУМЕНТОВ. Кроме стандартных возможностей быстрого поиска и произвольного поиска, в журнале документов существует специальный режим - поиск документа по номеру, т.к. поиск нужного документа ведется, чаще всего, именно по его виду и номеру. Для поиска документа по номеру надо, войдя в журнал: нажать клавиши Ctrl + F5, или выбрать в меню Действия Поиск Найти по номеру На экран будет выдан запрос: 79 Окно запроса в верхней части содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал. Выбрать нужный вид документа. С помощью кнопок и предложенных видов документов. можно выбрать все или отказаться от всех В поле Номер документа ввести искомый номер, и для выполнения поиска нажать кнопку . По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списка в окне Найденные документы. Выбрать нужный документ. После нажатия на кнопку курсор в журнале встанет на строку с выбранным документом. 4.2.4. окно запроса закроется, а ГРУППОВАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Действия, которые можно проводить в Журналах Документов с отдельными строками (документами), можно производить сразу с группой документов. Для этого в программе существует специальная обработка - Обработка документов. Обработка запускается, когда нужно выбранную группу документов - пометить на удаление, - отменить пометку на удаление, - сделать непроведенными, - провести, - поместить в начало дня, - поместить в конец дня, а также для выдачи на печать реестра (списка) документов. 80 Запуск производится выбором Отчеты РеестрДокументовНов или Операции Обработка Реестр Документов или путем нажатия кнопки 4.2.4.1. в любом Журнале Документов. ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ" 81 Период - период, в котором будут выполняться действия над документами. Установка даты начала и окончания периода или через кнопку выбора в диалоге Выбор периода (если задается стандартный отчетный период - день, месяц, квартал); Виды обрабатываемых документов заполняется выбором из поля Виды документов для выбора с помощью кнопок: и и - перенос всех документов, - перенос одного документа, выбранного курсором; Обрабатывать документы – будут обрабатываться документы, отмеченные флажком (например, непомеченные на удаление, проведенные и частично проведенные); Валюта документа - будут отобраны только документы в указанной валюте, если валюта не выбрана, то обрабатываются все отобранные документы. Нумерация строк с - порядковый номер строки, с которой начнется нумерация; Виды обработки документов - заполняется выбором из выпадающего списка действий с документами; 4.2.4.2. ЗАКЛАДКА "ФИЛЬТР" Отбирать документы: по клиенту - выбираются документы, имеющие отношение к определенному клиенту или группе клиентов (если они не выбраны, то по всем клиентам); по торговому адресу - выбираются документы, имеющие отношение к определенному торговому адресу (если они не выбраны, то по всем торговым адресам); по складу - задается склад (если склад не выбран, то по всем складам); по складу-получателю - задается склад-получатель (если не выбран, то по всем складам-получателям); по товару - отбираются документы по выбранному товару (если товар не выбран, то по всем товарам); 82 по автору - задается автор (если не выбран, то по всем пользователям); по проекту - задается проект (если не выбран, то по всем проектам); Поле Основание включает строку - отбираются документы по определенному значению в поле "Основание"; Кнопки служат для очистки значения поля; С признаком накладной: В отчет попадут документы с выбранными признаками накладной. Значения кнопок: - отметить все признаки накладной; - снять отметку у всех признаков накладной; - инвертировать отметку. 4.2.4.3. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА" Выбор формы печати – выбор формы для печати из предложенного списка; Печать графу количество - если есть пометка, то в печатной форме выводится графа количество; Печать графу Скидка - если есть пометка, то в печатной форме выводится графа Скидка; При печати выводить реквизит Основание - включение в печатную форму отчета реквизита Основание; При печати ключевые слова: Клиент, Склад и т.д - в печатной форме выводить ключевые слова: Клиент, Склад и т.д.; При печати поле Клиент выводить с PVN кодом - включение в печатную форму PVN кода Клиента; 83 При печати сортировать документы по латышскому представлению - если есть пометка, то в печатной форме документы сортируются по представлению, иначе по идентификатору; Выводить компьютерные номера документов - вместо номеров строгой отчетности в печатной форме выводятся компьютерные номера документов; При печати выводить суммы документов в LVL - если есть пометка, то все документы выводятся в латовом эквиваленте; Сортировать по номеру документа – данные в печатной форме реестра сортируются по номеру документа; Только по накладным строгой отчестности - если есть пометка, то отбираются только накладные строгой отчестности. Длина номера строгой отчестности должна быть не менее 6 символов; Не искать товар в табличной части документа - если есть пометка, то поиск товара в табличной части документа не ведется; Не искать клиента в табличной части документа для выбранной группы клиентов - если есть пометка, то для выбранной группы клиентов поиск клиента в табличной части документа не ведется; Поле сверху – указывается размер поля сверху на печатной странице реестра; Поле слева - указывается размер поля слева на печатной странице реестра; Ориентация печати Выбор форма печати страницы реестра ( портрет или ланшафт). Не использовать транзакцию при обработках обработках транзакция не используется; Интервал (сек) между документами при обработке – используется в сетевой версии, чтобы не блокировать работу другим пользователям; если есть пометка, то при 4.2.4.4. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ " 84 Помечаются список документов, которые необходимы в дальнейшей работе. Значения кнопок: - отметить все значения отбора; - снять отметку у всех значений отбора; - выбранные документы загружаются в окно Виды документов для выбора на закладке Основной. Перед выполнением обработки можно сформировать реестр документов, попавших в выборку, чтобы убедиться, что параметры обработки заданы правильно. Формирование реестра документов После указания необходимых параметров для формирования реестра, нажать кнопку . Сформированный реестр открывается в форме табличного документа, который может затем быть выведен на печать. Он представляет собой отчет в виде списка документов за указанный период , отвечающих установленным условиям. Нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши на строке с документом можно расшифровать строку - открыть этот документ для просмотра. 4.3. ДОКУМЕНТЫ ВВОДА НАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ Документы ввода начальных остатков - специальные документы, предназначенные в основном для этапа ввода системы в эксплуатацию. Проведение документов заполняет регистры начальной информацией. Если предприятие новое, и торговых операций еще не проводилось, вводить начальные остатки не требуется - можно приступать к ведению учета. Для удобства работы и получения полной отчетной информации остатки рекомендуется вводить на начало отчетного периода. Дата документов ввода остатков должна предшествовать дате начала реальной эксплуатации системы. Например, для ввода остатков на 1 января 2014 года при эксплуатации системы с начала года, дата документов ввода остатков должна быть - 31 декабря 2013 года. 4.3.1. ДОКУМЕНТ "ВВОД ОСТАТКОВ ТОВАРА" При помощи этого документа задаются входящие остатки товаров на складе на дату, предшествующую дате начала работы с программой. Проведение документа заполняет регистр "Остатки товаров" начальной информацией 85 Новый документ создается через выбор пункта товаров" в меню "Документы" ГМ. "Ввод остатков" - "Ввод остатков Введенные документы хранятся в Журнале "Ввод остатков". При создании нового документа некоторые реквизиты ("Фирма", "Склад") изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами. Номер документа заполняется автоматически. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой. Эти реквизиты можно редактировать. Табличная часть документа заполняется строками по всей номенклатуре товаров, имеющихся на складе на дату документа, выбором из справочника или методом подбора (кнопка "Подбор по каталогу"). Кнопка "Вывести остатки на дату документа" используется при повторном вводе остатков. С ее помощью можно заполнить колонку "Остаток" данными по остаткам на установленную дату документа. Остатки выводятся только по товарам, уже внесенным в документ. 4.3.2. ДОКУМЕНТ "ВВОД ОСТАТКОВ ПО КРЕДИТУ" "Ввод остатков по кредиту" - специальный документ, предназначенный в основном для этапа начала эксплуатации системы. При помощи этого документа напрямую устанавливаются суммы долгов, числящиеся за клиентами-покупателями или поставщиками. Проведение документа фиксирует изменение взаиморасчетов с соответствующим клиентом. 86 Новый документ создается через выбор пункта "Ввод остатков" - "Ввод остатков по кредиту" в меню "Документы" ГМ. Введенные документы хранятся в Журнале "Ввод остатков". Документ "Ввод остатков по кредиту" заполняется на каждого клиента, который имеет задолженность фирме или которому у фирмы имеется задолженность. Документ включает дополнительный реквизит - "Тип Клиента", который может принимать значения "Покупатель" или "Поставщик". От правильности установки этого реквизита зависит правильность проведения документа - изменения в регистрах "Взаиморасчеты покупателей" или Взаиморасчеты поставщиков". При создании нового документа некоторые реквизиты ("Фирма", "Склад", Валюта) изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами. Номер документа заполняется автоматически. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой. Эти реквизиты можно редактировать. Кнопка "Вывести долг на дату документа" используется при повторном вводе остатков. С ее помощью можно в поле "Долг по кредиту" вывести данные по остатку долга клиента на установленную дату документа. Если остатки вводятся повторно, то для того, чтобы учесть данные по уже введенным документам, необходимо установить значение реквизита "Первоначальный ввод остатков" в положении - "Нет". 4.4. ПРИХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Приходные накладные предназначены для оприходования товаров от контрагентов: 87 Приходная Кредит (закупка товаров и услуг, возврат от покупателя); Приходная накладная за наличный расчет (Приходная Н); Приходная Invoice (приход товаров из-за границы); Приходная накладная по реализации. 4.4.1. ПРИХОДНАЯ КРЕДИТ (ЗАКУПКА ТОВАРОВ ) Документ предназначен для оприходования закупленных товаров и услуг. При создании новой накладной выбирается Документы Приходная Кредит или кнопка на Панели Инструментов. На экране появляется форма для заполнения документа: ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ" При создании нового документа некоторые реквизиты могут изначально заполняться значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами (основная валюта, основной склад, клиент ). Признак накладной - используется в описании проводок для переброски данных в бухгалтерию. При оформлении прихода закупленных товаров или услуг по умолчанию проставлен признак - "Iepirkums". Значение признака может быть изменено выбором из предложенного перечисления. Номер документа - заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Номер накладной строгой отчетности - заносится с бланка строгой отчетности. Дата документа и дата курса валюты (если в документе выбирается не основная валюта -LVL), устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Её 88 можно редактировать. При замене значения даты документа автоматически заменяется дата курса валюты, которая устанавливается в соответствии с датой документа, и после этого производится пересчет цен накладной. Валюта по умолчанию проставляется значение константы Основная ВалютаЗакупки. При замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Количество дней для оплаты - по умолчанию устанавливается для выбранного клиента-поставщика из справочника "Клиенты" - реквизит Глубина кредита поставщика на закладке Кредиты справочника Клиенты. Его допускается редактировать. Количество дней для оплаты измеряется в календарных днях. Основание - заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. Категория цен - заполняется по умолчанию значением для выбранного клиента (реквизит Категория при выборе цены в закладке Кредиты справочника Клиенты), если в справочнике поле этого реквизита заполнено и для клиента определена категория цены. Если категория цены для клиента не определена, значение реквизита Категория цен выбирается из предложенного перечисления. Табличная часть документа может заполняться построчно выбором товаров из справочника Товары или методом подбора - кнопка . Если это определено в Списке констант (значение Да в константах Запрашивать количество товаров при подборе и Запрашивать вес товара при подборе) программа по каждой выбранной позиции товара будет выдавать запрос о количестве и весе товара, если значение константы Нет, то будет проставляться количество, равное 1. Единицы измерения товара - по умолчанию устанавливается базовая единица измерения. Можно выбрать любую другую из определенных для данного товара единиц измерения из подчиненного справочника Единицы. Кол-во/Фактич. - программа предоставляет возможность отразить в накладной количество товара как по документу, так и фактически полученное количество товара. Пользователь может вести учет прихода товаров по факту (флажок Учитывать приход количества по факту в закладке Настройка). Цена - реквизит заполняется автоматически значением из справочника, определенным для данного товара в соответствии с выбранной категорией цены (без PVN). Это значение можно редактировать. Сумма оплаты за товар (без PVN) - вычисляемое значение. %1Скидка - % скидки на конкретную позицию товара. Цена со скидкой/Сумма со скидкой - вычисляемые значения. Кол. Разница/Сумма Разница - разница в количестве и стоимости товара, полученного фактически, по сравнению с документом. Скидка2(+)/Наценка2 (-) на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. 89 ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" На закладке расположены: Для экспорта в бухгалтерию Реквизиты для экспорта проводок в бухгалтерию могут использоваться, когда программа "Торговля + Склад" эксплуатируется совместно с программой "Бухгалтерия". Счет 71… - счет при экспорте накладной в бухгалтерию. Сумма авансовой оплаты – сумма авансового платежа с PVN. Ставка PVN - может принимать значение Nav, 18%, 9%, 5% или 0%. Коррекция PVN 18% на… - Предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счет округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Коррекция PVN 5% на… - Предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счет округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Признак документа – отличительный признак документа ( используется для переброски в бухгалтерию). Основание - заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. Торговый адрес – торговый адрес для возврата. Скидка2(+)/Наценка2 (-) на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Заносится в табличную часть документа путем нажатия кнопки . ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ 1" 90 На закладке расположены: INTRASTAT Поля, относящиеся к INTRASTAT - отчёту, заполняются по необходимости. Вид транспорта – виды транспорта ( Приложение 5); Условие поставки – код Incoterm ( Приложение 6); Код сделки - код сделки ( Приложение 4); Коррекция (+/-) стат. стоимости (Ls) – сумма (+/-) коррекции в Ls статистической стоимости документа. Разбивается на все товары пропорционально сумме; Не включать в отчеты INTRASTAT – при наличии установленного флажка вышеперечисленные данные в отчет INTRASTAT не попадают; Данные о поставке Рассчитывать сумму отправки автоматически - если флажок установить до подбора товара в документ, то сумма документа автоматически установится в поле Сумма отправки, иначе заполняется вручную; Дата отправки - дата отправки груза от отправителя; Дата получения – дата получения груза получателем; выставляется вручную, если она необходима. Сумма отправки – сумма документа в валюте страны-отправителя; Валюта отправки – валюта страны-отправителя; Место загрузки - место загрузки; Место выгрузки - место выгрузки; 91 Исходный поставщик товара – по умолчанию устанавливается из поля Клиент закладки Основной. Плательщик – клиент, который оплачивает документ; Включать в отчёт по природным ресурсам - при наличии установленного флажка данные попадают в отчет DRN; Печатать сведения о перевозчике - при наличии установленного флажка при печати документа будут выводиться сведения о перевозчике; Перевозчик - Клиент или Наша фирма - если перевозчиком является клиент, то флажок устанавливается Перевозчик – Клиент и в поле Перевозчик автоматически установится выбранный в накладной клиент. Если перевозчиком является наша фирма, то флажок устанавливается Наша фирма и в поле Перевозчик автоматически установится название нашей фирмы. Сведения о перевозчике Описание сделки - можно выбрать из предложенных в программе вариантов: -Preču piegāde -Preču izsniegšana citam nodokļu maksātājam -Preču pārvietošana Выбранная в данном поле информация в печатной форме появится в графе "Darījumu apraksts". Перевозчик - автоматически заполняется, в зависимости от установленного выше флажка; Транспортное средство и Автоводитель - заполняются из справочников Autotransports и Darbinieki при условии, что в справочниках заведена информация о транспорте и водителях нашей фирмы, а также информация о транспорте клиентов и водителях клиентов. Эти поля можно заполнить вручную, введя номер машины и Имя, Фамилию водителя. В печатной форме документа будут указаны полные реквизиты перевозчика: - Наименование фирмы-перевозчика; - PVN номер фирмы-перевозчика; - Государственный номер автотранспортного средства. Ссылка на закон – при необходимости, поле заполняется вручную ЗАКЛАДКА " СВОЙСТВА " 92 Дополнительные свойства - выбираются из справочника Виды свойств, если эти сведения необходимы в документе. ЗАКЛАДКА " НАСТРОЙКА " Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя, которые перечисляются в виде набора флажков. При установленном флажке – V, выбранные параметры, режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть Рабочий каталог. Выбор форм для печати формы документа 93 Поле предназначено для выбора печатной формы документа из предложенного списка. Параметры документа: Учитывать приход количества по факту - при проведении документа приход товара будет учитываться по факту, фактическое количество товара можно увидеть в печатной форме "Форма Nr.1". При подборе товара заполнять Фактическое кол-во = кол-во – даёт возможность автоматически заполнять колонку Фактическое кол-во таким же значением, что и в колонке Количество. При проведении НЕ формировать движения по Заказам, Заявкам и Резерву товаров- при работе с заказами и заявками при поступлении товара не будет формироваться движения по заявкам, заказам и резервам. При проведении запоминать в справочнике цен приходную цену товара - значения приходных цен товаров (как периодических реквизитов) будет сохраняться в Истории значений периодических реквизитов справочника Цены, подчиненного справочнику Товары. При записи цен в справочник товаров пересчитать цены в LVL -при записи цен в справочник товаров, цены будут пересчитаны в LVL. Цену товара выбирать из справочника Серии Товаров -при работе с сериями товаров, если у товара задана приходная цена на серию, то эта цена при выборе серии товара выступает в качестве приходной цены. Не задавать клиента автоматически при формировании нового документа - при формировании нового документа по умолчанию не будет заполняться наименование клиента (из последнего введенного документа). Запомнить вес в справочнике товаров при сохранении документа – если ведется учет по весу, при проведении документа в справочнике товаров в закладке Вес сохранится вес товара. Печатать текущее время и текущую календарную дату в печатной форме - на документе будут зафиксированы дата и время заполнения. Печатать сумму прописью в латах - если в документе выбрана не основная валюта (не LVL), будет также напечатана прописью сумма в латах. Не печатать состав комплектов - при работе с комплектами товаров не будет печататься их состав. Печатать бухгалтерские проводки при печати документа- в печатной форме документа отдельной строчкой будут выводиться бухгалтерские проводки по документу. При печати выводить дополнительную цену выбранной категории – в печатной форме "Форма Nr.1" есть возможность вывести цену из справочника Категории цен отдельной колонкой, если у товара выбранная категория цены назначена. По проекту - фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле из справочника Proekti. При нажатии кнопки создается печатная форма накладной. 94 4.4.2. ВОЗВРАТ ТОВАРА ОТ ПОКУПАТЕЛЯ Возврат товара от покупателя оформляется заполнением накладной Приходная Кредит с признаком накладной - Возврат от покупателя. Если известно, по какой накладной этот товар отпускался покупателю, оформление возврата товаров от покупателя производится на основании выписанной расходной накладной. Найти соответствующую расходную накладную; Выбрать пункт Вести на основании из меню "Действия ГМ" или нажать клавиши Alt + F9 ; или нажать кнопку на Панели Инструментов. Выбрать из предложенного списка Приходная Кредит. Сформированному документу присваивается проставляется установленная рабочая дата. очередной порядковый Устанавливается признак накладной - "Возврат от покупателя". 95 номер, В поле "Основание" проставляются параметры исходной расходной накладной (название документа, номер и дата ). Остальные реквизиты переносятся из документа-основания. 4.4.3. ПРИХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ (ПРИХОДНАЯ Н) Форма заполнения документа для оформления прихода за наличный расчет не отличается от формы Приходная Кредит, но его проведение вызывает другие изменения во внутреннем механизме программы (другие движения регистров). В регистре "Кредиты" не возникает долг поставщику. 4.4.4. ПРИХОДНАЯ INVOICE Документ предназначен для оформления прихода товара из-за границы. Форма заполнения документа аналогична форме документа Приходная Кредит, но включает в себя дополнительные функции по учету в цене товара дополнительных статей расхода (расходов на доставку, таможенных пошлин и прочих расходов), а также дает возможность сформировать продажные цены с учетом дополнительных расходов. При создании новой накладной выбирается Документы Приходная Инвойс. На экране появляется форма для заполнения документа: 96 ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ" При создании нового документа некоторые реквизиты могут изначально заполняться значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами (основная валюта, основной склад, клиент ). Признак накладной - используется в описании проводок для переброски данных в бухгалтерию. При оформлении прихода закупленных товаров или услуг по умолчанию проставлен признак - "Iepirkums". Значение признака может быть изменено выбором из предложенного перечисления. Номер документа - заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Номер инвойса - заносится вручную. Дата документа и дата курса валюты (если в документе выбирается не основная валюта -LVL), устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Её можно редактировать. При замене значения даты документа автоматически заменяется дата курса валюты, которая устанавливается в соответствии с датой документа, и после этого производится пересчет цен накладной. Валюта по умолчанию устанавливается значение константы Основная ВалютаЗакупки. При замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Количество дней для оплаты - по умолчанию устанавливается для выбранного клиента-поставщика из справочника Клиенты - реквизит Глубина кредита поставщика на закладке Кредиты справочника Клиенты. Его допускается редактировать. Количество дней для оплаты измеряется в календарных днях. Основание - заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. 97 Категория цен - заполняется по умолчанию значением для выбранного клиента (реквизит Категория при выборе цены в закладке Кредиты справочника Клиенты), если в справочнике поле этого реквизита заполнено и для клиента определена категория цены. Если категория цены для клиента не определена, значение реквизита Категория цен выбирается из предложенного перечисления. Табличная часть документа может заполняться построчно выбором товаров из справочника Товары или методом подбора - кнопка . Если это определено в Списке констант (значение Да в константах Запрашивать количество товаров при подборе и Запрашивать вес товара при подборе) программа по каждой выбранной позиции товара будет выдавать запрос о количестве и весе товара, если значение константы Нет, то будет проставляться количество, равное 1. Единицы измерения товара - по умолчанию устанавливается базовая единица измерения. Можно выбрать любую другую из определенных для данного товара единиц измерения из подчиненного справочника Единицы. Кол-во/Фактич. - программа предоставляет возможность отразить в накладной количество товара как по документу, так и фактически полученное количество товара. Пользователь может вести учет прихода товаров по факту (флажок Учитывать приход количества по факту в закладке Настройка). Вес/Вес фактич. -если ведется учет по весу, программа предоставляет возможность отразить в накладной вес товара как по документу, так и фактический вес полученного товара. Цена - реквизит заполняется автоматически значением из справочника, определенным для данного товара в соответствии с выбранной категорией цены (без PVN). Это значение можно редактировать. Сумма оплаты за товар (без PVN) - вычисляемое значение. %1Скидка - % скидки на конкретную позицию товара. Цена со скидкой/Сумма со скидкой - вычисляемые значения. Скидка2(+)/Наценка2 (-) на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Доп.затраты - сумма дополнительных затрат на поставку товара; С/стоимость - себестоимость товара с учетом затрат на доставку, с учетом скидки на товар (1Скидки), без учета общей скидки на сумму накладной (2Скидки). Колонка заполняется после внесения данных о дополнительных затратах на доставку товара в закладке "Дополнительный" ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" 98 На закладке расположены: Затраты на доставку товара Учитывать транспортные расходы в долге Клиента – при установленном флажке транспортные расходы учитываются в долге Клиента; Курсы на дату – курсы валюты на заданную дату; Далее вводятся суммы затрат с указанием вида и курса валюты по каждому виду затрат: - Сумма на Транспорт; - Сумма пошлины; - Сумма на природу; - Сумма прочего. Если какие-либо затраты не нужно распределять на себестоимость товара, то для этого вида затрат необходимо установить флажок – Не распределять затраты. Все суммы пересчитываются в валюту, выбранную для документа. Нажатием кнопки заполняется колонка Доп.затраты/С/ст-ть в табличной части формы, и указывается общая сумма дополнительных затрат. При печати документа можно выбрать печатную форму, учитывающую или не учитывающую дополнительные расходы на поставку товара. Выбор производится в закладке Настройка. Нажатием кнопки вызывается документ «Формирование цен» для формирования различных категорий цен ( оптовых, розничных и т.д. ) для поступившего товара. Сумма авансовой оплаты – сумма авансового платежа по накладной, включая PVN; Признак документа – отличительный признак документа ( используется для переброски в бухгалтерию); Ставка PVN - может принимать значение Nav, 18%, 9%, 5% или 0%. 99 Коррекция PVN 18% на… - Предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счет округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Коррекция PVN 5% на… - Предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счет округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Скидка2(+)/Наценка2 (-) на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Заносится в табличную часть документа путем нажатия кнопки . ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ 1" На закладке расположены: INTRASTAT Поля, относящиеся к INTRASTAT - отчёту, заполняются по необходимости. Вид транспорта – виды транспорта ( Приложение 5); Условие поставки – код Incoterm ( Приложение 6); Код сделки - код сделки ( Приложение 4); Коррекция (+/-) стат. стоимости (Ls) – сумма (+/-) коррекции в Ls статистической стоимости документа. Разбивается на все товары пропорционально сумме; Не включать в отчеты INTRASTAT – при наличии установленного флажка вышеперечисленные данные в отчет INTRASTAT не попадают; 100 Включать в отчёт по природным ресурсам - при наличии установленного флажка данные попадают в отчет DRN; Нажатием кнопки связанной с данной накладной. открывается документ по учету возвратной тары, Данные о поставке Рассчитывать сумму отправки автоматически - если флажок установить до подбора товара в документ, то сумма документа автоматически установится в поле Сумма отправки, иначе заполняется вручную; Дата отправки - дата отправки груза от отправителя; Дата получения – дата получения груза получателем; выставляется вручную, если она необходима. Сумма отправки – сумма документа в валюте страны-отправителя; Валюта отправки – валюта страны-отправителя; Место загрузки - место загрузки; Место выгрузки - место выгрузки; Исходный поставщик товара – по умолчанию устанавливается из поля Клиент закладки Основной. Плательщик – клиент, который оплачивает документ; Ссылка на закон – при необходимости, поле заполняется вручную Основание – заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. ЗАКЛАДКА " СВОЙСТВА " 101 Дополнительные свойства - выбираются из справочника Виды свойств, если эти сведения необходимы в документе. ЗАКЛАДКА " НАСТРОЙКА " Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя, которые перечисляются в виде набора флажков. При установленном флажке – V, выбранные параметры, режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть Рабочий каталог. Выбор форм для печати формы документа Поле предназначено для выбора печатной формы документа из предложенного списка. 102 Параметры документа: Учитывать приход количества по факту - при проведении документа приход товара будет учитываться по факту, фактическое количество товара можно увидеть в печатной форме "Форма Nr.1". При подборе товара заполнять Фактическое кол-во = кол-во – даёт возможность автоматически заполнять колонку Фактическое кол-во таким же значением, что и в колонке Количество. При проведении учитывать дополнительные затраты в себестоимости товара распределенные дополнительные затраты (закладка "Дополнительный") будут при проведении учтены в себестоимости товара; При проведении НЕ формировать движения по Заказам, Заявкам и Резерву товаров- при работе с заказами и заявками при поступлении товара не будет формироваться движения по заявкам, заказам и резервам. При проведении запоминать в справочнике цен приходную цену товара - значения приходных цен товаров (как периодических реквизитов) будет сохраняться в Истории значений периодических реквизитов справочника Цены, подчиненного справочнику Товары. При запоминании в справочнике цен приходной цены товара учитывать сумму дополнительных затрат - распределенные дополнительные затраты будут учтены при запоминании в справочнике приходных цен товара; При записи цен в справочник товаров пересчитать цены в LVL -при записи цен в справочник товаров, цены будут пересчитаны в LVL. Цену товара выбирать из справочника Серии Товаров -при работе с сериями товаров, если у товара задана приходная цена на серию, то эта цена при выборе серии товара выступает в качестве приходной цены. Запомнить вес в справочнике товаров при сохранении документа – если ведется учет по весу, при проведении документа в справочнике товаров в закладке Вес сохранится вес товара. Не выполнять автоматический пересчет дополнительных затрат при записи документа – если дополнительные затраты уже рассчитаны, а затем сделана корректировка этих затрат, то при записи документа эти затраты не будут пересчитаны. При подборе товара не анализировать смену валюты закупки - валюта закупки не будет сравниваться с валютой предыдущей закупки; Печатать бухгалтерские проводки при печати документа- в печатной форме документа отдельной строчкой будут выводиться бухгалтерские проводки по документу. Печатать сумму прописью в латах - если в документе выбрана не основная валюта (не LVL), будет также напечатана прописью сумма в латах. При печати выводить дополнительную колонку с ценой категории – в печатной форме есть возможность дополнительно вывести цену из справочника Категории цен отдельной колонкой, если у товара выбранная категория цены назначена. Не печатать состав комплектов - при работе с комплектами товаров не будет печататься их состав. 