Новая форма 400 содержит следующие листы:

Инструкция по подаче заявки на авансовые оплаты по поездке.
Для получения аванса необходимо заполнить 1-ый лист формы 400 - Travel Request.
Кроме этого необходимо подготовить комплект сопроводительных документов, в который
входит:
для зарубежной поездки: приглашение, копия визы, полиса медицинского
страхования на весь срок поездки, регистрационная форма, если предполагается участие в
конференции
- для местной поездки также необходимо представить документ с обоснованием целей
поездки, это может быть приглашение или командировочное удостоверение
Файл с заполненным листом «Travel Request» необходимо отослать менеджерам
Московского офиса или Региональным представителям (полный файл со всеми
остальными листами) только в электронном виде.
Копию визы, страховки, приглашения и другие сопутствующие документы можно
прислать в виде файла со сканированным изображением по электронной почте по факсу.
Все документы, пожалуйста, высылайте на адрес Московского офиса travel@crdf.ru.
Заявка на авансовую оплату должна быть подана за время, достаточное для проведения
оплат. Фонду требуется примерно две недели, чтобы технически оформить оплату по
правильно представленной заявке.
При зарубежной поездке оплаты не могут быть произведены, если не получена виза и не
представлена копия визы вместе с заявкой.
Все, кто едет по любой программе Фонда, обязаны иметь медицинскую страховку на весь
срок поездки и предоставить копию полиса вместе с авансовой заявкой, если какие-либо
особые условия оформления медицинской страховки не предусмотрены в грантовом
соглашении.
После авансовой оплаты билетов Фондом любые изменения или отмены билетов, которые
возникают, должны производиться только через Московский офис или региональные
представительства. Любые самостоятельно сделанные изменения не могут быть одобрены
Фондом и производятся за счет участника поездки.
Если участник поездки собирается самостоятельно приобретать билет, то это должно быть
сделано в соответствии с условиями грантового соглашения, однако агентство для
покупки может быть выбрано любое.
Фонд CRDF вправе отклонить заявку по тем или иным причинам.
Пожалуйста, сохраняйте все оригиналы билетов и квитанций по оплате в течение поездки
для составления последующего отчета по поездке и запроса на дополнительную оплату
тех расходов, которые не были оплачены авансом (виза, мед.страховка, такси и др.
транспорт).
Отчет по полученным авансовым оплатам должен быть представлен в Московский офис
или региональным представителям в течение 30 дней после окончания поездки.
При задержке с предоставлением вышеуказанных отчетных документов без
имеющихся на то оснований, CRDF оставляет за собой право остановить все
платежи по гранту.
Более подробную информацию о процедуре авансовых выплат и о сопутствующих
документах Вы можете найти в разделе «Часто-задаваемые вопросы по поездкам». Если
возникают нестандартные вопросы, то их можно задать непосредственно ст.менеджеру Будник Тамаре Николаевне (budnik@crdf.ru).
Порядок заполнения формы 400 при авансовых оплатах
Форма 400 представляет собой файл в формате EXCEL, который содержит следующие
листы:
- Travel Request (Заявка на аванс);
- Request Instructions (Инструкцию к Travel request - только для чтения);
- Narrative Report (Научный отчет по свершившейся поездке),
- Financial Report Form (Финансовый отчет и форма заявки на компенсацию расходов);
- Financial Report Instruction (Инструкция к Financial Report Form - только для чтения);
- Sample Financial Report (Пример заполнения Financial Report Form – только для чтения);
- US Travel Allowances (Нормы по суточным и проживанию в США – только для чтения);
- Foreign Travel Allowances (Нормы по суточным и проживанию по всем странам, кроме
США – только для чтения).
Пожалуйста, имейте в виду, что для облегчения расчетов в формы включены формулы,
реализованные в виде макросов. Поэтому при открытии файла нужно ответить НЕТ на
вопрос «нужно ли отключать макросы, чтобы обеспечить безопасность». Если же
вообще файл не открывается из-за высокого установленного уровня безопасности, то
необходимо до открытия файла с формой понизить уровень безопасности до среднего.
Пожалуйста, будьте аккуратны, не удаляйте никакие листы из файла и не включайте
вручную информацию в графы с формулами, чтобы не разрушить их, иначе могут
возникнуть ошибки и придется копировать файл с Интернет сайта заново и только после
этого заполнять форму.
Section I (Project Information)
Указывается номер гранта, фамилия руководителя проекта и дата подачи заявки.
Section II (Traveler Information)
Указывается информация об участнике поездки:
Ф.И.О. на русском и на английском языках;
номер контактного телефона;
электронный адрес (пожалуйста, указывайте тот адрес, который Вы проверяете,
чтобы можно было оперативно связаться с Вами и решить возникшие вопросы по
заявке);
 название и адрес института, в котором работает участник поездки;
 дата рождения (DD/MM/YYYY);
 номер паспорта, на основании которого у Вас заключен договор с банком;
 город, в котором находится банк, и название банка;
 номер личного валютного счета, на который будут переводиться средства.
Если Вы в первый раз должны получать выплату по гранту, то уточните у менеджера,
какой банк используется для этих целей в Вашем городе.



