Медиа: Электронные системы документооборота
advertisement
ФГБУ «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Институт исторического и правового образования КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Выполнила: Студентка 6 курса специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» ___________ Ю.А.Пестрикова Проверила: Старший преподаватель кафедры прикладной информатики, канд. пед. наук __________ Л.Н. Титова Уфа 2011 Введение ……………………………………………………………………………… 3 1. Электронный документооборот 1. 1 Понятие электронного документооборота ………………………………….. 4 2. Системы электронного документооборота ………………………………....... 11 2.1 Documentum ……………………………………………………………………... 14 2.2 StaffWare ………………………………………………………………………….. 16 2.3 Lan Docs ……………………………………………………………..…………… 17 2.4 Lotus Notes ………………………………………………………….……………. 18 2.5 Босс-Референт …………………………………………………………….……… 19 2.6 Ефрат – Документооборот ……………………………………………….……… 20 2.7 Дело ………………………………………………………………………….……. 22 2.8 CompanyMedia ……………………………………………………………...…… 23 2.9 1С:Архив ………………………………………………………………...……….. 25 Заключение ………………………………………………………………….……….. 26 Список литературы …………………………………………………..……………… 28 2 Введение Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного реструктуризации, а возраста» также и развитием приводящим к необходимости информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно 3 подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. 1. Электронный документооборот 1.1. Понятие электронного документа Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. Электронный документ — информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.1 Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: - создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; - содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; - быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность 1 "Федеральный закон об электронном документе". Глава 1. Общие положения 4 документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов. Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов. Преимущества использования электронных документов: - выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется; - ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации; - при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния; - хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов; - повышается эффективность работы с документами; - создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых; - наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых; - снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу; - одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим; - одновременная рассылка документа по электронной почте сра-зу нескольким адресатам. К недостаткам электронных документов можно отнести: - необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов; 5 - необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций: регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов; учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль; централизованный контроль исполнения документов; списание документов в дело; ведение информационно-справочной работы; формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом. Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о 6 приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках. Также значительно документов, в рамках видоизменяется которого процесс сотрудники, согласования участвующие проектов в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационносправочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная электронных документов. допустимость Поэтому и наряду доказательственная с сила) совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам 7 документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа. Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей. В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа. Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы. В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально. Таким образом, документ выполняет следующие функции: - фиксация некоторой (содержательной) информации; - фиксация лица, подписавшего документ; - фиксация условий составления документа; - доказательство в судебном разбирательстве; - функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью. С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы 8 выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение. Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера. Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности. Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к 9 форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации. Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная 10 нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.) И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов. Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений. С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом. 2. Системы электронного документооборота Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач. - Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. 11 - Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. - Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. - Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности). - Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. - Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. - Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива2. Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы - Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители. - Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.). - Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры. 2 Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии » №9 (2009), с 12 - Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д. - Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов. - Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота. - Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов. - Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах. - Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования. - Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия. - Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов. - Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота. - Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации. 13 Проблемы внедрения системы документооборота: Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них. - Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. - Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. - Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. - Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость). - Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. и при формировании поискового запроса. 2.1 Documentum Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнеспроцессами для крупных предприятий и организаций организаций и прикладные решения для создания распределенных архивов. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз». Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов3. 3 www.documentum.ru 14 В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Главные преимущества: Создание единого информационного пространства для работы с документами в территориально-распределенных компаниях и холдингах, сокращение времени на доставку документов в подразделения, удаленные от центрального аппарата организации. Автоматизация документооборота и архива с учетом специфики и особенностей практики работы с документами в организации и гибкость в проведении необходимых изменений (масштабирование, изменения оргструктуры, процессов, типов документов и т.п.). Унификация работы с документами по организации в целом с возможностью реализации специфических технологий в отдельных структурных единицах организации. Автоматизация процесса управления номенклатурой дел с возможностью управлять электронным и бумажным документооборотом в рамках единой номенклатуры дел. Эффективное и рациональное хранение документов в соответствии с требованием законодательства в отношении сроков хранения документов и оптимизацией расходов на инфраструктуру хранения. Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации, разделение прав доступа к документам, аудит действий системы и пользователей, интеграция со средствами ЭЦП. Обеспечение сквозного контроля исполнительской дисциплины по всем уровням иерархии в организации с формированием отчетов по ключевым показателям эффективности исполнителей. Возможность интеграции с порталами, системами электронной почты, другими системами электронного документооборота. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая 15 функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста. Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы. 2.2 StaffWare Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”. Особенностями являются: - поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей; динамическое управление и контроль исполнения работ; интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix; использование различных платформ. StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска. 16 2.3 Система Lan Docs Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности4. LanDocs процессов, обеспечивает максимально комплексную используя поддержку накопленные офисных навыки деловых персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является позволяющей при сочетание внедрении богатой тонко функциональности настроить продукт с гибкостью, в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Основные функции LanDocs: 4 http://landocs.ru/system/ 17 Работа с электронными документами Автоматизированный контроль исполнения поручений Интеграция с внешними Windows-приложениями Интеграция с электронной почтой Территориально-распределенный документооборот Обеспечение информационной безопасности Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов. 2.4 Система Lotus Notes Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты. Основные системы Lotus Notes являются: 1. Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации. 2.Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы. 3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. 4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа. 5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков. 18 6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API. 7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей. 8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ. Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes5. 2.5 Система Босс- Референт Данная система разработана компанией "АйТи" (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них - чуть ниже). Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие организационное бизнес-процессы. управление, Поддерживает согласование делопроизводство, документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все 5 http://www.lotusnotes.ru/lotus/notes/ 19 богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОССРеферент» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса. Какие управленческие задачи помогает решать БОСС-Референт организовать эффективную работу с договорами; сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным; автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня; обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей; повысить эффективность работы с заявками; реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы; наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества. На «БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и Lotus Notes в качестве основы своей информационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место6. 2.6 Евфрат-Документооборот Евфрат - для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном 6 http://www.boss-referent.ru/about/ 20 уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов. Евфрат- это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ. Возможности системы: Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации: - Ввод и регистрация документов. - работа с электронными документами. Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе. - контроль исполнения. -движение документов. В визуальном редакторе можно создавать жёсткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам. - рассылка документов. Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. - хранение документов. Создание и управление единого электронного архива документов практически неограниченного объема. 21 - внутренняя почта. Система позволяет автоматизировать документооборот и бизнес-процессы в компаниях всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом7. Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы. Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. 2.7 Система «Дело» Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с 7 http://www.evfrat.ru 22 документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов8. Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО» Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули. Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется. Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен. Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени. Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники. позволяет СЭД «ДЕЛО» плавно делопроизводства к и с без поддержкой риска современным традиционного перейти от технологиям делопроизводства привычного «бумажного» управления виртуальными документами. Легкость установки и настройки и короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД. 2.8 Система CompanyMedia 8 http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ 23 Система CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как: - подготовка и согласование документов; - регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационнораспорядительных документов и пр.; - создание и ведение папок документов; - создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них; - контроль исполнения документов и резолюций; - сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов; - подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра; - информационная поддержка работы с клиентами; - планирование работ, контроль исполнения планов; - ведение проектов; учет рабочего времени сотрудников; - подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений; - автоматизация кадрового делопроизводства9; - автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки. Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты 9 http://www.companymedia.ru/ 24 на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива. 2.9 1С:Архив Универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и обеспечение доступа сотрудников к документам для их версий, просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. Программа "1С:Архив " обеспечивает: хранение и права доступа к документам учет рабочего времени регистрацию входящих и исходящих документов работу с документами бизнес-процессы и работу пользователей работу с системой через веб-браузер поиск информации просмотр, редактирование и контроль версий отчетность 10 Одно из наиболее важных преимуществ заключается в том, что "1С:Архив" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. 1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 10 http://www.1c.ru 25 Заключение Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудиоили видеозаписью). В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа попрежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на 26 практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами. Крупным автоматизацию предприятиям, готовым бизнес-процессов, можно выделить большие порекомендовать суммы на полноценное внедрение систем на базе Lotus Notes. Что касается предприятий среднего и малого бизнеса с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то лучшим решением видится «ЕВФРАТ-Документооборот». В госструктурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях. Если преследуется цель организовать прежде всего полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет «1С:Архив». 27 Список литературы 1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с. 2. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003 3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с. 4. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С.49. 5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208с. 6. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000. 7. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии » №9 (2009) 8. www.documentum.ru 9. http://landocs.ru/system/ 10. http://www.boss-referent.ru/about/ 11. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ 12. http://www.evfrat.ru 13. http://www.intertrust.ru/ 14. http://www.1c.ru 28 Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина "электронный документ". Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Напомним, что ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также убедиться в отсутствии искажения информации в электронном документе. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 электронной цифровой подписи» дает определение: электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: -- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; -- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; -- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов. Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов. Преимущества использования электронных документов: - выполнение компьютерной обработки электронных докумен-тов значительно ускоряется; - ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации; - при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния; - хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов; - повышается эффективность работы с документами; - создание электронных архивов документов предоставляет воз-можность использования полученной информации для подготовки новых; - наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых; - снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу; - одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим; - одновременная рассылка документа по электронной почте сра-зу нескольким адресатам. К недостаткам электронных документов можно отнести: - необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов; - необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений. Собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в 29 недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа. Таким образом, мы получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам обычного, необходимым для признания его юридически значимым. Но здесь возникает еще одна проблема, связанная с особенностью представления сведений в электронном виде - это проблема копирования электронной информации. Одной из важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа. Но на передающем конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Таким образом, проводя аналогию, можно приравнять: - электронный документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу; - электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа; - электронную копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым экземпляром; - его распечатку, прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии документа. Преимущества электронного документооборота Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой. Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECMсистема напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации. Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECMсистема обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются. Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК. Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECMсистемы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому. Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания. Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников 30 «Дело» Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства. Выводы по ценам и функциональным возможностям Учитывая высокую стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе («БОСС-Референт», «ЭСКАДО», OfficeMedia\CompanyMedia, «DIS:системы» от НТЦ ИРМ) можно выделить в отдельный класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить самыми недорогими продуктами этого класса («ЭСКАДО», OfficeMedia) даже небольшие компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента. Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft - сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus. Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления. К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТДокументооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектноориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами. «Эффект-офис», «1С:Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены. Выводы по сегментации рынка Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы на автоматизацию бизнеспроцессов, можно порекомендовать полноценное внедрение систем на базе Lotus Domino\Notes, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и функциональные различия между последними не столь уж велики). В тех случаях, когда по тем или иным причинам готовое решение трудно адаптировать под нужды заказчика, организацию корпоративного электронного документооборота можно выполнить проектным решением, в этом секторе работают все рассмотренные производители (за исключением 1С). Хотя, если дело касается автоматизации отдельных департаментов крупных предприятий, то «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начал составлять конкуренцию признанным монстрам. Например, внедрение идет на Черноголовском заводе алкогольной продукции (г. Черноголовка, Московской области). Что касается предприятий среднего и малого бизнеса с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то лучшим решением видится «ЕВФРАТ-Документооборот». Несмотря на то, что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем 31 рынке и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности. В госструктурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях. Некоторые вопросы административного делопроизводства (например, работа с гражданами) лучше решены в таких системах, как электронная канцелярия «Золушка» (которая может быть внедрена на различных платформах) и не вошедший в обзор менее распространенный продукт «ГранДОК» (производитель - «ГРАНИТ-Центр»). Если преследуется цель организовать прежде всего полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет «Эффект-Офис» или «1С:Архив», или же не вошедший в данный обзор «Электронный архив ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies. Отдельное рабочее место секретаря может быть автоматизировано облегченными вариантами некоторых представленных систем «ДЕЛО-СТАРТ», электронная канцелярия «Золушка» - файл-серверная версия, ЕВФРАТOffice и другие. На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот». Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами. Технология фирмы ЗАО “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику. Функции и основные особенности электронного архива “Евфрат” - сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения; - является универсальной и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов; - ориентированна на российском документообороте; - может функционировать как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети; - имеет дружественный интерфейс пользователя: рабочий стол, пиктограммы документов, иерархические папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа; - полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию - возможность автоматического контроля исполнения документов; -отслеживание изменений местоположения файлов без ручного вмешательства. Традиционная технология Технология системы «ДЕЛО» ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений, как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты 32 Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. БОСС-Референт. Разработчик «БОСС – Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения. ДЕЛО. Разработчик — «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение. ЛЕТОГРАФ. Разработчик — «ЛЕТОГРАФ». Является комплексным решением для управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Разрабатывается с 2004 года. К преимуществам относят web-ориентированность, гибкость настройки и готовность к развитию. МОТИВ. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный функционал. CompanyMedia. Разработчик — «ИнтерТраст». Является универсальной системой электронного документооборота. Выпущена в 1997 году. Преимуществами называют реализацию на IBM Lotus, функциональность и длительную промышленную эксплуатацию. DIRECTUM. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы. DocsVision. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала. Globus Professional. Разработчик — «Промышленные информационные системы». Является корпоративной системой для автоматизации деятельности компании. На рынке с 2006 года. К преимуществам системы относят высокую функциональность, масштабируемость и гибкость. LanDocs. Разработчик — «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость. Немаловажным фактором для заказчика сейчас является скорость внедрения, поэтому мы проанализируем все СЭД в базовой комплектации потому, как это предложение оптимально подходит для наиболее быстрого запуска. Сравним функционал, стоимость, в том числе на обслуживание. 33