103 По проекту - фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле из справочника Proekti. Поле сверху – указывается размер поля сверху на печатной странице; Поле слева - указывается размер поля слева на печатной странице; При нажатии кнопки 4.5. создается печатная форма накладной. РАСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 4.5.1. РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ (КРЕДИТ) Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров со склада. При создании нового документа выбирается Документы Расходная Кредит или кнопка на Панели Инструментов. На экране появляется форма для заполнения документа: ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ" 104 При создании нового документа некоторые реквизиты могут изначально заполняться значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами (основная валюта, основной склад, клиент). Признак накладной - используется в описании проводок для переброски данных в бухгалтерию. При оформлении документа на продажу товаров по умолчанию проставлен признак - Pārdošana. Значение признака может быть изменено выбором из предложенного перечисления. Номер документа - заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Номер накладной строгой отчетности – если в программе значение Константы Формировать номер накладной автоматически - Да ( см. описание Контроль номеров накладных строгой отчестности), то устанавливается первый свободный номер из справочника Номера накладных, иначе заносится вручную. Дата документа и дата курса валюты (если в документе выбирается не основная валюта -LVL), устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Её можно редактировать. При замене значения даты документа автоматически заменяется дата курса валюты, которая устанавливается в соответствии с датой документа, и после этого производится пересчет цен накладной. Валюта - по умолчанию проставляется значение константы Основная Валюта. При замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Количество дней для оплаты - по умолчанию устанавливается для выбранного клиента-покупателя из справочника "Клиенты" - реквизит Глубина кредита покупателю на закладке Кредиты справочника Клиенты. Его допускается редактировать. Количество дней для оплаты измеряется в календарных днях. Вид оплаты – вид оплаты накладной, по умолчанию устанавливается для выбранного клиента-покупателя из справочника "Клиенты" - реквизит Вид оплаты на закладке Кредиты справочника Клиенты. Значение признака может быть изменено выбором из предложенного перечисления. Основание - заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. Табличная часть документа может заполняться построчно выбором товаров из справочника Товары или методом подбора - кнопка . Если это определено в Списке констант (значение Да в константах Запрашивать количество товаров при подборе и Запрашивать вес товара при подборе) программа по каждой выбранной позиции товара будет выдавать запрос о количестве и весе товара, если значение константы Нет, то будет установлено количество, равное 1. Единицы измерения товара - по умолчанию устанавливается базовая единица измерения. Можно выбрать любую другую из определенных для данного товара единиц измерения из подчиненного справочника Единицы. Кол-во – продаваемое количество товара в выбранной единице измерения. 105 Цена - реквизит заполняется автоматически значением из справочника, определенным для данного товара в соответствии с выбранной категорией цены (без PVN). Это значение можно редактировать. Цена с НДС – вычисляемое значение. Сумма оплаты за товар (без PVN) - вычисляемое значение. Сумма с НДС - вычисляемое значение. %1Скидка - % скидки на конкретную позицию товара. Цена со скидкой/Сумма со скидкой - вычисляемые значения. Скидка2(+)/Наценка2 (-) - на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Кроме стандартных кнопок в нижней части формы заполнения документа Расходная Кредит есть кнопка , которая предназначена для выполнения специальных (различных в зависимости от специфики деятельности организации-пользователя) действий. Например, нажатием этой кнопки можно получить оперативную информацию по расходу товара за день, если это необходимо знать при формировании новой накладной. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ " На закладке расположены: Кнопка . Нажатием на эту кнопку открывается подчиненный документ по учету возвратной тары, связанной с данной накладной - "Приход/расход возвратной тары": В документе уже заполнены реквизиты из документа-основания: склад, номер и дата накладной, наименование клиента. 106 В табличной части выбором нужных позиций из справочника "Товары" проставляется название тары и указывается количество. Если тара отдается клиенту, то количество должно проставляться со знаком "-", если забирается у клиента - то со знаком "+". Значение цены проставляется автоматически, сумма - вычисляется. При возвращении тары, если одну и ту же тару отдают и получают, строки рекомендуется заполнять копированием строк документа - клавиша F9 или кнопка на Панели Инструментов. Расхождение в количестве переданной клиенту тары и полученной от него отражается в Отчетах по возвратной таре. Транспортные расходы. Если клиенту установлена наценка за транспортные услуги (в виде % от суммы накладной или фиксированной суммой), это должно быть занесено в Карточку клиента (справочник "Клиенты", закладка "Кредиты") и отразиться на закладке "Дополнительный" в Расходной накладной. % Транспортных расходов считается как % от суммы накладной со скидками, без PVN. Сумма транспортных расходов - фиксированная сумма в валюте взаиморасчетов с клиентом (из справочника "Клиенты"). Сумма транспортных расходов всего по документу состоит из фиксированной суммы наценки и суммы, рассчитанной как % от общей суммы накладной со скидками, без PVN. Эта сумма добавляется к сумме накладной и может показываться отдельной строкой при печати накладной. Для экспорта в бухгалтерию накладной в Бухгалтерию. Сумма авансовой оплаты – сумма авансового платежа по накладной, включая НДС. Автозачет аванса – при установленном флажке производится зачет авансовой оплаты, которая была по документу-основанию. - счет проводки, формируемый при Экспорте 107 Основание – по данной кнопке можно выбрать/посмотреть Документ-основание. При выборе Документа-основания автоматически заполнятся поле Основание. Ставка PVN - автоматически заполняется значением Константы Ставка PVN по умолчанию или выбирается из предложенного списка ставок PVN. Коррекция PVN на… - Предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счет округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Скидка2(+)/Наценка2 (-) на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Заносится в табличную часть документа путем нажатия кнопки . Акция – выбор скидки по акции для всех товаров документа. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ 1" На закладке расположены: INTRASTAT Поля, относящиеся к INTRASTAT - отчёту, заполняются по необходимости. Вид транспорта – виды транспорта ( Приложение 5); Условие поставки – код Incoterm ( Приложение 6); Код сделки - код сделки ( Приложение 4); Коррекция (+/-) стат. стоимости (Ls) – сумма (+/-) коррекции в Ls статистической стоимости документа. Разбивается на все товары пропорционально сумме; Не включать в отчеты INTRASTAT – при наличии установленного флажка вышеперечисленные данные в отчет INTRASTAT не попадают; 108 Включать в отчёт по природным ресурсам - при наличии установленного флажка данные попадают в отчет DRN; Нажатием кнопки связанной с данной накладной. открывается документ по учету возвратной тары, Данные о поставке Рассчитывать сумму отправки автоматически - если флажок установить до подбора товара в документ, то сумма документа автоматически установится в поле Сумма отправки, иначе заполняется вручную; Дата отправки - дата отправки груза от отправителя; Дата получения – дата получения груза получателем; выставляется вручную, если она необходима. Сумма отправки – сумма документа в валюте страны-отправителя; Валюта отправки – валюта страны-отправителя; Место загрузки - место загрузки; Место выгрузки - место выгрузки; Исходный поставщик товара – по умолчанию устанавливается из поля Клиент закладки Основной. Плательщик – клиент, который оплачивает документ; Ссылка на закон – при необходимости, поле заполняется вручную Основание – заполняется автоматически, если документ введен на основании другого документа. ЗАКЛАДКА " СВОЙСТВА " Дополнительные свойства - выбираются из справочника Виды свойств, если эти сведения необходимы в документе. 109 ЗАКЛАДКА " НАСТРОЙКА " Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя, которые перечисляются в виде набора флажков. При установленном флажке – V, выбранные параметры, режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть Рабочий каталог. Выбор форм для печати формы документа Поле предназначено для выбора печатной формы документа из предложенного списка. Параметры документа: Учитывать приход количества по факту - при проведении документа приход товара будет учитываться по факту, фактическое количество товара можно увидеть в печатной форме "Форма Nr.1". При подборе товара заполнять Фактическое кол-во = кол-во – даёт возможность автоматически заполнять колонку Фактическое кол-во таким же значением, что и в колонке Количество. При проведении учитывать дополнительные затраты в себестоимости товара распределенные дополнительные затраты (закладка "Дополнительный") будут при проведении учтены в себестоимости товара; При проведении НЕ формировать движения по Заказам, Заявкам и Резерву товаров- при работе с заказами и заявками при поступлении товара не будет формироваться движения по заявкам, заказам и резервам. При проведении запоминать в справочнике цен приходную цену товара - значения приходных цен товаров (как периодических реквизитов) будет сохраняться в Истории значений периодических реквизитов справочника Цены, подчиненного справочнику Товары. При запоминании в справочнике цен приходной цены товара учитывать сумму дополнительных затрат - распределенные дополнительные затраты будут учтены при запоминании в справочнике приходных цен товара; 110 При записи цен в справочник товаров пересчитать цены в LVL -при записи цен в справочник товаров, цены будут пересчитаны в LVL. Цену товара выбирать из справочника Серии Товаров -при работе с сериями товаров, если у товара задана приходная цена на серию, то эта цена при выборе серии товара выступает в качестве приходной цены. Запомнить вес в справочнике товаров при сохранении документа – если ведется учет по весу, при проведении документа в справочнике товаров в закладке Вес сохранится вес товара. Не выполнять автоматический пересчет дополнительных затрат при записи документа – если дополнительные затраты уже рассчитаны, а затем сделана корректировка этих затрат, то при записи документа эти затраты не будут пересчитаны. При подборе товара не анализировать смену валюты закупки - валюта закупки не будет сравниваться с валютой предыдущей закупки; Печатать бухгалтерские проводки при печати документа- в печатной форме документа отдельной строчкой будут выводиться бухгалтерские проводки по документу. Печатать сумму прописью в латах - если в документе выбрана не основная валюта (не LVL), будет также напечатана прописью сумма в латах. При печати выводить дополнительную колонку с ценой категории – в печатной форме есть возможность дополнительно вывести цену из справочника Категории цен отдельной колонкой, если у товара выбранная категория цены назначена. Не печатать состав комплектов - при работе с комплектами товаров не будет печататься их состав. По проекту - фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле из справочника Proekti. Поле сверху – указывается размер поля сверху на печатной странице; Поле слева - указывается размер поля слева на печатной странице; При нажатии кнопки создается печатная форма накладной. Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя. 111 Выбранные параметры и режимы программой запоминаются. Печать накладной Расходная Кредит. При нажатии кнопки "Печать" создается печатная форма накладной. Данные могут быть распечатаны в виде накладной строгой отчетности или в виде документа "Счет-фактура", если сделать активным (поставить V) флажок "Печать счета-фактуры" в нижней части формы заполнения документа. 4.5.2. ВВОД «РАСХОДНОЙ НАКЛАДНОЙ» НА ОСНОВАНИИ Расходная накладная может формироваться на основании других документов: 1. Возврат товара поставщику (на основании Приходной накладной). Возврат товара поставщику оформляется заполнением накладной «Расходная Кредит» с признаком накладной - "Возврат поставщику". Если известно, по какой накладной этот товар поступил, оформление возврата товаров от покупателя производится на основании выписанной Приходной накладной. Найти соответствующую Приходную накладную; Выбрать пункт "Вести на основании" из меню "Действия ГМ" (или нажать клавиши Alt + F9); Выбрать из предложенного списка "Расходная Кредит". Новому документу присваивается очередной порядковый номер, проставляется установленная рабочая дата. Остальные реквизиты переносятся из документа-основания. В поле "Номер накладной строгой отчетности" также проставляется номер приходной накладной-основания. Необходимо установить признак накладной - "Возврат поставщику" и далее можно корректировать перечень и количество возвращаемых товаров. 2. Ввод на основании документа "Счет". При продаже товара по предварительно выписанному счету документ "Расходная накладная" выписывается на основании этого счета. При этом табличная часть накладной автоматически заполняется зарезервированными по счету товарами, состав и количество которых можно в накладной редактировать. При проведении Расходной накладной, выписанной на основании документа "Счет", кроме обычного учета изменений в остатках товара и во взаиморасчетах с клиентами, производится снятие проданных товаров с резервирования по данному счету. Таким образом, на основании счета может быть выписано несколько накладных. В каждой новой расходной накладной будет автоматически переноситься в табличную часть только оставшиеся зарезервированными по данному счету товары. 4.6. ДОКУМЕНТ "НАКЛАДНАЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ " 112 "Перемещение" - вид документов, предназначенный для оформления внутренних перемещений товаров в фирме (с одного склада - на другой). При вводе новой накладной перемещения окно формы заполнения документа вызывается выбором пункта "Перемещение" в меню "Документы". Введенные накладные перемещения хранятся в Журнале документов - "Складские". Форма заполнения документа: Автоматически устанавливаются номер документа и дата документа (устанавливается рабочая дата). Их допускается редактировать. Выбрать склад, откуда производится перемещение, и склад-получатель; Основание перемещения можно вписать в текстовое поле - "Основание" (для внесения в печатную форму документа); Выбрать "Вид перемещения", документа в цену товара PVN. Табличная часть документа заполняется стандартным способом - выбором из справочника или в режиме подбора по каталогу (кнопка "Подбор по каталогу") "Категорию цены" и включать ли при печати В закладке "Настройка": В поле "Выбор форм для печати документа" предлагаются различные печатные формы документа "Перемещение", в которых можно: - печатать или нет сумму с PVN; - печатать или нет название фирмы; - печатать или нет штрих-коды товаров; - печатать в виде документа "Nocenošanas akts". 113 Переключив значение соответствующего флажка (поставив "V"), можно: - не печатать состав комплектов; - ввести дополнительную колонку "Комментарий" в табличную часть; - ввести в табличную часть колонки "Цена с PVN" и "Сумма с PVN". Можно задать номер счета для экспорта в бухгалтерию (при совместной эксплуатации с программой 1-С "Бухгалтерия"; Можно задать коэффициент округления цены и суммы с PVN; Можно задать "поле сверху" и "поле слева" на печатной странице. 4.7. ДОКУМЕНТ „ПЕРЕМЕЩЕНИЕ С ТАМОЖЕННОГО СКЛАДА” Документ «ПеремещениеТаможенногоСклада» предназначен перемещения товара с таможенного склада на склады фирмы. для оформления Документ включает в себя дополнительные функции по учету в цене товара дополнительных статей расхода (расходов на доставку, таможенных пошлин и прочих расходов), а также дает возможность сформировать продажные цены с учетом дополнительных расходов. Документ вызывается через ПеремещениеТаможенногоСклада». «Документы» Вспомогательные» ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". В закладке Основной в шапке документа выбираются Таможенный склад и Складполучатель. В справочнике Склады у Таможенного склада должен быть поставлен признак, что это таможенный склад. 114 Далее выбирается категория цены из справочника «Типы цен» и вид перемещения. Табличная часть документа включает колонки: Номер строки; Товар; Количество; Единицы измерения; Цена; Вес; Серия; Партия; Доп.затраты; С/стоимость; Номер партии; "Доп. затраты" - сумма дополнительных затрат на поставку товара; "С/стоимость" - себестоимость товара с учетом затрат на доставку. Колонки заполняются после внесения данных о дополнительных затратах на доставку товара в закладке "Дополнительный" 115 ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" В поля "Затраты на доставку товара" вводятся суммы затрат с указанием вида и курса валюты по каждому виду затрат: Сумма на транспортировку; Сумма пошлины; Сумма прочего. Cуммы пересчитываются в валюту, выбранную для документа. Поля, отмеченные V в колонке "Не распределять", не будут учитываться в себестоимости при распределении затрат. Нажатием кнопки "Распределить затраты" заполняется колонка "Доп.затраты" в табличной части формы, и указывается общая сумма дополнительных затрат. Если установлена V – Пропорционально количеству, то затраты будут распределяться пропорционально получаемому количеству товара, иначе распределение затрат происходит стандартно – пропорционально сумме. Нажатием кнопки "Сформировать цены" вызывается документ «Формирование цен», с помощью которого можно формировать различные категории цен для поступившего товара. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". 116 В поле "Выбор формы для печати " можно выбрать необходимый вариант печатной формы. В виде набора флажков перечисляются возможные режимы и параметры документа. При проставленной "V": Выводить колонку «Штрих-код» - при печати будет выводиться колонка со штрих-кодом; Выводить колонку «Цена с ПВН» - при печати будет выводиться колонка с ценой с ПВН; Оприходовать товар по заданной в документе цене - при проведении документа приход товара будет учитываться по цене, указанной в документе; При проведении учитывать дополнительные затраты в себестоимости товара - распределенные дополнительные затраты (закладка "Дополнительный") будут при проведении учтены в себестоимости товара; Не выполнять автоматический перерасчет дополнительных затрат при записи документа – если была сделана корректировка дополнительных затрат в табличной части, то при проведении документа не будет делаться перерасчет (по данным из закладки «Дополнительный»); При проведении запоминать в справочнике цен приходную цену товара программа будет запоминать значения приходных цен товаров (как периодических реквизитов) и сохранит их в Истории значений периодических реквизитов справочника "Цены", подчиненного справочнику "Товары"; 117 При запоминании в справочнике цен приходной цены товара учитывать сумму дополнительных затрат - распределенные дополнительные затраты будут учтены при записи приходной цены товара в справочнике "Товары"; При записи цен в справочник пересчитать цены в LVL - программа будет пересчитывать указанные в валюте цены в LVL и запоминать значения приходных цен в LVL в справочнике "Цены", подчиненного справочнику "Товары"; Печатать бухгалтерские проводки при печати документа - при печати будут печататься бухгалтерские проводки; Печатать название накладной – заполняется значением, указанным в Константах (Название накладной в печатных формах), например, "Pavadzīme"; Печатать сведения о перевозчике – при печати будут выводиться сведения о перевозчике; Сведения о перевозчике. Перевозчик клиент устанавливается в случае, если перевозчиком является Фирмаперевозчик. В этом случае в поле "Перевозчик" необходимо выбрать Фирмуперевозчика из справочника «Клиенты». Поля "Транспортное средство" и "Автоводитель" можно заполнить из справочников "Автомобили" и "Сотрудники" при условии, что в справочниках заведена информация о транспорте клиентов и водителях клиентов, также эти поля можно заполнить вручную, введя номер машины и Имя, Фамилию водителя. Наша фирма устанавливается в случае, если перевозчиком является Наша Фирма. В этом случае в поле "Перевозчик" автоматически заполняется название нашей фирмы и при заполнении поля "Транспортное средство" и "Автоводитель" , если в справочнике "Автомобили" к выбранному автомобилю привязан конкретный сотрудник, в противном случае Автоводитель выбирается вручную из справочника "Сотрудники". В печатной форме документа будут указаны полные реквизиты перевозчика: Наименование фирмы-перевозчика PVN номер фирмы-перевозчика - Государственный номер автотранспортного средства Имя, Фамилия водителя 118 4.8. ДОКУМЕНТ "ОПРИХОДОВАНИЕ ИЗЛИШКОВ" Документ "Оприходование излишков товара" может формироваться на основании документа "Инвентаризация" , или создаваться, как самостоятельный документ пункт "Инвентаризации" - "Оприходование излишков" в меню "Документы". Номер документа устанавливается автоматически. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой. При формировании документа на основании документа "Инвентаризация" в поле "Основание" уже проставлены номер и дата документа-основания, а табличная часть заполнена выявленными в результате инвентаризации излишками товара. Если создается новый самостоятельный документ, эти данные в него вносятся Пользователем. Окно документа имеет кнопку "Печать", при нажатии на которую формируется печатная форма документа по оприходованию излишков. Введенные документы "Оприходование излишков" хранятся в Журнале документов "Складские". Проведение документа "Оприходование излишков" изменяет остатки товаров. 4.9. ДОКУМЕНТ "СПИСАНИЕ" Документ "Списание" предназначен для оформления актов списания товаров. Документ "Списание" может формироваться на основании других документов (в том числе - на основании документа "Инвентаризация") или создаваться, как самостоятельный документ - пункт "Инвентаризации" - "Списание" в меню "Документы". 119 Номер документа устанавливается автоматически. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой. При формировании на основании документа "Инвентаризация" в поле "Основание" уже проставлены номер и дата документа-основания, а табличная часть заполнена выявленными в результате инвентаризации недостающими товарами. Если создается новый самостоятельный документ, эти данные в него вносятся Пользователем. Окно документа имеет кнопку "Печать", при нажатии на которую формируется печатная форма документа - "Акт списания". Введенные документы "Списание" хранятся в Журнале документов - "Складские". Проведение документа "Списание" изменяет остатки товаров. 4.10. ДОКУМЕНТ «ПЕРЕСОРТИЦА» Документ «Пересортица» предназначен для замены в остатках выбранных товаров на новые. Замена производится в базовых единицах измерения. С помощью этого документа можно корректировать остатки товаров, с привязкой этих товаров к конкретным партиям и сериям. Документ вызывается через «Документы Дополнительные Пересортица». 120 В шапке документа в закладке «Основной» выбирается склад и устанавливается дата (по умолчанию – текущая дата ). В табличной части документа выбирается товар, который нужно заменить, с указанием приходного документа, номера партии и номера серии, если это необходимо. В графе Количество указывается количество заменяемого товара в базовой единице измерения, в графе Цена предлагается себестоимость товара, которую можно изменить по усмотрению пользователя. Далее в этой же строке выбирается новый товар, в графе КоличествоНов указывается количество нового товара в базовой единице измерения, в графе ЦенаНов предлагается себестоимость товара, по которой он будет проведен, и которую тоже можно изменить по усмотрению пользователя. Также, если это необходимо, можно указать номер партии и номер серии. В закладке «Настройка» выбирается необходимая форма печати; 121 Устанавливать стоимость нового товара равной стоимости старого, означает, что стоимость нового товара установится равной стоимости заменяемого, иначе заменяемый товар списывается по текущей себестоимости, а новый приходуется по заданной пользователем цене; Если не задана партия, то оприходование производить по < пустой > партии, означает, что если в строке не задана партия у приходуемого товара, то оприходование будет происходить по < пустой > партии, а не по этому документу. После заполнения табличной части и нажатия клавиши система запрашивает Если пользователь ответит – ОТМЕНА, то документ просто остается открытым для дальнейшей работы с ним. Если пользователь ответит – НЕТ, то документ не сохраняется. Если пользователь ответит – ДА, то документ сохраняется запрашивает и далее система При ДА документ проводится, заменяемый товар списывается, а новый товар приходуется. ответе НЕТ документ сохраняется, но не проводится. При ответе При нажатии клавиши «Настройка» форма документа. распечатывается выбранная в закладке 4.11. ДОКУМЕНТ „ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕН” 122 Документ «ФормированиеЦен» предназначен для формирования цен товаров. С помощью этого документа можно формировать цены как для вновь поступившего товара, так и для уже существующего. Цены товаров задаются для различных типов (категорий) цен, заведенных в справочнике «Типы Цен» (см. описание справочника «Типы цен»). Документ может создаваться, как на основе другого документа (ПриходнаяИнвойс, ПриходнаяКредит, Перемещение …) , так и самостоятельно. Документ вызывается через «Документы»«Вспомогательные»«Формирование Цен». Если документ вызывается на основании другого документа, то табличная часть документа заполняется номенклатурой из документа-основания. Если документ вызывается не на основании другого документа, то табличная часть документа заполняется номенклатурой через подбор по каталогу. В шапке документа выбираются формируемые категории цен. В документе можно формировать как одну категорию цены товаров, так, одновременно, и две категории цен. 123 1 категория - категория первой из настраиваемых цен, которая рассчитывается в этом документе. Данная цена может задаваться произвольными значениями или формироваться на основании себестоимости товара или на основании другой цены; 2 категория - категория второй из настраиваемых цен, которая рассчитывается в этом документе на основании выбранной цены 1 категории. Не обязательное значение. Если значение не задано, то происходит формирование только цены по 1 категории. Себестоимость –значение себестоимости товара или какой-либо цены товара. По кнопке следующими вариантами: можно перезаполнить колонку «Себестоимость» - Заполнить себестоимость товаров на дату документа; - Если документ создавался на основании другого документа, то заполняются цены из документа-основания в LVL; 1 наценка была и 1ЦЕНА была – заполняются автоматически, если в карточке товара уже существовала цена, соответствующая выбранному типу цены, указанной в 1 категории; 1ЦЕНА - формируемая новая цена, соответствующая 1-й категории цен ; 1 наценка - процент наценки для формируемой новой цены 1ЦЕНА по отношению к значению в колонке «Себестоимость»; 2ЦЕНА - формируемая новая цена, соответствующая 2-й категории цен ; 2 наценка - процент наценки для формируемой новой цены 2ЦЕНА по отношению к значению в колонке 1ЦЕНА; Цены, по выбранной оператором категории цен, заполняются по кнопке При этом возможно переформировать либо Цена1 и Цена2 по выбранным новым ценам в колонке «Себестоимость» и заданным ранее наценкам, либо Наценка1 и Наценка2 , не изменяя сформированные ранее Цена1 и Цена2 . По кнопке произойдет заполнение колонок Наценка1 и Наценка2 по выбранным категориям цен «1 Категория» и «2 Категория», а далее произойдет пересчет колонок Цена1 и Цена2 . Первоначальное заполнение при открытии нового документа происходит по следующим принципам: 124 а). Если необходимо просто заполнить цены при первоначальном вводе цен в справочник товаров, либо только ожидается получение нового товара, для которого необходимо заполнить цены, то: - в полях справочника Типов Цен), которые вы хотите заполнить; надо выбрать категории цен (из - в табличной части документа выбираете товар, при выборе которого система запрашивает закупочную цену. Если цена неизвестна, то необходимо нажать клавишу ОК или ОТМЕНА и закупочная цена остается равной 0; - вручную заполняется графа 1ЦЕНА, которая соответствует выбранной 1категориии, и 2ЦЕНА (не обязательно), которая соответствует выбранной 2категориии; - если 2ЦЕНА рассчитывается как 1ЦЕНА * на процент наценки (2 наценка), то можно задать значение «2 наценка» и 2ЦЕНА рассчитается автоматически на основании 1ЦЕНА; - в маленьких колонках Пр1 и Пр2 устанавливаем флажок, который обозначает, что эту цену надо сохранять в каталоге цен. - У тех товаров, у которых будет стоять этот флажок, при нажатии или – цены будут записаны. Цены с неустановленными флажками Пр1 и ПР2 сохраняться в каталоге цен не буут. б) Необходимо автоматически рассчитать или пересчитать цены. Аналогично вышеописанному случаю, в шапки документа выбираем Типы (категории) Цен, которые мы будем рассчитывать. Например, 1 категория - Vairumtird. Cena ( будем рассчитывать в этом примере на основании себестоимости), 2 категория Mazumtirdz. Cena ( рассчитывается в этом примере на основании выбранной цены 1 категории). При выборе в шапке документа переспрашивает 1 категория - 125 Vairumtird. cena , программа При ответе Да, заполняются колонка Цена1 была и Наценка1 была, при ответе Нет эти колонки не заполняются. Цена пересчитывается из валюты Документа-основания в LVL. Цена в колонке «Себестоимость» может принимать следующие значения: 1. Документ вызывается на основании другого документа. В случае, если в Приходном документе флажок: в закладке Настройка установлен , то себестоимость равна Цене товара по документу плюс Дополнительные затраты на доставку товара минус все Скидки на товар, иначе себестоимость равна Цене товара по документу. 2. Если документ вызывается не на основании другого документа, при заполнении табличной части через себестоимость будет равна себестоимости выбираемого товара на дату документа. В случае, если себестоимость товара неизвестна ( товара нет на складе, но Вы ожидаете приход, Вам известна закупочная цена и Вы хотите рассчитать продажную цену ), при подборе по каталогу система запрашивает 126 Цена1 была соответствует цене, которая была у товара до выбранной даты для категории, выбранной в поле «1 Категория». Наценка1 была соответствует наценке в %, которая была у товара до выбранной даты для категории, выбранной в поле «1 Категория». Наценка1 в % первоначально выбирается равной наценке, заданной у текущего товара для той категории цены, которая выбрана в поле «1 Категория». Наценка2 в % первоначально выбирается равной наценке, заданной у текущего товара для той категории цены, которая выбрана в поле «2 Категория». Формирование новых цен происходит следующим образом: Цена1 рассчитывается как: Себестоимость + (Себестоимость х Наценка1 / 100) Цена2 рассчитывается как : Цена1 + (Цена1 х Наценка2 / 100) При изменении величины Наценка1 и Наценка2 происходит пересчет Цены1 и Цены2 соответственно. Также при изменении величины Цена1 и Цена2 соответственно происходит пересчет Наценки1 и Наценки2 . Если документ ФормированиеЦенПоИнвойсу сделан на основании другого документа и настроены не все цены, либо все цены переформированы, но не все изменения надо вносить в Справочник Товаров, в колонках Цена1 и Цена2 есть маленькие колонки Пр1 и Пр2, в которых можно установить флажок, который будет обозначать, что эту цену мы записываем. Значения кнопок: У тех товаров, у которых будет стоять этот флажок, при нажатии или – цены будут записаны. Для товаров, у которых не будет стоять этот флажок, цены меняться не будут. 