Общее собрание акционеров является высшим органом

Общее собрание акционеров является высшим органом управления компанией. Для
исполнения своих обязанностей общее собрание акционеров созывается не реже одного
раза в год. Для рассмотрения необычных или очень важных вопросов могут созываться
внеочередные общие собрания.
Как в компаниях с распыленными правами собственности, так и в компаниях,
которые контролируются несколькими владельцами, собрания акционеров играют
важную роль в качестве механизма информирования всех акционеров и обеспечения для
них возможности участвовать в рассмотрении и голосовании по вопросам повестки дня.
Это – основное право акционеров как источников акционерного капитала.
Вовлеченность акционеров в целом в дискуссию и голосование по
соответствующим резолюциям также затрудняет инсайдерам проведение сделок со
злоупотреблением своим положением и принуждает их большей прозрачности намерений.
Значимость собрания акционеров требует того, чтобы повестка дня готовилась тщательно,
собрания проводились должным образом, акционеры имели широкие возможности
затрагивать проблемы и задавать вопросы на собраниях, а члены правления серьезно
отвечали на замечания и вопросы.
Организация и порядок проведения Общего собрания акционеров должны
удовлетворять следующим требованиям:
1)
Справедливое и равноправное отношение ко всем акционерам;
2)
Доступность участия в общем собрании для всех акционеров;
3)
Предоставление максимальной организационной и отчетной информации;
4)
Простота и прозрачность проведения Общего собрания акционеров.
1. Организация проведения общего собрания акционеров.
Акционеры акционерного общества о предстоящем проведении общего собрания
акционеров должны быть извещены акционерным обществом в сроки, установленные
действующим законодательством.
Извещение о проведении общего собрания акционеров должно содержать
достаточную информацию, позволяющую акционерам принять решение об участии в
собрании и, если общее собрание акционеров проводится в очной форме, о способе и
условиях такого участия. Законодательство устанавливает требования к содержанию
данного извещения. Однако дополнительно к сведениям, предусмотренным
законодательством, в сообщении о проведении очного общего собрания акционеров
рекомендуется указать лицо, к которому акционер может обратиться в случае нарушения
акционерным обществом установленного порядка регистрации участников общего
собрания акционеров. В случае заочного голосования без проведения общего собрания
акционеров бюллетень для голосования должен быть направлен акционерам в сроки и
порядке, установленные законодательством.
В уставе акционерного общества рекомендуется определить перечень
материалов, предоставляемых акционерам по отдельным вопросам повестки дня
общего собрания акционеров. Например, в случае, когда повестка дня общего собрания
включает вопрос о реорганизации акционерного общества, акционерам рекомендуется
предоставлять обоснование реорганизации, финансовую отчетность всех организаций,
участвующих в реорганизации, за 3 последних завершенных финансовых года.
Определяя способы оповещения акционеров о предстоящем проведении общего
собрания акционеров, акционерное общество должно исходить из необходимости довести
информацию до сведения всех включенных в список лиц, имеющих право на участие в
общем собрании акционеров. Уставом акционерного общества рекомендуется
предусмотреть несколько альтернативных средств массовой информации, в которых или с
помощью которых одновременно будет публиковаться такие сообщения, а также
предусмотреть возможность использования электронной формы сообщения о
предстоящем проведении общего собрания акционеров в качестве дополнительного
способа оповещения.
Акционерное общество должно обеспечить акционерам возможность ознакомления
со списком лиц, имеющих право участвовать в предстоящем общем собрании акционеров.
Такой список составляется регистратором акционерного общества на основании данных
системы реестра держателей акций. Дата составления указанного списка не может быть
установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров.
Возможность ознакомления со списком лиц, имеющих право на участие в
предстоящем общем собрании акционеров, позволяет акционерам оценить соотношение
сил на предстоящем общем собрании и при необходимости связаться с другими
акционерами, направить им свое мнение по вопросам повестки дня и обсудить возможные
варианты голосования, а также назначить представителя своих интересов на общем
собрании акционеров. В частности данный процесс содействует реализации прав
акционеров, которые нормативно могут быть не включены в список участвующих в
работе общего собрания акционеров.
Для ознакомления акционеров со списком лиц, имеющих право участвовать в
предстоящем общем собрании акционеров, не должно быть связано с чрезмерными
усилиями и излишней тратой времени или дополнительными расходами. В этой связи
акционерному обществу рекомендуется предоставить акционерам возможность
ознакомиться с данным списком, равно как и получить выписки из него, в указанных в
извещении о предстоящем проведении общего собрания акционеров местах, где
непосредственно предоставляются материалы и документы по вопросам повестки дня
общего собрания акционеров.