Section III (Trip Information)
Указываются
приглашениям.
даты поездки и город(а), куда Вы поедете согласно прилагаемым
Section IV (Plane Ticket Request) - оплата билетов до поездки
Если Вы хотите, чтобы CRDF оплатил билет авансом, то необходимо забронировать
билет в региональном агентстве (см.список агентств, с которым Фонд имеет договора) и
вписать стоимость билета в графу Requested Amount(USD).
Для России: Обратите внимание, что в листе бронирования для международных рейсов
указывается стоимость авиабилета в долларах, но по курсу компании, а не по
официальному курсу ЦБ РФ. В таком случае стоимость авиабилета должна быть
скорректирована по курсу ЦБ РФ, она будет немного отличаться от указанной при
бронировании суммы. Курс ЦБ на определенную дату Вы можете посмотреть на сайте
http://conv.rbc.ru
Если Вы хотите купить билет самостоятельно, то вписывать стоимость билета в графу
стоимости не нужно. Однако при самостоятельном бронировании обязательно прочтите
Основные условия по гранту, которые относятся к покупке авиабилетов. При поездках в
США по грантам должны соблюдаться положения Закона об использовании американских
авиаперевозчиков. CRDF не компенсирует дорожные расходы, которые произведены в
противоречии с Основными условиями гранта.
После окончания поездки Вы можете подать заявку на возмещение расходов с
приложением оригиналов билетов и квитанции по оплате, где должна быть точно указана
оплаченная сумма.
Section V (Travel Allowance) - оплата суточных и средств на проживание
При заполнении таблицы для расчета суммы на суточные и проживание используются:


листы US Travel Allowances (нормы по суточным и проживанию в США) или
Foreign Travel Allowances (нормы по суточным и проживанию по всем странам,
кроме США);
программные средства для поиска требуемых городов и выполнения расчетов.
Обратите внимание, что в зависимости от места пребывания в поездке используются
разные таблицы для расчета суммы на суточные и проживание:
- для поездки в США необходимо заполнить таблицу United States
- для поездки в другие страны заполняется таблица Other Countries
При поездке в США необходимо знать штат, где находится город Вашего пребывания.
Выбор штата и города организован с помощью программных средств. Сначала нужно,
находясь в первом столбце таблицы, нажать на соответствующую стрелку, чтобы из
списка выбрать штат, а затем, находясь во втором столбце таблицы, нажать другую
стрелку и выбрать город из предлагаемого списка.
При выборе города пребывания могут возникнуть различные ситуации.
 Если Вашего города нет в списке городов по выбранному штату, проверьте, есть ли
этот город в таблице норм (лист US Travel Allowances) в колонке County and/or