127 Разница между старой и новой ценой в процентах, меньше которой цены в справочнике не будут меняться. Цена1 запоминается в категории цены, выбранной в поле «1 Категория». Цена2 запоминается в категории цены, выбранной в поле «2 Категория». Все цены записываются на дату документа, пересчитываются в LVL и в справочник записываются в LVL. Формирование цен может происходить, как с ценами, включающими в себя ПВН, , так и без ПВН цен запишутся цены БЕЗ ПВН!!! , но в справочник 4.12. ДОКУМЕНТ "ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ" Документ "Инвентаризация" предназначен для выявления расхождений между количеством товара, отраженным в БД и фактическим количеством товаров на складе, а также для формирования итоговых документов (Сверки наличия товаров, Инвентаризационной описи и Сличительной ведомости) по итогам проведения инвентаризации. При заполнении документа: 128 Тип документа. Можно выбрать "по складу в целом" (указать склад) или "по фирме в целом"; Можно упорядочить товары по коду (флажок "Упорядочить товары по коду"); Графу "Реально" в табличной части документа можно изначально заполнить значениями "по документам", а затем ее редактировать (флажок "Заполнять значения "Реально"); Инвентаризацию можно проводить по отдельной группе товаров или (если не выбрана группа) - по всем товарам. Заполнить или перезаполнить Табличную часть документа можно с помощью кнопки «Заполнить». В этом случае предлагаются следующие варианты заполнения документа: Перезаписать содержимое таблицы — Табличная часть документа очищается и документ заполняется заново остатками товаров по выбранному складу; Переформировать документальную часть таблицы с добавлением новых - перезаписываются данные об учетном количестве и учетной сумме в существующих строках таблицы. Добавляются строки с товарами, котрых не было в таблице, но по ним имеются остатки на складе на дату инвентаризации; Переформировать документальную часть таблицы без добавления новых - перезаписываются данные об учетном количестве и учетной сумме в существующих строках таблицы; Пересчитать колонку Инв.стоимость - инвентаризационная стоимость товаров в строках документа пересчитывается по учетной стоимости с учетом инвентаризационного количества. Настройка печатной формы документа производится в закладке "Настройка": 129 На закладке в поле "Выбор форм для печати формы документа" выбирается из предложенного перечисления печатная форма документа (печать Сверки, Сличительной ведомости или Инвентаризационной описи), а также задаются параметры печати. Документ "Инвентаризация" не приводит в соответствие количество товара "по документам" и фактическое количество товара на складе, не изменяет остатки товаров, а только выявляет расхождения. Чтобы остатки товаров в БД соответствовали реальным остаткам, которые введены в документ в качестве инвентаризационных значений, нужно на основании документа "Инвентаризация" сформировать и провести документы "Оприходование излишков товара" или "Списание товара" или «Корректировка остатков товаров». Находясь в документе "Инвентаризация" или установив курсор на строку с этим документом в Журнале документов, нажать клавиши Alt + F9 (или выбрать пункт "Ввести на основании" из меню "Действия" ГМ; Выбрать нужный документ Оприходование излишков товара" или "Списание товара" или «Корректировка остатков товаров». Установить у нового документа дату, равную дате документа «Инвентаризация». При этом время документа установить на как минимум на 1 секунду позже документа «Инвентаризация». Провести сформированный документ "Оприходование излишков товара" или "Списание товара" или «Корректировка остатков товаров» Описание процесса распределения товаров из документа «Инвентаризация» по документам "Оприходование излишков товара" или "Списание товара" или «Корректировка остатков товаров» в отдельном описании. 4.13. РАБОТА С ЗАКАЗАМИ В процессе Заявки от Покупателя и Заказа Поставщикам участвуют следующие Документы: Документ - Счет, который фиксирует в системе, что от Покупателя поступила заявка на поставку какого-то товара. Документ. Счет – многогранный, в зависимости от наличия или отсутствия товара на складе в полном или частичном количестве, а также от режимов, которые можно выбрать в 130 документе Счет, либо фиксируется, что это - неподтверждённая заявка, либо резервируется весь или частичный товар, находящийся на складе. Документ - Заказ Поставщику, который в системе фиксирует, что мы заказали у поставщика, и ожидаем поступления товара, который мы заказали. Документы – Приходная Кредит или Приходная Инвойс, которые фиксируют, что Заказ Поставщику получен, и товар имеется в наличии для выполнения заявки от покупателя. Документ - Расходная Накладная, который погашает заявку и в системе больше не фиксируется, что существует заявка от покупателя, т.е. она выполнена в полном или частичном объеме. Кроме этого существует Отчеты: Заказы Поставщикам, Заявки Покупателя, Состояние Заказа Поставщику, Состояние Заявки Покупателя, Планирование Закупок. . Весь механизм работы с заявками доступен, если настроен интерфейс: пользователь – программист – заказы. В этом случае видны отчеты – «Заявки», а также в меню «Документы» появляется подменю – «Заявки». В этом подменю «Заявки» отобраны два документа: документ Счет и документ Заказы поставщику. Кроме этого доступен Журнал документов «Заказы поставщикам» и журнал «Счета». В журнале «Счета» будут собираться все счета, которые являются заявками покупателя или резервирования товаров, а в «Заказе поставщикам» – документы Заказы поставщикам. Для того, что бы механизм заявок работал, необходимо в «сервис - Настройка Торговли» в закладке «Настройка клиентов» поставить галочку - учет заявок покупателя и заказов поставщикам. Если же этой галочки нет, то документ «Счет» работает как обычный документ, только дополнительно выполняющий резервирование товара, в случае, если он имеется на складе. Т.е. он не фиксирует Заявки, и отчеты «Заявки Покупателей» и «Заказы Поставщикам» будут пустые, они в этом случае не работают и ничего не проводят. 4.13.1. ДОКУМЕНТ "СЧЕТ" Документ "Счет" предназначен для оформления предварительной договоренности на продажу товаров клиентам. При проведении счета заказанный товар на определенный срок резервируется (если поставить "0" в реквизите "Срок резервирования товара", товар может и не резервироваться). Основное назначение документа "Счет" - возможность его использования в дальнейшем для выписки на его основании расходных накладных. Накладных на основании одного 131 счета может быть выписано несколько, если клиент покупает товар в несколько приемов или если накладные выписываются с разных складов. В каждой новой накладной, выписанной по данному счету, в табличную часть будут переноситься только оставшиеся зарезервированными по этому счету товары. В Документе «Счёт», в шапке документа существует поле «Вид Заказа», в котором выбирается режим работы с «Заявкой Покупателя». 132 1. Режим Заявка на склад. Этот режим предусматривает, что товар есть на складе, и мы хотим зарезервировать товар за покупателем. В этом случае система проверит, имеется ли товар на складе, и если товара на складе нет, то документ невозможно будет сохранить и провести. Т.е. документ можно провести только в том случае, если количество товара на складе, не меньше, чем Заявка Покупателя. 2. Режим Неподтвержденная заявка. В этом случае система фиксирует, что существует заявка от покупателя, но резервирование товара для этого клиента не происходит. Т.е., клиент выразил желание купить товар, но неоднозначно и не стопроцентно, поэтому мы фиксацию этого действия осуществляем и в отчетах по состоянию заявки или состоянию заявок покупателей мы можем видеть, что такая заявка от покупателя осуществлялась, но резервирование на складе не происходит. 3. Режим Заявка на Поставку (с резервированием по фирме). В этом случае производиться анализ предстоящих поставок, по уже сделанным Заказам Поставщикам, исходя из указанной в документе даты предполагаемой отгрузки, и „резервируются” заказанные, но ещё не поступившие Товары, и только при недостатке ожидаемых поступлений производиться резервирование из текущего остатка по фирме в целом. Если ни оформленных Заказов Поставщикам, ни Текущего Остатка на фирме не хватает, для выполнения Заявки, то она „становиться в очередь”. Это означает, что оформленные позже данной Заявки Заказы Поставщикам, с предполагаемой датой поставки, попадающей в период с даты Заявки до предполагаемой даты отгрузки, будут привязаны к данной Заявке. 4. Режим Заявка на Поставку (с резервированием по складу). Режим действует аналогично Заявки на Поставку с резервированием по фирме, только резервирование осуществляется по конкретному складу, а не по фирме в целом. 5. Режим Заявка на Поставку без резервирования. В этом случае производиться анализ предстоящих поставок, по уже сделанным Заказам Поставщикам, исходя из указанной в документе даты предполагаемой отгрузки, но „не резервируются” заказанные, но ещё не поступившие Товары. Если оформленных Заказов Поставщикам не хватает, для выполнения Заявки, то она „становиться в очередь”. Это означает, что оформленные позже данной Заявки Заказы Поставщикам, с предполагаемой датой поставки, попадающей в период с даты Заявки до предполагаемой даты отгрузки, будут включать данную Заявку. Если Вид заказа не выбран, то по умолчанию по документу «Счет» резервирование товара на складе и фиксация заявки клиента. происходит В документе «Счет» могут быть указаны как товары, которые покупатель заказывает, так и услуги, которые он заказывает на выполнение. Товары могут попадать в резервирование, и мы можем видеть это по отчетам. Услуги в резерв не попадают, услуги - нематериальная вещь, которую можно отложить для покупателя. Но в отчете заявок происходит фиксация, как товара, так и услуги, т.е. если заказана услуга мы можем следить за тем, что эта услуга заказана и выполнена ли в дальнейшем. Обратим внимание на два параметра, которые существуют в документе «Счет»: 133 1. Срок резервирования товара (дней). Поле "Срок резервирования товара" по умолчанию заполняется значением, определенным в константе "Срок резервирования товаров (в днях)". Его можно редактировать. Этот параметр указывается в следующем случае: он автоматически нигде не контролируется и автоматически товар не снимается с резерва, когда прошло это количество дней. Этот параметр необходим в том случае, когда используется документ «Снятие резерва», в котором существует механизм автоматического отбора заявок, по Заявкам или по конкретному товару, у которых кончился срок резервирования. Автоматически товар с резерва по истечению срока резервирования не снимается только через документ «Снятие резерва». 2.Дата отгрузки. Дата отгрузки важна только для вида Заказа – Заказ на поставку. 134 В случае если мы ранее выписали «Заказ на поставку», то в «Заказе поставщику» тоже фигурирует дата, когда ожидается приход этого товара. Таких заказов на поставку может быть несколько, и каждый может быть с определенной датой. Соответственно анализируются Заказы, где присутствует товар, необходимый для выполнения Заявки, и из этих Заказов резервируется товар, что этот заказ должен уйти на эту заявку от покупателя. Но при этом отборе заказов будет отбираться тот заказ, который соответствует дате, когда нужно покупателю. Т.е. если покупателю нужен товар до 15 октября (дата отгрузки покупателю предполагается 15 октября), то заказ этого товара нужно взять тот, в котором указано, что товар придет до 15 октября. Если товар придет 20 октября, то резервировать бесполезно, потому что нашему покупателю этот товар нужен раньше. В этом случае по такому заказу резервирование не произойдет. Если дата отгрузки в Заявке не указана, тогда не происходит контроль на дату выполнения Заявки, т.е. когда бы Заказ ни поступил, мы будем резервировать, потому что нам не важен срок, покупатель готов ждать без ограничений по дате. Поэтому дату в этом случае можно не указывать вообще. Со сроком резервирования тоже надо иметь в виду, если срок резервирования не указан или указан 0, то в этом случае не происходит резервирование товара. Т.е. резервирование предполагает указание какой-то цифры – 1,2 и т.д., но не 0. Если будет указан 0, то резервирование товара не произойдет. Еще один нюанс для работы с документом «Счет». Покупатель мог оформить заявку (зарезервировать товар по какому-либо из перечисленных выше режимов) и через какоето время он хочет скорректировать заявку, которую он сделал ранее. Если в Настройке торговли не стоит галочка «Работа с заказами», программа не анализирует взаимосвязь заявок и заказов, в этом случае есть вариант вернуться в исходный документ Счет и скорректировать те позиции, которые клиент решил изменить: в другом количестве и другой номенклатуре, добавить или убрать какие-то позиции. В случае, если идет работа с заявками и заказами, то: 1) Если эта заявка не пошла еще ни в какие заказы и было только резервирование или эта заявка от покупателя никак еще не выполнялась, то в этом случае есть возможность зайти в документ и его скорректировать количество и вид заказываемого товара. 135 2) Если по товару произошли какие-то действия, т.е., либо частично заявка была выполнена, либо заявка распределилась по поставщикам, то в этом случае простое вхождение в документ и коррекция приводят к нарушению всей цепочки (что было заказано, что было выполнено и какое количество осталось незаказаным). Возможно нарушение отчетности и нарушение тех данных, которые будут выходить по этому клиенту (что заказано, что выполнено, и что осталось выполнить). Поэтому существует другой режим – можно на основании этого документа Счет ввести новый документ Счет и этот новый документ сначала снимет все остатки по старому документу Счет, но с учетом состояния на тот день, на который мы этот новый документ создаем. Например, если 1 октября осуществляли заявку на 100 единиц какого-то товара, и 10 числа 60 единиц этого товара было отгружено, а 15 числа мы создаем новый документ Счет на основании старого документа, то по состоянию на 15 число учитывается, что невыполненной заявки существует только 40 штук. Система дальше работает следующим образом: в новом документе аннулируются все невыполненные заказы, но именно на эту дату, т.е. в данном случае будет аннулировано только 40 единиц, которые не выполнены к моменту создания нового документа Счет, потому что 60 уже выполнено. И дальше система на 15 число сформирует новые состояния, или новые заказы, или новые заявки, или новые резервирования уже на основе тех данных, которые пользователь введет в новый документ. В этом новом документе опять же может, как повторяться информация со старого документа по номенклатурному составу, так и могут быть какие-то номенклатуры удалены, добавлены или изменены. Таким образом, если создается новый документ «Счет» на основании предыдущего документа, то система будет считать, что у клиента существует только одна заявка, или только одно резервирование по этому последнему документ «Счет». Все состояния по предыдущему счету будет сведено к 0. Поэтому, если клиент хочет заказать или зарезервировать новый товар или тот же товар еще дополнительно, в этом случае резервирование должно осуществляться не на основании старого, а на основании нового документа «Счет». И тогда остается в силе и старая заявка или старое резервирование по предыдущему документу и появляется очередное резервирование или очередная заявка от этого клиента, но уже по новому документу «Счет». Если создано несколько документов «Счет», в результате чего у нас зафиксировались заявки от покупателей и зарезервировался какой-то товар. Если в настройке торговли указано значение константы "Разрешить продавать зарезервированный товар" - "нет", то выписанные в счете товары не могут быть проданы другим способом, кроме как при помощи документов "Расходная накладная", выписанных на основании счета (в режиме "ввод на основании"). Остальные реквизиты документа заполняются стандартным способом. На основании документа Счет может формироваться Документ «Списание». При этом предусмотрено, что документ Счет будет формировать резерв или заказ, и по списанию этот резерв будет сниматься или товар списываться. 4.13.2. ДОКУМЕНТ "СНЯТИЕ РЕЗЕРВА" Документ предназначен для снятия с резерва товаров, срок резервирования которых истек. Все невостребованные товары этим документом снимаются с резервирования и допускаются к общей продаже. 136 Формирование документа "Снятие резерва" можно осуществлять двумя способами: 1. Формирование документа, которым снимаются с резервирования товары по всем просроченным счетам. Для создания документа выбирается пункт "Дополнительные" - "Снятие резерва" в меню "Документы". В поле "Основание" проставлено "Истек срок резервирования товаров". Заполнение документа: Выбрать товар, по которому производится снятие просроченных резервов (если не выбран, то в документ попадут все просроченные счета и при проведении с резерва снимутся все виды товаров по этим счетам); Нажать кнопку "Заполнить", при этом в табличную часть документа автоматически попадут все счета, в которых остались зарезервированными товары и срок резервирования которых истек. Список можно отредактировать, удалив строки со счетами, по которым нужно сохранить резервирование. 2. Формирование документа, которым снимаются с резервирования товары только по одному конкретному выбранному счету, независимо от срока резервирования данного счета: В Журнале документов найти журнал "Счета" и выбрать в нем курсором нужный счет. В режиме "Ввод на основании" (Alt + F9) создать документ "Снятие резерва" по этому счету; 137 Данные по выбранному счету будут занесены в документ. В поле "Основание" также будут проставлены номер и дата счета. Проведение документа "Снятие резерва" производит изменение только учета резервов товара. 4.13.3. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА «РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ» Если после того, как Покупатель сделал Заявку, и через несколько дней покупатель пришел за товаром (хочет его купить). В этом случае выписывается «Расходная накладная», не привязываясь ни к какому счету, в этом случае система зафиксирует, что была продажа товара покупателю и спишет, частично или полностью ту заявку (или те заявки), которая была у этого покупателя. Если заявок от покупателя было несколько, и товара продавалось много, т.е. были заявки на 10, 15 и 20 штук, а покупатель покупает 40 штук, то в этом случае система будет погашать эти заявки по методу ФИФО, т.е. сначала погасятся те 10 штук из первой заявки, потом 15 штук со следующей заявки и оставшиеся 15 штук до 40 из последней заявки, где была заявка на 20 штук. В результате за покупателем останется невыполненной заявка на 5 штук. Аналогичные действия произойдут и с резервированием товара. Т.е. если был зафиксирован резерв товара на складе, в этом случае будет и погашение резерва. Это ситуация, когда документ Расходная накладная просто автономно сформирован и этот документ не привязан жестко ни к какой заявке. Есть другой вариант, когда документ Расходная накладная выписывается на основании какой-то заявки. Допустим, на какой-то товар существуют три заявки на 10,15 и 20 штук. И документ Расходная накладная создается на основании второй заявки, где указано всего 15 штук. В этом случае система поступит следующим образом: она также позволит продать 40 штук, также погасит предыдущие заявки на 40 штук, но последовательность отбора документов - заявок на погашение будет происходить не по методу ФИФО, а в первую очередь погасится та заявка, на основании которой был создан 138 документ. Т.е. в данном случае, если выбрали в качестве погашения вторую заявку, где было указано 15 штук, значит сначала будет списано 15 штук с этой заявки, потом начнет добираться оставшееся количество по методу ФИФО. Т.е. следующий документ, где указано 10 штук и недостающее количество до 40 с последнего документа, где указано 20 штук. Если эту же Расходную накладную оформить на основании третьего документа, где покупатель заказывал 20 штук, то в этом случае с него в первую очередь спишется 20, а потом по методу ФИФО с первой заявки спишется 10 штук и со второй заявки 10 штук. На остатке останутся несписанными 5 штук по второй заявке. 4.13.4. ДОКУМЕНТ «ЗАКАЗЫ ПОСТАВЩИКАМ» Документы Заказы поставщикам вызываются либо через меню документа Заявки Заказ поставщику, либо через журнал документов Заказы поставщикам. В документе Заказы поставщикам при его проведении происходят следующие действия: первое, что делает документ Заказ поставщику – фиксирует в системе, что оформлен заказ на поставку тех товаров, которые перечислены в документе, на то количество или на ту сумму, которая есть. Кроме этого документ при проведении ищет имеются ли сейчас какие-то существующие и актуальные заявки на те товары, которые мы заказываем. И если он видит, что существуют какие-то заявки от покупателей на эти товары, то он сразу привязывает эти заявки к этим заказам. Т.е. создает цепочку, по которой система автоматически поймет, что по этому заказу этот товар зарезервируется на какого-то покупателя. В документе есть колонка «По заявке». Если эта колонка не задана и существует несколько заявок на этот товар от покупателей, то система анализирует все заявки от покупателей и привязывает заказываемый товар к той заявке, у которой дата отгрузки наиболее ранняя. Т.е. отбор заявок происходит по дате выполнения заявок, т.е. те заявки, которые мы должны отправить покупателю ранее всего – к этой заявке и будет привязан 139 планируемый на поставку товар. Привязка идет не по дате оформления документа Заявка, т.е. какой-то документ Заявка мог быть оформлен от покупателя раньше (мы обещали, что товар придет через месяц), а через неделю пришел другой покупатель, которому товар нужен через неделю. В данном случае покупатель, которому мы обещали, что товар придет раньше, имеет приоритет по отношению к покупателю, который пришел раньше. Потому что мы обещали, что товар придет через месяц и этот покупатель знает, что товар надо ждать месяц. Для того, чтобы видеть информацию в отчетах – что было заказано, что прикрепилось к заявкам, что не прикрепилось, во-первых, можно воспользоваться отчетами по заявкам и в этих отчетах можно увидеть, что осуществлялась какая-то заявка и если эта заявка забронировалась за каким-то заказом, то там будет видно, что заявлено столько-то, уже заказано поставщику по этой заявке столько-то. В то же время есть отдельные отчеты по заказам . Это отчет Заказы поставщикам, где можно видеть всю информацию по всем осуществленным заказам за определенный период и их состоянии. И есть отчет – Состояние конкретного заказа, где на конкретную дату можно выбрать конкретный заказ и посмотреть в каком состоянии находится этот заказ. Там видно, какие товары заказывались, по каким клиентам (заявкам) они распределились (если распределялись) и видно, сколько заказано, сколько поступило и какое ожидается поступление. Отчеты можно запустить и посмотреть, что там за информация. 4.13.5. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА «ПРИХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ» Когда вводим приходную накладную, то система осуществляет следующие действия: по приходной накладной система смотрит, если пришли те товары, которые фигурировали в каких-то заказах от поставщика, то система фиксирует, что заказы выполнены полностью или в том объеме, в котором сейчас пришел товар. Кроме того, система проверяет, есть ли на пришедшие товары заявки от покупателей. Если есть невыполненные заявки от покупателей (за исключением неподтвержденной 140 заявки), то система фиксирует, что по этой заявке пришел товар, и этот товар переводится в состояние резерва. Данная опция используется для того, чтобы товар не распределялся по заявкам и резервам. Это не будет работать в следующих случаях: если документ Приходная накладная сделан на основании документа Заказ поставщику, в этом случае флажок игнорируется, и будет происходить движение по заказу поставщику; если в табличной части документа Приходная накладная конкретно указано, что пришедший товар должен пойти в резерв для выполнения конкретной заявки от покупателя. Строки, в которых указана конкретная заявка, пойдут по движению по заявкам и станут в резерв. Строки, в которых заявки не указаны, резервироваться не будут и ни в какие заявки не попадут. В отчете по заказам можно будет видеть, что было заказано этому поставщику такоето количество и какое-то количество пришло и осталось еще какое-то количество, которое поставщик должен поставить. В то же время Приходная накладная анализирует тот товар, который пришел, есть ли на этот товар какие-то заявки от покупателя. Приходная накладная: 1. Фиксирует, если был заказ на эту поставку, на товары из этой поставки, то она ищет какие были заказы и погашает, что эти заказы выполнены. 2. Она не привязывает заявки к заказам, а наоборот смотрит, какие к этим заказам, которые в данный момент погашаются, какие к этим заказам были привязаны заявки, анализирует, если такие привязки были, она эти привязки снимает и в свою очередь считается, что товар уже пришел, и в данном случае заявка уже не отслеживается, когда поступит заказ. А уже заявка вешается в резерв на этого покупателя. По отчету резервов можно видеть, что товар появился в резерве по той заявке, которая была от покупателя. Приходную накладную можно вводить двумя путями: 1. Просто автономно вводим Приходную накладную и в этом случае Приходная накладная отбирает и погашает все заказы, которые были этому поставщику . Погашение происходит по методу ФИФО, т.е. погашаются те заказы, которые первыми были оформлены. Здесь не фигурирует дата выполнения заказа, а фигурирует время создания документа Заказ поставщику. Погашается в первую очередь самый ранее оформленный документ Заказ поставщику. 2.Кроме этого документ Приходная накладная может быть оформлен на основании Заказа поставщику. Т.е. если мы понимаем, что выполнен в данный момент какой-то конкретный заказ, то мы можем на основании этого заказа ввести приходную накладную, и в этом случае произойдет погашение только этого заказа. Если допустим было заказано 100 позиций, а пришло 300, система не будет пытаться 200 оставшихся позиций распределять на какие-то другие заказы этому поставщику, которые могли быть позже. Система 100 позиций зафиксирует за этим заказом, а 200 позиций - это просто будет приход и наличие этого товара на складе появиться в свободную продажу. Должна быть четкая последовательность ввода документов, нельзя произвольно возвращаться назад на предыдущие даты и, если заказ допустим был оформлен 15 октябрем, то нельзя после этого заявку ввести 1 октябрем. При таких действиях, когда ввод документов происходит хаотично любой датой, требуется перепроведение документов, чтобы система четко друг за другом распределила и привязала заявки к заказам и по приходным и расходным накладным погашала заказы и заявки. В документах Приходная кредит и Приходная инвойс при работе с заявками (заказами) в табличной части документов можно настроить видимость колонки, в которой можно выбрать конкретную заявку, по которой товар по приходу должен быть зарезервирован. Если ничего не задано, то заявки выбираются в приоритете с датой отгрузки, т.е. в первую очередь выбираются заявки с более ранней датой отгрузки 141 4.14. РАБОТА С КОМПЛЕКТАМИ 4.14.1. ДОКУМЕНТ „НАРЯД НА РАЗБОРКУ ТОВАРА” Документ «НарядНаРазборку» предназначен для оформления процесса разборки выбранного товара (комплекта) на составляющие товары. При проведении документа «НарядНаРазборку» товар-комплект снимается из регистра «Остатки товаров», снимая с одного склада товар-комплект, и зачисляя на другой, указанный в документе склад, составляющие товары. Документ вызывается через «Документы» «Комплекты» «НарядНаРазборку» ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". В закладке Основной в шапке документа выбираются Склад товара, на котором числится разбираемый товар, и Склад-получатель разобранных частей товара. Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой. Её можно редактировать Далее заполняются поля: - Категория закупочной цены – категория закупочных цен составляющих товаров, если она не выбрана, то предлагается их себестоимость в графе «Цена». - Товар - из Справочника Товары выбирается товар, который необходимо разобрать; - Количество комплектов - количество единиц товара, которые разбираются на составляющие; 142 - Вес всех комплектов – вес комплектов, если ведется учет по весу; ????????????????????? - если стоит флажок, то цены отображаются с ПВН. Табличная часть документа заполняется составляющими товарами, входящими в разбираемый товар. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". В поле "Выбор формы для печати " можно выбрать необходимый вариант печатной формы. - при наличии флажка, в карточку составляющего товара записывается приходная цена; - при наличии флажка, вновь появляющийся товар будет оприходован не по задаваемой цене, а по существующей в системе у этого товара себестоимости; - если поставлен флажок и задан Тип Цен, то цена товара будет выбираться из Справочника Серии Товаров, а не из справочника Цен по товару; В полях Поле сверху и Поле слева можно установить необходимые размеры полей. Основание – основание для разборки данного товара; Признак документа – отличительный признак документа. 4.14.2. ДОКУМЕНТ „НАРЯД НА СБОРКУ КОМПЛЕКТА” Документ «НарядНаСборку» комплектов. предназначен для оформления процесса сборки При проведении документа «НарядНаСборку» он влияет на регистр «Остатки товаров», снимая с одного склада необходимые комплектующие, и зачисляя на другой, указанный в документе склад, товар-комплект. Документ вызывается через «Документы» «Комплекты» «НарядНаСборку» 143 ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". В закладке Основной в шапке документа выбираются Склад, на котором находятся комплектующие, и Склад-получатель. Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой. Её можно редактировать Далее заполняются поля: Комплект собрать; Серия - серия выбранного комплекта, если ведется учет по сериям; В количестве - указывается количество собираемых комплектов; Спецификация – указывается спецификация комплекта из Справочника Спецификаций Комплектов (Состав Комплектов), если комплект имеет несколько спецификаций; Весом – указывается вес комплекта, если это необходимо; Основание – указывается основание для сборки комплектов. из Справочника Товары выбирается комплект, который необходимо Табличная часть документа заполняется автоматически в соответствии со Справочником Спецификаций Комплектов (Состав Комплектов). 144 Чтобы иметь возможность корректировать состав комплекта в табличной части документа, в меню «Сервис» «Настройка торговли» в закладке Себестоимость должна стоять галочка - Переменная комплектация товаров в Нарядах. Иначе в табличной части корректировке подлежат только колонки Партия и СерийныйНомер. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ" Если в справочнике товаров в закладке Комплектация у выбранного комплекта указаны Стоимости работы для одного комплекта - стоимость Сборки1 и стоимость Сборки2, а также валюта сборки комплекта В валюте1 и 2, то в закладке «Дополнительный» Стоимость сборки1 и Стоимость сборки2 и В валюте заполняются автоматически, иначе затраты на сборку комплекта и валюта проставляются вручную. Стоимость сборки3 указывается общая сумма и валюта дополнительных затрат на сборку выбранного количества комплектов. Признак документа – заполняется признаком документа из Справочника «Признаки для разных видов документов». Исполнитель работы – заполняется из Справочника «Сотрудники». 145 ЗАКЛАДКА "СВОЙСТВА". В закладке «Свойства» можно выбрать свойства из Справочника «Виды свойств». ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". В поле "Выбор формы для печати " можно выбрать необходимый вариант печатной формы. В полях Поле сверху и Поле слева можно установить необходимые размеры полей. 4.14.3. ДОКУМЕНТ „НАРЯД НА РАЗУКОМПЛЕКТАЦИЮ” Документ «Наряд на разукомплектацию» предназначен для оформления процесса разборки комплектов. При проведении документа «Наряд на разукомплектацию» он влияет на регистр «Остатки товаров», снимая с одного склада товар-комплект, и зачисляя на другой, указанный в документе склад, комплектующие. Документ вызывается через «Документы» «Комплекты» «Наряд на разукомпл.» 146 ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". В закладке Основной в шапке документа выбираются Склад, на котором находится комплект, и Склад-получатель комплектующих. Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой. Её можно редактировать Комплект - из Справочника Товары выбирается комплект, который необходимо разукомплектовать; Серия - серия выбранного комплекта, если ведется учет по сериям; В количестве - указывается количество собираемых комплектов; Спецификация – указывается спецификация комплекта из Справочника Спецификаций Комплектов (Состав Комплектов), если комплект имеет несколько спецификаций; Основание – указывается основание для разборки комплектов. Табличная часть документа заполняется автоматически в соответствии со Справочником Спецификаций Комплектов (Состав Комплектов). 147 Чтобы иметь возможность корректировать состав комплекта в табличной части документа, в меню «Сервис» «Настройка торговли» в закладке Себестоимость должна стоять галочка - Переменная комплектация товаров в Нарядах. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". В поле "Выбор формы для печати " можно выбрать необходимый вариант печатной формы. Если поставить флажок , то цены комплектующих будут корректироваться так, чтобы итоговая сумма стоимостей комплектующих равнялась стоимости комплектов на момент составления документа плюс стоимость разборки. В полях Поле сверху и Поле слева можно установить необходимые размеры полей. 148 4.15. ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Документы для взаиморасчетов с клиентами объединены в группу документов "ПЛАТЕЖНЫЕ". Группа включает в себя документы: "Приход денег на счет", "Платежное поручение" ("Платежка"), "Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер", "Закрытие взаиморасчетов" (документ "Акт взаимозачетов"). 4.15.1. ДОКУМЕНТ "ПРИХОД ДЕНЕГ НА СЧЕТ" Документ предназначен для ввода строк выписки по расчетному счету, связанных с поступлением денежных средств и заполняется на основании Выписки из Банка. Создание нового документа производится через выбор пункта "Платежные" - "Приход денег на счет" в меню "Документы". Введенные документы хранятся в Журнале документов - "Банковские". 149 При создании нового документа по умолчанию проставляются, но могут редактироваться: номер; дата документа (проставляется установленная рабочая дата); валюта документа (Основная валюта); Банк и расчетный счет в нем (Основной расчетный счет из справочника "Наша фирма") Нажатием на кнопку выбора можно задать другие банковские реквизиты из определенных для фирмы (в подчиненном справочнике "Список банковских счетов нашей фирмы"). Табличная часть документа может заполняться в зависимости от установленного значения константы "Метод Учета Кредита Клиента" в одном из двух режимов: 1) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено "по документам", то табличная часть заполняется списком документов, по которым происходит оплата. Этот список формируется методом подбора документов, из журналов с помощью следующих кнопок: Кнопка "Поступление по док." Кнопка открывает список видов документов, по которым может оплата. При выборе вида документа открывается окно журнала этих производиться документов. В табличную часть методом подбора вносятся нужные документы из журнала. Если известен номер документа, можно использовать поиск документа по номеру (Ctrl + F5). Кнопкой "Поступление по док." удобно пользоваться, если заранее известно, по каким документам производится оплата. Кнопка "Подбор по клиенту" Нажатие кнопки открывает "Журнал отбора документов по клиенту", в котором собраны все документы по данному клиенту. В колонке "Долг" со знаком "+" обозначен долг клиента, со знаком "-" - долг клиенту. В журнале выбираются строки с нужными документами и методом подбора (двойным щелчком мыши) вносятся в табличную часть. Если по выбранному документу сумма долга не покрывается полностью, погашается часть суммы, и после проведения документа "Приход денег на счет" в "Журнале отбора документов по клиенту" по строке этого документа в колонке "Долг" будет показан только остаток долга. 2) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "По FIFO", то в табличной части документа "Приход денег на счет" можно не 150 указывать конкретные документы на погашение. Вносится только сумма, которая автоматически распределяется, погашая долг клиента, начиная с самых ранних документов. Выбрать клиента в колонке "Клиент"; Внести сумму в колонку "Сумма с ПВН"; Провести документ. После проведения долг клиента погашается на указанную сумму по документам, начиная с самых ранних. Кнопка "Действия" Дополнительная кнопка "Действия" предназначена для выполнения специальных (различных в зависимости от специфики деятельности организации-пользователя) действий. Например, она может применяться для распределения погашения долга внутри группы клиентов: Если на счет поступают деньги от группы клиентов (объединения "RIMI", "Nelda", "Mego" и др., представляющие из себя большие группы клиентов), без указания конкретных наименований клиентов или документов, по которым производится оплата, то распределение погашения долга производится с помощью кнопки "Действия" : Нажать на кнопку "Действия"; В открывшемся журнале выбрать нужную группу клиентов; В открывшемся окне диалога проставить сумму, пришедшую на счет; Табличная часть документа заполнится списком документов по клиентам, входящим в группу (в колонке "По накладн." будут перечислены документы, по которым погашается долг, в колонке "Клиент" - будут указаны наименования клиентов). Нажатием кнопки "Печать" формируется печатная форма документа "Приход денег на счет". 4.15.2. ДОКУМЕНТ "ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ" ("ПЛАТЕЖКА") Документ предназначен для печати платежных поручений. Создание нового документа производится через выбор пункта "Платежные" "Платежка" в меню "Документы". Введенные документы хранятся в Журнале документов - "Банковские". 151 При создании нового документа по умолчанию проставляется номер документа, дата документа(устанавливается рабочая дата), номер расчетного счета (из справочника "Счета"), валюта (Основная валюта). Выбрать получателя. Реквизиты получателя устанавливаются автоматически из Карточки клиента - Код PVN (закладка "Общие"), наименование и код банка, номер счета (Основной банк организации на закладке "Расчетные счета" Карточки клиента). Нажатием на кнопку выбора банка можно выбрать другие банковские реквизиты из определенных для данного клиента (справочник "Банки клиента"). Выбрать основание из Справочника оснований. Табличная часть документа может заполняться в зависимости от установленного значения константы "Метод Учета Кредита Клиента" в одном из двух режимов: 1) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "по документам", то табличная часть заполняется списком документов, по которым производится оплата. Этот список формируется методом подбора документов на оплату из журналов с помощью двух кнопок: Кнопка "Поступление по док." Кнопка открывает список видов документов, требующих оплаты. При выборе вида документа открывается окно журнала этих документов. В табличную часть методом подбора вносятся нужные документы из журнала. Если известен номер документа, можно использовать поиск документа по номеру (Ctrl + F5). Кнопкой "Поступление по док." удобно пользоваться, если заранее известно, по каким документам производится оплата. 152 Кнопка "Подбор по клиенту" Нажатие кнопки открывает "Журнал отбора документов по клиенту", в котором собраны все документы по данному клиенту. В колонке "Долг" со знаком "+" обозначен долг клиента, со знаком "-" - долг клиенту. В журнале выбираются строки с нужными документами и методом подбора (двойным щелчком мыши) вносятся в табличную часть. Если по выбранному документу сумма долга не покрывается полностью, погашается часть суммы, и после проведения документа "Платежка" в "Журнале отбора документов по клиенту" по строке этого документа в колонке "Долг" будет показан только остаток долга клиенту по этому документу. 2) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "По FIFO", то в табличной части документа "Платежка" можно не указывать конкретные документы на погашение. Вносится только сумма, которая автоматически распределяется, погашая долг клиенту, начиная с самых ранних документов. Выбрать клиента; Внести сумму в колонку "Сумма с ПВН"; Провести документ. После проведения долг клиенту погашается на указанную сумму по документам, начиная с самых ранних. Нажатием кнопки "Печать" формируется печатная форма документа "Платежное поручение". 4.15.3. ДОКУМЕНТ "ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР" Документ предназначен для учета поступлений наличных денежных средств от покупателей. Новый документ создается через выбор пункта "Платежные" - "Кассовый Приходный Ордер" в меню "Документы". Введенные документы хранятся в Журнале документов "Касса". 153 При заполнении нового документа: Номер документа - устанавливается автоматически; Дата документа - автоматически устанавливается рабочая дата; Валюта - автоматически устанавливается основная валюта - LVL; Клиент - выбирается из Справочника клиентов; Нажатие кнопки "Выбрать документ для оплаты" открывается "Журнал отбора документов по клиенту", где методом подбора выбираются документы, оплачиваемые по кассе. Если в Окне списка констант значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "По FIFO", то, выбрав клиента, в табличной части документа "Приходный ордер" можно не указывать конкретные документы на погашение. Вносится только сумма, которая автоматически распределяется, погашая долг клиента, начиная с самых ранних документов. 4.15.4. ДОКУМЕНТ "РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР" Документ предназначен для учета выплат наличных денежных средств поставщикам. Новый документ создается через выбор пункта "Платежные" - " Расходный Кассовый Ордер" в меню "Документы". Введенные документы хранятся в Журнале документов "Касса". 154 При создании нового документа по умолчанию проставляются номер документа, дата документа(устанавливается рабочая дата) и валюта (устанавливается основная валюта). Эти реквизиты можно редактировать. Выбрать получателя из справочника Клиентов. Выбрать основание из Справочника оснований. Табличная часть документа может заполняться в зависимости от установленного значения константы "Метод Учета Кредита Клиента" в одном из двух режимов: 1) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "по документам", то табличная часть заполняется списком документов, по которым производится оплата. Этот список формируется методом подбора документов на оплату из журналов с помощью двух кнопок: Кнопка "Поступление по док." Кнопка открывает список видов документов, требующих оплаты. При выборе вида документа открывается окно журнала этих документов. В табличную часть методом подбора вносятся нужные документы из журнала. Если известен номер документа, можно использовать поиск документа по номеру (Ctrl + F5). Кнопкой "Поступление по док." удобно пользоваться, если заранее известно, по каким документам производится оплата. Кнопка "Подбор по клиенту" 155 Нажатие кнопки открывает "Журнал отбора документов по клиенту", в котором собраны все документы по данному клиенту. В колонке "Долг" со знаком "+" обозначен долг клиента, со знаком "-" - долг клиенту. В журнале выбираются строки с нужными документами и методом подбора (двойным щелчком мыши) вносятся в табличную часть. Если по выбранному документу сумма долга не покрывается полностью, погашается часть суммы, и после проведения документа "Расходный кассовый ордер" в "Журнале отбора документов по клиенту" по строке этого документа в колонке "Долг" будет показан только остаток долга клиенту по этому документу. 2) Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "По FIFO", то в табличной части документа "Расходный кассовый ордер" можно не указывать конкретные документы на погашение. Вносится только сумма, которая автоматически распределяется, погашая долг клиенту, начиная с самых ранних документов. Выбрать клиента; Внести сумму в колонку "Сумма с ПВН"; Провести документ. После проведения долг клиенту погашается на указанную сумму по документам, начиная с самых ранних. 4.16. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ Документы розничной торговли предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров в розницу с использованием Кассового аппарата. Если оформляется отпуск товара с розничного склада с указанием в документах конкретного покупателя, используется "Расходная накладная за наличный расчет (Расходная Н)". Если при продаже конкретный покупатель не фиксируется, для оформления продажи в розницу используются документы "Чек" и "Расход кассовой смены". Предполагается, что расчет с клиентами производится на месте и наличными деньгами. 4.16.1. "РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ" (РАСХОДНАЯ Н) При проведении этого документа, кроме изменения остатков товара на складе, автоматически формируется приход наличности по кассе. Документ не оказывает влияния на взаиморасчеты предполагается, что расчеты производятся немедленно. 156 с клиентами, поскольку 4.16.2. ДОКУМЕНТ "ЧЕК" Документ предназначен для оформления продажи товаров в розницу без конкретного покупателя. Документ одновременно фиксирует и факт отгрузки и факт оплаты товара. Документ применяется в розничной торговле с подключением Кассового аппарата в следующих режимах: В режиме "on-line" - в этом режиме документы "Чек" формируются автоматически. В режиме "фискального регистратора" - в этом режиме документ "Чек" формируется пользователем на экране компьютера. Когда на подключенном к компьютеру Кассовом аппарате этот чек документ может быть проведен; пробивается, При проведении данного документа изменяются остатки товаров на складе, приход наличности по кассе и фиксируется оборот по взаиморасчетам с покупателями.. Для формирования документа - выбрать пункт "Кассовый аппарат" - "Чек" в меню "Документы" ГМ. Введенные документы хранятся в Журнале документов "Чеки". 157 Документы оформляются в течение кассовой смены. Также имеется возможность задать реквизиты клиента при печати чека. 158 По окончании кассовой смены специальной обработкой "Закрытие кассовых смен" все документы "Чек" удаляются, а вместо них автоматически формируется и проводится сводный документ - "Отчет кассовой смены", который подводит итоги работы Кассового аппарата за смену. При подключении кассового аппарата в режиме "off-line" документ "Чек" не оформляется, а по итогам кассовой смены сразу формируется "Отчет кассовой смены". 159 4.16.3. ДОКУМЕНТ "ОТЧЕТ КАССОВОЙ СМЕНЫ" Документ "Отчет кассовой смены" формируется на основе итогов работы Кассового аппарата за смену. В зависимости от режима подключения Кассового аппарата документ "Отчет кассовой смены" может быть создан: При подключении Кассового аппарата в режиме "on-line" или в режиме "фискального регистратора" "Отчет кассовой смены формируется запуском специальной обработки "Закрытие кассовых смен" на основании созданных за смену документов "Чек"; При подключении кассового аппарата в режиме "off-line" документ "Чек" не оформляется, а по итогам кассовой смены сразу формируется "Отчет кассовой смены". Программа дает возможность сформировать документ "Отчет кассовой смены", как Расходный документ розничной торговли, без подключения Кассового аппарата. В этом случае документ создается вручную на основании Кассовой ленты кассового аппарата. Для формирования документа - выбрать пункт "Кассовый аппарат" - "Отчет кассовой смены" в меню "Документы" ГМ. Введенные документы хранятся в Журнале документов "Отчеты Кассовых Смен". При проведении документа "Отчет Кассовой Смены" он формирует обобщенные движения по всем регистрам, в том числе и по партиям товаров, и заодно по взаиморасчетам с клиентами (если была зафиксирована продажа принятых на реализацию товаров). Сформированные отчеты хранятся в журнале документов «Отчеты Кассовых смен». 160 4.16.4. РАБОТА С ТЕРМИНАЛОМ СБОРА ДАННЫХ Терминал сбора данных – это портативный прибор, предназначенный для автоматизации проведения инвентаризации, приема и отпуска на складах и в торговых залах. Имея автономное питание, он является переносным устройством и позволяет кладовщику или менеджеру собирать информацию о продаваемом товаре в условиях, когда невозможно использовать стационарные устройства, такие, как сканер штрих-кода, подсоединенный к компьютеру. Для хранения информации о продаваемом товаре терминал имеет встроенную память. Объем хранимой информации зависит от объема памяти. ПОДГОТОВКА СКАНЕРА К РАБОТЕ Для обеспечения обмена данными между сканером и компьютером необходимо: 1. Подсоединить штрих-сканер к компьютеру, как это указано в руководстве. 2. С прилагаемого к сканеру диска по инструкции проинсталлировать программу Application Generator. 3. Запустив программу Application Generator, 161 Кликнув мышкой на любом месте открывшегося экрана, открывается меню, с помощью которого можно установить настройки COM-порта, к которому подключен сканер. 162 Скорость обмена Baud rate оставить выставленной системой по умолчанию или выбрать опытным путем. После этого сканер готов к загрузке и выгрузке данных. Работа со сканером Общие сведения. Выбор пункта меню происходит нажатием клавиши ENTER , либо, просто нажатием цифры на клавиатуре сканера, соответствующей номеру пункта меню на дисплее Переход по строкам меню вверх-вниз происходит с помощью Возврата на предыдущий уровень меню используется клавиша . Очистка памяти. Перед началом работы необходимо очистить память сканера, путем выбора в главном меню пункта 3 – Utilities и нажатием клавиши цифры 3 на клавиатуре сканера). (либо, просто нажатием В открывшемся подменю, выбрать пункт 3 - Delete Data и далее в очередном открывшемся меню выберите один из следующих вариантов: 1 - All data - для удаления ВСЕХ данных, ранее загруженных в сканер; 2 - Last record - для удаления последней совершенной записи; 3 – Cansel - для отмены и выхода в предыдущее подменю. Путем нажатия соответствующей клавиши, очищаем память сканера. Сбор данных. Для начала сбора данных, в главном меню, выбираем пункт 1- Collect data 163 Активизируем считывающее устройство, путем нажатия желтой кнопки, расположенной под дисплеем, и проводим по штрихкоду. После того, как штрихкод отобразится на дисплее (верхняя строка Kod), необходимо ввести необходимое количество в строку Qte и нажать ENTER для ввода данных в память сканера. В случае, если у товара нет штрихкода, но известен код, можно, не активируя считывающее устройство, ввести с клавиатуры код товара (верхняя строка Kod). 164 Для выхода из режима ввода данных, либо для сброса введенных в строку данных (еще не сохраненных в память), используется клавиша ESC. Сохранение данных. - После завершения сбора данных и для их сохранения, на компьютере необходимо запустить программу Application Generator (см. выше). В появившемся окне, кликнуть правой кнопкой мышки, и выбрать в появившемся меню: Receive data. - Установить сканер на подставку и выбрать пункт 2 - Upload data.; - Происходит соединение сканера с компьютером, на экране сканера высвечивается сообщение 165 - После завершения соединения, на мониторе компьютера появится диалог сохранения файла с данными, которые поступили со сканера. Выбрать путь, по которому необходимо произвести сохранение, дать файлу имя, и сохранить файл в формате .txt для последующей загрузки в программу «1С». 4.16.4.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕРМИНАЛА СБОРА ДАННЫХ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРОГРАММЕ 1С «ТОРГОВЛЯ И СКЛАД» Данные процедуры предназначены для обработки txt-файлов, сформированных в результате работы с терминалом сбора данных, и автоматического заполнения документов Инвентаризация, ПриходнаяКредит (Инвойс) или РасходнаяКредит. Обработка предлагается в виде внешнего отчета BARCODE_IMPORTTOVAROV_VDOKUMENTI.ert , который необходимо поместить в каталог Вашей базы данных в папку Extforms. В программе необходимо открыть «Отчеты» - «Внешние Отчеты» 166 и путем нажатия кнопки Изменить Внести в список, необходимо выбрать файл BARCODE_IMPORTTOVAROV_VDOKUMENTI.ert, ввести его название и нажать клавишу ОК. Запуск обработки происходит через «Отчеты» - «Внешние Отчеты» BARCODE_IMPORTTOVAROV_VDOKUMENTI.ert, либо непосредственно из документов Инвентаризация, ПриходнаяКредит, ПриходнаяИнвойс, РасходнаяКредит путем нажатия функциональной клавиши F2. Закладка «Основной» При запуске обработки появляется следующее диалоговое окно: 167 В строке Имя Файла необходимо выбрать txt-файл, сформированный в результате работы с терминалом сбора данных. 168 Необходимо указать параметры поиска товара, осуществляемый программой 1С во время загрузки данных из указанного txt-файла: если стоит галочка если стоит галочка , то поиск осуществляется по дополнительному коду. В этом случае, во время работы с терминалом сбора данных, в поле Kod, вместо штрих-кода должен задаваться дополнительный код; если стоит галочка , то поиск осуществляется по коду. В этом случае, во время работы с терминалом сбора данных, в поле Kod вместо штрих-кода должен задаваться код товара; Если задан поиск по нескольким параметрам, например, по всем трем, , то поиск товара осуществляется по штрих-коду; то данный поиск осуществляется последовательно: сначала по штрих-коду, если найден, то по дополнительному коду, если не найден, то по коду товара. не При нажатии кнопки происходит загрузка данных из выбранного файла. Если файл загрузки при этом не выбран, выдается сообщение: Если путь загрузки и имя файла выбраны данными ТаблицаРезультатовЗагрузки. правильно, то открывается заполненная Флаг - после того, как документ сформирован, есть возможность продолжить работу с данной обработкой, иначе после формирования документа обработка автоматически закрывается. Закладка «ТаблицаРезультатовЗагрузки» 169 1 колонка – Флажок сохранения – если поставлена галочка, то в документ, который будет далее формироваться, попадут данные из текущей строки таблицы, иначе эта строка будет игнорироваться; 2 колонка – если у товара есть штрих-код, то колонка заполняется значением штрих-кода товара, если штрих-кода нет, то колонка не заполняется; 3 колонка – код товара; 4 колонка – Наименование товара; 5 колонка – Количество товара, полученная с терминала сбора данных по данному товару; 6 колонка – Единица измерения товара. 4,5,6 колонки можно корректировать, если товар введен ошибочно или требуется скорректировать информацию. Значения кнопок: По кнопке можно настроить табличную часть ТаблицыРезультатовЗагрузки : – установить видимость колонок 170 - настроить сортировку табличной части Закладка «Документ» Обработка позволяет, как сформировать новый документ, так и заполнить табличную часть в уже существующем документе. 1. Если необходимо создать новый документ, то в поле Документ необходимо выбрать вид формируемого документа, Надпись над полем «Документ» сообщает о виде формируемого документа. 171 В поле Дата необходимо указать Дату формирования нового документа, в поле Склад - необходимо указать склад, по которому происходит формирование документа. Для документа Инвентаризация по выбранному складу будут рассчитываться остатки товара по данным программы 1С. По кнопке создается новый документ выбранного вида, в котором формируется табличная часть на основе данных из таблицы ТаблицыРезультатовЗагрузки . После создания документ остается открытым для дальнейшего его заполнения. Обработка при этом закрывается или остается открытой в зависимости от установленного флажка . 2. Заполнять уже существующий документ можно как вызовом данной обработки из Внешних отчетов, так и вызовом данной обработки из самого документа, путем нажатия функциональной клавиши F2. Для заполнения уже существующего документа выполнить следующую последовательность действий: в обработке необходимо 1. В поле Документ необходимо выбрать вид формируемого документа. 2. При повторном нажатии кнопки выбора поля «Документ» 172 в поле Документ необходимо выбрать из предложенного журнала документов документ, который будет заполняться данными из терминала сбора данных, например, Инвентаризация: . Далее выбирается один из Способов формирования документа - если в заполняемом документе нет какого-либо товара, который имеется в файле, сформированном в результате работы с терминалом сбора данных, то в документ добавляется новая строка с данным товаром. - если в заполняемом документе нет какоголибо товара, который имеется в файле, сформированном в результате работы с терминалом сбора данных, то выводится сообщение об отсутствии данного товара в документе. Данный товар в документ добавляться не будет. - игнорировать товары, которых нет в документе. - перед началом заполнения документа все существующие строки документа будут удалены. Документ заполнится 173 всеми товарами, которые имеются в файле, сформированном терминалом сбора данных. в результате работы с Затем выбирается способ Действия с товарами в документе, если товар в документе имеется, а по данным терминала отсутствует. товаром, который отсутствует документе. - строки документа с в данных терминала, не изменятся и останутся в - если в документе есть строки с каким-либо товаром, а в данных терминала данный товар отсутствует, то строки с этим товаром удалятся из документа. Способы Заполнение количества при формировании документа в заполненном документе графа Количество (Факт.к-во) заполняется значением из файла, сформированного в результате работы с терминалом сбора данных. - в заполненном документе в графе Количество (Факт.к-во) суммируется количество товара, которое уже есть в документе с количеством товара из файла, сформированного в результате работы с терминалом сбора данных. По кнопке происходит перенос данных в выбранный документ в соответствии с выбранными настройками. После создания документ остается открытым для дальнейшего его заполнения. Обработка при этом закрывается или остается открытой в зависимости от установленного флажка По кнопке закрывается. . обработка автоматического заполнения документов 174 Сохранение и восстановление созданных настроек. Набор параметров, который наиболее часто используется при выполнении обработки, можно сохранить, и затем использовать при последующих выполнениях обработки. Перед выполнением обработки выполняется восстановление одного из запомненных наборов параметров, в который при необходимости можно внести изменения. Для сохранения набора параметров следует нажать кнопку на панели инструментов. На экран будет выдан запрос, в котором необходимо задать имя сохраняемому набору параметров ( по умолчанию Основная1). После ввода имени следует нажать кнопку параметров под указанным именем или кнопку для сохранения набора для отказа от сохранения. Если в момент сохранения установлен флажок , то сохраненная настройка автоматически будет использоваться при следующем открытии обработки. Кнопка позволяет удалить настройку из списка. Если установлен флажок , то при закрытии обработки или открытии другой настройки, текущая настройка будет автоматически сохраняться. Сочетание признака и режима позволяет, не обращаясь к функциям сохранения и восстановления, работать со значениями параметров обработки, выбранных в предыдущий раз. Для восстановления одной из ранее сохраненных настроек необходимо нажать кнопку . На экран будет выдан список сохраненных наборов параметров. 175 В этом списке необходимо выбрать имя одного их ранее сохраненных параметров. После нажатия кнопки список будет закрыт, а реквизиты формы будут заполнены восстановленными значениями. Для отказа от восстановления набора параметров следует нажать кнопку . Кнопка 4.16.4.2. позволяет удалить настройку из списка. ЭКСПОРТ ИНФОРМАЦИИ О ТОВАРАХ ИЗ ПРОГРАММЫ 1С «ТОРГОВЛЯ И СКЛАД» Данная обработка предназначена для экспорта из программы 1С «Торговля и склад» данных о товарах, для дальнейшего использования этой информации в других устройствах и программах, Например, для загрузки в Терминал сбора данных или Интернет-магазин. Обработка предлагается в виде внешнего отчета BARCODE_EXPORTTOVAROV.ert, который необходимо поместить в каталог Вашей базы данных в папку Extforms. В программе необходимо открыть «Отчеты» «Внешние Отчеты» 176 и путем нажатия кнопки Изменить Внести в список, необходимо выбрать файл BARCODE_EXPORTTOVAROV.ert, ввести его название и нажать клавишу ОК. Запуск обработки происходит через «Отчеты» «Внешние Отчеты» BARCODE_EXPORTTOVAROV.ert. Закладка «Основной» При запуске обработки появляется следующее диалоговое окно: В левом окне выбирается товар или группы товаров, данные о которых необходимо выгрузить из программы 1С «Торговля и склад». В правом окне выбирается склад или склады, остатки по которым необходимо выгрузить или контролировать наличие товаров на выбранных складах. В строке Файл Экспорта необходимо указать путь и имя файла с выгружаемой информацией. Путь и имя файла можно выбрать с помощью расположенных справа от данного реквизита кнопок. Закладка «Настройка» В закладке «Настройка» осуществляется настройка порядка и условий выгрузки данных. 177 - проставляется символ, которым будут разделяться выгружаемые значения в формируемом файле; - если требуется выгружать информацию о ценах товаров, то выбирается категория цены, в соответствии с которой формируются цены товаров; - количество знаков после запятой при выгрузке цен товаров; - товары, у которых не задана цена в соответствии с выбранной категорией цены, не будут выгружаются; - цены выгружаются с PVN; - товары, у которых отсутствует штрих-код, не будут выгружаться; - при выгрузке будут формироваться остатки товаров на выбранных складах; - товары, у которых отсутствуют остатки на выбранных складах, выгружаться не будут; - определение кодировки латышских символов (определяется опытным путем и для различных систем может принимать разные значения). Закладка «Конфигурация» На закладке «Конфигурация» осуществляется настройка списка выгружаемых данных и порядок их расположения в формируемом файле. Также возможно осуществить и сохранить разные настройки для разных устройств. 178 В левом окне выбираются параметры, загружаемые из терминала, и последовательность, в которой они располагаются в текстовом файле, получаемом с Терминала. В левом окне выбираются параметры, выгружаемые из программы 1С «Торговля и склад», и последовательность, в которой они располагаются в текстовом файле, например, Штрих-код, Наименование товара, Цена товара, Код товара. Значения кнопок: - переместить помеченную строку вверх - переместить помеченную строку вниз - - Для сохранения осуществленных настроек, например, выгружать только Штрихкод и Наименование, в правом окошке выбрать название настройки Новая и необходимо нажать кнопку . Далее появится диалог для ввода имени настройки: 179 В диалоге необходимо ввести имя новой настройки и нажать клавишу . Появится сообщение после нажатия клавиши настройка сохранена. Для изменения ранее сохраненной настройки в следующем диалоге необходимо выбрать эту настройку , например, Основная, и нажать кнопку . Выбранные в левом окне настройки сохранятся под названием Основная. Чтобы в текущем сеансе работы использовать конкретную настройку, ее необходимо выбрать из списка созданных настроек и нажать клавишу . После появления сообщения необходимая вам настройка восстановлена. Путем нажатия кнопки информация выгружается в указанный файл. Нажатие кнопки закрывает обработку. 180 4.17. АВТОСЕРВИС 4.17.1. СПРАВОЧНИК «АВТОМОБИЛИ» Справочник “Автомобилей” предназначен для регистрации автотранспортного средства клиентов, которое когда-либо было продано клиенту, поступало на ремонт в автосервис или к которому продавались запчасти. В справочник вносится также информация о а/м, если это транспортное средство принадлежит нашей фирме. Для заполнения справочника выбираем пункт «Автомобили» в меню «Справочники» главного меню (ГМ). Закладка «ОСНОВНОЙ» В справочник вводится: Модель автомобиля; Гос номер; Номер двигателя; Номер шасси; Год выпуска; Владелец; Регистр.удостоверение; Позиция а/м в справочнике товары – выбирается из Справочника Товары. Автомобиль заносится в справочник товаров в случае, если а/м является товаром для продажи. В остальных случаях реквизит можно не заполнять; Комментарий. Контролировать гос.