Информация и материалы, предоставляемые при подготовке к проведению общего
собрания акционеров, а также порядок их предоставления должны позволять акционерам
получить полное представление о деятельности акционерного общества и принять
обоснованные решения по вопросам повестки дня общего собрания акционеров.
Материалы, предоставляемые к предстоящему общему собранию акционеров,
должны быть подобраны таким образом, чтобы их легко было соотнести с конкретными
вопросами повестки дня общего собрания. Недостаточно четкое соответствие вопросов и
материалов к ним может существенно затруднить формирование объективного мнения по
таким вопросам и, как следствие, привести к необъективному голосованию по ним. В этой
связи в материалах, предоставляемых акционерам к общему собранию акционеров,
рекомендуется указывать, к какому из вопросов повестки дня они относятся.
Информация и материалы к предстоящему общему собранию акционеров должна
предоставляться акционерам таким образом, чтобы они до проведения общего собрания
акционеров могли обстоятельно изучить вопросы, включенные в его повестку дня, при
необходимости – обсудить и проконсультироваться. Акционеры могут ознакомиться с
такими материалами (с такой информацией) в местах, адреса которых указаны в
извещении о проведении общего собрания акционеров. Исходя из того, что возможность
ознакомления с материалами к предстоящему общему собранию акционеров должна быть,
предоставлена максимально широкому кругу акционеров и не должна возлагать на
акционерное общество излишнего административного бремени или неоправданных
расходов, обществу рекомендуется предоставлять такую информацию в тех населенных
пунктах, где преимущественно проживают акционеры общества, или направлять ее по
электронной почте и размещать на собственных сайтах в рубриках, доступных только для
акционеров путем набора соответствующего пароля (особенно это необходимо для
акционеров акционерного общества являющихся нерезидентами Республики Казахстан).
Акционерному обществу рекомендуется определить (например, путем указания в
уставе) дополнительные материалы и документы, которые будут обязательно
предоставляться акционерам при подготовке проведения общего собрания акционеров –
как годового, так и внеочередного. Наличие в уставе либо в других внутренних
документах акционерного общества подобной информации будет способствовать
укреплению доверия акционеров и потенциальных инвесторов к обществу, которое тем
самым демонстрирует готовность обеспечить прозрачность своей деятельности.
В частности, помимо предоставляемого в соответствии с законодательством
годового отчета рекомендуется предусмотреть предоставление акционерам отчета совета
директоров, что позволит обсудить на общем собрании акционеров показатели и
перспективы деятельности акционерного общества, а также предоставит акционерам
возможность оценить существующий порядок управления обществом и проводимую его
советом директоров и исполнительными органами политику.
Если повестка дня общего собрания акционеров включает вопрос о выборе членов
органа управления, руководителя исполнительного органа, членов исполнительного
органа, членов службы внутреннего аудита, аудиторской организации (аудитора)
акционерного общества, то участникам общего собрания акционеров должна быть
представлена полная информация о кандидатах на данные должности. Рекомендуется,
чтобы предоставленная информация включала письменное согласие кандидата занять
соответствующую должность. При отсутствии письменного согласия рекомендуется
обеспечить личное присутствие кандидата на общем собрании акционеров и
подтверждение им в устной форме своего согласия занять соответствующую должность,
прежде чем вопрос об избрании данного кандидата будет поставлен на голосование.
Вопросы повестки дня общего собрания акционеров должны быть четко
определены и должны исключать возможность их различного толкования.
Повестка дня общего собрания акционеров является для акционеров единственным
источником информации о вопросах, по которым планируется принятие решений на
общем собрании акционеров, и именно по этим вопросам акционерам предоставляются
материалы. Неопределенность повестки дня означает возможность рассмотрения на
общем собрании акционеров вопросов, материалы по которым не были предоставлены
акционерам, вследствие чего они не имели возможности сформировать по ним
обоснованного мнения. В этой связи повестка дня общего собрания акционеров должна
содержать перечень всех вопросов, принятие решений по которым планируется на
предстоящем собрании. При этом не рекомендуется обозначение вопросов повестки дня
словами "иное", "разное" и иным неоднозначным способом, который не позволяет судить
о том, какой вопрос предполагается рассмотреть на предстоящем общем собрании
акционеров.
