Должностные обязанности и ответственность главного бухгалтера

Должностные обязанности и ответственность
главного бухгалтера
На основании ст. 7 Закона N 129-ФЗ*(1) главный бухгалтер назначается на
должность и освобождается от должности руководителем учреждения и находится в его
непосредственном подчинении. Как правило, главный бухгалтер имеет право второй
подписи, доступа к печати, важным документам учреждения. В соответствии с этим на
него возложены особые обязанности и ответственность, отличные от обязанностей и
ответственности других сотрудников учреждения. Какие именно, мы рассмотрим в
данной статье.
Должностные обязанности главного бухгалтера
Поступая на работу, главный бухгалтер подписывает договор, в котором
подробно должны быть указаны все его должностные обязанности либо они могут быть
перечислены в положении о бухгалтерской службе или о бухгалтере. Это локальный
документ учреждения, на который обязательно должна быть ссылка в трудовом
договоре. Как правило, он соответствует положениям Закона N 129-ФЗ, который
регламентирует деятельность главного бухгалтера. Согласно данному закону главный
бухгалтер
обеспечивает
соответствие
законодательству
осуществляемых
хозяйственных операций, контроль за движением имущества и выполнением
обязательств, а также подписывает бухгалтерскую отчетность, несет ответственность
за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной
бухгалтерской отчетности, формирование учетной политики.
Должностные обязанности главного бухгалтера также определены в
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других
служащих, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37. Согласно
указанному справочнику главный бухгалтер должен иметь высшее профессиональное
(экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на
руководящих должностях, не менее 5 лет.
В должностные обязанности главного бухгалтера в соответствии со
справочником входит:
- организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета учреждения;
- формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете
учетной политики исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров,
отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности учреждения,
позволяющей своевременно получать информацию для планирования, анализа,
контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности учреждения;
- руководство работами по подготовке и утверждению рабочего плана счетов
бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм
первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных
операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка
проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному
подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего
контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением
порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от
несанкционированного доступа;
- организация работ по ведению регистров бухгалтерского учета на основе
применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и
методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств,
основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств,
финансовых, расчетных и банковских операций;
- обеспечение своевременного и точного отражения на счетах бухгалтерского
учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов,
выполнения обязательств;
- обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных
учетных документов;
- обеспечение своевременного перечисления налогов и сборов в федеральный,
региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные
внебюджетные социальные фонды;
- контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и
правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций,
порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением
документальных ревизий в подразделениях организации;
- участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой
политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации
внутреннего аудита, подготовка предложений, направленных на улучшение результатов
финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных
затрат;
- ведение работ по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой
дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета
недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
- участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию
денежных средств и товарно-материальных ценностей, контроль передачи в
необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;
- обеспечение составления отчета об исполнении бюджетов денежных средств и
смет расходов, подготовка необходимой бухгалтерской и статистической отчетности,
представление их в установленном порядке в соответствующие органы;
- обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдача их в
установленном порядке в архив;
- оказание методической помощи руководителям подразделений и другим
работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и
анализа хозяйственной деятельности;
- руководство работниками бухгалтерии, организация работ по повышению их
квалификации.
Главный бухгалтер, который является единственным бухгалтером организации,
еще и самостоятельно ведет бухгалтерский учет. Если ему приходится брать на себя
иные обязанности по требованию руководителя, то в силу ст. 60, 98, 151 ТК РФ они
могут быть реализованы через совмещение должностей, совместительство, замещение
временно отсутствующего работника без отрыва от работы главного бухгалтера. В
таком случае с главным бухгалтером может быть заключен второй трудовой договор на работу на условиях внутреннего совместительства.
Обратите внимание: выполнять дополнительные обязанности по другой
должности можно только в свободное от основной работы время и не более 20 часов в
неделю. Работа по совместительству оплачивается в зависимости от проработанного
времени или объема выполненных должностных обязанностей (ст. 98, 152, 284, 285 ТК
РФ).
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые
и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к
исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным
бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы могут
быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации,
который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких
операций (ст. 7 Закона N 129-ФЗ).
Ответственность главного бухгалтера
Согласно п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ главный бухгалтер несет ответственность:
- за ведение бухгалтерского учета;
- за формирование учетной политики;
- за своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской
отчетности.
Кроме того, в ст. 18 Закона N 129-ФЗ говорится о том, что руководителей и других
лиц, которые отвечают за организацию и ведение бухгалтерского учета, можно
привлечь к административной или уголовной ответственности:
- за уклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном
законодательством;
- за искажение бухгалтерской отчетности;
- за несоблюдение сроков представления бухгалтерской отчетности.
Таким образом, Законом N 129-ФЗ установлен перечень нарушений, за которые
главного бухгалтера возможно привлечь к ответственности. Нормы, на основании
которых он несет ответственность, содержатся в Трудовом кодексе, Кодексе об
административных правонарушениях, Уголовном кодексе.
Материальная ответственность
Согласно ст. 243 ТК РФ на главного бухгалтера учреждения может быть
возложена материальная ответственность в полном размере причиненного
работодателю ущерба. Она предусмотрена, в частности, за неправильные действия
работника, приведшие к уплате штрафных санкций, пеней за несвоевременную и
неправильную уплату налогов и прочих обязательных платежей, необеспечение
сохранности первичных документов и прочее. Вместе с этим следует учитывать, что
полная ответственность может иметь место, если это специально оговорено в трудовом
договоре, заключенном с главным бухгалтером.