номер на повтор и номер шасси на повтор – установив флажок в окошке, программа будет проверятьт внесенные раннее данные по другим а/м, и в случае нахождения такого же гос. Номера или номера шасси , предупредит сообщением 181 Закладка «НАША МАШИНА» Если автомобиль принадлежит нашей фирме, то вводятся следующие сведения: Водитель – выбирается из справочника сотрудников нашей фирмы; Пробег при начале эксплуатации; Страховой полис; Дата начала эксплуатации; Дата окончания эксплуатации; Марка топлива – указывается вид топлива, если в а/м используется два вида топлива, то заполняется таблица «Топливо2». (Например при использовании в а/м газ-бензина); Норма расхода бензина на 100 км; Документ «Акт дефектации» Документ “Акт дефектации” фиксирует перечень работ, которые нужно выполнить, и список запасных частей, которые понадобится заменить, для осуществления ремонта данного автотранспортного средства, составленный по результатам первичного осмотра. Закладка «ОСНОВНОЙ» Номер документа - автоматически проставляется очередной порядковый номер, который затем может редактироваться; 182 Дата - по умолчанию проставляется рабочая дата программы; Склад – склад, с которого должны списываться выбранные в документе запчасти для ремонта, выбирается из справочника «Склады»; Автомобиль – транспортное средство, по которому производится ремонт, выбирается из справочника «Автомобили»; Клиент – юридические и физические лица, для которых оказывается услуга, заполняется выбором из справочника «Клиенты». Если сведения о покупателе в справочнике «Клиенты» отсутствуют, то их нужно туда внести (пункт «Новый» в меню «Действия» или клавиша Insert). По умолчанию печатается расчетный счет покупателя, указанный в его карточке как "Основной"; Срок резервирования товара (дней) – автоматически проставляется из констант (Операции – Константы – Основной срок резервирования) – указанное количество дней запчасти, выбранные для ремонта автомобиля, будут зарезервированы на указанном складе. Если резервирования делать не надо, то «Срок резервирования товара» необходимо установить в 0; Текущий пробег – при необходимости заполняется в ручную для контроля пробега автомобиля (гарантийный ремонт, повторный ремонт); Категория цен – выбирается из внесенных в программу категорий цен для формирования цен в документе. При выборе в документ товара или услуги система автоматически будет предлагать цену данного товара или услуги из выбранной категории цен; Вид работы – вид выполняемой работы, выбирается из предложенного списка; Ставка PVN – указывается ставка PVN, которой должна облагаться данная сделка; Комментарий – произвольный комментарий к документу, заполняется в ручную и может отображаться в печатной форме документа; В табличной части: Выбирается из соответствующего требуемые для ремонта запчасти; Заполняется комментарий для печатной формы документа (не обязательно) для более подробного описания работ или деталей; Указываются или редактируются единицы измерения товара или услуги; Проставляется количество запчастей или услуги; Указываются или редактируются цена; Выбирается из справочника сотрудник, выполняющий работу (не обязательно) для составления графика выполненных работ, для ведения учета отработанного времени и начисления вознаграждения; справочника наименование работы или В нижней части документа Кнопка «Подбор по каталогу» – режим удобного и быстрого заполнения документа выбором запчастей и работ из каталога товаров; Кнопка «Печать» выводит документ на печать. 183 Закладка «Настройка» В закладке настойка выбираются формы печати документа, поля для печати. Установив флажок, активизируются следующие функции: Для печатной формы документа: - Не показывать цену и сумму без НДС; - Не показывать цену и сумму с НДС; - Поле сверху – поля для печати - Поле снизу– поля для печати - Акт содержит строк –количество строк в печатной форме. Позволяет формировать акт с дополнительными пустыми строками. Для расчета параметров документа: Рассчитывать НДС как процент от суммы без НДС (наиболее распространенный вариант); Рассчитывать НДС как процент от суммы с НДС (используется в случае оплаты документа через кассовый аппарат); Рассчитывать НДС как сумму НДС по строкам; Выводить долг клиента сразу при выборе клиента – выводит краткую информацию о долге клиента в момент выбора клиента; Выводить всегда полную информацию о долге клиента – функция активна при активации предыдущей функции- в момент выбора клиента выводит информацию о долге клиента с указанием сроков просрочки; Цену товара выбирать из справочника Серии товара - в случае использования в работе серийных номеров и при выборе серийного номера цена в документе будет выбираться как цена товара из выбранного серийного номера. 184 Признак документа – при необходимости выбирается для описания проводок документа, для переноса в бухгалтерию. Мастер – ответственное лицо, отображается в журнале документов в колонке мастер. 4.17.2. ДОКУМЕНТ «РАСХОДНАЯ СЕРВИС» Документ “Расходная сервис” позволяет вести учет выполненных работ (первичная продажа, техническое обслуживание, гарантийный ремонт) и проданных запчастей для любого автотранспортного средства клиентов. Ввод документа “Расходная сервис” может формироваться на основании документа “Акт дефектации” с автоматическим заполнением списка работ, запчастей и мастеров из табличной части документа “Акта дефектации”. В «Журнале документов» «Расходная сервис» выбирается “Акт дефектации”, на основании которого создается расходная сервис. «Ввести на основание» вызывается через кнопку «Действия» в нижней части «Журнале документов». 185 Закладка «ОСНОВНОЙ» документа «Расходная Сервис» Номер документа - автоматически проставляется очередной порядковый номер, который затем может редактироваться; Номер Накладной строгой отчетности - заполняется в ручную; Дата - по умолчанию проставляется рабочая дата программы (может редактироваться) дата оплаты – проставляется дата оплаты из справочника клиентов, если в справочнике указана отсрочка платежа (закладка «Кредиты» - глубина кредита) иначе по умолчанию проставляется рабочая дата программы; Склад – склад, с которого должны списываться выбранные в документе запчасти для ремонта, выбирается из справочника «Склады»; Признак накладной – выбирается из справочника для характеристики вида накладной, при необходимости выбирается для описания проводок документа, для переноса в бухгалтерию. Вид оплаты - выбирается из справочника для печатной формы накладной, Клиенты - юридические и физические лица, для которых оказывается услуга, заполняется выбором из справочника «Клиенты». Если сведения о покупателе в справочнике отсутствуют, то их нужно туда внести (пункт «Новый» в меню «Действия» или клавиша Insert). По умолчанию печатается расчетный счет покупателя, указанный в его карточке как "Основной"; Автомобиль – транспортное средство, по которому производится ремонт, выбирается из справочника «Автомобили»; Вид работы – выбирается из предложенного списка для печатной формы документа; Текущий пробег - при необходимости заполняется в ручную для контроля пробега автомобиля (гарантийный ремонт, повторный ремонт); Категория цен – выбирается из внесенных в программу категорий цен; Комментарий - заполняется в ручную; 186 Если документ сформирован «Вводом на соновании», то табличная часть документа заполняется автоматически на основе «Акта дефектации». Если документ «Расходная сервис» создается первично, тогда табличную часть заполняем в ручную. В табличной части: Выбирается из соответствующего требуемые для ремонта запчасти; Заполняется комментарий для печатной формы документа (при необходимости) для более подробного описания работ или деталей; Указываются или редактируются единицы измерения; Проставляется количество; Указываются или редактируются цена; Указывается скидка; Выбирается из справочника сотрудник, выполняющий работу (при необходимости) для составления графика выполненных работ, для ведения учета отработанного времени и начисления вознаграждения; справочника наименование работы или В нижней части документа Кнопка «Подбор по каталогу» – режим удобного и быстрого заполнения документа выбором запчастей и работ из каталога товаров; Кнопка «Печать» выводит документ на печать. Закладка «Настройка» 187 В закладке настойка выбираются формы печати документа, поля для печати. Установив флажок, активизируются следующие функции: Для печати документа: Не печатать состав комплекта – комплектующие не печатаются в документе; Печатать бухгалтерские проводки при печати документа; Печатать сведения об автомобиле; Печатать название накладной – ставим галочку для печатной формы накладной, содержащей сведения о перевозчике. Если в константах указать название накладной (например Накладная-Счет), то в печатной форме на печать выводится эта информация. Поле сверху – поля для печати Поле снизу– поля для печати Акт содержит строк –количество строк в печатной форме. Позволяет формировать акт с дополнительными пустыми строками. Для расчета параметров документа: Выводить долг клиента сразу при выборе клиента – выводит краткую информацию о долге клиента в момент выбора клиента; Выводить всегда полную информацию о долге клиента – функция активна при активации предыдущей функции- в момент выбора клиента выводит информацию о долге клиента с указанием сроков просрочки; Рассчитывать НДС как процент от суммы без НДС (наиболее распространенный вариант); Рассчитывать НДС как процент от суммы с НДС (используется в случае оплаты документа через кассовый аппарат); Рассчитывать НДС как сумму НДС по строкам; Цену товара выбирать из справочника Серии товара - в случае использования в работе серийных номеров и при выборе серийного номера цена в документе будет выбираться как цена товара из выбранного серийного номера. Указывается коэффициент округления цен с ПВН; Признак документа – при необходимости выбирается для описания проводок документа, для переноса в бухгалтерию. 188 4.17.3. ГРАФИК РАБОТ Документ «График работ» предназначен для фиксациии Исполнителя и суммы произведенных работ, что может быть использовано для расчета зарплаты мастерам. Документ возможно создавать двумя способами: Из документа «Расходная сервис» (на основании); Меню Документы – Авто сервис – График работ. На основании документа «Расходная сервис» новый документ «График работ» вызывается кнопкой «Новый график работ». Заполнение документа сведениями о проделанной мастерами работы возможно следующими вариантами: добавление оператором новых строк вручную; 189 выбор проделанных работ из документа-основания; выбор проделанных работ из произвольно выбранного документа «Расходная сервис» или документа «Акт дефектации»; Для заполнения данными из другого документа необходимо нажать кнопку «Заполнить» и выбрать вариант для заполнения графика работ. - Из документа основания - выводится информация только из того документа «расходная сервис», в рамках которой формируется график работ. - Из документов - выбираем из списка предложенных документов (актов дефектации и расходных сервис) документ, на основе данных которого заполняется график работ. Если документ «График работ» вызывался через на основании «Расходная сервис», то информацию по заполненному документу «График работ» можно увидеть на закладке «График работ» документа «Расходная сервис» (см. картинку выше). В самом документе «График работ» также отображается информация о номере и дате «документа-основания». Закладка «ОСНОВНОЙ» Номер документа - автоматически проставляется очередной порядковый номер, который затем может редактироваться; Дата - по умолчанию проставляется рабочая дата программы (может редактироваться) дата оплаты – проставляется дата оплаты из справочника клиентов, если в 190 справочнике указана отсрочка платежа (закладка «Кредиты» - глубина кредита) иначе по умолчанию проставляется рабочая дата программы; Основание – заполняется необходимая информация, относящаяся к данному документу - в ручную. Табличная часть документа заполняется автоматически на основе выбранного документа. В табличной части заполняется: Если учет начислений работнику за выполненную работу ведется за определенное количество часов и по тарифу, то заполняется графа «Часы» и «Тариф ; Если учет начислений работнику за выполненную работу ведется в процентах от суммы выполненной работы, то заполняется графа «Сумма работы» и «Процент»; 4.17.4. ГРАФИК РАБОТЫ ПОДЪЕМНИКОВ Для учета занятости рабочих мест в автосервисе, и планирования работ существует обработка График работы Подъемников. Обработка вызывается из Внешних отчётов. При открытии обработки появляется табличка: „Введите пароль администратора” Если обработку запускает обычный пользователь, то он нажимает кнопку „Ок” и открывается График работ, в котором можно работать, но нельзя создавать и настраивать графики. Если у пользователя есть право создавать и настраивать графики, то при запуске обработки необходимо ввести пароль администратора. Открываем обработку: 191 В основной закладке, в поле Работаем с группой „рабочих мест” выбираем график, который будет отображаться на экране. В табличке Реквизиты для отображения галочками отмечаем, какую информацию хотим видеть в графике. В закладке Настройка создаются и настраиваются различные графики. В таблице Настройка режимов работы рабочих мест прописываются необходимые графики, нажав кнопку „Добавить” появляется табличка „Введите идентификатор группы ”, где вводиться код графика. Новый код запоминается и показывается в таблице, после чего надо заполнить остальные колонки таблицы. В колонке наименование - пишется название графика; в первой колонке – интервал указывается количество дней, которые будут отображаться в графике; во 192 второй колонке интервал -указывается время в минутах, на сколько делится час, если в графике отражается больше, чем один день, то интервал в минутах не может быть меньше 60 минут; в колонке часы с… указывается время начало работы; в колонке часы по указывается время окончания работы. Так же настраивается список рабочих мест. Нажимаем кнопку Добавить, появляется табличка. Вводим код рабочего места, после чего заполняем информацию в колонках таблицы. В колонке Наименование указывается название рабочего места, а в колонке Режим указывается наименование графика. Открываем график использования рабочих мест. Вверху указывается дата, с которой, или на которую формируем график. Становимся на время, на которое записываем работу, делаем мышкой двойной клик и попадаем в описание работы. 193 В закладке „Основной” номер Описания работ – это номер по порядку, от какого числа – это дата, на которую заполняется график, код подъёмника, заполняется автоматически из настройки графика работы подъёмника, дата заявки – это дата, когда заносится в программу заказ на работу. Дата заявки может не совпадать с датой графика, так как, как правило, фактически работа будет выполняться через несколько дней после поступления заявки. Начало выполнения работы заполняется автоматически – год, месяц, дата, часы и минуты. Общее время работы – необходимое время на выполнение работы задается или вручную оператором, или рассчитывается автоматически, согласно выбранным услугам. Автомобиль выбирается из справочника Автомобилей, клиент и пробег заполняется автоматически из карточки автомобиля, но эту информацию можно изменить вручную. Необходимые запчасти и работы заносятся в закладке Услуги. 194 В таблице перечисляются необходимые для ремонта запчасти, а так же какие работы будут выполняться. В колонке Время указывается необходимое время в минутах, можно поставить значение вручную, или заполняется автоматически из карточки товара – время реализации. В карточке товара, в закладке Дополнительный, можно задать необходимое время на выполнения работы, время указывается в часах. В поле Ответственный сотрудник можно указать работника, отвечающего за всю работу, а в табличной части мастера, выполняющего работу. 195 Всю информацию, указанную в Описании работ можно перенести в документы: или Расходная Сервис, или Акт Дефектации . Для этого в закладке Документ надо нажать кнопку „Сформировать документ”. Надо указать какой документ будем создавать. После создания документа кнопка Сформировать документ станет неактивной, а в поле Создан документ появится название созданного документа. В самом графике работы подъёмников появится запись о работе в тот интервал времени, в который она выполняется. 196 4.17.5. ОТЧЕТЫ ПО АВТОСЕРВИСУ В зависимости от выбранного учета начислений за выполненную работу можно получить различные формы отчетов по автослесарям (Отчеты - Внешние отчеты ГМ программы) 1. «Отчет о выполненных работах автослесарями» дает подробную информацию по слесарям с учетом процентов от выполненных работ. Atskaite par izpildītiem darbiem 29.06.07 - 29.06.07 197 VodoІejevs Igors 29.06.07 IzdS-000001180 Priekšaja stabilizatora ieliktґās maiņa 2. 1,00 17,00 4,25 1,00 17,00 4,25 1,00 17,00 4,25 «Отчет по отработанному времени» « дает подробную информацию по слесарям с учетом часов за выполненные работы. Atskaite par nostrādāto laiku 01.06.07 - 01.06.07 Datums Dokuments Darbas veids Tarifs VodoІejevs Igors 01.06.07 IzdS-000000985 A/m mazgāšana 0,000 Kopā: 3. Apmaksўto stundu Summa 2 0,00 2 0,00 2 0,00 2 0,00 «Отчет по расходным сервис» Разработаны так же отчеты учёта запчастей в разрезе каталожных номеров, отчеты с возможностью фильтра по клиенту, по автотранспортному средству, по видам выполненных работ, по товару, по документам. 198 Atskaite pa dokumentiem "Izd.pav.Serv." 07.06.07 - 07.06.07 Dokumenti / Auto / Preces / Valsts №asijas numurs numurs Kopў Daudz. Summa Izdev.pav. serviss Nr.IzdS-000001036 no 07.06.07 16,200 161,52 MB 16,200 161,52 Autospludze 24V 75/70 W H4 48892 1,000 2,86 Energrease LS-EP2 0,700 2,27 Clipa 2,000 1,44 Tentu siksna 9630000171 2,500 2,67 Plomb§є. trose(muitas trose 34m) 1,000 18,90 Bremїu reguleєana , ass 3,000 18,36 Durvju remonts 1,000 30,60 Tenta remonts 1,000 61,20 Tenta karkasa remonts 1,000 22,95 Kniede 6x15 3,000 0,27 K-5501 KHJG02154578FEW 199 Atskaite pa dokumentiem "Izd.pav.Serv." 07.06.07 - 07.06.07 Datums Dokuments Automašāna Rezerves daІas/Pakalpojumi PNR SIA 07.06.07 IzdS000001036 264,12 16,2 190,59 Autospludze 24V 75/70 W H4 48892 1 3,75 Bremžu regulešana , ass 3 24,06 Clipa 2 1,88 Durvju remonts 1 40,12 0,7 2,98 Kniede 6x15 3 0,36 Trose(muitas trose 34m) 1 24,78 Tenta karkasa remonts 1 30,09 Tenta remonts 1 80,24 2,5 3,50 8 73,53 1 0,35 Degvielas tvertnes pievilkєana 1 40,12 Droєinstajs 5 amp 1 0,35 Elektro sist§mas remonts 1 20,06 Pneimopўreja QS-10-8 1 4,25 Savilcēji 4.7x290 (balti) 2 0,24 Gabarlukturis 1 16,32 24,2 264,12 K-5501 Tehn.apkope Tentu siksna 9630000171 IzdS000001046 Summa 24,2 Energrease LS-EP2 07.06.07 Skaits M-2671 Tehn.apkope Autospludze 24V 10 W 17326 Kopў: 200 4.18. ТОРГОВЛЯ НА РЕАЛИЗАЦИЮ Торговля на реализацию – вид торговли, который предполагает, что компания заключает договор с клиентом о предоставлении товаров на реализацию. Отношения торговых партнеров в данном случае следующие: Реализатор имеет право вернуть не проданный товар поставщику; Реализатор должен расплатиться за проданный товар после его реализации; непроданные товары, числящиеся за Реализатором, составляют его долг поставщику; оплата проданного товара может осуществляться в любой форме (б/н, Нал), причем, необязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары). С каждым конкретным клиентом может быть заключен только один договор о реализации, но реализаторов может быть столько, сколько клиентов у компании. Прием, возврат и выдача товара на реализацию оформляется специальными видами документов РасходнаяРеализ и Приходная Реализ - расходными и приходными накладными. Расчет с клиентом разнесен по времени с момента отпуска товара, причем расчет может производиться как в безналичной форме, так и наличными деньгами ( через Кассовые ордера). При проведении накладных по реализации учитываются изменения остатков товаров на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр «Взаиморасчеты») и изменения в отдельном учете реализации (Регистр «Учет Реализации») в разрезе каждого клиента и по каждому виду товаров. Эти документы не оказывают влияние на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов, которые проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами, а в Регистре «Учет Реализации» - только взаиморасчеты с клиентами по реализации каждого конкретного товара. Существенное значение имеет знак Долга клиента : Если Долг < 0 – компания должна Клиенту; Если Долг > 0 – Клиент должен компании. Долг клиента ведется в количестве единиц выданного товара и в деньгах по расходной цене в Валюте взаиморасчетов. 4.18.1. ДОКУМЕНТ «ВВОД ОСТАТКОВ ПО РЕАЛИЗАЦИИ». Ввод остатков по Реализации – специальный вид документа, в основном, предназначенный для начала эксплуатации системы. При помощи этого документа можно напрямую установить остатки и стоимость товаров, числящихся за реализатором. Проведение данного документа отмечает только изменение остатков и стоимости товаров за соответствующими реализаторами (см. регистр Учет реализации). Следует обратить особое внимание, что , в отличие от других документов, в табличной части данного документа задается ОСТАТОК товара, который числится за реализатором на дату оформления документа. При проведении данного документа сначала вычисляется настоящий остаток, который числится за реализатором на дату оформления документа, затем вычисляется разница между остатком в системе и введенным фактическим количеством, и, именно эта разница и проводится документом. 201 Таким образом, после проведения данного документа остатки и стоимость конкретных видов товаров, числящихся за реализатором на дату документа, становятся равными заданным значениям, независимо от документов, которые были выписаны ранее. Внимание!!! Доступ к данному документу должен быть ограничен только кругом ответственных лиц компании! ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". Дата документа устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Валюта - если в документе выбирается не основная валюта - LVL, то при замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Реализатор ( признак ) устанавливается: Klients-Realizātors – реализацию; Firma-Realizātors – фирмы; если это возврат товара, отданного нашей фирмой на если наша фирма берет товар на реализацию у другой Клиент - выбирается клиент из справочника Клиенты Категория цены - выбирается из предложенного перечисления категорий цен из справочника Категории Цен. Основание - заполняется данными вручную. Кнопка предлагает различные варианты заполнения табличной части документа путем нажатия на одну из строк предложенного меню: - все строки документа перезаполняются по всем товарам; - все выбранным товарам; 202 строки документа заполняются по Табличная часть документа заполняется обычным вводом новой строки документа выбора каждого товара или путем нажатия кнопки . 4.18.2. ДОКУМЕНТ «РАСХОДНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ». Выдача товаров на реализацию оформляется специальным документом «Расходная Реализация», который вызывается через меню «Документы» «Реализаторы» «РасходнаяРеализ». ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". При создании нового документа некоторые реквизиты могут изначально заполняться значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами (Наша фирма, Основная валюта продажи, Основной склад). - в зависимости от установленных значений в константах, заполняется автоматически или выбирается из справочника Номера накладных. Дата документа устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Признак накладной устанавливается: – Klients-Realizātors – если наша фирма отдает товар на реализацию; 203 – Firma-Realizātors – если наша фирма брала товар на реализацию у другой фирмы и возвращает этой фирме непроданный товар; Клиент - выбирается клиент из справочника Клиенты. Количество дней для оплаты – указывается количество дней, по истечении которых должна поступить оплата за реализованный товар. Количество дней для оплаты измеряется в календарных днях. Дата оплаты автоматически рассчитывается Дата Накладной + Количество дней для оплаты. Торговый адрес - чтобы на фирме вёлся учёт по торговым адресам клиента, необходимо в меню Сервис Настройка Торговли Настройка системы, установить флажок - Работа с торговыми адресами. Если в карточке клиента занесены торговые адреса, то в Расходной накладной есть возможность выбрать один адрес из списка этого клиента. У каждого конкретного адреса можно указывать цену, по которой на этот адрес будет производиться продажа, в документе при выборе торгового адреса будет появляться именно эта категория цены. Если торговый адрес не задан, то будет выводиться категория цены, которая задана в целом по клиенту. Поле "Категория цены" заполняется по умолчанию значением для выбранного клиента (реквизит "Категория при выборе цены" в закладке "Кредиты" справочника "Клиенты"), если в справочнике поле этого реквизита заполнено и для клиента определена категория цены. Если категория цены для клиента не определена, значение реквизита "Категория цены", выбирается из предложенного перечисления. Табличная часть документа может заполняться построчно выбором товаров из справочника "Товары" или методом подбора - кнопка "Подбор по каталогу". Если это определено в Списке констант (значение "Да" в константах "Запрашивать количество товаров при подборе" и "Запрашивать вес товара при подборе") программа по каждой выбранной позиции товара будет выдавать запрос о количестве или весе товара. Единицы измерения товара - по умолчанию устанавливается базовая единица измерения. Можно выбрать любую другую из определенных для данного товара единиц измерения (справочник "Единицы", подчиненный справочнику "Товары"). Цена - реквизит заполняется автоматически значением из справочника, определенным для данного товара в соответствии с выбранной категорией цены (без PVN). Это значение можно редактировать. Сумма оплаты за товар (без PVN) - вычисляемое значение. 1Скидка - % скидки на конкретный товар (может проставляться нажатием кнопки "Занести в таблицу" на закладке "Дополнительный" формы заполнения накладной). По умолчанию там указывается значение реквизита "Скидка клиенту" для выбранного клиента из справочника "Клиенты", закладка "Кредиты". Цена со скидкой; Сумма со скидкой - вычисляемые значения. Скидка2/Наценка2 (-) - на товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. 204 Кроме стандартных кнопок в нижней части формы заполнения документа "Расходная Кредит" есть кнопка "Действия", которая предназначена для выполнения различных (в зависимости от специфики деятельности пользователя) действий. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ". Ставка PVN - может принимать значение Nav, 18%, 9%, 5% или 0%, в зависимости от процентной ставки товара в накладной. Основание – автоматически указывается документ, на основании которого создана данная накладная, например, Приходная Кредит, Приходная Инвойс, Приходная Реализатора. Можно ввести текст вручную. В печатной форме документа введённый текст появится в графе Specialas atzimes. Скидка1/Наценка1(-) - если клиенту установлена скидка на покупку товаров, она должна быть занесена в Карточку клиента (справочник Клиенты, закладка Кредиты), отразиться на закладке Дополнительный и автоматически появляться при заполнении табличной части в графе %1Скидка формы накладной. Если в данной накладной нужно изменить ее значение или предоставить новую скидку на товары, выписанные в накладной, можно это сделать на закладке Дополнительный и нажать кнопку . Значение скидки в таблице изменится и пересчитаются значения в графах Цена со скидкой, Сумма со скидкой и общая сумма накладной. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". 205 Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя. Задаются параметры для заполнения формы документа, состава реквизитов при проведении и печати документа. По проекту - фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект из справочника Proekti. Поле сверху, Поле слева – размеры пустых полей при печати. Признак документа – необязательный реквизит. Используется при описании проводок для экспорта документа в бухгалтерию. Выбор форм для печати формы документа печатной формы документа. Выводить долг клиента сразу при выборе клиента - при выборе клиента появляется сообщение о долге клиента. Выводить всегда полную информацию о долге клиента - при выборе клиента появляется сообщение о сумме кредита, глубине кредита, текущем долге клиента, остатке кредита и просроченных оплатах на текущий момент. Не выписывать накладную при наличии просроченного долга у клиента - если задан режим, запрещающий работу без кредита/предоплаты у клиента, то при попытке провести накладную оператор получит сообщение о просроченном долге, и документ сохранится, но не проведётся. Не задавать клиента автоматически при формировании нового документа – при создании нового документа поле будет не заполнено, клиента необходимо выбрать вручную из справочника Клиенты. Не печатать состав комплектов - при работе с комплектами товаров не будет печататься их состав. Печатать бухгалтерские проводки при печати документа- в печатной форме документа отдельной строчкой будут выводиться бухгалтерские проводки по документу. 206 Поле предназначено для выбора Печатать название накладной – заполняться значениями указанными Константами (Название накладной в печатных формах). Например "Pavadzīme". Печатать сведения о перевозчике - в печатную форму документа попадут сведения о перевозчике. Перевозчик - клиент - флаг устанавливается в том случае, если перевозчиком является клиент, тогда в поле Перевозчик автоматически появится выбранный в накладной клиент. Поля Транспортное средство и Автоводитель можно заполнить из справочников Autotransports и Darbinieki при условии, что в справочниках заведена информация о транспорте клиентов и водителях клиентов, а так же эти поля можно заполнить вручную, введя номер машины и имя и фамилию водителя. Перевозчик - Наша фирма - при установке флага в печатной форме появятся реквизиты Нашей организации, при условии если будут заполнении поля Транспортное средство и Автоводитель или хотя бы одно из перечисленных полей. В печатной форме документа будут указаны полные реквизиты перевозчика: - Наименование фирмы-перевозчика - PVN номер фирмы-перевозчика - Государственный номер автотранспортного средства - Имя, Фамилия водителя 4.18.3. ДОКУМЕНТ «ПРИХОДНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ». Получение товаров на реализацию или возврат отданных нашей фирмой товаров на реализацию другой фирме оформляются специальным документом «Приходная Реализация», который вызывается через меню «Документы» «Реализаторы» «ПриходнаяРеализ». ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". 207 При создании нового документа некоторые реквизиты могут изначально заполняться значениями по умолчанию в соответствии с заданными константами (Наша фирма, Основная валюта продажи, Основной склад). - заполняется вручную. Дата документа устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Валюта - если в документе выбирается не основная валюта - LVL, то при замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Признак накладной устанавливается: Klients-Realizātors – если это возврат товара, отданного нашей фирмой на реализацию; Firma-Realizātors – если наша фирма берет товар на реализацию у другой фирмы; Клиент - выбирается клиент из справочника Клиенты Категория цены - заполняется по умолчанию значением для выбранного клиента (реквизит "Категория при выборе цены" в закладке "Кредиты" справочника "Клиенты"), если в справочнике это поле. Если категория цены для клиента не определена, значение реквизита "Категория цены", выбирается из предложенного перечисления. 208 Табличная часть документа может заполняться построчно выбором товаров из справочника Товары или методом подбора - кнопка Подбор по каталогу. Количество – количество товара в базовых единицах измерения. Единицы измерения товара. По умолчанию устанавливается базовая единица измерения. Можно выбрать любую другую из определенных для данного товара единиц измерения из подчиненного справочника Единицы. Цена. Реквизит заполняется автоматически значением из справочника, определенным для данного товара в соответствии с выбранной категорией цены (без PVN). Это значение можно редактировать. Сумма оплаты за товар (без PVN) - вычисляемое значение. %1Скидка - % скидки на конкретный товар (может проставляться нажатием кнопки "Занести в таблицу" на закладке "Дополнительный" формы заполнения накладной). По умолчанию там указывается значение реквизита "Скидка клиенту" для выбранного клиента из справочника "Клиенты", закладка "Кредиты". Цена со скидкой; Сумма со скидкой - вычисляемые значения. Скидка2/Наценка2 (-). На товар (на общую сумму накладной) может быть предоставлена скидка (значение со знаком "+") или начислена наценка (значение со знаком "-"). Скидку/наценку можно заносить в процентном выражении - тогда будет вычислена сумма, или сразу в виде суммы. Кроме стандартных кнопок в нижней части формы заполнения документа "ПриходнаяРеализ" есть кнопка , которая предназначена для выполнения различных (в зависимости от специфики деятельности пользователя) действий. Например: Записать, Провести документ, так же есть возможность Ввести на основании накладной документы. Видимость колонок позволяет добавить дополнительные колонки в основную закладку документа, при заполнении таблицы товарами, для более полной информации о выбранном товаре. ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ". 209 Ставка PVN может принимать значение Nav, 18%, 9%, 5% или 0%, в зависимости от процентной ставки товара в накладной. Коррекция PVN 18% или 5% на…. - предназначено для корректировки вычисленной суммы PVN, если есть расхождение в вычислениях (за счёт округления) по сравнению с исходным документом. Вводится разница в значении. Скидка1/Наценка1(-) - если клиенту установлена скидка на покупку товаров, она должна быть занесена в Карточку клиента (справочник Клиенты, закладка Кредиты), отразиться на закладке Дополнительный и автоматически появляться при заполнении табличной части в графе %1Скидка формы накладной. Если в данной накладной нужно изменить ее значение или предоставить новую скидку на товары, выписанные в накладной, можно это сделать на закладке Дополнительный и нажать кнопку . Значение скидки в таблице изменится и пересчитаются значения в графах Цена со скидкой, Сумма со скидкой и общая сумма накладной. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя. Задаются параметры для заполнения формы документа, состава реквизитов при проведении и печати документа. Выбор форм для печати формы документа. Поле предназначено для выбора печатной формы документа. В виде набора флажков перечисляются возможные режимы и параметры документа. При проставленной "V". Выбранные параметры и режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть "Рабочий каталог". Параметры документа: Не задавать клиента автоматически при формировании нового документа при формировании нового документа не будет проставляться по умолчанию наименование клиента (из последнего введенного документа). 210 Не печатать состав комплектов - при работе с комплектами товаров не будет печататься их состав. При проведении запоминать в справочнике цен приходную цену товара программа будет запоминать значения приходных цен товаров (как периодических реквизитов) и сохранит их в Истории значений периодических реквизитов справочника "Цены", подчиненного справочнику "Товары". Запомнить вес в справочнике товаров при сохранении документа – при проведении документа в справочнике товаров в закладке "Вес" сохранится вес товара (Вес нетто), если его указать в табличной части документа. Чтобы добавить дополнительные колонки Вес и Вес факт. в табличную часть документа, Печатать бухгалтерские проводки при печати документа- в печатной форме документа отдельной строчкой будут выводиться бухгалтерские проводки по документу. Цену товара выбирать из справочника Серии Товаров -при работе с серийными номерами, если у товара задана приходная цена на серию, то эта цена выступает при выборе серии товара в качестве приходной цены. Возвращается товар, купленный в предыдущем отчетном периоде- признак того, что возвращается товар, купленный в предыдущих отчетных периодах. Фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле "По проекту" из справочника "Proekti". Поле сверху, Поле слева – размеры пустых полей при печати. Признак документа – необязательный реквизит. Используется при описании проводок для экспорта документа в бухгалтерию. При нажатии кнопки Печать создается печатная форма накладной. 4.18.4. ДОКУМЕНТ «ОТЧЕТ РЕАЛИЗАТОРА». Поскольку оплата проданного реализатором товара может осуществляться необязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары, то списание задолженности клиентов по Регистру «Учет Реализации» не осуществляется автоматически (при проводке кассовых и банковских документов). Для этой цели реализован специальный вид документа «Отчет Реализатора». Данный документ заполняется менеджером компании, который ведет работу с реализаторами. В нем отмечаются товары и количество, за которые реализатор полностью расплатился и отчитался. Проводка этого документа списывает долги клиента по Регистру «Учет Реализации». Списанные с долга товары считаются проданными, поэтому предполагается, что они уже не будут возвращены поставщику. Документ «Отчет Реализатора» может быть заполнен только на основании расходной или приходной накладной по реализации (или на основании документа «ВводОстатковРеализации»). Во избежании путаницы с товарами в табличную часть документа нельзя включить произвольный товар из каталога !!! 211 В табличной части документа редактированию подлежат только поле Количество товара. Можно только удалить строку целиком. Поля Цена и Сумма играют только справочную роль, т.к. отмеченные в документе товары списываются с реализатора целиком и независимо от цены. Документ вызывается через меню «Документы» «Реализаторы» «ОтчетРеализатора». ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". Дата документа устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. Валюта - если в документе выбирается не основная валюта - LVL, то при замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Реализатор ( признак ) устанавливается: – Klients-Realizātors – реализацию; – Firma-Realizātors – если наша фирма берет товар на реализацию у другой фирмы; Клиент - выбирается клиент из справочника Клиенты Основание - заполняется автоматически данными о документе, на основании которого создан отчет реализатора. Кнопка предлагает различные варианты заполнения табличной части документа путем нажатия на одну из строк предложенного меню: если это возврат товара, отданного нашей фирмой на - все строки документа перезаполняются; - все строки помечаются для дальнейшего удаления; 212 - снимаются все пометки на удаление; - инвертируются все пометки на удаление; - удаляются НЕПОМЕЧЕННЫЕ строки; - удаляются помеченные строки; - удаляются все строки. Табличная часть документа заполняется автоматически. В табличной части документа редактированию подлежат только поле Количество товара. Можно только удалить строку целиком. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя. Задаются параметры для заполнения формы документа, состава реквизитов при проведении и печати документа. Выбор форм для печати формы документа. Поле предназначено для выбора печатной формы документа. В виде набора флажков перечисляются возможные режимы и параметры документа. При проставленной "V". Выбранные параметры и режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть "Рабочий каталог". Параметры документа: 213 Количество знаков после запятой для цены товара – устанавливается количество знаков после запятой для цены товара. Количество знаков после запятой для суммы товара – устанавливается количество знаков после запятой для суммы товара. Фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле "По проекту" из справочника "Proekti". Поле сверху, Поле слева – размеры пустых полей при печати. Признак документа – необязательный реквизит. Используется при описании проводок для экспорта документа в бухгалтерию. При нажатии кнопки Печать создается печатная форма отчета. 4.18.5. ДОКУМЕНТ «ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РЕАЛИЗАТОРА». В документ «Инвентаризация Реализатора» заносятся текущие фактические остатки товара у реализатора, а при проведении списывается то количество товара, которое реализатор продал. В табличной части документа редактированию подлежат только поле Реально (фактические остатки товара у реализатора). Можно только удалить строку целиком. Поля Цена и Сумма не редактируются и играют только справочную роль, т.к. отмеченные в документе товары списываются с реализатора по ценам, зафиксированным ранее в накладных реализации. Проводка этого документа списывает долги клиента по Регистру «Учет Реализации». Списанные с долга товары считаются проданными, поэтому предполагается, что они уже не будут возвращены поставщику. ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". Документ вызывается «ИнвентаризацияРеализатора». через меню «Документы» «Реализаторы» Дата документа устанавливаются в соответствии с установленной рабочей датой. 214 Валюта - если в документе выбирается не основная валюта - LVL, то при замене значения валюты документа автоматически устанавливается курс выбранной валюты на ранее установленную дату курса и производится пересчет цен накладной. При замене значения даты курса валюты также производится пересчет цен накладной. Реализатор ( признак ) устанавливается: – Klients-Realizātors – реализацию; – Firma-Realizātors – если наша фирма берет товар на реализацию у другой фирмы; Клиент - выбирается клиент из справочника Клиенты Основание - если документ создан на основании, то это поле заполняется автоматически данными о документе, на основании которого создана инвентаризация реализатора. Кнопка предлагает различные варианты заполнения табличной части документа путем нажатия на одну из строк предложенного меню: если это возврат товара, отданного нашей фирмой на - табличная часть документа перезаписывается; переформировывается табличная часть документа с добавлением новых строк; переформировывается табличная часть документа без добавления новых строк; При установленном флажке Упорядочить товары по коду – товары сортируются по коду; При установленном флажке Заполнять значения "Реально" - графа Реально в табличной части документа заполняется значениями "по документам", а затем ее можно редактировать Табличная часть документа заполняется автоматически. В табличной части документа редактированию подлежат только поле Реально. Можно только удалить строку целиком. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". 215 Закладка включает в себя набор параметров и режимов для документа на выбор Пользователя. Задаются параметры для заполнения формы документа, состава реквизитов при проведении и печати документа. Выбор форм для печати формы документа. Поле предназначено для выбора печатной формы документа. В виде набора флажков перечисляются возможные режимы и параметры документа. При проставленной "V". Выбранные параметры и режимы и настройки программой запоминаются в том случае, если у Пользователя есть "Рабочий каталог". Параметры документа: Количество знаков после запятой для цены товара – устанавливается количество знаков после запятой для цены товара. Количество знаков после запятой для суммы товара – устанавливается количество знаков после запятой для суммы товара. Фирмы, работающие с проектами, имеют возможность выбрать проект в поле "По проекту" из справочника "Proekti". Поле сверху, Поле слева – размеры пустых полей при печати. Признак документа – необязательный реквизит. Используется при описании проводок для экспорта документа в бухгалтерию. При нажатии кнопки Печать создается печатная форма отчета. 5. ОТЧЕТЫ Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в программе используются отчеты. Для формирования отчетов: 216 выбрать один из пунктов меню "Отчеты" Главного Меню программы, или выбрать пункт "Отчеты" в меню "Операции" Главного Меню, а затем в окне диалога "Выбор отчета" выбрать нужный отчет. 5.1. ВНЕШНИЕ ОТЧЕТЫ Одним из пунктов меню "Отчеты" является пункт - "Внешние отчеты". По назначению и способу использования внешние отчеты не отличаются от остальных, но хранятся в отдельных файлах и могут открываться через меню "Файл" ГМ (как правило, внешние отчеты хранятся в каталоге ExtForms и имеют расширение - .ert). 5.2. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ При вызове отчета на экран выдается экранная форма - запрос параметров отчета, в которой определяются опции построения отчета - период составления, полнота, степень детализации отчета. Запрос может иметь закладку "Настройка" , задающую параметры печатной формы отчета. После нажатия кнопки "Сформировать" (или другой подобной кнопки) на экран выводится печатная форма отчета. Сохранение и восстановление настройки отчета Набор параметров, который использовался при формировании какого-либо отчета, можно сохранить и затем использовать при последующих построениях этого отчета. Может запоминаться несколько наиболее часто используемых наборов параметров. Перед формированием отчета выполняется восстановление нужного набора параметров, в который при необходимости можно внести изменения. Для сохранения набора параметров: выбрать пункт "Сохранить настройку" соответствующую кнопку на ПИ); на экран выдается запрос, в котором задается имя сохраняемому набору параметров; в 217 меню "Действия" (или нажать после ввода имени нажать кнопку "OK" для сохранения набора параметров или кнопку "Отмена" для отказа от сохранения; если установлен флажок - "Использовать при открытии", то сохраненная настройка автоматически будет использоваться при следующем открытии этого отчета; В диалоге сохранения настройки выводится список ранее сохраненных настроек этого отчета. Можно при сохранении не вводить имя настройки, а выбрать его щелчком мыши в списке. Кнопка "Удалить" позволяет удалить настройку из списка. В нижней части диалога можно включить режим "Сохранять автоматически". Если этот режим включен, то при закрытии отчета, или открытии другой настройки, текущая настройка будет автоматически сохраняться. Сочетание признака "Использовать при открытии" и режима "Сохранять автоматически" позволяет, не обращаясь к функциям сохранения и восстановления, работать со значениями параметров отчета, выбранными в предыдущий раз. Для восстановления одной из ранее сохраненных настроек: выбрать пункт "Открыть настройку" соответствующую кнопку на ПИ); на экран будет выдан список сохраненных наборов параметров: в 218 меню "Действия" (или нажать в этом списке клавишами или мышью выбрать имя одного из ранее сохраненных наборов настройки параметров; после нажатия кнопки "OK" список будет закрыт, а реквизиты формы будут заполнены восстановленными значениями. Просмотр отчета Созданный отчет может открываться для просмотра с возможностью редактирования. Если в окне видна только часть формы, используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной ее части. Для редактирования отчета должен быть включен режим редактирования - пункт "Только просмотр" в меню "Вид" ГМ (или аналогичная кнопка на нижней панели инструментов). Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого выбирается пункт "Сохранить" (или "Сохранить как") в меню "Файл" ГМ. Детализация (расшифровка) отчета Программа дает возможность детализировать (расшифровывать) информацию, выведенную в отчете - могут автоматически формироваться другие отчеты, раскрывающие значение выбранного реквизита или открываться объекты, которые отражаются в отчете. При просмотре отчета о возможности детализации можно судить по форме курсора - на определенных ячейках таблицы он может принимать вид лупы. По этим ячейкам может быть получена детализация (расшифровка) отчета. Расшифровка отчета может быть получена только при включенном режиме "Только просмотр". Для получения детализации ячейки, на которой курсор принимает форму лупы, нужно в ячейке дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу Enter. Печать отчета Для вывода отчета на принтер выбрать пункт "Печать" в меню "Файл", или нажать клавиши Ctrl + P , или нажать соответствующую кнопку на ПИ. На экран будет выведено окно "Печать": 219 В окне "Печать" задаются параметры печати - принтер, страницы, копии и последовательность печати копий. Перед печатью при необходимости можно просмотреть отчет в том виде, как он будет напечатан - выбрать пункт "Просмотр" в меню "Файл" ГМ или нажать соответствующую кнопку на ПИ. При просмотре можно использовать кнопки "След." и "Пред." Для вывода на экран следующей и предыдущей страницы отчета, и кнопку "2Стр./1Стр." для переключения в режим одновременного просмотра двух страниц документа и обратно. Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки "Развернуть" и "Свернуть". Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки мыши увеличивает масштаб изображения. Всего существует три фиксированных масштаба просмотра, при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши опять показывает документ в самом мелком масштабе. Нажатие кнопки "Развернуть" увеличивает масштаб, нажатие кнопки "Свернуть" - уменьшает. Выход из режима просмотра - кнопка "Закрыть". Для вывода печатной формы отчета на принтер нажать кнопку "Печать". Параметры печатной страницы отчета можно задать, выбрав пункт "Параметры страницы" в меню "Файл". Откроется окно диалога: 220 Здесь можно задать размеры и способ подачи бумаги, ориентацию (вдоль или поперек листа), количество экземпляров на страницу, поля отступа и пр. 5.3. ОТЧЕТЫ ПО ТОВАРАМ В группе отчетов по товарам предлагаются следующие отчеты: ОСТАТКИ ТОВАРОВ МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ РЕЗЕРВЫ ТОВАРОВ. 221 5.3.1. "ОСТАТКИ ТОВАРОВ" Отчет "Остатки товаров" дает информацию о количестве и стоимости остатков товаров на складах на заданную дату (на конец дня). В отчете выводится полный или частичный (если в диалоге выбран товар или группа товаров) список товаров и их остатки на всех или только выбранном складе. Запрос параметров отчета: В окне запроса можно установить: дату; выбор склада (если не выбран, то по всем складам); выбор товара или группы товаров (если не выбран, то по всем товарам); выводить ли отрицательные и нулевые остатки; сортировать товары по коду. Кнопка "Сформировать" - формирование и вывод на экран печатной формы отчета. Кнопка "Очистить" - при задании новых параметров запроса удаляет старые значения параметров. В закладке "НАСТРОЙКА" задается: 222 Форма для печати отчета; Коэффициент округления стоимости (число знаков после запятой); Необходимость выведения в печатной форме графы "Единицы измерения"; Необходимость формирования графы о зарезервированных товарах; Необходимость выведения веса товара. При этом, если по товару не установлен учет по весу, то вес будет посчитан, как произведение количества на вес базовой единицы товара из справочника товаров ("Характеристика товара"). В графе "Товар" (при установленном режиме - "Только просмотр") в отчете предусмотрена возможность расшифровки - при двойном щелчке мыши на названии товара или нажатии клавиши Enter открывается окно "Характеристики" выбранного товара. 5.3.2. "МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ" Материальная ведомость (Отчет о движении товаров) отражает изменение остатков товаров за выбранный период: - по одному складу; - отдельно по каждому складу (если не выбран склад); - по фирме в целом, без учета внутренних перемещений между складами (если установлено - "Одновременно по всем складам"). Запрос параметров отчета: 223 Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода, или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода" (если задается стандартный отчетный период - день, месяц, квартал); При установке - "Одновременно по всем складам", отчет формируется в целом по фирме, без указания склада и без учета внутренних перемещений; Отчет может быть сформирован по одному из складов. Если склад не выбран, то по всем складам фирмы; Отчет может быть сформирован по отдельному товару или группе товаров. Если товар или группа товаров не выбраны, то по всем товарам. Отчет имеет два режима: Режим "Кратко" формирует отчет, куда включены только результаты движения (изменения остатков) товаров. Режим "Подробно" формирует отчет, куда включены не только результаты движения товаров, но и соответствующие документы. Кнопка "По месяцам" служит для формирования отчета, отражающего движение товаров и документы с разбивкой по месяцам. Кнопка "Очистить" - при задании новых параметров запроса удаляет старые значения параметров. В закладке "НАСТРОЙКА" задается: Выбор форм для печати отчета; Выводить ли сообщения о нарушениях в себестоимости (например, отрицательная себестоимость) - выводится только в режиме "Подробно"; Выводить ли графу себестоимости товаров; Выводить ли перед наименованием товара его код (для удобства пользователей, работающих с товарами по кодам); Сортировать ли в отчете товары по кодам; Выводить в графе "Номер документа" компьютерный номер документа или номер документа строгой отчетности; Выводить ли вес товара. При этом, если по товару не установлен учет по весу, то вес будет посчитан, как произведение количества на вес базовой единицы товара из справочника товаров ("Характеристика товара", закладка "Вес"). Выводить ли информацию о переброске товара со складов на главный склад и обратно. В сформированном в режиме "Подробно" отчете есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка. Двойной щелчок мыши на ячейке с выбранным 224 документом (при включенном режиме "Только просмотр") вызывает документ для просмотра. 5.3.3. "ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ" Отчет отражает оборот товаров за выбранный период – по указанному товару или группе товаров выводятся данные о количестве и сумме проданных и закупленных за выбранный период товаров, разницу в суммах продажи и закупки, а также доход от продаж в этот период. Оборотная ведомость может формироваться: по выбранному товару или группе товаров (если не выбраны, то по всем); по выбранному клиенту или группе клиентов (если не выбраны, то по всем клиентам); по выбранному складу (если не выбран, то по всем); по выбранному виду торговли – «За наличный расчет», «За безналичный расчет», «Кредит», «Реализация» (если не выбран, то по всем видам); Запрос параметров отчета: Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода, или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода" (если задается стандартный отчетный период - день, месяц, квартал); 225 В отчете суммы "Закуплено" и "Продано" даны с PVN. Сумма "Закуплено" по Invoice берется с учетом или без учета дополнительных затрат, в зависимости от того выбран ли вариант учета дополнительных затрат в себестоимости в настройке документа "Приходная Invoice"; Доход (Profit) рассчитывается как количество проданного товара умноженное на разницу между ценой продажи товара без PVN и себестоимостью товара на момент реализации товара. Построение отчета в виде диаграммы Отчет "Оборотная ведомость" может строиться в виде диаграммы. Для этого: Включить режим - флажок "Строить диаграмму"; Установить режим - отражать в диаграмме "продажи", "покупки", "разницу между продано и куплено" или "доход"; Установить периодичность; Нажать на кнопку "Диаграмма в Excel"; Тип построенной диаграммы (Гистограмма, Круговая, График и др.) можно изменять в Excel. В закладке "НАСТРОЙКА" Запроса параметров отчета задается: Выбор формы печати отчета; Включение в отчет информации о весе товара; Печать сумм оборота без PVN. 5.3.4. ОТЧЕТ "РЕЗЕРВЫ ТОВАРОВ" Отчет предназначен для отражения информации по зарезервированным товарам. Выводится полный или частичный (если выбран товар или группа товаров) список зарезервированных товаров, по которым указывается: размер резерва на начало заданного периода; приход резерва (по документу «Счет»); расход по резерву(продажа зарезервированных товаров и снятие товаров с резервирования); размер резерва на текущий момент. Запрос параметров отчета: 226 Отчет "Резервы товаров" имеет два режима: "Кратко" - отражается количество зарезервированных и снятых с резерва период; товаров за "Подробно" - отражается количество зарезервированных и снятых с резерва период с указанием соответствующих документов; товаров за Отчет формируется на текущий момент, начиная с заданной даты. При включенном значении флажка "Выводить вес товара" в отчете будет отражаться вес товара. При этом, если по товару не установлен учет по весу, то вес будет посчитан, как произведение количества на вес базовой единицы товара из справочника товаров ("Характеристика товара"). В сформированном отчете (в режиме "Подробно") есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка - двойным щелчком мыши на нужном документе. 5.3.5. ОТЧЕТ ПО РЕАЛИЗАЦИИ САМЫХ (НЕ)ХОДОВЫХ ТОВАРОВ Данный отчет дает возможность провести широкий анализ продаж по различным критериям. Данная обработка предлагается в виде внешнего файла HodovieTovari_Viborka.ert, который необходимо поместить в каталог Вашей базы данных в папку Extforms. В программе необходимо открыть «Отчеты» «Внешние Отчеты» 227 и путем нажатия кнопки Изменить Внести в список, необходимо выбрать файл HodovieTovari_Viborka.ert, ввести его название и нажать клавишу ОК. Запуск обработки происходит через «Отчеты» «Внешние Отчеты» Отчет по ходовым (неходовым ) товарам. ЗАКЛАДКА "ОСНОВНОЙ". 228 с дата1 по дата2 - период, за который будет проводиться анализ продаж. дата1 – начальная дата выборки. Если опущена, то выборка производится 01.01.1980; дата2 – конечная дата выборки. Если опущена, то выборка производится по точку актуальности; с Выбор режима: По количеству – записи сортируются по количеству; По сумме – записи сортируются по сумме; По прибыли записи сортируются по разнице между суммой реализации и себестоимостью товара. Категория цен: - для подсчета разницы между суммой по выбранной цене и себестоимостью. Если выбрана Категория цен, то значение выбранной категории берется из карточки товара, если Категория цен не выбрана, то берется цена из документа. - список товаров или групп товара. Если товар не выбран, то по всем товарам. 229 список складов. Если склад не выбран, то по всем складам. Дополнительный фильтр: - отчет выполняется по всем выбранным товарам; - отчет выполняется по всем товарам, имеющим остаток на заданную дату; - отчет выполняется по всем товарам, купленным в указанный интервал времени; Выводить - задание параметров для вывода отчета на печать. - Вывести товары по возрастанию выбранного параметра ( сумма, количество, прибыль). По умолчанию товары выводятся по убыванию выбранного параметра. - выводить все отобранные товары. - выводить заданное количество первых из отобранных товаров, если 0, то все записи. - выводить отобранные товары в заданном интервале. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА". Выбор параметров отчета. 230 - выбор формы для печати отчета из предложенного списка. - перед наименованием товара выводится его Код. - выводятся товары, по которым есть остаток на дату конца интервала. - отбираются товары, по которым был расход в заданном интервале времени. - выводятся товары, по которым есть остаток на дату начала интервала. - выводить информацию по каждому из выбранных складов по отдельности или по всем складам суммарно. После установки всех параметров, для формирования отчета необходимо нажать клавишу . Кнопка - закрывает отчет. 5.4. ОТЧЕТЫ ПО ДОКУМЕНТАМ По документам предлагаются следующие отчеты: МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО НАКЛАДНЫМ (ОТЧЕТ ПО ДОКУМЕНТАМ ПО КЛИЕНТАМ) МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО ДОКУМЕНТАМ РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ (складской) РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ (НОВ) 231 5.4.1. ОТЧЕТ "МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО НАКЛАДНЫМ (ОТЧЕТ ПО КЛИЕНТАМ ПО ДОКУМЕНТАМ) В отчете представлен список документов по выбранным клиентам с указанием сумм по документу в продажных ценах, по себестоимости товара, а также разницы между ними Форма запроса отчета: Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода", если задается стандартный отчетный период (день, месяц, квартал); По умолчанию отчет строится по расходным накладным, но можно задать формирование отчета по приходным накладным, включив значение флажка "Отчет по приходным накладным"; Выбор клиентов осуществляется кнопками: "…" - выбор из справочника Клиентов, "….." - подбор сразу нескольких клиентов из справочника, "X" - удалить из списка выделенный элемент, "XX" - очистить весь список; При включенном режиме "Подробно по товарам" в отчете отражаются суммы по товарам; При включенном режиме "Сумма с ПВН" суммы в отчете показываются с PVN; 232 В сформированном отчете при включенном режиме "Только просмотр" существует возможность детализации (расшифровки): - двойной щелчок мыши на документе вызывает этот документ для просмотра; - двойной щелчок мыши на "Характеристику" этого товара. названии товара вызывает для просмотра В закладке "НАСТРОЙКА" задается: Возможность вместо номеров документов строгой отчетности печатать компьютерные номера документов; Коэффициент округления сумм (число знаков после запятой); "Поле сверху" и "поле слева" на печатном листе. 5.4.2. МАТЕРИАЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО ДОКУМЕНТАМ Отчет «Материальная ведомость по документам» отражает движение товарных запасов в разрезе документов за выбранный период. Данный отчет выводит полный или частичный список товаров на всех или только на выбранных складах, а также приход и расход товара в разрезе документов за указанный период. Отчет можно вызвать выбором пункта «Отчеты» в меню «Операции» ГМ, а затем в окне «Выбор отчета» строки «Материальная ведомость по документам (Движение товаров на складах по документам)»: 233 Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода", если задается стандартный отчетный период (день, месяц, квартал); Можно задать в отчете сортировку «по товарам» или сортировку «по клиентам»: Если задается сортировка «по товарам», клиенты указываются по каждому документу в графе «Klients» , итоги по клиентам не выдаются. Если задается сортировка «по клиентам», выдается список товаров и итоговые суммы по каждому клиенту. Выбор товаров осуществляется кнопками: "…" - выбор из справочникаТоваров (добавить новый элемент в список), "….." - подбор из справочника Товаров, "X" - удалить из списка выделенный элемент, "XX" - очистить список; Выбор клиентов осуществляется кнопками: "…" - выбор из справочника Клиентов (добавить новый элемент в список), "….." - подбор из справочника Клиентов, "X" - удалить из списка выделенный элемент, "XX" - очистить список; Для заполнения поля "выбор склада" – нажать на кнопку выбора, и из справочника Складов выбрать нужный. Если склад не выбран, отчет формируется по всем складам. 234 Выбор документов. Для построения отчета можно указать любое количество документов из предложенного списка. Для выбора документов можно использовать кнопки: «отметить все», «снять отметку у всех», «инвертировать отметку» или проставить «V» у нужных документов щелчком мыши. Для построения отчета можно задать следующие условия выборки документов: По виду торговли. Можно внести в отчет документы только по наличному расчету, по безналичному расчету, по кредиту, по реализации. Если вид торговли не выбран, то - по всем видам; По признаку накладной. Можно внести в отчет только накладные с указанным (выбранным из предложенного списка) признаком накладной; Только по накладным строгой отчетности. При включенном значении флажка «Только по накладным строгой отчетности», в отчет попадут только накладные, у которых заполнено поле «Номер Накладной строгой отчетности». При включенном значении флажка «Пересчитывать суммы документов в LVL», в отчете все суммы по документам будут приведены в латах. ЗАКЛАДКА «НАСТРОЙКА» В закладке выбираются параметры для печатной формы отчета: «Выбор формы для печати отчета» - выбирается форма с колонкой «Сумма с PVN» или без нее; Указывается необходимость: Выводить код группы товаров при печати группы товаров; Упорядочивания товаров по коду; Выведения полного (с кодами верхних уровней) кода товара; Упорядочивания клиентов по коду. 5.4.3. РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ (СКЛАДСКОЙ) Данный отчет позволяет вывести перечень параметров отчета: документов в заданном разрезе. Запрос 235 В диалоговом окне выбираются условия выборки документов: Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода" (если нужен стандартный период - день, месяц, квартал); По складу (если не выбран, то по всем); По клиенту или группе клиентов (если не выбраны, то по всем); По виду торговли (если не выбран, то по всем); По виду документа (если не выбран, то по всем); По валюте (если не выбрана, то по всем). Любой из выведенных в отчет документов можно вызвать на экран для просмотра (при включенном режиме "Только просмотр") двойным щелчком мыши на выбранном документе или нажатием клавиши Enter. 5.4.4. РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ (НОВ) Выбор отчета "Реестр документов (Нов)" в меню "Отчеты" ГМ вызывает на экран "Обработку документов", одной из действий которой является формирование реестра документов - списка документов, отвечающих заданным условиям выборки. Преимуществом построения отчета через "Обработку документов" является возможность там выбрать: - сразу несколько видов документов (а не один или все); 236 - документы по определенному товару; - документы по значению поля "Основание"; - документы, помеченные на удаление; - непроведенные документы. Описание формирования реестра документов через "Обработку документов" дано на стр.32. 