Предоставление информации о том, кем был предложен тот или иной вопрос
повестки дня предстоящего общего собрания акционеров позволит акционеру составить
более точное представление о целях вынесения вопроса на рассмотрение общего собрания
и, соответственно, о том какое принять решение. В этой связи при подготовке повестки
дня общего собрания акционеров рекомендуется указывать, кем был предложен каждый
из включенных в нее вопросов.
При формировании повестки дня общего собрания акционеров следует соблюдать
общее правило, согласно которому каждое предложение в повестку дня следует отражать
в ней отдельным вопросом. Вместе с тем, решение некоторых вопросов невозможно без
принятия решений по другим, взаимосвязанным вопросам. Так, например, нельзя считать
принятым решение о реорганизации акционерного общества в форме разделения, если
общее собрание его акционеров не приняло положительного решения хотя бы по одному
из следующих вопросов: о порядке и условиях разделения; о создании новых
акционерных обществ; о порядке обмена акций реорганизуемого общества на акции
создаваемых обществ; об утверждении разделительного баланса. Для того чтобы
исключить сомнения в том, приняты ли общим собранием акционеров решения по
подобным вопросам, такие вопросы в повестке дня собрания рекомендуется объединять.
Объединение вопросов в повестке дня общего собрания акционеров целесообразно
и в некоторых других случаях. В частности, если отдельными пунктами повестки дня
стоят вопросы о досрочном прекращении полномочий совета директоров акционерного
общества и об избрании нового состава совета директоров, то положительное решение по
первому вопросу и отрицательное по второму приведет к тому, что общество останется
без действующего совета директоров.
Процесс голосования на общем собрании акционеров должен быть организован
таким образом, чтобы каждый акционер акционерного общества имел возможность
реализовать право голоса самым простым и удобным для него способом. При этом в
рамках одного вида акций акционеры должны иметь одинаковые права голоса.
Голосование может проводиться очным, заочным и смешанным (заочное голосование
применяется вместе с голосованием акционеров, присутствующих на общем собрании
акционеров) способами.
Голосование на общем собрании акционеров осуществляется по принципу «одна
акция – один голос».
Решения общего собрания акционеров по вопросам:
– внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение его в ново
редакции;
– утверждение кодекса корпоративного управления, а также изменений и
дополнений в него;
– добровольная реорганизация или ликвидация общества;
– принятие решения об увеличении количества объявленных акций общества или
изменении вида неразмещенных объявленных акций общества принимаются
квалифицированным большинством от общего числа голосующих акций общества.
Эти вопросы не могут быть вынесены на рассмотрение на повторном ОСА, в
котором участвуют акционеры, обладающие в совокупности менее чем 2/3 от общего
количества голосующих акций общества.
Решение по ряду вопросов, выносимых на рассмотрение общим собранием в
соответствии с законодательством и уставом общества должны приниматься
кумулятивным голосованием. Порядок проведения, которого заключается в следующем.
Количество голосов, принадлежащих каждому отдельному акционеру, умножается на
количество избираемых вакансий в Совет директоров. Акционер вправе при голосовании
по кандидатурам, предлагаемым в члены Совета директоров, отдать все свои голоса за
одного кандидата, либо распределить все свои голоса между всеми или отдельными
кандидатами в определяемой им пропорции. Таким образом, кумулятивное голосование
дает акционеру возможность высказывать свое мнение в отношении каждой кандидатуры,
указанной в материалах, подготовленных к данному собранию.
2. Проведение общего собрания акционеров.
Установленный в акционерном обществе порядок проведения общего собрания
акционеров должен обеспечивать разумную равную возможность высказать свое мнение и
задать интересующие их вопросы всем лицам, присутствующим на собрании.
Процесс голосования на общем собрании акционеров должен быть организован
таким образом, чтобы каждый акционер акционерного общества имел возможность
реализовать право голоса самым простым и удобным для него способом.
Возможны ситуации, когда более удобным для акционера оказывается голосование
через своего представителя, которому в этом случае должна быть выдана доверенность.
Законодательство устанавливает требования к оформлению такой доверенности,
несоблюдение которых может привести к признанию ее недействительной. Во избежание
такой ситуации акционерному обществу рекомендуется вместе с бланком бюллетеня для
голосования направлять акционерам бланк доверенности с описанием порядка его
заполнения, причем использовать эту форму акционер не обязан.