Кроме того, работодатель вправе заключить договор о полной материальной
ответственности с главным бухгалтером, на которого возложены функции кассира. Это
следует из перечня работников, с которыми можно заключать договор о полной
материальной ответственности, утвержденного Постановлением Минтруда N 85*(2). В
частности, в этом списке упоминаются кассиры. Если на должность кассира назначен
другой человек, работодатель не может заключить с главным бухгалтером подобный
договор (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.10.2006 N 1746-6-1).
Если бухгалтер официально исполняет обязанности кадровика, то он должен
соблюдать порядок работы с персональными данными сотрудников. За нарушение
этого порядка фирма может привлечь бухгалтера к дисциплинарной и материальной
ответственности (ст. 90 ТК РФ).
Согласно ТК РФ работодатель вправе самостоятельно взыскать с работника
только сумму ущерба, не превышающую среднемесячного заработка. Для того чтобы
взыскание ущерба прошло законно, руководитель учреждения должен доказать, что
имуществу учреждения был нанесен вред именно по вине бухгалтера. Причем
руководитель обязан получить от него письменные объяснения (ст. 247 ТК РФ). При
отсутствии согласия работника на возмещение суммы ущерба, превышающей его
среднемесячный заработок, взыскание осуществляется только судом.
Дисциплинарная ответственность
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право привлекать
работников к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и
иными федеральными законами. Главный бухгалтер, как и любой другой работник
учреждения, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за
неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. За
совершение дисциплинарного проступка работодатель на основании ст. 192 ТК РФ
имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор,
увольнение по соответствующим основаниям.
Административная ответственность
Основные административные правонарушения, за которые возможно привлечь к
ответственности главного бухгалтера, поименованы в гл. 15 КоАП.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│
Состав правонарушения
│
Размер штрафа, руб.
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.1 КоАП РФ. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых│
│операций
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Штраф налагают, если нарушен порядок работы с денежной наличностью и│
от 4 000 до 5 000
│
│порядок ведения кассовых операций.
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.3 КоАП РФ. Нарушение срока постановки на учет в налоговой инспекции
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Пунктом 1 этой статьи установлен штраф за просрочку подачи заявления│
от 500 до 1 000
│
│о постановке на учет в налоговой инспекции или государственном│
│
│внебюджетном фонде.
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Если учреждение не встало на учет в налоговой инспекции или в госу-│
от 2 000 до 3 000
│
│дарственном внебюджетном фонде, наказание будет назначено согласно│
│
│п. 2 ст. 15.3 КоАП РФ
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.4 КоАП РФ. Нарушение срока представления сведений об открытии и о закрытии счета в банке│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Этой статьей предусмотрена административная ответственность
за│
от 1 000 до 2 000
│
│просрочку пре дставления в налоговую инспекцию или государственный│
│
│внебюджетный фонд информации об открытии или о закрытии счета в бан-│
│
│ке или иной кредитной организации
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.5 КоАП РФ. Нарушение сроков представления налоговой декларации
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Нарушение сроков подачи налоговой декларации в налоговую инспекцию│
от 300 до 500
│
│по месту учета
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.6 КоАП РФ. Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Этой статьей предусмотрен штраф за просрочку либо отказ от представ-│
от 300 до 500
│
│ления в налоговые инспекции, на таможни и в государственные внебюд-│
│
│жетные фонды документов, оформленных в установленном порядке, или и-│
│
│ных сведений, которые необходимы для осуществления налогового конт-│
│
│роля. Также штраф может быть наложен, если документы или сведения│
│
│представлены в неполном объеме, в искаженном виде
│
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│Статья 15.11 КоАП РФ. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления
│терской отчетности
│
├────────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Штраф налагают за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского│
от 2 000 до 3 000
│
│учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и│
│
│сроков хранения учетных документов. Под грубым нарушением правил ве-│
│
│дения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности│
│
│понимается:
│
│
│- искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%; │
│
│- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не│
│
│менее чем на 10%
│
│
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘
бухгал-│
Не всегда ясно, кого штрафовать за то или иное правонарушение - руководителя
организации или главного бухгалтера. Согласно Постановлению Пленума ВС РФ от
24.10.2006 N 18 судьи должны опираться на нормы Закона N 129-ФЗ, в соответствии с
которыми руководитель отвечает за надлежащую организацию бухгалтерского учета (п.
1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ), а главный бухгалтер (бухгалтер - при отсутствии в штате
должности главного бухгалтера) - за его ведение, а также своевременное
представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона N
129-ФЗ).
Уголовная ответственность
Статьей 199 УК РФ установлена уголовная ответственность за уклонение от
уплаты налогов. Согласно этой статье обязательным условием наступления уголовной
ответственности за уклонение от уплаты налогов, которое может выражаться как в
действиях, так и в бездействии, является крупный или особо крупный размер
неуплаченного налога. В силу п. 7 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 N 64
главный бухгалтер может быть отнесен к субъектам преступления, предусмотренного
ст. 199 УК РФ, так как в его обязанности входит подписание отчетной документации,
представляемой в налоговые органы, обеспечение полной и своевременной уплаты
налогов и сборов.
Е. Ромашова,
эксперт журнала "Учреждения физической культуры и
спорта: бухгалтерский учет и налогообложение"
"Учреждения физической культуры
налогообложение", N 3, март 2008 г.
и
спорта:
бухгалтерский
учет
и
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
────
*(1) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
*(2) Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми
работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм
договоров о полной материальной ответственности".