5.5. ОТЧЕТЫ ПО АНАЛИЗУ ЗАКАЗОВ 5.5.1. ОТЧЁТ «ЗАЯВКИ ПОКУПАТЕЛЕЙ» В отчёте «Заявки Покупателей» можно выбрать конкретного покупателя, по которому мы хотим получить информацию, и все его заявки. Либо ничего не выбирать, тогда по всем покупателям. Также можно выбрать конкретный товар или группу товаров, по которым можно есть ли на них заявки от покупателей или если ничего не выбирать, то по всем товара. В основной закладке есть окошко детализация отчета, где можно галочками указать какую информацию и в какой последовательности мы хотим получить на экране. В отчет выводится информация по состоянию на заданную дату, какой есть остаток невыполненных заявок от конкретного покупателя по конкретному документу и по конкретному товару. В колонке заказано поставщикам будет указано, сколько из заявок на данный момент оформлено в заказах и мы ожидаем поставку этого товара. Колонка в т.ч. резерв будет показано, сколько зарезервированного товара находится в соответствии с этой заявкой в наличии на складе, т.е. сколько мы можем отпустить клиенту – выполнить полностью или частично его заявку. 237 5.5.2. ОТЧЁТ «ЗАКАЗЫ ПОСТАВЩИКАМ» Отчёт «Заказы Поставщикам» выводит полный или частичный (если установлен фильтр) список заказанных товаров. В отчёт можно вывести информацию о заказе конкретных товаров, также по конкретным поставщикам. Отчёт можно детализовать по поставщикам, договорам и документам. Отчёт формируется за определённый период, в котором выводится начальный остаток – сколько товара было заказано на дату начала отчёта, сколько 238 заказано за период формирования отчёта, получено/снято и конечный остаток – сколько товаров осталось заказано на дату конца отчёта. 5.5.3. ОТЧЁТ «ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК» Данный отчёт предназначен для планирования необходимого объёма закупок на определенный период. Можно выбрать один, два или все варианты планирования закупок. С помощью параметров настройки отчёта можно произвести различный отбор и группировку параметров отчёта. В отчёт можно отобрать информацию по конкретным товарам, группам товаров, а также по произвольному списку товаров. 239 Когда составляем Заказ Поставщику, при нажатии кнопки Заполнить, мы попадаем в этот отчёт. Если в карточке у Товара указан Поставщик, то информация из отчёта автоматически попадает в Заказ Поставщику. 5.6. ОТЧЕТЫ ПО ВЗАИМОРАСЧЕТАМ С КЛИЕНТАМИ Для учета взаиморасчетов с клиентами используются отчеты: ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ КАРТОЧКА КЛИЕНТА ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ ПО ТОВАРНОМУ КРЕДИТУ 5.6.1. ОТЧЕТ «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ" Отчет предназначен для поставщиками и покупателями. отображения информации по взаиморасчетам с Отчет вызывается для формирования выбором пункта "Взаиморасчеты" из меню "Отчеты". Форма запроса параметров отчета: На заданный период в отчете выводится полный или выборочный список клиентов с указанием остатков задолженности на начало и конец периода и ее приход и расход за период. Отчет "Взаиморасчеты с клиентами" имеет два режима: "Кратко" - отражаются результаты взаиморасчетов с клиентами за период; 240 "Подробно" - отражаются результаты взаиморасчетов с указанием соответствующих документов. Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода", если задается стандартный отчетный период (день, месяц, квартал); Выбор клиента (или группы клиентов) осуществляется с помощью кнопок: "…" - выбор из справочника Клиентов, "….." - подбор из справочника Клиентов, "X" - удалить из списка выделенный элемент, "XX" - очистить список; В режиме "Подробно" можно задать выборку только просроченных документов флажок "Только просроченные документы"; Любой документ в отчете, сформированном в режиме "Подробно", можно расшифровать - вызвать для просмотра двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на ячейке с документом (в режиме "Только просмотр"). Построение отчета в виде диаграммы Отчет "Взаиморасчеты с клиентами" может строиться в виде диаграммы. Для этого: Задать параметры отчета; Включить режим формирования отчета в форме диаграммы - флажок "Строить диаграмму"; Нажать на кнопку "Диаграмма в Excel"; Тип построенной диаграммы (Гистограмма, Круговая, График и др.) можно изменять в Excel. 241 В закладке "НАСТРОЙКА" задается: Выбор печатной формы отчета; Коэффициент округления сумм (число знаков после запятой); "Поле сверху" и "поле слева" на печатной странице. 5.6.2. ОТЧЕТ "КАРТОЧКА КЛИЕНТА" Отчет "Карточка клиента" выводит полный список документов, повлиявших в указанный период на изменение суммы задолженности по выбранному клиенту, суммы по ним, а также приход и расход задолженности в разрезе документов. Вызов отчета производится выбором пункта "Карточка клиента" в меню "Отчеты" ГМ. Запрос параметров отчета: Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода", если задается стандартный отчетный период (день, месяц, квартал); Заполнение полей выбора клиента и выбора категории клиента производится с помощью кнопок: "…" - выбор из справочника Клиентов или Категории клиентов, "….." - подбор из справочника Клиентов или Категории клиентов, "X" - удалить из списка выделенный элемент, "XX" - очистить список; При выборе Категории нужно установить режим "одновременно все" категории. 242 - "одна из" категорий или Любой документ в отчете можно расшифровать - вызвать для просмотра двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на ячейке с документом (в режиме "Только просмотр"). 5.6.3. ОТЧЕТ "ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КЛИЕНТОМ ПО ТОВАРНОМУ КРЕДИТУ" Отчет предназначен для отражения остатка долга по выбранному клиенту (или группе клиентов) с указанием суммы и глубины предоставленного кредита. Отчет вызывается для формирования выбором пункта "Кредиты" в меню "Отчеты" ГМ. Диалог настройки параметров отчета содержит два раздела - по покупателям и поставщикам. Раздел "по покупателям" имеет три режима: Краткий - показывает остаток задолженности на конец заданного периода с указанием суммы и глубины кредита. Развернутый - кроме того, включает информацию о кредитных документах. Подробный - включает всю подробную информацию по взаиморасчетам в разрезе документов. Кроме того, любой из представленных в отчете документов можно "расшифровать - вызвать для просмотра двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на ячейке с документом (в режиме "Только просмотр"). Раздел "по поставщикам" работает аналогичным образом, но формирует отчет по взаиморасчетам с поставщиками. Форма запроса параметров: 243 Период отчета выбирается или установкой даты начала и конца периода или через кнопку выбора в диалоге "Выбор периода", если задается стандартный отчетный период (день, месяц, квартал); Отчет формируется по выбранному клиенту или группе клиентов. Если клиент не выбран, то по всем клиентам; По умолчанию в поле "Валюта итогов" проставляется значение константы "Основная валюта взаиморасчетов". Это значение можно изменить. В отчете могут быть выведены только клиенты-должники (или те клиенты, которым должны мы), для этого - включить значение флажка "Только с долгом не = 0". 5.7. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ 5.7.1. ОТЧЕТЫ ПО НАЛОГУ НА ПРИРОДНЫЕ РЕСУРСЫ В группе отчетов по налогу на природные ресурсы имеются следующие отчеты: 1. Отчет по упаковке и одноразовой посуде - Приложение 4 к Правилам КМ 915 от 06.11.2006. 2. Отчет по вредным для окр. среды товарам - Приложение 4 к Правилам КМ 437 от 26.07.2007. 3. Отчет по Налогу на природные ресурсы - Приложение 1 к Правилам КМ 404 от 19.06.2007. Правила по заполнению данных, необходимых для формирования отчетов. Поскольку один и тот же товар (упаковка) может участвовать в нескольких отчетах, для 244 него придется заводить категорию с кодом строки для каждого отчета Поэтому сначала лучше заполнить элементы справочника Категории. Создать папку для каждого отчета по налогу на природные ресурсы. В каждой папке ввести строки для каждого вида упаковки. При этом код элемента справочника Должен совпадать с кодом бланка отчета, а наименование – с названием строки. 1,Общие правила. 1.1 Если у товара есть постоянные нормы упаковки, они заносятся в справочнике Товары на закладке "Упаковка". Саму упаковку необходимо занести в справочник Товары ( например бумага), в котором введена соответствующая категория для НПР 245 1.2.Если товар сам является объектом обложения НПР, то на закладке Категории вводится соответствующая категория товара из справочника Категории 1.3.Если упаковка привязана к конкретному приходному или расходному (товар упакован в коробки,палеты и проч. на которые нет постоянных норм) документу, то в самом документе по Кнопке Тара формируется документ ТАРА, в который включаются упаковочные материалы. Для упаковки сумма в документе ТАРА не вводится. Если 246 упаковка поступает в Латвию, то количество положительное, если отправляется за пределы Латвии - то отрицательное 2.Дополнительно в документе выставляется флажок "Включать в отчет по природным ресурсам" 3.В отчет отбираются товары из документов с флажком "Включать в отчет по природным ресурсам" Если документ приходный от нерезидента или документ расходный на территории Латвии - количество упаковки с "+". Если документ расходный за пределы Латвии (экспорт) - количество упаковки с "". Уменьшает облагаемое налогом количество переработка. Увеличивает облагаемое налогом количество также собственное потребление. Такие ситуации можно описать независимым документом ТАРА с положительным или отрицательным количеством. Поэтому в документе ТАРА вводится также флажок "Включать в отчет по природным ресурсам" Необходимо отбирать сами товары (или их части для комплектов), которые являются вредными для окружающей среды, привязанную к ним упаковку (по нормам), упаковку из документа ТАРА 4. Формирование отчета Отчет на природные ресурсы находится во внешних отчетах. 247 На закладке Основной выбираем группу настройки отчета на природные ресурсы (DRN 915-4) На закладке Параметры нажав кнопку «Заполнить строки», формируются из справочника «Категории» «Виды упаковки товаров». Заполняем ставку налога по видам упаковки товаров. 248 Так же заполняем для следующей группы настройки отчета. В закладке «Настройка» можно выбрать Подробный отчет Не учитывать флажок «Включать в отчет по природным ресурсам» Выводить коды товаров После этого можно сформировать отчет. 249 6. ОБРАБОТКИ 6.1. ОБРАБОТКА „НАСТРОЙКА ПРАВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ” Данная обработка предназначена для пользователей программы. детальной настройки прав различных В дополнение к существующему в конфигурации процесса по определению прав, данная обработка позволяет установить дополнительные ограничения на работу с отдельными справочниками, документами или отчетами. Для настройки прав пользователей в "1С: Торговля и Склад" в меню «Сервис» «Настройка торговли» в закладке Система должен стоять флажок - Контроль прав пользователя. Данная обработка предлагается в виде внешнего файла OPREDELENIEPRAV.ert, который необходимо поместить в каталог Вашей базы данных в папку Extforms. В программе необходимо открыть «Отчеты» «Внешние Отчеты» 250 и путем нажатия кнопки Изменить Внести в список, необходимо выбрать файл OPREDELENIEPRAV.ert, ввести его название и нажать клавишу ОК. Запуск обработки происходит через «Отчеты» «Внешние Отчеты» Определение прав пользователя 3. Настраивать права рекомендуется (но не обязательно) Администратор или Программист. пользователям с правами ВНИМАНИЕ!!! Данная обработка не позволяет ограничить права пользователям, у которых заданы Права Администратора и Программиста! Пользователь, которому настраивают права, рекомендуется (но не обязательно) определить в Конфигураторе, как пользователь с правами Оператор! Настройка прав сотрудника производится в следующей последовательности: В поле «Сотрудник» выбирается Пользователь из справочника Сотрудники, которому настраиваем права. 251 Для того, чтобы настроенные сотруднику права действовали, необходимо, чтобы данный сотрудник был зарегистрирован как Пользователь при работе с программой. Если сотрудник не зарегистрирован как Пользователь, то при входе в программу этим пользователем выдается сообщение "Пользователь не зарегистрирован в справочнике сотрудников"). Если сотрудник не зарегистрирован как Пользователь, то системой он воспринимается как «Гость» и на него действует настройка прав, сделанная для «Гостя». Справа в окошке выбирается вид данных, для которых происходит настройка прав. По умолчанию – это документы. В левом окне «Все невыбранные метаданные» который выбран в предыдущем окошке. отображаются все объекты того вида, Например, если выбран вид данных «Документ», то в левом окне отображаются весь перечень документов программы 1С. Соответственно, если вид метаданных - Справочник, то в этом окне будут предложены все справочники 1С. 252 Для настройки конкретного документа его необходимо перенести путем нажатия из левого окна в правое окно «Выбранные метаданные». В пределах рамки «Редактирование» происходит настройка прав объектов, расположенных в окне «Выбранные метаданные». Установленная галочка предоставляет пользователю соответствующее право для работы с объектом. Соответственно, неустановленная галочка запрещает пользователю выполнение определенных действий с настраиваемым объектом. Виды прав и объяснение: Чтение – позволяет осуществлять просмотр (открытие) существующих документов и справочников, выполнение отчетов и обработок. Просмотр элемента справочника/документа - обеспечивает доступ к конкретному элементу. Если разрешение на просмотр снять, то система не позволит открыть карточку товара, сотрудника, клиента или документ конкретного вида. При этом доступ к списку может существовать. Разница между чтением и просмотром. Чтение обеспечивает принципиально разрешение для доступа к данному объекту, т.е. если запрещено чтение, то нельзя открыть ни список, ни сам элемент. Если чтение разрешено, то просмотр закрывает открытие только конкретного элемента справочника или конкретного документа, но при этом у пользователя есть возможность завести новый элемент. Но, если закрыт просмотр, то открыть этот элемент повторно и посмотреть его нельзя. Запрет на просмотр не ограничивает какие-то другие параллельные функции. Ввод нового - позволяет создавать новые документы и новые записи справочников. Пометка на удаление/снятие - позволяет помечать на удаление документы или записи справочников или снимать установленную ранее пометку на удаление на этих объектах. В дальнейшем можно эти объекты удалить. Корректировка - позволяет открывать и изменять существующие документы или записи справочника. Если документ проведен, то для его корректировки требуется еще настройка права «Изменение проведенных документов». 253 Разрешено проведение документа - позволяет «проводить» документ и тогда его суммы участвуют в отчетах. Настройка относится только к документам. Разрешено частичное проведение документа - позволяет «частично проводить» документ (Расходная Сервис) и тогда товар резервируется, но его суммы в отчетах не участвуют. Настройка относится только к документам. Изменение проведенных документов - позволяет открывать и изменять существующие и уже ранее проведенные документы, и также последующее перепроведение этих документов. Если у пользователя не стоит разрешение на «изменение проведенного документа», то в этом случае ему будет запрещено и снятие проведения с проведенного ранее документа. Настройка относится только к документам. Изменение частично проведенных документов - позволяет открывать и изменять существующие и уже ранее частично проведенные документы, и также последующее частичное перепроведение этих документов. Если у пользователя не стоит разрешение на «изменение частично проведенного документа», то в этом случае ему будет запрещено и снятие проведения с частично проведенного ранее документа. Настройка относится только к документам. Число дней редактирования - позволяет ограничить формирование и редактирование только тех документов, у которых дата отстает от текущей рабочей даты не более, чем на заданное количество дней. Если задано значение 1, то разрешается формировать и редактировать документы только текущего дня. Если число дней не задано, то время работы с документами не ограничивается этим параметром. Настройка относится только к документам. Дата редактирования – разрешает формирование и редактирование только тех документов, у которых дата больше чем заданная дата. Кроме значения этого параметра на запрет редактирования документов влияет значение Константы ДатаЗапретаРедактирования. Настройка относится только к документам. Если для пользователя настроено ограничение редактирования документа с определенной датой или сроком (например, в течение 10 предыдущих дней), то при открытии ранее созданного документа система предупреждает пользователя, что он корректировать документ не может и документ открывается в режиме просмотра. Если же формируется новый документ или изменена дата у существующего документа, то система производит контроль установленной даты в момент закрытия документа. И если дата установлена раньше, чем разрешенная пользователю дата, то система не позволит сохранить документ с данной датой. Если необходимо настроить несколько документов, то они аналогично переносятся в окно Выбранные метаданные. 254 Так же, как и в первом случае, необходимо отметить флажками какие права при работе с выбранным документом имеет настраиваемый пользователь. Следует иметь в виду, что настройка прав происходит только на один, выделенный в окне «Выбранные метаданные», объект. Поэтому настраивать права надо для каждого документа по очереди. Те объекты, для которых не настраиваются права в данной обработке (остались в окне «все невыбранные метаданные») , имеют такие права, которые определенны настройкой прав пользователя в конфигураторе и не ограничиваются данной обработкой. Если у пользователя ограничены права доступа к каким-либо объектам, то в процессе работы с программой при обращении к объекту, на который нет прав доступа или права ограничены данной обработкой выдается сообщение, например: или 255 Если необходимо для всех документов (справочников, журналов, отчетов и т.д.) создать единый набор прав, то для этого существует вид объекта _Все объекты. Выбрав, например, справочники, можно для них создать единый набор прав. Однако остается возможность настроить какие-то справочники индивидуально. В этом случае, если для какого-то справочника сделана индивидуальная настройка, то система работает по индивидуальной настройке, для остальных справочников – система будет работать по настройке _Все объекты (аналогично настраиваются документы, журналы, отчеты). Копирование уже существующих прав: Если вновь задающиеся права пользователя такие же, как уже существующие у другого пользователя, то можно их просто скопировать; В верхней части экрана выбрать пользователя с уже существующими правами; В части диалога для копирования ( в нижней части экрана ) выбрать нового пользователя, для которого надо настроить аналогичные права; 256 Нажать кнопку ; Сохранение настроенных прав и окончание работы. Нажать кнопку Кнопка для записи настроенных прав на диск; – закончить работу с обработкой. Если нажата кнопка без предварительного сохранения настройки, система предложит сохранить настройку перед закрытием формы. Установка Ранга Пользователя. Ранг Пользователя позволяет определить, кто из сотрудников имеет право настраивать права других сотрудников. Сотрудник, которому назначен больший Ранг имееет право настраивать права сотрудникам, у которых Ранг меньше, чем у него самого. Ранг Пользователя от 0 до 99 задается путем нажатия кнопки . Ранг выбранного пользователя можно видеть также в Справочнике «Сотрудники». Для получения печатной формы, в которой будут указанны все настроенные права для конкретно выбранного пользователя, необходимо нажать клавишу 257 . 6.2. ПРОЦЕСС ОБМЕНА ДАННЫМИ ПРОГРАММЫ 1 С С РАЗЛИЧНЫМИ СИСТЕМАМИ Используемые термины: «1С» – фирма – владелец программы 1С. «Фирма» – любая фирма, которая занесена в программу 1С в качестве клиента (Справочник Клиенты) и с которой происходит обмен данными с помощью описываемой ниже схемы; Файл Обмена - файлы, формируемые сторонами в процессе обмена. Файлы имеют определенную структуру, которая согласована между сторонами. 6.2.1. CИСТЕМА «EDISOFT» Общая схема обмена данными 1. Система «EDISOFT» обеспечивает процесс обмена данными между 1С и Фирмами. 2. В качестве данных для обмена выступают документы (Накладная, Счет, и т.д.), которые оформляются между «1С» и «Фирмами». 3. Данные (Документы) оформляются сторонами в электронном виде – в виде файлов определенного формата – и передаются сторонам с помощью е-майла, FTP или другим согласованным сторонами способом. 4. Полная схема обмена документами выглядит следующим образом: 4.1. «Фирма» формирует Заказ на поставку товаров от «1С». 4.2. Заказ оформляется в электронном виде – в виде Файлов Обмена; 4.3. Файл Обмена передается в систему «EDISOFT». Процесс передачи файлов описан далее; 4.4. Система «EDISOFT» получает файл от Фирмы, преобразовывает его и передает 1С. Процесс передачи файлов описан далее; 4.5. 1С выгружает Файл Обмена с помощью обработки, например «RashKreditVXML_AviTrade.ert» (описание работы обработки см. в отдельном файле) и преобразует его в документ «Счет» или документ «Расходная Кредит» (Расходную накладную). 4.6. После обработки заказа 1С, используя эту же обработку, формирует новый Файл Обмена и выгружает его в систему «EDISOFT». Процесс передачи файлов описан далее; 4.7. «Фирма» забирает из «EDISOFT» новый Файл Обмена, созданный «1С», и загружает его в свою систему. Описание процессов обмена данными 1. Процесс передачи файлов: 258 1.1. «Фирма», использующая для обмена данными систему «EDISOFT», формирует в своей программе Файл Обмена (в формате xml) и сохраняет его в папке обмена на своем сервере. 1.2. Сервер «EDISOFT» в определенные промежутки времени (например, каждые 30 минут) обращается к серверу Фирмы и забирает из этой папки сформированные файлы. 1.3. Средствами системы «EDISOFT» Файлы Обмена преобразуются и выкладываются в папку обмена, расположенную на сервере «1С», из которой они при помощи обработки выгружаются в документы «Счет» или «Расходная Кредит». 1.4. Этот же принцип работы используется для выгрузки Файлов Обмена, сформированных «1С» в «Фирму» через систему «EDISOFT». 2. Синхронизация объектов. В связи с тем, что «1С», «Фирма» и «EDISOFT» имеют разную кодировку товаров, клиентов и торговых адресов клиентов, то до начала работы через систему «EDISOFT» необходимо произвести синхронизацию этих объектов. Для этого «1С» составляет таблицу соответствия с кодами данных объектов в своей системе, которая передается «EDISOFT». «EDISOFT», получив такую же таблицу от «Фирмы», производит синхронизацию. 3. Первоначальная настройка данных. Перед началом использования системы «EDISOFT» «1С» необходимо создать на сервере папку обмена и вывести обработку обмена данных с «EDISOFT» во внешние отчеты. Описание процесса работы оператора Перед началом работы с обработкой оператор должен произвести первоначальную настройку обработки. Обработка имеет 2 закладки: «Загрузка счетов» и «Выгрузка накладных». 1. Для загрузки заказов, поступивших через систему EDISOFT, в программу 1С в закладке «Загрузка счетов» нужно: 1.1. выбрать каталог загрузки счетов (папку на сервере, в которую были помещены заказы в виде Файла Обмена системой «EDISOFT»), 1.2. склад, с которого будет происходить отгрузка товара и будут формироваться расходные документы программы 1С, 1.3. при необходимости, тип (категорию) цены клиента. 259 2. Далее оператору нужно: 2.4. нажать на кнопку «Заполнить». В окне появятся все заказы, поступившие в папку обмена. 2.5. нажать на кнопку «Загрузить». Заказы загрузятся в 1С в документ Счет или Расходная Кредит. Если нужно загрузить не все заказы, а только некоторые, перед загружаемыми заказами нужно поставить галочку «V». 3. 4. По окончании загрузки сформируется отчет о загруженных в 1С заказах: Для выгрузки накладных накладных» нужно: через систему «EDISOFT» в закладке «Выгрузка 4.1. выбрать каталог выгрузки накладных (папку на сервере, в которую будут помещены накладные в виде Файла Обмена ), 4.2. становить период выгрузки, 4.3. выбрать клиента, 4.4. выбрать режим работы с проведенными документами, т.е. поставить галочку возле режима «Включать проведенные». Если режим не выбран, то выгружаться будут как проведенные, так и не проведенные документы. 260 5. После настройки обработки оператору нужно: 5.1. нажать на кнопку «Заполнить». В окне появятся все накладные, готовые для формирования Файла Обмена, 5.2. нажать на кнопку «Выгрузить». Накладные будут выгружены обмена с системой «EDISOFT». в папку По окончании выгрузки сформируется отчет о выгруженных в папку обмена накладных: 6.2.2. CИСТЕМА ОБМЕНА ДАННЫМИ С ТОРГОВЫМИ СЕТЯМИ «MAXIMA» И «MEGO» ЧЕРЕЗ FTP Используемые термины: «1С» – фирма – владелец программы 1С. «Фирма» – любая фирма, которая занесена в программу 1С в качестве клиента (Справочник Клиенты) и с которой происходит обмен данными с помощью описываемой ниже схемы; Файл Обмена - файлы, формируемые сторонами в процессе обмена. Файлы имеют определенную структуру, которая согласована между сторонами. 261 FTP - система, предназначенная для передачи файлов в компьютерных сетях. FTP позволяет подключаться к серверам FTP, просматривать содержимое каталогов и загружать файлы с сервера или на сервер Общая схема обмена данными Работа через FTP позволяет обмениваться данными различным системам, например 1С и системам торговых сетей «MAXIMA» и «MEGO». В качестве данных для обмена выступают документы (Приходная и Расходная накладная, Счет, и т.д.), которые оформляются между «1С» и этими торговыми сетями. Данные формируются сторонами в электронном виде – в виде файлов определенного формата – и передаются сторонам при помощью FTP. Полная схема обмена документами выглядит следующим образом: 1. «Фирма» формирует Заказ на поставку товаров от «1С». 2. Заказ оформляется в электронном виде – в виде Файлов Обмена. 3. Файл Обмена выкладывается в папку обмена на FTP сервере к которой в определенные промежутки времени обращается сервер 1С и забирает информацию о поступивших заказах. 4. Оператор 1С, используя обработку (например, «Импорт заказов VP Market.ert»), выгружает заказы в докум. Счет (или Расходная Кредит) 6.2.3. CИСТЕМА «VOLDEMARS» Используемые термины: «1С» – фирма – владелец программы 1С. «Фирма» – любая фирма, которая занесена в программу 1С в качестве клиента (Справочник Клиенты) и с которой происходит обмен данными с помощью описываемой ниже схемы; «Voldemars» - система обмена данными логистической компании, обеспечивающей отгрузку товаров и «1С» 262 Файл Обмена - файлы, формируемые сторонами в процессе обмена. Файлы имеют определенную структуру, которая согласована между сторонами. Общая схема обмена данными 1. Система «Voldemars» обеспечивает процесс обмена данными между 1С и логистической компанией «Voldemars». 2. В качестве данных для обмена выступают документы (Приходная и Расходная накладная, Счет, и т.д.), которые оформляются между «1С» и»Voldemars». . 3. Данные формируются сторонами в электронном виде – в виде файлов определенного формата – и передаются сторонам при помощью FTP. Полная схема обмена документами выглядит следующим образом: 1. «Фирма» формирует Заказ на поставку товаров от «1С». 2. Заказ оформляется в электронном виде – в виде Файлов Обмена. 3. Файлы Обмена поступают в «1С» обрабатываются операторами «1С». через различные в системы обмена, 4. Обработанные заказы «1С» выгружает Файл Обмена с помощью обработки, например «ZagruzkaDokumentov_Voldemars_FTP_AviTrade.ert» (описание работы обработки см. в отдельном файле) в систему «Voldemars» . 5. Система «Voldemars» получает файл с заказами от «1С», формирует из него Счет (Расходную накладные). Процесс передачи файлов описан далее; 6. После обработки заказов и выписки Расходных накладных «1С», используя эту же обработку, формирует новый Файл Обмена и выгружает его в систему «Voldemars». Процесс передачи файлов описан далее; Описание процессов обмена данными Процесс передачи файлов: 1. «1С» формирует в своей программе Файл Обмена (в формате txt) и выгружает его на FTP «Voldemars», 2. Оператор «Voldemars» забирает с FTP Файл Обмена и загружает его в свою систему в документ «Счет» (Расходная Накладная). 3. Сформированные Расходные накладные 4. (в формате txt) оператор «Voldemars» в виде нового Файла Обмена выкладывает на FTP, откуда 5. забирает оператор «1С» и с помощью «ZagruzkaDokumentov_Voldemars_FTP_AviTrade.ert» загружает документ Расходная Кредит. его обработки в 1С в Синхронизация данных. Системы «1С» и «Voldemars» должны иметь одинаковую кодировку товаров, клиентов и торговых адресов клиентов. Если в системах нет возможности вести одинаковую кодировку, например торговых адресов клиентов, то в «1С» в поле дополнительный код клиента карточки Клиента вводится код торгового адреса клиента системы «Voldemars». 263 Первоначальная настройка данных. Перед началом использования системы «Voldemars» «1С» необходимо создать на сервере папку обмена и вывести обработку обмена данных с «Voldemars» во внешние отчеты. Описание процесса работы оператора Перед началом работы оператор должен произвести первоначальную настройку обработки «ZagruzkaDokumentov_Voldemars_FTP_AviTrade.ert» Обработка имеет 3 закладки: «Загрузка счетов», «Выгрузка накладных», «Настройка». 1. В закладке «Настройка» нужно установить параметры FTP сервера, а также имя и пароль пользователя. Обработка предусматривает автоматическое обращение к FTP серверу в момент загрузки или выгрузки данных. Если же возникает необходимость повторного введения в 1С ранее загруженных данных, то обработка работает в автономном режиме, для чего выбирается режим работы «Не использовать интернет» (перед режимом нужно поставить галочку «V») 2. Для выгрузки заказов из 1С в систему «Voldemars» используется закладка «Выгрузка счетов», в которой необходимо: a. выбрать каталог загрузки счетов (папку на сервере, в которую были помещены заказы в виде Файла Обмена системой «Voldemars») b. выбрать период, за который производится выгрузка счетов, 264 c. при необходимости, выбрать клиента по которому производится загрузка счетов, (если клиент не выбран – то по всем клиентам), d. выбрать режим работы с проведенными документами, т.е. поставить галочку возле режима «Включать проведенные». Если режим не выбран, то выгружаться будут как проведенные, так и не проведенные документы. 3. Далее оператору нужно: a. нажать на кнопку «Заполнить». В окне появятся все заказы, поступившие в папку обмена. b. нажать на кнопку «Выгрузить». Заказы выгрузятся из 1С в документ Счет (Расходный Документ) системы «Voldemars» . Если нужно загрузить не все заказы, а только некоторые, перед загружаемыми заказами нужно поставить галочку «V». По окончании загрузки сформируется отчет о выгруженных из 1С заказах: 265 4. Для загрузки накладных в 1С через систему «Voldemars» в закладке «Загрузка накладных» нужно: a. выбрать каталог загрузки накладных (папку на сервере, в которую будут помещены накладные в виде Файла Обмена ), b. склад, с которого будут формироваться расходные документы программы 1С, c. при необходимости, тип (категорию) цены клиента. d. нажать на кнопку «Заполнить». В окне появятся все накладные, поступившие в папку обмена, e. нажать на кнопку «Загрузить». Накладные выгрузятся в 1С в документ Расходная Кредит. Если нужно загрузить не все накладные, а только некоторые, перед загружаемыми накладными нужно поставить галочку «V». По окончании загрузки сформируется отчет о загруженных в 1С накладных: 6.2.4. CИСТЕМА «EAGENT» Используемые термины: «1С» – фирма – владелец программы 1С. «Агент» – агент фирмы, работающий с карманным копьютером (PDA), формирующий и отправляющий заказы клинтов через систему «EAgent»; 266 Файлы Обмена - файлы, формируемые сторонами в процессе обмена. Файлы имеют определенную структуру, которая согласована между сторонами. Общая схема и описание процесса обмена данными 1. Система «EAgent» обеспечивает процесс обмена данными между 1С и «Агентами» фирмы, формирующими заказы у клиента. 2. «Агент» формирует в карманном копьютере (PDA) заказ на поставку товаров от «1С» и отправляет его через GPRS по е-майлу. 3. Заказ поступает на е-майл оператора «1С», который выгружает его в папку заказов, находящуюся или на сервере «1С», где расположена программа «EAgent» или на сервер системы «EAgent»; 4. «1С» загружает заказ Файл Обмена с помощью обработки, например «1C_eAgent_EC_Trade.ert» (описание работы обработки см. в отдельном файле) и преобразует его в документ «Счет» или документ «Расходная Кредит» (Расходную накладную). 