other Defined Location. Если такой город найден, то ближайшим городом к месту
Вашего пребывания будет город, который указан в этой строке в столбце
Destination.
Если города не найден в таблице норм по суточным, то найти ближайший город к
месту Вашего пребывания поможет менеджер агентства, в котором производится
заказ билетов. Суточные и проживание будут считаться по нормам этого города.
Внимание! При поездке в Washington DC выбирается штат District of Columbia, а в
таблице городов по этому штату есть только один город - District of Columbia.
После выбора нужного штата и города в графах M&I Allowance и Lodging Allowance
автоматически появляются нормы по суточным и проживанию в день по этому городу.
Для поездки в любую другую страну (кроме США) необходимо заполнить таблицу
Other Countries. Находясь в 1-ом столбце таблицы, нужно нажать на соответствующую
стрелку и выбрать из списка страну, а потом нажать на стрелку во 2-ом столбце таблицы и
выбрать город пребывания.
Если города в списке нет, то расчет суммы производится согласно нормам для других
городов - Other. Тогда в графах M&I Allowance и Lodging Allowance автоматически
появляются нормы по суточным и проживанию в день по всем другим городам этой
страны, не включенным в таблицу Foreign Travel Allowances.
После выбора нужной страны и города в графах M&I Allowance и Lodging Allowance
автоматически появляются нормы по суточным и проживанию в день по этому городу.
Общая сумма на суточные рассчитывается исходя из количества дней, проведенных в
том или ином городе, сумма на проживание считается по количеству ночей. Эти данные
должны быть внесены в столбцы # of days и # of nights соответственно. Обратите
внимание, что количество дней обычно больше на 1, чем количество ночей. После этого
формула автоматически подсчитывает общую сумму.
Транзит
Если проезд в одну сторону занимает более полусуток, то в колонке Transit Allowance в
графе # of days необходимо вписать количество дней пути, и формула автоматически
подсчитает общую сумму исходя из $ 30 в день.
Расчет суточных и проживания при длительной поездке (более 30 дней)
При длительной поездке на срок более месяца (30 дней) может быть получена
компенсация в размере $3000 за каждые 30 дней пребывания на проживание и суточные.
За каждый день сверх полного месяца оплата производится по нормам CRDF Travel
Allowances. В таком случае в графу Adjusted Total Amount необходимо вписать общую
сумму, рассчитанную в соответствии с таким правилом.
Изменение суммы, выплачиваемой на суточные и проживание
Если по каким-либо причинам (например, недостаточно средств в бюджете гранта или
необходимо оставить больше средств на другую поездку) Вы хотите уменьшить сумму
выплаты, то нужно вписать требуемую сумму в графу Adjusted Total Amount, которая
находится ниже расчетной суммы. Пожалуйста, не изменяйте нормы в таблице, чтобы не
нарушить формулы, иначе для последующих заявок необходимо будет опять скопировать
файл с формами с Интернет сайта www.crdf.ru или www.crdf.org.
Section VI Conference Fee Request (Оплата регистрационного взноса)
Для оплаты регистрационного взноса необходимо предоставить
регистрационную форму с указанием суммы регистрационного взноса.
заполненную
В форме Travel Request необходимо внести в табличку наименование конференции и
сумму регистрационного взноса.
Возможные варианты оплаты регистрационного взноса:



на счет организации прямым платежом. Для этого необходимо, чтобы либо в
регистрационной форме, либо в дополнительном счете на оплату были указаны
полные банковские реквизиты организации, куда нужно перевести средства. Эти
данные нужно внести в соответствующую табличку формы Travel Request.
для перевода средств на оплату регистрационного взноса на личный валютный счет
участника поездки помечаете соответствующий вариант и тогда сумма будет
добавлена к выплате на Ваш личный валютный счет.
возможно также возмещение суммы оплаты регистрационного взноса после
окончания поездки на основании квитанции о произведенной оплате, тогда в форме
Travel Request нужно отметить третий вариант и в таблице не нужно указывать
никакую сумму.
Подтверждение об оплате регистрационного взноса - при любом виде оплаты Вам
необходимо получить от Оргкомитета соответствующее подтверждение об оплате
регистрационного взноса с указанием суммы, и после поездки включить эту квитанцию в
комплект платежных документов к финансовому отчету по поездке.
Если регистрационный взнос не предполагается, то заполнять этот раздел не надо.