Следует также помнить о том, что не требуется доверенность на участие в общем
собрании акционеров и голосование по рассматриваемым вопросам для лица, имеющего в
соответствии с законодательством Республики Казахстан или договором право
действовать без доверенности от имени акционера или представлять его интересы.
Лица, принимающие участие в общем собрании акционеров на основании
доверенности либо договора, предоставляющее им такое право должны подтвердить свои
полномочия представлением соответствующих документов. При этом представление
интересов на общем собрании акционеров (далее – ОСА) может осуществляться как от
имени лиц, указанных в списке акционеров, представленных для проведения ОСА, так и
на основании выписки с лицевого счета держателя ценных бумаг в системе Центрального
Депозитария, подтверждающей право на участие в ОСА.
При этом в рамках одного вида акций акционеры должны иметь одинаковые права
голоса.
Общее собрание акционеров должно проводиться таким образом, чтобы акционеры
имели возможность принять взвешенные и обоснованные решения по всем вопросам
повестки дня собрания. Для этого в регламенте общего собрания акционеров
рекомендуется предусмотреть разумное и достаточное время для докладов по вопросам
повестки дня и время для обсуждения этих вопросов. В повестку дня общего собрания
акционеров могут вносится изменения и (или) дополнения, если за их внесение
проголосовало большинство акционеров (или их представителей), участвующих в общем
собрании и владеющих в совокупности не менее чем девяноста пятью процентами
голосующих акций акционерного общества. Общее собрание акционеров не вправе
рассматривать вопросы, не включенные в его повестку дня, и принимать по ним решения.
Важная роль при проведении общего собрания акционеров принадлежит
председательствующему, который должен действовать добросовестно и разумно, не
допуская использования своих полномочий для ограничения прав акционеров. Так, он не
должен прерывать выступающего, если только такая необходимость не вызвана
нарушением порядка ведения общего собрания акционеров или иными требованиями
процедуры ведения общего собрания, а также комментировать выступления.
Для обеспечения акционерам возможности получения максимально полной и
объективной информации об акционерном обществе в ходе проведения общего собрания
рекомендуется специально предусмотреть время для выступлений основных должностных
лиц общества, участвующих в управлении обществом и контроле над его деятельностью.
В рамках повестки дня общего собрания рекомендуется также предоставить время
для выступлений акционеров.
Подотчетность членов органа управления (совета директоров), руководителя
исполнительного органа общему собранию акционеров общества предполагает право
акционеров обращаться в указанные органы с запросами о предоставлении им
письменных отчетов, а также ответов на вопросы, касающиеся различных аспектов
деятельности акционерного общества.
В целях активизации участия акционеров в осуществлении контроля за финансовохозяйственной деятельностью акционерного общества акционерам должна быть
предоставлена возможность задать вопросы членам службы внутреннего аудита и
аудитору общества относительно представленных ими заключений и, соответственно,
получить ответы на заданные вопросы. В этой связи акционерному обществу, помимо
представителей органа управления и исполнительного органа, рекомендуется также
приглашать для участия в общих собраниях акционеров аудитора общества, а также
обеспечить участие в них членов службы внутреннего аудита (при ее наличии) общества.
Очевидно, что на практике возможны ситуации, когда в силу объективных причин
не все должностные лица акционерного общества, участвующие в управлении обществом
и контроле над его деятельностью, могут присутствовать на собрании. В таких случаях в
начале общего собрания акционеров председателю рекомендуется проинформировать его
участников о причинах отсутствия каждого из этих лиц и, при возможности, обеспечить
присутствие их заместителей и (или) лиц, компетентных в этих вопросах.
Предусмотренная в акционерном обществе процедура регистрации участников
общего собрания акционеров не должна создавать препятствий для участия в нем.
Сама по себе процедура регистрации участников общего собрания акционеров
необходима лишь для определения наличия или отсутствия на собрании кворума. Чтобы
исключить возможность использования этой процедуры для отстранения "неугодных"
акционеров от участия в общем собрании рекомендуется подробно определить порядок
регистрации участников во внутренних документах акционерного общества и изложить в
извещении о проведении общего собрания акционеров.
При определении процедуры регистрации участников общего собрания
акционеров рекомендуется руководствоваться правилом, по которому акционеру,
желающему принять участие в общем собрании акционеров, должна быть
предоставлена такая возможность. В этой связи регистрацию акционеров для участия в
общем собрании рекомендуется проводить в том же помещении, где будет проводиться
общее собрание акционеров, либо в непосредственной близости от него, и в тот же
день, на который намечено проведение общего собрания.
