Статья Попова Розаx

УДК 004.9
АВТОМАТИЗАЦИЯ ГОДОВОГО ОТЧЕТА КАФЕДРЫ
Попова Р.А.
Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова
Научный руководитель – кандидат педагогических наук Чиркова Л.Н.
Процесс перехода к информационному обществу неизменно сопровождается
информатизацией всех сфер экономики. Наиболее интенсивно идет процесс
информатизации
образования и вместе с ним появляется необходимость
автоматизации многих процессов, в том числе и системы документооборота любого
учреждения. Большинство мероприятий, связанных с лицензированием и
аккредитацией образовательных учреждений, включают, как правило, проверку
состояния документации, так как наличие правильно разработанных документов
является одним из важнейших показателей успешной работы учреждения в целом и
отдельных кафедр в частности.
Известно, что основную нагрузку по организации документооборота кафедры
несут заведующий и специалист по учебно-методической работе. Как правило, каждый
документ хранится на кафедре в двух формах: в электронном виде на жестком диске
компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, подшитом в
конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией по
номенклатуре дел.
Документы на кафедре строго классифицированы, однако поиск информации
зачастую требует больших временных затрат. Заведующему кафедрой и его
помощникам в конце учебного года приходится собирать огромное количество
информации из различных источников о работе каждого преподавателя кафедры для
того, чтобы составить основной финансовый документ - единый отчет о работе
кафедры за год, проверяемый в дальнейшем учебным и финансовым отделами
университета.
Несмотря на то, что в настоящее время тема документооборота учебных
заведений разработана в значительной степени и в университете имеется единая
система управления информацией заведения, процесс составления отчетов по
конкретной кафедре до сих пор не автоматизирован, что позволяет сделать вывод о
том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и есть смысл
продолжить исследования в этой области.
Разработка информационной системы для автоматизации процесса составления
основного финансового документа, позволяющего судить об эффективной работе
кафедры в течение года, существенно сократит время на формирование отчета. Для
этого необходимо собрать необходимую информацию, то есть детально изучить
учебное поручение кафедры, план-отчет научно-педагогической работы кафедры,
индивидуальные планы преподавателей, ведомость расчета нагрузки второй половины
дня.
Отчет кафедры имеет установленный образец и находится на корпоративном
портале САФУ. Он состоит из 11 разделов: титульный лист, заседания кафедры, штаты,
основные задачи работы, учебная работа, учебно-методическая работа, научноисследовательская работа, организационно-методическая работа, воспитательная
работа, изменения в плане работы, заключение о выполнении плана работы по
разделам. С использованием этих форм и составляется итоговый план-отчет кафедры.
Для этого необходимо из индивидуальных планов преподавателей просуммировать в
целом по кафедре количество часов, отведенных на различные формы работ, а именно
аудиторную нагрузку, контроль (экзамены, зачеты, контрольные работы, РГР, ИТЗ,
ГАК, рефераты и др.), руководство (курсовые работы и проекты, ВКР, руководство
магистерской программой, кафедрой, рецензирование ВКР и др.), консультации (перед
экзаменом, по учебным дисциплинам), практику и др. Эта работа отнимает большую
часть рабочего времени, необходимого для составления отчета.
Учет работы преподавателя второй половины дня регламентируется в
соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 года №273-ФЗ «Об
образовании в Российской Федерации» и приказом САФУ «Об утверждении норм
времени для расчета педагогической нагрузки научно-педагогических работников»,
который определяет нормы времени для различных видов деятельности:
по учебно-методической работе:

подготовку учебно-методической документации;

учебно-издательскую деятельность;

организационно-методическую работу;

повышение квалификации
(каждый из этих разделов содержит еще несколько подразделов)
по научно-исследовательской работе:

выполнение госбюджетных НИР

работы с российскими и зарубежными фондами

научно-издательская деятельность

защита объектов интеллектуальной собственности;

выступление с докладом на научной конференции;

представление экспонатов на научно-технических выставках;

организация научно-исследовательской деятельности студентов;

научно-организационная работа в общественно-научных объединениях;
организационно-управленческая работа:

работа в ученом совете университета;

работа в ученом совете института;

работа в системе управления кафедрой;
воспитательная работа:

работа куратора;

профориентационная работа;

работа с органами студенческого самоуправления.
Собрать информацию о столь обширных формах работы, запланированных и
выполняемых преподавателями во второй половине дня, составляет особую трудность
работы специалиста по учебно-методической работе.
Наиболее эффективным способом решения данной проблемы является
разработка информационной системы, позволяющая автоматизировать эту работу. При
проведении исследований применялись методы структурного анализа и
проектирования SADT, в частности IDEF0; информационного анализа на основе
диаграмм «сущность-связь» (ER-диаграмм); функционального анализа, основанного на
требованиях ГОСТ 19.701-90; проектирования реляционных моделей баз данных и
моделирования.
Информационная система основана на реляционной базе данных документов
кафедры, которая при подготовке общего финансового отчета автоматически
поддерживает логические связи и целостность данных, существенно снижает
вероятность ошибок при сборе и анализе информации, содержащейся в исходных
документах.
База данных, состоит из 15 сущностей: сотрудники кафедры, должности.
профессорско-преподавательский состав, общий объем рабочего времени по кафедре,
учебная работа кафедры, учебно-методическая работа кафедры (подготовка УМКД,
учебно-издательская деятельность, организационно-методическая работа, повышение
квалификации); научно-исследовательская работа; организационно управленческая
работа; воспитательная работа; нагрузка первой половины дня за первый семестр,
нагрузка первой половины дня за второй семестр; нагрузка второй половины дня.
На основании данных таблиц-сущностей составлена логическая и изиеская
модель реляционной базы данных (рис.1).
Рис.1 – Схема данных
Практическая ценность работы заключается в разработке универсальной
информационной системы для автоматизации отчета о работе любой кафедры
института. Временные затраты на его составление экономически обоснованы и
позволяют добиться существенной экономии времени на подготовку основного
финансового документа, позволяющего судить о работе кафедры и эффективном
расходовании денежных средств вуза.
Список литературы
1. Бакулев, А. Электронный документооборот - новый стандарт ведения бизнеса /
А. Бакулев // IT News. - №8 (11 мая). - С. 12-17.
2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к
электронному : учебник / М.П. Бобылева. - М. : МЭИ, 2004 - 172 с.
3. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учебник для вузов / В.А.
Кудряев. - М. : ИНФРА-М, 2001. - 592 с.