Размещение архивных документов в сети Интернет: актуальные преимуществ в их использовании:

Размещение архивных документов в сети Интернет: актуальные
проблемы и пути их решения
Размещение архивных документов в сети Интернет имеет ряд
преимуществ в их использовании:
1. Обеспечит удаленный доступ к архивным документам.
2. Сократит необходимость обращения к подлинникам архивных
документов, тем самым обеспечивается их бóльшая сохранность.
3. Позволит сократить время поиска информации о содержании архивных
фондов.
4. Расширит круг пользователей архивными документами.
Возможностью для размещения архивных документов в сети интернет
стало создание сайтов государственных архивов. Казалось бы при
современных информационных технологий не так сложно разместить
информацию или документы в сети Интернет, но при размещении архивных
документов архивисты сталкиваются со следующими проблемами:
1. Отсутствие нормативных документов, которые регламентировали бы
порядок размещения архивных документов в сети Интернет.
2.
Отсутствие
квалифицированных
информационных технологий.
специалистов
в
сфере
3. Отсутствие технических возможностей (технического оснащения).
Из-за отсутствия нормативной базы появляются вопросы, в первую
очередь связанные с использованием архивных документов в электронном
виде: как заверять электронные копии архивных документов, на каких
основаниях предоставлять пользователям электронные копии архивных
документов посредством сети Интернет, как отслеживать использование
электронных копий архивных документов, размещенных в сети Интернет,
размещать электронные образы архивных документов только для просмотра
на сайте или с возможностью скачивать, на платной или бесплатной основе
предоставлять доступ к размещаемым на сайте архивным документам?
Возникает также вопрос о том, в каком формате и качестве должны быть
электронные образы архивных документов, вопрос о создании
автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам,
размещаемым в сети «Интернет».
В то же время в архивах существует потребность в квалифилированных
специалистов, знающих работу по размещению архивных документов в сети
«Интернет» и созданию и ведению автоматизированной информационнопоисковой системы.
Кроме того, в архивах отсутствуют технические возможности
оцифровки архивных документов, то есть отсутствует специальное
оборудование для сканирования архивных документов с последующей
возможностью размещения их в сети Интернет. Если бы такое оборудование
было в каждом архиве, то это позволило бы упростить работу по оцифровке и
сократить время на оцифровку.
В Государственном архиве административных органов Свердловской
области ведется официальный сайт. В настоящее время на сайте электронные
образы документов размещаются только в новостной ленте и в фотогалерее,
больше как материал, иллюстрирующий какую-либо новость, например,
выставку, общественное событие, а также как иллюстрации к какой-либо
публикации. Электронные образы документы также можно увидеть в
электронных выставках, сборниках документов, размещенных на сайте
архива. В связи со спецификой хранящихся в архиве документов, доступ к
которым ограничен, невозможно на сайте разместить полностью все
документы из архивных дел. Поэтому применительно к нашему архиву мы
считаем возможным создавать тематические коллекции архивных
документов, в которые включать архивные документы по определенной теме
и размещать эти коллекции на официальном сайте. Например, коллекция по
Первой мировой войне, по Гражданской войне и т.д.
Одновременно с размещением архивных документов в электронном
виде необходимо создавать и научно-справочный аппарат к ним в
электронном виде, подходящий для размещения на сайте государственных
архивов, чтобы обеспечить поиск архивных документов.
Для ограничения доступа к электронным образам архивных
документов предлагаем на сайте создать регистрацию и личный кабинет, в
котором пользователь может просматривать документы, скачивать их,
отправить заявку на выдачу дел. Для решения проблемы отсутствия
квалифицированных специалистов необходимо, чтобы в государственном
архиве был создан отдел информационных технологий.
Все эти вопросы архивистам еще предстоит решить. Тем не менее,
самым необходимым является нормативно закрепить порядок размещения
архивных документов в сети Интернет, что позволило бы привести его к
единообразию.