Для акционерных обществ со значительным числом акционеров (например, при
наличии более 500 владельцев голосующих акций) выполнение этой рекомендации может
повлечь чрезмерные расходы, поэтому такие общества могут начать процедуру
регистрации заранее. Однако при этом регистрацию рекомендуется проводить таким
образом, чтобы избежать возникновения дополнительных расходов у акционеров.
Время, отведенное на регистрацию участников общего собрания акционеров,
должно быть достаточным, чтобы позволить всем акционерам (или их представителям),
желающим принять участие в общем собрании, зарегистрироваться. Начало работы
общего собрания акционеров не служит основанием для прекращения регистрации его
участников. Акционеры (или их представители), прибывшие после начала общего
собрания акционеров, имеют право участвовать в принятии решений по вопросам,
поставленным на голосование после их регистрации в установленном порядке.
В соответствии с законодательством Республики Казахстан решения повторного
общего собрания акционеров будут действительными в том случае, если была соблюдена
процедура созыва первого собрания.
Установление низкого кворума для проведения общего собрания акционеров
может привести к ряду неблагоприятных для акционеров последствий. К примеру, это
даст возможность принятия на общем собрании решений акционерами, владеющими
незначительными пакетами акций, что приведет к нарушению прав и законных интересов
иных акционеров – как “мелких“, так и "крупных". Кроме того, в данном случае
законность решения, принятого небольшим числом лиц, имеющих право на участие в
общем собрании акционеров, создает предпосылки для несоблюдения надлежащей
процедуры уведомления акционеров о проведении повторного общего собрания
акционеров.
Председатель общего собрания акционеров должен стремиться к тому, чтобы
акционеры получили ответы на все свои вопросы непосредственно на общем собрании.
Если сложность вопроса не позволяет ответить на него незамедлительно, лицу (лицам),
которым они заданы, рекомендуется дать письменный ответ в кратчайшие сроки после
окончания общего собрания.
Для того чтобы членами Совета директоров, исполнительного органа и службы
внутреннего аудита общества были избраны лица, пользующиеся доверием акционеров,
им должна быть предоставлена вся необходимая информация о кандидатах при
подготовке к проведению общего собрания акционеров.
В случае если этих сведений может оказаться недостаточно для принятия решения
о том, какой кандидатуре следует отдать предпочтение, то акционерам необходимо
предоставить возможность задать вопросы непосредственно кандидатам, для чего
обществу рекомендуется обеспечить присутствие кандидатов на общем собрании
акционеров.
Порядок ведения общего собрания акционеров должен обеспечить соблюдение
прав акционеров при подведении итогов голосования.
Акционерному обществу рекомендуется завершить общее собрание акционеров за
один день, что позволит не допустить увеличения расходов акционеров. Если по
объективным причинам завершить общее собрание за один день не удается, обществу
необходимо продолжить его, по крайней мере, на следующий день.
Процедура подсчета голосов по вопросам повестки дня общего собрания должна
быть прозрачной для акционеров и исключать возможность манипулирования цифрами
при подведении итогов голосования. В этой связи в акционерном обществе необходимо
создать условия для контроля над процессом подсчета голосов, а в уставе или в иных
внутренних документах общества рекомендуется определить процедуру такого контроля,
в частности, предусмотреть полномочия лиц, назначаемых для осуществления контроля
над подсчетом голосов.
Итоги голосования рекомендуется подводить и оглашать до завершения общего
собрания акционеров. Это позволит исключить любые сомнения в правильности
подведения итогов голосования, и тем самым будет способствовать укреплению доверия
акционеров к обществу.
Общее собрание акционеров проводится по месту нахождения исполнительного
органа акционерного общества. При этом следует учитывать вместимость конкретного
помещения, чтобы обеспечить возможность всем акционерам (их представителям),
желающим присутствовать на общем собрании, принять в нем участие. В этих целях
акционерному обществу рекомендуется с максимально возможной точностью определить
число участников общего собрания, что особенно важно для обществ с большим числом
акционеров, владеющих незначительными пакетами акций.
При определении даты и времени проведения общего собрания рекомендуется
исходить из необходимости предоставить акционерам реальную и необременительную
возможность принять в нем участие.
Не следует выбирать для проведения общего собрания такое время, которое могут
создать акционерам затруднения для участия в собрании или привести к неоправданным
расходам.
Годовое общее собрание акционеров рекомендуется проводить не ранее 9 и не
позднее 22 часов местного времени.