5. «1С» ежедневно в автоматическом режиме выгружает (экспортирует) в систему «EAgent» информацию об остатках товаров, об изменении ассортимента товаров, внесении изменений в маршрутах агентов и другое. Выгрузить информацию можно при необходимости в ручном режиме. 6. Синхронизация объектов. В связи с тем, что «EAgent» имеет свою кодировку клиентов и торговых адресов клиентов, отличную от «1С», то до начала работы через систему «EAgent» необходимо произвести синхронизацию этих объектов. Для этого «1С» составляет таблицу соответствия с кодами данных объектов в своей системе, которая передается «EAgent». 7. Первоначальная настройка данных. Перед началом использования системы «EAgent» «1С» необходимо создать на сервере папки обмена для импорта и экспорта данными и вывести обработку обмена данных с «EAgent» во внешние отчеты. Описание процесса работы оператора Для работы с системой «EAgent» оператор должен произвести настройку обработки «1C_eAgent_EC_Trade». 1. В закладке «Основной»: a. в окне «Экспорт данных» выбрать каталог выгрузки данных в систему «EAgent» (папку на сервере, в которую помещаются в формате csv данные о товарах и клиентах), b. поставить галочку в окне «При выгрузке выводить сообщение» c. нажать на клавишу «Выгрузить данные». 267 d. в окне «Импорт данных» выбрать каталог, в который загружаются данные о заказах из системы «EAgent» (папку на сервере, в которую помещаются заказы, отправленные агентами), О поступлении в папку обмена новых заказов говорит то, что поле «Наличие новых заказов» подсвечивается зеленым цветом. В этом случае, оператор для получения заказов должен: e. нажать на клавишу «Получить заказы». 2. Заполняются данные на закладке «Настройка»: По окончании загрузки сформируется отчет о загруженных в 1С заказах. 268 7. ОПЕРАЦИИ Главное Меню программы включает в себя пункт "Операции", который служит для обращения к базе данных для проведения действий с информацией. Как правило, через это меню можно получить доступ ко всем информационным объектам программы Справочникам, Константам, Журналам документов, Отчетам и Обработкам, а также проводить специальные процедуры с данными, такие как: Удаление помеченных объектов; Поиск ссылок на объекты; Групповое проведение документов; Восстановление последовательности; Управление оперативными итогами. 7.1. ГРУППОВОЕ ПРОВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Необходимость в проведении или перепроведении большого количества документов может возникнуть в случаях, если отдельные документы не были проведены сразу после ввода или понадобилось внести изменения в уже проведенные ранее документы и провести их и следующие за ними документы заново. Для вызова этого режима "Операции" ГМ. выбрать пункт "Проведение документов" из меню Процедура группового проведения документов выполняется только в монопольном режиме запуска программы. 269 В верхней части диалога задается период времени, за который будут проводиться документы. Устанавливается начало периода. В качестве конечной границы периода может быть выбрано: - Точка актуальности. В этом случае будут проводиться документы с даты начала периода до точки актуальности включительно. - Выбранная дата. В этом случае будут проведены или перепроведены все документы до указанной даты включительно. Точка актуальности. В программе существует понятие Точки актуальности итогов (ТА). Это точка во времени, до которой все итоги оперативного учета в программе (складские запасы, состояние взаиморасчетов и пр.) соответствуют реальным и программа может контролировать правильность совершения хозяйственных операций, например, наличие товара на складе. При работе в реальном времени, когда документы заводятся в хронологическом порядке и проводятся сразу после ввода ТА соответствует времени последнего проведенного документа. Итоги при этом поддерживаются в актуальном состоянии. При нарушениях последовательности проведения документов возникает необходимость в повторном проведении части документов. 270 В окне диалога "Проведение документов" содержится два одинаковых списка видов документов. В них нужно выбрать документы, которые следует проводить - клавишами или мышью проставить "V". Левый список предназначен для выбора непроведенных документов, правый - для выбора документов для перепроведения. Кнопки "Выбрать все" позволяют проставить отметки сразу у всех документов. Включение значения флажка "Выводить сообщения о проводимых документах" позволяет в процессе проведения получать информацию о проводимых документах в окне "Сообщения". 7.2. ВОСТАНОВЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ Введенные документы должны располагаться в хронологической последовательности, отражающей последовательность проведения хозяйственных операций. Нарушение этой последовательности, вызванное проведением документов задним числом из-за ошибок при вводе информации или несвоевременности поступления документов, приводит к искажению оперативной учетной информации. Строгая последовательность имеет особенное значение в таких случаях, когда при проведении нового документа анализируются и используются текущие оперативные итоги (например, в документах списания товаров или материалов для определения суммы списания, анализируются остатки товаров на момент документа). В этих случаях программа автоматически контролирует необходимость перепроведения документов. Для этого существуют "Последовательности документов", каждая из которых обеспечивает контроль за порядком проведения определенных документов. Для восстановления последовательностей используется закладка "ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ" в диалоге "Проведение документов". В верхней части диалога нужно выбрать позицию, до которой будет выполняться перепроведение документов: - по точку актуальности. В этом случае будут перепроводиться документы до точки актуальности включительно. - по выбранную дату. В этом случае будут проведены или перепроведены все документы до указанной даты включительно. 271 В поле "Последовательности документов" выводится список существующих последовательностей. В скобках указывается текущая граница границы последовательности. Для восстановления последовательности нужно указать ее в списке. Для выбора всех последовательностей - нажать кнопку "Выбрать все". Для выполнения восстановления последовательности - нажать кнопку "Выполнить". Включение значения флажка "Выводить сообщения о пересчитанных документах" позволяет в процессе проведения получать информацию о проводимых документах в окне "Сообщения". 7.3. УПРАВЛЕНИЕ ОПЕРАТИВНЫМИ ИТОГАМИ Для обеспечения оперативного предоставления полной информации на любой момент времени, программа содержит систему расчета и хранения итоговой информации, которая позволяет поддерживать итоги в актуальном состоянии и получать необходимые итоговые данные в нужных разрезах. Механизм управления оперативными итогами включает в себя: Установку актуальности итогов (перемещение ТА); Сохранение значений на начало периода (Открытие следующего периода); 272 Установку периодичности хранения остатков. Эти процедуры проводятся в режиме "Управление оперативными итогами" через меню "Операции" ГМ. Режим "Управление оперативными итогами доступен только при монопольном запуске программы. 7.4. УСТАНОВКА ТОЧКИ АКТУАЛЬНОСТИ ИТОГОВ При своевременном и последовательном проведении документов итоги актуальны сразу после проведения документа - ТА итогов автоматически сдвигается на последний проведенный документ. В специальных случаях ТА может быть сдвинута во времени "вручную" Пользователем вперед или назад. При смене точки актуальности значения регистров рассчитываются заново и при расчете учитываются все проведенные до ТА документы. Изменение точки актуальности проводится в диалоге "Управление итогами". Установить новое значение даты актуальности итогов; Нажать кнопку "Установить"; ТА итогов устанавливается на 0 часов 00минут 00 сек указанной даты. Если ТА сдвигается во времени назад, запросов. ее смена выполняется без дополнительных Если сдвигается вперед, то на экран выводится запрос: 273 Окно запроса содержит два одинаковых списка видов документов. В них нужно выбрать документы, которые могут проводиться - клавишами или мышью проставить "V". Левый список предназначен для выбора непроведенных документов, правый - для выбора документов для перепроведения. Кнопки "Выбрать все" позволяют проставить отметки сразу у всех документов. Включение значения флажка "Выводить сообщения о проводимых документах" позволяет в процессе смены точки актуальности получать информацию о проводимых документах в окне "Сообщения". 7.5. ПЕРЕХОД К НОВОМУ ПЕРИОДУ Обязательным условием проведения документа является то, что последний открытый период хранения итогов включает в себя дату проводимого документа. Если дата проводимого документа выходит за текущий период, документ проведен не будет (выдается сообщение "Период не открыт!"). Для ускорения вычислений программа сохраняет промежуточные значения регистров на начало каждого периода хранения итогов. Сохранение значений на начало периода (открытие следующего периода) выполняется двумя способами: Автоматически, когда ТА сдвигается на следующий период; 274 По команде "Открыть следующий период" - нажать кнопку "Открыть" в группе "Открытие следующего периода" в окне "Управление итогами". Это сдвинет ТА итогов на 0 часов 00 минут 00 секунд 1-го дня следующего периода. Если ТА сдвигается на предыдущий период, то текущий период закрывается и при необходимости снова попасть в него, потребуется его снова открыть. 7.6. УСТАНОВКА ПЕРИОДИЧНОСТИ ХРАНЕНИЯ ОСТАТКОВ Установка величины периода хранения итогов носит административный характер и предназначен, в основном, для выполнения администратором системы. При последовательном вводе и проведении документов по достижении конца периода программа выдает сообщение, что данный период не открыт. Для открытия периода надо запустить программу в монопольном режиме и выполнить открытие периода. В зависимости от выбранной величины периода это нужно будет проделывать раз месяц, раз в пятнадцать дней, раз в декаду или раз в пять дней. Чем короче период, тем выше быстродействие системы в расчетах остатков на произвольный момент времени, но тем больше объем информационной базы. По умолчанию установлен период хранения остатков - месяц. Чтобы изменить продолжительность периода, нужно в диалоге "Управление оперативными итогами" нажать кнопку "Изменить" в группе "Периодичность сохранения остатков". При этом открывается диалог "Изменение периода сохранения остатков": Для изменения периода - из списка выбрать нужную периодичность и нажать кнопку "Установить". 7.7. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Пользователь имеет возможность установить наиболее подходящие и удобные для себя параметры работы с программой, выбрав пункт "Параметры" в меню "Сервис" ГМ. Параметры предназначены для настройки работы различных режимов работы программы для конкретного пользователя. Все параметры, которые можно установить, объединены в несколько групп в закладках диалога "Настройка параметров системы": 275 Подробное и полное описание установки параметров системы приводится в "Руководстве пользователя" фирмы "1:С" (Москва). Одними из наиболее важных задаваемых в данной настройке параметров являются установка рабочей даты и интервала видимости в Журналах документов. Установка рабочей даты Рабочая дата используется в программе в тех случаях, когда не указана другая конкретная дата. При вводе нового документа она проставляется по умолчанию в качестве даты документа. Новое значение периодического реквизита также вводится в соответствии с рабочей датой. При запуске программы рабочая дата считывается из системной даты компьютера. Для смены рабочей даты в закладке "ОБЩИЕ" диалога "Настройка параметров системы" в поле ввода вносится новое значение даты. Справа от поля ввода даты выбирается режим смены рабочей даты в полночь: Смена рабочей даты в полночь с выдачей запроса о смене даты; Автоматическая смена даты в полночь; Не менять рабочую дату в полночь. Установка интервала видимости в Журналах документов 276 Интервал видимости документов в Журналах, который будет использоваться при открытии Журнала устанавливается в закладке "ЖУРНАЛЫ" диалога Настройка параметров системы": Интервал устанавливается выбором начальной и конечной дат интервала в группах "Начало интервала" и "Конец интервала". Текущей датой считается рабочая дата, установленная в закладке "ОБЩИЕ". Месяц, квартал и год также определяются в соответствии с рабочей датой. 8. ЭКСПОРТ ПРОВОДОК В 1С "БУХГАЛТЕРИЯ" При совместной эксплуатации программы 1С "Торговля+Склад" с программой 1С "Бухгалтерия" специальная обработка "Экспорт проводок 1С" производит перенос данных торгового и складского учета для отражения в бухгалтерском учете. Эта обработка позволяет формировать на основании данных оперативного учета бухгалтерские проводки в текстовом файле для переноса их в программу 1С "Бухгалтерия". Прежде чем запускать обработку, необходимо установить параметры переноса данных: Должен быть заполнен справочник "Список проводок", куда заносится описание формируемых бухгалтерских проводок на основании торгового и складского учета для экспорта в бухгалтерию. 277 Справочник - двухуровневый. Для каждого вида документа создается группа, элементами которой являются описания бухгалтерских проводок для данного вида документа. Заполнять данный справочник следует бухгалтеру или вместе с бухгалтером. Для вызова справочника нужно выбрать пункт "Проводки 1С" в меню "Сервис" ГМ. В окне "Список констант" должно быть установлено значение константы "Номер Журнала Операций для 1С Бухгалтерии" в соответствии с выбранным в программе 1С "Бухгалтерия" номером журнала, куда будут попадать проводки из программы 1С "Торговля+Склад". "Номер Журнала Операций" представляет собой двух символьное текстовое значение. Если значение данной константы не установлено, экспорт проводок производиться не будет. В окне "Список констант" должно быть установлено значение константы "Путь Импорта Экспорта для бухгалтерии". В качестве значения указывается адрес (полный путь) файла экспорта, куда производится загрузка данных для бухгалтерской программы. Обработка "Экспорт проводок 1С" (запуск обработки) Для вызова обработки нужно выбрать пункт "Экспорт проводок 1С" в меню "Сервис" или пункт"Обработка" в меню "Операции" ГМ и в предложенном списке в окне "Выбор обработки" выбрать "Экспорт проводок 1С (Экспорт 1С проводок в текстовый файл)". Открывается окно "Экспорт в 1С:Бухгалтерию", в котором задаются общие параметры обработки: 278 Период. Задается период, за который выбираются данные по хозяйственным операциям (по движениям регистров, содержащих информацию по товарному учету и взаиморасчетам с поставщиками и покупателями); Включать информацию о субконто. Если установить значение "да", то будут переноситься данные в необходимых разрезах аналитического учета по субконто. При включенном значении флажка "Переносить документы с суммой=0" будут переноситься проводки с нулевой суммой, если это нужно Пользователю (например, для накладных, по которым отдан товар на замену или ремонт, сумма =0); Имя файла экспорта. Загрузка проводок происходит в указанный файл. Имя файла определено в программе - 1sbtrans.txt Полный путь определяется значением константы "Путь Импорта Экспорта для бухгалтерии" в окне "Список констант". При нажатии на кнопку "Сформировать" формируется текстовый файл для переноса в бухгалтерскую программу проводок по торговым и складским хозяйственным операциям. Экспорт проводок не выполняется, если в списке констант не указано значение константы "Номер Журнала Операций". Нижняя часть диалога - "Экспорт субконто в бухгалтерию" предназначен для выгрузки в текстовый файл данных из справочников. Процедура выполняется следующим образом: 1. Для заполнения справочника в 1С:"Бухгалтерия" в начале работы, когда в программе 1С:"Торговля+Склад" такой справочник уже сформирован. 2. Для добавления в справочник бухгалтерской программы информации по новым клиентам в процессе работы. 279 Для осуществления переноса данных справочника и получения достоверной информации должны выполняться следующие условия: Количество уровней в справочнике клиентов в бухгалтерской и складской программах должны совпадать; Коды в справочнике клиентов в обеих программах должны совпадать. 9. СОХРАНЕНИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ Накопленная в базе данных информация может быть случайно повреждена в результате неисправности оборудования, воздействия вируса или ошибок пользователя. Чтобы избежать потери информации, программа позволяет создавать резервную копию информации, а в случае повреждения данных - восстановить потерянную информацию из резервной копии. Резервная копия может быть сохранена на дискетах или жестком диске. При создании резервной копии выполняется сжатие информации и сохранение в формате ZIP. При большом объеме информации программа автоматически разбивает информацию по дискетам. По умолчанию резервная копия содержит: Все файлы данных (DBF -файлы); Системные файлы, содержащие конфигурацию задачи (1CV7.DD, 1CV7.SPL, 1CV7.ORD); 1CV7.MD, Внешние файлы (Extforms); Данные о пользователях (USRDEF\UZERS.USR). При необходимости можно расширить список сохраняемых файлов. 9.1. СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ Перед созданием резервной копии необходимо: Подготовить пустые отформатированные дискеты или убедиться в наличии свободного места на локальном или сетевом диске; Закрыть систему 1С:Предприятие; Открыть Конфигуратор: при запуске программы в окне "Запуск 1:С Предприятия" в выпадающем списке поля "В режиме" выбрать - "Конфигуратор": 280 Создание резервной копии выполняется в режиме "Сохранение данных", который вызывается выбором пункта "Сохранить данные" в меню "Администрирование" главного меню Конфигуратора. Диалог содержит: список сохраняемых файлов; кнопки управления списком; поле для ввода имени файла резервной копии; кнопку "Сохранить" - запуск создания резервной копии; кнопку "Закрыть" - выход из режима сохранения данных. Для добавления в список дополнительного файла, который необходимо сохранить в резервной копии, нажать кнопку "Добавить". На экран будет выдан диалог со списком файлов информационной базы: 281 Чтобы добавить файл в список, нужно выбрать его клавишами или мышью и нажать кнопку "OK". Кнопка "Добавить маску" в диалоге "Сохранение данных" вызывает на экран запрос, в котором можно указать имя файла или группы файлов для добавления в список. Для включения в список группы файлов при указании имени можно использовать символызаменители - "?" (для замены символа) и "*" (для замены группы символов, например, " *.DBF" - означает любые, все файлы DBF). Для исключения файла или группы файлов из списка - выделить наименование файла и нажать кнопку "Удалить". Из списка нельзя удалить основные файлы, внесенные в список по умолчанию - кнопка "Удалить" становится недоступной. Список сохраняемых файлов запоминается при выходе из режима "Сохранение данных". На экран выдается запрос "Сохранить список сохраняемых файлов?", при ответе "ДА", список будет сохранен. Поле "Сохранять в" предназначено для указания пути и имени файла резервной копии. По умолчанию файл имеет имя 1Сv7.ZIP, но можно указать другое (желательно с названием фирмы). Нажатием кнопки выбора ("…") можно открыть стандартный диалог ввода имени и адреса файла. Если не указано расширение, по умолчанию присваивается расширение ZIP. Если указано другое расширение, файл все равно будет сохранен в формате ZIP. Создание копии запускается нажатием кнопки "Сохранить": 1. На жестком диске начинается сжатие информации и запись ее в указанный файл. По окончании выдается сообщение о размере файла и количестве частей резервной копии (на жестком диске - 1 часть). В случае нехватки места на жестком диске создание резервной копии будет прекращено и файл создан не будет. 282 2. На дискетах сохраняемые файлы сжимаются и записываются во временный файл. Этот временный файл затем записывается на дискеты, при этом ему присваивается имя, указанное в поле "Сохранять в". Разбиение на части (дискеты) происходит автоматически - выдаются сообщения: Нужно быть внимательным! При появлении сообщения "Вставьте новую дискету для части архива #1", не менять дискету на #2, а просто нажать "OK". При появлении сообщения "Вставьте новую дискету для части архива #2" - сменить дискету и нажать "OK". 9.2. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ Если файлы информационной базы оказались испорченными, их можно восстановить из резервной копии. Закрыть систему 1С:Предприятие; Открыть Конфигуратор: при запуске программы в окне "Запуск 1:С Предприятия" в выпадающем списке поля "В режиме" выбрать - "Конфигуратор": Для восстановления данных используется режим "Восстановление данных", который вызывается выбором пункта "Восстановить данные" в меню "Администрирование" Конфигуратора: В запросе следует указать путь и имя файла, из которого будет восстанавливаться информация. По умолчанию, как правило, предлагается имя, использованное при создании резервной копии. 283 Информация из резервной копии будет размещаться в каталог текущей информационной базы системы. Если в каталоге текущей информационной базы существуют какие-либо файлы системы - они будут полностью заменены информацией из резервной копии. В базе будет содержаться только информация на тот день, когда была создана резервная копия. Нажатие кнопки "Восстановить" - запуск процесса восстановления. 1. При восстановлении информации из копии, расположенной на жестком диске, программа сразу начнет распаковку информации и запись ее в каталог информационной базы. 2. При восстановлении информации из копии, расположенной на дискетах, файл резервной копии сначала будет собран из частей на дискетах, а после этого начнется распаковка и запись информации. По запросам программы нужно вставлять дискеты, содержащие соответствующие части копии. Не рекомендуется прерывать процесс восстановления данных. Чтобы получить работоспособную информационную базу, восстановление должно быть произведено полностью. 10. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ТОРГОВЛИ Обработка «Настройка торговли» предназначена для установки различных параметров и режимов работы программы «Торговля+Склад». С ее помощью задаются значения большинства используемых в программе констант. Установка и изменение заданных значений в обработке «Настройка торговли» ответственная процедура, определяющая основные режимы работы программы. Неподготовленному пользователю не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в параметры настройки. Для доступа к этому режиму выбирается пункт «Настройка торговли» в меню «Сервис» ГМ (или в меню «Операции» ГМ выбирается пункт «Обработки» и в предложенном в окне «Выбор обработки» списке - пункт «Настройка торговли»). ЗАКЛАДКА «ПО УМОЛЧАНИЮ» 284 Управляющие элементы этой закладки задают значения общих реквизитов документов, устанавливаемых по умолчанию при вводе нового документа. Предлагаемые значения во вводимом документе можно изменять. Выводить или не выводить по умолчанию эти значения при формировании документа определяется в настройках самого документа (закладка "Настройка"). Значения устанавливаются выбором значения из справочника (кнопка выбора, а затем 2ной щелчок мыши или нажатие клавиши Enter на нужном элементе); Значение в поле «Основной срок резервирования товаров» используется при формировании документа "Счет" (значение можно установить с помощью кнопки вызова календаря). В каждом конкретном счете срок резервирования можно редактировать. Для более устойчивой работы программы желательно устанавливать значения реквизитов "Основная валюта закупки" и "Основная валюта продажи" - "Lats". Устанавливаемые здесь значения отражаются в окне «Список констант», как значения соответствующих констант. ЗАКЛАДКА «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ» С помощью управляющих элементов этой закладки устанавливаются значения следующих констант: Дата запрета редактирования документов. Документы с датой равной или меньшей той, которая установлена в этом реквизите, будут открываться только в режиме просмотра. Это сделано для того, чтобы защитить от изменения информацию, уже прошедшую в официальных отчетах, которую не предполагается корректировать. 285 Значение этой константы может изменяться (сдвигаться по времени), сохраняя определенный срок запрета редактирования по отношению к текущей дате. Этот срок задается значением константы "Количество дней для автоматического сдвига даты запрета редактирования", устанавливаемого в окне "Список констант"; Основная ставка НДС. Значение, используемое в качестве ставки НДС по умолчанию (может принимать значение 18% или 0%); Основная дата начала отчетов. Дата начала периода построения отчетов по торговым операциям (датой конца периода обычно является дата ТА итогов). ЗАКЛАДКА «РЕЖИМЫ» 286 Элементы этой закладки устанавливают следующих режимов работы программы: Запрашивать количество товаров при подборе. Включает («Да») или выключает («Нет») режим запроса количества товара при подборе товаров из справочника. Если режим выключен, то количество товара попадает в документ со значением 1. Разрешить работать с отрицательными остатками. Разрешает или запрещает проводить расходные накладные, перемещения и списания товаров, если фактически товара на складе нет (остаток меньше или равен 0). Разрешить продавать зарезервированный товар. Может принимать значения «Да» или «Нет», в зависимости от чего программа позволит или не позволит продать товар из резерва - провести расходные накладные, если на складе нет достаточного количества свободного (незарезервированного) товара; Разрешить продавать товар клиенту без кредита и предоплаты. Может принимать значения «Да» или «Нет», в зависимости от чего программа позволит или не позволит провести расходные накладные, если сумма накладной превышает остаток суммы кредита покупателя (при установке "Да", в том числе, не проверяется просроченность оплаты по ранее выписанным накладным). Значение устанавливаемых здесь реквизитов задают значения соответствующим константам и отражаются в Списке констант. ЗАКЛАДКА «БАЗОВЫЕ» Здесь устанавливаются важные для работы программы параметры, лежащие в основе торгового учета, которые не должны изменяться в процессе эксплуатации. По умолчанию для латвийских фирм устанавливается LVL, как 287 - Национальная валюта; - Основная валюта учета; - Валюта взаиморасчетов. Коэффициенты округления цен товаров и сумм запятой в цене и сумме; - количество знаков после Вариант оптимизации партионного учета. Выбор одного из методов оптимизации учета себестоимости по партиям товара с различными закупочными ценами на складах предприятия. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА 1" Значения, устанавливаемые в данной закладке, ложатся в основу организации учета с помощью программы и не должны изменяться в процессе эксплуатации. Метод корректировки себестоимости. Выбирается один из предлагаемых методов корректировки себестоимости при поступлении на склады партий товара по разным закупочным ценам и последующего списания товара при реализации; Метод учета себестоимости остатков товара на складах. Выбирается метод расчета и списания себестоимости остатков товаров - "по средней себестоимости", "FIFO", "LIFO"; Метод учета остатков товара у реализаторов. Выбирается метод расчета и списания себестоимости остатков товаров у реализаторов - "по средней себестоимости", "FIFO", "LIFO"; Метод учета кредита клиентов. Устанавливается значение константы "Метод Учета Кредита Клиента". В зависимости от выбранного метода, расчет с клиентами 288 и заполнение платежных документов производится "по документам" или методом "FIFO": Если значение константы "Метод Учета Кредита Клиента" установлено - "по документам", то в платежные документы вносится подобранный из Журналов список документов, по которым производится оплата; Если значение константы - "FIFO", то в табличной части платежных документов можно не указывать конкретные документы на погашение. Вносится только сумма, которая автоматически задолженность, начиная с самых ранних документов. распределяется, погашая ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ" В закладке устанавливаются параметры работы программы в зависимости от специфики деятельности и организации учета Пользователя. Настройка происходит выбором необходимых опций "V"): работы программы (проставить Распределенная ИБ. Организация учета на предприятии требует использования Распределенной информационной базы; 289 Работа с торговыми агентами. Предприятие работает с торговыми агентами. При установке настройки на работу с торговыми агентами в справочнике "Клиенты" появляется закладка "Адреса", в которой можно указать фамилии агентов; Работа с торговыми адресами. Клиенты могут иметь несколько торговых адресов. При установке настройки на работу с торговыми адресами клиентов в справочнике "Клиенты" появляется закладка "Адреса", в которой можно указать торговые адреса клиентов; Отображать информацию о весе в документах. В документах будет отображаться информация о весе товара, исходя из количества и веса базовой единицы товара; Вести учет остатков по весу. В дополнение к учету по количеству товара будет вестись учет по его весу; Количество знаков после запятой в Весе. Устанавливается необходимое количество знаков после запятой в весе товара для отражения в печатных формах документов и отчетов; Работа с регистром Остатки товаров1. Включается работа с регистром "Остатки товаров1", в котором возможен партионный учет товара и работа с сериями товара; Вести учет остатков товаров по серийным номерам. В дополнение к учету по количеству товара будет вестись учет по серийным номерам; Фиксировать в Журнале регистрации запуски отчетов. Кроме других событий, отражаемых в Журнале регистрации, зафиксируется, кто из пользователей и в какое время формировал отчеты. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА КЛИЕНТОВ" В закладке задается количество обязательных реквизитов при записи нового клиента. ЗАКЛАДКА "НАСТРОЙКА ТОВАРОВ" Указываются режимы работы с товарами: Количество обязательных параметров у товара. Задается количество обязательных реквизитов при записи нового товара; Работа с сериями товаров. Включается режим работы с серийными номерами; 290 11. Отображать товар как "Код+Товар". Если в код товара заложена пользователем какая-то классифицирующая информация, наименование товара может выдаваться вместе с кодом; Контроль срока годности товара. Включение режима контроля срока годности товара; Предупреждать о повторно выбранном в документе товаре. Для удобства пользователя и предупреждения возможных ошибок при выборе товаров из справочника программа будет выдавать сообщение о повторно выбранном товаре; При повторном выборе товара увеличивать количество ранее существующих позиций. Для удобства пользователя повторно выбранный товар будет показываться не новой строкой, а прибавляться к ранее выбранному; Количество знаков после запятой в количестве. Устанавливается количество знаков после запятой в количестве товара для отражения в печатных формах документов и отчетов. ЗАВЕРШЕНИЕ ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА (УДАЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЕДШИЙ ПЕРИОД) Чтобы объем информационной базы не был чрезмерно большим, по истечении определенного периода (например, года) можно сократить объем базы данных за счет удаления неактуальной информации. Порядок выполнения операции по завершению отчетного периода: Сохранить в архив текущую рабочую базу; Запустить программу в монопольном режиме; 291 Открыть окно "Завершение отчетного периода": выбрать пункт "Обработки" в меню "Операции" и в выданном списке выбрать "Завершение отчетного периода"; Установить дату завершения периода - дату, до которой будут удаляться ненужные документы; Выбрать режим удаления документов- удалять документы или помечать их на удаление (обработка выполняется быстрее, если документы помечаются на удаление); Запустить обработку на исполнение - нажать кнопку "Выполнить". Данная обработка выполнит следующие действия: Создаст новые (на указанную дату) документы ввода начальных остатков регистров; Удалит все ненужные старые документы; Сделает все оставшиеся (часть документов, на которые есть ссылки в регистрах, остаются в системе) старые документы непроведенными; Проведет новые созданные документы ввода начальных остатков. 292